Ressourcenplanung im Projektmanagement: Grundlagen und Bereiche für Einsteiger

Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement wird immer wichtiger – und komplizierter. Warum ist das so? Einerseits werden meist mehr geeignete Personen benötigt, als im Augenblick verfügbar sind. Und andererseits ändern sich die geforderten Qualifikationen für diese Personen immer schneller. Das macht die Themen Ressourcenplanung, Projektressourcen und Ressourcenzuweisung so wichtig. In diesem Einsteigerartikel lesen Sie über Grundlagen, Vorteile, Herausforderungen und Artikel mit weiteren Tipps zur Ressourcenplanung im Projektmanagement. Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Definition: Was ist Ressourcenplanung?
• Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?
• Was sind die Aufgaben der Ressourcenplanung?
• Was sind Vorteile der Ressourcenplanung?
• Aufgaben der Rolle Ressourcenplaner / Ressourcenmanager
• Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement
• Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement
• Ergebnisse zur Ressourcenplanung aus der PMO Studie 2020
• Weiterführende Artikel mit Tipps

Los geht’s mit den Grundlagen zum Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Hinweis: wir verwenden die Bezeichnungen Ressourcenplanung und Ressourcenmanagement als Synonyme.

Definition: Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Sie sorgt dafür, dass in  Projekten und Portfolien die notwendigen Ressourcen (Personen, Anlagen etc.) zu jeder Zeit verfügbar sind und so effektiv wie möglich zum Einsatz kommen. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen.

Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Hier hilft Ressourcenplanung im Projektmanagement bzw. Ressourcenmanagement.

Sie können nämlich nur wirkungsvoll planen, wenn Sie wissen, welche Ressourcen Sie für laufende und künftige Projekte benötigen. So werden Sie auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen. Diese werden nicht überlastet und künftig benötigte Ressourcen können Sie rechtzeitig beschaffen (Stichwort: Skill-Management).

Was sind die Aufgaben der Ressourcenplanung?

Wenn Sie Ressourcenplanung einführen wollen, dann haben Sie sicher einige oder alle dieser Aufgaben der Planung von Ressourcen im Sinn:

• Planung und Ressourcenallokation: Strategische Planung und Zuweisung von Kapital, Arbeitskräften, Zeit und anderen Ressourcen mit dem Ziel, dass die Ressourcen dort zum Einsatz kommen, wo sie am dringendsten benötigt werden.
• Optimierung der Ressourcennutzung: Maximieren der Effizienz und Produktivität der vorhandenen Ressourcen sowie Minimieren von Engpässen und Leerlaufzeiten.
• Risikomanagement: Überwachen und Analyse von Ressourcenallokationen zur Identifikation potenzieller Risiken, deren anschließende Bewertung und Minimierung.
• Anpassung der Ressourcenzuweisung: Überarbeiten der Ressourcenallokation für Projekte an sich ändernde Bedingungen im Projektumfeld als Reaktion auf neue Anforderungen und Chancen.
• Strategische Kapazitätsplanung: Bewerten der aktuellen und zukünftigen Ressourcenkapazitäten, um ausreichend Ressourcen für den Bedarf im Projektportfolio sicherzustellen.
• Unterstützung der Unternehmensziele: Unterstützen der langfristigen Ziele und des Unternehmenserfolges durch Sicherstellen, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort verfügbar sind.

Was sind Vorteile der Ressourcenplanung?

Folgend finden Sie einige wichtige Vorteile der Ressourcenplanung im Projektmanagement:

• Mehr Planungssicherheit: Sie können Engpässe besser vermeiden, wenn Sie Ihren Ressourcenbedarf frühzeitig ermitteln. Außerdem können Sie den Einsatz der nötigen Personen vorab planen. Das schafft Sicherheit auf allen Ebenen.
• Weniger Überlastungen: Verfügen Sie über Transparenz bei der Ressourcenauslastung, dann lässt sich die regelmäßige Arbeitsüberlastung besonders begehrter Personen und Teams vermeiden. Damit schaffen Sie Zufriedenheit und halten Ihre Mitarbeitenden länger im Unternehmen.
• Gute Dokumentation: Sollte Ihr Projekt aufgrund mangelnder Ressourcen scheitern, dann können Sie dies durch eine gute Dokumentation nachweisen: Mit den vorhandenen Mitteln haben Sie durch Ressourcenplanung alles getan, was möglich war. Das lässt für die Zukunft lernen.

Aufgaben der Rolle Ressourcenplaner / Ressourcenmanager

Ressourcenplaner:innen oder Ressourcenmanager:innen sind Schlüsselfiguren im Projektumfeld. Er oder sie ist dafür verantwortlich, die verschiedenen Ressourcen eines Projekts zu identifizieren, zu koordinieren und zu optimieren. Dies umfasst typischerweise Arbeitskräfte, finanzielle Mittel, Materialien und Zeit.

Ressourcenplaner:innen entwickeln Strategien und implementieren Systeme, um Ressourcen effizient zu nutzen und so die Projektziele zu erreichen. Dies erfordert ein tiefgreifendes Verständnis der Projektziele sowie der internen Prozesse und externen Marktbedingungen.

In der Matrixorganisation ist meist die Teamleitung verantwortlich für die Ressourcenplanung im eigenen Team. Durch eine gute taktische Ressourcenplanung im Team, die alle Tätigkeiten im Team vollständig erfasst, lassen sich hier Ressourcenengpässe vorhersagen, Überlastungen vermeiden und Risiken minimieren. Auch die Auskunftsfähigkeit gegenüber den Anfragen aus den Projekten wird deutlich valider.

Zudem kann eine moderne und leistungsfähige Ressourcenplanung Software diese Arbeit erheblich erleichtern. Sie hilft Ressourcenmanager:innen bei der Planung, Überwachung und Steuerung der Ressourcen.

Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Gartner unterteilt die Ressourcenplanung im Projektmanagement in fünf Bereiche, die die folgende Grafik darstellt.

Im Gegensatz dazu nutzen wir bei TPG The Project Group die Unterteilung in nur drei Ebenen der Ressourcenplanung:

• strategische Kapazitätsplanung im Projektportfolio
• taktisch Ressourcenplanung zwischen Team und Projekt
• operative Aufgabenplanung auf Taskebene

Diese Aufgaben und die Beziehung untereinander aus Sicht der Rollen stellt die folgende Grafik dar:

Herausforderungen der Ressourcenplanung im Projektmanagement

In diesem Kapitel gehen wir detaillierter auf die Herausforderungen der Ressourcenplanung in ihren drei Bereichen ein.

Herausforderungen strategische Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung

Die Aufgabe der strategischen Ressourcenplanung bzw. Kapazitätsplanung ist es, auf Basis der strategischen Unternehmensziele und des Produktportfolios für die optimale Auslastung der Ressourcen zu sorgen. Zudem gilt es zu klären:

• Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig?
• Welche Skills müssen ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden?
• Welche Priorisierung im Projektportfolio ist bei Ressourcenmangel vorzunehmen?

Bei unzureichender strategischer Ressourcenplanung gehen Sie folgende Risiken ein:

• Sie schließen Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich ab.
• Ihre Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind.
• Geschäftschancen können Sie nicht nutzen, weil Sie die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschaffen konnten.
• Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten.

Wie flexibel die Ressourcenplanung bei Ihnen gehandhabt werden kann, hängt von den Projektarten in Ihrem Unternehmen ab. Hier ist die Priorisierung im Rahmen des Portfoliomanagements der Projekte eine wichtige Aufgabe.

Drei Projektarten und deren Unterschiede

Es gibt drei Projektarten, zwischen denen unterschieden wird:

• Projekte für Eigenentwicklungen
• Auftragsprojekte
• Organisationsprojekte

Wie unterscheiden sich die drei Projektarten nun bei der Priorisierung und damit bei den Auswirkungen auf die nötigen Ressourcen?

• Priorisierung bei Eigenentwicklungen
  Bei einem Portfolio von Entwicklungsprojekten sind Sie in einer relativ komfortablen Ausgangslage. Die Entscheider bestimmen selbst, wann die Projekte beginnen. Hier können Sie Ihr Ressourcengebirge in der Regel selbst formen. Es liegt an Ihnen, bei der Priorisierung auf Rationalität und Nachvollziehbarkeit zu achten.

• Priorisierung bei Auftragsprojekten
  Anfragen, Absagen und Zusagen kommen bei Auftragsprojekten durch die Kunden zeitlich eher ungeplant. Hier müssen Sie mit vagen Prognosen arbeiten. Jeder Kunde will der König sein. Wenn Sie eine solche Sales-Pipeline verantworten, müssen Sie mit Wahrscheinlichkeiten umgehen. Zudem sollten Sie die zeitliche Ressourcenzuweisung immer wieder der Auftragslage anpassen.

• Priorisierung bei Unternehmensprojekten
  Interne Unternehmensprojekte sollten Sie wie jeden anderen Kundenauftrag behandeln. Erleichternd ist, dass hier weniger Beteiligte an der Priorisierung mitwirken. Erschwerend ist aber, dass diese internen Projekte tendenziell die ersten sind, die bei Ressourcenknappheit verschoben werden.

Unser Tipp: Machen Sie sich frühzeitig klar, mit welcher der genannten Projektarten Sie es zu tun haben. Identifizieren Sie so früh wie möglich, mit welchen typischen Herausforderungen der Ressourcenplanung sie konfrontiert sind und entwickeln Sie passende Prozesse. Ein Project Management Office ist hierfür genau das richtige Organ.

Herausforderungen taktische Ressourcenplanung

Die Teamleitenden haben in der Regel die Hoheit über die in Projekten benötigten Ressourcen. Projektleiter:innen erwarten die Ressourcenzusagen durch die Teamleiter:innen möglichst schnell. So können sie die Personen in ihren Projekten auch zeitlich einplanen.

Aber diese Zusagen sollen natürlich auch verlässlich sein. Nur so können spätere Planungsänderungen möglichst gering gehalten werden.

Das führt allerdings zu folgenden Problemen für die Teamleitenden:

• Von mehreren Projektleitenden kommen zu unterschiedlichen Zeiten immer wieder Anfragen an dieselben Teamleiter:innen.
• Daher haben die Teamleitenden kaum eine stabile Basis für ihre Entscheidungen. Die Abstimmung von gestern ist vielleicht mit einer Anfrage von heute bereits überholt.
• Teammitgliedern werden häufig Aufgaben außerhalb von Projekten zugeteilt (z.B. Linientätigkeiten). Das beeinträchtigt die Verfügbarkeit für die Arbeit in Projekten.

Teamleitende haben oft mit unterschiedlichen Projektleitungen Absprachen zu treffen. Die Anfragen aus den Projekten sollten sie also keinesfalls unstrukturiert erreichen. Sie sollten Prozesse zur Ressourcenplanung richtig aufsetzen. Vereinbarte, verlässliche Prozesse und eine Taktung bei der Zusage der Ressourcen sind für alle Beteiligten unverzichtbar.

Unser Tipp: Vereinbaren Sie mit allen Beteiligten einen Takt für die Ressourcenplanung. Dieser Takt sollte ausschließlich in Notfällen geändert werden dürfen. Das schafft Verlässlichkeit und ermöglicht eine bessere Übersicht der Auslastung für die nächsten 1-2 Takte. Auch hier kann ein zentrales PMO optimal für die Prozesse der Ressourcenplanung sorgen.

Herausforderungen operative Ressourcenplanung / Aufgabenplanung

Die Projektleiterinnen und Projektleiter benötigen in der Regel Zusagen für qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den zuständigen Teamleitenden. Das kennen Sie aus dem vorherigen Kapitel. Nun geht es an die Aufgabenplanung – wer macht was wann?

In der Matrixorganisation können die Projektleitenden in der vereinbarten Zeit über die überlassenen Ressourcen verfügen. Für sie gilt es nun, die nötigen Aufgaben zu planen oder – noch sinnvoller und damit besser – von den Teammitgliedern selbst planen zu lassen.

Anschließend ist die Herausforderung in der Ressourcenplanung, den Stand regelmäßig zu erfassen. So können die Projektleiter:innen den Fortschritt und Restaufwand erkennen.

Das geht aber nur mit passenden und richtig eingesetzten Tools. Diese sind im besten Falle so miteinander verbunden, dass auf Kopfdruck aktuelle Daten in beide Richtungen ausgetauscht werden.

Unser Tipp: Schaffen Sie eine IT-Umgebung, bei der die Tools zur Terminplanung der Projektleitung mit denen zur Aufgabenplanung durch die Teammitglieder integriert sind. So haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig vor anstehenden Statusmeetings die Planwerte und Ist-Werte „auf Knopfdruck“ zu vergleichen. Eine Möglichkeit für den Datenaustausch bietet z.B. eine leistungsfähige Integration-Middleware.

Ergebnisse zur Ressourcenplanung (PMO Studie 2020)

Die umfangreiche PMO Studie 2020 untersuchte bei 330 Unternehmen mit PMO die wichtigsten Aufgabenbereiche. Der Bereich Ressourcenmanagement ist bei den teilnehmenden Unternehmen im Vergleich zu anderen PMO-Aufgaben am wenigsten etabliert.

PMOs mit weniger als 3 Mitarbeitenden sind den Ergebnissen der Studie zufolge deutlich schlechter für Ressourcenmanagement aufgestellt als PMOs mit mehr Mitarbeitenden. Die Antworten mit „Verbesserung geplant“ sind zwar nur etwas höher mit mehr Mitarbeitenden, aber die Anteile bei „gut etabliert“ sind mindestens drei- bis viermal so hoch.

Ressourcenplanung in den Projekten

Operative Ressourcenplanung (Vorgangsplanung in den Projekten) haben 13 % und antworten, dass dies ohne Änderungsbedarf gut etabliert ist. 28 % führen diese Aufgaben aus, aber planen noch Verbesserungen. 14 % wollen in den kommenden 12 Monaten starten und fast die Hälfte wird keine operative Ressourcenplanung angehen.

Die Unterstützung bei der Ressourcenplanung in Projekten hat offensichtlich große Auswirkungen im Projekterfolg, den die Top-Performer am besten erreichen.

Mehr Artikel mit Details und Tipps zur Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ergänzend finden Sie folgend Kurzbeschreibungen weiterer Artikel zur Ressourcenplanung im Projektmanagement auf dem TPG Blog:

Artikel 1:
Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich in 6 klaren Schritten
Erreichen Sie eine verbesserte Ressourcenplanung, um zügig die Einplanung zu optimieren, auftretende Konflikte rechtzeitig zu erkennen und diese schnell zu lösen.

Artikel 2:
Lösungen für Ressourcenplanung-Prozesse in der Linien- und Matrixorganisation
Etablieren Sie die richtigen Prozesse zur möglichst reibungsfreien Ressourcenabstimmung zwischen Projekt- und Teamleitung.

Artikel 3:
Agile Ressourcenplanung – kann agile Planung Ressourcenkonflikte in Projekten verringern?
Mit agilen Methoden lassen sich tatsächlich Ressourcenkonflikte vermeiden. Die Voraussetzung ist aber, dass Sie mit den nötigen Randbedingungen umgehen können.

Artikel 4:
Kapazitätsplanung im Projektmanagemen – 4 wichtige Erfolgsfaktoren
Lernen Sie vier wichtige Schritte zur erfolgreichen strategischen Kapazitätsplanung im Projektportfolio kennen.

Artikel 5:
Skill-Management: Definition, Vorteile und Herausforderungen
Kompetenz- bzw. Skill-Management ist eine sehr fortgeschrittene Art des Ressourcenmanagements. Erfahren Sie die wichtigen Vorteile aus strategischer und taktisch-operativer Sicht.

Artikel 6:
Anforderungen an Ressourcenplanung-Tools für die einzelnen Rollen im Projektumfeld
Die Aufgabenstellungen an die Stakeholder im Rahmen der Ressourcenplanung sind sehr unterschiedlich. Hier passen Tools für Projektmanagement alleine nicht. Was sind die richtigen Tools für die Rollen und was müssen sie können?

Artikel 7:
Ressourcenplanung mit Excel – was Sie wissen sollten (mit Gratis-Excel-Vorlage zum Download)
Viele Unternehmen versuchen zu Beginn, ihre Ressourcenplanung mit Excel in den Griff zu bekommen. Das ist ein guter Anfang für einzelne Teams, aber normalerweise keine erfolgreiche unternehmensweite Lösung (kostenlose Excel-Vorlage für den Einstieg in die Ressourcenplanung).

Artikel 8:
MS Project Ressourcenanforderungen – was ist das, wie arbeiten Sie damit und was ist eine bessere Alternative?
Lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie die Funktion Ressourcenanforderungen (englisch: Resource Engagements) in MS Project 2016 und höher nutzen, was es kann und wo seine Grenzen liegen.

Case Study: Ressourcenplanung auf einem völlig neuen Niveau für WÖRWAG Pharma

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Ressourcenmanagement Seminar. Lernen Sie dort kompakt an einem Tag alles Nötige, um ein funktionierendes Ressourcenmanagement im Projektumfeld auf die Beine zu stellen.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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