Wie Sie durch Projektportfolio-Meetings Ihre Multiprojektlandschaft richtig steuern – Praxis-Tipps für das PMO

Wenn Sie im PMO beschäftigt sind, müssen Sie vielleicht auch ein Projektportfolio mit steuern. Das Projektportfolio-Meeting sollte dann eine Ihrer wichtigsten Aufgaben sein. In der Regel sind hier hochrangige Teilnehmende dabei. Daher ist wichtig, dass Sie dieses regelmäßige Meeting zur Multiprojektsteuerung gut vorbereiten und in kurzer Zeit konzentriert durchführen. Die Teilnehmenden müssen nach dem Meeting das Gefühl haben, dass sie umfangreich informiert wurden und auf dieser Basis alle anstehenden Entscheidungen fundiert treffen konnten.

In kurzen Worten: In einem Projektportfolio-Meeting zeigen Sie als PMO den Teilnehmer:innen, dass Sie die Projektlandschaft wirklich im Griff haben. In diesem Artikel lesen Sie, wie Sie hierbei vorgehen:

• Definition Projektportfolio-Meeting
• Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings
• Welche Teilnehmer:innen gehören ins Meeting?
• Wie ist der richtige zeitliche Takt?
• Wie sollte eine erfolgreiche Agenda aussehen?
• Wie bereiten Sie ein Projektportfolio-Meeting richtig vor?
• Was sind Kriterien für Projekte, die im Meeting zu behandeln sind?
• Zusammenfassung

Legen wir los mit der Definition des Begriffs Projektportfolio-Meeting.

Definition Projektportfolio-Meeting

Das Projektportfolio-Meeting ist ein regelmäßig wiederkehrendes Meeting, in dem es um die Gesamtheit aller Projekte in der Multiprojektlandschaft geht. Hier sollen wichtige Entscheidungen ermöglicht werden, damit die Projektlandschaft gut gesteuert werden kann.

Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings

Die Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings bestehen für das PMO darin, dass:

• die richtigen, entscheidungsbefugten Personen zumindest eingeladen werden und im besten Fall auch immer anwesend sind
• dieser Personenkreis prinzipiell nur wenig Zeit hat und daher der Fokus auf die wichtigen Projekte gesetzt werden muss
• dieses Meeting regelmäßig stattfinden muss, weil Entscheidungen erwartet werden
• die Datenbasis vollständig, aktuell und plausibel, also vom PMO gut vorbereitet sein muss.

Was Ihnen bei Ihren Aufgaben als PMO bei diesen Aufgaben helfen kann, ist das „PPM Paradise“.

Die Portfolioberichte der obersten Ebene werden hier aus einer Projektliste gespeist, die in einer zentralen Datenbank liegt. Daran angeschlossen ist ein Ressourcenpool. Darunter befinden sich die Methoden für das Einzelprojektmanagement, die die Projektliste mit Informationen wie z.B. den Ampelfarben automatisch füllen. Die Abstimmung der Ressourcen zwischen Projekt- und Teamleitenden gehört zudem ebenso dazu, wie die Integration mit dem Controlling für Forecasts, Zahlungsmeilensteine und sonstige Finanzfragen.

Durch filterbare Berichte lässt sich bei z.B. roten Ampeln auf Portfolioebene über die Projektliste in die jeweiligen Einzelprojekte vordringen. So können Sie die Ursachen für die Meldung erfahren (siehe rote Pfeile in der Grafik).

Mit solch einer integrierten Lösung  als Multiprojektmanagement-Erfolgsfaktor können Sie in kurzer Zeit die wichtigen Informationen für Personen des Projektportfolio-Meetings, die wenig Zeit haben, präsentieren und diese gut informieren.

Welche Teilnehmer:innen gehören ins Projektportfolio-Meeting?

Wer konkret an den Meetings teilnimmt, ist abhängig von den Zielen des Meetings und von den Erfordernissen der Organisation. Das sollten Sie beachten:

• Entscheider:innen müssen immer anwesend oder entsprechend vertreten sein.
• Halten Sie die Liste der regelmäßigen Teilnehmenden fix und deren Erwartungen sollten dem PMO bekannt sein.
• Bedarfsbezogen können Sie zusätzliche Personen zeitweise einladen, um spezielle Themen zu erörtern.
• Die fixen Teilnehmenden müssen regelmäßig Zeit haben und vorbereitet sein.
• Die Teilnahme wird oft auch als Statussymbol im Unternehmen gesehen.

Unser Tipp: Halten Sie den Kreis der Teilnehmer:innen eher klein, nicht mehr als fünf bis maximal 10 Personen. Wenn Personen mehrfach eingeladen waren, ist es später unter Umständen schwierig, diese wieder auszuladen, um den Kreis wieder zu verkleinern.

Den Kreis der Teilnehmer:innen sollten Sie je nach den zu besprechenden Themen ggf. anpassen. Je kleiner die Firma ist, desto eher ist die Geschäftsleitung auch dabei. Bei großen Firmen sind es dann eher die Abteilungsleiter:innen.

Teilnehmende bei Entwicklungsprojekten können sein:

• Leitung des PMO
• Leitung der Entwicklung
• Leitung Produktmanagement
• Ausgewählte Teamleiter:innen
• Vertreter:innen des Controllings

Teilnehmende bei Auftragsprojekten können sein:

• Leitung des PMO
• Leitung der Abteilung Kundenprojekte
• Leitung Sales
• Ausgewählte Teamleiter:innen
• Vertreter:innen des Controllings

Im folgenden Video aus 5/2023 erfahren Sie mehr zu Berichten, mit denen Sie Ihr Projektportfolio erfolgreich steuern können.

Wie ist der richtige zeitliche Takt für die Projektportfolio-Meetings?

Das Projektportfolio-Meeting muss in einem regelmäßigen Takt laufen und dieser wird vom PMO vorgegeben.

Die Mitarbeitenden melden in der Regel am Ende der Woche ihre Ist-Stunden zurück. Diese fließen in die wöchentlichen Statusmeetings der Projektleitenden ein – und diese wiederum in die 14-tägigen Ressourcenmeetings zwischen Projekt- und Teamleitenden. Nach diesem kommt dann vielleicht das Projektportfolio-Meeting. Was hier nicht entschieden werden konnte, ist in direkt folgenden Zusatzmeetings zu klären.

Wichtig ist der Rhythmus! Denn nur so spielt sich das regelmäßige Vorgehen beim entsprechenden Team ein.

Nicht alles muss immer sofort entschieden werden. Gerade Fragen zur Ressourcenplanung lassen sich nur dann sinnvoll entscheiden, wenn eine solide Basis vorhanden ist. Dies ist immer nur zu den Zeitpunkten im Takt möglich, wenn alle für die Ressourcenentscheidungen nötigen Informationen aktuell vorliegen.

Unser Tipp: Kommen Anfragen zu Ressourcen außerhalb des Taktes, so weisen Sie auf die Einhaltung des Takts hin und verweisen Sie auf das kommende Projektportfolio-Meeting. In dessen Rahmen werden die Entscheidung dann aus Sicht des gesamten Projektportfolios sinnvoll getroffen.

Eine der wichtigsten Aufgaben des PMO ist, im Zusammenhang mit dem Projektportfolio-Meeting Verlässlichkeit zu schaffen. Und das geht nur im Takt. Beachten Sie folgende wichtigen Punkte dazu:

• Die Projektportfolio-Meetings müssen regelmäßig stattfinden, denn Projektleitende und andere Stakeholder sind auf Entscheidungen angewiesen.
• Die Taktung ist abhängig von den Erfordernissen der Organisation. Die Frage ist, was zwischen 2 Meeting alles passieren kann – und danach sollten Sie als PMO den Takt festlegen.
• Planen Sie die Termine für das ganze Jahr im Voraus ein. Nur so schaffen Sie bei allen Entscheider:innen das Bewusstsein, dass dies ein Pflichtmeeting ist.
  

Eine Umfrage im Webinar zu Projektportfolio-Meetings hat ergeben, dass fast 50 % der knapp 100 Teilnehmenden ein monatliches Projektportfolio-Meeting praktizieren. Aber wie schon oben beschrieben: Der beste Takt hängt vom individuellen Bedürfnis in Ihrem Unternehmen ab.

Wie sollte eine Agenda des Projektportfolio-Meetings aussehen?

In die Agenda des Projektportfolio-Meetings muss das Wichtigste, Dringendste und Interessanteste. Dazu gehören etwa:

• Dokumentation der Teilnehmer:innen und Begründung von Abwesenheiten (Pflichtmeeting!)
• Stand der Aktualisierung mit Nennung von Projektleiter:innen, die nicht rechtzeitig aktualisiert haben (als erzieherische Maßnahme), oder Einladung besonders erfolgreicher Projektleiter:innen als Ansporn für gute Leistungen
• Abschlüsse von Projekten mit Abschlussbericht, Erfolgen und Lessons Learned
• Anstehende Entscheidungen in laufenden Projekten, abhängig von der Art der Projekte – Themen, die nicht der Lenkungsausschuss / Projektauftraggeber:in entscheiden kann
• Information zu neuen Projekten: Projektauftrag mit Zielen, Terminen, Budget, Projektleitung, Ressourcen
• Darstellung zur Ressourcensituation mit Lösung von Ressourcenüberlastungen und Ressourcenunterlastungen
• Veröffentlichung der Ergebnisse mit Auswahl der Informationen, Formulierung und Freigabe der Informationen für die Belegschaft

Unser Tipp: Stellen Sie nach einem Projektportfolio-Meeting auf jeden Fall sicher, dass mindestens die Projektleitenden und ggf. auch die Teamleiter:innen über die Erfolge und wichtige Entscheidungen aus dem Meeting informiert werden (neue Projekte, Sales-Pipeline, tolle Projektzustände, genommene Hürden etc.). Damit beugen Sie dem unkontrollierten Flurfunk vor.

Im Projektportfolio-Meeting werden alle Entscheidungen getroffen, die die Kompetenzen der Projektleitenden, Auftraggeber:innen, Lenkungsausschüsse und Teamleitenden übersteigen.

Diese können etwa sein:

• Bekanntgabe von Projektprioritäten
• Benennung von Projektleiter:innen
• Freigabe von Projekten oder Projektstufen sowie Projektbudgets
• Beenden oder Stoppen von Projekten
• Verschieben von Projekten
• Genehmigung von inhaltlichen Änderungen
• Zuweisung von Ressourcen auf Projektebene
• Lösung von Ressourcenkonflikten
• …

Wie bereiten Sie ein Projektportfolio-Meeting richtig vor?

Damit Ihr Meeting so kompakt wie möglich gehalten werden und genau die wichtigen Themen behandeln kann, haben Sie im PMO mit der Vorbereitung eine wichtige Daueraufgabe.

Für diese Aufgabe brauchen Sie die regelmäßigen Berichte der Projektleiter:innen, die sich aus der Projektarbeit ergeben. Sie als PMO müssen die Datenqualität sicherstellen und ggf. mit den Projektleitenden abklären. Auf dieser Basis bereiten Sie das Meeting vor, unter Berücksichtigung ggf. neu hinzukommender Projekte und strategischer Fragen.

Dauert die Informationsbeschaffung von den Projektleitenden zu lange, so ist es auch die Aufgabe des PMO durch Verbesserung des Umfeldes unterstützend zu wirken (z.B. Coaching, bessere Tools und Methoden).

Als Daumenregel sollten die Projektleiter:innen für die Statusmeldung für durchschnittliche Projekte an das PMO nicht mehr als 2-3 Stunden pro Projekt benötigen.

Beschreibung des Bildes oben: Ausgehend vom Projektportfolio-Meeting am Mittwoch sollte direkt zuvor ein Meeting mit den Teamleiter:innen zur Klärung der aktuellen Ressourcensituation erfolgen. Sicherzustellen ist, dass am Freitag vorher die Fortschritt- und Stundenrückmeldung erfolgt sind. Am Montag erfolgt eine Erinnerung an säumige Mitarbeitende. Die Projektleiter:innen aktualisieren und kontrollieren darauf ihre Projekte. Am Dienstag erhalten säumige Projektleitende eine Erinnerung, ihre Aktualisierungen vorzunehmen.

Unser Tipp: Setzen Sie auf jeden Fall einen frühen Termin für einen Redaktionsschluss. Damit beugen Sie Änderungen in letzter Minute vor, die Ihre Vorbereitung zerstören können. Wer danach liefert, ist als säumige:r Mitarbeiter:in einzustufen.

Im TPG Webinar antworteten die Teilnehmenden zur Dauer ihres Projektportfolio-Meetings wie in der folgenden Grafik dargestellt: Der Schwerpunkt liegt mit fast 50 % bei zwei Stunden und 25 % bei einer Stunde.

Kombiniert mit der Umfrage oben ergibt sich, dass die Mehrheit der Unternehmen ein zweistündiges Projektportfolio-Meeting pro Monat durchführt.

Zentrale Projektliste und Bestandteile der Projektberichte

Unverzichtbar für ein gutes Projektportfolio-Meeting ist eine aktuelle Projektliste. Diese setzt sich zusammen aus den Informationen der einzelnen Projektstatusberichte.

Aus den Projektstatusberichten im Multiprojekt-Umfeld sollten die Informationen automatisch in die Projektliste einfließen. Von da aus können Sie auf Knopfdruck Multiprojekt-Berichte erstellen und Daten mit dem ERP-System austauschen z.B. durch eine SAP Integration.

Dies ist z.B. alles möglich mit dem eingangs beschriebenen „The PPM Paradise“.

Die folgende Grafik zeigt, was Sie in einer Projektliste an wichtigen Informationen zusammenfassen sollten.

Bitte beachten Sie: Zahlen sind in dem Bericht nur ein Bestandteil. Ein besonders wichtiger zweiter Teil ist aber der Kommentar der Projektleitung. Durch diesen lassen sich Einstufungen bei Ampeln etc. durch das PMO und die Teilnehmenden des Projektportfolio-Meetings besser verstehen, da diese ja individuell unterschiedlich gesetzt werden können (denn hier gibt es einen Unterschied zwischen geübten und ungeübten Projektleitenden).

Zudem ist die Spalte mit dem Datum der letzten Veröffentlichung / Speicherung der Projektdaten wichtig, um auch wirklich die Aktualität der angezeigten Daten aus jedem Projekt sicherzustellen.

Was sollten Sie beachten, um die Aktualität der Projektliste sicherzustellen? Hier ein paar Tipps:

• Checken Sie, ob alle Projekte in den letzten beiden Tagen gespeichert und veröffentlicht wurden.
• Ist ein Projektauftrag von allen neuen Projekten vorhanden?
• Ist ein Statusbericht von allen laufenden Projekten vorhanden?
• Ist ein Abschlussbericht von allen abgeschlossenen Projekten vorhanden?
• Wurde der Basisplan in allen Projekten gesetzt?
• Wurden alle Ist-Stunden der Mitarbeitenden angenommen?
• Gibt es nicht aktualisierte Meilensteine in der Vergangenheit?
• Gibt es nicht aktualisierte Vorgänge in der Vergangenheit?
• Gibt es nicht aktualisierte Ressourceneinsätze in der Vergangenheit?
• Wurden alle generischen Ressourcen in den nächsten (6?) Wochen gegen Personen ausgetauscht?
• Liegen keine Ressourcenüberlastungen in den nächsten (3?) Monaten mehr vor?

Im folgenden Video aus 9/2023 erfahren Sie mehr zur Projektliste.

Unser Tipp: Erstellen Sie zu Beginn des Projektes einen Basisplan. Und legen Sie nach jedem Projektportfolio-Meeting einen weiteren Basisplan an. Damit können Sie die Veränderung seit dem letzten Meeting sehen. Mehr als diese beiden Basispläne sind nicht notwendig.

Wie oben bereits erwähnt sollten Sie unbedingt Wert auf den Redaktionsschluss legen, damit die Daten für Ihre Präsentation nicht noch kurz vorher durch eine Aktualisierung verspäteter Projektleiter:innen geändert werden können.

Durch die Historisierung der Projektliste nach dem Redaktionsschluss frieren Sie den jeweiligen Stand Ihres Berichtes für das Projektportfolio-Meeting ein und können diesen bei Bedarf in der Zukunft immer wieder einsehen.

Unser Tipp: Nutzen Sie Lösungen, mit denen Sie Ihre Berichte in Excel, PowerPoint oder Word automatisch in Ihrem Unternehmensdesign erstellen lassen können. So stellen Sie sicher, dass z.B. das Logo immer an derselben Stelle steht und die Farben immer stimmen. Zudem sind die Berichte sehr gut präsentier- und druckbar und lassen sich gut historisieren. All dies geht bei Online-Tools in der Regel nicht zuverlässig. Hier finden Sie Beispiele für ein PMO-Reporting.

Was sind Kriterien für Projekte, die im Meeting zu behandeln sind?

Es gibt keine allgemeingültigen Kriterien für die Wichtigkeit von Projekten. Möglichkeiten für die Auswahl wären beispielsweise:

• Die Entscheider:innen können bestimmte Projekte unabhängig von messbaren Kriterien auf „wichtig“ setzen und somit immer im Portfolio-Meeting behandelt sehen wollen.
• Immer alle „Rote Ampel“-Projekte und vielleicht auch zufällig ausgewählte mit grüner Farbe, damit sich die Projektleitenden nicht so einfach hinter der Ampelfarbe „verstecken“ können.
• Projekte mit Arbeit oder Budget über einem Schwellwert oder Top 10.
• Top 10 und weitere 3-5 von jeder Farbe (auch als Belohnung für Projektleiter:innen einsetzbar, wenn diese ihr Projekt vor dem Gremium präsentieren dürfen).
• Projekte mit hoher Risikobewertung.
• Projekte mit Entscheidungsbedarf.
• Projekt von bestimmten Projektleiter:innen, Technologien, Standorten, …
• …

Interessantes aus Kunden-Auftragsprojekten könnte etwa sein:

Neue Projekte

• Sales – Stage 50% (Angebot versendet) -> Wer wird PL, generische Ressourceneinlastung
• Sales – Stage 75% (Auftrag erwartet) -> Einplanung der generischen Ressourcen
• Sales – Stage 90% (Auftrag unterwegs) -> Einplanung der Personen, Planung Kick-off

Laufende Projekte

• Erreichung von inhaltlichen Hauptmeilensteinen (Prototyp geliefert, UAT, Go Live, …)
• Einhaltung von Zahlungsmeilensteinen, Prognose Zahlungspläne
• Geplante Fertigstellung wegen Wechsel der Personen in andere Projekte
• Informationen über Auftragserweiterungen
• Weitreichende technologische Entscheidungen

Abgeschlossene Projekte

• Lessons Learned (Erfahrungen Team, Kunde, Partner, Technologien, Produkte, …)

Interessantes aus Produkt-Entwicklungsprojekten könnte sein:

Neue Entwicklungen

• Neue Ideen -> Sichtung der interessanten Ideen über Strategiebeitrag / Kosten / Nutzen
• in Prüfung -> weitere Ausarbeitung von Inhalten, Kosten und Nutzen
• Genehmigt -> weitere Schritte beschlossen
• Abgelehnt -> keine weiteren Aktivitäten
• Zurückgestellt -> vorerst keine weiteren Aktivitäten

Laufende Entwicklungen

• Prüfung von Forschungsbudgets
• Einhaltung von Terminen und Kosten zu den aktuellen Stage Gates
• Einhaltung von Terminen zum Produktionsstart
• Prüfung technologischer Probleme und Risiken
• Prüfung von marktbedingten Abbruchkriterien

Feedback nicht vergessen

Stellen Sie zum Abschluss Ihres Projektportfolio-Meetings sicher, dass Ihnen die Teilnehmer:innen Feedback geben. Das geht am einfachsten mit einer Sternebewertung. Alles was unter 4 Sternen ist muss begründet werden.

Mit so einer Bewertung haben Sie auf der einen Seite die Möglichkeit, gezielt besser zu werden. Auf der anderen Seite sammeln Sie mit guten Feedbacks über die Zeit aber auch eine wichtige Grundlage für den Nutzennachweis Ihres PMO.

Wenn also jemand nach der Sinnhaftigkeit Ihres PMO fragen sollte, so können Sie durch viele gute Bewertungen zeigen, wie zufrieden die Stakeholder mit Ihrer Arbeit bislang waren. Dann kann das PMO nicht sinnlos sein.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, was Sie für ein erfolgreiches und regelmäßiges Projektportfolio-Meeting beachten sollten. Als PMO habe Sie dann Erfolg damit, wenn dieses Meeting von Ihnen für alle Teilnehmenden als sehr wertvoll empfunden wird. Dazu gehört z.B.:

• Projektportfolio-Meetings müssen regelmäßig stattfinden und sind Pflichtmeetings.
• Halten Sie den Kreis der Teilnehmenden eher klein, nicht mehr als 5 bis maximal 10 Personen.
• Verweisen Sie bei außertaktmäßigen Anfragen zu Ressourcen unbedingt auf den Meeting-Takt.
• Setzen Sie auf jeden Fall einen frühen Termin für einen Redaktionsschluss zur Vorbereitung des Meetings.
• Informieren Sie mindestens die Projektleiter:innen und ggf. auch die Teamleiter:innen über Erfolge und wichtige Entscheidungen aus dem Meeting

Das Projektportfolio-Meeting ist Ihr Auftritt als PMO, mit dem Sie viel für Ihre Akzeptanz gewinnen können. Viel Erfolg!

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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