Warum ein Project Management Office (PMO)? Bedeutung, Vorteile und Mehrwert

Es gibt viele Firmen, die schon ein Project Management Office bzw. Projektmanagement Office (Abkürzung PMO) im Einsatz haben. Aber nur die wenigsten davon haben einen Zustand erreicht, mit dem sie wirklich zufrieden sind. Kein Wunder, denn ein PMO einfach nur zu gründen und laufen zu lassen, führt nicht zu nachhaltigem Erfolg.

Andererseits fragen sich Unternehmen, die kein Projektmanagement Office haben, nach dem Nutzen eines PMO oder sind auf der Suche nach klaren Argumenten zum Überzeugen der Entscheidenden. Für beide Gruppen, mit und (noch) ohne PMO, ist diese Artikelserie gedacht. Sie erfahren darin anhand vieler praktischer Tipps, was Sie zur Bedeutung, dem Aufbau und dem Optimieren eines Projektmanagement Office wissen sollten.

Alle wichtigen PMO-Themen (mehr Infos am Artikelende)

Dies ist die Startseite einer Artikelserie. Hier finden Sie als Einsteigerin oder Einsteiger Information zur  PMO-Bedeutung und einige grundlegende Antworten auf diese häufigen Fragen:

• Was ist ein Project Management Office? Bedeutung
• Was ist der Unterschied PMO / Project Office etc.?
• Warum ein PMO – wann macht es Sinn?
• Welchen Mehrwert bringt ein PMO? Nutzen und Vorteile
• Mögliche Nachteile eines PMO
• Was macht ein gutes PMO aus?
• Zusammenfassung und Links zu vielen weiteren PMO-Themen

Beginnen wir mit der Definition und der Abgrenzung zum Project Office etc., denn hier herrscht oft noch Verwirrung.

Was ist ein Project Management Office? Bedeutung

Ein PMO ist eine permanente organisatorische Einheit, die im Rahmen des Multiprojektmanagements zentral für alle Projekte im Unternehmen oder einem Unternehmensbereich zuständig ist. PMO-Aufgaben können sein: Training, Projekt-Services, Methoden, Prozesse sowie PM-Tools. Auch strategische Tätigkeiten sind möglich, wie Unterstützung beim Projektportfoliomanagement.

Unterschied PMO zu Project Office, Program Office und Projektassistenz

In Unternehmen mit einer Multiprojektlandschaft aus unterschiedlichen Bereichen, die auch Abhängigkeiten untereinander haben, sind oft mehrere PMOs im Einsatz. Sie sind im jeweiligen Bereich verantwortlich für Methoden und Prozesse des Projektmanagements.

• Klassischerweise wird ein Projektmanagement Office im Bereich R&D vorzufinden sein. Dessen Ziel ist die bessere Steuerung der Entwicklungsprojekte.
• Oft ist aber auch im Bereich IT ein Projektmanagement Office zu finden, das sich um erfolgreiche IT-Projekte kümmert.
• Seltener sind Projektmanagement Offices bei Bereichen wie Sales und Marketing. Hier werden oft Anteile von Projekten aus dem eigentlichen Kernbereich des Unternehmens, z.B. aus R&D-Projekten oder dem IT-Bereich, erledigt.
• Oft gibt es zusätzlich ein strategisches PMO (sPMO) über den Unternehmensbereichen. Dieses hängt an der Unternehmensführung und kann erweiterte Tätigkeiten, z.B. im Bereich Portfoliomanagement, und strategische Umsetzungen zu erfüllen haben.

Warum ein PMO – wann macht es Sinn?

Gewöhnlich hilft Ihnen ein zentrales Projektmanagement Office immer besonders, wenn:

• Sie viele Projekte haben, die gesteuert werden müssen
• Ressourcen aus verschiedenen Bereichen koordiniert werden müssen
• Sie auf Basis fundierter und aktueller Daten Entscheidungen treffen müssen
• Ihre Projekte in unterschiedlichen Unternehmensbereichen stattfinden, untereinander abhängig und eventuell international aufgestellt sind
• Sie schnelle Entscheidungen benötigen, weil Ihr Umfeld entsprechend dynamisch ist
• Sie Berichtsanforderungen haben, die ständig steigen, weil mehr Leute genauer informiert werden wollen
• Projektkosten mehr an Bedeutung gewinnen
• Sie Prioritäten und Strategiebeiträge der Projekte ermitteln bzw. berücksichtigen wollen

Ein Projektmanagement Office sollte möglichst hoch in der Unternehmensorganisation angesiedelt sein. Unter anderem sorgt es dafür, dass bei der Geschäftsführung und wichtigen Entscheidenden die richtigen Informationen aus den Projekten ankommen. Umgekehrt trägt es die Verantwortung, dass die Vorgaben des Entscheidungsgremiums alle Betroffenen und Beteiligten der Projekte erreichen.

Dafür sind Rollen, Prozesse und Werkzeuge zu implementieren, die dies sicherstellen.

Wie viele Teammitglieder im Projektmanagement Office arbeiten, hängt davon ab, wie groß die Umgebung ist und was dort alles zu tun ist.

Welchen Mehrwert bringt ein PMO? Nutzen und Vorteile

Das PMO soll Abläufe in der Multiprojektwelt verbessern. Was Verbessern tatsächlich bedeuten kann, das ist von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Der Nutzen lässt sich daher am besten so auf den Punkt bringen:

„Das PMO sollte den Stakeholdern in der Multiprojekt-Landschaft das gute Gefühl geben, alles im Griff zu haben.“
Johann Strasser, geschäftsführender Partner bei TPG The Project Group

Das bedeutet, das Projektmanagement Office schafft eine Form von Zufriedenheit in der Multiprojektlandschaft, die es ohne dessen Arbeit so nicht geben würde.

Folgend eine Liste mit Argumenten für ein Project Management Office und dessen Vorteile:

1. Alle Projekte sind strategisch ausgerichtet  
   Ein PMO stellt sicher, dass Projekte mit den strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. So trägte es dazu bei, den Geschäftserfolg zu steigern. Dies gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass das PMO bei strategischen Projektfragen mitreden darf.
2. Verbesserte Projekttransparenz
   Es schaffte einen klaren Überblick zum aktuellen Stand aller Projekte. Dieser dient dazu, dass Führungskräfte fundierte Entscheidungen treffen und potenzielle Probleme frühzeitig erkennen können.
3. Alle Projekte werden erfolgreich durchgeführt  
   Dies ist ein legitimer Anspruch, der manchmal aber nicht für jedes Projekt möglich ist. Zumindest sollte durch ein PMO die Anzahl erfolgreicher Projekte deutlich zunehmen.
4. Erhöhter PM-Reifegrad im Unternehmen  
   Dazu tragen verschiedene Maßnahmen für alle Projektbeteiligten bei, die Methoden, Prozesse und Tools umfassen. Das können z.B. Konsistenz und Qualitätssicherung durch Standardisieren von Prozessen und Methoden sein. Projekte werden mit einer gleichbleibenden Qualität durchgeführt. Dies reduziert Fehler und steigert die Effizienz.
5. Maximieren des Projektdurchsatzes  
   Ein Beispiel wäre, dass R&D-Projekte in kürzerer Zeit abgeschlossen werden können. Das kann in vielen Branchen einen Wettbewerbsvorteil bedeuten.
6. Optimieren des Ressourceneinsatzes  
   Optimales Verteilen der in den Projekten verfügbaren Personen hilft Überschneidungen und Überlastungen zu vermeiden. Ressourcen-Engpässe werden minimiert.
7. Minimieren von Termin-, Kosten- und Aufwandsüberschreitungen  
   Dies kann z.B. erfolgen durch Unterstützung der Projektleitenden mit passenden Aus- und Fortbildungen im Bereich Prozesse Tools und Methoden.
8. Minimierung von Projektrisiken
   Dies kann z.B. durch gute Lessons Learned und das Bewusstsein für Risikomanagement in Projekten erfolgen. Durch frühzeitiges Erkennen und Managen von Risiken lassen sich Projektausfälle und Budgetüberschreitungen vermeiden.
9. Verbesserte Kommunikation
   Ein PMO fungiert als zentrale Kommunikationsstelle zwischen den Projektteams und der Unternehmensführung. Dies fördert den Austausch von Informationen und trägt dazu bei, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.

Zusammengefasst ist der Nutzen eines PMO die Maximierung des Unternehmenserfolges über die laufenden Projekte. Alle oben genannten Vorteile des PMO zahlen ein auf den Erfolg des Unternehmens in seinem kompetitiven Umfeld. Organisationen mit PMO haben somit ein höhere Wahrscheinlichkeit, hier zu schneller zu reüssieren.

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Mögliche Nachteile eines PMO

Den Vorteilen eines PMO aus dem vorherigen Kapitel sind eventuelle Nachteile gegenüberzustellen. Diese sollten Sie möglichst vermeiden. Hier sind einige der wichtigsten potenziellen Nachteile:

1. Bürokratie und Überregulierung 
   Zusätzliche Prozesse und Regeln können den Projekten eine schwerfällige Bürokratie auferlegen. Dies kann die Flexibilität und Agilität der Projekte einschränken und den Projektfortschritt verlangsamen.
2. Kosten und Ressourcenaufwand 
   Die Einrichtung und der Betrieb eines PMO können teuer sein. Die gilt insbesondere für kleinere Unternehmen, die möglicherweise nicht über ausreichende Ressourcen verfügen.
3. Widerstand gegen Veränderung 
   Mitarbeitende könnten das Gefühl haben, dass das PMO ihre Autonomie einschränkt oder sie zu streng überwacht werden („Projektpolizei“). Das kann die Akzeptanz der neuen Strukturen verringern.
4. Übermäßige Standardisierung 
   Unterschiedliche Projekte erfordern möglicherweise verschiedene Ansätze. Eine zu starre Standardisierung kann dazu führen, dass die individuellen Anforderungen der Projekte nicht ausreichend berücksichtigt werden.
5. Langsamere Entscheidungsprozesse 
   Wenn jedes größere Problem oder jede Anpassung im Projektumfeld durch das PMO genehmigt werden muss, kann dies zu Verzögerungen führen. Hier gilt es, Augenmaß zu bewahren und die Prozesse zu optimieren.
6. Konflikte mit Projektmanagerinnen und Projektmanagern
   Die Verantwortungsbereiche müssen klar abgegrenzt sein. Anderenfalls könnten die Projektmanager:innen empfinden, dass ihre Autorität untergraben wird oder das PMO in ihre Arbeit eingreift.

Unternehmen sollten die potenziellen Nachteile kennen. Wenn Sie Ihr PMO flexibel und effizient  gestalten, dann können Sie die oben genannten Probleme stark reduzieren bzw. gleich gänzlich vermeiden.

Was macht ein gutes PMO aus?

Ein gutes PMO sorgt dafür, dass die Projekte in der Multiprojektumgebung möglichst reibungsfrei laufen.

1. Es agiert als zentraler Ankerpunkt für klare Kommunikation und Koordination zwischen verschiedenen Projektteams.
2. Es stellt sicher, dass bewährte Methoden und Prozesse implementiert werden, um Projektziele effizient zu erreichen.
3. Die Fähigkeit, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, und eine proaktive Risikomanagementstrategie sind unverzichtbar.
4. Darüber hinaus spielt ein gutes PMO eine entscheidende Rolle bei der Bereitstellung aussagekräftiger Daten und Berichte, um fundierte Entscheidungen auf allen Ebenen der Organisation zu unterstützen.
5. Insgesamt zeichnet sich ein gutes PMO durch Agilität, klare Kommunikation, effektives Ressourcenmanagement und die Fähigkeit zur kontinuierlichen Verbesserung aus.

PMOs, die als Top-Performer einzustufen sind, organisieren ihre Rahmenbedingungen dabei deutlich besser als Low-Performer. Damit gelingt es ihnen, die Termine, Budgets und Qualität deutlich häufiger einzuhalten.

Die PMO-Studie 2020 von TPG ergab, dass Top-Performer im Vergleich deutlich weniger Probleme haben mit:

• Klarheit von Inhalten und Zielen
• Schätzung des Aufwands
• Qualifikation der Mitarbeitenden
• Lieferanten
• von vornherein zum Scheitern verurteilten Projekten

Hingegen sind die beiden erstgenannten Punkte bei Low- und High-Performern die Hauptgründe für erfolglose Projekte (siehe folgende Grafik).

Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten

Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 10 wichtigen Erfolgsfaktoren für ein leistungsfähiges und akzeptiertes PMO.
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Zusammenfassung und weitere Artikel zu Themen rund um das Project Management Office

Sie wissen jetzt, was die Bedeutung eines PMO ist und wo die Unterschiede zu anderen Entitäten wie Project Office, Program Office und Projektassistenz liegen. Auch haben Sie gelernt, wann und warum Sie ein Projektmanagement Office brauchen, welchen Mehrwert es Ihnen bringen kann und was ein gutes PMO als Top-Performer beispielsweise von einem auf geringerer Entwicklungsstufe unterscheidet.

Jetzt ist die Zeit, in ergänzende Themenbereiche einzutauchen. Dafür finden Sie im Folgenden Links zu den Artikeln unserer Serie.

• 10 wichtige PMO-Erfolgsfaktoren
• Wie Sie ein PMO einführen – 4 Schritte zum schnellen Erfolg
• PMO-Reporting: Anforderungen an Projekt- und Portfoliomanagement-Berichte
• Projektassistenz – Aufgaben, Definition, Qualifikationen und Anforderungen
• PMO-Tools für erfolgreiches Multiprojektmanagement (inkl. Umfrageergebnisse 2022)
• PMO KPIs – Wie Sie mit Kennzahlen den PMO-Erfolg nachweisen
• Warum scheitern Projekte und was kann das Project Management Office dagegen tun?
• PMO Standards – was ist der Stand und eine Empfehlung
• Typische PMO-Aufgaben und Verantwortungsbereiche des Projektmanagement Office

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