Schnell und sicher zur individuellen PPM Umgebung

Der Aufbau einer Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) Lösung mit Einführung von Microsoft Project Server oder Project Online erfordert umfangreiche Erfahrung. Dabei sind Branchenkenntnisse und Prozessverständnis ein absolutes Muss. Nur so lässt sich die PPM Lösung optimal in bestehende Geschäftsprozesse integrieren.

Seit über 20 Jahren hat TPG The Project Group Erfahrung in der Beratung großer und mittlerer Unternehmen aller Branchen. Auf dieser Basis haben wir die TPG 5-Phasen-Methode entwickelt. Mit diesem professionellen Vorgehen lässt sich eine Microsoft Projekmanagement-Lösung zielgerichtet, schnell und erfolgreich einführen.

Die TPG 5-Phasen-Methode ist der „rote Faden“ beim Planen und Umsetzen aller Microsoft Projekmanagement-Lösungen für professionelles unternehmensweites Projektmanagement – „on premises“ genauso wie in der Cloud.

Phase 1:
Lösungsdesign – klare Feststellung des Bedarfs

Ausgangssituation Lösungsdesign

Termine für die Workshops sind abgestimmt. Sie haben alle relevanten Wissensträger aus Ihrem Unternehmen als Teilnehmer eingeladen, z.B. Vertreter aus Projektorganisation, PM-Stabsstelle, Controller und PMO.
 

Workshops Kick-off & Lösungsdesign

Ziel des ersten Treffens ist ein klares Verständnis der Ist- und Soll-Situation Ihrer unternehmensweiten Microsoft Projektmanagement-Lösung zu erhalten. Dafür sehen Sie zuerst Microsoft PPM im Überblick für ein gemeinsames Verständnis der Möglichkeiten mit diesem System.

TPG Experten sammeln dann all Ihre Anforderungen, analysieren Ihre bestehenden Prozesse und geben erste Hinweise auf bewährte Ansätze.

Ein Bericht fasst alle Ergebnisse mit Handlungsempfehlungen für das weitere Vorgehen zusammen. Je nach Ausgangslage können diese auch lauten, zuerst die Prozesse zu optimieren, bevor eine passende IT-Lösung erstellt wird. Vielleicht ist auch kein PPM sondern ein Ressourcenmanagement-Werkzeug zuerst einmal das Richtige für Sie.
 

Workshop zu Planungsprozessen

In diesem nächsten Schritt geht es um das Initiieren von Projekten, Zeiterfassung, Ressourcenmanagement etc. mit den zugehörigen Prozessen – völlig losgelöst vom IT-Werkzeug.

Das High-Level-Lösungskonzept stellt als Ergebnis klar, wie es weiter geht und welches Werkzeug am besten auf Ihre Bedürfnisse passt: eine Microsoft Project Server Projektmanagement-Lösung oder vielleicht auch Lösungen auf Basis wie SharePoint – „on premises“ oder in der Cloud.
 

Basisschulung PPM-System & Konfigurations-Workshop

Wenn das Ergebnis der vorausgegangenen Workshops lautet, dass eine Projektmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft PPM die richtige Lösung für Sie ist, dann erfolgt als nächstes eine zweitägige Microsoft PPM Grundlagenschulung für Ihr Kernteam.

Die Personen des Kernteams erhalten so eine gemeinsame Basis, auf der sie valide Entscheidungen fällen können. Das ist die Voraussetzung für den dann folgenden Konfigurationsworkshop zu Ihrer neuen IT-Lösung.
 

Ergebnis der Phase 1

Am Ende der Phase 1 erhalten Sie ein umfangreiches Gesamtlösungskonzept zu Ihrer Microsoft Projektmanagement-Lösung. Dieses umfasst eine Empfehlung und den Terminplan zur Umsetzung sowie eine Auflistung der Liefergegenstände für die Umsetzungsphase. Darauf beruht das detaillierte und transparente Angebot zur Realisierung Ihrer Microsoft Projektmanagement-Lösung.

Kunden-Feedback

„TPG hat die Microsoft Projektmanagement-Lösung bei Liebherr Components sehr zielgerichtet umgesetzt. Auch im laufenden Betrieb fühlen wir uns mit den kurzen Antwortzeiten sehr gut betreut. Zudem hat uns die Kompetenz im Consulting überzeugt und wir konnten TPG bereits erfolgreich an andere Unternehmen weiterempfehlen.“

Christian Nawrath, Leiter PMO, Liebherr-Components Biberach GmbH


Phase 2:
Implementierung – Aufbau der PPM Lösung

Vorgehen: Implementierung

Gemeinsam mit Ihren technischen Spezialisten installieren wir die Microsoft Projektmanagement-Lösung auf Basis des Microsoft Project Servers und integrieren diese in Ihre IT-Umgebung. Der Datenbestand aus dem Workshop wird in das Pilotsystem übertragen. Wir stellen evtl. notwendige Erweiterungen für die Gesamtlösung bereit und binden diese schrittweise ein.

Ergebnis der Phase 2

Die technische Implementierung der unternehmensweiten Microsoft Projektmanagement-Lösung ist erfolgt. Das PPM System hat den erforderlichen Funktionsumfang für den Übergang in den Pilotbetrieb.


Phase 3:
Pilotbetrieb – der Test auf Herz und Nieren

Das Vorgehen: Pilotbetrieb

Das Pilotteam bestehend aus Ihrem Projektleiter und ausgewählten Key Usern wird auf Basis der angepassten Microsoft Projektmanagement Lösung geschult. Die Mitglieder des Pilotteams testen die Lösung unter realen Bedingungen im Rahmen klar definierter Szenarien und Testabläufe.

Sie dokumentieren die Ergebnisse, die bei Bedarf zu Anpassungen des Pilotsystems führen. Ein regelmäßiger Jour-Fixe beider Teams ist entscheidend für den Erfolg dieser Phase. Wir empfehlen diesen im Abstand von ein bis zwei Wochen.

Ergebnis der Phase 3

Die vollständig konfigurierte Microsoft Projektmanagement-Lösung steht für den Produktiveinsatz zur Verfügung. Pilot- und Projektteam können die inhaltliche und technische Freigabe erteilen.


Phase 4:
Rollout – die optimale Produktiv-Lösung

Das Vorgehen: Rollout

Alle bisher genutzten Tools werden durch die neue Microsoft Projektmanagement-Lösung ersetzt. Ihre geschulten Administratoren überführen bestehende Projekte und Dokumente in die Produktivumgebung. Begleitend stellt Ihre IT die Lösung an allen relevanten Arbeitsplätzen bereit. 

Parallel zum Rollout führen wir rollenbezogene Trainings der Nutzer mit aktuellen, firmenspezifischen Daten und Strukturen durch, die sich am jeweiligen Arbeitsprozess orientieren. Die Anwender erfahren dabei, wie die Lösung ihre jeweiligen Aufgaben erleichtert.

Je nach Umfang Ihrer Microsoft Projektmanagement-Lösung ist es hilfreich bzw. erforderlich, die Trainingsunterlagen vorher auf die Anforderungen Ihres Unternehmens anzupassen.

Ergebnis aus Phase 4

Das Ziel ist erreicht! Ihre professionelle Microsoft Projektmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft Project Server steht nun im Unternehmen produktiv zur Verfügung. Sie wird durch individuell geschulte Mitarbeiter in allen Bereichen eingesetzt.


Phase 5:
Betrieb – sicherer Einsatz mit kompetenter Begleitung

Das Vorgehen: Betrieb

Ihre individuelle Microsoft Projektmanagement-Lösung auf Basis von Microsoft Project Server oder Project Online ist eine Investition in Personen, Produkte und Prozesse. Sie wird über viele Jahre genutzt und ist Teil des täglichen Arbeitsablaufs. TPG The Project Group unterstützt Sie durch regelmäßige Pflege, Coaching der Mitarbeiter sowie schnellen Support.

Bei Bedarf sind Anpassungen der Microsoft Projektmanagement-Lösung an neue Systemumgebungen und Anforderungen möglich. Die gewonnenen Daten und Erkenntnisse ermöglichen die fortlaufende Verbesserung Ihrer Produktivität.

Ergebnis des Projekts

Sie profitieren von den vereinfachten Arbeitsabläufen und der erhöhten Effizienz durch Ihre Microsoft Projektmanagement-Lösung. Die Experten von TPG begleiten Sie bei Bedarf über den gesamten Lebenszyklus Ihres unternehmensweiten Systems.

Sicherheit und Zuverlässigkeit für die Zukunft – weltweit

TPG The Project Group ist mit Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Schweiz, Großbritannien, Nordamerika sowie dem Mittleren Osten und Afrika (MEA-Raum) vertreten. Unser internationales Netzwerk autorisierter Partner erstreckt sich über alle Kontinente. So haben TPG Kunden auch die Möglichkeit eines Rollouts über internationale Niederlassungen.

Kunden-Feedback

„TPG hat es sehr gut verstanden, die besonderen Anforderungen des Europäischen Patentamtes effizient umzusetzen. Wir verfügen jetzt über eine pragmatische Arbeitsplattform für Projekte, basierend auf Standards, die wir mit vertretbarem Aufwand erreicht haben.“

Dr. Christian Bocklitz, Head of Department Building Projects, European Patent Office