Was sind typische PMO-Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Projektmanagement Office

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Das sollten Sie wissen: Die EINE und universell gültige Liste der PMO-Aufgaben gibt es nicht. Die Aufgaben und deren Priorisierung hängen einerseits von der Art der Projekte ab, die das PMO im Multiprojektumfeld zu steuern hat, und andererseits von den individuellen Zielen, die mit einem PMO erreicht werden sollen.

In diesem Artikel finden Sie eine Übersicht vieler Aufgaben, für die ein Projektmanagement Office verantwortlich sein kann.

Durch die umfangreiche PMO-Studie, die TPG The Project Group im Jahr 2020 durchgeführt hat, sind zudem sehr interessante und aktuelle Daten verfügbar. Daraus geht hervor, wie häufig PMOs welche Aufgabenbereiche praktizieren und wie gut diese im Detail etabliert sind. So haben Sie einen guten Vergleich bzw. Vorschläge, welche Aufgaben Sie für Ihr PMO als nächstes angehen könnten.

Los geht’s.

Aufgabenbereiche des PMO

Ein PMO ist eine permanente organisatorische Einheit, die im Rahmen des Multiprojektmanagements zentral für alle Projekte im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist.

Wir sind der Meinung, dass ein PMO ein Dienstleister ist, der seinen Stakeholdern zum guten Gefühl verhilft, alle Projekte im Griff zu haben. Ein PMO hat in den meisten Unternehmen auch Aufgaben im Sinne der Kontrolle von Tätigkeiten und Daten. Daraus sollte aber nicht nur so eine Art Projektpolizei entstehen. Das Ziel ist vielmehr, Vertrauen zu schaffen, um den Erfolg der Projekte und die Zufriedenheit der Stakeholder mit dem PMO zu maximieren.

PMO-Aufgaben Bereiche Übersicht

Übersicht der PMO-Aufgabenbereiche

 

Mögliche PMO-Aufgabenbereiche sind:

  • Strategische Unterstützung (sPMO): Abstimmung mit der Unternehmensstrategie durch Klassifizierung, Auswahl, Priorisierung und ggf. Abbrechen von Projekten.
  • Steuerung von Multiprojektlandschaft / Ressourcenmanagement: Dies ist die Hauptaufgabe des PMO und umfasst die Übersicht aller Projekte sowie das Sicherstellen der Aktualität und Plausibilität der erforderlichen Daten. Hier werden übergeordnete Entscheidungen zu Inhalten, Budgets und Ressourcen unter Berücksichtigung der Abhängigkeiten zwischen Projekten vorbereitet und getroffen.
  • Projektdurchführung / -Services: Dabei geht es um die operative Unterstützung in Projekten durch die Übernahme der Projektleitung, die Stellung von Projektassistenten oder die Erledigung definierter Teilaufgaben.
  • Training und Coaching: Projektleiter und Teilhaber an den Prozessen werden ausgebildet und im realen Einsatz unterstützt. Es können auch Karrierepfade für Projektleiter angeboten werden.
  • Methoden, Prozesse und Tools: Firmenindividuelles Auswählen und Anpassen der PM-Methoden und -Prozesse für alle Beteiligten. Auswahl, Einführung und Managen geeigneter Werkzeuge für die verschiedenen Rollen im Projekt- und Portfoliomanagement.

Tipp: In diesem englischen Artikel des Project Management Institutes PMI® finden Sie auch eine Liste vieler PMO-Aktivitäten und wertvolle Informationen zum PMO-Nutzen.

Ergebnisse zu PMO-Aufgaben aus der PMO-Studie 2020

Die Ergebnisse der Studie basieren auf 330 umfangreichen Datensätzen aus Unternehmen mit einem laufenden PMO im DACH-Raum, die Mitte 2020 erfasst wurden. Besonders spannend ist der Vergleich von Low-, High- und Top-Performern: was machen Top-Performer besser und woran sollten die Nachzügler besonders arbeiten? Mehr Details zum Thema PMO-Aufgaben und viele andere Ergebnisse aus der Studie sowie wichtige PMO-Tipps der Autoren finden Sie in der PMO-Studie 2020.

PMO Studie 2020

Die Studie fragte die verschiedenen Aufgabenbereiche und deren Etablierung ab. Zudem sollten die Teilnehmenden die aktuelle und zukünftige Verteilung des zeitlichen Aufwands für die Aufgabenblöcke schätzen. So ließ sich eine Übersicht der Aufgaben und deren geplanter Veränderung ermitteln.

Die Fragen in diesem Zusammenhang lauteten:

  • „Welche geschätzte Verteilung haben die Aufgaben in Ihrer Jahresarbeitsleistung im PMO derzeit?“ und
  • „Welche Verteilung sollen die Aufgaben künftig in Ihrer Jahresarbeitsleistung im PMO etwa haben?“

Das Ergebnis (siehe folgende Grafik):

Ein Viertel der PMOs aller Teilnehmenden befasst sich am intensivsten mit den beiden Bereichen „Methoden, Prozesse und Tools“ sowie mit der „Durchführung von Projekten“. Die geringste Rolle spielt das „Ressourcenmanagement“.

„Strategische Unterstützung“, „Multiprojektmanagement“, „Ausbildung“ und „Ressourcenmanagement“ sollen künftig aber mehr Zeitbudget beanspruchen dürfen, das von Standardisierung und Durchführung von Projekten abgehen soll.

Aktuelle und künftige zeitliche Verteilung der PMO-Aufgaben PMO Studie 2020

Aktuelle und künftige zeitliche Verteilung der PMO-Aufgaben (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

In den folgenden Kapiteln sind die PMO-Aufgabenbereiche in Unteraufgaben unterteilt. Dort finden Sie jeweils Grafiken aus der PMO-Studie 2020, die die Ergebnisse unterscheiden in:

  • „gut etabliert“
  • „eingeführt, aber Verbesserungen geplant“
  • „Start in 12 Monaten“
  • „nicht geplant“

Daraus können Sie erkennen, welche PMO-Aufgaben die Unternehmen laut Umfrage wie intensiv praktizieren und wie gut diese etabliert sind.

Wo würden Sie sich in den Grafiken jeweils einordnen?

Aufgabenbereich 1: Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools

Die Standardisierung des Multiprojekt-Umfeldes gehört meist zu den ersten Aufgaben eines PMO. Um den Überblick über die Projektlandschaft zu erhalten, ist eine zentral geführte Projektliste eine wesentliche Voraussetzung. Wollen Sie diese erstellen, so benötigen Sie Methoden wie den Projektauftrag und den Statusbericht aus denen die wesentlichen Informationen dafür in die Liste übernommen werden müssen.

Unser Tipp: Um die Daten aktuell zu halten, brauchen Sie entsprechende Prozesse drum herum. All das müssen Ihre Projektleiter und andere Stakeholder verstehen und anwenden können, weswegen Sie ein Projekthandbuch oder einen PM-Guide zur Verfügung stellen sollten.

Die Aufgaben in diesem Bereich sind also mindestens:

  • Auswahl und Bereitstellen von Methoden
  • Definieren und Festlegen der Prozesse
  • Erstellen eines PM-Handbuchs
  • Auswahl und Betreiben passender PM-Tools
PMO-Aufgaben Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Standardisierung des PM-Umfeldes PMO Studie 2020

Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Standardisierung des PM-Umfeldes (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Aufgabenbereich 2: Training / Coaching

Nachdem zur Etablierung von Methoden, Prozessen und Tools auch deren Anwendung gehört, muss das PMO in diesem Bereich auch schulen und weiterhin fördern. Hier geht es um Qualifizierung und Fortbildung Ihrer Projektleiter und anderer Stakeholder und um die weitere Unterstützung im Projektalltag. In diesem Aufgabenbereich fassen wir folgende Arbeiten zusammen:

  • Coaching im Projektalltag
  • Schulungen für Projektleiter und andere
  • Meetings für Wissensaustausch zwischen Projektleitern
  • Unterhalten einer Wissensdatenbank für die Stakeholder
  • Entwickeln von Karrierepfaden für Projektleiter
PMO-Aufgaben Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Ausbildung und Betreuung der Stakeholder PMO Studie 2020

Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Ausbildung und Betreuung der Stakeholder (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Aufgabenbereich 3: Durchführen von Projekten

Hier geht es um die operative Unterstützung in Projekten, angeführt von der Organisation und Durchführung projektbezogener Meetings zur Moderation und Koordination. Ihr PMO könnte auch Assistenten stellen und bei einzelnen Aufgaben aus dem Projektmanagement unterstützen oder gleich hauptamtlich die Projektleitung übernehmen. Hauptamtliche Projektleiter liefern in der Regel bessere Projektergebnisse als gelegentlich als Projektleiter eingesetzte Personen. Die möglichen Aufgaben in diesem Bereich können also sein:

  • Moderation von Meetings
  • Bereitstellen von Vollzeit-Projektleitern
  • Zeitweise Übernahme von Assistenztätigkeiten
  • Bereitstellen von Vollzeit-Assistenzen
PMO-Aufgaben Aktivitäten und Zufriedenheit bei der Durchführung von Projekten mit PMO-Unterstützung PMO Studie 2020

Aktivitäten und Zufriedenheit bei der Durchführung von Projekten mit PMO-Unterstützung (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Aufgabenbereich 4: Multiprojektmanagement

Mit den Aufgaben zum Multiprojektmanagement soll Ihr PMO die klare Übersicht aller Projekte und die Aktualität der dafür notwendigen Daten schaffen. Stakeholder müssen Sie gut informieren, damit diese Entscheidungen treffen können. Dazu müssen Sie auch Portfoliomeetings sauber vorbereiten und durchführen.

Das Thema Multiprojektmanagement und die regelmäßigen Tätigkeiten drum herum gehört sicherlich zu den wichtigsten Aufgaben eines PMO. Sie umfassen:

  • Sicherstellen der Datenqualität
  • Erstellen von Multiprojektberichten
  • Abweichungen erkennen und gegensteuern
  • Steuern des Informationsflusses bei Eskalationen
  • Austausch mit Controlling und Accounting
  • Steuern projektübergreifender Abhängigkeiten
  • Übersicht bei projektübergreifenden Zielen, Ressourcen und Terminen
  • Vorbereiten und Durchführen von Portfoliomeetings
PMO-Aufgaben Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Multiprojektunterstützung durch das PMO PMO Studie 2020

Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Multiprojektunterstützung durch das PMO (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Aufgabenbereich 5: Ressourcenmanagement

Dieses Thema rückt in letzter Zeit immer weiter in den Fokus von PMOs. Ressourcenmanagement ist in unbeständigen Zeiten wie diesen eine echte Herausforderung geworden, die auf allen Ebenen gemeistert werden möchte. Es geht hier um die Unterstützung bei der strategischen Kapazitätsplanung, bei der taktischen Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie sowie der operativen Aufgabenplanung.

Wie die PMO-Studie 2020 auch zeigt, sind falsche Aufwandschätzungen sehr häufig der Grund für erfolglose Projekte. Hier können Sie mit einem PMO neben der richtigen Auswahl der Personen für die Projekte auch mit der Unterstützung beim Schätzen zur Verbesserung der Ergebnisse beitragen. So ergeben sich viele Möglichkeiten für Ihr PMO, beim Ressourcenmanagement Nutzen zu stiften. Derartige Aufgaben sind:

  • Ressourcenplanung in Projekten
  • Aufgabenplanung und Aufwandsschätzung
  • Abstimmung Projektleiter / Teamleiter
  • Ressourcenzuteilung und Konfliktlösung
  • Strategische Kapazitätsplanung auf Portfolioebene
PMO-Aufgaben Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Unterstützung beim Ressourcenmanagement durch das PMO PMO Studie 2020

Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Unterstützung beim Ressourcenmanagement durch das PMO (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

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Aufgabenbereich 6: Strategische Unterstützung

Die strategische Unterstützung im Unternehmen wird meist erst von PMOs übernommen, die schon mehrere Jahre existieren. Unser Ansatz ist allerdings ein anderer.

Unser Tipp: Bearbeiten Sie strategische Themen so früh wie möglich. Es ist unseres Erachtens sinnvoller, zuerst die strategischen Entscheidungen bei der Auswahl und Priorisierung der Projekte zu verbessern als die einzelnen Methoden und Prozesse in den laufenden Projekten. Die falschen Projekte richtig zu machen, ist keine gute Option.

Zu PMO-Aufgaben in diesem strategischen Bereich können gehören:

  • Unterstützung der Geschäftsführung
  • Priorisieren von Projekten und Ideen
  • Verteilen von strategischen Informationen
  • Strategisches Ausrichten von Projekten und Ideen
  • Nutzwertanalysen von Projekten und Ideen
  • Überprüfen des erreichten Strategiebeitrags
PMO-Aufgaben Aktivitäten und Zufriedenheit mit den strategischen PMO-Aufgaben PMO Studie 2020

Aktivitäten und Zufriedenheit mit den strategischen PMO-Aufgaben (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Zusammenfassung

Die Aufgaben eines PMO sind je nach Anforderungen des Unternehmens und Dauer der Existenz des PMO sehr unterschiedlich. Im Artikel haben Sie die wichtigsten Aufgabenbereiche eines PMO und mögliche zugehörige Einzelaufgaben kennengelernt.

Die umfangreiche PMO-Studie 2020 von TPG The Project Group zeigt, dass der meiste zeitliche Aufwand derzeit in die Standardisierung von Methoden, Prozessen und Tools sowie die Durchführung von Projekten fließt. Das soll sich nach Aussage der Teilnehmenden künftig aber verschieben in Richtung strategischer Aufgaben und solcher im Multiprojekt- und Ressourcenmanagement sowie der Ausbildung.

Zudem zeigt die PMO-Studie bei den PMO-Aufgaben sehr deutliche Unterschiede zwischen den Leistungsstufen Top-, High- und Low-Performern. Die Differenzen waren bei den Aufgaben zur Unterstützung des Multiprojektmanagements und des Ressourcenmanagements sowie in einzelnen Bereichen der Ausbildung und der strategischen Unterstützung am intensivsten.

Den größten Vorsprung haben die PMOs der Top-Performer bei den Aufgaben der strategischen Kapazitätsplanung, der Verwaltung von Fähigkeiten der Mitarbeiter, dem Angebot der Karrierepfade für Projektleiter und dem Nachweis des strategischen Nutzens von Projekten.

Haben Sie Fragen? Die beantworten wir hier gerne. Wo liegen die Schwerpunkte der PMO-Aufgaben in Ihrem Unternehmen und wie sollen sich dies künftig verschieben? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.


Johann Strasser, The Project Group

Johann Strasser
Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen Project Management Office, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.


Achim Schmidt-Sibeth
Senior Marketing Manager

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.

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