PMO Standards – was ist der Stand und eine Empfehlung

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+++ Sind Standards im Projektmanagement jenseits von Einzelprojekten sinnvoll? +++ 7 Fragen zu Standards und PMO +++

Von Dr. Wolfram von Schneyder und Achim Schmidt-Sibeth

Für die Leitung von Projekten, Programmen und Portfolios gibt es mittlerweile verschiedene Standards. Diese erleichtern den Verantwortlichen die tägliche Arbeit mit zahlreichen Stakeholdern und vielen dynamischen Einflussfaktoren. Aber wie sieht es aber mit dem Thema PMO Standards aus? Gibt es auch für diese Ebene bereits verwertbare Standards?

In diesem Artikel stellen wir verschiedene Fragen zu Standards jenseits des Einzelprojektmanagements. Das Ergebnis lautet, dass PMO Standards keinen wirklichen Sinn machen.

Aber lesen Sie selbst.

Definition Standard: Ein Standard ist eine vergleichsweise einheitliche oder vereinheitlichte, weithin anerkannte und meist angewandte (oder zumindest angestrebte) Art und Weise, etwas herzustellen oder durchzuführen, die sich gegenüber anderen Arten und Weisen durchgesetzt hat. (Quelle: Wikipedia)

Standards definieren sinnvolle Herangehensweisen etwas durchzuführen. Sie stecken hinter vielen Lebensbereichen. Ein Standard sollte universal anwendbar sein und zugleich prägnant genug, damit jeder sofort versteht, wie er einzuhalten ist.

Ein klassisches Beispiel ist die Definition eines Projektes: Fast jede Projektorganisation kämpft mit der Definition, was ein Projekt ist und was nicht. Hier gilt es, innerhalb der Organisation klare Entscheidungskriterien zu finden, zu erproben und im Zeitablauf an veränderte Rahmenbedingungen anzupassen.

Extra Download (als PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten

Was umfassen Standards?

In der folgenden Grafik zeigen wir, welche Bereiche häufig standardisiert sind:
PMO Standards

Bild 1: Was Standards umfassen

Beispiel Begriffe: Der Grund für die Definition von deutschen Standards im Projektmanagement war die Entwicklung der Netzplantechnik in Amerika. Die Begriffe wurden damals sehr unterschiedlich ins Deutsche übersetzt, sodass es einer Vereinheitlichung bedurfte.

Beispiel Kompetenzen: Ein Unternehmen hatte anhand interner Analysen herausgefunden, dass Projekte oft aufgrund mangelnder Kompetenzen scheitern. Eine große Qualifizierungsoffensive soll nun klar machen, welche Rolle welche Kompetenzen benötigt.

Beispiel Bewertungsmodelle: Hier sind z.B. Reifegradmodelle möglich. Wenn man der Hypothese folgt, dass eine Organisation einen gewissen Reifegrad benötigt, dann muss dieser klar gemessen werden können. Nur so lassen sich branchenabhängige Vergleiche anstellen.

Was ist der Nutzen von Standards?

Welchen Nutzen bringen Standards in einer Organisation? Als wichtige Punkte sehen wir etwa:
  • Sicherheit: Standards helfen Personen zu entscheiden, ob sie eine Tätigkeit richtig ausführen. Das schafft Sicherheit und führt in die Richtung einheitlicher und vergleichbarer Ergebnisse.
  • Vergleichbarkeit: Durch Standards wird eine Vergleichbarkeit von Tätigkeiten überhaupt erst möglich.
  • Qualitätssicherung: Was nicht standardisiert ist, lässt sich nicht messen. Was sich nicht messen lässt, lässt sich nicht steuern. Das gilt auch für die Sicherstellung von Qualität.
  • Schnittstellen: Projekte sind immer mehr vernetzt. Daher benötigen sie eine einheitliche Basis für die Zusammenarbeit. Schnittstellen zwischen Abteilungen und auch Unternehmen müssen daher definiert werden.
  • Produktivität: Standardisierte Arbeitsweisen verkürzen die Einarbeitungszeiten von neuen Mitarbeitern. Ein Beispiel hierfür ist eine einheitliche Struktur der Dateiablage, durch die Suchzeiten geringer ausfallen.

Welche Standards gehören zum Projektmanagement?

Es gibt in Deutschland verschiedene Standards im Projektmanagement. Die bekanntesten sind jedoch vorwiegend ausgelegt auf die Bereiche des Einzelprojektmanagements. Diese sind:

 

PMO Standards

Bild 2: Wichtige Standards für das Einzelprojektmanagement (Bild: VSC)

Daneben gibt es aber auch viele weitere Standards. Diese legen sich auf spezielle Zielrichtungen fest: entweder als Vereinfachung bekannter Standards, oder ausgehend von einer völlig anderen Philosophie.

Wo steht das PMO in der Organisation?

Ein zentrales PMO steuert normalerweise die gesamte PM-Systematik der Organisation. Je nach Organisation ist es sehr unterschiedlich, was ihm zugeordnet ist. Aber im Prinzip geht es um die in der folgenden Grafik dargestellten Einordnung der Tätigkeiten und Verantwortungsbereiche. Sie stellt die begriffliche Definition in den Standards dar, die sich mehr und mehr durchsetzt:

  • Das Projektportfoliomanagement hat ein Portfolio-Office
  • Das Programmmanagement hat ein Programm-Office
  • Das Projektmanagement hat ein Projekt-Office
  • Das PMO ist der Counterpart des Multiprojektmanagements
PMO Standards

Bild 3: Elemente im Umfeld des PMOs

Welche relevanten PMO Standards gibt es?

Die folgende Liste gibt nur einen sehr groben Überblick der am häufigsten eingesetzten Standards:

PMO Standards

Bild 4: Die relevantesten Standards im Überblick

Einen Standard, der wirklich auf das Thema PMO ausgerichtet ist, gibt es derzeit nur von dem britischen Herausgeber AXELOS. Dies ist ein Joint Venture der britischen Regierung mit der Privatwirtschaft, das seit Anfang 2014 existiert. Dessen Standard P3O (Portfolio, Programme and Project Offices) wurde in letzter Zeit im Bereich Rollen und Stakeholder Management stark ausgebaut.

Diese tabellarische Übersicht zeigt auch, dass der Begriff Multiprojektmanagement nur im deutschsprachigen Raum gebräuchlich ist. Im angelsächsischen wird eher Projektportfolio- oder Programmmanagement dafür verwendet, bislang schärfer definierte Begriffe.

Der Begriff Multiprojektmanagement ist nur im deutschsprachigen Raum gebräuchlich. Im angelsächsischen wird eher Projektportfolio- oder Programmmanagement dafür verwendet, bislang schärfer definierte Begriffe.

In Deutschland wird derzeit an einer Normenreihe zum Multiprojektmanagement gearbeitet. Die ersten beiden Teile dieser DIN 69909 „Multiprojektmanagement – Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten“ sind bereits veröffentlicht, weitere sollen folgen.

Wann werden Standards von PMOs angewendet?

Standards werden von Unternehmen oft aus unterschiedlichen Gründen ausgewählt. Meist wird dabei nicht auf der „grünen Wiese“ begonnen, sondern die Standards sollten sich gut in ein bestehendes Umfeld integrieren lassen.

Gründe für die Auswahl von Standards können sein:

  • Rechtlicher oder branchenspezifischer Bedarf
  • Philosophie-Frage
  • in der „Standard Familie“ bleiben
  • erwarteter Nutzen

Wird ein Standard schon benutzt, so wird diese „Familie“ oft weiterverwendet. Dadurch können einheitliche Begriffsdefinitionen und Prozessmodelle weiter genutzt werden.

In der Praxis werden oft aber die passenden Themen aus verschiedenen bestehenden Standards nach Bedarf „zusammengebaut“.

Tipp: Das Ausrichten des eigenen PM an Projektmanagement Standards ist nur sinnvoll, wenn Sie sich davon einen substanziellen Nutzen versprechen. Ansonsten sollten Sie lieber selbst einen Weg des gemeinsamen Umgangs definieren.

  • Legen Sie fest, was Sie von bestehenden Projektmanagement Standards erwarten und welche Details davon eingehalten werden müssen.
  • Klären Sie, ob z.B. alle oder nur einige passende Prozesse greifen und wie weit das Rollenmodell angewendet werden soll.
  • Mehr Übernahme bestehender Standards heißt dabei aber nicht, dass es besser ist!

Wer orientiert sich an welchen Standards im PMO?

Es gibt drei Strömungsrichtungen bei der Auswahl von Standards in Unternehmen und PMO:

  • international tätige Organisationen neigen zu den PMBoK-Standards des PMI, weil diese weltweit und am stärksten verbreitet sind.
  • IT-Organisationen legen den Schwerpunkt häufig auf die britischen AXELOS Standards, da dort ITIL oft einen dominierenden Einfluss hat und die „Standard-Familie“ weiter genutzt werden soll.
  • Organisationen, die großen Wert auf die Kompetenz ihrer Projektleiter legen, verwenden oft die Standards von GPM/IPMA. Diese stellt die aufwändigste, aber auch die wirksamste Ausbildung dar.

Zusammenfassung und Empfehlung

P3O ist bislang der einzige Standard, der Relevanz für das PMO hat. Jedoch ist die Nachfrage nach Schulungen in PMO-Standards wie P3O eher gering. Woran liegt das?

Es besteht die Vermutung, dass viele Organisationen noch nicht weit genug entwickelt sind. Sie haben erst in den letzten Jahren Projektmanagement eingeführt. Multiprojektmanagement mit den entsprechenden Aufgaben für das PMO ist oftmals noch nicht ausreichend implementiert.

Die Aufgaben und Definition eines PMOs sind derzeit einfach zu unterschiedlich, als dass sich einheitliche Standards sinnvoll auf alle übertragen lassen.

Zudem sind die Aufgaben und Ziele von PMOs in verschiedenen Unternehmen nicht einheitlich definiert. Die vielen unterschiedlichen Einsatzbereiche von PMOs lassen eine allgemeingültige Standardisierung nicht zu. Es beginnt schon mit der Frage, welche Aufgaben ein PMO hat. Hierfür lassen sich keine – für alle Unternehmen allgemeingültige – Empfehlungen aussprechen.

Wir sehen es daher als sinnvoller an, dass Sie sich im Unternehmen mit Standards unterhalb der PMO-Ebene beschäftigen. Nehmen Sie sich z.B. die Aufgaben im Projektportfoliomanagement und Programmmanagement vor. Unserer Ansicht nach wird beim PMO noch länger die individuelle Definition von Aufgaben und deren Durchführung vorherrschen und keine allgemeingültigen PMO Standards.

Welche Standards nutzen Sie im Projektmanagement? Und teilen Sie unsere Meinung zu Standards im PMO? Lassen Sie es uns mit einem kurzen Kommentar unten wissen. 

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3 Kommentare

  1. Reinhard Wagner am

    Hallo zusammen, die Übersicht ist (leider) nicht komplett und in Teilen inkorrekt. 1. Die IPMA hat einen Standard für Organisationale Kompetenzen, die IPMA OCB, die für ein PMO durchaus als Standard genutzt werden kann (neben den individuellen Kompetenzen der IPMA ICB sowie der Project Excellence Baseline (IPMA PEB), alle auf der Webseite http://www.ipma.world frei zugänglich). 2. Die ISO21500 ist nur für das Management einzelner Projekte gedacht, das Multiprojektmanagement (wie DIN69909) wird darin nicht angesprochen. 3. Die ISO 21504 ist veröffentlicht als Guidance on portfolio management, die ISO 21503 ist noch in der Abstimmung und wird nächstes Jahr als „Guidance on programme management“ veröffentlicht. Es gibt aber auch noch die ISO 21505 Governance for projects, programmes and portfolios“, die für ein PMO als Standard sinnvoll genutzt werden kann, diese wird in den nächsten Monaten veröffentlicht. 3. Das PMI hat jüngst ebenfalls einen Governance Practice-Standard veröffentlicht, zusätzlich gibt es bei PMI neben OPM3 (was demnächst durch ein neues Modell abgelöst wird) noch Practice-Standards für Change und Organisational Project Management, die sind für PMOs ebenfalls sehr relevant. Es gibt also viele Bezugsquellen, wenn auch nicht die „Killer App“, das macht für mich aber auch nicht Sinn, da PMOs sehr spezifisch auf die Situation im Betrieb zugeschnitten sein müssen und Standards nur Orientierung bieten.

    • Achim Schmidt-Sibeth am

      Hallo Herr Wagner,
      vielen Dank für Ihre wertvollen Ergänzungen. Hinsichtlich der Ergebnisses sind wir dann ja auf einer Linie: PMOs sind mit sehr individuellen Fragestellungen in Bezug auf das eigene Unternehmen konfrontiert. Daher kann es DEN Standard für PMOs nicht geben. Bestehende bzw. zukünftige Standards können somit nur als Anregung dienen.

  2. Pingback: Standard für PMOs – was ist der Stand und sind diese sinnvoll?

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