La gestion des ressources à l’échelle de l’entreprise ne peut réussir que si la planification est complète et vraiment prévisionnelle. A cette fin, la disponibilité des ressources doit être déterminée avant même la validation du projet dans le contexte de la gestion de portefeuille. D’un autre côté, la planification doit inclure les activités opérationnelles parallèles aux projets. Il est donc nécessaire d’impliquer les chefs d’équipe dans le processus de planification, et pas seulement les chefs de projet.
Bien qu’ils soient adaptés pour planifier les projets individuels, les outils pour les chefs de projets sont malheureusement peu adaptés aux besoins des chefs d’équipes. Par conséquent, de nombreuses entreprises tentent de gérer le défi de la gestion des ressources avec des fichiers Excel. Mais cette approche a tendance à donner lieu à des applications isolées qui n’utilisent pas de base de données centrale, et ne sont pas connectées aux outils de gestion de projets.
Un logiciel adapté de gestion des ressources vous permet de maîtriser les problèmes cités ci-dessus. Voici les principaux avantages :
Le but est d’affecter les bonnes ressources aux bons projets, d’éviter les surcharges et de résoudre les conflits efficacement. Cela ne fonctionnera qu’avec le bon logiciel de gestion des ressources. Vous trouverez plus d’informations sur ce sujet dans cet article en anglais sur notre blog : Requirements for Resource Management Software.
TPG CoReSuite donne un aperçu de la charge de travail des membres de l'équipe existants (= ressources) et une comparaison avec les capacités disponibles. En testant des scénarios, vous trouverez l'utilisation optimale des ressources. Vous pourrez ainsi mieux atteindre les objectifs stratégiques de votre entreprise.
Pour soutenir la planification des capacités et des ressources, le logiciel propose trois applications permettant de travailler dans les domaines de la gestion de projet, de la gestion d'équipe et de la gestion de portefeuille.
La plupart des entreprises ont besoin de plus de ressources (personnes et machines) que celles disponibles. Dans le même temps, les compétences requises (qualifications) changent constamment. Un logiciel spécialisé de gestion de ressources peut vous aider à maîtriser ces défis.
La planification stratégique des ressources inclut la planification à long-terme des qualifications et de la capacité des collaborateurs. On parle aussi de planification de la capacité. Les questions que l’on doit se poser sont les suivantes : quelles ressources et en quel nombre sont nécessaires pour les projets et les opérations à venir ? Combien doit-on en embaucher ou en former en plus ? Dans la plupart des cas, les responsables de portefeuille s’occupent de cette partie-là. Le logiciel adapté compare les besoins des chefs de projets au niveau des compétences et les capacités qualifiées disponibles à l’aide de scénarios.
La planification tactique des ressources est la création à moyen terme des équipes projets. Cela inclut la coordination continue entre les chefs de projet et les chefs d’équipe concernant l’affectation des membres d’équipes aux projets et aux opérations. Avec l’aide d’un logiciel spécialisé de gestion des ressources, les chefs d’équipe mettent à la disposition des chefs de projet les ressources demandées avec les bonnes qualifications. Cela se passe au niveau du projet.
La dernière expression utilisée dans le domaine de la gestion des ressources est la gestion opérationnelle des ressources. Selon notre définition il s’agit de la planification détaillée du travail en cours pour les ressources engagées sur les projets au niveau des tâches. Les chefs de projets s’occupent de cette partie. Un logiciel spécifique de planification du travail est adapté à ce cas.
Insérer de nouveaux projets dans un portefeuille de projets existant sans générer des pics de surcharges excessifs peut s’avérer compliqué. Ce processus est facilité par TPG PortfolioManager avec son approche graphique de planification de portefeuille orientée sur l’optimisation des ressources.
Dans un organisation matricielle, TPG TeamManager vient en support aux processus de demande et d’engagement des compétences et du personnel entre les chefs de projet et les chefs d’équipe. De plus, l’outil aide les chefs d’équipe dans la planification de toutes les activités de leur équipe, que ce soit sur les projets ou sur les opérations.
Dans une organisation hiérarchique, l’outil TPG ProjectLink vous permet d’aligner les données sur les livrables dans les plans de projets avec les informations détaillées dans les plans de l’équipe correspondante. Cela permet une coordination fluide des dates de livraison entre les chefs de projet et les chefs d’équipe.
