Unternehmensweites Ressourcenmanagement kann nur dann zum Erfolg führen, wenn die Ressourcenplanung vorausschauend und vollständig ist. Einerseits muss dafür im Rahmen des Portfoliomanagements die Ressourcenverfügbarkeit vor der Projektfreigabe geklärt sein. Andererseits müssen neben den Tätigkeiten für Projekte auch Linientätigkeiten in die Einsatzplanung einfließen. Dazu müssen neben den Projektleitenden auch die Teamleitenden in den Planungsprozess einbezogen werden.
Werkzeuge für Projektleitende, mit denen einzelne Projekte zwar sehr gut geplant werden können, sind leider nicht für die Anforderungen der Teamleitenden geeignet. In vielen Unternehmen wird daher versucht, die Herausforderungen der Ressourcenplanung mit Excel als Software zu lösen. Bei diesem Ansatz entstehen aber Insellösungen, die weder eine zentrale Datenbank nutzen, noch mit den Projektmanagement-Tools verbunden sind.
Mit einer geeigneten Software für Ressourcenplanung lassen sich alle oben beschriebenen Probleme in den Griff bekommen. Die Vorteile sind:
Ziel ist, die richtigen Ressourcen den richtigen Projekten zuzuweisen, Überlastungen zu vermeiden bzw. Konflikte effizient zu lösen. Dies gelingt nur mit der richtigen Ressourcenplanung Software.
Die TPG CoReSuite stellt zur Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung Apps zur Verfügung. Diese decken die Arbeit der Aufgabenbereiche im Projektmanagement, Teammanagement und Portfoliomanagement ab. Der Clou dabei ist, dass die Daten alle in einer zentralen Datenbank gehalten werden, die Abstimmungsprozesse der Rollen unterstützen und so eine ganzheitliche Ressourcenplanung im Unternehmen ermöglichen.
TPG CoReSuite ermöglicht den Überblick über die Auslastung der vorhandenen Teammitglieder (= Ressourcen) und den Vergleich mit den vorhandenen Kapazitäten. Durch das Testen von Szenarien finden Sie die optimale Ressourcenauslastung. So können Sie Ihre strategischen Unternehmensziele besser einhalten.
Zur Kapazitätsplanung und Ressourcenplanung stellt TPG CoReSuite drei Apps für die Arbeit der Aufgabenbereiche Projektmanagement, Teammanagement und Portfoliomanagement zur Verfügung.
In den meisten Unternehmen werden für Projekte mehr Ressourcen (Personen und Maschinen) benötigt als zur Verfügung stehen. Auch die erforderlichen Skills (Qualifikationen) ändern sich ständig. Um diese Herausforderungen zu meistern, gibt es spezielle Ressourcenplanung Software. Wir unterscheiden hier drei Arten von Ressourcenmanagement:
Strategische Ressourcenplanung umfasst die langfristige Planung von Qualifikationen und Kapazitäten der Mitarbeitenden. Die Frage lautet: Welche und wie viele Ressourcen sind für die kommenden Projekte und Linientätigkeiten nötig und müssen ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden? Diese Aufgabe wird meist von Portfoliomanagenden durchgeführt. Hierfür gibt es Software, die die Anforderungen der Projektleitenden auf Ebene von Skills mit den verfügbaren qualifizierten Kapazitäten von den Teamleiternden in Szenarien vergleicht.
Taktische Ressourcenplanung bedeutet die mittelfristige Bildung von Projektteams. Dies umfasst die laufende Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitungen zum Einsatz von Personen in Projekten und Linientätigkeiten. Über spezielle Ressourcenmanagement-Software sichern die Teamleitenden den Projektleitenden den gemeldeten Bedarf an Ressourcen mit entsprechenden Qualifikationen zu. Dies erfolgt auf Projektebene.
Operatives Ressourcenmanagement umfasst die laufende detaillierte Aufgabenplanung der zugeteilten Ressourcen in den einzelnen Projekten auf Vorgangsebene durch die Projektleitenden. Hierfür ist spezielle Software für Aufgabenmanagement geeignet.
Neue Projekte in ein bestehendes Projektportfolio einzusteuern, ohne zu hohe Lastspitzen zu erzeugen, ist knifflig. Hierbei unterstützt die TPG CoReSuite App für die Szenarienplanung in Projektportfolios. Grafisch unterstützt lässt sich damit eine ressourcenoptimierte Portfolioplanung erreichen. Diese Planung basiert auf den Daten der folgend beschriebenen beiden Apps, die ebenfalls Bestandteil der TPG CoReSuite sind.
Eine weitere TPG CoReSuite App ermöglicht den Teamleitenden die vollständige Ressourcenplanung auf Basis von Kapazität, Abwesenheit, Linientätigkeit und resultierender Projektverfügbarkeit. Das ist die Voraussetzung für eine gelungene taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie: In einer Matrixorganisation stellt das Tool die Anfragen aus den Projekten den möglichen Projektverfügbarkeiten aus den Teams gegenüber. So haben beide Rollen einen optimal unterstützten Abstimmungsprozess über die benötigten Ressourcen.
Bevor Projekte starten können, ist die Verfügbarkeit der notwendigen Ressourcen zu klären. Eine weitere TPG CoReSuite App unterstützt hier durch die Möglichkeit zur groben Quartals- oder Monatsplanung auf Projekt- oder Phasenebene und mit generischen Ressourcen. Diese Grobplanung fließt dann über das gleiche Tool in die Portfolioplanung ein. Nach Freigabe des Projekts erfolgt dann die zeitlich detailliertere Planung inklusive der Zuweisung der aus den Teams zugesicherten Personen (siehe Punkt 2: Teamplanung).
In einer Linienorganisation hilft das Tool TPG ProjectLink, die Eckdaten der Liefergegenstände in Projektplänen mit den Details der zugehörigen Teampläne zu koordinieren. Mit dieser Ressourcenplanung Software als Add-in für Microsoft Project Server / Project Online gelingt die Abstimmung von Lieferterminen zwischen Projekt- und Teamleitung reibungslos – auch über Unternehmensgrenzen hinweg.
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