Ressourcenplanung im Projektmanagement: Grundlagen und Methoden für Einsteiger

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Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement wird immer wichtiger – und komplizierter. Warum ist das so? Nun, einerseits werden meistens mehr geeignete Personen benötigt, als im Augenblick verfügbar sind. Und andererseits ändern sich die geforderten Qualifikationen für diese Personen immer schneller.

Die komplexen Herausforderungen bei der Ressourcenplanung bekommen Sie daher nur mit den richtigen Prozessen und einer professionellen IT-Lösung wirklich gut in den Griff.

Verfügen Sie über beides – passende Abläufe und geeignetes Tool – dann tun Sie sich in Zukunft sicher viel leichter. Sie werden so in Ihrem Unternehmen:

  • die Kommunikation zwischen Projektleiter und Teamleiter verbessern
  • vorhandene Ressourcen optimal einsetzen sowie
  • neue Positionen und Qualifikationen rechtzeitig identifizieren und dann auch besetzen können

Wie Sie das erreichen, lesen Sie in diesem Artikel. Folgende Kapitel warten auf Sie:

Los geht’s mit der Einführung in das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement.

Definition: Was ist Ressourcenplanung?

Ressourcenplanung ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements und sorgt dafür, dass in den Projekten zu jeder Zeit die notwendigen Ressourcen (Personen, Anlagen etc.) verfügbar sind. Sie hängt zudem mit der Zeit- und Kostenplanung zusammen.

Warum ist Ressourcenplanung im Projektmanagement wichtig?

Das Ziel jedes Unternehmens ist es, mit möglichst wenig Aufwand ans Ziel zu kommen. Hier hilft Ressourcenplanung im Projektmanagement bzw. Ressourcenmanagement (die beiden Begriffe nutzen wir in diesem Artikel synonym).

Nur wenn Sie wissen, was Sie für laufende und künftige Projekte an Ressourcen benötigen, sind Sie in der Lage wirkungsvoll zu planen. So lassen sich auf Unternehmensebene die verfügbaren Ressourcen wirtschaftlich nutzen, diese werden nicht überlastet und künftig benötigte Ressourcen lassen sich rechtzeitig beschaffen (Stichwort: Skills).

Was sind die Vorteile von Ressourcenplanung?

Folgend finden Sie einige wichtige Vorteile der Ressourcenplanung im Projektmanagement:

  • Mehr Planungssicherheit: Engpässe lassen sich besser vermeiden, wenn Sie Ihren Ressourcenbedarf frühzeitig ermitteln. Außerdem können Sie den Einsatz der nötigen Personen vorab planen. Das schafft Sicherheit auf allen Ebenen.
  • Weniger Überlastungen: Verfügen Sie über Transparenz bei der Ressourcenauslastung, dann lässt sich die regelmäßige Arbeitsüberlastung besonders begehrter Personen und Teams vermeiden. Das schafft Zufriedenheit und hält die Mitarbeiter länger im Unternehmen.
  • Gute Dokumentation: Sollte Ihr Projekt aufgrund mangelnder Ressourcen scheitern, dann können Sie dies durch eine gute Dokumentation nachweisen: Mit den vorhandenen Mitteln haben Sie durch Ressourcenplanung alles getan, was möglich war. Das lässt für die Zukunft lernen.

Die Bereiche der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Gartner unterteilt die Ressourcenplanung im Projektmanagement in fünf Bereiche, die die folgende Grafik darstellt.

Ressourcenplanung im Projektmanagement

Arten und Aufgaben bei der Ressourcenplanung nach Gartner (Quelle: Gartner)

Im Gegensatz dazu nutzen wir bei TPG The Project Group die Unterteilung in nur drei Ebenen der Ressourcenplanung:

  • strategisch
  • taktisch
  • operativ

Lesen Sie folgend über die Unterschiede.

Strategische Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung

  • Sie umfasst die langfristige Planung von Qualifikationen und Kapazitäten der Mitarbeiter.
  • Laufende und kommende Projekte sollen entsprechend den strategischen Ausrichtung des Unternehmens bewältigt werden.
  • Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig? Was muss ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden? (Dies ist meist die Aufgabe von Portfoliomanagern: Sie benötigen die aktuellen Anforderungen von den Projektleitern auf Ebene von Qualifikationen (Skills) sowie die verfügbaren qualifizierten Kapazitäten von den Teamleitern.)
Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung im Projektmanagement

Die drei Ebenen und beteiligten Rollen bei der unternehmensweiten Ressourcenplanung

Taktische Ressourcenplanung / Abstimmung Projekt + Linie

  • Sie umfasst die mittelfristige Bildung von Projektteams, d.h. die laufende Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitern zum Einsatz von Personen in Projekten und Linientätigkeiten.
  • Die Teamleiter sichern den Projektleitern den gemeldeten Bedarf an Ressourcen mit entsprechenden Qualifikationen auf Projektebene zu.

eBook Taktische Ressourcenplanung

Operative Ressourcenplanung / Aufgabenplanung

  • Sie umfasst die laufende, detaillierte Aufgabenplanung der zugeteilten Ressourcen in den einzelnen Projekten auf Vorgangsebene durch die Projektleiter.

Diese Aufgaben und die Beziehung untereinander aus Sicht der Rollen stellt die folgende Grafik dar:

Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Das Zusammenspiel zwischen den Ebenen bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement

Mehr Artikel mit Details und Tipps zur Ressourcenplanung im Projektmanagement

Ergänzend finden Sie folgend Kurzbeschreibungen weiterer Artikel zur Ressourcenplanung im Projektmanagement:

Artikel 1: Kapazitätsplanung im Projektmanagement

In diesem Artikel lernen Sie vier wichtige Schritte zur erfolgreichen strategischen Kapazitätsplanung kennen.

Titelbild-Kapazitätsmanagement

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Kapazitätsplanung im Projektmanagement

Artikel 2: Der richtige Detaillierungs- und Planungsgrad in der Ressourcenplanung

In diesem Artikel erfahren Sie, welche Rolle die Genauigkeit und Vollständigkeit bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement spielt.

Header Ressourcenplanung Genauigkeit

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Genauigkeit in der Ressourcenplanung

Artikel 3: Prozesse in der Ressourcenplanung

In diesem Artikel geht es um Anforderungen an die richtigen Prozesse bei der Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleiter.

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Prozesse in der Ressourcenplanung

Artikel 4: Wie die Planung von Ressourcen agil wirklich klappt

In diesem Artikel lernen Sie, warum die „taktvolle“ Zusammenarbeit der wichtigste Punkt für das Vermeiden von Ressourcenkonflikten im Projektmanagement ist.

Header Ressourcenkonflikte Agil

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Ressourcenkonflikte in Projekten

Artikel 5: Skill-Management – Vorteile, Herausforderungen und Einsatzmöglichkeiten

Kompetenz- bzw. Skill-Management ist eine sehr fortgeschrittene Art des Ressourcenmanagements. Im Artikel erfahren Sie die wichtigen Vorteile aus strategischer und taktisch-operativer Sicht.

Header_skill-management

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Skill-Management

Artikel 6: Anforderungen an Ressourcenplanung Software im Projektumfeld

Die Planung der Ressourcen über Projektpläne wird zunehmend abgelöst durch eine kombinierte Planung aus Projekt (Grobplanung) und Linie (Detailplanung). Die Gründe dafür sind nachvollziehbar und in diesem Artikel nachzulesen.

Header Ressourcenplanung Software

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Ressourcenplanung-Software für die Rollen

Artikel 7: Argumente für eine optimale Lösung zur Ressourcenplanung

In diesem Artikel bekommen Sie einen kurzen Einblick in die voraussichtliche Entwicklung der Ressourcenplanung: Im Zuge der digitalen Transformation werden immer mehr Personen in Projekten arbeiten, die dies bislang noch nicht getan haben. Und auch deren Vorgesetzte werden somit ihre Teams strategisch und taktisch planen müssen. Das Thema Ressourcenplanung im Projektmanagement wird also immer wichtiger.

Die optimale Lösung zur Ressourcenplanung Header

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Die optimale Lösung zur Ressourcenplanung

Artikel 8: Die SharePoint Lösung zur Ressourcenplanung

Mit einem einfach bedienbaren Tool wie TPG TeamManager für die Ressourcenplanung in SharePoint können Sie sowohl in kleinen als auch großen Unternehmen eine vollständige Ressourcenübersicht über alle Teams und Abteilungen herstellen.

Header_RessourcenplanungSharePoint

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Taktische Ressourcenplanung mit SharePoint

Artikel 9: Ressourcenanfragen in Microsoft Project

Seit der Version 2016 bzw. Project Online verfügt Microsoft Project mit der Funktion Ressourcenanforderungen (englisch: Resource Engagements) über ein neues Feature. Dies stellt einen direkten Kommunikationskanal zwischen den Projektleitern und den ressourcenverantwortlichen Team- bzw. Abteilungsleitern zur Verfügung. In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie dieses Feature für Ihre Abstimmung von Ressourcen zwischen Projekt und Line nutzen, was es kann und wo seine Grenzen liegen.

>>> Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Ressourcenanfragen in Microsoft Project

Artikel 10: Kundenlösungen zu Ressourcenplanung

Case Study 1: > Integriertes Ressourcenmanagement bei KARL STORZ

Case Study 2: > Integriertes Projekt- und Ressourcenmanagement bei SWISSGRID

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Was sind Ihre Erfahrungen mit Ressourceplanung im Projektmanagement? Haben wir einen wichtigen Aspekt vergessen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.


Johann Strasser, The Project Group

Johann Strasser
Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.


Achim Schmidt-Sibeth
Senior Marketing Manager

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.

Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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