Project Management Office – die Zentrale für Projekte

Unternehmen mit Projektmanagement Office (PMO) schließen Projekte erfolgreicher ab als ohne. Denn die Projektbeteiligten bekommen durch ein PMO umfassende Unterstützung.
 

PMO-Aufgaben – verschieden je nach Unternehmensumfeld

Die PMO-Aufgaben können je nach Unternehmensgröße, Internationalität, Art und Größe der Projekte unterschiedlich ausgeprägt sein. Mit zunehmendem Reifegrad des Projektmanagements werden sie sich entsprechend wandeln. Das PMO übernimmt auch vorbereitende Aufgaben für das Projekt Portfolio Management. Und in manchen Unternehmen werden hier sogar die Projektentscheidungen im Rahmen vorgegebener Unternehmensziele getroffen.

Zentrale Standards und Optimierungen

Die wichtigste Basisfunktion des PMO ist aber die Standardisierung und Optimierung der Prozesse und Werkzeuge für das Projektmanagement. Zudem sind die Projektbeteiligten bei der Anwendung des so geschaffenen PM-Systems zu beraten. Dazu gehört unter Umständen auch die Ausbildung. Auf jeden Fall begleitet das PMO aber die Projektleiter bei der operativen Projektarbeit.
 

Koordination von Projekten und Ressourcen

Eine weitere Stufe in der Etablierung eines PMO ist die Koordination von untereinander abhängigen Projekten und Programmen. Auch die Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitern bezüglich der Verfügbarkeit und Mitarbeit in Projekten gehört zu den Aufgaben. Das ist die vermutlich anspruchsvollste und auch aufwändigste Aufgabe des PMO. Ohne gefestigte Prozesse und entsprechende Toolunterstützung ist sie nicht zu meistern.
 

Regulierung des Portfolios

Zudem kann auch die Genehmigung von neuen Projektanträgen sowie die dafür nötige Priorisierung vom PMO übernommen werden. Dies setzt allerdings eine entsprechend gehobene Stellung des PMO in der Unternehmensorganisation voraus.
 

Viel Erfahrung im PMO Aufbau und mit Werkzeugen

Die Experten von TPG The Project Group unterstützen Sie durch PMO Consulting, Training und Coaching beim Aufbau Ihres Project Management Office. Zudem erleichtern Werkzeuge wie Microsoft Project Server / Project Online, Planisware, SharePoint sowie die vielen TPG Produkte auf Basis von Microsoft Technologie den Mitarbeitern des PMO die tägliche Arbeit.


PMO Aufgaben mit IT-Lösungen richtig unterstützen

Aktuelle Statusboards und Steuerungsinformationen

Für Projektleiter, Teamleiter und PMO (Standardisierung, Koordination)

  • Projektübergreifende Verbindungen auf Vorgangs- und Projektebene.
  • Realisieren von Abhängigkeiten
  • Abbilden von Teilprojektstrukturen zur Teamkoordination
  • Darstellen von Meilensteinübersichten und Statusboards
  • Durchsetzen übergeordneter Steuerungsinformationen durch Rückverlinken aus den Statusboards in die Projektpläne.

Das Produkt TPG ProjectLink ist ein Muss für das PMO im Multiprojektmanagement mit Microsoft Technologie.
 

Abgestimmte Ressourcenplanung in Linie und Projekt

Für Teamleiter und Projektleiter (Koordination)

  • Teamleiter erkennen die Auslastung und freie Kapazitäten jedes ihrer Teammitglieder
  • Unterstützen der Projekt- und Teamleiter bei der Abstimmung der Ressourcenplanung
  • Schaffen von Verlässlichkeit für die Projektmanager bei der Projekt-Ressourcenplanung
  • Reduzieren von Verzögerungen von Projekten und Überbuchen / Überlasten von Ressourcen
  • Übersicht als Grundlage für Entscheidungen über zusätzlichen Ressourcenbedarf

Das Produkt TPG TeamManager unterstützt die Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie und bietet dem PMO die Voraussetzung für die Übersicht freier Kapazitäten im Portfolio.
 

Optimieren von Ressourcen im Projektportfolio

Für PMO (Koordination, Regulierung)

  • Grafische Simulation von Projektlagen und sofortige Anzeige der Auswirkungen auf die geplanten Ressourcen
  • Zusammenfassen aller Projektdaten in einer übersichtlichen Darstellung
  • Einfaches manuelles Optimieren der Ressourcenplanung und des Budgeteinsatzes (per Drag & Drop)

Mit dem TPG PortfolioManager hat das PMO die Möglichkeit, aus Portfoliosicht die optimale Ressourcenauslastung über die Zeit zu finden.
 

Zusammenarbeit von Controlling und Projektleitern

Für Projektleiter, Controller und PMO (Standardisierung, Koordination)

  • Integration von Projektplanung, Controlling, Kollaboration und Dokumenten-Management
  • Vereinfachen vieler Arbeitsschritte wegen durchgängiger Projektmanagement-Prozesse: Vorausplanung, Budgetierung, Leistungsverrechnung, Abrechnung und Berichtswesen
  • Entfallen der Doppelpflege von Daten
  • Bessere Datenqualität und Entscheidungsgrundlagen für Projektleiter, Controller und Management

TPG PSLink® – ein weltweit führendes Middleware-Produkt – integriert Microsoft PPM oder Planisware mit SAP und vielen anderen Systemen und ermöglicht dem PMO schnell aktuelle Berichte aus vielen Datenquellen zu erstellen.
 

Berichte und Informationen zu Projekten und Portfolio

Für alle Projektbeteiligten (operative Unterstützung)

  • Automatische Informationen und Handlungsaufforderungen per E-Mail
  • Vermeiden verschiedener Stände von Projektdaten auf dem PPM-System wie fehlende Rückmeldungen, nicht aktualisierte Projekte, abweichende Meilensteine etc.
  • Hohe Zeitersparnis durch Automatisieren der Berichterstellung „auf Knopfdruck“
  • Fundierte Entscheidungen auf aktueller Datengrundlage aus diversen Systemen

Ein leistungsfähiges Berichtswesen erleichtert dem PMO die Arbeit deutlich und ermöglicht eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit bei Fehlentwicklungen im Projekt oder Portfolio.


Video aus dem PMO-Webinar in 2/2020

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