TPG Project2Teams: die zentrale Plattform zur Kommunikation in Project Online Lösungen

Passen die Kommunikation und der Informationsaustausch zwischen den Projektbeteiligten nicht, so stößt selbst die beste Projektplanung an Grenzen. Die Abstimmung zu Projekten erfolgt meist noch ausschließlich in Online- und Offline-Meetings sowie per E-Mail. Dokumente liegen in File-Systemen, auf die nicht alle Mitwirkenden zugreifen können. Die Beteiligten stets auf dem aktuellen Informationsstand zu halten, ist bei so vielen Kommunikationskanälen schwer.

Damit sind Probleme vorprogrammiert: Beteiligte arbeiten eventuell mit unterschiedlichen, lückenhaften oder gar veralteten Informationen. Und das bremst die Abwicklung Ihrer Projekte. Wie können Sie sicherstellen, dass dies nicht so ist? Hier hilft ein Microsoft Teams Hub in Verbindung mit Project Online.

Die schlüsselfertige Lösung TPG Project2Teams sorgt dafür, dass Informationslücken in Ihrem Projektteam gar nicht erst aufkommen: Sobald Sie Ihrem Projekt Ressourcen zugewiesen haben, erstellt die Lösung automatisch ein zentrales Projektteam in der Kollaborationsplattform Microsoft Teams. Hier hat Ihr Team jederzeit Zugriff auf alle wichtigen Daten.

Zudem bietet Microsoft Teams eine Vielzahl von Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, wie z.B. Einzel- und Team-Chats oder Video-Conferencing, das gemeinsame Bearbeiten von Dokumenten und den Zugriff auf die Microsoft Office 365 Tool-Palette.

Der Prozess: Vom Projekt zum Microsoft Teams Hub

  • Schritt 1: Der Projektleiter weist seinem Projekt Ressourcen zu.
  • Schritt 2: Sobald die Ressourcen angelegt sind, überträgt der Workflow von TPG Project2Teams diese in Microsoft Teams.
  • Schritt 3: Die gesamte Projektkommunikation erfolgt ab jetzt zentral über den projektspezifischen Microsoft Teams Hub: Kommunikation über Chats und Online-Meetings sowie Zugriff, Upload und gemeinsames Bearbeiten projektrelevanter Dokumente etc.    

IHR NUTZEN

Was Sie von dieser zentralen Microsoft Teams Hub Kommunikationslösung haben

  • Einfache Kooperation: Direkt über den Microsoft Teams Hub können Sie gemeinsam Dokumente bearbeiten und im Projekt-Team kommunizieren.
  • Zentraler Zugriff: Alle wichtigen Dokumente und die elektronische Kommunikation finden Ihre Teammitglieder an zentraler Stelle mit rollenspezifischen Zugriffsrechten.
  • Erweiterbarer Nutzerkreis: Fügen Sie in Microsoft Teams jederzeit neue Projektbeteiligte in den jeweils benötigten Rollen hinzu. 
  • Individuell anpassbar: Triggern Sie den TPG Project2Teams Workflow, wie Sie es wünschen: als Teil eines bestehenden SharePoint Workflows oder in festgelegten Zeitintervallen.
  • Flexibel erweiterbar: Kombinieren Sie Ihre Lösung mit weiteren Office 365 Produktivitäts-Tools, wie z.B. Microsoft Planner, SharePoint Online oder Outlook etc.
  • Zukunftssichere Technologie: Setzen Sie auf Microsoft Standards statt auf Abhängigkeit durch Individualentwicklung.

Video: MS Teams Hub automatisch erstellen

Darstellung des Anwendungsfalls von TPG Project2Teams zur automatischen Anlage einer Teams Gruppe aus Project Online.

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Was umfasst TPG Project2Teams?

Durch remote-Implementierung ist die TPG Project2Teams Lösung schnell realisiert und einsatzbereit. Sie bekommen im schlüsselfertigen Komplettpaket u.a. Folgendes:

  • Konfiguration von Azure Serverless Functions
    • Abrufen der Ressourcen eines Projekts in Project Online
    • Erstellen einer projektspezifischen Teamumgebung in Microsoft Teams
       
  • Zwei unterschiedliche Ausführungsmodi des Prozesses stehen zur Verfügung
    • Geplante Ausführung in definierten Zeitintervallen
    • Integration in einen bereits bestehenden SharePoint-Workflow

Klare Liefergegenstände und individuelle Anpassung

Aktivitäten: Durchführen Kick-off und Konfigurationsworkshop, Aufsetzen TPG Project2Teams, Erstellen Konfigurationsdokumentation, Systemübergabe und Abnahme

Liefergegenstände: Konfigurationsdokumentation

Dauer: ca. 1-2 Wochen


Lizenzen für die eingesetzten Tools

Bitte stellen Sie vorab sicher, dass die lizenztechnischen Voraussetzungen erfüllt sind. Um TPG Project2Teams zu betreiben, benötigen Sie Lizenzen für die folgenden Microsoft Produkte:

  • Project Online
  • Azure Functions
  • Microsoft Teams

Entweder haben Sie die benötigten Lizenzen schon oder Sie erwerben die Office 365 Lizenzen bequem über TPG.