Qu'offre Microsoft Planner Premium pour la gestion de projets ?

Depuis avril 2024, le nouveau Microsoft Planner est disponible dans la plupart des environnements clients. L'outil est disponible en deux versions avec des licences différentes : Planner Premium (anciennement Project for the Web) et Planner Basic (anciennement Planner). Pour le moment, les deux solutions ne sont disponibles qu'au sein de Microsoft Teams. Microsoft a annoncé une propre Planner App pour l'automne 2024.

Planner Premium doit permettre d'attirer des utilisateurs dans le domaine de la gestion du travail collaboratif qui planifient des projets plutôt simples et non complexes. Pour pouvoir utiliser l'outil, il faut disposer des licences suivantes :

  • Planner Plan 1 ou
  • Project Plan 3 (qui permet d'utiliser en plus l'IA de Microsoft Copilot) ou
  • Project Plan 5 (si vous souhaitez modifier les ressources d'entreprise).

Vous trouverez plus de détails et les prix actuels sur cette page de licence Microsoft.

Avec l’Accélérateur Project pour le Web et l’accélérateur PPM pour Power Apps, Microsoft propose désormais une amélioration gratuite des capacités par exemple pour la gestion de programme. Vous trouverez plus d’informations au bas de cette page.

Un démarrage rapide et facile dans la gestion de projet moderne

Dans sa version initiale, Microsoft Project pour le Web (maintenant Planner Premium) offrait une gamme de fonctionnalités faciles d’utilisation. Ces dernières ont été étendues de façon continue au cours des dernières années. Le périmètre fonctionnel a été conçu pour permettre une migration future de Project Online au nouveau Planner Premium. En attendant, Microsoft recommande d’utiliser les deux produits en parallèle selon la complexité des projets.

Microsoft développe continuellement le nouvel outil Cloud (voici la feuille de route des changements à venir).

Le tableau ci-dessous montre les limites de l'outil par rapport à d’autres outils comme Accélérateur Project pour le Web, Project Online ou encore TPG ProjectPowerPack.

Dans la version actuelle (juillet 2024), Planner Premium prend en charge les domaines de la planification avec un modèle traditionnel "Waterfall", les méthodes de travail agiles des tableaux et la planification par Sprints, ainsi que le suivi des projets et l'attribution d'objectifs de haut niveau aux projets et aux tâches.

Planification

  • Il est possible de créer des tâches résumé, des tâches et des jalons et de les relier à l’aide de dépendances
  • Vous pouvez également spécifier la durée en jours, l'effort en heures (réalisé + restant = total) et le pourcentage réalisé
  • La formule pour convertir la durée en effort (et vice versa) utilise des journées de huit heures dès qu'une personne est affectée. Si plus d'une personne est affectée, l'effort est augmenté et la durée reste inchangée. Le mode de planification est fixé pour toutes les tâches au démarrage du projet: Durée Fixe, Travail Fixe, Unités Fixes.

Méthode de travail Agile

Dans la vue Tableau, les tâches peuvent être organisées selon différents critères, comme par exemple pour créer des groupes logiques de tâches ou bien pour mettre à jour l'état dans KANBAN. 

Pour les besoins d'une planification en Sprint, des Sprints peuvent être créés et des tâches affectées.

Suivi du projet

La vue “People” donne une vue d'ensemble simple et rapide de qui doit travailler sur quelle tâche et du niveau d'avancement.

Options supplémentaires et écarts

L'outil comprend une possibilité de planification étendue avec différents types de dépendances dans la version standard, aussi d'intervales. Le chemin critique peut être présenté de la même manière qu'avec Project Online, mais cela nécessite un plus haut niveau de licence (Project Plan 3).

On peut créer jusqu'à 10 champs personnalisés par projet. Par exemple, les champs suivants sont disponibles : Texte, date, nombre (décimal), Rollup possible (avec informations additionnelles), Oui/ No, champ de sélection.

Il y a un baseline.

Coûts ne sont pas encore disponibles.

Une application pour le suivi des temps manque également.

Les Arguments en faveur de Planner Premium (Project pour le Web)

Vues modernes

Planner Premium offre un bon mélange de meilleurs pratiques classiques et agiles. La vue Chronologie (Timeline)  montre un diagramme de Gantt et le tableau (Board) montre toutes les tâches sous forme de cartes avec un état d’avancement et des informations complémentaires.

Co-rédaction : Collaboration à un plan de projet

L'un des principaux avantages de ce nouveau service par rapport à Project Online est la possibilité de travailler ensemble sur un plan de projet, ce que l'on appelle la "co-rédaction".

En déléguant soigneusement certaines parties du plan à certaines personnes, on peut simplifier le travail de planification. Tous les membres du groupe Microsoft 365 appartenant à un projet peuvent éditer le planning simultanément. Les modifications apportées par d'autres utilisateurs sont affichées immédiatement. Cela permet un travail d'équipe lors de l'élaboration du planning.

L'intégration avec Microsoft Teams est facile car il y a une adresse web pour chaque projet qui peut être affichée comme onglet dans un channel de Teams. 

Gestion simple des ressources

Les ressources dans Planner Premium proviennent d'un groupe nouveau ou existant dans Microsoft 365 Groupes. Il n'existe actuellement aucune réserve de ressources pour la planification inter-projets comme dans Projet Online, mais il est posible d'ajouter des informations complémentaires aux ressouorces, telles que la disponibilité ou le service. Il n'est en revanche pas possible de planifier le coûts des ressources ou les coûts directs.

Si plusieurs personnes sont affectées à une tâche, il est possible de différencier avec la vue "Affectations" qui est responsable de commpléter telle ou telle partie. 

Nouvelle base technique

Contrairement à Project Online, Planner Premium n'est pas basé sur SharePoint, mais sur les groupes Microsoft 365 et le nouveau Dataverse (anciennement CDS). Cela fournit aux utilisateurs une plateforme qui peut être largement adaptée à leurs besoins individuels avec Power Apps, Power BI et Power Automate. De nouveaux tableaux tels que les risques, les problèmes et d'autres listes peuvent être créés et évalués en relation avec les projets et tâches du nouveau service.

Cependant il vous faudra des licences distinctes pour éditer et utiliser Power Apps, Power BI et Power Automate rendant cette option bien plus chère.

Dans Planner Premium, les limites suivantes s’appliquent mais sont suffisantes pour des projets de petite et moyenne taille et ne devraient pas représenter un problème pour les cas d’utilisation simples (source : Microsoft) :

  • 1 000 tâches
  • 20 liens par tâche
  • 600 liens entre les tâches maximum (prédécesseurs)
  • 20 personnes par tâche
  • 300 ressources maximum
  • 10 niveaux pour les tâches résumé
     

Pack de rapports pour Power BI

Microsoft offre un pack gratuit de rapports pour Power BI avec un certain nombre de rapports très utiles. Certains montrent des informations au niveau du portefeuille.

Project Online et Project Server toujours disponibles

Project Online continuera d'être offert et maintenu en termes de sécurité et de performance. Microsoft conserve toujours son offre de support complète.

Les utilisateurs peuvent donc continuer à construire leur environnement avec toutes les fonctionnalités nécessaires à la gestion de projets et de portefeuilles à l'échelle de l'entreprise sur Project Online.

Pour les installations locales, Microsoft Project Server 2019 sera toujours disponible avec support standard jusqu'au 01.09.2024 et support prolongé jusqu'au 14.07.2026. La version "Subscription Edition" de SharePoint Server, disponible depuis 2022, continuant à inclure Project Server, son utilisation au sein de l'infrastructure de l'entreprise est également assurée pour les années à venir. 

Les projets de Project Online et de Planner Premium peuvent être consultés via Project Home et peuvent être analysés conjointement dans Project Roadmap et via Power BI.

Les noms des services et leur abonnements associés :

  • Planner Premium est inclus dans l'abonnement au Microsoft Planner Plan 1
  • L'abonnement Project Online Professional est Project Plan 3  (contient également le Plan 1)
  • L'abonnement Project Online Premium est Project Plan 5  (contient également le Plan 3 et le Plan 1)
  • L'abonnement Project Online Essentials existe encore (a un prix plus avantageux pour Planner Plan 1)

Notre évaluation de Planner Premium (Project pour le Web)

Planner Premium offre une entrée facile dans le monde de la planification de projet classique combinée avec une gestion agile du travail.

L’outil propose une chronologie avec des tâches liées et une vue en tableau – une combinaison qui a tout son sens en termes d’usabilité et d’acceptation. La possibilité de travailler en parallèle sur un planning est largement appréciée par les utilisateurs de méthodes agiles.

Donc, si tout ce dont vous avez besoin est d’une planification simple pour une petite équipe et si vous n’avez pas besoin de fonctionnalités de gestion des ressources et de feuilles de temps, cela devrait amplement satisfaire à vos besoins. Nous avons hâte de voir quelles fonctionnalités Microsoft inclura dans les prochaines versions.

 

Accélérateur Project pour le Web / Accélérateur PPM pour Power Apps

L’accélérateur PPM pour Power Apps est une amélioration gratuite pour Planner Premium (anciennement Project pour le Web). Il s’agit d’une instance Power Apps préconfigurée qui donne les possibilités additionnelles suivantes :

  • Gestion du changement avec des vues d’ensemble sur les risques, les problèmes, les changements, les rapports d’avancement, les KPI et la gouvernance
  • Gestion des idées
  • Gestion de programme

Si nécessaire (et si les compétences nécessaires sont disponibles), la solution peut être adaptée et améliorée pour répondre aux besoins individuels. Une amélioration de ce type avec de nombreuses fonctionnalités supplémentaires est TPG ProjectPowerPack.

Par rapport à Project Online, l’accélérateur PPM pour Power Apps a toute de même de nombreuses limites (par exemple un maximum de 1 000 tâches, pas de baseline…)

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