Mit dem seit 2019 verfügbaren Microsoft Project for the Web (Project Plan 1) gibt es neben Project Online und Planner einen weiteren Dienst in der Microsoft 365 Cloud zur Planung von Projekten und Aufgaben. Damit sollen Benutzer im Bereich Collaborative Work Management gewonnen werden, die eher einfache als komplexe Projekte planen.
Der Preis von Project for the Web (Project Plan 1) beläuft sich auf € 9,40 pro Monat (Quelle: Microsoft). Wer schon eine Project Plan 3 (ehemals Project Online Professional) oder Project Plan 5 (ehemals Project Online Premium) Lizenz hat, kann den neuen Service ohne Aufpreis nutzen.
Mit dem Project for the Web Accelerator / PPM for Power Apps Accelerator gibt es eine kostenlose Erweiterung von Microsoft für z.B. Programmmanagement. Mehr dazu am Ende dieser Seite.
In der ersten Version startete Project for the Web (Plan 1) mit einem einfachen, leicht zu erlernenden Funktionsumfang. Dieser wurde in den letzten Jahren kontinuierlich erweitert. Der Funktionsumfang soll eines Tages einen Umstieg von Project Online zu Project Plan 1 ermöglichen. Bis dahin empfiehlt Microsoft, je nach Komplexität der Projekte, die parallele Benutzung.
Microsoft entwickelt das neue Cloud-Werkzeug permanent weiter (Roadmap der geplanten Änderungen). Limitierungen im Vergleich mit anderen Tools wie Project for the Web Accelerator, Project Online oder TPG ProjectPowerPack zeigt die folgende Tabelle.
In der aktuellen Version (Juli 2023) unterstützt Project for the Web die Bereiche Terminplanung mit klassischem Wasserfallmodell, agile Arbeitsweise mit Boards und Sprintplanung, sowie Projektverfolgung und die Zuordnung von übergeordneten Zielen zu Projekten und Vorgängen.
Die Vorgänge können in der Board Ansicht nach diversen Kriterien angeordnet werden, um z.B. logische Gruppen von Aufgaben zu bilden oder um den Status wie in KANBAN zu aktualisieren.
Für die Sprintplanung können Sprints angelegt und Aufgaben zugeordnet werden.
In der Ansicht „Personen“ kann schnell und einfach überblickt werden, wer an welcher Aufgabe arbeiten soll sowie den Fortschrittsgrad dazu.
Pro Projekt können Ziele definiert werden, mit Laufzeit und zugeordneten Arbeitspaketen. Vorgänge aus dem Terminplan können mit den Arbeitspaketen verbunden werden, um den Fortschritt und die Termineinhaltung zu erkennen.
Eine umfangreiche Terminplanung mit verschiedenen Arten von Verknüpfungen gibt es im Standard, Zeitabstände dafür aber nicht. Der kritische Pfad ist darstellbar wie in Project Online, erfordert aber eine höhere Lizenz (Project Online Plan 3).
Es können bis zu 10 benutzerdefinierte Felder pro Projekt angelegt werden. Hierbei stehen z.B. folgende Feldtypen zur Verfügung: Text, Datum, Nummer (dezimal), Rollup möglich (mit Zusatzangaben), Ja/Nein, Auswahlfeld.
Basispläne und Kosten stehen derzeit noch nicht zur Verfügung.
Auch eine App zur Zeitrückmeldung gibt es noch nicht.
Das neue Microsoft Project bietet einen Mix aus Ansichten der klassischen und agilen Welt. Die Ansicht Zeitachse bietet ein Gantt-Chart und in der Ansicht Board können die Vorgänge nach ihrem Status mit Karten dargestellt werden.
Eine wesentliche Neuerung gegenüber Project Online ist die Möglichkeit, gemeinsam an einem Projektplan zu arbeiten – genannt Co-authoring.
Alle Mitglieder der dem Projekt zugewiesenen Gruppe aus Microsoft 365 können den Projektplan gleichzeitig bearbeiten. Die Änderungen der anderen Planer werden unmittelbar am eigenen Bildschirm angezeigt. So kann ein Terminplan wirklich gemeinsam aufgebaut und aktualisiert werden.
Die Integration in Microsoft Teams ist einfach möglich, da es für jedes Projekt eine Webadresse gibt, die in Teams als Reiter in einem Kanal angezeigt werden kann.
Die Ressourcen bei Project for the Web kommen über eine neue oder existierende Gruppe aus Microsoft 365 Gruppen. Einen Ressourcenpool zur projektübergreifenden Planung wie in Project Online gibt es derzeit noch nicht, aber die Ressourcen können mit Zusatzdaten wie Verfügbarkeit oder Abteilung angereichert werden. Es können keine Kosten von Ressourcen oder direkte Kosten geplant werden.
Bei der Zuordnung mehrerer Personen zu einem Vorgang kann über die Ansicht „Zuordnungen“ unterschieden werden, wer welchen Teil davon erledigen soll.
Schnell implementierte Best-Practice Lösung für Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Kann deutlich mehr als Project for the Web durch dessen Erweiterung mit Microsoft 365 Standards.
Project for the Web basiert nicht wie Project Online auf SharePoint, sondern auf Microsoft 365 Gruppen und der Dataverse Datenbank (ehemals CDS). Damit steht Anwendenden eine Plattform zur Verfügung, die sich mit Power Apps und Power BI sowie Power Automate sehr umfangreich an Ihre individuellen Anforderungen anpassen lässt. Dort lassen sich z.B. neue Tabellen wie Risiken, Probleme und andere Listen in Verbindung mit den Vorgängen des neuen Service erstellen und auswerten.
Für Power Apps und Power BI und Power Automate sind eigene Lizenzen zum Bearbeiten bzw. Benutzen erforderlich.
In Project for the Web sind momentan folgende Datenmengen zugelassen, die für kleine und mittlere Projekte sicher ausreichend sind:
Gleich zum Start stellt Microsoft auch ein Report-Pack mit einer Menge an vorgefertigten Berichten zur Verfügung, mit denen auch projektübergreifende Auswertungen möglich sind.
Project Online bleibt weiterhin im Angebot und wird auch bezüglich Sicherheit und Performance weiter gepflegt. Microsoft bietet weiterhin vollen Support dafür.
Nutzer können also weiterhin ihre Umgebung mit allen Funktionen für unternehmensweites Projekt- und Portfoliomanagement investitionssicher auf Project Online aufbauen.
Für lokale Installationen steht auch immer noch Microsoft Project Server 2019 mit Standard-Support bis 01.09.2024 und erweitertem Support bis 14.07.2026 zur Verfügung. Da die seit 2022 verfügbare „Subscription Edition“ von SharePoint Server weiterhin Project Server enthält, ist der Einsatz in der eigenen Infrastruktur auch für die Zukunft gesichert.
Die Projekte aus Project Online und Project for the Web sind über Project Home zu erreichen und können in Project Roadmap und über Power BI gemeinsam ausgewertet werden.
Eine Verbindung zu Planner und zu Project Desktop Client ist nicht geplant. Microsoft will aber die Funktionen einbauen, die am häufigsten in User Voice nachgefragt werden. Vielleicht kommen die Verbindungen eines Tages also doch noch.
Project for the Web bietet einen einfachen Einstieg in die Welt der klassischen Projektplanung, kombiniert mit Boards aus dem agilen Work Management. Es werden sowohl Boards als auch eine Zeitachse mit verknüpften Vorgängen angeboten, was für eine moderne Projektplanung sehr nützlich erscheint. Die Möglichkeit des gemeinsamen Arbeitens im selben Projekt ist vor allem für Nutzende aus der agilen Welt sehr willkommen.
Wer im Moment mit einer einfachen Terminplanung in einem kleinen Team zufrieden ist und derzeit auf detailliertes Ressourcenmanagement, Zeitrückmeldung und dergleichen verzichten kann, wird hiermit sehr gut arbeiten können. Wir sind sehr gespannt, welche Funktionen von Microsoft als nächstes zur Verfügung gestellt werden.
Schnell implementierte Best-Practice Lösung für Multiprojekt- und Portfoliomanagement. Kann deutlich mehr als Project for the Web durch dessen Erweiterung mit Microsoft 365 Standards.
PPM for Power Apps Accelerator ist eine kostenlose Erweiterung für Project for the Web. Dabei handelt es sich um eine vorkonfigurierte Power Apps Instanz, die folgende zusätzliche Möglichkeiten eröffnet:
Diese Lösung lässt sich (nötiges Know-how vorausgesetzt) an den individuellen Bedarf anpassen und erweitern. Eine solche Erweiterung mit vielen zusätzlichen Funktionalitäten ist das TPG ProjectPowerPack.
Im Vergleich zu Project Online hat PPM for Power Apps Accelerator noch sehr viele Einschränkungen (z.B. max. 1000 Vorgänge, fehlende Basispläne etc.).
Eine Demo des Power Apps Accelerator „aus der Box“ zeigt das folgende Video:
