Microsoft bündelt seine Lösungen für Projektmanagement und Aufgabenverwaltung. Seit August 2025 werden Project for the Web, To Do und die bisherige Microsoft Planner App zu einer einheitlichen Lösung verschmolzen: dem neuen Microsoft Planner.
Damit gibt es künftig ein zentrales Tool für alle Ebenen der Planung – von einfachem Task-Management bis hin zu komplexen Projekt- und Portfolioworkflows. Unternehmen, die bisher Project for the Web eingesetzt haben, wechseln damit automatisch in den neuen Microsoft Planner.
Für den Einsatz benötigen Sie eine der folgenden Lizenzen:
Details und aktuelle Preise finden Sie auf der offiziellen [Microsoft-Lizenzseite].
Unser Lesetipp im TPG Blog:
Microsoft Project for the Web wird zu Planner – was Sie jetzt wissen müssen
Microsoft entwickelt den Planner kontinuierlich weiter (siehe Roadmap der geplanten Änderungen). Gerade für Unternehmen, die bisher Project for the Web genutzt haben, bietet der Umstieg auf den neuen Microsoft Planner eine zukunftssichere Basis für Projektmanagement und Ressourcenplanung.
In der Tabelle unten finden Sie einen Vergleich der verschiedenen Planner-Versionen mit weiteren Tools wie Project Online und TPG ProjectPowerPack.
Die Vorgänge können in der Board Ansicht nach diversen Kriterien angeordnet werden, um z.B. logische Gruppen von Aufgaben zu bilden oder um den Status zu aktualisieren.
Für die Sprintplanung können Sprints angelegt und Aufgaben zugeordnet werden.
In der Ansicht „Personen“ kann schnell und einfach überblickt werden, wer an welcher Aufgabe arbeiten soll sowie den Fortschrittsgrad dazu.
Pro Projekt können Ziele definiert werden, mit Laufzeit und zugeordneten Arbeitspaketen. Vorgänge aus dem Terminplan können mit den Arbeitspaketen verbunden werden, um den Fortschritt und die Termineinhaltung zu erkennen.
Eine Terminplanung mit verschiedenen Arten von Verknüpfungen gibt es im Standard, Zeitabstände auch. Der kritische Pfad ist darstellbar wie in Project Online, erfordert aber eine höhere Lizenz (Planner + Project Plan 3).
Es können bis zu 10 benutzerdefinierte Felder pro Projekt angelegt werden. Hierbei stehen z.B. folgende Feldtypen zur Verfügung: Text, Datum, Nummer (dezimal), Rollup möglich (mit Zusatzangaben), Ja/Nein, Auswahlfeld. (Hinweis: Diese Felder gelten pro Projekt und sind keine „Enterprise“-Felder, die projektübergreifend verfügbar sind.)
Es gibt einen einzigen Basisplan.
Kosten stehen nicht zur Verfügung.
Auch eine App zur Zeitrückmeldung gibt es nicht.
Microsoft Planner bietet einen Mix aus Ansichten der klassischen und agilen Welt. Die Ansicht Zeitachse bietet ein Gantt-Chart und in der Ansicht Board können die Vorgänge nach ihrem Status mit Karten dargestellt werden.
Ein Vorteil von Microsoft Planner gegenüber Project Online ist die Möglichkeit, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Projektplan arbeiten können – dank Co-Authoring.
Indem einzelne Teile des Plans an Teammitglieder delegiert werden, vereinfacht sich die gesamte Planung. Alle Mitglieder der zugehörigen Microsoft 365 Gruppe können den Plan parallel bearbeiten – und Änderungen werden sofort sichtbar. So entsteht echte Teamarbeit direkt beim Aufbau des Projektplans.
Auch die Integration in Microsoft Teams ist unkompliziert: Jede Planung besitzt eine eigene Webadresse, die sich als Registerkarte in einem Teams-Kanal einbinden lässt.
Die Ressourcen bei Planner kommen über eine neue oder existierende Gruppe aus Microsoft 365 Gruppen. Einen Ressourcenpool zur projektübergreifenden Planung wie in Project Online gibt es derzeit noch nicht, aber die Ressourcen können mit Zusatzdaten wie Verfügbarkeit oder Abteilung angereichert werden. Es können keine Kosten von Ressourcen oder direkte Kosten geplant werden.
Bei der Zuordnung mehrerer Personen zu einem Vorgang kann über die Ansicht „Zuordnungen“ unterschieden werden, wer welchen Teil davon erledigen soll.
Der neue Project Manager Agent in Microsoft Planner bringt künstliche Intelligenz direkt in Ihr Projektmanagement. Wie ein virtueller Projektmanager unterstützt er Sie dabei, Projekte intelligenter und effizienter zu planen, zu steuern und zu berichten.
Sie beschreiben einfach Ihr Projektziel (optional mit passenden Dokumenten) und der Agent erstellt automatisch einen strukturierten Plan mit Aufgaben, Laufzeiten und Abhängigkeiten. Darüber hinaus kann er sogar bestimmte Aufgaben eigenständig erledigen – etwa Recherchen oder Status-Updates – und die Ergebnisse direkt in Microsoft Loop Seiten einbetten.
Was Copilot kann:
Warum das wichtig ist:
Voraussetzungen
Sie benötigen eine Microsoft 365 Copilot Lizenz sowie entweder Planner Plan 1, Project Plan 3 oder Project Plan 5, um die Premium-Funktionen nutzen zu können.
Ideal für: Projektmanager, Teamleiter und Fachbereiche, die schneller Ergebnisse liefern möchten – ohne die Kontrolle zu verlieren. Während die KI die Hauptarbeit übernimmt, können sich Teams ganz auf Entscheidungen und Resultate konzentrieren.
Der folgende Screenshot von Planner in Microsoft Teams zeigt den neuen Tab „Berichte“ mit einem Startbildschirm. Auf diesem steht: „Beginnen Sie mit der Erstellung eines Statusberichts mit KI.“ Von hier aus können User den Berichtszeitraum auswählen und optional angeben, welche Inhalte der Statusbericht abdecken soll. Der Bereich „Letzte Berichte“ zeigt fünf zuvor erstellte Reports, die die User auswählen und aufrufen können.
Microsoft Planner speichert die Daten in Dataverse (ehemals CDS). Damit steht Anwendenden eine Plattform zur Verfügung, die sich mit Power Apps und Power BI sowie Power Automate sehr umfangreich an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt. Dort lassen sich z.B. neue Tabellen wie Risiken, Probleme und andere Listen in Verbindung mit den Vorgängen des neuen Service erstellen und auswerten.
Für Power Apps und Power BI und Power Automate sind zusätzliche Lizenzen zum Bearbeiten bzw. Benutzen erforderlich.
In Planner sind momentan folgende Datenmengen zugelassen, die für kleine und mittlere Projekte sicher ausreichend sind (Quelle: Microsoft):
Microsoft stellt auch auch ein Report-Pack mit einigen vorgefertigten Berichten zur Verfügung, mit denen auch projektübergreifende Auswertungen möglich sind.
Project Online bleibt weiterhin verfügbar und wird in Bezug auf Sicherheit und Performance gepflegt. Microsoft unterstützt das Produkt nach wie vor.
Das neueste Update dazu finden Sie hier: Video auf YouTube ansehen.
Unternehmen können also sicher sein, dass ihre Investition geschützt ist und Project Online mit allen Funktionen für das unternehmensweite Projekt- und Portfoliomanagement weiterhin einsetzen, um ihre Umgebung aufzubauen.
Für lokale Installationen steht seit dem 2. November 2021 die Microsoft Project Server Abonnement Edition (SE) zur Verfügung, die im Rahmen der Modern Lifecycle Policy unterstützt wird.
Die Projekte aus Project Online und Planner Premium sind über Project Home zu erreichen und können in Project Roadmap und über Power BI gemeinsam ausgewertet werden.
Der „neue“ Planner bietet einen einfachen Einstieg in die Welt der klassischen Projektplanung, kombiniert mit Boards aus dem agilen Work Management. Es werden sowohl Boards als auch eine Zeitachse mit verknüpften Vorgängen angeboten, was für eine moderne Projektplanung sehr nützlich erscheint. Die Möglichkeit des gemeinsamen Arbeitens im selben Projekt ist vor allem für Nutzende aus der agilen Welt sehr hilfreich.
Wer im Moment mit einer einfachen Terminplanung in einem kleinen Team zufrieden ist und derzeit auf detailliertes Ressourcenmanagement, Zeitrückmeldung und dergleichen verzichten kann, wird hiermit sehr gut arbeiten können. Wir sind sehr gespannt, welche Funktionen von Microsoft als nächstes zur Verfügung gestellt werden.
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