Ressourcenplanung im Projektmanagement – Vorteile, Herausforderungen und das Geheimnis für die schnelle Einführung (Update 2020)

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Vorteile von Ressourcenplanung im Projektumfeld | Herausforderungen richtig meistern | Ressourcenplanung im Projektmanagement schnell und erfolgreich einführen

Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement wird immer wichtiger – und komplizierter. Warum ist das so? Nun, einerseits werden meistens mehr geeignete Personen benötigt, als im Augenblick verfügbar sind. Und andererseits ändern sich die geforderten Qualifikationen der Personen immer schneller.

Die komplexen Herausforderungen bei der Ressourcenplanung bekommen Sie daher nur mit den richtigen Prozessen und einer professionellen IT-Lösung wirklich gut in den Griff.

Verfügen Sie über beides – passende Abläufe und geeignetes Tool – dann tun Sie sich in Zukunft sicher viel leichter. Sie werden so in Ihrem Unternehmen:

    • die Kommunikation zwischen Projektleiter und Teamleiter verbessern
    • vorhandene Ressourcen optimal einsetzen sowie
    • neue Positionen und Qualifikationen rechtzeitig identifizieren und dann auch besetzen können.

Wie Sie das erreichen, lesen Sie in diesem Artikel. Folgende Kapitel warten auf Sie:

Los geht‘s mit der Einführung in das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Definition: Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements und sorgt dafür, dass in den Projekten zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen (Personen, Anlagen etc.) verfügbar sind. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen.

Warum ist Ressourcenplanung wichtig?

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Hier hilft Ressourcenplanung im Projektmanagement bzw. Ressourcenmanagement (die beiden Begriffe nutzen wir in diesem Artikel synonym).

Nur wenn Sie wissen, was Sie für laufende und künftige Projekte an Ressourcen benötigen, dann sind Sie in der Lage wirkungsvoll zu planen. So lassen sich auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen, diese werden nicht überlastet und künftig benötigte Ressourcen lassen sich rechtzeitig beschaffen (Stichwort: Skills).

1. Was sind die Vorteile von Ressourcenplanung?

Folgend finden Sie einige wichtige Vorteile der Ressourcenplanung im Projektmanagement:

  • Mehr Planungssicherheit: Engpässe lassen sich besser vermeiden, wenn Sie Ihren Ressourcenbedarf frühzeitig ermitteln. Außerdem können Sie den Einsatz der nötigen Personen vorab planen. Das schafft Sicherheit auf allen Ebenen.
  • Weniger Überlastungen: Verfügen Sie über Transparenz bei der Ressourcenauslastung, dann lässt sich die regelmäßige Arbeitsüberlastung besonders begehrter Personen und Teams vermeiden. Das schafft Zufriedenheit und hält die Mitarbeiter länger im Unternehmen.
  • Gute Dokumentation: Sollte Ihr Projekt aufgrund mangelnder Ressourcen scheitern, dann können Sie dies durch eine gute Dokumentation nachweisen: mit den vorhandenen Mitteln haben Sie durch Ressourcenplanung alles getan, was möglich war. Das lässt für die Zukunft lernen.

Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Gartner unterteilt die Ressourcenplanung im Projektmanagement in fünf Bereiche, die die folgende Grafik darstellt.

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Arten und Aufgaben bei der Ressourcenplanung nach Gartner (Quelle: Gartner)

Im Gegensatz dazu nutzen wir bei TPG The Project Group die Unterteilung in nur drei Ebenen der Ressourcenplanung:

    • strategisch
    • taktisch
    • operativ

Lesen Sie folgend über die Unterschiede.

Strategische Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung

  • Umfasst die langfristige Planung von Qualifikationen und Kapazitäten der Mitarbeiter.
  • Laufende und kommende Projekte sollen entsprechend der strategischen Ausrichtung des Unternehmens bewältigt werden.
  • Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig? Was muss ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden? (Dies ist meist die Aufgabe von Portfoliomanagern: Sie benötigen die aktuellen Anforderungen von den Projektleitern auf Ebene von Qualifikationen (Skills) sowie die verfügbaren qualifizierten Kapazitäten von den Teamleitern.)
Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung

Taktische Ressourcenplanung / Abstimmung Projekt + Linie

  • Umfasst die mittelfristige Bildung von Projektteams, d. h. die laufende Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitern zum Einsatz von Personen in Projekten und Linientätigkeiten.
  • Die Teamleiter sichern den Projektleitern den gemeldeten Bedarf an Ressourcen mit entsprechenden Qualifikationen auf Projektebene zu.

eBook Taktische Ressourcenplanung

Operative Ressourcenplanung / Aufgabenplanung

  • Umfasst die laufende, detaillierte Aufgabenplanung der zugeteilten Ressourcen in den einzelnen Projekten auf Vorgangsebene durch die Projektleiter.

Diese Aufgaben und die Beziehung untereinander aus Sicht der Rollen stellt die folgende Grafik dar:

Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Nach dieser Einführung geht es jetzt an die Herausforderungen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement.

2. Herausforderungen der Ressourcenplanung

Ressourcenplanung im Projektmanagement hat mit großen Herausforderungen zu kämpfen:

  • Die Projekte fordern von den Verantwortlichen ausreichend Mitarbeiter für die Durchführung. Diese sind meist aber nicht in der nötigen Menge oder Qualifikation zum gewünschten Zeitraum verfügbar.
  • Die Teamleiter bzw. Chefs dieser Mitarbeiter beschweren sich über ständig neue Anforderungen aus Linientätigkeiten und den Projekten. Beide Arbeitsbereiche – Linienarbeiten und Projektarbeiten – bedienen zu können, ist die Herausforderung an den Teamleiter und ihre Ressourcen.

Gänzlich aufzulösen sind diese Ressourcenkonflikte nie, doch es gibt Möglichkeiten (z. B. durch ein starkes Project Management Office).

Herausforderungen der strategischen Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung

Die Aufgabe der strategischen Ressourcenplanung bzw. Kapazitätsplanung ist es, auf Basis der strategischen Unternehmensziele und dem Produktportfolio für die optimale Auslastung der Ressourcen zu sorgen. Zudem gilt es zu klären:

  • Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig?
  • Was muss ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden?

Wie flexibel die Ressourcenplanung bei Ihnen gehandhabt werden kann, hängt von den Projektarten in Ihrem Unternehmen ab. Hier ist die Priorisierung im Rahmen des Portfoliomanagements der Projekte eine wichtige Aufgabe.

Man unterscheidet zwischen drei Projektarten:

  • Eigenentwicklungen
  • Auftragsprojekte
  • Organisationsprojekte
Ressourcenplanung im Projektmanagement - Projektarten

Die drei Projektarten mit der Priorisierung und Planbarkeit von Ressourcen

Wie unterscheiden sich die drei Projektarten nun bei der Priorisierung und damit bei den Auswirkungen auf die nötigen Ressourcen?

  • Priorisierung bei Eigenentwicklungen
    Bei einem Portfolio von Entwicklungsprojekten sind Sie in einer relativ komfortablen Ausgangslage. Die Entscheider bestimmen selbst, wann die Projekte beginnen. Hier können Sie Ihr Ressourcengebirge in der Regel selbst formen. Es liegt an Ihnen, bei der Priorisierung auf Rationalität und Nachvollziehbarkeit zu achten.
  • Priorisierung bei Auftragsprojekten
    Anfragen, Absagen und Zusagen kommen bei Auftragsprojekten durch die Kunden zeitlich eher ungeplant. Hier müssen Sie mit vagen Prognosen arbeiten. Jeder Kunde will der König sein. Wenn Sie eine solche Sales-Pipeline verantworten, müssen Sie mit Wahrscheinlichkeiten umgehen. Zudem sollten Sie die zeitliche Planung Ihrer Ressourcen immer wieder der Auftragslage anpassen.
  • Priorisierung bei Unternehmensprojekten
    Interne Unternehmensprojekte sind wie jeder andere Kundenauftrag zu behandeln. Erleichternd ist, dass weniger Beteiligte an der Priorisierung mitwirken. Erschwerend ist hingegen, dass diese internen Projekte tendenziell die ersten sind, die bei Ressourcenknappheit verschoben werden.

Unser Tipp: Machen Sie sich frühzeitig klar, mit welcher der genannten Projektarten Sie es zu tun haben. Erkennen Sie so, mit welchen typischen Herausforderungen die Ressourcenplanung im Projektmanagement verbunden ist.


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Herausforderungen bei der taktischen Ressourcenplanung: Abstimmung Projekt / Linie

Die Teamleiter haben in der Regel die Hoheit über die in Projekten benötigten Ressourcen. Projektleiter erwarten die Ressourcenzusagen durch die Teamleiter möglichst schnell. So können sie die Personen in ihren Projekten auch zeitlich einplanen. Aber diese Zusagen sollen natürlich auch verlässlich sein. Nur so können spätere Planungsänderungen möglichst gering gehalten werden.

Das führt allerdings zu folgenden Problemen für den Teamleiter:

    • Von mehreren Projektleitern kommen zu unterschiedlichen Zeiten immer wieder Anfragen an dieselben Teamleiter.
    • Daher haben die Teamleiter kaum eine stabile Basis für ihre Entscheidungen.
    • Die Abstimmung von gestern ist vielleicht mit einer Anfrage von heute bereits überholt.
    • Teammitgliedern werden häufig Aufgaben außerhalb von Projekten zugeteilt (z.B. Linientätigkeiten) – das beeinträchtigt die Produktivität in den Projekten.

 

Teamleiter haben oft mit unterschiedlichen Projektleitern Absprachen zu treffen. Die Anfragen aus den Projekten sollten sie also keinesfalls unstrukturiert erreichen. Vereinbarte, verlässliche Prozesse und eine Taktung bei der Zusage der Ressourcen sind für alle Beteiligten unverzichtbar.

Unser Tipp: Vereinbaren Sie mit allen Beteiligten einen Takt für die Ressourcenplanung. Dieser Takt sollte ausschließlich in Notfällen geändert werden dürfen. Das schafft Verlässlichkeit und ermöglicht eine bessere Übersicht der Auslastung in den nächsten 1-2 Takten.

Passende Artikelempfehlung: Prozesse zur Ressourcenplanung richtig aufsetzen.


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Herausforderungen bei der Operativen Ressourcenplanung / Aufgabenplanung

Die Projektleiter benötigen in der Regel Zusagen für qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den zuständigen Teamleitern. Das kennen Sie vom vorherigen Kapitel. Nun geht es an die Aufgabenplanung – wer macht was wann?

In der Matrixorganisation kann der Projektleiter in der vereinbarten Zeit über die überlassenen Ressourcen verfügen. Für ihn gilt es nun, die nötigen Aufgaben zu planen oder – noch sinnvoller und damit besser – von den Teammitgliedern selbst planen zu lassen.

Dann ist die Herausforderung, den Stand regelmäßig zu erfassen. So können Sie als Projektleiter den Fortschritt und Restaufwand erkennen. Das geht aber nur mit passenden Tools.

Unser Tipp: Schaffen Sie eine IT-Umgebung, bei der die Tools für Terminplanung des Projektleiters und der Aufgabenplanung der Teammitglieder integriert sind. So haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig vor anstehenden Statusmeetings die Planwerte und Istwerte „auf Knopfdruck“ zu vergleichen.


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Das waren die Herausforderungen bei den drei Ebenen der Ressourcenplanung im Projektumfeld. Jetzt lernen Sie, wie Sie eine Ressourcenplanung erfolgreich und schnell einführen können. Damit können  Sie diese Herausforderungen gut meistern.

3. Ressourcenplanung einführen – so geht’s schnell und erfolgreich

Eine funktionierende Ressourcenplanung ist bei vielen Unternehmen der Hauptwunsch, wenn sie ein System für Projekt- und Portfoliomanagement einführen. Allerdings liegt der Fokus zu Beginn meist auf den PM-Methoden, -Prozessen und -Tools für die Projektleiter.

Meist soll die Ressourcenplanung dann erst später folgen.

Diese Vorgehensweise liegt daran, dass Ressourcenplanung im Projektmanagement als schwierig gesehen wird. Zudem wird meist davon ausgegangen, dass hierfür – zumindest theoretisch – vorher eine gute Projektplanung als Basis nötig wäre.

Ressourcenplanung gilt als kompliziert, weil:

    • Projektleiter selbst oft nicht so genau planen können, wann genau wer im Projekt wirklich gebraucht wird und
    • die Verfügbarkeit vor allem von internen Mitarbeitern meist unabsehbar ist.

 

Je nachdem, welchen Nutzen Projektmanagement stiften soll, kann es aber sinnvoll sein, direkt mit der Ressourcenplanung zu beginnen. Projektmanagement wird dann erst im zweiten Schritt eingeführt.

Wenn bei Ihnen die detaillierte Terminplanung von Projekten im Vordergrund steht und Ressourcenplanung im Projektmanagement nicht die wichtigste Rolle spielt, dann starten Sie natürlich mit dem Thema Projektmanagement.

Geht es Ihnen aber vordringlich um eine Übersicht, wer wann woran arbeitet, um die Projekte und Tätigkeiten überhaupt richtig zuteilen zu können, lautet unsere Empfehlung so: Kümmern Sie sich als erstes um die Teamleiter. Erst im Anschluss geht es um die Projektleiter.

Unser Tipp: Brauchen Sie eine Übersicht, wer wann woran arbeitet, um die Projekte und Tätigkeiten überhaupt richtig zuteilen zu können, so starten Sie mit der Lösung für die Teamleiter. Erst danach sind die Projektleiter dran.

Unserer Erfahrung nach können Sie über das unten beschriebene Vorgehen mit Fokus auf die Teamleiter eine brauchbare Ressourcenplanung schon in ca. zwei Monaten erreichen.

Die folgende Grafik zeigt den Unterschied: Mit der vollständigen Gesamtplanung der Ressourcen durch die Teamleiter kommen Sie deutlich schneller ans Ziel. Die detaillierte – aber in Summe unvollständige – Ressourcenplanung aus den Projekten braucht deutlich länger.

Ressourcenplanung im Projektmanagement: Einführen Teamleiter

Das Einführen einer vollständigen Ressourcenplanung  im Projektmanagement geht am schnellsten über die Teamleiter

Hinweis: Sie möchten im lernen, wie Sie Ihre Ressourcenplanung im Multiprojektmanagement schnell aufbauen oder optimieren? Dann ist dieses Ressourcenplanung-Seminar von TPG genau richtig für Sie.

Gründe für den zeitlichen Unterschied

Wieso kommt es zu diesem eklatanten zeitlichen Unterschied? Hier die wichtigsten Gründe:

    • Beim Einführen von Projektmanagement müssen Sie einige Prozesse und Methoden mehr etablieren, als sie für das taktische Ressourcenmanagement nötig sind.
    • Die Anzahl der Projektleiter ist in der Regel höher als die der Teamleiter. So dauert alleine deren Ausbildung länger. Außerdem müssen diese viel mehr Arbeit in ihre detaillierte Projektplanung stecken, als Teamleiter in deren Übersicht.
    • Projekte haben einen Anfang und ein Ende, die Teamplanung läuft ohne Start und Ende Monat für Monat.
    • Bei bald abgeschlossenen Projekten lohnt es sich nicht, noch mit einem neuen System anzufangen. Daher werden nur lang laufende und neue Projekte in das System übernommen.

Aus diesen Gründen wird es viele Monate dauern, bis Sie aus der Planung vieler Projektleiter endlich eine Übersicht der Ressourcenauslastung bekommen. Und dann beinhaltet diese auch nur die Projekttätigkeiten. Tätigkeiten außerhalb von Projekten werden hier nicht berücksichtigt.

Vollständig ist die Ressourcenauslastung bei der Herangehensweise über die Projektleiter also noch lange nicht. Doch genau darauf kommt es an. Denn nur eine vollständige Ressourcenübersicht ist brauchbar. Und die bekommen Sie eigentlich ganz einfach von den Teamleitern.

Unser Tipp: Eine Ressourcenübersicht ist nur dann brauchbar, wenn sie vollständig ist. Und die Teamleiter können Ihnen diese eigentlich ganz einfach zur Verfügung stellen.

Sie können jederzeit mit einer vollständigen Ressourcenplanung in Ihren Teams beginnen. Dabei sollten Sie, neben Abwesenheiten und Linientätigkeiten, alle Projekte mindestens grob auf oberster Ebene berücksichtigen.

Auch ohne Kenntnis aller Details auf Ebene der Projektvorgänge sollte es Ihnen so möglich sein, den Projekten Personen mit einem Kontingent an Stunden pro Monat zuzusichern.

Teamleiter sollten die Aufgaben ihrer Mitarbeiter kennen

Jeder Teamleiter weiß normalerweise, womit seine Mitarbeiter beschäftigt sind. Zumindest wissen sie:

    • in welchen Projekten diese stecken
    • wann sie abwesend sind und
    • was sie noch zu tun haben

 

Dieses Wissen gilt nicht immer im Detail, aber zumindest prinzipiell und umfassend.

Ohne eine geeignete Übersicht kann ein Teamleiter nur schwer erklären, dass eine neue Projektanfrage leider keinen Platz in der derzeitigen Auslastung seines Teams findet. Dabei ist das in der Regel einer der wichtigsten Gründe, warum Ressourcenmanagement überhaupt eingeführt werden soll.

Um die Fragen der Verfügbarkeit zu beantworten braucht der Teamleiter nicht die perfekte und detaillierte Planung. In erster Linie nutzt er dazu eine vollständige Übersicht aller Ressourcen und deren Tätigkeiten. Hat er auf diese Fragen einigermaßen genaue Antworten, so hat er damit deutlich mehr gewonnen, als wenn er definitiv falsch antwortet.

Ressourcenplanung im Projektmanagement: Projektverfügbarkeit Teamleiter

Ermittlung der Projektverfügbarkeit durch den Teamleiter (Kapazität abzüglich Abwesenheiten und Linientätigkeiten ist Projektverfügbarkeit)

Es ist ein großer, aber vermeidbarer Fehler, wenn Zusagen ausgesprochen werden, die sich nicht halten lassen. Das liegt meist daran, dass Tätigkeiten in der Auslastung nicht berücksichtigt wurden.

Abgesehen davon schwanken – bis auf den Urlaub und ein paar Regelmeetings – so gut wie alle Planungen der Teamleiter. Denn sie basieren in der Regel auf Schätzungen.

Der große Unterschied liegt darin:

  • Sind Sie überrascht, dass Mitarbeiter keine Zeit haben, weil sie an Dingen arbeiten, die den Teamleitern unbekannt waren? Das ist ungut.
  • Oder dauern bekannte Tätigkeiten einfach länger als angenommen? Das ist leichter zu begründen.

 

Wie Sie eine vollständige Ressourcenplanung erreichen

Erstes Ziel ist also nicht unbedingt die perfekte Ressourcenplanung. Nein, was Sie benötigen, ist eine vollständige und erst damit brauchbare Ressourcenplanung. Diese kann dann in weiteren Schritten verbessert werden.

Verbessern lässt sich später hauptsächlich die regelmäßige und zunehmend genauere Abstimmung mit den Projektleitern. Den Rest haben die Teamleiter ja ohnehin selbst in der Verantwortung. Und nun auch bald im richtigen System.

Unser Tipp: Was Sie zuerst benötigen, ist eine vollständige Ressourcenplanung. Erst durch die Vollständigkeit wird diese wirklich brauchbar. Unschärfen können Sie in weiteren Schritten später verbessern.

Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie bei der Einführung über die Teamleiter vorgehen.

Schritt 1: Predigen Sie den Nutzen

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Gutes Marketing ist der Schlüssel bei der Einführung der Ressourcenplanung

Um die Teamleiter von der Sinnhaftigkeit eines zentralen Systems zur Ressourcenplanung im Projektmanagement zu überzeugen, sollten Sie dessen Nutzen herausstellen. Dieser ist:

  • Entscheider bekommen Auslastungsübersichten aller Teams. Diese sind in der Regel aggregiert. Mit der Möglichkeit des „Drill-down“ bis in jedes Team hinein haben die Entscheider aber alle nötigen Details für fundierte Entscheidungen zur Verfügung.

 

  • Teamleiter bekommen valide Auslastungsübersichten. Diese ermöglichen es ihnen, ihr Team optimal auszulasten, ohne es zu überlasten.

 

  • Projektleiter bekommen verlässlichere Zusagen zur Verfügbarkeit von geeigneten Ressourcen (in der Matrixorganisation) oder über Liefertermine von Ergebnissen (in der Linienorganisation).

 

Betreiben Sie Marketing für die Einführung der taktischen Ressourcenplanung! Und machen Sie betroffene Personen zu Beteiligten. Aber Achtung: Seien Sie sich bewusst, dass Sie damit auch Transparenz schaffen, die nicht alle Teamleiter gut finden.

Sehr wichtig ist auch die frühzeitige Abstimmung mit dem Betriebsrat. Dieser könnte die Möglichkeit der ungerechtfertigten Überwachung von Mitarbeitern erahnen. Das sollte aber eigentlich keine Probleme verursachen, weil:

    • Die Nutzer der Planungsdaten sind die Teamleiter.
    • Diese sind die unmittelbar vorgesetzten Personen, die zum Wohle ihrer Mitarbeiter eine bessere Auslastung planen können.
    • Zudem sollen Überlasten dadurch vermieden werden.

 

Das sollte als klarer Vorteil überzeugen.

Unser Tipp: Machen Sie betroffene Personen zu Fürsprechern, die Sie beim Marketing für die Einführung einer Lösung für taktische Ressourcenplanung unterstützen. Und seien Sie sich bewusst, dass nicht alle Teamleiter die künftige Transparenz gut finden werden.

Schritt 2: Planen Sie ein erstes repräsentatives Team

Wenn Änderungen anstehen, dann sollten Sie zuerst betrachten, was in welchen Bereichen bisher gut geklappt hat. Was haben die Teamleiter bisher schon wie genau geplant?

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Wichtige Fragen bei der Planung eines repräsentativen Teams

Finden Sie die Methoden und Daten heraus, die sich bewährt haben. Dann übernehmen Sie diese.

Teamleiter als Fürsprecher suchen

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die einzelnen Steps der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Identifizieren Sie ein bekanntes, gut strukturiertes Team.  Dessen Teamleiter sollte als Fürsprecher dazu  gewillt sein, sich für Ihr Vorhaben einzusetzen. Sie brauchen eine Vorlage, an der sich alle orientieren können. Idealerweise erstellen Sie diese nicht erst in Excel, sondern gleich im passenden Teamleiter-Tool Ihrer Wahl. Damit zeigen Sie den Kollegen gleich den richtigen Weg.

Granularität der Planung festlegen

Legen Sie die Granularität der Planung in Wochen oder Monaten fest. Quartale sind meist zu grob, Tage fast immer zu fein. Dies hängt in erster Linie von der Dauer der Aufgaben und dem Planungstakt ab.

Soll die Planung in Stunden, Tagen oder FTEs (Full Time Equivalents) erfolgen? Dies hängt auch mit dem Umfang der Aufgaben zusammen. Statt mehrere hundert Stunden sind vielleicht besser die entsprechenden Tage anzugeben.

Stunden sind immer unmissverständlich. Tage hingegen können bei Teilzeitangestellten schon Fragen aufwerfen, wie diese zu verstehen sind. Dies versucht man mit FTEs zu umgehen, aber auch das muss erklärt werden.

Tätigkeiten erfassen und Kategorien zuordnen

Definieren Sie die Zeilen für Abwesenheiten. Diese sind im einfachsten Fall Urlaub und Sonstiges. Krankheit darf in der Regel nicht angegeben werden. Hier ist der Betriebsrat besonders wachsam.

Legen Sie die Zeilen für allgemeine Linientätigkeiten pro Team fest, die für die überwiegende Anzahl an Teammitgliedern zutreffend sind. Dies können Tätigkeiten wie Teammeetings, Weiterbildung, Presales, Support usw. sein. Diese Zeilen werden im Tool für alle Teammitglieder gepflegt.

Identifizieren Sie die individuellen Linientätigkeiten der einzelnen Personen im Team. Das sind Tätigkeiten, die sich im Laufe der Zeit, im Gegensatz zu den allgemeinen Linientätigkeiten, ändern. Und sie dürfen nicht die Zuarbeit innerhalb von Projekten betreffen.

Erfassen Sie Projekte, an denen Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind, vorerst als Einzeiler. Wenn Sie keine verwertbaren Planungsdaten aus den Projekten haben, dann starten Sie im ersten Wurf mit dem Kenntnisstand des Teamleiters und der Mitarbeiter.

Wie hier schon oft zitiert: Achten Sie speziell auf die Vollständigkeit der Tätigkeiten, nicht so sehr auf die Genauigkeit in der Ressourcenplanung. Es ist viel wichtiger, einen ungefähren Überblick darüber zu gewinnen, in welchen Projekten überhaupt gearbeitet wird. Problematisch ist von einigen Projekten einzelne Aufgaben detailliert zu planen und andere dafür überhaupt nicht zu berücksichtigen, nur weil vielleicht einige Details unbekannt sind.

Es geht also erstmal darum alles zu erfassen. So erhalten Sie ein erstes vollständiges Bild.

Unser Tipp: Achten Sie auf die Vollständigkeit der erfassten Tätigkeiten, nicht auf die Genauigkeit Ihrer Planung. Wichtig ist erst einmal, ein vollständiges Bild zu erhalten. Sonst haben Sie eine unbekannte Fehlergröße in der Planung und diese ist für die zuverlässige Ressourcenplanung nicht brauchbar.

Davon ausgehend können Sie Abstimmungsprozesse mit den Projektleitern etablieren. So stehen diese Prozesse von Anfang an auf einem besseren Fundament.

Projektleiter nach und nach anbinden

Sie müssen nicht alle Projektleiter auf einen Schlag anbinden. Das kann Schritt für Schritt erfolgen.

Manche Projekte laufen gerade aus und es lohnt sich nicht mehr, diese detailliert zu planen. Manche starten erst in ein paar Monaten. In beiden Fällen reicht meist eine Grobplanung, weil es sich einerseits nicht mehr und andererseits noch nicht lohnt, detailliert zu planen.

Ressourcenplanung im Projektmanagement, Vollständigkeit und Genauigkeit der Projektplanung

Vollständigkeit und Genauigkeit der Projektplanung

Falsch ist aber immer, wenn Sie etwas nicht planen, nur weil Sie es nicht so genau planen können, wie Sie es gerne würden!

Weitere Teamleiter einbinden und gemeinsam optimieren

Stellen Sie das Ergebnis den anderen Teamleitern vor und bauen Sie deren Feedback mit ein. Schließlich muss jeder Teamleiter die Struktur verstehen und die Granularität der Planung akzeptieren.

Schritt 3: Führen Sie die Erste Planungsrunde durch

Bevor Sie die Prozesse festlegen, ist es wichtig, dass die beteiligten Teamleiter das Tool und den Planungsaufwand kennenlernen. Natürlich können Sie auch erst den Planungstakt festlegen und dann mit der Befüllung des Tools beginnen.

Die Erfahrung zeigt aber, dass die Organisationen sich hier meist mehr vornehmen, als sie wirklich leisten können.

Darum macht es oft Sinn, alle Teamleiter mit der Erstplanung ihres Teams Erfahrung sammeln zu lassen. Erst danach legen Sie den Takt der Aktualisierung fest.

Ein gutes System für diesen Zweck muss auch ein einfaches System sein. Ein Teamleiter sollte im Normalfall nicht mehr als zwei Stunden pro Woche für die Planung seines Teams aufwenden müssen.

Die Erstplanung dauert aber sicher länger. Schließlich müssen sich die Nutzer erst mit den Strukturen vertraut machen und das Tool kennenlernen. Außerdem werden anfangs diverse Daten nicht so griffbereit vorliegen wie erhofft.

Gute Unterstützung der Teamleiter ist wichtig

Sorgen Sie auf jeden Fall für eine gute Unterstützung der Teamleiter. Diese müssen von Anfang an ein positives Erlebnis bei der Planung haben. Manche werden mehr Unterstützung brauchen, andere weniger.

Wichtig ist, möglichst alle Teamleiter in der ersten Runde vom Nutzen durch das Arbeiten mit den eigenen echten Daten zu überzeugen.

Unser Tipp: Sorgen Sie in den ersten Wochen auf jeden Fall für eine gute Unterstützung der Teamleiter. Diese müssen von Anfang an ein positives Erlebnis ohne Schwierigkeiten bei der Planung haben. Und kommunizieren Sie permanent den Nutzen des Arbeitens mit eigenen Daten.

Mögliche Vorgaben für die Datenpflege

Geben Sie einzelne Schritte vor, die für die Dateneingabe zu erledigen sind. Das sind folgende Eingaben:

  • alle Personen und deren Kapazitäten (idealerweise ist das System mit den Ressourcen und deren Kapazitäten, abgeleitet aus den Arbeitszeitmodellen, bereits für jedes Team automatisch vor befüllt)
  • alle Projektanfragen auf Personen (Import aus anderen Systemen?)
  • Abwesenheiten und allgemeine Linientätigkeiten (Import aus anderen Systemen?)
  • alle Projekte auf Teamebene (Import aus anderen Systemen?)
  • individuelle Linientätigkeiten aller Teammitglieder
  • alle Projektzusicherungen für die nächsten z.B. 3 Monate

 

Vorläufigen Aktualisierungstakt wählen

Wählen Sie den Aktualisierungszeitraum, der für Sie sinnvoll erscheint. Vielleicht starten Sie mit einem wöchentlichen Intervall.

So könnten Sie nach wenigen Wochen einen ersten Überblick über alle Teams haben, der den aktuellen Stand durchgängig zeigt.

Natürlich werden hier Überlastungen enthalten sein, die noch gelöst werden müssen. Aber das funktioniert nur im Gleichschritt.

Als Nächstes gilt es also, mit den gewonnenen Erfahrungen des ersten Umgangs einen Planungstakt abzustimmen, den alle Beteiligten auch halten können.

Schritt 4: Führen Sie einen taktvollen Abstimmungsprozess ein

Wie weiter oben schon beschrieben, ist unbedingt anzuraten, dass Sie in Ihrem Unternehmen eine regelmäßige Prozesstaktung einführen. Und diese muss auch gelebt werden. Denn die Anfragen aus Projekten ändern sich meist dynamisch – aber die Teamleiter können nicht jeden Tag ihr Team umplanen.

Also gilt es, die Planung zum Stichtag aktuell zu haben. Damit haben bei Ressourcenkonflikten alle beteiligten Team- und Projektleiter dieselbe aktuelle Planbasis zur Entscheidung.

Freunden Sie sich aber trotzdem damit an, dass Ressourcenplanung nicht immer hundertprozentig genau sein kann. Störungen von außen kommen oft schneller, als Sie nachplanen können.

Und so gehen Sie beim Einführen einer Taktung vor:

  • Identifizieren Sie die Prozessbeteiligten (Projektleiter, Teamleiter und das PMO).
  • Stimmen Sie mit den Beteiligten ab, welche Taktung zur Ressourcenabstimmung für Ihr Unternehmen passend ist. Beginnen Sie im Zweifel mit einem längeren Takt, um die Aktualisierungen auch leisten zu können.
  • Sorgen Sie dafür, dass innerhalb des laufenden und nächsten Taktes die Zusicherung der Ressourcen fix ist. Nur so ist eine konstante Ressourcenauslastung erzielbar.
  • Unterstützen Sie die Projektleiter und Teamleiter bei der rechtzeitigen Aktualisierung ihrer Pläne im Rhythmus des vereinbarten Taktes. Sie brauchen den gesamten aktuellen Ressourcenbedarf immer wieder zum selben Zeitpunkt.
  • Koordinieren Sie die Abstimmung des Ressourceneinsatzes mit den Teamleitern auf Basis der aktuellen Projektplanungen.
  • Lösen Sie Ressourcenkonflikte, die von den Projekt- und Teamleitern nicht eliminiert werden können, in einem Steuerungsgremium. Diesem müssen die entsprechenden Entscheider angehören.
  • In einer Multiprojektumgebung müssen dazu die Prioritäten im Rahmen der strategischen Ressourcenplanung durch die Unternehmensleitung vorher definiert werden.
Ressourcenplanung im Projektmanagement: Prozesstacktung Entscheidungsebenen

Beispielhafte Prozesstaktung über die Entscheidungsebenen (Erläuterung weiter unten im Text)

Passende Artikelempfehlung: Prozesse in der Ressourcenplanung

Schritt 5: Regelbetrieb und Optimierung der Teamplanung

Sobald der Planungstakt ein paar Mal durchlaufen und einigermaßen stabil ist, können Sie mit dem Optimieren beginnen.

Wie sieht es zu diesem Zeitpunkt aus in Ihrem Unternehmen?

  • Ist der versprochene Nutzen der neuen Ressourcenplanung schon bemerkbar?
  • Haben die Teamleiter, Projektleiter und Entscheider bereits bessere Übersichten als Grundlagen für ihre Entscheidungen?
  • Gelingt allen die rechtzeitige Aktualisierung ihrer Pläne?
  • Funktionieren die Abstimmungsmeetings?

 

An manchen Stellen haben Sie vielleicht zu grob geplant, an anderen unnötig fein.

Nun geht es darum, den Aufwand und den Nutzen auszuloten und zu optimieren. Das kann mehrere Wochen oder auch Monate dauern.

Vielleicht lassen Sie auch noch technische Schnittstellen realisieren. So können Sie etwa Daten von Kapazitäten und Abwesenheiten automatisiert aus HR-Systemen zu synchronisieren. Oder Sie automatisieren die Schnittstellen zwischen der Projektplanung und Teamplanung.

Schritt 6: Einführen und Optimieren der Projektplanung

Sie haben bislang die Ressourcenplanung auf der Seite der Teamleiter vorangetrieben. Damit haben Sie schnell eine vollständige Übersicht bekommen. Nun müssen Sie natürlich auch die Prozesse, Methoden und Tools für die Projektplanung weiterentwickeln. Hierfür ist das PMO die zuständige Stelle.

 4. Mehr Artikel mit Details und Tipps zur Ressourcenplanung

Ergänzend finden Sie folgend Kurzbeschreibungen weiterer Artikel zur Ressourcenplanung im Projektmanagement:

Artikel 1: Kapazitätsplanung im Projektmanagement

In diesem Artikel lernen Sie vier wichtige Schritte zur erfolgreichen strategischen Kapazitätsplanung kennen. Kurz zusammengefasst sind dies:

  • Etablieren geeigneter Prozesse,
  • Sicherstellen vollständiger Projektdaten,
  • Austausch mit den Teamleitern über die tatsächlich zur Verfügung stehenden Ressourcen,
  • Zusammenbringen von Anforderungen und Kapazitäten sowie Ausgleichen von Abweichungen.

Zwei weitere wichtige Stellschrauben für die erfolgreiche Kapazitätsplanung im Projektmanagement sind:

  • ein gut funktionierendes und vom Management unterstütztes PMO sowie
  • ein geeignetes Software-Tool für eine solide Datenbasis.

 

Ein wichtiger Tipp aus diesem Artikel: Beteiligen Sie unbedingt die Teamleiter an der Kapazitätsplanung. Stellen Sie ihnen dafür ein für sie geeignetes Tool zur Verfügung, dessen Daten in das Projekt- und Portfoliomanagement-System übernommen werden können. Teamleiter müssen und wollen die sonstigen Tätigkeiten außerhalb von Projekten ohnehin planen. Hier ist es oft sehr einfach, deren Daten aus Excel in ein professionelles Tool zu übernehmen.

Titelbild-Kapazitätsmanagement

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Kapazitätsplanung im Projektmanagement

Artikel 2: Der richtige Detaillierungs- und Planungsgrad in der Ressourcenplanung

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Rolle die Genauigkeit und Vollständigkeit bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement spielt. Es ist wichtiger, Ressourcen vollständig und etwas ungenau zu planen, als ganz genau und dafür aber unvollständig.

Und Sie verstehen, warum es wichtig ist, mit Unschärfe in Ihrer Planung zu leben. Denn eine zu detaillierte Planung lässt sich ggf. nicht durchhalten, ist schnell veraltet und dann nicht mehr nützlich. Planen Sie so grob wie möglich und so fein wie nötig.

Ein wichtiger Tipp aus diesem Artikel: Finden Sie die leistbare Granularität Ihrer Ressourcenplanung, die im Verhältnis zum gewünschten Nutzen steht. Gehen Sie vom Groben zum Feinen und arbeiten Sie auf jeden Fall mit einer VOLLSTÄNDIGEN Planung!

Header Ressourcenplanung Genauigkeit

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Genauigkeit in der Ressourcenplanung

Artikel 3: Prozesse in der Ressourcenplanung

In diesem Kapitel geht es um Anforderungen an die richtigen Prozesse bei der Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleiter. Diese sind abhängig von der Organisationsform, Linien- oder Matrixorganisation. Für beide Organisationsformen sollten Sie sicherstellen, dass Sie eine geeignete Prozesstaktung etabliert haben. Denn Ihre Teamleiter können nicht jeden Tag mehrfach Ressourcenanfragen für die nächste Woche sicher beantworten.

Ein wichtiger Tipp aus diesem Artikel: Sorgen Sie dafür, dass die Zusicherungen des aktuellen Taktes so stabil wie möglich bleiben und nur in Ausnahmefällen geändert werden dürfen. Dieses Vorgehen ermöglicht allen Beteiligten eine verlässliche Ressourcenabstimmung. Zudem wird die Effizienz in der Umsetzung gefördert, weil jeder Mitarbeiter länger störungsfrei arbeiten kann.

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Prozesse in der Ressourcenplanung

Artikel 4: Wie die Planung von Ressourcen agil wirklich klappt

In diesem Artikel lernen Sie, warum die „taktvolle“ Zusammenarbeit der wichtigste Punkt für das Vermeiden von Ressourcenkonflikten im Projektmanagement ist. Das Wort ist zweideutig: Einerseits betonen Sie damit den ordentlichen Umgang miteinander, auch wenn es inhaltlich kritisch wird. Andererseits ist damit der zeitlich synchronisierte Takt von Planung, Abstimmung und Entscheidung über alle Projekte und Ressourcen gemeint.

Sie erfahren in dem Artikel zudem die wesentlichen Punkte zur Vermeidung von Ressourcenkonflikten im klassischen oder agilen Projektmanagement.

Ein wichtiger Tipp aus diesem Artikel: Setzen Sie auf ein festes Team, also nur eine einmalige Zusammenstellung, statt auf den dauernden Wechsel der Mitarbeiter zwischen verschiedenen Projekten.

Header Ressourcenkonflikte Agil

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Ressourcenkonflikte in Projekten

Artikel 5: Skill-Management – Vorteile, Herausforderungen und Einsatzmöglichkeiten

Kompetenz- bzw. Skill-Management ist eine sehr fortgeschrittene Art des Ressourcenmanagements. Im Artikel erfahren Sie die wichtigen Vorteile aus strategischer und taktisch-operativer Sicht. Und Sie erkennen, warum Sie im Unternehmen besser auf die Anfrage von Skills setzen sollten, statt direkt Personen anzufragen: die gleichmäßige Aufteilung der Arbeit wird einfacher.

Aber Kompetenzmanagement ist nicht leicht einzuführen. Schnell kommt es zu Vorbehalten seitens der Mitarbeiter. Diese lassen sich ggf. beseitigen, wenn der hohe Aufwand zum Erfassen der Kompetenzen mit Konzepten für die Personalentwicklung einhergeht.

Ein wichtiger Tipp aus diesem Artikel: Setzen Sie als Teamleiter stärker auf Mitarbeiter, die noch nicht (vollständig) über die benötigten Fähigkeiten verfügen. Das macht Ihre künftige Personalplanung flexibler, da so Know-how aufgebaut wird.

Header_skill-management

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Skill-Management

Artikel 6: Anforderungen an Ressourcenplanung Software im Projektumfeld

Die Planung der Ressourcen über Projektpläne wird zunehmend abgelöst durch eine kombinierte Planung aus Projekt (Grobplanung) und Linie (Detailplanung). Die Gründe dafür sind nachvollziehbar und in diesem Artikel nachzulesen.

Zudem lernen Sie in dem Artikel Werkzeuge kennen, die die jeweiligen Stakeholder mit ihren spezifischen Anforderungen optimal unterstützen bzw. unterschiedliche Systeme miteinander verbinden: Entscheider (Projektportfoliomanagement), Projektleiter (Projektplanung / Ressourcenanforderung), Teamleiter (Information / Ressourcenzusicherung) und Teammitglieder (Aufgabenplanung / Fertigstellungsmeldung).

Ein wichtiger Tipp aus diesem Artikel: Nehmen Sie die Ressourcenplanung auf Ebene von Arbeitspaketen und Phasen pro Woche oder Monat vor, statt auf Ebene einzelner Vorgänge und Tage!

Header Ressourcenplanung Software

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Artikel 7: Argumente für eine optimale Lösung zur Ressourcenplanung

In diesem Artikel bekommen Sie einen kurzen Einblick in die voraussichtliche Entwicklung der Ressourcenplanung: Im Zuge der digitalen Transformation werden immer mehr Personen in Projekten arbeiten, die dies bislang noch nicht getan haben. Und auch deren Vorgesetzte werden somit ihre Teams strategisch und taktisch planen müssen. Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement wird also immer wichtiger.

Zudem finden Sie Argumente für eine Lösung zur taktischen Ressourcenplanung zwischen Projekt- und Teamleiter. Diese helfen Ihnen bei der Diskussion mit den Stakeholdern wie Teamleitern, Projektleitern und Entscheidern, wenn Sie eine wirklich funktionierende Ressourcenplanung einführen möchten.

Die optimale Lösung zur Ressourcenplanung Header

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Artikel 8: Die SharePoint-Lösung zur Ressourcenplanung

Mit einem einfach bedienbaren Tool wie TPG TeamManager für die Ressourcenplanung in SharePoint können Sie sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen eine vollständige Ressourcenübersicht über alle Teams und Abteilungen herstellen. Ihre Projekt- und Teamleiter können in einem für ihre Rolle geschaffenen Werkzeug arbeiten und haben volle Transparenz. Die Verantwortlichkeiten und Zugriffsrechte auf die Planungsdaten bleiben dabei aber bestehen.

Das Tool ermöglicht Ihnen schnell über eine sehr gute Übersicht der unternehmensweiten Ressourcenauslastung, unabhängig vom PM-Tool. Außerdem können Sie mit dem Fortschritt bei der Einführung einer detaillierten Projektplanung durch die Projektleiter die Qualität der Ressourcenplanung sukzessive noch verbessern.

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>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Taktische Ressourcenplanung mit SharePoint

Artikel 9: Ressourcenanfragen in Microsoft Project

Seit der Version 2016 bzw. Project Online verfügt Microsoft Project mit der Funktion Ressourcenanforderungen (englisch: Resource Engagements) über ein neues Feature. Dies stellt einen direkten Kommunikationskanal zwischen den Projektleitern und den ressourcenverantwortlichen Team- bzw. Abteilungsleitern zur Verfügung. In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie dieses Feature für Ihre Abstimmung von Ressourcen zwischen Projekt und Line nutzen, was es kann und wo die Grenzen sind.

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Ressourcenanfragen in Microsoft Project

Artikel 10: Kundenlösungen zu Ressourcenplanung

Case Study 1: > Integriertes Ressourcenmanagement bei KARL STORZ

Case Study 2: > Integriertes Projekt- und bei SWISSGRID

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Johann Strasser, The Project Group

Johann Strasser
Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.


Achim Schmidt-Sibeth
Senior Marketing Manager

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.

Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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