En gestion de programme, l’échange d’information sur les délais, le travail, les coûts etc… à travers les différents projets, est très important. TPG ProjectLink est un produit pour Microsoft Project Server et Project Online. Il facilite la transparence de ces informations. Le graphique ci-dessous montre l’un des 4 importants cas d’utilisation : les liens entre les tâches dans différents projets et une vue multi-projets avec des informations sur l’avancement pour les comités de pilotage.
Une gestion de programme étendue avec Microsoft Project Server / Project Online
Trouvez les réponses aux questions dans la section FAQ en bas de page.
Les chefs de projet utilisent TPG ProjectLink pour lier des tâches externes avec leur propre plan de projet dans Microsoft Project Server. Les utilisateurs peuvent utiliser des tâches miroirs ou bien lier des données de tâches existantes à leur propre planning. Cela leur permet de voir en un coup d’œil quelles tâches externes ont changé et s’ils ont besoin de faire des ajustements à leur planning.
Les vues multi-projets, qui contiennent des informations pertinentes à la gestion du projet telles que les jalons ou encore les indicateurs d’état, peuvent être créées et mises à jour automatiquement (bottom-up/ascendant). Avec TPG ProjectLink, les tâches peuvent être automatiquement transférées de ces projets globaux vers les sous-projets (top-down/descendant). Ce flux d’information forme la base d’une gestion de programme cohérente et pragmatique.
Les chefs de projets peuvent facilement voir d’autres détails des tâches liées, ce qui est important pour les vues multi-projets. Des indicateurs de couleur peuvent être utilisés pour donner aux membres du comité de pilotage des indications importantes sur l’état d’avancement du projet. Vous pouvez également transférer les notes et tout autre champ défini par les utilisateurs dans Microsoft Project Server.
| Facteurs |
| Avantages |
|---|---|---|
| Transparence multi-projets | TPG ProjectLink donne de la transparence aux liens entre les tâches à travers tous les projets. | |
| Reporting récapitulatif | TPG ProjectLink permet des vues multi-projets de l’état actuel du portefeuille de projets, y compris sur l’utilisation des ressources, sur les tâches planifiées et sur des points « santé » sur chaque projet. | |
| Alignement des projets extérieurs | TPG ProjectLink permet de créer facilement des liens projets entre les différentes entreprises, fournisseurs ou services. | |
| Tableaux de bord intuitifs | TPG ProjectLink fournit une comparaison claire et graphique de vos tâches avec les tâches d’autres projets parallèles. | |
| Information à jour | TPG ProjectLink vous économise un temps précieux pendant le cycle de vie du projet en donnant accès à des informations clés sur tout changement dans les projets internes et externes. | |
| Facilité d’utilisation | TPG ProjectLink donne des informations complètes sur les tâches et l’avancement des autres projets sans que l’utilisateur ait à ouvrir les différents projets. |
Compatibilité :
“TPG ProjectLink nous facilite la vie pour travailler avec des liens entre nos projets tout en augmentant la transparence et en nous donnant une bonne base pour prendre nos décisions. J’aime particulièrement le fait que l’on ait le choix parmi plusieurs types de liens.”
Jaap Van der Meulen, Chef de programme, Elster Instromet
Génération facile d’un aperçu des jalons à partir des programmes existants
Les jalons qui nous intéressent peuvent être facilement regroupés dans une vue multi-projets. Pour ce faire, vous sélectionnez simplement un programme dans le plan de jalons. Ainsi, tous les jalons sont automatiquement importés dans ce plan de projet Microsoft Project. De cette manière, vous pouvez aussi transférer des plannings au format Microsoft Project, qui ne sont censés contenir que certaines informations partielles.
Une transparence accrue dans la gestion programme et sous-projets au travers d’une information plus lisible.
La liaison automatique ascendante et descendante favorise l’interaction entre les projets et les sous-projets du programme. L’aperçu des jalons des sous-projets du programme donne au chef de programme une vision claire des dates les plus importantes. De la même manière, vous pouvez montrer des objectifs du niveau programme, dans les sous-projets. Cela permet aux chefs de projet des sous-projets d’adapter leur planning en fonction des objectifs du programme.
Une planification de projet et une visualisation des dépendances entre projets plus aisées
Les chefs de projets choisissent eux-mêmes quelles tâches issues d’autres projets ils souhaitent lier à leur propre planning. Un sélectionneur de tâche (Task Picker) permet aux chefs de projets de sélectionner les tâches qui les intéressent dans d’autres projets. Ils peuvent choisir le type de lien à appliquer : Softlink ou encore Mirrorlink. Le type de lien leur permet de décider s’ils veulent qu'une tâche supplémentaire provenant de l'extérieur doit être affichée (Mirrorlink) ou s’ils préfèrent que l’information d'une tâche existante soit juste affichée à titre informatif (Softlink).
Un support visuel pour coordonner les plannings et l’information pour les lots de travail
Dans une organisation fonctionnelle, les chefs de projets planifient des lots de travail approximatifs. La planification détaillée du lot de travail est faite par les responsables fonctionnels dans leurs propres planning Microsoft Project. Les chefs de projets peuvent voir les dates de jalons consolidées dans leur planning détaillé. Par conséquent, chaque plan montre l’état d’avancement correspondant des autres plannings. En cas de variance, cette visualisation concrète sert de base pour une discussion et pour parvenir à un accord.
La même méthode peut être utilisée entre les chefs de projets et les chefs de sous-projets.
Note : La planification des ressources dans une organisation matricielle est facilitée par un autre produit TPG TeamManager.
« Nous avons beaucoup plus de visibilité sur ce qui se passe, où ça se passe et sur la situation de nos ressources. Cela nous donne la transparence dont nous avons besoin pour visualiser comment les changements dans un projet affectent les autres projets. »
Christian Nawrath, PMO Leader
Liebherr Components
> Lire l’étude de cas Liebherr (en anglais)
« Ce sont les détails qui font toute la différence. Le système nous donne un très haut niveau d’information qui améliore l’efficacité de notre gestion de projet au sein de l’entreprise. Il facilite notre approche modulaire du développement de produit, dans laquelle le produit est un master-projet composé de plusieurs sous-projets. Cette solution de gestion multi-projets, qui est basée sur TPG ProjectLink nous donne la transparence nécessaire, identifie les dépendances entre les projets et illustre l’impact que le retard dans un module peut avoir sur le master-projet. »
Jörn Fritsche, Project Manager
Vaillant Group
> Lire l’étude de cas Vaillant (en anglais)
« TPG ProjectLink facilite le travail avec des liens entre projets, tout en augmentant la transparence et en nous donnant une bonne base pour prendre nos décisions. J’aime particulièrement le fait que l’on ait le choix entre plusieurs types de liens. »
Jaap Van der Meulen, Program Manager
Elster Instromet
« La solution Microsoft Project Server de Lonza avec TPG PSLink® pour l’intégration SAP et TPG ProjectLink pour l’amélioration de la gestion multi-projets a aussi rendu la collaboration plus aisée, surtout entre les équipes et à travers les différents services. »
Peter Zenk, Project Leader Global EPM Implementation
Lonza AG
« TPG ProjectLink permet à nos chefs de projet d’établir très facilement des liens inter-projets. Une organisation hiérarchique de ces liens à travers les plans des sous-projets nous donne un aperçu rapide de l’état du programme. Des dates cibles sont répercutées au niveau des sous-projets et les informations d’avancement sont regroupées au niveau le plus haut. La configuration flexible nous permet de définir les types de liens correspondant exactement à nos besoins. TPG ProjectLink est aussi utilisé pour les interfaces avec d’autres systèmes basés sur des bases de données SQL. Pour résumer, TPG ProjectLink est un produit complémentaire très puissant de Microsoft Project Server sur lequel nous nous reposons beaucoup dans notre organisation projet. »
Dr. Günther Burget, Project Office
Intel Mobile Communications GmbH
TPG ProjectLink est destiné à tous les utilisateurs de Microsoft Project Server ou Project Online qui ont conscience que les outils Microsoft « prêts à l’emploi » (c’est-à-dire avec juste les fonctions de base) ont leurs limites dans un environnement multi-projets/programme complexe. Le produit complémentaire TPG ProjectLink surmonte ces limitations et permet des applications importantes en gestion multi-projets/programmes qui ne pourraient pas être mises en œuvre avec les fonctions de base de Microsoft ou alors seulement de façon très précaire et limitée.
TPG ProjectLink utilise MS Project Server ou Project Online comme base et développe leur potentiel en matière de gestion multi-projets/programme. En tant que complément du client MS Project, TPG ProjectLink lit les données directement à partir de Project Server/Online. Les projets source ne sont pas liés ni changés, ce qui est une différence importante comparé à la fonction de base de Microsoft. Ainsi, chaque chef de projet reste en contrôle de son propre plan et n’a pas à craindre qu’il soit changé depuis l’extérieur de manière incontrôlée.
Oui, TPG ProjectLink peut être très bien adapté à vos processus. Vous n’avez pas à changer vos processus en fonction de la nouvelle solution de gestion multi-projets/programme. Cela augmente d’ailleurs l’acceptance de la solution.
Dans leur fonction de base, Microsoft Project Server et Project Online ont d’importantes restrictions techniques :
TPG ProjectLink offre les avantages suivants en gestion multi-projets/programme :
Avec TPG ProjectLink, vous pouvez, en principe, lier chaque tâche des projets pour lesquels vous avez une permission de lecture. Si besoin, vous pouvez aussi étendre ceci aux projets pour lesquels, selon les permissions Project Server, vous n’avez pas de permission de lecture.
1) Softlinks : Les liens aux tâches sources sont montrés dans le plan cible à titre informatif seulement, sur la même ligne que la tâche cible. Il n’y a pas de lien réel et cela n’affecte pas les tâches cibles du point de vue calendrier/délais.
2) Mirrorlink : Ce lien 1 :1 crée une tâche individuelle dans une nouvelle ligne dans le plan cible. Elle est liée avec la source par un lien en dur et peut être utilisée à titre informatif seulement, si aucun autre lien avec d’autres tâches dans le plan cible même n’est créé.
3) Rollup : Possibilité de créer une liste de plusieurs tâches sources dans le projet cible avec juste un clic de souris. Entièrement configurable.
4) Hardlink : Ceci peut être utilisé pour intervenir directement dans le planning. Avec les « hardlinks », il n’y a pas de nouvelle tâche créée dans le plan cible. Au contraire, ce type de lien écrit directement dans le planning des tâches cibles et force ainsi des décalages de dates.
Oui, c’est très facile grâce à la fonctionnalité TaskPicker qui est d’une grande aide et d’une grande simplicité. Les images suivantes montrent l’interface utilisateur de TaskPicker et les étapes à suivre :
1) Sélectionner le type de lien
2) Sélectionner le projet dans la liste
3) Sélectionner la tâche à lier
4) Cliquer sur le bouton pour créer le lien
Oui, c’est très facile en utilisant la fonctionnalité « aperçu » (rollup). Les étapes sont décrites ci-dessous dans l’image du TaskPicker :
1) Sélectionner « Milestone Rollup » dans le type de lien
2) Faire apparaître la prévisualisation des tâches
3) Cliquer sur les tâches à lier
4) Cliquer sur le bouton pour créer les tâches dans le projet ouvert.
Avec juste un clic, vous créez les liens vers un plan de projet central en utilisant le type de lien « rollup » (information bottom-up/ascendante depuis les sous-projets). En conséquence, ce plan de programme montre seulement les informations importantes pour le comité de pilotage (jalons et tâches). Cela réduit la complexité et vous pouvez vous concentrer sur ce qui est important grâce à une représentation claire.
En utilisant des Softlinks, vous, en tant que chef de sous-projet, montrez les spécifications du programme dans votre projet. Votre avantage : la gestion de programme ne change pas les sous-projets depuis l’extérieur ; en tant que chef de sous-projet, vous avez un contrôle total sur votre planning, mais la planification top-down (descendante) par la gestion de programme est encore possible.
Vous pouvez choisir de quelles tâches des projets sources vous avez besoin en utilisant TaskPicker et les connecter grâce au bon type de lien. L’avantage : contrairement à MS Project Server/Project Online, vous disposez de plusieurs types de liens :
Pour plus de détails, référez-vous à la description des types de liens dans la question 7).
Avec une utilisation intelligente des Softlinks, vous pouvez échanger des informations entre les plans de projets et les plans opérationnels et ainsi parvenir à une planification distribuée (planning approximatif/détaillé). L’avantage : les plans de projets restent lean et les responsables hiérarchiques ont leurs propres plans pour l’utilisation des ressources.
Oui, c’est possible. TPG ProjectLink permet de créer des liens entre les serveurs Microsoft Project. De plus, d’autres données venant d’autres sources peuvent aussi être fournies (listes SharePoint, bases de données SQL). Ceci est aussi possible avec Project Online dans Microsoft Cloud.
Oui c’est possible. Vous pouvez accéder à des listes SharePoint et des bases de données SQL avec une configuration appropriée et les lier avec les tâches des projets cibles.
La fonctionnalité de base de Microsoft Project Server donne toutes les informations d’une tâche d’un projet source dans les projets cibles sans aucun filtre. Avec TPG ProjectLink, vous pouvez configurer quelles informations sont montrées.
Non, il n’y a pas de différence. Toutes les possibilités et les applications de TPG ProjectLink sont disponibles en local et dans la solution Cloud.
