Project Management Office – die Zentrale für erfolgreiche Portfolios und Projekte

Unternehmen mit Projektmanagement Office (PMO) schließen Projekte erfolgreicher ab als ohne. Denn die Projektbeteiligten bekommen durch ein PMO umfassende Unterstützung. Die PMO-Aufgaben sind in der Regel je nach Unternehmensgröße, Internationalität, Art und Größe der Projekte unterschiedlich ausgeprägt. Mit zunehmendem Reifegrad des Projektmanagements werden sie sich weiter wandeln.

Zielgerichteter PMO-Aufbau und -Optimierung

Gemeinsam mit unserem Partner parameta unterstützen Sie Expertinnen und Experten beim Aufbau und der Optimierung Ihres passenden Project Management Office. Das reicht von der ersten Standortbestimmung über passende Methoden und Prozesse bis zum eigenständig laufenden Inhouse-PMO mit den richtigen Software-Tools.

1. Potenzialanalyse

  • Dokumentenanalyse: PM-Handbuch, Templates, Org-Charts
  • Workshop: Moderierte IST/SOLL-Bewertung aller PMO-Aspekte
  • Auswertung und Ergebnisdokumentation
  • Klare Handlungsempfehlungen mit Dringlichkeitspriorisierung

2. Strategie & Planung

  • PMO-Strategie-Workshop: Vision, Mission, Strategie
  • Entwicklung des PMO-Leistungskatalogs
  • Organisationsverankerung & Personalbedarfsermittlung
  • Umsetzungsplanung & Auswahl der Consultants von parameta / TPG

3. Umsetzung

  • Kick-off mit Management, Team und Stakeholdern
  • Iterativer PMO-Aufbau in Sprints
  • Pilotphase, Rollout & Einarbeitung Inhouse-Team
  • Übergabe TPG / parameta Know-how & Abschlussdokumentation

4. Operativer Betrieb

  • Kick-off: Inhouse-Team übernimmt eigenständig
  • Coaching & fortlaufende Begleitung durch TPG / parameta
  • Regelmäßige Stakeholder-Befragungen
  • Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Videos und Dokumente aus TPG Webinaren

Weitere kostenlose Videos, Präsentationen und Checklisten finden Sie mit Klick auf den Button bei den

PMO-Downloads


PMO-Aufgaben mit TPG Software richtig unterstützen

Aktuelle Statusboards und Steuerungsinformationen

Für Projektleitung, Teamleitung und PMO (Standardisierung, Koordination)

  • Projektübergreifende Verbindungen auf Vorgangs- und Projektebene
  • Realisieren von Abhängigkeiten
  • Abbilden von Teilprojektstrukturen zur Teamkoordination
  • Darstellen von Meilensteinübersichten und Statusboards
  • Durchsetzen übergeordneter Steuerungsinformationen durch Rückverlinken aus den Statusboards in die Projektpläne.

Das Produkt TPG ProjectLink ist als erweiternde PMO-Software für Multiprojektmanagement mit Microsoft PPM ein Muss für PMOs, die auf diese Technologie setzen.
 

Abgestimmte Ressourcenplanung in Linie und Projekt

Für Teamleitung und Projektleitung (Koordination)

  • Die Teamleitung erkennt die Auslastung und freie Kapazitäten jedes ihrer Teammitglieder
  • Unterstützen der Projekt- und Teamleitung bei der Abstimmung der Ressourcenplanung
  • Schaffen von Verlässlichkeit für die Projektleitung bei der Projekt-Ressourcenplanung
  • Reduzieren von Verzögerungen von Projekten und Überbuchen / Überlasten von Ressourcen
  • Übersicht als Grundlage für Entscheidungen über zusätzlichen Ressourcenbedarf

Das Produkt TeamManager App der TPG CoReSuite unterstützt die Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie und bietet dem PMO die Voraussetzung für die Übersicht freier Kapazitäten im Portfolio.

Optimieren von Ressourcen im Projektportfolio

Für PMO (Koordination, Regulierung)

  • Grafische Simulation von Projektlagen und sofortige Anzeige der Auswirkungen auf die geplanten Ressourcen
  • Zusammenfassen aller Projektdaten in einer übersichtlichen Darstellung
  • Einfaches manuelles Optimieren der Ressourcenplanung und des Budgeteinsatzes (per Drag & Drop)

Mit dem Produkt PortfolioManager App der TPG CoReSuite hat das PMO die Möglichkeit, aus Portfoliosicht die optimale Ressourcenauslastung über die Zeit zu finden.

Zusammenarbeit von Controlling und Projektleitung

Für Projektleitung, Controller und PMO (Standardisierung, Koordination)

  • Integration von Projektplanung, Controlling, Kollaboration und Dokumenten-Management
  • Vereinfachen vieler Arbeitsschritte wegen durchgängiger Projektmanagement-Prozesse: Vorausplanung, Budgetierung, Leistungsverrechnung, Abrechnung und Berichtswesen
  • Entfallen der Doppelpflege von Daten
  • Bessere Datenqualität und Entscheidungsgrundlagen für Projektleitung, Controller und Management

TPG PSLink® – ein weltweit führendes Middleware-Produkt – integriert PPM-Systeme mit SAP und vielen anderen Systemen. Dies ermöglicht dem PMO, schnell aktuelle Berichte aus vielen Datenquellen zu erstellen.
 

Berichte und Informationen zu Projekten und Portfolio

Für alle Projektbeteiligten (operative Unterstützung)

  • Automatische Informationen und Handlungsaufforderungen per E-Mail
  • Vermeiden verschiedener Stände von Projektdaten auf dem PPM-System wie fehlende Rückmeldungen, nicht aktualisierte Projekte, abweichende Meilensteine etc.
  • Hohe Zeitersparnis durch Automatisieren der Berichterstellung „auf Knopfdruck“
  • Fundierte Entscheidungen auf aktueller Datengrundlage aus diversen Systemen

Ein leistungsfähiges Berichtswesen erleichtert dem PMO die Arbeit deutlich und ermöglicht eine höhere Reaktionsgeschwindigkeit bei Fehlentwicklungen im Projekt oder Portfolio.