Projektmanagement Einführung – die 3 Wege zum passenden Einstieg (viele Praxis-Tipps)

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Für eine bessere Übersicht und erfolgreichere Projektvorhaben planen Sie die Projektmanagement Einführung? Ein passendes IT-System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) spielt hierfür eine wesentliche Rolle. In diesem Artikel geht es um drei Wege, wie Sie Projektmanagement im Unternehmen einführen können: über die Termin-, Ressourcen- oder Portfolioplanung. Hier lesen Sie, welcher Weg zu Ihren Anforderungen der passende ist und wie Sie dabei vorgehen.

Diese Kapitel warten auf Sie:

Nutzen Sie diesen Artikel als Checkliste. Somit vermeiden Sie unnötige Extra-Runden, die ärgerlich sind und Zeit kosten! Dann sind Sie auf dem richtigen Weg zu einem „paradiesischen“ Umfeld für Projektmanagement. Wir nennen dieses „The PPM Paradise“ und beschreiben es im ersten Abschnitt.

Zudem finden Sie in diesem Artikel jeweils Antworten auf diese Fragen:

  • Welcher Weg zum Projektmanagement ist für mich richtig?
  • Worauf sollte ich achten?
  • Welchen Nutzen bringt jeder der drei Wege?
  • Was könnten meine nächsten Schritte beim Erweitern des PPM-Systems sein?

Legen wir los!

„The PPM Paradise“ – die Perspektive für die Zukunft

„The PPM Paradise“ ist die optimale Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) – angepasst an Ihren individuellen Kundenbedarf. Diese hilft Ihnen in einer komplexen Multi-Projektlandschaft schnell fundierte Entscheidungen zu treffen. Dieses Projektmanagement-Umfeld gibt allen beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: dem PMO, dem Management, der Teamleitung, der Projektleitung, den Projektmitarbeitenden und dem Controlling.

Die folgende Grafik zeigt eine schematische Übersicht der Bereiche von „The PPM Paradise“ als integrierte Lösung für unternehmensweites Multi-Projektmanagement.

Projektmanagement einführen - The PPM Paradise
„The PPM Paradise“ ist eine integrierte Lösung für unternehmensweites Multi-Projektmanagement, die alles Notwendige beinhaltet.

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Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.


Das folgende Video vom 13.09.2023 zeigt Ihnen 5 Wege zum PPM-System Aufbau für erfolgreiches Management von Projekten, Portfolios und Ressourcen.

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Starten Sie unbedingt mit einer zentralen Projektliste

Der erste Schritt – noch bevor Sie mit einem der drei möglichen Wegen zur Projektmanagement Einführung loslegen – ist auf jeden Fall: Schaffen Sie sich eine zentrale Projektliste in einem geeigneten datenbankgestützten PPM-Tool.

Bei vielen Projekten im Portfolio ist so eine datenbankgestützte Übersicht deutlich besser als eine Excel-Liste, die ständig manuell nachgeführt werden muss.

Ohne solch eine zentrale Übersicht über alle Ihre Projekte werden im Multiprojektmanagement nicht erfolgreich sein können.

Projektmanagement Einführung - zentrale Projektliste
Minimalversion als Ausgangslage für die Einführung von Projektmanagement – die zentrale Projektliste, minimale Terminplanung und Projektstatusberichte.

Zusätzlich zu der zentralen Projektliste brauchen Sie als Minimallösung für jedes einzelne Projekt:

  • einen Projektauftrag
  • eine minimale Terminplanung
  • einen Projektstatusbericht mit Ampeln, der regelmäßig zu aktualisieren ist.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre zentrale Projektliste wirklich alle Projekte beinhaltet. Was nicht in der List ist, das darf es im Unternehmen auch nicht geben. Nur so verhindern Sie U-Boot-Projekte.

Lesetipp (PDF): Die Vorteile einer datenbankbasierten PPM-Lösung (z.B. Project Online) im Vergleich zu reinen Desktop-Tools (z.B. MS Project)


Das folgende Video vom 27.09.2023 zeigt, was Sie beim Einführen von Projektmanagement in Form einer zentralen Projektliste wissen müssen.

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Wenn Sie die oben beschriebene Minimalvoraussetzung der zentralen Projektliste erfüllt haben, dann können Sie einen der folgenden drei Wege zur Projektmanagement Einführung gehen. Sie detaillieren und verbessern es, passend zu dem für Sie richtigen Schwerpunkt: Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfolioplanung.

Starten wir mit dem ersten Weg, der bei der Einführung von Projektmanagement den Schwerpunkt Terminplanung in den Mittelpunkt stellt.

Weg 1: Projektmanagement-Einführung via Terminplanung

Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern. Allerdings brauchen Sie länger, bis Sie Ihre Ressourcenplanung im Projektmanagement etablieren können. Denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen.

Der Ansatz über die Terminplanung ist der richtige Weg für Sie, wenn Sie:

  • einzelne Projekte inhaltlich und terminlich steuern wollen
  • eher Lieferungen und Leistungen von externen Projektbeteiligten koordinieren müssen, als den persönlichen Einsatz von eigenen Ressourcen
  • eher Auftragsprojekte durchzuführen haben, als selbst initiierte Entwicklungsprojekte
  • Ihre Ressourcen relativ einfach beschaffen können bzw. hier keinen wesentlichen Engpass haben
Projektmanagement Einführung - Meilensteindefinition
Ansatz Terminplan: Meilensteindefinition zur Kontrolle des Leistungsstandes.

Wichtig bei der Projektmanagement Einführung via Terminplanung

  • Sorgen Sie für eine geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen. So behalten Sie auch bei großen Projekten mit vielen Hundert Vorgängen die Übersicht.
  • Ergänzen Sie Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc., um
    den Terminplan aussagefähig zu gestalten sowie Berichte filtern und sortieren zu können.
  • Definieren Sie sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten, um die
    Projekte zeitlich gut steuern zu können.
  • Sorgen Sie für die vollständige Verknüpfung der Vorgänge und nutzen Sie die automatische
    Berechnung der Terminkette geeigneter PM-Werkzeuge.
  • Speichern Sie Basispläne, um Änderungen gegenüber dem letzten Status bzw. dem Ursprungsauftrag sichtbar zu machen.

Ihr Nutzen bei der PM-Einführung via Terminplanung

  • Sie haben eine klare Übersicht auf der Terminschiene.
  • Sie kennen den Status jedes Vorgangs und können Probleme früh erkennen. Das kann
    z.B. über ein WBS-Chart mit Ampeln erfolgen.
  • Sie wissen, wer wann was und an wen zu liefern hat.
  • Aktuelle Verzögerungen auf der Terminschiene erkennen Sie rechtzeitig. Weitere Trends
    lassen sich aus einer Meilenstein-Trendanalyse ablesen (kostenlose MTA für MS Project).
  • Sie haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche, weil Sie sich auch bei großen Terminplänen durch Filtern der Daten einfach auf die relevanten Bereiche fokussieren können.

Download (PDF): 11 Schritte zum optimalen MS Project Projektplan (Tutorial)

Vermeiden Sie mit diesem Tutorial von Beginn an typische Stolperfallen, über die Neulinge in MS Project sich gerne den Kopf zerbrechen, unsicher werden und Zeit verschwendet. Das wird Ihnen nicht passieren!

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Mögliche weitere Schritte nach dem Einstieg via Terminplanung

  • Ergänzen von Kosten an Meilensteinen und Liefergegenständen
  • Erfassen des Status der Vorgänge durch das Projektteam selbst statt über die Projektleitung
  • Grobe Ressourcenplanung mit Skills auf Basis von Teams und externen Beteiligten
  • Zeitrückmeldung durch die eingesetzten Ressourcen selbst
  • Projektportfoliomanagement
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Lieferterminen, Materialbestellungen und Rechnungsinformationen via Integration Middleware

Wenn dieser Weg zur Einführung von Projektmanagement nicht für Sie passt, dann ist es vielleicht der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Ressourcenplanung.

Weg 2: Projektmanagement Einführung via Ressourcenplanung

Wenn Sie als ersten Schritt ein Ressourcenmanagement einführen wollen, dann sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleitenden gehen. Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn die Teamleiter:innen alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeitenden zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen.

Der Ansatz über die Ressourcenplanung ist der richtige Weg für Sie, wenn:

  • die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen projektbestimmend ist
  • Sie eher die Auslastung Ihrer Ressourcen optimieren möchten, als der Termineinhaltung
    verpflichtet sind
  • es für Sie wichtig ist, schneller eine komplette Ressourcenplanung zu haben, als eine detaillierte Terminplanung

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger

Wichtig bei der Projektmanagement Einführung via Ressourcenplanung

  • Erfassen Sie die Ressourcen aller Teams mit deren Kapazitäten idealerweise in einem zentralen Ressourcenpool.
  • Finden Sie mit Ihrem Betriebsrat eine Einigung über die Berechtigungen für den Zugriff
    auf Ressourcendaten und die Granularität der Planung. Dies ist normalerweise gegeben,
    wenn die Teamleiter:innen ihre Planung selbst erstellen.
  • Gewinnen Sie die Teamleiter:innen für Ihr Vorhaben und überzeugen Sie diese vom Nutzen der gesteigerten Transparenz.
  • Geben Sie den Teamleiter:innen ein speziell für sie geeignetes Ressourcenmanagement-Tool an die Hand – das sollte nicht das Tool der Projektleiter:innen sein, muss aber mit diesem zusammenarbeiten können.
  • Teamleitende planen Abwesenheiten und alle Aktivitäten ihrer Mitarbeitenden in der Linie und in Projekten. Für Projekte reicht es hierbei aus, eine generelle Zusicherung zu planen, wobei die Detailplanung beim Projektleitenden bleibt.
Projektmanagement Einführung - Teamleiter-Tool
Verfügbarkeit der Teammitglieder, Projektzugehörigkeit und Projektverfügbarkeit in einer Übersicht (TPG TeamManager App für SharePoint)

Ihr Nutzen bei der PM-Einführung via Ressourcenplanung

  • Sie haben eine klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams.
  • Sie kennen den Status jedes Teammitglieds und können Über- und Unterlasten früh erkennen.
  • Sie wissen, wer wann woran und wieviel arbeitet.
  • Sie identifizieren schnell die Personen, denen Sie noch Arbeit übertragen können.
  • Die Projekt- und Teamleitenden haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche.
  • Teamleitende können ihren Vorgesetzten die Auslastung ihrer Teams fundiert veranschaulichen.

Download (PDF): Für jede Rolle die richtige Software zur Ressourcenplanung

Lesen Sie hier die Anforderungen an eine leistungsfähige Ressourcenplanungs-Software für alle beteiligten Rollen im Projektumfeld.
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Mögliche Schritte nach dem Einstieg via Ressourcenplanung

  • Ausweiten des Systems auf Unternehmensbereiche, bei denen Projektmanagement klassischerweise nicht vorkommt, Ressourcen aber trotzdem geplant werden müssen.
  • Aufbau eines abteilungsübergreifenden bzw. unternehmensweiten Berichtswesens über
    den Ressourceneinsatz.
  • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Projekt-System, wenn der weitere Fokus auf
    Terminmanagement liegt.
  • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Portfolio-System, wenn der weitere Fokus auf
    Portfoliomanagement liegt.
  • Anbinden einer Ist-Zeitenerfassung.
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Kostenstellen,
    Leistungsarten, Urlauben

Wenn auch der Weg zur Einführung von Projektmanagement über die Ressourcenplanung nicht für Sie passt, dann ist es vermutlich der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Portfolioplanung.


Das folgende Video vom 21.06.2023 zeigt, wie Sie eine optimale Umgebung zur Abstimmung über Ressourcenbedarf und -zusicherung zwischen Projekt und Linie realisieren können.

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Weg 3: Projektmanagement Einführung via Portfoliomanagement

Wenn Sie Ihr Projektmanagement einführen wollen über den Ansatz des Projektportfoliomanagements, dann regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen. Erst dann beschäftigen Sie sich mit der Optimierung der Durchführung.

Dies ist der richtige Weg, wenn für Sie zuerst Folgendes erreichen möchten: die gewünschten
Anforderungen aus der Unternehmensstrategie zusammenzuführen mit den tatsächlichen Möglichkeiten Ergebnisse zu liefern.

Lesetipp: 7 Schritt zum optimalen Projektportfoliomanagement.

Wichtig bei der Projektmanagement Einführung via Portfoliomanagement

  • Entwickeln Sie einen Prozess für die Projektinitiierung.
  • Definieren Sie Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss.
  • Definieren Sie strategische Treiber für die Priorisierung der Projekte im Portfolio.
  • Schaffen Sie eine vollständige Übersicht der laufenden Projekte zur Gegenüberstellung
    und Entscheidung über die neuen Projekte.
  • Prüfen Sie die Machbarkeit durch den Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung mit
    den verfügbaren Kapazitäten und Budgets.
  • Planen Sie dafür besser vollständig und grob, als unvollständig und zu detailliert.

 

Projektmanagement einführen - Portfoliobewertung
Portfoliomanagement stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte mit Priorität die nötigen Ressourcen erhalten.

Download (PDF): In 7 klaren Schritten zum Projektportfoliomanagement (PDF)

In diesem PDF erfahren Sie, wie Sie in sieben praktischen Schritten am schnellsten zu einem eerfolgreichen und akzeptierten Projektportfoliomanagement kommen.
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Ihr Nutzen bei der PM-Einführung via Portfoliomanagement

  • Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig durchzuführen.
  • Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind Sie immer
    aktuell über das Portfolio informiert.
  • Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
  • Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg via Portfoliomanagement

  • Ausbau der Terminplanung
  • Ausbau des Ressourcenmanagements
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation mit Budgetinformationen

Bevor Sie mit dem Einführen von Projektmanagement beginnen

Unabhängig von Ihrem gewählten Lösungsweg sollten Sie für den Erfolg Ihrer PPM-Lösung auf jeden Fall die folgenden drei Punkte beachten:

  • Steigen Sie möglichst einfach ein. Ihr PPM-System können Sie später nach Bedarf weiter detaillieren. Alles sollte in überschaubaren Schritten erfolgen, um die Akzeptanz und Machbarkeit jederzeit sicherzustellen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre PPM-Einführung an enttäuschten Erwartungen, unpassenden Methoden und / oder ungenutzten Werkzeugen scheitert.

Unser Tipp: Gehen Sie bei der Projektmanagement Einführung in kleinen Schritten voran. Später können Sie das Umfeld noch immer ausbauen, nachdem es von den Nutzerinnen und Nutzern bereits akzeptiert wurde. Folgen Sie dem Motto: „Besser klein beginnen als groß scheitern!“

  • Beachten Sie die Bedürfnisse aller beteiligten Stakeholder, die später mit dem System arbeiten. Nur dann ist die Akzeptanz gesichert und Ihr PPM-System wird in Zukunft das Erreichen Ihrer Unternehmensziele noch besser unterstützen.
  • Sorgen Sie für gemeinsames Verständnis des Nutzens der Projektmanagement-Umgebung. Erwarten Sie nicht zu viel Nutzen durch das neue PPM-System in zu kurzer Zeit. Hier hilft ein gutes Change Management bei der Projektmanagement-Einführung.
  • Bauen Sie auf ein starkes PMO. Ein Project Management Office hilft Ihnen als verantwortliche zentrale Organisationseinheit, den Komplex aus anspruchsvollen Aufgaben, getakteten Prozessen und unterstützenden Werkzeugen zielgerichtet einzuführen und am Leben zu erhalten.

Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
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Das folgende Video vom 10.05.2023 zeigt, wie Sie über die passenden Daten und Prozesse Ihr Portfolio richtig mit Berichten steuern.

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Zusammenfassung – Projektmanagement einführen

In diesem Artikel haben Sie 3 Wege zum Einführen von Projektmanagement und einer PPM-Lösung kennengelernt. Starten sollten Sie auf jeden Fall mit einer zentralen Projektliste, minimaler Terminplanung und einfachen Statusberichten, die regelmäßig zu aktualisieren sind.

Je nach Ihren Schwerpunkten können Sie anschließend aus diesen Herangehensweisen für die weitere Projektmanagement Einführung wählen – dem Einstieg über:

  • Terminmanagement,
  • Ressourcenmanagement oder
  • Portfoliomanagement.

Sie wissen nun, worauf Sie bei jedem dieser Einstiegswege achten sollten und welchen Nutzen sie jeweils bringen. Außerdem sind Ihnen anschließende Möglichkeiten zum weiteren Ausbau Ihrer unternehmensweiten PPM-Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement bekannt.

Egal welchen Weg Sie für Ihr Unternehmen wählen: Beachten Sie auf jedem Fall, dass Sie möglichst einfach einsteigen, die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen und ein starkes PMO für die Umsetzung nutzen.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.


Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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