TPG PSLink® – für multidirektionalen Datenaustausch

Der Bedarf an Integration von SharePoint mit SAP oder anderen ERP-Systemen sowie mit Microsoft Project Server / Project Online zum Datenaustausch ist sehr hoch. TPG PSLink ist seit über 20 Jahren eine bewährte Middleware für den Datenaustausch zwischen verschiedenen Enterprise-Systemen. Das Produkt unterstützt auch die bidirektionale Integration zwischen SharePoint, SAP und vielen anderen Systemen. Durch seine hohe Konfigurierbarkeit ist das Middleware-Produkt sehr schnell implementiert.

  • Bei der ERP-Integration geht es vor allem um den Austausch von Stammdaten, Strukturen und Kosten- bzw. Budgetinformationen.
  • Bei Projekten geht es meist um den Austausch von Projektinformationen mit SharePoint Listen bzw. Dokumenten.

Die folgenden Anwendungsfälle sollen das exemplarisch erläutern. Weitere Anwendungsfälle sind denkbar.

IHR VORTEIL

Integration SharePoint, SAP, Project Server und andere Systeme

  • nahtloses Einbinden von SharePoint und SAP in die Microsoft PPM Gesamtlösung
  • Verknüpfen von Listen jeder Art (im Sinne von „Projekt- bzw. Vorgangsdetails“) über SharePoint (Checklisten, Maßnahmen-Listen etc.)
  • Zuordnen von Dokumenten aus anderen Quellen
  • vereinfachte Administration von Stammdaten
  • bessere Vergabe von Berechtigungen für „einfache“ Admin-Jobs
  • Vermeiden mehrfacher Dateneingaben
  • Zusammenführen von Informationen für das Berichtswesen
  • anpassbar an individuelle Prozesse

Anwendungsfall 1:
Stammdaten in SharePoint und Verteilen in andere Systeme

Einer der häufigsten Anwendungsfälle ist die einfache Pflege von Stammdaten in SharePoint. Beispiele aus verschiedenen Kundenprojekten sind:

  • relevante Länder
  • Standorte
  • Organisationseinheiten
  • Verantwortliche
  • kundenbezogene Daten, die für Projekte wichtig sind
  • Programme für die Auswahl in Projekten
  • Kategorien jeder Art

Auch die Pflege von Mapping-Tabellen mit Werten aus verschiedenen Systemen (z.B. Kostenarten aus SAP mit Kostenressourcen aus Microsoft PPM) ist üblich.

In einigen Fällen dient SharePoint als „Zwischenstation“ zum Bearbeiten und Ergänzen von Stammdaten (z.B. Projekt-Opportunities aus Microsoft CRM oder Ressourcen aus Microsoft Dynamics AX) und deren Aktualisierung in anderen Systemen (z.B. Microsoft Project Server).

Solche Listen werden mit Hilfe des TPG PSLink Microsoft SharePoint Connectors aus Quellsystemen gelesen und in Zielsysteme (z.B. Auswahllisten für Microsoft Project Server Felder) übertragen.

Dies hat auch einen bedeutenden Vorteil in Bezug auf die Berechtigungen: Berechtigungen für betreffende SharePoint Sites und Listen reichen aus, Admin-Rechte für das PPM- oder ERP-System müssen nicht erteilt werden.

Anwendungsfall 2:
Status von Arbeitspaketen in SharePoint zurückmelden

Zwischen der Fertigstellung von Arbeitspaketen und der Zeitrückmeldung der Projektmitarbeiter ist zu unterscheiden. Letzteres bezieht sich auf geleistete Stunden für die Verrechnung der internen Kosten.

Dagegen ist der Fertigstellungsstatus eines Arbeitspaketes nur bedingt aus den gemeldeten Aufwänden abzuleiten. Vielmehr ist es die Aufgabe der Verantwortlichen für die Arbeitspakete, den Status und weitere Fortschrittsinformationen gesondert zu melden.

Über den TPG PSLink Microsoft SharePoint Connector können dabei Daten von Arbeitspaketen in SharePoint verfügbar gemacht werden. Die dort gepflegten Eingaben lassen sich in das PPM Tool oder das ERP-System importieren.

Anwendungsfall 3:
Checklisten in SharePoint mit anderen Systemen verknüpfen

Viele Projekte werden nach klar definierten Phasenmodellen durchgeführt. Die darin definierten Stage-Gates müssen dabei über Checklisten geprüft werden. Die Prüfung aller relevanten Checklisten-Punkte eines „Gates“ ist dabei Voraussetzung für den Übergang in die nächste Phase bzw. in die nächste Stufe innerhalb einer Phase.

Solche Checklisten sind dabei nicht Teil des Projektterminplans. Sie hängen zwar mit Meilensteinen aus dem Projektplan zusammen, sind aber als gesonderte Listen zu betrachten.

Mit Hilfe des TPG PSLink Microsoft SharePoint Connectors lässt sich folgendes erreichen:

  • Checklisten für ein Projekt im PPM- oder ERP-System lassen sich, basierend auf SharePoint Vorlagen, in SharePoint automatisch erzeugen und zuordnen.
  • Sie werden mit Informationen aus dem Projektplan aktualisiert (z.B. Meilenstein-Termine)
  • Die Ergebnisse der geprüften Checklisten-Punkte werden mit Projektmeilensteinen und phasenrelevanten Feldern im PPM- / ERP-System synchronisiert (z.B. Fertigstellung des Phasenmeilensteins, Statuswechsel etc.)

Dieses Vorgehen ist auch hinsichtlich der Berechtigungen für Checklisten-„Rückmelder“ interessant.

Anwendungsfall 4:
Diverse SharePoint Listen in SQL konsolidieren für SSRS Reports

In vielen Fällen liegen projektbezogene Daten, die über die eigentlichen Terminpläne hinausgehen, in diversen themenspezifischen SharePoint Sites. Deren Zusammenführen in übergreifende Berichte ist wichtig.

TPG PSLink Microsoft SharePoint Connector kann solche Informationen auf Befehl und/oder zeitgesteuert für Berichte in SQL-Tabellen sammeln und speichern.

Synchronisation von Informationen aus SharePoint

SharePoint Objekte       Datenaustausch
Listen 
  • Anlegen, Lesen, Update, Löschen
  • Auswahllisten für SharePoint Felder aktualisieren
 
Dokumente 
  • Up- und Download von Dokumenten
  • Dokument-Metadaten
 

Umfangreiche Konfiguration und Prüfmechanismen

TPG PSLink sichert die Konsistenz der übertragenen Daten in den beteiligten Systemen. 

Kompatibilität

  • Microsoft SharePoint Online
  • Microsoft SharePoint 2016
  • Microsoft SharePoint 2013
  • Microsoft SharePoint 2010