TPG ProjectPowerPack: Best-Practice-Lösung für Projekt- & Portfoliomanagement auf Basis von Microsoft 365 & Power Platform

Microsoft Project for the Web (Lizenz „Project Plan 1“) ist eine moderne und einfach zu bedienende Lösung für die Planung und Auswertung von einfachen Projekten. Für den Einsatz im professionellen Umfeld fehlen diesem Tool jedoch einige wichtige Funktionen – auch wenn es ergänzt wird mit dem PPM for Power Apps Accelerator. Dies sind beispielsweise:

  • eine strukturierte Übersicht der Projekte (geht nur mit dem Accelerator)
  • die Verwaltung offener Punkte und Risiken (geht nur mit dem Accelerator)
  • die Ablage projektspezifischer Dokumente
  • Key Milestones, Status Updates, Changes, Lessons learned etc. sowie deren Berichte

Hier hilft das Paket TPG ProjectPowerPack, das diese wesentlichen Funktionen ergänzt. Diese „aus der Box“ Lösung ist bereits nach kurzer Zeit voll einsatzfähig. Alternativ zu Project for the Web ist die Lösung auch mit TPG Scheduler als leistungsfähigem Planungstool (nicht auf Microsoft Technologie basierend, aber kompatibel) erhältlich.

IHR NUTZEN

Was Sie von dieser zentralen TPG ProjectPowerPack Lösung haben

  • Cloud-basierte Best-Practice-Lösung „aus der Box“
  • Unterstützt die einheitliche Arbeitsweise im Projekt- und Portfoliomanagement
  • Einfache Bedienung mit übersichtlicher und moderner Oberfläche
  • Sehr umfangreiches Paket aus über 40 Projekt- und Portfolioberichten
  • Bereitstellung in kurzer Zeit
  • Basierend allein auf den Cloud-basierten Microsoft 365 Standards
  • Als Erweiterung von Project for the Web oder alternativ mit TPG Scheduler erhältlich

Der erweiterte Funktionsumfang erleichtert die Arbeit

TPG ProjectPowerPack bietet den Anwenderinnen und Anwendern einen zentralen Einstieg. Dieser stellt eine Übersicht der eigenen Projektanträge und Projekte, sowie der persönlichen offenen Punkte und Risiken dar. Ergänzt werden diese eigenen Daten mit den wichtigsten Eckwerten aus dem Portfolio.

TPG ProjectPowerPack wurde entwickelt auf der Basis von Power Apps, Power Automate und Dataverse (ehemals CDS). Diese Lösung bindet Microsoft Project for the Web für die Planung der Projekte nahtlos ein und erweitert es um die folgenden Funktionen:

  • Projektanträge mit Genehmigungsworkflow
  • Portfolioübersicht mit zusätzlichen Projektattributen und Ampeln
  • Portfolio- und Programmstrukturen zur Strukturierung des Portfolios
  • Projektstammdaten und Projektlebenszyklus
  • Budget- und Kostenplanung auf Projektebene
  • Dokumentenmanagement in SharePoint
  • Risiken, offene Punkte, Change Requests und Maßnahmen
  • Projektziele und -nutzen für Project Charter
  • Projektstatusbericht
  • Umfangreiches Berichtspaket mit mehr als 40 Berichten

Statt Project for the Web können Sie TPG Scheduler als alternative Planungsoberfläche nutzen. Die Möglichkeiten mit TPG ProjectPowerPack ändern sich dadurch nicht.

KUNDEN-FEEDBACK

„Durch die Kombination verschiedener PM-Lösungen in der Microsoft Power Platform konnten wir mittels TPG ProjectPowerPack eine state-of-the-art Lösung für Projekt- und Portfoliomanagement realisieren, die in einer UI und als single-point-of-truth in alle Backend-Systeme integriert ist.“

Andreas Stumpp, Associated Partner, Project Unit, MHP Management- und IT-Beratung GmbH (a Porsche Company)

So erfolgt die Bereitstellung dieser Lösung

Das TPG ProjectPowerPack wird in Ihrem Microsoft 365 Tenant als Paket eingespielt. Nach minimaler Basiskonfiguration steht es dann schnell zur Verfügung. Im Rahmen einer gemeinsamen Anforderungsaufnahme werden beispielsweise eingerichtet:

  • Kategorien für Risiken und offene Punkte
  • Auswahllisten für den Projektstatus
  • die gewünschten Sprachen
  • die nötigen Währungen

Ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept regelt den Zugriff und die benötigten Funktionen für die verschiedenen Gruppen der Anwendenden wie Portfoliomanagement, Projektleitung und Projektmitarbeitende.
 

Notwendige Lizenzen auf Kundenseite

Die benötigten Lizenzen auf Kundenseite umfassen:

  • TPG ProjectPowerPack Microsoft Project for the Web Edition (alternativ TPG Scheduler Edition) für alle Rollen, die Projekte bearbeiten
  • Project Plan 1 für die Terminplanung sowie den Zugriff auf Projekte und Tasks in Project for the Web (alternativ  TPG Scheduler)
  • Power Apps zur Ausführung entweder einer App (in diesem Fall TPG ProjectPowerPack) oder zur Ausführung unbegrenzter Apps
  • Power BI Pro für alle Reporting-Nutzenden mit Zugang zu Berichten und Dashboards
  • Power Automate für den Service Account zur Ausführung aller Workflows

Auf jeden Fall unterstützen wir Sie bei der Bereitstellung der notwendigen Lizenzen im Rahmen unseres CSP-Angebotes.


FAQ: Fragen und Antworten zu TPG ProjectPowerPack

1. Wer braucht TPG ProjectPowerPack? 

TPG ProjectPowerPack bietet neben einer schnellen und einfachen Implementierung Zugang zu den wichtigsten Informationen. Dies sind beispielsweise eine Projektliste, die Ressourcenauslastung und ein umfangreiches Berichtspaket. Das Tool unterstützt jede Organisation, die mehr als nur eine Handvoll Projekte planen und verwalten möchte. Durch die einfache Anwendung, die moderne Oberfläche und die flexible Anpassbarkeit wird der gezielte Einstieg in professionelles Projekt- und Portfoliomanagement schnell möglich. 

2. Kann ich mit TPG ProjectPowerPack meine Ressourcen planen? 

Ja, mit TPG ProjectPowerPack können Sie Ihre Ressourcen auf unterschiedliche Arten planen. Sie können sowohl Mitarbeitende als auch Skills oder generische Ressourcen managen. Zusätzlich lassen sich Finanzendaten für Budgets, Plandaten und Ist-Daten auf der Ebene des Projektes planen und verfolgen. 

3. Wo werden meine Daten gespeichert? 

TPG ProjectPowerPack basiert auf der Microsoft Power Plattform. Es speichert alle Daten in einer sogenannten Dataverse Datenbank im eigenen Tenant in der Microsoft Cloud. 

4. Wie schnell kann TPG ProjectPowerPack bereitgestellt werden? 

Das technische Deployment erfolgt innerhalb eines Tages, die initiale Anpassung vom TPG ProjectPowerPack in Abhängigkeit der Anforderungen. TPG ProjectPowerPack bietet bereits im Basispaket vielfältige Funktionen und vorgefertigte Konfigurationen für Anwendungsfälle im Projektmanagement.

5. Wie hoch ist der Schulungsaufwand für TPG ProjectPowerPack? 

Der Schulungsaufwand für TPG ProjectPowerPack unterscheidet sich nach der Rolle. Projektleitende werden hauptsächlich in der Anwendung des Planungswerkzeugs geschult. Hier kann entweder Microsoft Project for the Web oder der TPG Scheduler gewählt werden. Mitarbeitende erhalten im Allgemeinen entweder eine Videoschulung oder ein Handout mit den wichtigsten Funktionen. 

6. Welche zusätzlichen Lizenzen brauche ich für TPG ProjectPowerPack? 

Neben den Lizenzen für TPG ProjectPowerPack (und ggf. TPG Scheduler als Alternative zu Project for the Web), die von TPG erhoben werden, benötigen Sie noch zusätzliche Microsoft Lizenzen, die nach Rolle bzw. Funktion unterschieden werden:

  • Power BI Pro für alle User mit Zugang zu Berichten und Dashboards
  • Power Apps für alle User zur Ausführung der App (TPG ProjectPowerPack) oder zur Ausführung unbegrenzter Apps
  • Power Automate für den Service Account zur Ausführung aller Workflows
  • Project Online Plan 1 für alle Projektleitenden die Project for the Web nutzen (alternativ TPG Scheduler)

7. Was ist, wenn ich später mehr Lizenzen brauche? 

Alle benötigten Lizenzen können Sie dynamisch im Laufe der Zeit erweitern und auf Ihren tatsächlichen Bedarf anpassen. 

8. Ist TPG ProjectPowerPack mit anderen Systemen wie SAP oder Jira zu integrieren? 

Ja, TPG ProjectPowerPack nutzt dieselbe technische Plattform wie Microsoft Dynamics. Es kann über die zur Verfügung stehende API mit vielen verschiedenen Systemen wie SAP, Jira oder auch DevOps integriert werden. 

9. Kann ich TPG ProjectPowerPack mit Microsoft Teams integrieren? 

Ja, TPG ProjectPowerPack ist bereits im Standard tief mit Microsoft Teams integriert. Es kann für jedes Projekt ein eigenes Team oder Kanal (Channel) angelegt werden und die Projektdokumente werden in Microsoft Teams verwaltet. Die Anzeige von weiteren Projektinformationen wie Projektstatus oder auch Terminplan innerhalb von Microsoft Teams ist natürlich genauso möglich. Eine dedizierte App für Microsoft Teams bietet einen noch besseren Überblick über alle anstehenden Aufgaben der Teammitglieder sowie des Projektportfolios.

10. Welche Daten kann ich aus vorhandenen Systemen importieren? (Excel, Microsoft Project, …) 

Durch das Aufsetzen von TPG ProjectPowerPack auf der Power Platform können so gut wie alle Daten für Projekte, Portfolios, Programme, Ressourcen, etc. nach Excel exportiert und auch nach Veränderung oder Ergänzung wieder importiert werden. Zusätzlich bieten die Versionen mit Microsoft Project for the Web und TPG Scheduler einen Import von MPP-Dateien aus Microsoft Project an.

11. Kann ich meine Ressourcendaten aus dem Active Directory übernehmen? 

Typischerweise enthalten das Active Directory (AD) und Azure Active Directory (AAD) nicht alle Daten, die man für einen Ressourcenpool benötigt. Im Rahmen der initialen Anpassung von TPG ProjectPowerPack während des Deployments kann aber ein zusätzlicher Power Automate Flow für die Abfrage von bestimmten Basisdaten aus dem AAD oder auch anderen HR-Applikationen (wie zum Beispiel Eintrittsdatum, Austrittsdatum, Anstellungsgrad, etc.) hinzugefügt werden.

12. Ist TPG ProjectPowerPack auf mein Corporate Design anpassbar? 

Ja, im Rahmen des Deployments werden die Farben und das Unternehmenslogo in TPG ProjectPowerPack auf Ihr Unternehmen angepasst. 

13. Wie sieht die weitere Entwicklung von TPG ProjectPowerPack aus? 

TPG The Project Group hat die Entwicklung von TPG ProjectPowerPack seit 2020 intensiv vorangetrieben und bringt alle zwei Monate jeweils ein neues Produkt Release heraus. Auch für die Zukunft bieten wir unseren Kunden im Rahmen unserer Roadmap Einblick in die nächsten Entwicklungsschritte.

14. Kann TPG ProjectPowerPack individuell erweitert werden? Können wir das selbst machen?  

Ja, die Basistechnologie der Power Platform bietet vielfältige Möglichkeiten der Anpassung und Erweiterung. So können Sie einerseits das Datenmodell, aber auch Formulare und Prozessschritte individuell anpassen. Für viele unserer Kunden haben wir individuelle Prozesslösungen in TPG ProjectPowerPack integriert, wie zum Beispiel ein Ideenmanagement oder ein Projektantragsverfahren. Beim Aufbau des entsprechenden Know-hows oder auch über Schulungen können Sie diese Anpassungen auch selbst vornehmen. 

15. Kann ich TPG ProjectPowerPack international ausrollen (Währungen, Sprachen)? 

Ja, TPG ProjectPowerPack ermöglicht die einfache Konfiguration von beliebigen Währungen. In der aktuellen Version werden die Sprachen Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch und Arabisch unterstützt. In den nächsten Releases, die alle zwei Monate erscheinen, kommen Portugiesisch, Koreanisch und Japanisch dazu. Jeder User kann die bevorzugte Sprache selbst auswählen. Zudem können Sie als Kunde einfach beliebige Sprachversionen selbst mit eigenen Übersetzungen hinzufügen.

16. Welche Berichte sind in TPG ProjectPowerPack verfügbar (Portfoliosicht, PMO-Sicht etc.)? 

TPG ProjectPowerPack wird mit einem umfangreichen Berichtspaket auf der Basis von Power BI ausgeliefert. Insgesamt sind über 40 Berichte aus den Bereichen Portfolio-, Projekt-, Ressourcenmanagement und Projektanträge verfügbar. 

17. Kann ich Ideenmanagement mit TPG ProjectPowerPack realisieren? 

Ja, TPG ProjectPowerPack bietet bereits in der Standardversion Projektanträge mit anpassbaren Formularen und Freigabeworkflows. Ein dediziertes Ideenmanagement oder eine Projektvorphase kann im Rahmen der Erweiterung sowohl durch Sie als Kunde als auch von TPG realisiert werden. 

18. Kann ich TPG ProjectPowerPack an meine Projektmanagement-Prozesse anpassen? (Berechtigungen, Felder) 

Ja, das Berechtigungskonzept von TPG ProjectPowerPack beruht auf Basis von Microsoft Dynamics. Das heißt, es werden Teams und Sicherheitsrollen definiert, die sich auch erweitern lassen. Die Erweiterung des Datenmodells, der Formulare und der Freigabeprozesse kann ebenfalls mit wenig Aufwand umgesetzt werden. 

19. Kann ich eigene Projektvorlagen nutzen? 

Ja, jedes im System vorhandene Projekt können Sie als Vorlage definieren. Zusätzlich können Sie für unterschiedliche Vorlagen einen unterschiedlichen Funktionsumfang definieren. So wird für manche Projekte beispielsweise ein umfangreiches Risikomanagement benötigt, für andere eher ein einfacher Issue Tracker.