7 Multiprojektmanagement Erfolgsfaktoren (+ Tools & Checkliste)

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Kennen Sie das auch aus Ihrer Praxis mit vielen parallellaufenden Projekten: ineffiziente Terminplanung, überlastete Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, immer wieder Kostensteigerungen oder Qualitätsprobleme? Wenn Sie die hier beschriebenen Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement berücksichtigen, werden Ihre Schmerzpunkte deutlich weniger werden.

Was zu erfolgreichem Multiprojektmanagement führt, das erfahren Sie in diesen Kapiteln:

Definition Multiprojektmanagement

Multiprojektmanagement umfasst sämtliche Projekte einer Organisationseinheit – d.h. viele Projekte werden parallel und mit demselben Ressourcenpool durchgeführt.

Zur Unterscheidung: Im Gegensatz zum Multiprojektmanagement umfasst Programmmanagement sämtliche Projekte innerhalb eines Programms, die einer gemeinsamen, übergeordneten Zielsetzung mit klaren Vorgaben top-down dienen.

Multiprojektmanagement-Beispiel

Ein Multiprojektmanagement-Beispiel ist etwa die IT-Abteilung in einer Bank. Hier arbeiten viele Personen an unterschiedlichen Projekten, die aber nicht zusammenhängen (müssen):

  • Ein Team führt das von der Fachabteilung gewünschte neue CRM-System ein.
  • Ein weiteres Team arbeitet an einer Dokumentationssoftware.
  • Ein drittes Team erweitert die Möglichkeiten der Software für die Darstellung von Börsenkursen.
  • etc.

Dieses IT-Projektportfolio der Bank wird parallel und mit demselben Ressourcenpool durchgeführt, aber dient nicht einem gemeinsamen Programmziel. Daher sprechen wir hier von Multiprojektmanagement und nicht von Programmmanagement.

Herausforderungen im Multiprojektmanagement

Wenn Sie in einer Multiprojekt-Umgebung tätig sind, kennen Sie die Herausforderung: Sie besteht darin, dass Sie viele Projekte parallel und mit demselben Ressourcenpool durchzuführen haben.

Zudem erschweren folgende Rahmenbedingungen im Multiprojektumfeld den reibungslosen Ablauf:

  • Projekte laufen in verschiedenen Unternehmensbereichen.
  • Ressourcen aus verschiedenen Bereichen sind zu koordinieren.
  • Priorität und Strategiebeitrag der Projekte ändern sich.
  • Projektkosten müssen ins Budget passen.
  • Projekte sind teilweise untereinander abhängig.
  • Die Projektumgebung wird immer internationaler.
  • Berichtsanforderungen werden immer umfangreicher.
  • Entscheidungen müssen in kurzer Zeit getroffen werden.
  • Präzise Projektinformationen werden verlangt.

Probleme im Multiprojektmanagement und deren Gründe

Fakt ist: Die Vielzahl der parallelen Projekte sorgt immer wieder für Überraschungen. Daraus ergeben sich die eingangs angeführten Probleme:

  • Terminverschiebungen
  • Ressourcenkonflikte
  • Kostensteigerungen und
  • Qualitätsabweichungen.

Häufige Gründe für diese Probleme im Multiprojektmanagement sind:

  • fehlender Überblick über alle Projekte und Ressourcen
  • falsche Prioritäten für Initiativen und Projekte
  • unrealistische Planung der Termine und Aufwände
  • unprofessionelle Leitung der Projekte
  • falsche Entscheidungen bei Ressourcenkonflikten
  • unsaubere Abschlüsse und Dokumentation von Projekten

Gelingt es Ihnen, diese Probleme zu reduzieren oder sogar weitestgehend zu beseitigen, werden Ihre Projekte erfolgreicher sein. Die folgende Liste an Erfolgsfaktoren für Multiprojektmanagement werden Sie dabei unterstützen.

Multiprojektmanagement Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor 1: Sorgen Sie für Überblick

Behalten Sie den Überblick bei vielen parallelen Projekten. Das wird Ihnen ab einer gewissen Anzahl nur gelingen, wenn Sie eine zentrale Datenbasis nutzen. Aus der zentralen Datenbank können Sie dann beliebige Berichte zur Information und für fundierte Entscheidungen ziehen.

Die folgende Grafik zeigt die verschiedenen Perspektiven auf das Projektportfolio. Für das Portfolio stehen hier, neben einer zentralen Projektliste und Ressourcenübersicht, Statusberichte, Portfolio- und Pipelineübersichten, Risikomatrix sowie Ressourcen- und Kostengrafiken zur Verfügung.

Darunter befinden sich dann die Werkzeuge für die Steuerung der Einzelprojekte: für Ressourcenabstimmung, Projektüberwachung und Datenaustausch mit dem Controlling.

The PPM Paradise
Bild 1: „The PPM Paradise“ – Basis für fundierte Entscheidungen im Multiprojektmanagement

Mit einer zentralen Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) haben Sie die Möglichkeit, alle Informationen ausgehend von der aggregierten Übersicht bis hinunter ins Detail zu verfolgen. Wollen Sie so eine Umgebung einführen, so denken Sie daran: Besser mit geringer Funktionalität starten und zulegen, als mit maximaler Funktionalität gleich zu Beginn zu scheitern.

Auf die Möglichkeiten und den Nutzen eines solchen „paradiesischen“ PPM-Umfelds (wir nennen es „The PPM Paradise“) geht dieser Artikel nach den Erfolgsfaktoren unten ein.

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Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.

Unser Tipp: Portfolio-Meetings sind immer zeitlich begrenzt. Es können nicht immer alle Projekte und Ressourcen betrachtet werden. Sorgen Sie daher dafür, dass Ampeln und andere Kriterien definiert werden, um die richtigen Projekte und Ressourcen zielsicher filtern zu können.

(Lesetipp: Wie Sie durch Projektportfolio-Meetings im Multiprojektmanagement richtig steuern)

Erfolgsfaktor 2: Nutzen Sie ein PMO

Um Ihre Umgebung für Multiprojektmanagement effizient verwalten zu können, müssen Ihre Projekte in Struktur und Aufbau bestimmten Standards genügen. Zudem müssen Sie Prozesse definieren, nach denen Ihre Projekte zu planen und zu aktualisieren sind.

Da Entscheidungen projektübergreifende Auswirkungen haben, sind alle Projekte in demselben Takt und mit möglichst aktuellen Daten zu steuern. Die Projektleitenden müssen wissen, was sie wann und wie zu tun haben. Daher brauchen sie eine entsprechende Ausbildung und Betreuung.

PMO im Multiprojektmanagement
Bild 2: Ein PMO sorgt mit geeigneten Prozessen und hoher Datenqualität für die professionelle Steuerung im Multiprojektmanagement

Ihr PMO sollte auch als die kommunikative Drehscheibe zwischen Projektleitenden, Teamleitenden, Entscheidenden und Controlling fungiert. Es sollte verantwortlich sein für den effizienten Informationsfluss und die stetige Verbesserung des Reifegrades Ihres Projektmanagements.

PMO Aufgaben und Verbesserungen könnten z.B. umfassen:

  • Unterstützen der beteiligten Rollen
  • Regeln der Initiierung von Projekten
  • Koordinieren der Ressourcenanforderungen
  • Sichern der Aktualität, Vollständigkeit und Plausibilität von Berichten
  • Etablieren von Prozessen und Methoden
  • Ausbilden von Projektleitenden
  • Einführen einer geeigneten Tool-Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenplanung

Der Nutzen eines gut etablierten und akzeptierten PMO sollte sein:

  • Einsparen von Zeit durch Routine und Ausbildung
  • Reduktion von Projektverzögerungen, Kosten- und Aufwandsüberschreitungen
  • Verbessern der Profitabilität in Kundenprojekten
  • Verringern der Ressourcenkonflikte
  • Verbessern der strategischen Ausrichtung der Projekte
Aufgabenverteilung PMO im Multiprojektmanagement nach PMO Studie
Derzeitiges Ist und künftiges Soll der Verteilung von PMO-Aufgaben (Quelle: PMO Studie 2020 von TPG The Project Group)

Unser Tipp: Ihr PMO braucht unbedingt den Rückhalt Ihrer Geschäftsleitung. Es darf aber nicht als Kontrollinstanz wahrgenommen werden, sondern muss den Projektteams seinen Nutzen klar unter Beweis stellen. Dann ist die Akzeptanz gesichert.

(Lesetipp: Wie Sie in 4 Schritten ein PMO einführen)

Erfolgsfaktor 3: Priorisieren Sie Initiativen und Projekte richtig

Damit Sie sich nicht mit zu vielen Projekten gleichzeitig beschäftigen müssen, sollten Sie sich auf die wichtigen und dringlichen beschränken. Legen Sie daher Prioritäten fest, die der Unternehmensstrategie entsprechen. Nach diesen Prioritäten starten Sie dann die Projekte.

Damit die Priorisierung leichter fällt, ist dringend zu empfehlen, eine Entscheidungsmatrix zum Differenzieren von Linientätigkeiten und verschiedenen Projektarten aufzustellen. Diese Projektwürdigkeitsanalyse ist individuell für jedes Unternehmen zu gestalten.

Projektwürdigkeitsanalyse zum Unterscheiden zwischen Linientätigkeiten und Projektarten
Projektwürdigkeitsanalyse zum Unterscheiden zwischen Linientätigkeiten und Projektarten

Je nach Einstufung sind dann unterschiedliche Methoden zur Steuerung anzuwenden. Es geht darum, entsprechend der Größe des Vorhabens den geeigneten Verwaltungs- und Steuerungsaufwand zu betreiben.

Führen Sie, unabhängig von der Projektart, eine Priorisierung durch. Die Wichtigkeit können Sie mit Hilfe vorher festgelegter Treiber ermitteln.

Unser Tipp: Sorgen Sie dafür, dass für die wichtigsten Projekte auch wirklich die meisten Ressourcen eingesetzt werden.

(Lesetipp: Wie Sie in 7 Schritten Projektportfoliomanagement einführen)

Erfolgsfaktor 4: Planen Sie Kapazitäten strategisch

Bei der strategischen Ressourcenplanung, auch bekannt als Kapazitätsplanung, geht es darum, dass Sie vorausschauend Mitarbeiter mit den notwendigen Skills bereitstellen.

Zudem müssen Sie damit gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitenden umgesetzt werden können.

Bei unzureichender Kapazitätsplanung gehen Sie beispielsweise folgende Risiken ein:

  • Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich abgeschlossen.
  • Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind.
  • Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft wurden.
  • Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten.
  • Das alles kann zu unzufriedenen Kunden führen.

 

Portfolio- / Multiprojektmanagement Szenarienauswahl
Wann lassen sich neue Projekte im Portfolio aus Ressourcensicht starten? Ein Überblick über die Auslastung via TPG PortfolioManager

Aus der richtig durchgeführten strategischen Ressourcenplanung können Sie vielfältigen Nutzen gewinnen.

Dieser umfasst beispielsweise:

  • Sie stellen sicher, dass Sie die meisten Ressourcen für die wichtigsten Projekte reservieren, anstatt unwichtige Projekte zu versorgen.
  • Durch eine vollständige Übersicht über alle Ressourcen und deren Einsatz in Projekten und Grundlasten sind Sie immer über die Gesamtauslastung informiert.
  • Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
  • Sie erkennen Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.
  • Sie vermeiden viele Ressourcenkonflikte, weil sie erst gar nicht entstehen.

 

Unser Tipp: Für eine erfolgreiche strategische Kapazitätsplanung benötigen Sie unbedingt ein starkes und vom Top-Management unterstütztes PMO. Zudem ist je nach Anzahl der Projekte und Ressourcen eine passende Tool-Umgebung erforderlich.

(Lesetipp: Wichtige Erfolgsfaktoren für Kapazitätsplanung im Projektmanagement)

Erfolgsfaktor 5: Unterstützen Sie die taktische Ressourcenplanung

Die taktische Ressourcenplanung ist der Prozess zur Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitenden. Projektleitende planen Ressourcen auf die Vorgänge ihrer Projekte. Dabei haben sie die Hoffnung, diese eingeplanten Personen auch wirklich zu bekommen. Ob dies dann tatsächlich stattfindet, ist die Entscheidung der Teamleitenden. Hierzu ist die Kommunikation zwischen den beiden Rollen extrem wichtig.

Für Projekt- und Teamleitende ist die taktische Ressourcenplanung alles andere als einfach, weil:

  • Aufwände nicht so geschätzt wurden, wie erforderlich
  • Mitarbeitende nicht so austauschbar sind, wie gedacht
  • Projektinhalte und Liefertermine sich ändern
  • Krankheitsbedingte Ausfälle meist überraschend auftreten

Die folgende Grafik zeigt links den Personen-Bedarf für drei Projekte. Rechts ist zu erkennen, dass durch Abwesenheiten und Linientätigkeiten die Kapazität der verfügbaren Personen des Teamleitenden reduziert wird. Als Ergebnis ist die verbleibende Projektverfügbarkeit nicht mehr hoch genug, um alle Projekte vollständig zu bedienen (Projekt A vollständig, Projekt B etwas weniger und Projekt C deutlich weniger als von der Projektleitung beantragt).

Abstimmung Projekt / Team im Multiprojektmanagement
Die tatsächliche Projektverfügbarkeit ergibt sich unter Beachtung der Abwesenheiten und Linientätigkeiten.

Bitte beachten Sie unbedingt: In der Ressourcenplanung ist nur eine vollständige Planung eine gute Planung. Damit Sie dies erreichen, sollten Sie folgende Punkte beachten:

  • Vollständig ist die Planung, wenn Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekteinsätze für jedes Teammitglied erfasst werden.
  • Nur die Teamleitenden sind in der Lage, eine vollständige Planung ihrer Teammitglieder zu erstellen. Projektleitende haben diesen Einblick nicht.
  • Die Projektverfügbarkeit ergibt sich ausgehend von der Kapazität, verringert um die Abwesenheiten und Linientätigkeiten.
  • Die Planung der Projekteinsätze ist in Linienorganisationen und Matrixorganisationen unterschiedlich.

 

Unser Tipp: Planen Sie Ressourcen auf jeden Fall lieber vollständig und etwas ungenau als zu genau und unvollständig. Nur eine vollständige Planung ist eine gute Planung. Und freunden Sie sich damit an, dass Ressourcenplanung nicht immer hundertprozentig genau sein kann. Störungen von außen kommen oft schneller, als Sie nachplanen können.

(Lesetipp: Wie Sie schnell Ressourcenmanagement einführen)

Erfolgsfaktor 6: Sorgen Sie für Transparenz bei Abhängigkeiten

Das Steuerungsgremium im Multiprojektmanagement oder bei Programmen erlässt regelmäßig seine Vorgaben. Das umfasst beispielsweise Direktiven zu wichtigen Meilensteinen an den Schnittstellen.

Diese werden in die jeweiligen Projekte verteilt („top-down“) und die Projektleitenden müssen die Vorgaben dann umsetzen.

Abhängigkeiten im Multiprojektmanagement darstellen
Projektübergreifende Abhängigkeiten müssen automatisch sichtbar werden, ohne dass Entscheidungen vorgegriffen wird (Beispiel mit TPG ProjectLink für Microsoft Umgebungen)

Unser Tipp: Nutzen Sie „weiche“ Verknüpfungen zwischen Vorgängen verschiedener Projekte. Deren Vorteil ist, dass die Projektleitende bei Änderungen die auftretenden Terminkonflikte sofort sehen. Dabei wird ihr Plan aber nicht direkt verändert. Das ist wichtig, denn die Projektleitung hat damit immer noch die Hoheit über ihre Planung.

(Lesetipp: Erfolgreiches Programmmanagement – mit F&E-Beispiel)

Erfolgsfaktor 7: Vereinfachen Sie Budgetplanung und Kostenverfolgung

Projektleitung und Controlling sind beim Durchführen ihrer Arbeiten auf die Daten der jeweils anderen Rolle angewiesen.

Daher ist es nötig, dass Sie mittels einer Integration Middleware für die Systemintegration zwischen den beiden Welten sorgen. Ohne automatisches Übertragen der Daten in beide Richtungen wäre weder eine zeitgerechte monatliche Abrechnung noch eine zeitnahe Verteilung von Restbudgets zwischen den Projekten möglich.

Die wesentlichen Integrationsszenarien sind folgende:

  • Abgleich der Projektstruktur zwischen PPM-System und ERP-System
  • Übergabe des Forecasts aus dem PPM-System zur Budgetbildung im ERP-System
  • Übergabe der Ist-Stunden aus dem PPM-System zur Verrechnung im ERP-System
  • Übergabe der Ist-Kosten aus dem ERP-System zur Steuerung im PPM-System
Systemintegration im Multiprojektmanagement
Datensynchronisation zwischen Controlling und Projektmanagement (hier: Übertragen der Struktur auf Knopfdruck in beide Richtungen via TPG PSLink zur SAP Integration)

Die Vorteile einer Integration sind:

  • Vereinfacht viele Arbeitsschritte wegen durchgängiger Projektmanagement-Prozesse
  • Integriert Projektplanung, Controlling, Kollaboration und Dokumenten-Management
  • Doppelpflege von Daten entfällt
  • Bessere Datenqualität und Entscheidungsgrundlagen für Projektleitung, Controlling und Management

 

Unser Tipp: Mit steigender Anzahl der Projekte und Häufigkeit der Aktualisierung steigt der Nutzen einer solchen Tool-Integration. Eine Integration von PPM-, ERP- und weiteren Systemen kann einfach beginnen und dann schrittweise je nach Bedarf ausgebaut werden.


FAQ zu Multiprojektmanagement

Warum benötige ich Multiprojektmanagement?

Durch Multiprojektmanagement (und dem damit direkt verbundenen Portfoliomanagement) können Sie z.B.

  • die Verbindung von Strategieplanung im Unternehmen mit dem Projektmanagement herstellen,
  • den Überblick über alle Projekte im Unternehmen erhalten,
  • Synergien und Synergiepotenziale zwischen den Projekten finden und nutzen,
  • Abhängigkeiten zwischen den Projekten erkennen,
  • knappe Ressourcen richtig einsetzen und 
  • über das richtige Timing für den Projektstart entscheiden.

Was sind Erfolgsfaktoren für die Einführung von Multiprojektmanagement?

  • Erfolgsfaktor 1: Sorgen Sie für den Überblick durch eine geeignete IT-Umgebung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) mit zentraler Datenbasis – siehe „The PPM Paradise“ (PDF) 
  • Erfolgsfaktor 2: Nutzen Sie ein PMO als zentrale Stelle für z.B. die Standardisierung aller Prozesse, Methoden und Tools. Zudem kann das PMO viele weitere PMO-Aufgaben haben.
  • Erfolgsfaktor 3: Priorisieren Sie Initiativen und Projekte richtig. Hier hilft eine Projektwürdigkeitsanalyse zu entscheiden, wann ein Projekt als ein solches zu behandeln ist und wie.
  • Erfolgsfaktor 4: Planen Sie Kapazitäten strategisch und stellen Sie damit sicher, dass die meisten Ressourcen bei den wichtigen Projekten arbeiten.
  • Erfolgsfaktor 5: Unterstützen Sie die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie, damit Ressourcenüberlastungen möglichst geringgehalten werden können.
  • Erfolgsfaktor 6: Sorgen Sie für Transparenz bei Abhängigkeiten zwischen den Projekten mittels einer geeigneten Tool-Umgebung.
  • Erfolgsfaktor 7: Vereinfachen Sie Budgetplanung und Kostenverfolgung durch Integration Middleware zum automatischen Datenaustausch zwischen ERP- und PPM-System.

Was ist der Nutzen von Multiprojektmanagement?

Durch das gemeinsame Koordinieren aller Projekte im Unternehmen (via Projektportfoliomanagement), im Hinblick auf gegenseitige Abhängigkeiten und die Verwendung des gemeinsamen Ressourcenpools, können das gesamte Portfolio und die einzelnen Projekte effizienter und erfolgreicher durchgeführt werden.

Ab wie vielen Projekten benötige ich Multiprojektmanagement?

Es gibt keine feste Regel, ab wie vielen Projekten ein Unternehmen Multiprojektmanagement benötigt. Es hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie der Größe und Komplexität der Projekte, der Anzahl der beteiligten Mitarbeitenden und Abteilungen und den verfügbaren Ressourcen. Wenn ein Unternehmen mehrere Projekte parallel durchführt und Schwierigkeiten hat, den Überblick zu behalten, Prioritäten festzulegen und Ressourcen effizient einzusetzen, kann die Einführung von Multiprojektmanagement hilfreich sein.


„The PPM-Paradise“ – Die optimale Multiprojektmanagement-Umgebung

Immer noch arbeiten viele Unternehmen im Multiprojektmanagement ausschließlich mit Office-Tools für Tabellenkalkulation (besonders verbreitet ist z.B. nach wie vor Microsoft Excel), Textdokumenten und E-Mail-Anhängen. Im kleinen Umfeld mag das noch machbar sein, aber wenn das Projektportfolio größer wird, dann stößt dieses Vorgehen schnell an Grenzen. Und genau für Personen, die diese Grenzen in ihrem Unternehmen spüren, ist dieser Abschnitt des Artikels gedacht, den Sie augenblicklich lesen.

Was ist der Nutzen eines PPM-Systems im Multiprojektmanagement?

„Paradiesische“ Zustände im Multiprojektmanagement bedeuten: Ihr Projekt-, Portfolio- und Ressourcenumfeld (PPM) funktioniert mit maximaler Effizienz. Sie sind immer umfassend über Ihre Projektlandschaft informiert. Ihnen bleiben viel Mühe, unnötige Kosten, Zeitverlust und Abstimmungspannen erspart. Sie haben immer aktuelle Daten als Basis für Ihre Entscheidungen und können die Ressourcen im Unternehmen bestmöglich nutzen.

Auf den Punkt gebracht: In Ihrer komplexen Multiprojektlandschaft haben Sie genau die Umgebung, die fundierte Entscheidungen ermöglicht.

Jetzt herunterladen: Kostenloses eBook (PDF) zu „The PPM Paradise“

Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.

„The PPM Paradise“ ist die optimale Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement – angepasst an den individuellen Kundenbedarf. Es gibt zudem allen beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: dem PMO, dem Management, der Teamleitung, der Projektleitung, den Projektmitarbeitenden und dem Controlling.

„The PPM Paradise“ ermöglicht einen guten Überblick über Ihre Multiprojektlandschaft mit z.B.:

  • Status über alle Projekte
  • Portfolios mit wichtigen Angaben zu den Projekten
  • Projektpipeline
  • Risikobetrachtung
  • Übersichten zu Ressourcenauslastung und Kosten
  • Hinweise zu Strategiebeiträgen des Portfolios

 

The PPM Paradise für im Multiprojektmanagement
„The PPM Paradise“ für den guten Überblick und bequemeres Arbeiten im Multiprojektmanagement

Zentrale Verantwortung beim PMO

Das PMO soll im Multiprojektmanagement die Abläufe verbessern. Wollen Sie „The PPM Paradise“ als zentrale Tool-Umgebung mit passenden Prozessen für Ihre PPM-Tätigkeiten im Unternehmen einführen, so ist dies eine Aufgabe, die Sie am besten beim PMO ansiedeln.

Portfolio-Dashboard

Um die Übersicht im Multiprojektumfeld zu behalten und steuernd zu wirken, benötigen Sie dringend ein gutes Projektportfoliomanagement. Ein Portfolio-Dashboard dient dem Unternehmensmanagement und den Entscheidungsgremien als Instrument für die Überwachung und das Controlling des Projektportfolios. Anhand wichtiger KPIs wird der Zustand des Portfolios übersichtlich dargestellt. Von hier aus kann bei Bedarf mit dem passenden Portfolio-Tool in die Details einzelner Projekte „hineingezoomt“ werden.

Portfolio-Dashboard im Multiprojektmanagement
Portfolio-Dashboard – wichtige Module als Übersicht für ein gutes Projektportfoliomanagement

Zentrale Projektliste

Die zentrale Projektliste bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihre Multiprojektmanagement-Umgebung:

  • Standardisierung der Projekte in Aufbau und Darstellung
  • Daten sind in einer Datenbank gesammelt statt in verteilten Dateien
  • Nur ein aktueller und richtiger Stand der Daten des Portfolios
  • Historisierung der Daten lässt das Ablesen von Trends zu
  • Individuelle Vergabe von Lese- und Schreibrechten je nach Person / Rolle
  • Basis zur Integration in verschiedene Systeme (z.B. Datenaustausch mit ERP, CRM, Aufgabenmanagement etc.)

Standardisierte Projektinitiierung

Ein standardisierter Prozess zur Projektinitiierung bietet Ihnen folgende Vorteile im Multiprojektmanagement:

  • Zentrales Erfassen von Ideen und Projektanfragen
  • Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows (Klein- / Mittel- / Großprojekt oder Linientätigkeit?)
  • Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
  • Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten
  • Vermeiden von „U-Boot“-Projekten

Ressourcenszenarien für den Projektstart

Eine Portfoliomanagement-Software mit Ressourcenszenarien bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihre PPM-Umgebung:

  • Erstellen von Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
  • Berücksichtigung der Prioritäten
  • Dargestellter Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
  • Basierend auf der tatsächlichen Verfügbarkeit von Ressourcen
  • Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills
  • Verhindert die verbreitete „Das passt schon noch rein“-Mentalität, die Projekte definitiv gefährdet

Professionelle Einzelprojektsteuerung

Die Umgebung für optimale Einzelprojektsteuerung bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihre PPM-Umgebung:

  • Verbesserte Datenqualität durch zentrale Templates
  • Alle Unterlagen an einem Ort:
    • Auftrag, Nachträge
    • Stakeholder- und Risikomanagement
    • Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan
    • Statusberichte mit Erinnerung an Deadlines

Programm- bzw. Multiprojektmanagement

Zur übergeordneten Steuerung von mehreren Einzelprojekten dient das Programm- oder Multiprojektmanagement. Hierfür ist es nötig, wichtige Informationen wie z.B. Meilensteine „bottom-up“ auf Knopfdruck aus den Einzelprojekten übersichtlich in einem Plan zusammenzufassen. Zudem müssen Abhängigkeiten der Termine zwischen den Projekten dargestellt und Terminvorgaben „top-down“ aus der Programmebene herab eingespielt werden können.

Möglichkeit für professionelles Programmmanagement
Die Umgebung für professionelles Programmmanagement sorgt für Transparenz der Abhängigkeiten zwischen Projekten

Die Möglichkeit zur Steuerung von Programmen bietet Ihnen folgende Vorteile:

  • Abbilden projektübergreifender Abhängigkeiten
  • Zusammenfassen wichtiger Meilensteine der Projekte in einer Übersicht („bottom-up“)
  • „Top-down-Terminvorgaben“ aus einem Rahmenplan in die Unterpläne
  • Abhängigkeiten zwischen Projekten nur zur („weichen“) Anzeige
  • Direkte Abhängigkeiten zwischen Projekten zur („harten“) Verknüpfung mit Verschiebung von Vorgängen

Teammanagement

Das passende Ressourcenplanung-Tool für Teamleitende bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihr Multiprojektmanagement:

  • Beteiligung der Teamleitenden am Planungsprozess
  • Vollständige Planung der Zeiten aller Teammitglieder
    • Planung von Abwesenheiten
    • Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie
    • Anzeige der Auslastung und Projektverfügbarkeiten
  • Dokumentierte Prozessunterstützung bei Anfrage und Zusicherung zwischen Projekt und Linie
  • Rückmeldung an das Portfoliogremium für Szenarien-Berechnung

Aufgabenmanagement innerhalb der Teams

Die Teammitglieder können den notwendigen Aufwand für ihre Aufgaben am besten selbst abschätzen. Moderne Teamführung geht immer mehr in diese Richtung: Die Teammitglieder sollen im Rahmen des Aufgabenmanagements bei der Detailplanung mitarbeiten und diese am besten selbst machen. Zudem sollen sie detailliert Auskunft darüber geben, wie weit sie mit ihren Aufgaben fortgeschritten sind.

Dafür gibt es geeignete Tools, die durch Integration Bestandteil der PPM-Lösung werden. Paralleles Arbeiten in den Tools für Aufgaben- und Projektmanagement ist hierdurch möglich und ehrliche Schätzungen für die Planung dienen dem Projekterfolg.

Erfassung von Ist-Zeiten

Eine komfortable Oberfläche zur Zeiterfassung bietet Ihnen folgende Vorteile für Ihr Multiprojektmanagement:

  • Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung
  • Prozess zur Erinnerung an Säumige
  • Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung
  • Übertragung Ist-Daten in andere Systeme (z.B. ERP und PPM)

Controlling und Berichte

Damit das Controlling die Daten erhält, die es benötigt, sind entsprechende Vorgaben zu machen (Kosten-, Projekt-, Phasenstruktur etc.). Diese können Sie dann bei der Umsetzung Ihrer PPM-Umgebung berücksichtigen lassen. Damit haben Sie die Basis dafür, dass Sie durch die Integration von ERP- und PPM-System Ihren Forecast an das Controlling per Knopfdruck abgeben können – ohne Zusammensuchen und Kopieren! Auch lassen sich die Ist-Kosten an andere Abteilungen übermitteln, die diese brauchen.

System-Integration im Multiprojektmanagement
Die Datenübertragung aus der Projektumgebung an Ihr Controlling lässt sich durch System-Integration sehr erleichtern

Passende Berichte und ein guter Berichtsprozess sind das Rückgrat der Projektsteuerung. Damit systematisieren Sie die regelmäßige Kommunikation im Projekt. Automatisierte Projektmanagement-Berichte ermöglichen Ihnen ein wiederholbares Format, um Reports schnell auf Knopfdruck mit Daten zu füllen. Damit können Sie den gesamten Projektlebenszyklus effizient unterstützen und Ihre Projekte optimal steuern.

Systemintegration

Die Verbindung der zuvor beschriebenen einzelnen Module einer leistungsfähigen und modernen PPM-Umgebung ist ein wesentlicher Punkt. Kein PPM-Tool auf dem Markt bietet all die beschriebenen Möglichkeiten „aus der Box“. Durch die Integration verschiedener Tools, die für ihren jeweiligen Anwendungszweck optimal sind (z.B. ERP, PPM, CRM, Aufgabenmanagement, u.s.w.), maximieren Sie den Nutzen der integrierten Gesamtlösung.

Multidirektionale Integration im Multiprojektmanagement
Bi- und multidirektionale Integration von IT-Systemen zum Datenaustausch

Auf die Vorteile der Systemintegration sind wir schon oben bei Erfolgsfaktor 7 für das Multiprojektmanagement eingegangen.

So geht die Einführung von „The PPM Paradise“

Der erste Schritt – noch bevor Sie mit einem der drei möglichen Wege loslegen – ist auf jeden Fall: Schaffen Sie sich eine zentrale Projektliste in einem geeigneten datenbankgestützten PPM-Tool. Dies ist bei vielen Projekten deutlich besser als eine Excel-Liste, die ständig manuell nachgeführt werden muss. Sie werden im Multiprojektmanagement ohne die zentrale Übersicht über alle Projekte nicht erfolgreich sein.

Achten Sie darauf, dass Ihre zentrale Projektliste wirklich alle Projekte beinhaltet. Was nicht in der List ist, das darf es im Unternehmen auch nicht geben.

Von dieser Voraussetzung ausgehend gibt es drei mögliche Wege, wie Sie Ihr Projektmanagement weiter detaillieren und verbessern können: über die

  • Terminplanung,
  • Ressourcenplanung oder
  • Portfolioplanung

Lesetipp: Das Vorgehen beschreibt der Artikel „Projektmanagement einführen – 3 Wege zum Erfolg“

Bis hier war „The PPM Paradise“ vollkommen unabhängig von der gewählten Technologie. Wichtig ist allein, dass Sie Ihre Projektdaten in einer zentralen Datenbank speichern. Damit gibt es nur „eine Wahrheit“ und nicht verschiedene Versionen von Files, über die niemand den richtigen Überblick hat.

Folgend finden Sie eine kleine tabellarische Übersicht, mit welchen Technologien wir bei TPG The Project Group „The PPM Paradise“ für Sie umsetzen können. Natürlich kann die Umsetzung eines ähnlichen PPM-Umfeldes aber auch mit anderen Umgebungen und Tools erfolgen.

Technische Plattformen von TPG für Multiprojektmanagement
Technische Plattformen, auf denen TPG individuelle PPM-Lösung wie „The PPM Paradise“ umsetzen kann

Jetzt herunterladen: Kostenloses eBook (PDF) zu „The PPM Paradise“

Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.

Zusammenfassung und Checkliste zu Erfolgsfaktoren Multiprojektmanagement

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum Multiprojektmanagement zu einer der schwierigeren Disziplinen gehört und welche Konsequenzen das im Projektalltag haben kann. Zudem haben Sie 7 wichtige Erfolgskriterien kennengelernt, mit denen Sie die Herausforderungen im Multiprojektmanagement meistern können:

  • Erfolgsfaktor 1: Behalten Sie den Überblick bei vielen parallelen Projekten mit zentralen Projektlisten, Berichten und Übersichten.
  • Erfolgsfaktor 2: Nutzen Sie ein PMO für Standards, Prozesse und Methoden, um den Projekterfolg zu erhöhen.
  • Erfolgsfaktor 3: Priorisieren Sie Initiativen und Projekte je nach Wichtig- und Dringlichkeit und passend zu Ihrer Unternehmensstrategie.
  • Erfolgsfaktor 4: Planen Sie Ihre Kapazitäten strategisch und gewährleisten Sie, dass strategisch relevante Projekte mit geeigneten Mitarbeitenden umgesetzt werden können.
  • Erfolgsfaktor 5: Unterstützen Sie die taktische Ressourcenplanung durch eine vollständige Planung seitens der Teamleitenden.
  • Erfolgsfaktor 6: Sorgen Sie für Transparenz („top-down“ und „bottom-up“) bei projektübergreifenden Abhängigkeiten durch „weiche“ Verknüpfungen zwischen Vorgängen verschiedener Projekte.
  • Erfolgsfaktor 7: Vereinfachen Sie die projektübergreifende Budgetplanung und Kostenverfolgung durch eine Integration der Controlling- und PPM-Systeme.

Ein sehr wichtiges Thema für erfolgreiches Multiprojektmanagement ist eine leistungsfähige Tool-Umgebung, basierend auf einer zentralen Datenhaltung und Integration von Drittsystemen. Die Argumente dafür haben Sie im Abschnitt „The PPM Paradise“ kennengelernt.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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