Die optimale Umgebung für Multiprojektmanagement – das PPM-Paradise

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+++ Anforderungen an das Multiprojektmanagement-Paradies +++ Notwendige Tools und Prozesse +++ Tipps zur Umsetzung +++

von Johann Strasser

Paradiesische Zustände in Ihrem Multiprojektmanagement – wie erreichen Sie das? Die drei wesentlichen Zutaten heißen Transparenz, Aktualität und Anwenderfreundlichkeit. Damit Ihr Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) reibungslos läuft, müssen passende Prozesse, Methoden und Tools etabliert sein. Damit können Sie die Planbarkeit der Ressourcen gewährleisten und  Termin- sowie Kostenrisiken reduzieren.

Wie Sie Ihr PPM ganz konkret durch ein umfassendes, flexibles Tool wie Microsoft Projekt optimieren können – darüber lesen Sie im folgenden Text mehr:

Das Fazit vorweg: Paradiesische Zustände im Multiprojektmanagement bedeuten: Ihr PPM funktioniert mit maximaler Effizienz. Sie sind immer umfassend über Ihre Projektlandschaft informiert. Ihnen bleiben viel Mühe, unnötige Kosten, Zeitverlust und Abstimmungspannen erspart. Sie haben immer aktuelle Daten als Basis für Ihre Entscheidungen und können die Ressourcen im Unternehmen bestmöglich nutzen.

Das Ziel von PPM

Auf den Punkt gebracht: Es soll in einer komplexen Multi-Projektlandschaft genau die Umgebung bereitstellen, die fundierte Entscheidungen ermöglicht.

Die erste Voraussetzung dafür ist der gemeinsame Wunsch und auch das Zulassen von Transparenz. Mit einer zentralen Datenhaltung ermöglichen Sie Einblicke in Projekte und Ressourcenplanungen, die für Entscheider dringend nötig sind. aber leider auch nicht immer von allen Stakeholdern bereitwillig geliefert werden. Mit entsprechenden organisatorischen und auch technischen Prozessen schaffen Sie mit überschaubarem Aufwand die Informationen regelmäßig zu aktualisieren.

Optimales Multiprojektmanagement bringt ein hohes Maß an Transparenz, das nicht allen Beteiligten gefällt.

Dafür ist das reibungslose Zusammenspiel mit dem ERP-System (z.B. SAP), der Ressourcenplanung in der Linie (z.B. TPG TeamManager) oder dem Aufgabenmanagement (z.B. Jira) von großem Vorteil. Der dritte entscheidende Faktor schließlich ist Anwenderfreundlichkeit. Das oben definierte Ziel lässt sich nur erreichen, wenn alle Stakeholder das System vollauf akzeptieren und nutzen.

Passend zum Thema: Change Management – warum Projektmanager künftig auch Change Manager sein müssen (Blogartikel)

Bild: Ein optimales PPM-Tool unterstützt alle Phasen des Projektlebenszyklus

 

Wer hat welche Rolle im PPM?

Die Stakeholder im Multiprojektmanagement umfassen unterschiedliche Rollen mit unterschiedlichen Anforderungen:

  • Geschäftsführung, Vertriebsleiter etc. benötigen optimale Entscheidungsgrundlagen
  • Teamleiter müssen ihre Mitarbeiter möglichst effizient einsetzen
  • Projektleiter steuern die einzelnen Projekte mit Zielen, Terminen und Kosten
  • Controller müssen die Kosten im Vergleich zu den Budgets im Blick haben
  • Mitarbeiter brauchen konkrete Informationen darüber, wann sie was tun sollen

Im Zentrum dieses Netzwerks aus unterschiedlichen Beteiligten sollte ein Projektmanagement-Office (PMO) stehen, dass es allerdings noch längst nicht in jedem Unternehmen gibt. Sein Job ist die Organisation und der Betrieb der Projektlandschaft.

Welche Aufgaben erfüllt das PMO?

Das PMO stellt den Beteiligten die jeweils erforderlichen Prozesse, Methoden und Tools zur Verfügung und sorgt bei Bedarf für die nötige Ausbildung und Betreuung der Anwender. Je nach Organisation kann das PMO auch Projektleiter zur Verfügung stellen.

Es überwacht die die einzelnen Projekte auf grober Ebene und kümmert sich je nach Erfordernis um deren Projektleiter.  Das PMO koordiniert die Bereitstellung der Ressourcen in Abstimmung mit den Teamleitern. Das alles mündet in die zentrale Aufgabe des PMOs – die Steuerung des kompletten Projektportfolios. In dieser Funktion kann das PMO bei Bedarf auch die Umsetzung von Strategien unterstützen.

Übrigens: TPG bietet ein Seminar zu Aufbau und Optimierung eines PMO. Mehr darüber erfahren Sie hier.

as PMO steht im Zentrum des Multiprojektmanagements.

Bild: Das PMO steht im Zentrum des Multiprojektmanagements

 

Methoden und Prozesse zur optimalen Abstimmung

Ein wirklich umfassendes Tool für das Projektportfolio-Management deckt den kompletten Projektlebenszyklus mit allen dazu gehörenden Prozessen ab.

Das beginnt beim Anlegen von Projekten – eine über Berechtigungen gesteuerte Aufgabe für das PMO. In dessen Verantwortung fällt es auch, verschiedene Projektvorhaben in Abstimmung mit den Entscheidern zu priorisieren beziehungsweise aus ihnen auszuwählen.

Die nächsten Prozessschritte sind Grob- und Detailplanungen durch die Projektleiter. Daraus ergibt sich dann, welche Ressourcen oder Skills benötigt werden. Die Abstimmung mit den Teamleitern erfolgt im Idealfall ebenfalls über das PPM-Tool. Die Teamleiter erhalten die Anforderungen durch die Projektmanager und können darauf direkt reagieren, indem sie zu Beginn Kapazitäten von Skills bereitstellen und später entsprechend geeignete Personen zusichern.

Auf der Ebene der Mitarbeiter schließlich ist es Teil der Prozesskette, die erforderlichen Daten zu erheben und in übersichtlicher Form dem Projektleiter weiterzugeben, der daraus Status- und Abschlussberichte generieren kann. Diese wiederum fließen in die stets aktuelle Portfolioübersicht ein, mit der das PMO und Entscheider den kontinuierlichen Gesamtüberblick hat.

Das ideale PPM-Tool bietet völlige Transparenz für Meetings und Entscheidungsprozesse auf allen Ebenen. Die Mitarbeiter erfassen täglich ihren Fortschritt und Ist-Stunden. Die Informationen daraus sind die Grundlage für z.B. das monatliche Portfoliomeeting und fließen in die Besprechungen zur Ressourcenabstimmung mit den Teamleitern ein, die ein- oder zweimal im Monat erfolgen.

Im monatlichen Portfolio-Meeting wird das Gesamtbild diskutiert. Die Entscheider haben die Gewähr, dass sie in ihren Strategie-Meetings auf der Basis des aktuellen Datenmaterials Prioritäten setzen und bei Konflikten sinnvolle Lösungen vorgeben können.

Bild: Prozesse geben den Stakeholdern sinnvolle Abstimmungszyklen vor

Bild: Prozesse geben den Stakeholdern sinnvolle Abstimmungszyklen vor

 

Das PPM-System liefert den Gesamtüberblick bis ins Detail

Wie erhält das PMO den umfassenden Überblick über die komplette Projektlandschaft und wie stimmt es sich mit den anderen Stakeholdern wie zum Beispiel den Teamleitern oder dem Controlling ab?

Diese Informationen sowie die erforderlichen Schnittstellen liefert das PPM-Tool, also beispielsweise MS Project. Die Liste der Projekte einerseits sowie die Übersicht über den Ressourcenpool andererseits bilden gemeinsam die Basis dafür, das Portfolio mit allen Elementen ganzheitlich betrachten und zentral steuern zu können.

Davon ausgehend ermöglicht es ein effizientes PPM-Tool, tief in die Details jedes einzelnen Projektes zu blicken, vom Status über Arbeitspakete bis hin zu Trends und Risiken. Es erlaubt die Kooperation und Kommunikation mit den Team-Managern, um die Verwendung der Ressourcen zu organisieren. Die Schnittstelle zum Controlling gestattet die Abstimmung von Kosten- und Budgetfragen.

Die perfekte Multiprojekt-Umgebung - Überblick

Bild: Das PPM Paradies – Basis für fundierte Entscheidungen in allen Bereichen

Wie ein einheitliches PPM-System Transparenz schafft, zeigt folgendes Beispiel:

Im wöchentlichen Status-Meeting der Projektleiter fragen Sie, warum Teilbereiche einiger Projekte rot markiert sind – diese Ampelfarbe steht dafür, dass ein Projekt an dieser Stelle nicht im Plan liegt. Dank Ihres PPM-Tools können Sie sich sofort alle Projekte mit roten Markierungen auf den Monitor holen und mit jeweils einem Klick tiefer in die Informationen zu jedem Projekt einsteigen.

Dort sehen Sie, welche Arbeitspakete auf rot gesetzt sind, und erfahren im nächsten Schritt auch den Grund: Es haben beispielsweise Ressourcen gefehlt. Welche Folgen das hat, sehen Sie ebenfalls unmittelbar. Das System zeigt Ihnen die tendenzielle Entwicklung der Risiken an – zum Beispiel die Verzögerung des Projekts. Ferner können Sie direkt aus dem PPM-Systemheraus betroffene Unternehmensbereiche wie etwa das Controlling über die laufenden Entwicklungen informieren und mit einem aktuellen Forecast versorgen.

Zusammengefasst: Ein zentrales PPM-Tool wie MS Project Server oder MS Project Online bietet einen

  • kompletten Überblick,
  • detaillierten Einblick und
  • die Möglichkeit zur Interaktion statt starrer Berichte mit allen Beteiligten.

 


Videotipp: Das „PPM Paradise für alle Rollen“:


 

Projektmanagement sollte sich flexibel an die Anforderungen anpassen

Das Management einer Multi-Projektlandschaft fängt beim Einzelprojekt an. Management-Software für Einzelprojekte sind inzwischen in den meisten Unternehmen Standard. Im Hinblick auf das komplette Projektportfolio sollte dieses Tool aber mehr können, als einen Zeitstrahl mit Basisplan zu liefern.

Dazu gehören zum Beispiel einheitliche, zentral auf einer gemeinsamen Datenbank abgelegte Formulare für Projektaufträge sowie Status- und Abschlussberichte. Wesentlich ist, dass das System flexibel ist und es erlaubt, Formulare und Berichte nach den individuellen Anforderungen des Unternehmens aufzubauen.

Wichtige Berichte und Übersichten entlang des Projektlebenszyklus

Bild: Wichtige Berichte und Übersichten entlang des Projektlebenszyklus

 

Flexibilität bei der projektübergreifenden Terminabstimmung

Flexibilität ist auch dann eine wichtige Eigenschaft, wenn es um wechselseitige Abhängigkeiten zwischen Einzelprojekten geht. Herkömmliche Projektmanagement-Tools sind zwar in der Lage, die Auswirkungen beispielsweise einer Verzögerung in Projekt A in die Planung für Projekt B einzurechnen. Besser ist es aber, wenn das Tool die Auswirkungen nicht automatisch umsetzt, sondern nur darstellt. Der Vorteil: die Entscheidung über die Planänderung – also die Planungshoheit – bleibt den zuständigen Anwendern beziehungsweise Projektleitern überlassen.

Das gleiche gilt für Programme. Benachbarte Projekte gehören meist zu einem gemeinsamen Programm, für das ein übergeordneter Programm-Manager zuständig ist. Auch seine Wünsche und Entscheidungen sollten sich in einem flexiblen Projektmanagement-Tool darstellen und koordinieren lassen.

Werden die Änderungen nicht automatisch synchronisiert, sondern wie eben beschrieben nur dargestellt, spricht man von einer weichen Verbindung. Diese weiche Verbindung zwischen Projekten beherrschen nur sehr wenige Tools. Diejenigen, die es können, bieten den Projekt- und Programm-Managern volle Transparenz über die Abhängigkeiten zwischen mehreren Projekten und zugleich völlige Freiheit, sich untereinander abzustimmen. Durch die gemeinsame Systemoberfläche und Anzeige der projektrelevanten Informationen entfällt der mühsame, dezentrale Austausch von Argumenten und Informationen in E-Mails, Word-Dokumenten oder Excel-Sheets.

Das heißt: Die Software stellt sämtliche aktuellen Informationen transparent zur Verfügung. Die daraus resultierenden Entscheidungen zur Harmonisierung der Projektpläne trifft dann nicht das Tool, sondern der Mensch. So bleiben die Projektleiter Herr ihrer eigenen Daten.

Projektübergreifende Abhängigkeiten müssen automatisch sichtbar werden, ohne Entscheidungen

Bild: Projektübergreifende Abhängigkeiten müssen automatisch sichtbar werden, ohne Entscheidungen vorzugreifen

Passend dazu: Checkliste für erfolgreiches Programmmanagement (Blogartikel)

 

PPM-Unterstützung für die Strategieplanung

Entscheidungen nicht vorgeben, sondern bestmöglich unterstützen: Wo könnte das wichtiger sein als bei der strategischen Gesamtplanung? Hier geht es um grundsätzliche Weichenstellungen, die über die Zukunft eines Unternehmens bestimmen. Zugleich werden besonders viele unterschiedliche, aber gleichermaßen relevante Informationen benötigt.

Wann zum Beispiel lohnt es sich, neue Projekte in die Wege zu leiten? Zahlen diese Projekte auf die Unternehmensstrategie ein? Sind sie überhaupt durchführbar?

Sinnvoll ist es, wenn das PPM-Tool einen Workflow für die Neuanlage von Projekten bietet, der alle Aspekte berücksichtigt. Dazu gehören

  • die Möglichkeit zur proaktiven Entwicklung von Projektvorschlägen,
  • die konkreten Projektbeantragungen
  • und die Prüfung der Projektwürdigkeit und Priorität.
Priorisierung der Projekte unter Berücksichtigung der Treiber

Bild: Priorisierung der Projekte unter Berücksichtigung der Treiber

In weiteren Schritten können die Vorhaben in Kategorien wie „Muss durchgeführt werden” oder „Kann durchgeführt werden” sowie nach Dringlichkeit geordnet werden. Schließlich müssen sie mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen und dem Budget abgeglichen werden.

Ein umfassendes PPM-Tool unterstützt jeden dieser Schritte. Es bietet beispielsweise eine strukturierte Projektwürdigkeitsanalyse, in der Faktoren wie Ressourcenaufwand, Kosten, Dauer und Komplexität berücksichtigt werden. Das System gibt auf dieser Grundlage bereits eine Empfehlung ab, ob eine Projektidee weiterverfolgt werden sollte – ob als Großprojekt oder möglicherweise auch nur als Kleinprojekt oder im Rahmen der Linientätigkeiten.

Das Tool erleichtert ebenfalls die Priorisierung der Projekte. Die für das Unternehmen wichtigen strategischen Treiber können nach ihrer Bedeutung gewichtet und mit den Projekten abgeglichen werden. Parallel macht das PPM-Tool den erforderlichen Aufwand für die jeweiligen Projekte sichtbar. Beide Gesichtspunkte zusammen – Bedeutung und Aufwand – bilden die Grundlage für die Priorisierung, übersichtlich auf dem Monitor dargestellt.

Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, die Dutzende oder Hunderte von Projekten gleichzeitig betreiben. In einer so umfassenden Projektlandschaft lässt sich die Priorisierung von Projekten nur mehr dann effizient klären, wenn es eine passende toolbasierte Unterstützung gibt.

Passend dazu: 5 Argumente für Ihr Projektportfolio + Umsetzungstipps zum Download (PDF)

 

Ressourcen effizient nutzen

Eine Aufgabe des Projekt-Portfoliomanagements ist es, die Ressourcen des Unternehmens so effizient wie möglich für die Umsetzung der Unternehmensstrategie einzusetzen. Aber wie erkennt man eigentlich, ob die Ressourcen optimal genutzt werden? Ist überhaupt genügend Manpower für neue Projekte verfügbar? Oder, im Gegenteil, liegen wertvolle Ressourcen zeitweise brach?

Der Überblick über die Auslastung der Mitarbeiter beziehungsweise der Skills im Unternehmen erfolgt am besten mit einem Tool das die Einlastung nach Skills, Standorten Produktgruppen etc. flexibel darstellen kann. Es muss sichtbar werden, wann und wo Kapazitäten frei werden und wo unter Umständen Überlastung droht.

Die optimale Umgebung für Multiprojektmanagement: Überblick über den Projektfortschritt mit dem TPG PortfolioManager

Bild: Überblick über die Einlastung neuer Projekte mit dem TPG PortfolioManager

So ermöglicht das Tool die Abstimmung aller Beteiligten, um die Verteilung der Ressourcen zu optimieren und die Neuanlage von Projekten auf gesicherter Grundlage planen zu können. Auf Basis der zentral organisierten, immer aktuellen Daten können das PMO und letztlich die Entscheider im Unternehmen erkennen: Welche Szenarien im Projektportfolio sind überhaupt möglich? Welche Projekte lassen sich unter welchen Bedingungen durchführen?

eBook Taktische Ressourcenplanung

Projekt- und Teamleiter stimmen sich ab

Ein Merkmal wirklich herausragender PPM-Tools ist die Möglichkeit einer Matrixdarstellung, in der Teams und Projekte übersichtlich miteinander in Beziehung gesetzt werden. Die Teamleiter sehen dadurch genau, in welchen Projekten oder Linientätigkeiten ihre Mitarbeiter aktuell gebunden sind und welche freien Ressourcen noch zur Verfügung stehen. Parallel können die Projektleiter ebenfalls die Ressourcensituation mit Bezug auf ihre jeweiligen Projekte erkennen. So wird beiden Bereichen unmittelbar deutlich, wo und wann Belastungsspitzen entstehen und welche Alternativen es gibt.

Projekt- und Teamleiter haben damit eine gemeinsame, übersichtliche Informationsgrundlage, anhand derer sie die Anfragen der einen mit den Zusagen der anderen Seite optimal abstimmen können. Wertvoll ist es an dieser Stelle, wenn das PPM-Tool mit Teammanagement-Instrumenten wie zum Beispiel TPG TeamManager interagieren kann. Im Zusammenspiel miteinander gewährleisten die Instrumente volle Transparenz, ohne die Entscheidungen zu diktieren – Projekt- und Teammanager behalten jeweils die Hoheit über die Daten aus ihrem Bereich.

optimale Umgebung für Multiprojektmanagement - Ressourcenübersicht

Bild: Projekt- und Teamleiter können ihre Ressourcenverwaltung über abgleichen und harmonisieren.

 

Schnittstelle zum Aufgabenmanagement

Läuft das Projekt und sind die Ressourcen verteilt, erhalten die Mitarbeiter in den Teams von der Projektleitung ihre Arbeitspakete. Ihre eigene Aufgabe ist es, die Bearbeitung dieser Pakete bestmöglich zu organisieren. Die Herausforderung dabei: Die Software-Instrumente für Aufgabenplanung und Projektmanagement sind zwei verschiedene Welten. Wie kann man die Tools also synchronisieren?

Zum Beispiel so: Mit einer Schnittstellen-Software wie TPG PSLink lässt sich ein PPM Tool wie Microsoft Project mit einem System für Aufgabenmanagement wie Atlassian JIRA verbinden. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitspakete aus dem Projekt in dem ihnen vertrauten Instrument für das Aufgabenmanagement darstellen und umgekehrt aus dieser Software heraus den Bearbeitungsstand an die Projektleitung zurückmelden. Copy und Paste, Excel-Sheets, E-Mails oder ähnliches werden dafür nicht mehr gebraucht.

Zeitmanagement direkt aus Outlook

Ebenso wichtig ist die Synchronisation des Zeitmanagements jedes Mitarbeiters mit dem Projektmanagement. Für das bei den meisten Unternehmen eingesetzte Microsoft Outlook bietet sich TPG TimeTrack als Schnittstelle zum PPM an. Damit ist es möglich, die durchgeführten Aufgaben direkt in der Office-Umgebung anzeigen zu lassen und mit den Outlook-Einträgen im Kalender zu verbinden.

Auf diese Weise erhält der Anwender den exakten Überblick darüber, für welche Aufgaben er wann wie viel Zeit eingesetzt hat. Das wiederum kann dann die Grundlage für Arbeitsberichte an den Kunden oder für interne Buchungen in SAP sein.

Die optimale Umgebung für Multiprojektmanagement: Spart Zeit, reduziert Fehler: Synchronisierte Zeitrückmeldung aus Outlook

Bild: Spart Zeit, reduziert Fehler: Synchronisierte Zeitrückmeldung aus Outlook

 

Controlling und ERP sind direkt eingebunden

Eine weitere Schnittstelle besteht zwischen dem Projektmanagement und ERP, zum Beispiel mit SAP. Auch hier sollten der Datenabgleich und die Kommunikation zwischen den unterschiedlichen Systemen mühelos und automatisiert erfolgen, ohne dass händisch Daten übertragen werden müssen.

Ein umfassendes PPM-Tool wie Microsoft Project kann über eine geeignete Schnittstellensoftware die Projektstrukturen automatisch in SAP übertragen. Das kostet den Projektmanager nicht mehr als einige Klicks und erspart das Risiko von Missverständnissen und Fehlern, wie sie beim Abtippen oder Kopieren von Daten in Excel vorkommen könnten.

Auch Details wie die Kalkulation von Projektaufwand und -kosten lassen sich in SAP entsprechend spiegeln. Wenn sich Änderungen im PPM ergeben, werden die Daten in SAP automatisch entsprechend synchronisiert. Umgekehrt müssen Projektmanager nicht mehr mühsam versuchen herauszufinden, wie sich die Ist-Kosten ihrer Projekte letztlich im ERP-System entwickelt haben. Auch diese Information bekommen sie im PPM Paradies direkt in ihren Projektplan geliefert.

Die optimale Umgebung für Multiprojektmanagement: Synchronisation der Ist-Kosten

Bild: Datensynchronisation zwischen Projektmanagement und Controlling

Extra Download (als PDF): Warum Sie MS Project Standard NICHT nutzen sollten – sondern die Server-Version!

Zum kostenloden Download klicken Sie bitte hier.

Zusammenfassung: Die perfekte Multiprojektmanagement-Umgebung

Das Paradies des Multiprojektmanagements ist kein Märchen, sondern wird Realität für die, die über ein PPM-Tool mit entsprechendem Funktionsumfang entsprechend ihrer Methoden und Prozesse verfügen und die damit geschaffene Transparenz aktiv fördern. Der größte Vorteil liegt in der übersichtlichen Darstellung aller erforderlichen Informationen über Systemgrenzen hinweg, ohne automatische Vorgabe von Entscheidungen. Anwender behalten die volle Hoheit darüber, wie sie auf Basis der Informationen weiter vorgehen möchten.

Sie wissen jetzt, welche Funktionen und Komponenten ein optimal aufgestelltes Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) ausmachen. Dazu gehören:

  • das aktive Fördern von Transparenz,
  • passende Prozesse und Methoden,
  • ein effizientes PPM-Tool, wie z.B. Microsoft Project Server/Online
  • die zentrale Datenhaltung ebenso wie die
  • Schnittstellen zu benachbarten Systemen, die
  • Anwenderfreundlichkeit, und
  • ein Projektmanagement-Office (PMO) als koordinierende Organisation.

Weitere Informationen für Sie
Im Rahmen der Webinar-Serie „PPM Paradise“ hat TPG The Project Group in zahlreichen Webinaren wichtige Tipps und Informationen für Entscheider und Anwender von Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement zusammengestellt. Zudem stehen zu jedem Thema auch Dokumente zum kostenlosen Download, die Ihnen Argumente und Entscheidungshilfen an die Hand geben. Mehr zum Thema Projektportfoliomanagement finden Sie unter www.ppm-paradise.com

Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld.

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