Les entreprises ayant un PMO ont un taux de réussite de projet plus élevé que les entreprises qui n’en ont pas. Pourquoi ? Parce qu’un PMO procure un support complet à toutes les parties prenantes d’un projet.
Les tâches gérées par un PMO peuvent varier selon la taille de l’entreprise, son type, la taille des projets qu’elle entreprend et si elle est internationale. Les entreprises évoluent lorsque leur niveau de maturité projet augmente. Le PMO se charge aussi du travail préparatoire pour la gestion de portefeuilles de projets. Dans certaines entreprises, l’alignement des décisions liées aux projets avec les objectifs définis par l’entreprise est même rendu possible.
Le rôle le plus important du PMO est de standardiser et d’optimiser les processus et outils de gestion de projets. Il peut aussi fournir des conseils – et potentiellement de la formation – aux utilisateurs du système de gestion de projets existant. Le PMO assiste toujours les Chefs de Projets dans leur travail opérationnel au sein de leurs projets.
L’une des premières étapes à suivre pour la mise en place d’un PMO est de coordonner les projets et programmes interdépendants. Le PMO est aussi impliqué dans la coordination de la disponibilité des ressources entre les projets et les chefs de services. Ceci peut d’ailleurs être la tâche la plus exigeante et la chronophage pour le PMO. Il sera quasiment impossible pour le PMO de réussir à gérer sans avoir des processus et outils définis et standards pour assister les chefs de projet.
Le PMO peut aussi gérer le processus d’acceptation des nouveaux projets ainsi que la priorisation de ces projets. Ceci demande une certaine position d’autorité du PMO au sein de l'organisation.
Nos experts chez TPG The Project Group offrent des services de conseil, de formation et d'encadrement pour vous aider à mettre en place votre bureau de gestion de projet (BGP / PMO). En outre, des outils tels que Microsoft Project Server, Project Online, Planisware, SharePoint et les nombreux produits TPG basés sur la technologie Microsoft facilitent le travail quotidien de l’équipe du PMO.
Pour les chefs de projets, les chefs d’équipe et les PMO (standardisation, coordination)
Notre produit TPG ProjectLink est un outil indispensable pour gérer les multi-projets et les programmes avec la technologie Microsoft.
Pour les chefs de projets & chefs d’équipe (coordination)
Identification par les chefs d'équipe de la charge de travail et des capacités libres de chacun des membres de leur équipe
Soutient au projet, aux chefs d'équipe et chefde projet dans la coordination de la planification des ressources
Réduction des retards de projets et de la surcharge des ressources
Soutient la prise de décision quant au besoin de ressources supplémentaires
Notre produit TPG TeamManager soutient la planification des ressources entre le projet et les opérations et fournit aux PMO un aperçu des capacités disponibles dans leur portefeuille.
Pour le PMO (coordination, contrôle)
Simulation graphique de situations de projets et projection des effets sur les ressources prévues en temps réel
Résumé de toutes les données du projet dans une présentation claire
Optimisation manuelle simple de la planification des ressources et du budget (par glisser-déposer)
Notre produit TPG PortfolioManager permet aux PMO d’atteindre une utilisation optimale des ressources de la perspective du portefeuille.
Pour les chefs de projets, contrôleurs financiers, PMO (standardisation, coordination)
Intégration de la planification de projets, du contrôle de gestion, de la collaboration et de la gestion des documents
Simplification de nombreuses étapes de travail grâce à des processus de gestion de projet continus : Planification prospective, budgétisation, allocation des activités, comptabilité et rapports
Élimination de la double maintenance des données
Cohérence des données pour une meilleure prise de décision pour les chefs de projet, les contrôleurs et la direction
Notre produit TPG PSLink®, un produit de référence au plan mondial, intègre Microsoft Project Server ou Planisware avec SAP et bien d’autres systèmes permettant aux PMO de créer rapidement des rapports actualisés à partir de nombreuses sources de données.
Pour toutes les parties prenantes du projet (soutien opérationnel)
Un système de compte rendu puissant facilite grandement le travail du PMO et permet une réactivité plus rapide en cas d'évolution indésirable du projet ou du portefeuille.
