Für das Einführen von neuen Software-Tools ist User Adoption ein wichtiger Erfolgsfaktor. Es dient dazu, die künftigen Tool-User langfristig für die Neuerung zu gewinnen. Nur so lässt sich sicherstellen, dass ein neues Projektmanagement-Tool oder -Umfeld auch wirklich akzeptiert und nachhaltig erfolgreich genutzt wird.
Ohne begleitende User Adoption bei der Vorbereitung und Implementierung selbst wird das neue Projektmanagement-Tool nicht den erwarteten Nutzen und Return on Invest bringen. Aber mit der richtigen Vorgehensweise sind Sie auf dem Weg zu einer nachhaltigen Lösung.
Nicht nur die technische Bereitschaft und Infrastruktur sind bei einer Tool-Implementierung wichtig, wesentlich für den Erfolg sind auch prozessuale und menschliche Komponenten. People, Process und Tool führen gemeinsam zum Ziel.
Vor Beginn des Einführungsprojekts sollten wichtige Fragen geklärt werden. Damit erhöhen Sie die „Change Readiness“ im Unternehmen. Beispielhafte Fragen sind:
| Sponsor:in | Haben Sie die Unterstützung aus dem Top Management? | |
| Stakeholder | Gibt es eine Liste der wesentlichen Betroffenen und sind sie mit an Bord? | |
| Betriebsrat / Personalrat | Ist der BR / PR frühzeitig und ausreichend informiert? Ist er auch einverstanden? |
| PM / PMO-Prozesse | Gibt es einheitliche Projektmanagementstandards & -methoden sowie ggf. ein Projekthandbuch? Sind Rollen und Prozesse definiert und werden diese gelebt? | |
| Ressourcenplanung | Ist bereits festgelegt, wer sich um die Methoden und Prozesse für die Ressourcenplanung kümmert? | |
| Change Management | Ist bereits geregelt, wer sich um die Begleitung der Involvierten im Veränderungsprozess kümmert? |
| Training | Wissen Sie schon, wer welches Training bekommt – Admin, Key User, User nach Rolle? | |
| Datenmigration | Gibt es einen Plan für die Übernahme von existierenden Daten? | |
| Infrastruktur | Ist Ihre IT (regional / global) mit den Systemanforderungen für die neue Lösung vertraut? |
Festhalten am alten System und Prozessen: „Ich bin so an das alte System gewöhnt … Was passiert, wenn ich mit dem neuen System nicht klarkomme?“
Unverständnis oder andere Sichtweise: „Ich verstehe den Sinn und den Nutzen der neuen Anwendung einfach nicht / Ich sehe das ganz anders.“
Zu viel Mehraufwand und wenig persönlicher Nutzen: „Ich sehe für mich nicht den Vorteil, der den Mehraufwand auf meiner Seite rechtfertigen würde.“
Angst vor Überforderung: „Ich befürchte, dass ich mit den Anforderungen des neuen Systems überfordert sein werde.“
Skepsis wegen zuvor missglückter Systemeinführungen: „Die früheren Systemeinführungen sind alle gescheitert. Was garantiert, dass es dieses Mal anders wird?“
Alle Personen, die an dem Projekt zur Einführung des Tools und später daran beteiligt sind, müssen sich zunächst über Folgendes im Klaren sein:
Bevor Sie sich also für Einführung einer neuen Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement-Lösung entscheiden, ist Ihre „Change Readiness“ zu prüfen und zu erhöhen. Mit dem Wissen aus Hunderten von Lösungs-Implementierungen in über 25 Jahren begleitet Sie TPG The Project Group hierbei zuverlässig.
User Adoption ist beispielsweise ein Teil der QuickStart Lösungen für TPG ProjectPowerPack.
Sie möchten völlig unverbindlich in einem persönlichen Beratungsgespräch online klären, wie Sie Ihr Projekt-, Portfolio-, Ressourcen- und Aufgabenmanagement auf den nächsten Level heben können? Sehr gerne! Gemeinsam sprechen wir über Ihre Fragen, Ihre Anforderungen sowie mögliche nächste Schritte.
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