Ressourcenplanung im Projektmanagement: Grundlagen und Bereiche für Einsteiger

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Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement wird immer wichtiger – und komplizierter. Warum ist das so? Nun, einerseits werden meistens mehr geeignete Personen benötigt, als im Augenblick verfügbar sind. Und andererseits ändern sich die geforderten Qualifikationen für diese Personen immer schneller. Folgende Kapitel warten in diesem Einsteigerartikel zum Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement auf Sie:

Los geht’s mit der Einführung in das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Hinweis: wir verwenden die Bezeichnungen Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement als Synonyme.

Definition: Was ist Ressourcenplanung / -management?

Ressourcenplanung / -management ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements und sorgt dafür, dass in den Projekten zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen (Personen, Anlagen etc.) verfügbar sind. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen.

Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Hier hilft Ressourcenplanung im Projektmanagement bzw. Ressourcenmanagement (die beiden Begriffe nutzen wir in diesem Artikel synonym).

Nur wenn Sie wissen, was Sie für laufende und künftige Projekte an Ressourcen benötigen, sind Sie in der Lage wirkungsvoll zu planen. So lassen sich auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen, diese werden nicht überlastet und künftig benötigte Ressourcen lassen sich rechtzeitig beschaffen (Stichwort: Skills).

Was sind die Aufgaben des Ressourcenmanagements?

  • Planung und Allokation von Ressourcen: Das Ressourcenmanagement beinhaltet die strategische Planung und Zuweisung von Kapital, Arbeitskräften, Zeit und anderen Ressourcen. Dabei soll es sicherstellen, dass die Ressourcen dort zum Einsatz kommen, wo sie am dringendsten nötig sind.
  • Optimierung der Ressourcennutzung: Das Ziel ist, die Effizienz und Produktivität der vorhandenen Ressourcen zu maximieren. Engpässe sind zu minimieren und Leerlaufzeiten zu reduzieren.
  • Risikomanagement: Durch Überwachen und Analyse von Ressourcenallokationen hilft das Ressourcenmanagement dabei, potenzielle Risiken zu identifizieren und zu bewerten. So lassen sich Risiken minimieren.
  • Anpassung an das Umfeld: Das Ressourcenmanagement passt die Ressourcenzuordnung den sich ändernden Bedingungen an. So reagiert es auf neue Anforderungen und Chancen.
  • Strategische Kapazitätsplanung: Die Bewertung der aktuellen und zukünftigen Ressourcenkapazitäten stellt sicher, dass ausreichend Ressourcen für den Bedarf verfügbar sind.
  • Unterstützung der Unternehmensziele: Letztendlich unterstützt das Ressourcenmanagement die langfristigen Ziele und den Erfolg des Unternehmens. Es stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.

Was sind die Vorteile von Ressourcenplanung?

Folgend finden Sie einige wichtige Vorteile der Ressourcenplanung im Projektmanagement:

  • Mehr Planungssicherheit: Engpässe lassen sich besser vermeiden, wenn Sie Ihren Ressourcenbedarf frühzeitig ermitteln. Außerdem können Sie den Einsatz der nötigen Personen vorab planen. Das schafft Sicherheit auf allen Ebenen.
  • Weniger Überlastungen: Verfügen Sie über Transparenz bei der Ressourcenauslastung, dann lässt sich die regelmäßige Arbeitsüberlastung besonders begehrter Personen und Teams vermeiden. Das schafft Zufriedenheit und hält die Mitarbeitenden länger im Unternehmen.
  • Gute Dokumentation: Sollte Ihr Projekt aufgrund mangelnder Ressourcen scheitern, dann können Sie dies durch eine gute Dokumentation nachweisen: Mit den vorhandenen Mitteln haben Sie durch Ressourcenplanung alles getan, was möglich war. Das lässt für die Zukunft lernen.

Download (PDF): Einfachere Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 3 wichtigen Erfolgsfaktoren, mit denen Ihre taktische Ressourcenplanung reibungslos klappt.
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Was macht ein Ressourcenplaner / Ressourcenmanager im Projektumfeld?

Ein Ressourcenplaner oder Ressourcenmanager ist eine Schlüsselfigur im Projektumfeld. Er/sie ist dafür verantwortlich, die verschiedenen Ressourcen eines Projekts zu identifizieren, zu koordinieren und zu optimieren. Dies umfasst typischerweise Arbeitskräfte, finanzielle Mittel, Materialien und Zeit.

Ein Ressourcenplaner entwickelt Strategien und implementiert Systeme, um Ressourcen effizient zu nutzen und so die Projektziele zu erreichen. Dies erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Projektziele sowie der internen Prozesse und externen Marktbedingungen.

In der Matrixorganisation ist meist der/die Teamleiter:in verantwortlich für die Ressourcenplanung im eigenen Team. Eine gute Ressourcenplanung kann ihm/ihr dabei helfen, Ressourcenengpässe vorherzusagen, Überlastungen zu vermeiden und Risiken zu minimieren. Eine moderne und leistungsfähige Ressourcenplanung Software kann diese Arbeit erheblich erleichtern. Sie hilft dem/der Ressourcenplaner:in bei der Planung, Überwachung und Steuerung der Ressourcen.

Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Gartner unterteilt die Ressourcenplanung im Projektmanagement in fünf Bereiche, die die folgende Grafik darstellt.

Ressourcenplanung im Projektmanagement
Arten und Aufgaben bei der Ressourcenplanung nach Gartner (Quelle: Gartner)

Im Gegensatz dazu nutzen wir bei TPG The Project Group die Unterteilung in nur drei Ebenen der Ressourcenplanung:

  • strategisch
  • taktisch
  • operativ

Lesen Sie folgend über die Unterschiede.

Download (PDF): Für jede Rolle die richtige Software zur Ressourcenplanung

Lesen Sie hier die Anforderungen an eine leistungsfähige Ressourcenplanungs-Software für alle beteiligten Rollen im Projektumfeld.
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Strategische Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung

  • Sie umfasst die langfristige Planung von Qualifikationen und Kapazitäten der Mitarbeitenden.
  • Laufende und kommende Projekte sollen entsprechend der strategischen Ausrichtung des Unternehmens bewältigt werden.
  • Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig? Was muss ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden? (Dies ist meist die Aufgabe von Portfoliomanagern: Sie benötigen die aktuellen Anforderungen von der Projektleitung auf Ebene von Qualifikationen (Skills) sowie die verfügbaren qualifizierten Kapazitäten von der Teamleitung.)
Ressourcenplanung im Projektmanagement: die drei Ebenen und beteiligte Rollen
Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung

Download (PDF): 4 Erfolgsfaktoren für Kapazitätsplanung

Lesen Sie in diesem PDF, woe Sie mit erfolgreicher Kapazitätsplanung stets vorausschauend notwendige Kapazitäten an geeigneten Mitarbeitenden zur Verfügung haben.
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Taktische Ressourcenplanung / Abstimmung Projekt + Linie

  • Sie umfasst die mittelfristige Bildung von Projektteams, d.h. die laufende Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitung zum Einsatz von Personen in Projekten und Linientätigkeiten.
  • Die Teamleitung sichert der Projektleitung den gemeldeten Bedarf an Ressourcen mit entsprechenden Qualifikationen auf Projektebene zu.

Operative Ressourcenplanung / Aufgabenplanung

  • Sie umfasst die laufende, detaillierte Aufgabenplanung der zugeteilten Ressourcen in den einzelnen Projekten auf Vorgangsebene durch die Projektleitung.

Diese Aufgaben und die Beziehung untereinander aus Sicht der Rollen stellt die folgende Grafik dar:

Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement
Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung

Ergebnisse zur Ressourcenplanung aus der PMO Studie 2020

Die umfangreiche PMO Studie 2020 untersuchte bei 330 Unternehmen mit PMO die wichtigsten Aufgabenbereiche. Der Bereich Ressourcenmanagement ist bei den teilnehmenden Unternehmen im Vergleich zu anderen PMO-Aufgaben am wenigsten etabliert.

Resourcenmanagement TPG PMO Studie 2020
Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Unterstützung beim Ressourcenmanagement durch das PMO (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

PMOs mit weniger als 3 Mitarbeitenden sind den Ergebnissen der Studie nach deutlich schlechter für Ressourcenmanagement aufgestellt als PMOs mit mehr Mitarbeitenden. Die Antworten mit „Verbesserung geplant“ sind zwar nur etwas höher mit mehr Mitarbeitenden, aber die Anteile bei „gut etabliert“ sind mindestens drei- bis viermal so hoch.

Ressourcenplanung in den Projekten

Operative Ressourcenplanung (Vorgangsplanung in den Projekten) haben 13 % und antworten, dass dies ohne Änderungsbedarf gut etabliert ist. 28 % führen diese Aufgaben aus, aber planen noch Verbesserungen. 14 % wollen in den kommenden 12 Monaten starten und fast die Hälfte wird keine operative Ressourcenplanung angehen.

Resourcenmanagement TPG PMO Studie 2020
Wie ist Ressourcenplanung in Projekten bei den Unternehmen mit PMO etabliert? (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)

Die Unterstützung bei der Ressourcenplanung in Projekten hat offensichtlich große Auswirkungen im Projekterfolg, den die Top-Performer am besten liefern.

Mehr Artikel mit Details und Tipps zur Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ergänzend finden Sie folgend Kurzbeschreibungen weiterer Artikel zur Ressourcenplanung im Projektmanagement auf dem TPG Blog:

Artikel 1:
Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement
Kennen Sie und meistern Sie die Herausforderungen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Artikel 2:
Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich
Erreichen Sie eine verbesserte Ressourcenplanung, um zügig die Einplanung zu optimieren, auftretende Konflikte rechtzeitig zu erkennen und diese schnell zu lösen.

Artikel 3:
Prozesse in der Ressourcenplanung (+ Anforderungen)
Etablieren Sie die richtigen Prozesse zur möglichst reibungsfreien Ressourcenabstimmung zwischen Projekt- und Teamleitung.

Artikel 4:
Agile Ressourcenplanung – kann agile Planung Ressourcenkonflikte in Projekten verringern?
Mit agilen Methoden lassen sich tatsächlich Ressourcenkonflikte vermeiden. Die Voraussetzung ist aber, dass Sie mit den nötigen Randbedingungen umgehen können…

Artikel 5:
Kapazitätsplanung im Projektmanagement
Lernen Sie vier wichtige Schritte zur erfolgreichen strategischen Kapazitätsplanung im Projektportfolio kennen.

Artikel 6:
Skill-Management: Vorteile, Herausforderungen und Einsatzmöglichkeiten
Kompetenz- bzw. Skill-Management ist eine sehr fortgeschrittene Art des Ressourcenmanagements. Erfahren Sie die wichtigen Vorteile aus strategischer und taktisch-operativer Sicht.

Artikel 7:
Ressourcenplanung-Tools für die unterschiedlichen Rollen
Für die Aufgabenstellungen an die Stakeholder im Rahmen der Ressourcenplanung sind sehr unterschiedlich. Hier passen Tools für Projektmanagement alleine nicht. Was sind die richtigen Tools für die Rollen und was müssen sie können?

Artikel 8:
MS Project Ressourcenanforderungen – was ist das, wie arbeiten Sie damit und was ist eine bessere Alternative?
Lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Funktion Ressourcenanforderungen (englisch: Resource Engagements) in MS Project 2016 und höher nutzen, was es kann und wo seine Grenzen liegen.

Case Study: Ressourcenplanung auf einem völlig neuen Niveau für WÖRWAG Pharma

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Ressourcenmanagement Seminar. Lernen Sie dort kompakt an einem Tag alles Nötige, um ein funktionierendes Ressourcenmanagement im Projektumfeld auf die Beine zu stellen.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.


Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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