Clevere Prozessautomation für Kollaboration im Team

Die Microsoft 0ffice 365 Services umfassen eine große Palette unterschiedlicher Produktivitäts- und Planungs-Tools. Diese lassen sich zum Optimieren individueller Arbeits- und Planungsprozesse kombinieren. Das unterstützt die digitale Transformation und Ablöse manueller sowie veralteter Prozesse.

Nachfolgend finden Sie ein Beispiel für eine Kollaborations-Plattform zum Verbessern der Zusammenarbeit im Team. Diese Lösung lässt sich „auf Knopfdruck“ schnell und automatisiert immer wieder neu erstellen und individuell anpassen, da ausschließlich Dienste aus der Microsoft Cloud kombiniert und miteinander integriert werden.

Zentrale Stelle mit allen Tools und Informationen

Das Ziel der Lösung ist, eine zentrale Plattform (Hub) für die Teamarbeit bereitzustellen. Dieser Hub integriert verschiedene Office 365 Anwendungen und Services. Somit findet jedes Teammitglied sofort alle nötigen Tools und relevanten Informationen an einem zentralen Platz.

Unter größtmöglicher Prozessautomatisierung kann die Lösung

  • die verantwortliche Person beim Aufsetzen eines Teams unterstützen und
  • alle benötigten Werkzeuge für die Zusammenarbeit der Teammitglieder bereitstellen.

Geeignet ist diese Kollaborations-Plattform etwa im Programmmanagement, Projektmanagement oder Aufgabenmanagement in Verbindung mit der Dokumentation von Meetings.

IHR NUTZEN

Die Vorteile einer Plattform für Office 365 Kollaboration

  • Prozesse optimieren: Abbilden, Automatisieren und Zentralisieren von Prozessen. Das spart Zeit und erleichtert die Zusammenarbeit.
  • Transparenz steigern: Zentrale Datenhaltung ermöglicht jederzeit den vollen Überblick über den Prozess und das schnelle Erstellen von Berichten. 
  • Potenzial ausschöpfen: Richtig genutzt erfordert die clevere Kombination der Office 365 Tools in der Regel keine weiteren Werkzeuge.
  • Standardtechnologie nutzen: 0ffice 365 Lösungen sind schnell konfiguriert, arbeiten zuverlässig und nutzen Standardtechnologien. Individualentwicklungen sind nicht nötig.
  • Investition schützen: Tools von Microsoft schaffen, auch durch ein sehr großes weltweites Partnernetz, Sicherheit für die Zukunft.

Module der Office 365 Kollaborations-Lösung

Nachfolgende sind die Module der oben abgebildeten Grafik kurz erklärt:


Microsoft PowerApps: Definition des Projekts

Zuerst erstellt eine berechtigte Person über eine (mobile) App ein neues Projekt. Dies erfolgt unter Eingabe von Projektname, Projektbesitzer und Teammitgliedern. Über einen Workflow ist bei Bedarf noch ein Genehmigungsprozess integriert. Zudem wird automatisch eine 0ffice 365 Gruppe mit verschiedenen Elementen angelegt. 


Microsoft Teams: Der zentrale Hub

Automatisch wird ein Team in Microsoft Teams angelegt. Teams ist der zentrale Hub für die Kommunikation und Kollaboration der Teammitglieder. Hier sind alle Funktionen und Services in die Tab-Navigation eingebunden. So ist der zentrale Zugriff auf alle Tools möglich. So werden z.B. die Microsoft Project Website und der Terminplan direkt in Teams bereitgestellt.


Microsoft SharePoint: Bündeln von Informationen

Automatisch steht eine 0ffice 365 Gruppe mit der Project Site in Microsoft SharePoint zur Verfügung. Diese beinhaltet eine Dokumentenbibliothek und die Ablageoption für immer wieder benötigte Vorlagen.


Microsoft OneNote: Dokumentieren von Meetings und mehr

Im automatisch angelegten Microsoft OneNote lassen sich strukturiert etwa Protokolle und Notizen zu Meetings erstellen. Texte, Grafiken, Bilder, Listen und multimediale Dateien sind damit bequem zu verwalten.


Microsoft Planner: Verwalten von Aufgaben

Der in die Lösung integrierte Microsoft Planner ermöglicht das Anlegen und Verwalten von Aufgaben. Diese sind in Gruppen, in sogenannten „Buckets“ (z.B. nach Kanban Logik), gegliedert. Außerdem lassen sich Aufgaben mit anderen 0ffice 365 Tools synchronisieren (z.B. Outlook).


Microsoft Power BI: Erstellen der Reports

Die Reporting-Funktionen von Microsoft Planner sind limitiert. Aber durch das integrierte Power BI lassen sich die Daten aus dem Planner bequem in modernen, aussagekräftigen und auch interaktiven Berichten visualisieren. 


Microsoft Flow: Workflows im Hintergrund

Microsoft Flow ist ein Cloud Tool, mit dem die Workflows über die beteiligten Tools und Services hinweg erstellt und automatisiert werden. Es ist das verbindende Element zwischen den oben beschriebenen Modulen.


Project Online: Optionale Anbindung für Projekte

Wird ein leistungsstarkes Tool für Projektmanagement benötigt, so lässt sich die Lösung um Project Online erweitern. Damit lassen sich Vorgänge aus dem Projektplan in Planner importieren, wo die Aufgaben im Detail zu planen und zu managen sind. Die Ergebnisse werden wieder nach Project Online zurückübertragen.


Sicheres Umsetzen Ihrer Office 365 Lösung

Der Schwerpunkt der Office 365 Lösungsberatung von TPG The Project Group liegt auf Prozessen und Anwendungen für:

  • Kollaboration
  • Projektmanagement
  • Portfoliomanagement
  • Ressourcenmanagement

Benötigen Sie Unterstützung, so beraten Sie die TPG Experten zur passenden Lösung und helfen beim Umsetzen. Damit erhalten Sie genau die auf Ihre Bedürfnisse passende Kombination von Office 365 Services für Ihr Projektumfeld.

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