TPG ProjectLink: Mehr Möglichkeiten im komplexen Umfeld von Multiprojekten und Programmen

Im Multiprojektmanagement und Programmmanagement ist der Austausch von Informationen zu Terminen, Arbeit, Kosten etc. über Projekte hinweg sehr wichtig. TPG ProjectLink ist ein Produkt für Microsoft Project Server und Project Online. Es ermöglicht diese wichtige Transparenz sehr einfach. Die folgende Grafik zeigt einen von 4 wichtigen Anwendungsfällen: Verbindung von Vorgängen aus verschiedenen Projekten zu Multiprojektübersichten mit Statusangaben für Lenkungsgremien. Weitere Anwendungsfälle finden Sie hier.

IHR VORTEIL

Erweitertes Multiprojektmanagement mit Microsoft Project / Project Online

  • flexibleres Arbeiten mit projektübergreifenden Verknüpfungen
  • schnellere Reaktionszeit bei Veränderungen in fremden Projekten
  • deutlicher Gewinn an Performance in Microsoft Project Server
  • Multiprojektübersichten für aktuelle Zustände im Programm
  • unternehmensübergreifende Verknüpfungen einfach realisierbar
  • einfacher grafischer Vergleich zwischen eigenen und fremden Vorgängen

Antworten auf häufige Fragen finden Sie im FAQ-Bereich.


Video: Wichtige Anwendungsfälle von TPG ProjectLink


Guter Überblick über wichtige externe Vorgänge

Über TPG ProjectLink verknüpft der Projektleiter externe Vorgänge mit der eigenen Planung im Microsoft Project Server / Project Online. Durch Spiegeln von Vorgängen bzw. Verknüpfen von Daten zu bestehenden Vorgängen im eigenen Zeitplan hat er stets den Überblick, welche externen Vorgänge sich wie verändert haben.

Das ist die Grundlage für eventuell notwendige Anpassungen.

Hier finden Sie die Beschreibung der möglichen Anwendungsfälle.

Multiprojektübersichten einfach und schnell erstellen

Multiprojektübersichten mit steuerungsrelevanten Informationen wie Meilensteinen und Status-Ampeln können automatisiert zusammengestellt und aktualisiert werden (bottom-up). Aus diesen übergeordneten Rahmenprojekten lassen sich Vorgaben mit TPG ProjectLink automatisiert in die Teilprojekte rückübertragen (top-down). Dieser Kreislauf ist die Grundlage, Programmmanagement durchgängig und komfortabel abzubilden.

Sehr komfortabel lassen sich auch weitere Details zu jedem verknüpften Vorgang anzeigen. Das ist z.B. wichtig für Multiprojektübersichten. Hier können Informationen zum Projektstatus in Form von Ampeln dem Lenkungsausschuss wichtige Hinweise auf den Projektzustand geben. Auch Notizen und sämtliche benutzerdefinierten Felder in Microsoft Project Server lassen sich leicht übertragen.

Hier finden Sie die Beschreibung der möglichen Anwendungsfälle.

Was bringt Ihnen dieses Produkt?

TreiberNutzen
Transparenz in MultiprojektenTPG ProjectLink bietet erhöhte Transparenz durch projektübergreifende Verknüpfungen von Vorgängen aus verschiedenen Projektplänen.
Roll-up ReportingTPG ProjectLink ermöglicht automatisch erstellte Multiprojektansichten mit Statusangaben für den Lenkungsausschuss.
übergreifende AbstimmungMit TPG ProjectLink lassen sich sehr einfach und gezielt Verknüpfungen von Vorgängen in Projektplänen auch über Unternehmensgrenzen hinweg erstellen. Das ist z.B. besonders interessant bei der Zusammenarbeit mit Zulieferern.
einfacher InformationsaustauschTPG ProjectLink lässt ein Spiegeln externer Projektvorgänge in den eigenen Projektplan zu. So lässt sich die Lage der Vorgänge grafisch gut vergleichen. In Beziehung stehende Projekte können aufeinander abgestimmt und Planungen angepasst werden.
stets aktuelle InformationTPG ProjectLink zeigt wichtige Informationen zu abhängigen oder führenden Projekten im eigenen Microsoft Project Plan an. Das spart viel Zeit durch verschlankte Kommunikation.
gesteigerte PerformanceDer Einsatz von TPG ProjectLink macht das Öffnen aller verknüpften Projekte überflüssig. Informationen sind sofort verfügbar. Das spart Zeit und steigert die Performance des gesamten Microsoft Project oder Project Online Systems.

Besonderheiten von TPG ProjectLink

  • als Datenquellen können neben Microsoft Project Server Sites auch Windows SharePoint Listen oder SQL-Datenbanken dienen
  • konfigurierbares Field Mapping für viele individuelle Anwendungsfälle
  • innovativer Task Picker für einfaches Einrichten der Verknüpfungen (Zugriffsrechte über das Rechtesystem des Microsoft Project Servers)
  • Spiegeln externer Vorgänge in den eigenen Terminplan, Vorschaufunktion und Update der verknüpften Informationen auf Befehl
  • TPG ProjectLink unterstützt auch das Ressourcenmanagement zwischen Projekt und Link

Kompatibilität:

  • Microsoft Project Online
  • Microsoft Project 2016
  • Microsoft Project 2013
  • Microsoft Project 2010

KUNDEN-FEEDBACK

„TPG ProjectLink sorgt für leichtes Handling von Verknüpfungen zwischen Projekten, Transparenz und letztlich eine gute Entscheidungsgrundlage. Besonders gefällt mir die Möglichkeit, zwischen verschiedenen Verknüpfungstypen auszuwählen.“

Jaap Van der Meulen, Program Manager, Elster Instromet

Anwendungsfall 1:
Multiprojektübersichten per „Milestone Roll-up“


Meilensteinübersicht aus bestehenden Programmen einfach erstellen
Relevante Meilensteine lassen sich einfach in einer Multiprojektübersicht zusammenstellen. Dazu wird im Meilensteinplan einfach ein Programm ausgewählt und dann importieren sich alle Meilensteine automatisch in diesen übergeordneten Microsoft Project Plan. Auch lassen sich so Terminpläne im Microsoft Project Format weitergeben, die nur Teilinformationen enthalten sollen.

Anwendungsfall 2:
Programmmanagement „Liefertermine“


Mehr Transparenz im Programm- und Teilprojektmanagement durch visualisierte Informationen
Automatisierte Bottom-up- und Top-down-Verlinkungen unterstützen das Zusammenspiel zwischen Programm- und Teilprojekten. Der Rollup der Meilensteine aus den Teilprojekten des Programms visualisiert übersichtlich die wichtigsten Termine für den Programmleiter. Ebenso lassen sich von der Programmebene Vorgaben in den Teilprojekten anzeigen. Die Teilprojektleiter können ihre Planung dann anhand der Programmvorgaben anpassen.

Anwendungsfall 3:
Projektübergreifende Verknüpfungen


Vereinfachte Projektplanung und Darstellung von Projektabhängigkeiten
Der Projektleiter wählt selbst, welche Vorgänge aus fremden Projekten er mit dem eigenen Terminplan verbinden möchte. Über den TaskPicker wählt er die freigegebenen Vorgänge fremder Projekte aus. Zudem stehen ihm mit Hard-, Soft- und Mirrorlink drei verschiedene Verbindungstypen zur Verfügung. Er kann entscheiden, ob sein Terminplan durch die Verknüpfungen von außen verändert werden kann (Hardlink / Mirrorlink) oder ob die Daten nur zur Information angezeigt werden sollen (Softlink).

Anwendungsfall 4:
Verteilte Planung in Projekt und Linie


Visuelle Unterstützung bei der Abstimmung zu Arbeitspaketen
In der Linienorganisation plant der Projektleiter grobe Arbeitspakete. Die Detailplanung der Arbeitspakete erfolgt dann durch die Linienmanager in eigenen Microsoft Project Plänen. Die Ecktermine aus der Detailplanung sieht der Projektleiter konsolidiert in seinem Plan. So ist in beiden Plänen der jeweils andere Stand sichtbar. Bei Abweichungen dient diese Visualisierung als Basis für die Einigung per Kommunikation.

Die gleiche Vorgehensweise lässt sich auch zwischen Projektleiter und Teilprojektleitern nutzen.
Hinweis: Die Ressourcenplanung in Matrixorganisationen unterstützt das Produkt TPG TeamManager.

Anwendungsfall 5: Ad-hoc-Abfragen auf Vorgangsebene

Als Projektleiter können Sie beliebige Abfragen auf Vorgangsebene einrichten. Ein Beispiel wäre die Anzeige aller Vorgänge aus verschiedenen Projekten innerhalb einer frei wählbaren Zeitspanne. Dabei müssen die einzelnen Projekte nicht geöffnet werden.

„Wir wissen, was gerade wo passiert, und sind über die Ressourcensituation im Bilde. Das gibt uns die notwendige Transparenz, um einschätzen zu können, wie sich bestimmte Änderungen in einem Projekt auf andere Projekte auswirken würden.“
Christian Nawrath, PMO-Leiter
Liebherr Components

> Case Study zu Liebherr


„Es ist das Detail, das hier den Unterschied macht. Das System bietet uns eine hohe Transparenz, die die Effizienz des Projektmanagements im gesamten Unternehmen erhöht. Es unterstützt unseren modularen Produktentwicklungsansatz, bei dem die Entwicklung des Produkts das Master-Projekt ist und in mehrere Teilprojekte aufgegliedert wird. Diese Multiprojektlösung, die wir mit TPG ProjectLink verwalten, gibt uns die nötige Transparenz, stellt die Abhängigkeiten unter den Projekten deutlich heraus und zeigt den Einfluss, den eine Verzögerung in einem der Teilprojekte auf das Master-Projekt hätte.“
Jörn Fritsche, Project Manager
Vaillant Group

> Case Study zu Vaillant


„Durch die Meilensteinübersichten in unseren Programmen haben wir jederzeit einfach auf Knopfdruck den aktuellen Stand der Projekte an den verschiedenen Niederlassungen. TPG ProjectLink sorgt zudem für leichtes Handling von Verknüpfungen zwischen Projekten, Transparenz und letztlich eine gute Entscheidungsgrundlage. Besonders gefällt mir die Möglichkeit zwischen verschiedenen Verknüpfungstypen auszuwählen.“
Jaap Van der Meulen, Program Manager
Elster Instromet

 

„Lonza’s Microsoft Project Server solution with TPG PSLink® for SAP integration and TPG ProjectLink for multi-project management enhancements has also made collaboration easier – especially between teams and across different projects.“
Peter Zenk, Project Leader Global EPM Implementation
Lonza AG
 

„Die TPG Lösung automatisiert bislang manuelle Tätigkeiten: TPG ProjectLink aggregiert alle Microsoft Project Detailpläne zu einem Gesamtprojektplan. TPG PSLink® überträgt dessen Strukturen und Termine nach SAP. Die Plandaten zu Kosten und Arbeit aus den Detailplänen integriert TPG PSLink® direkt mit SAP. Alles ist jetzt einfacher dank dieser Produkt-Kombination.“
Reiner Schwarz, Projektmanager
Airbus Defense & Space

 

„Mit TPG ProjectLink lassen sich sehr einfach Verknüpfungen zwischen Projekten einrichten. Statusabfragen über Programme aus verschiedenen Unterprojekten sind uns durch die hierarchische Organisation dieser Verknüpfungen möglich. Auch können wir Zielvorgaben an die Unterprojekte weitergeben und Statusinformationen von dort zurückerhalten. Die flexible Konfiguration ermöglicht uns, nach Bedarf verschiedene Typen von Verlinkungen einzurichten. Ebenso nutzen wir TPG ProjectLink als Schnittstelle zu anderen SQL-basierten Datenbanken. Alles in allem ist TPG ProjectLink ein mächtiges Add-in-Produkt zu Microsoft Project Server, das wir in unserer Projektorganisation täglich intensiv einsetzen.“
Dr. Günther Burget, Project Office
Intel Mobile Communications GmbH

Airbus (DE, FR)
Continental (DE)
DESY (DE)
ELM Information Security (SA)
Elster Instromet (BE)
Fischer Clinical Services (CH)
GE Inspection Tech. (DE)

GSI (DE)
Harman International (DE, US)
Intel Mobile Communicat. (DE)
Liebherr Components (DE)
Migros (CH)
Orange (UK)
Paul Scherrer Institut (CH)

Rheinmetall (CH, DE, AT, CA)
SEW Eurodrive (DE)
Siemens (DE)
Vaillant Group (DE)
Volkswagen (DE)
etc.

1. Wer braucht TPG ProjectLink?

TPG ProjectLink richtet sich an alle Anwender von Microsoft Project Server oder Project Online, die in einer komplexen Multiprojekt- / Programmumgebung erkennen, dass die Microsoft Tools „out of the box“ (= Basisfunktionen) Grenzen haben. Das Add-on TPG ProjectLink überwindet diese Grenzen und ermöglicht wichtige Anwendungsfälle im Multiprojekt- / Programmmanagement, die mit den Microsoft Basisfunktionen nicht oder nur sehr unkomfortabel umzusetzen wären.
 

2. Wie funktioniert TPG ProjectLink technisch?

TPG ProjectLink setzt auf MS Project Server oder Project Online als Basis auf und erweitert deren Möglichkeiten im Multiprojekt- / Programmmanagement. Als Add-on im MS Project Client liest TPG ProjectLink die Daten direkt vom Project Server / Online. Die Quellprojekte werden nicht verknüpft oder verändert, was ein wichtiger Unterschied zur Microsoft Basisfunktion ist. So bleibt jeder Projektleiter „Herr“ seines eigenen Planes und muss nicht befürchten, dass sein Plan von außen unkontrolliert verändert wird.
 

3. Lässt sich TPG ProjectLink an die Prozesse im Unternehmen anpassen?

Ja, TPG ProjectLink lässt sich sehr gut an Ihre Prozesse anpassen. Sie müssen Ihre Prozesse also nicht zwangsläufig gemäß der neuen Multiprojekt- / Programmlösung verändern. Das erhöht die Akzeptanz der Lösung.
 

4. Warum brauchen wir ein Add-on zu Project Server / Project Online für Programmmanagement?

Microsoft Project Server und Project Online haben in der Basisfunktion die folgenden wichtigen technologischen Einschränkungen:

  • für das Einrichten eines projektübergreifenden Links benötigen Sie Schreibrechte für beide betroffenen Projekte
  • Verknüpfung können Sie nur durch Abhängigkeit (= Vorgänger- / Nachfolgerbeziehung) zwischen 2 Vorgängen realisieren
  • Sie haben keine übersichtliche Vorschaufunktion, auf der Sie erkennen können, wie sich das Übernehmen zeitlicher Änderungen im Quellprojekt auf Ihr Zielprojekt auswirken wird. Das ist unkomfortabel
  • komplexes Programmmanagement können Sie mit den Basisfunktionen nur sehr schwer abbilden
  • bei vielen verknüpften Projekten kann Ihr Project Server / Project Online Performance-Probleme bekommen
     

5. Was kann TPG ProjectLink besser bei Verknüpfungen von Vorgängen zwischen Projekten?

Die folgenden Gründe sprechen für TPG ProjectLink im Multiprojekt- / Programmmanagement:

  • Sie benötigen zum Einrichten von Verknüpfungen keine Schreibrechte auf fremde Projekte.
  • Das Tool liest nur Daten zu den fremden Projekten vom Project Server / Project Online, verändert die Quellprojekte selbst aber nie.
  • Quellprojekte müssen Sie nicht erst öffnen, um neue Links zu erzeugen oder aktuelle Informationen im Zielprojekt zu erhalten. Dies wirkt sich positiv auf die Systemperformance aus.
  • Da Informationen schneller zur Verfügung stehen, sparen Ihre Projektleiter und Entscheidungsgremien Zeit.
  • TPG ProjectLink bietet Ihnen verschiedene Arten von Verlinkungen, die Sie je nach Bedarf einsetzen können:
    • 1:1-Verlinkungen wie zum Beispiel Informationen eines externen Vorgangs in benutzerdefinierten Feldern (Softlink)
    • die Kopie eines externen Vorgangs als eigene Zeile (Mirrorlink) oder
    • eine Liste von Vorgängen aus diversen externen Projekten (Meilenstein-Roll-ups)
  • Sie finden notwendige Quellvorgänge für Ihr Projekt schnell durch die Auswahl über den benutzerfreundlichen TaskPicker. Dies ist ein Dialog zum direkten Anzeigen eines externen Projektes ohne kompliziertes Öffnen und Einfügen desselben in Ihren Projektplan.
  • In der Microsoft Basisfunktion funktionieren Liefergegenstände (Deliverables) nur im Project Web Access (PWA). Sie können zudem nur Termininformationen übertragen. Mit TPG ProjectLink arbeiten Sie über PWA Grenzen hinweg.
  • Je nach Konfiguration können Sie beliebige weitere Informationen zum Quellvorgang mit in Ihr Projekt übernehmen.


6. Welche Vorgänge aus anderen Projekten kann ich als Projektleiter in mein Projekt verlinken?

Mit TPG ProjectLink können Sie prinzipiell jeden Vorgang von Projekten verlinken, auf die Sie Leserechte haben. Bei Bedarf lässt sich dies auch erweitern auf Projekte, für die gemäß Project Server Berechtigung keine Leserechte bestehen.


7. Welche verschiedenen Linktypen bietet mir TPG ProjectLink?

1) Softlinks: Verknüpfungen mit dem Quellvorgang werden im Zielplan nur rein informativ in derselben Zeile wie der Zielvorgang angezeigt. Es besteht keine Verknüpfung und hat keine terminliche Auswirkung auf die Zielvorgänge.
2) Mirrorlink: Diese 1:1-Verknüpfung legt im Zielplan einen eigenen Vorgang in einer neuen Zeile an. Dieser ist mit der Quelle wie ein Hardlink verknüpft und kann rein informativ genutzt werden, wenn innerhalb des Zielplans keine Verknüpfung mit anderen Vorgängen erfolgt.
3) Roll-up: Eine Möglichkeit, per Mausklick mehrere Quellvorgänge in einer Aktion als eine Liste von Vorgängen im Zielprojekt zu erzeugen. Frei konfigurierbar.
4) Hardlink: Hiermit kann direkt in die Terminplanung eingegriffen werden. Bei einem Hardlink wird kein neuer Vorgang im Ziel-Terminplan angelegt. Stattdessen schreibt dieser Linktyp direkt in die Termine des Zielvorganges und erzwingt damit Terminverschiebungen.


8. Ist es einfach, mit TPG ProjectLink eine Verknüpfung zwischen Vorgängen aus verschiedenen Quellprojekten mit meinem Zielprojekt herzustellen?

Ja, das ist sehr einfach, weil Sie der TaskPicker hier hervorragend unterstützt. Das folgende Bild zeigt die Oberfläche des TaskPickers und die einzelnen Schritte:
1) Linktyp wählen
2) Projekt aus der Liste wählen
3) zu verknüpfenden Vorgang wählen
4) Button zum Einrichten der Verknüpfung anklicken

9. Ist es einfach, mit TPG ProjectLink Multiprojektübersichten zu erstellen?

Ja, das ist sehr einfach über die Rollup-Funktion. Das Vorgehen ist im folgenden Bild des TaskPickers beschrieben:
1) Linktyp „Roll-up“ wählen
2) Vorschau der Vorgänge aufrufen
3) zu verbindende Vorgänge anklicken
4) per Button-Klick die Vorgänge im geöffneten Projekt erzeugen

10. Wie kann ich als Programmleiter wichtige Meilensteine aus unterschiedlichen Projekten heraus übersichtlich darstellen? Was sind die Vorteile?

Per One-Klick erstellen Sie über den Linktyp „Roll-up“ (Bottom-up-Information aus Teilprojekten) die Verknüpfungen zu einem zentralen Programmplan. Dieser Programmplan zeigt dann nur die Informationen, die für das Steuerungsgremium wichtig sind (Meilensteine und Vorgänge). Das reduziert die Komplexität und Sie können sich auf die wichtigen Punkte konzentrieren.

11. Wie unterstützt mich TPG ProjectLink beim Programmmanagement durch Top-down-Planung?

Durch Softlinks blenden Sie als Teilprojektleiter die Programmvorgaben in Ihrem Projekt ein. Ihr Vorteil: Das Programmmanagement verändert nicht von außen die Teilprojekte; als Teilprojektleiter haben Sie die volle Kontrolle über Ihren Terminplan, aber trotzdem ist eine Top-down-Planung durch das Programmmanagement möglich.

12. Wie kann ich mit TPG ProjectLink Abhängigkeiten zwischen Projekten darstellen?

Sie wählen über den Task-Picker die Vorgänge aus den Quellprojekten, die Sie benötigen, und verbinden diese jeweils mit den passenden Linktypen. Der Vorteil: Im Unterschied zu MS Project Server / Project Online stehen mehrere Verknüpfungsmöglichkeiten zur Verfügung: 1:1-Verlinkungen wie zum Beispiel Informationen eines externen Vorgangs in benutzerdefinierten Feldern (Softlink), die Kopie eines externen Vorgangs als eigene Zeile (Mirrorlink) oder eine Liste von Vorgängen aus diversen externen Projekten (Meilenstein-Rollups). Für Details siehe auch Frage 7 zur Beschreibung der Linktypen.

13. Wie unterstützt mich TPG ProjectLink bei der Planung in der Linienorganisation?

Durch intelligentes Einsetzen von Softlinks können Sie Informationen zwischen Projektplan und Linienplan austauschen und dadurch eine verteilte Planung (Grob- / Detailplanung) realisieren. Der Vorteil: Die Projektpläne bleiben schlank und die Linienverantwortlichen haben ihre eigenen Pläne für die Ressourcenauslastung.

14. Kann ich unternehmensübergreifende Verknüpfungen z.B. für Zulieferbetriebe realisieren?

Ja, das geht. TPG ProjectLink ist in der Lage, MS Project Server-übergreifende Links herzustellen. Außerdem lassen sich auch Daten aus anderen Datenquellen zur Verfügung stellen (z.B. SharePoint Listen, SQL-Datenbanken). Sehr einfach lässt sich dies über Project Online in der Microsoft Cloud realisieren.

15. Kann TPG ProjectLink auf andere Datenquellen zugreifen und diese in meinen Projekten zur Verfügung stellen?

Ja, das geht. Sie können SharePoint Listen und SQL-Datenbanken durch entsprechende Konfiguration abfragen lassen, um sie mit den Vorgängen des Zielprojekts zu verknüpfen.

16. Welche Daten lassen sich über TPG ProjectLink austauschen und was ist der Vorteil zu Project Server / Project Online?

Die Basisfunktion von Microsoft Project Server stellt alle Informationen eines Vorgangs aus dem Quellprojekt ungefiltert in den Zielprojekten zur Verfügung. Mittels TPG ProjectLink lässt sich aber konfigurieren, welche Informationen tatsächlich sichtbar sind.

17. Macht es einen Unterschied bei TPG ProjectLink, ob ich Microsoft Project Server oder Project Online verwende?

Nein, es gibt keinen Unterschied. Alle Möglichkeiten und Anwendungsfälle von TPG ProjectLink stehen Ihnen sowohl „on premises“ als auch in der Cloud-Lösung zur Verfügung.