Im Gegensatz zum Einzelplatz-Tool auf dem Desktop basiert die unternehmensweite Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement auf einem zentralen Server. Microsoft bezeichnet sie als Project and Portfolio Management, woraus sich die Abkürzung Microsoft PPM ergibt.
Microsoft PPM unterstützt alle Rollen im unternehmensweiten Projekt- und Portfoliomanagement. Es bietet:
Microsoft PPM ist lokal („on premises”) oder in der Cloud verfügbar und vollständig in SharePoint integriert.
Die Komponenten von Microsoft PPM im Überblick
Die Vorteile von MS Project Server / Project Online
1. Transparenz und gute Entscheidungsgrundlagen
2. Zentrale Projektliste
3. Workflows und Portfolioplanung
4. Gemeinsamer Ressourcenpool
5. Persönliche Aufgaben und Zeitrückmeldung
6. Projektspezifische Arbeitsbereiche
7. Unternehmensübergreifende Projekte abwickeln
Für eine PPM-Lösung, die im eigenen Unternehmen, d.h. „on premises” installiert und betrieben wird, sind folgende Komponenten nötig:
Hinweis: Neben den beschriebenen Komponenten bietet Microsoft verschiedene Lizenzmöglichkeiten mit eigenen Namen. Mehr dazu finden Sie unter „Microsoft PPM – Lizenzen”.
In der folgenden Grafik sehen Sie die Komponenten einer Microsoft PPM-Lösung in der Übersicht. Im Anschluss erfahren Sie mehr zu den einzelnen Bestandteilen.
Project Online bietet alle Möglichkeiten der lokalen Lösung („on premises”) und bei Integration mit Microsoft 365 sogar noch mehr. Hier stehen Ihnen unterschiedliche Lizenzen zur Verfügung, die auf die funktionalen Anforderungen unterschiedlicher Rollen zugeschnitten sind.
Microsoft Project Standard
Project Standard ist ein Einzelplatz-Tool, das nicht für den abteilungs- und projektübergreifenden Einsatz gedacht ist. Es ermöglicht keine Anbindung an Microsoft Project Server / Project Online.
Microsoft Project Professional
Project Professional kann als Einzelplatz-Tool oder mit Serveranbindung eingesetzt werden und verfügt über weitere Zusatzfunktionen. Diese Version ist die Basis für die Arbeit in einer Multiprojektumgebung mit dem lokalen Project Server („on premises“) und Project Online. Die Installation erfolgt klassisch über lokale Installationspakete Ihrer IT-Administration.
Microsoft Project Online Desktop Client
Project Online Desktop Client ist die Cloud-Version von Microsoft Project Professional und kann sowohl als Einzelplatz-Tool als auch in Verbindung mit Project Server „on premises“ oder Project Online genutzt werden. Es wird nicht klassisch installiert, sondern aus der Microsoft Cloud bezogen und aktualisiert. Dies ist wichtig, weil in Project Online regelmäßig neue Funktionen zur Verfügung gestellt werden, die nur mit dieser Version der Software auch genutzt werden können.
Microsoft Project Web App
Sowohl bei der Nutzung von Microsoft Project Server als auch bei Project Online steht die browserbasierte Microsoft Project Web App zur Verfügung. Damit können die Nutzenden rollenbezogen mit allen gängigen Browsern auf zentrale Daten, Ressourcen und Funktionen zugreifen. Auch können Projektleitende damit Projekte planen. Allerdings bietet die Desktop-Variante hier einen deutlich größeren Funktionsumfang.
Project Server – die Plattform-Lösung
Der Microsoft Project Server ist eine flexible Plattform für Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Als zentrale Lösung bietet Ihnen der Server bewährte Möglichkeiten für Planung, Berichte und Zusammenarbeit der Projektteams sowie eine Unterstützung des Ressourcenmanagements. Er ermöglicht die zentrale und einheitliche Speicherung von Projekt- und Ressourcendaten in Ihrem Unternehmen.
Microsoft Project Server ist ein Service innerhalb von Microsoft SharePoint, der zusammen mit Microsoft SQL Server in Ihrer Infrastruktur „on premises“ installiert und betrieben wird. Damit steht Ihnen die Integration in den Microsoft SharePoint Server zur Verfügung. So können Sie innerhalb dieser Lösung Funktionen für die Dateiverwaltung und Zusammenarbeit für mehr Effizienz im Team nutzen.
Project Online – die Cloud-Lösung
Als Bestandteil von Microsoft 365 ist Project Online ein von Microsoft in der Cloud zur Verfügung gestellter Service. Der Funktionsumfang entspricht Microsoft Project Server, wobei Project Online einige zusätzliche Funktionen bietet.
Project Online können Sie je nach Bedarf flexibel mieten. Für den Betrieb ist keine eigene Server-Infrastruktur in ihrem Unternehmen nötig. Die Nutzenden verbinden ihre Desktop-Anwendung direkt mit dem in der Cloud laufenden Service oder greifen direkt über ihren Browser auf die Project Web App zu.
Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Vorteile der serverbasierten Lösung mit Microsoft Project Server oder Project Online (Microsoft PPM) im Vergleich zum einfachen Einzelplatz-Tool ohne Serveranbindung.
Mit Microsoft PPM als unternehmensweite Portfolio- und Projektmanagement-Lösung schaffen Sie vor allem eines: Transparenz im Multiprojektumfeld. Diese Transparenz ist dann die Basis für richtige Entscheidungen auf allen Ebenen.
Dashboards helfen Ihnen, Auffälligkeiten im laufenden Portfolio zu identifizieren. Von dieser zentralen Übersicht gelangen Sie via Drill-down zu den relevanten Projekten.
Hier finden Sie anhand von Statusberichten und vielfältigen grafischen Darstellungen die Gründe für den aktuellen Status jedes einzelnen Projektes.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Sie haben den vollständigen Überblick über alle laufenden Projekte, Deadlines, Zustände und Verantwortlichkeiten. So verfügen Sie jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage.
„TPG hat die Microsoft Projektmanagement-Lösung bei Liebherr Components sehr zielgerichtet umgesetzt. Auch im laufenden Betrieb fühlen wir uns u.a. durch die kurzen Antwortzeiten sehr gut betreut. Zudem hat uns die Kompetenz in der Projektmanagement-Beratung überzeugt und wir konnten TPG bereits erfolgreich an andere Unternehmen weiterempfehlen.“
Christian Nawrath, Leiter PMO
Liebherr-Components Biberach GmbH
Projektleitende arbeiten wie gewohnt mit der Microsoft Project Desktop-Anwendung. Sie speichern Ihre Projekte aber in Project Server oder Project Online statt als Dateien. Dadurch steht allen Beteiligten eine zentrale Projektliste zur Verfügung. Auf diese lässt sich, je nach Berechtigung, ganz einfach über die Project Web App zugreifen. Sie zeigt nur die Projekte, für die Sie autorisiert sind.
Die Server-Administration kann zusätzliche Benutzerfelder für Projekte anlegen. Dadurch lassen sich weitere Informationen wie Projektstatus, Ausführungsort, entwickeltes Produkt, Namen des Kunden, Budget, Gesamtkosten, Risiken usw. anzeigen.
Eine aktuelle und aussagekräftige Projektliste ist der erste und wichtigste Schritt im Multiprojektmanagement. Sie ist die perfekte Basis für alle Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen in Portfoliomeetings und Lenkungsausschüssen.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Sie identifizieren frühzeitig kritische Projekte und treffen erforderliche Entscheidungen über Ihr Portfolio hinweg. So können Sie rechtzeitig und umsichtig an den richtigen Stellen eingreifen.
Je nach Unternehmensorganisation und Art der Projekte kann es sinnvoll sein, die Projektinitiierung in Schritte mit verschiedenen Freigabestufen und Berechtigungen zu unterteilen. Dies definieren Sie in Microsoft PPM mit Workflows, die direkt aus dem Project Center gestartet werden.
Dabei ist es in der Regel auch sehr wichtig, die Auswahl der neuen Projekte entsprechend der Unternehmensstrategie vorzunehmen. In Microsoft PPM ordnen Sie dazu den Projekten strategische Treiber zu. Durch die Vorgabe von Budgets und verfügbaren Ressourcen ermittelt Microsoft PPM Vorschläge, welche Projekte Sie unter Berücksichtigung der Prioritäten auswählen sollten und welche später oder nicht gestartet werden können.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Sie verfügen über eine zentrale Vorbereitung für die Auswahl der Projekte und arbeiten durch objektive Investitionsentscheidungen nur an den richtigen Projekten.
„Die PPM-Lösung auf Basis von Project Online mit der Integration von SAP bietet uns einen durchgängigen Prozess von der Projektidee bis zum Projektabschluss. Mit dem System konnte die Transparenz bei Planung und Priorisierung des Projektportfolios weiter verbessert werden und erlaubt das Treffen fundierterer Entscheidungen. Vielen Dank für die engagierte Zusammenarbeit!”
Dr. Christian Kunze, Head of Operational Performance & Business Development, Uniper Hydro Germany
Microsoft PPM verfügt über einen zentralen Ressourcenpool. Auf diesen greifen alle Projektleitenden zu, verbunden mit folgenden Vorteilen:
Im Ressourcenpool können Sie auch die Unternehmensorganisation abbilden. In Benutzerfeldern lassen sich Fähigkeiten, Standorte und andere Informationen pflegen. Auch Kalender, Urlaube und Kostensätze sind hier zentral hinterlegt. In der Project Web App stehen all diese Daten entsprechend den Berechtigungen zur Auswertung zur Verfügung. Sie sehen die projektübergreifende Auslastung je Mitarbeitendem und an welchen Vorgängen diese arbeiten.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Sie haben stets die vollständige und unternehmensweite Übersicht der Ressourcenauslastung und -verwendung. Sie sehen, ob Mitarbeitende überlastet sind und noch Kapazitäten für neue Projekte zur Verfügung stehen.
Über die Project Web App können Ihre Teammitglieder alle Projekte sehen, für die sie eingeplant sind. Auch die Rückmeldung der geleisteten Ist-Stunden kann hierüber erfolgen, ergänzt um Kommentare. So lässt sich der Stand der Aufgaben und Arbeitspakete transparent und direkt dokumentieren.
Wenn Sie ein Einzelplatz-Tool ohne Project Server / Project Online Anbindung nutzen, ist der Informationsaustausch zwischen Projektleitendem und Team mühsamer. Der Projektleitende muss
Ein Gesamtbericht zur Ressourcenauslastung über verschiedene Projekte hinweg ist hier nicht per Knopfdruck möglich. Mit Microsoft PPM dagegen werden die Eingaben der Mitarbeitenden, die diese in der Project Web App vorgenommen haben, mit einem Klick in den Plan auf dem Project Server / Online übernommen. Berichte können so aggregiert über alle relevanten Projekte hin generiert werden.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Die Projektleitenden werden von manuellen Aufgaben wie dem Sammeln von Informationen und mehrfachen Dateneingaben entlastet. Jede und jeder Mitarbeitende sieht ihre/seine Aufgaben und kann Ist-Zeiten bzw. den Fortschritt zurückmelden.
„TPG hat es sehr gut verstanden, die besonderen Anforderungen des Europäischen Patentamtes effizient umzusetzen. Wir verfügen jetzt über eine pragmatische Arbeitsplattform für Projekte, basierend auf Standards, die wir mit vertretbarem Aufwand erreicht haben.“
Dr. Christian Bocklitz, Head of Department Building Projects, European Patent Office
Zum Durchführen von Projekten sind neben dem Projektplan in der Regel diverse andere Dokumente und Listen erforderlich. Im Einzelplatz-Tool Project Standard sind zusätzlich Verzeichnisse nötig, in denen die Dokumente abzulegen sind.
Außerdem sind sie nicht automatisch mit dem jeweiligen Projekt oder Vorgang verknüpft. Listen bestehen dabei meist aus Excel Dateien, die nicht gleichzeitig bearbeitet werden können und keine Historie haben.
Microsoft PPM ist hingegen eine Anwendung, die bereits im Microsoft SharePoint Umfeld läuft und daher alle Vorteile für die Zusammenarbeit im Team bereitstellt.
Für jedes Projekt lässt sich aus verschiedenen Vorlagen automatisch eine Projekt-Website erstellen. Auf dieser sind bereits Dokumente und Listen hinterlegt. In SharePoint stehen Listen allen berechtigten Teammitgliedern zur gleichzeitigen Bearbeitung zur Verfügung.
Die/der Projektleitende ist Administrator ihrer/seiner projektspezifischen Websites und kann diese unabhängig von der internen IT selbst beliebig anpassen.
Aus dem Microsoft App-Store können Sie zudem aus vielen Angeboten passende Erweiterungen für Ihre Projekt-Websites beziehen, wie z.B. Risikoanalysen, Meilenstein-Trendanalysen, WBS-Grafiken etc.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Durch die zentrale Ablage von Dokumenten für jedes Projekt in einer Datenbank haben Sie weniger Reibungsverluste und kommunizieren viel effizienter.
Viele Unternehmen arbeiten mit externen Partnern und Auftragnehmern. Diese möchten Sie in den meisten Fällen nicht auf Ihre interne Infrastruktur zugreifen lassen. Project Online bietet für diesen Anwendungsfall eine moderne Lösung.
Jede/jeder Projektbeteiligte erhält gemäß ihrer/seiner Berechtigung Zugang zu einer gemeinsamen Planungsumgebung in der Cloud und damit außerhalb Ihres Unternehmens.
So vermeiden Sie potenzielle Sicherheitsrisiken und reduzieren den Aufwand für das Rechtemanagement Ihrer eigenen IT. Die Umgebung kann zudem für die Beteiligten zeitlich flexibel günstig bereitgestellt und transparent verrechnet werden.
Ihr Vorteil gegenüber dem Einzelplatz-Tool: Sie wickeln Ihre Projekte mit allen Projektbeteiligten auch außerhalb des Unternehmens mit Hilfe eines transparenten Berechtigungssystems sicher ab.
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