Wie Sie durch Projektportfolio-Meetings Ihre Multiprojektlandschaft richtig steuern – Tipps für das PMO

Wenn Sie im PMO beschäftigt sind, müssen Sie vielleicht auch ein Projektportfolio mit steuern. Das Projektportfolio-Meeting sollte dann eine Ihrer wichtigsten Aufgaben sein. In der Regel sind hier hochrangige Teilnehmer dabei. Diese sollten nach diesem Meeting das Gefühl haben, dass sie umfangreich informiert wurden und auf dieser Basis alle anstehenden Entscheidungen fundiert treffen konnten.

In kurzen Worten: In einem Projektportfolio-Meeting zeigen Sie als PMO Ihren Teilnehmern, dass Sie die Projektlandschaft wirklich im Griff haben.

Wichtig ist dabei, dass Sie dieses regelmäßige Meeting zur Multiprojektsteuerung gut vorbereiten und in kurzer Zeit möglichst konzentriert durchführen. So wird es als besonders wertvoll gesehen.

Definition Projektportfolio-Meeting:

Das Projektportfolio-Meeting ist ein regelmäßig wiederkehrendes Meeting, in dem es um die Gesamtheit aller Projekte in der Multiprojektlandschaft geht und wichtige Entscheidungen ermöglicht werden, damit die Projektlandschaft gut gesteuert werden kann.

In diesem Artikel lesen Sie zu folgenden Themen:

• Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings
• Welche Teilnehmer gehören ins Meeting?
• Wie ist der richtige zeitliche Takt?
• Wie sollte eine erfolgreiche Agenda aussehen?
• Wie bereiten Sie ein Projektportfolio-Meeting richtig vor?
• Was sind Kriterien für Projekte, die im Meeting zu behandeln sind?
• Zusammenfassung

Legen wir los.

Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings

Die Herausforderungen des Projektportfolio-Meetings bestehen für das PMO darin, dass:

• die richtigen, entscheidungsbefugten Personen zumindest eingeladen werden und im besten Fall auch immer anwesend sind
• dieser Personenkreis prinzipiell nur wenig Zeit hat und daher der Fokus auf die wichtigen Projekte gesetzt werden muss
• dieses Meeting regelmäßig stattfinden muss, weil Entscheidungen erwartet werden
• die Datenbasis vollständig, aktuell und plausibel, also vom PMO gut vorbereitet sein muss.

Was Ihnen bei Ihren Aufgaben als PMO bei diesen Aufgaben helfen kann, ist das „PPM Paradise“.

TPG „PPM Paradise“ – die integrierte Lösung für Multiprojekt- und Portfoliomanagement

Die Portfolioberichte der obersten Ebene werden hier aus einer Projektliste gespeist, die in einer zentralen Datenbank liegt. Daran angeschlossen ist ein Ressourcenpool. Darunter befinden sich die Methoden für das Einzelprojektmanagement, die die Projektliste mit Informationen wie z.B. den Ampelfarben automatisch füllen. Die Abstimmung der Ressourcen zwischen Projekt- und Teamleitern gehört zudem ebenso dazu, wie die Integration mit dem Controlling für Forecasts, Zahlungsmeilensteine und sonstige Finanzfragen.

Durch filterbare Berichte lässt sich bei z.B. roten Ampeln auf Portfolioebene über die Projektliste in die jeweiligen Einzelprojekte vordringen. So können Sie die Ursachen für die Meldung erfahren (siehe rote Pfeile in der Grafik).

Mit solch einer integrierten Lösung für Multiprojekt- und Portfoliomanagement können Sie in kurzer Zeit die wichtigen Informationen für Personen des Projektportfolio-Meetings, die wenig Zeit haben, präsentieren und diese gut informieren.

Welche Teilnehmer gehören ins Projektportfolio-Meeting?

Wer konkret an den Meetings teilnimmt ist abhängig von den Zielen des Meetings und von den Erfordernissen der Organisation. Das sollten Sie beachten:

• Entscheider müssen immer anwesend oder entsprechend vertreten sein.
• Halten Sie die Liste der regelmäßigen Teilnehmer fix und deren Erwartungen sollten dem PMO bekannt sein.
• Bedarfsbezogen können Sie zusätzliche Personen zeitweise einladen, um spezielle Themen zu erörtern.
• Die fixen Teilnehmer müssen regelmäßig Zeit haben und vorbereitet sein.
• Die Teilnahme wird oft auch als Statussymbol im Unternehmen gesehen.

Unser Tipp:

Halten Sie den Teilnehmerkreis eher klein, nicht mehr als fünf bis maximal 10 Personen. Wenn Personen mehrfach eingeladen waren, ist es später unter Umständen schwierig, diese wieder auszuladen, um den Kreis wieder zu verkleinern.

Den Teilnehmerkreis sollten Sie je nach den zu besprechenden Themen ggf. anpassen. Je kleiner die Firma ist, desto eher ist die Geschäftsleitung auch dabei. Bei großen Firmen sind es dann eher die Abteilungsleiter.

Teilnehmer bei Entwicklungsprojekten können sein:

• Leiter des PMO
• Leiter der Entwicklung
• Leiter Produktmanagement
• Ausgewählte Teamleiter
• Vertreter des Controllings

Teilnehmer bei Auftragsprojekten können sein:

• Leiter des PMO
• Leiter der Abteilung Kundenprojekte
• Leiter Sales
• Ausgewählte Teamleiter
• Vertreter des Controllings

Wie ist der richtige zeitliche Takt für die Projektportfolio-Meetings?

Das Projektportfolio-Meeting muss in einem regelmäßigen Takt laufen und dieser wird vom PMO vorgegeben.

Notwendiger Takt für die Vorbereitung und Durchführung von Projektportfolio-Meetings

Die Mitarbeiter melden in der Regel am Ende der Woche ihre Ist-Stunden zurück. Diese fließen in die wöchentlichen Statusmeetings der Projektleiter ein – und diese wiederum in die 14-tägigen Ressourcenmeetings zwischen Projekt- und Teamleitern. Nach diesem kommt dann vielleicht das Projektportfolio-Meeting. Was hier nicht entschieden werden konnte, ist in direkt folgenden Zusatzmeetings zu klären.

Wichtig ist der Rhythmus! Denn nur so spielt sich das regelmäßige Vorgehen beim entsprechenden Team ein.

Nicht alles muss immer sofort entschieden werden. Gerade Fragen zur Ressourcenplanung lassen sich nur dann sinnvoll entscheiden, wenn eine solide Basis vorhanden ist. Dies ist immer nur zu den Zeitpunkten im Takt möglich, wenn alle für die Ressourcenentscheidungen nötigen Informationen aktuell vorliegen.

Unser Tipp:

Kommen Anfragen zu Ressourcen außerhalb des Taktes, so weisen Sie auf die Einhaltung des Takts hin und verweisen Sie auf das kommende Projektportfolio-Meeting. In dessen Rahmen werden die Entscheidung dann aus Sicht des gesamten Projektportfolios sinnvoll getroffen.

Eine der wichtigsten Aufgaben des PMO ist, im Zusammenhang mit dem Projektportfolio-Meeting Verlässlichkeit zu schaffen. Und das geht nur im Takt. Beachten Sie folgende wichtigen Punkte dazu:

• Die Projektportfolio-Meetings müssen regelmäßig stattfinden, denn Projektleiter und andere Stakeholder sind auf Entscheidungen angewiesen.
• Die Taktung ist abhängig von den Erfordernissen der Organisation. Die Frage ist, was zwischen 2 Meeting alles passieren kann – und danach sollten Sie als PMO den Takt festlegen.
• Planen Sie die Termine für das ganze Jahr im Voraus ein. Nur so schaffen Sie bei allen Entscheidern das Bewusstsein, dass dies ein Pflichtmeeting ist.
  

Umfrageergebnis Webinar 10/2020 (n= 96)

Eine Umfrage im Webinar zu Projektportfolio-Meetings im Oktober 2020 hat ergeben, dass fast 50 % der knapp 100 Teilnehmenden ein monatliches Projektportfolio-Meeting praktizieren. Aber wie schon oben beschrieben: Der beste Takt hängt vom individuellen Bedürfnis in Ihrem Unternehmen ab.

Wie sollte eine erfolgreiche Agenda des Projektportfolio-Meetings aussehen?

In die Agenda des Projektportfolio-Meetings muss das Wichtigste, Dringendste und Interessanteste. Dazu gehören etwa:

• Dokumentation der Teilnehmer und Begründung von Abwesenheiten (Pflichtmeeting!)
• Stand der Aktualisierung mit Nennung von Projektleitern, die nicht rechtzeitig aktualisiert haben (als erzieherische Maßnahme), oder Einladung besonders erfolgreicher Projektleiter als Ansporn für gute Leistungen
• Abschlüsse von Projekten mit Abschlussbericht, Erfolgen und Lessons Learned
• Anstehende Entscheidungen in laufenden Projekten, abhängig von der Art der Projekte – Themen, die nicht der Lenkungsausschuss / Projektauftraggeber entscheiden kann
• Information zu neuen Projekten: Projektauftrag mit Zielen, Terminen, Budget, Projektleiter, Ressourcen
• Darstellung zur Ressourcensituation mit Lösung von Ressourcenüberlastungen und Ressourcenunterlastungen
• Veröffentlichung der Ergebnisse mit Auswahl der Informationen, Formulierung und Freigabe der Informationen für die Belegschaft

  Unser Tipp:

Stellen Sie nach einem Projektportfolio-Meeting auf jeden Fall sicher, dass mindestens die Projektleiter und ggf. auch die Teamleiter über die Erfolge und wichtige Entscheidungen aus dem Meeting informiert werden (neue Projekte, Sales-Pipeline, tolle Projektzustände, genommene Hürden etc.). Damit beugen Sie dem unkontrollierten Flurfunk vor.

Im Projektportfolio-Meeting werden alle Entscheidungen getroffen, die die Kompetenzen der Projektleiter, Auftraggeber, Lenkungsausschüsse und Teamleiter übersteigen.

Diese können etwa sein:

• Bekanntgabe von Projektprioritäten
• Benennung von Projektleitern
• Freigabe von Projekten oder Projektstufen sowie Projektbudgets
• Beenden oder Stoppen von Projekten
• Verschieben von Projekten
• Genehmigung von inhaltlichen Änderungen
• Zuweisung von Ressourcen auf Projektebene
• Lösung von Ressourcenkonflikten
• …

Wie bereiten Sie ein Projektportfolio-Meeting richtig vor?

Damit Ihr Meeting so kompakt wie möglich gehalten werden und genau die wichtigen Themen behandeln kann, haben Sie im PMO mit der Vorbereitung eine wichtige Daueraufgabe.

Für diese Aufgabe brauchen Sie die regelmäßigen Berichte der Projektleiter, die sich aus der Projektarbeit ergeben. Sie als PMO müssen die Datenqualität sicherstellen und ggf. mit den Projektleitern abklären. Auf dieser Basis bereiten Sie das Meeting vor, unter Berücksichtigung ggf. neu hinzukommender Projekte und strategischer Fragen.

Regelmäßiger Prozess zur Vorbereitung des Projektportfolio-Meetings

Dauert die Informationsbeschaffung von den Projektleitern zu lange, so ist es auch die Aufgabe des PMO durch Verbesserung des Umfeldes unterstützend zu wirken (z.B. Coaching, bessere Tools und Methoden).

Als Daumenregel sollten die Projektleiter für die Statusmeldung für durchschnittliche Projekte an das PMO nicht mehr als 2-3 Stunden pro Projekt benötigen.

Beispiel eines Wochenplans für die Vorbereitung des Projektportfolio-Meetings

Beschreibung des Bildes oben: Ausgehend vom Projektportfolio-Meeting am Mittwoch sollte direkt zuvor ein Meeting mit den Teamleitern zur Klärung der aktuellen Ressourcensituation erfolgen. Sicherzustellen ist, dass am Freitag vorher die Fortschritt- und Stundenrückmeldung erfolgt sind. Am Montag erfolgt eine Erinnerung an säumige Mitarbeiter. Die Projektleiter aktualisieren und kontrollieren darauf ihre Projekte. Am Dienstag erhalten säumige Projektleiter eine Erinnerung, ihre Aktualisierungen vorzunehmen.

Unser Tipp:

Setzen Sie auf jeden Fall einen frühen Termin für einen Redaktionsschluss. Damit beugen Sie Änderungen in letzter Minute vor, die Ihre Vorbereitung zerstören können. Wer danach liefert, ist als säumiger Mitarbeiter einzustufen.

Im Webinar aus Oktober 2020 antworteten die Teilnehmenden zur Dauer ihres Projektportfolio-Meetings wie in der folgenden Grafik dargestellt: Der Schwerpunkt liegt mit fast 50 % bei zwei Stunden und 25 % bei einer Stunde.

Kombiniert mit der Umfrage oben ergibt sich, dass die Mehrheit der Unternehmen ein zweistündiges Projektportfolio-Meeting pro Monat durchführt.

Umfrageergebnis Webinar 10/2020 (n= 96)

Zentrale Projektliste und Bestandteile der Projektberichte

Unverzichtbar für ein gutes Projektportfolio-Meeting ist eine aktuelle Projektliste. Diese setzt sich zusammen aus den Informationen der einzelnen Projektstatusberichte.

Aus den Projektstatusberichten im Multiprojekt-Umfeld sollten die Informationen automatisch in die Projektliste einfließen. Von da aus können Sie auf Knopfdruck Multiprojekt-Berichte erstellen und Daten mit dem ERP-System austauschen z.B. durch eine SAP Integration.

Dies ist z.B. alles möglich mit dem eingangs beschriebenen „PPM Paradise“.

Die folgende Grafik zeigt, was Sie in einer Projektliste an wichtigen Informationen zusammenfassen sollten.

Schematische Projektliste als Grundlage für ein Projektportfolio-Meeting

Bitte beachten Sie: Zahlen sind in dem Bericht nur ein Bestandteil. Ein besonders wichtiger zweiter Teil ist aber der Kommentar des Projektleiters. Durch diesen lassen sich Einstufungen bei Ampeln etc. durch das PMO und die Teilnehmer des Projektportfolio-Meetings besser verstehen, da diese ja individuell unterschiedlich gesetzt werden können (denn hier gibt es einen Unterschied zwischen geübtem und ungeübtem Projektleiter).

Zudem ist die Spalte mit dem Datum der letzten Veröffentlichung / Speicherung der Projektdaten wichtig, um auch wirklich die Aktualität der angezeigten Daten aus jedem Projekt sicherzustellen.

Informationen, die in einer Projektliste zum einzelnen Projekt wünschenswert sind

Was sollten Sie beachten, um die Aktualität der Projektliste sicherzustellen? Hier ein paar Tipps:

• Checken Sie, ob alle Projekte in den letzten beiden Tagen gespeichert und veröffentlicht wurden.
• Ist ein Projektauftrag von allen neuen Projekten vorhanden?
• Ist ein Statusbericht von allen laufenden Projekten vorhanden?
• Ist ein Abschlussbericht von allen abgeschlossenen Projekten vorhanden?
• Wurde der Basisplan in allen Projekten gesetzt?
• Wurden alle Ist-Stunden der Mitarbeitenden angenommen?
• Gibt es nicht aktualisierte Meilensteine in der Vergangenheit?
• Gibt es nicht aktualisierte Vorgänge in der Vergangenheit?
• Gibt es nicht aktualisierte Ressourceneinsätze in der Vergangenheit?
• Wurden alle generischen Ressourcen in den nächsten (6?) Wochen gegen Personen ausgetauscht?
• Liegen keine Ressourcenüberlastungen in den nächsten (3?) Monaten mehr vor?

Unser Tipp:

Setzen Sie einen Basisplan zu Beginn des Projektes. Und legen Sie einen weiteren Basisplan nach jedem Projektportfolio-Meeting an. Damit können Sie die Veränderung seit dem letzten Meeting sehen. Mehr als diese beiden Basispläne sind nicht notwendig.

Wie oben bereits erwähnt sollten Sie unbedingt Wert auf den Redaktionsschluss legen, damit die Daten für Ihre Präsentation nicht noch kurz vorher durch eine Aktualisierung verspäteter Projektleiter geändert werden können.

Durch die Historisierung der Projektliste nach dem Redaktionsschluss frieren Sie den jeweiligen Stand Ihres Berichtes für das Projektportfolio-Meeting ein und können diesen bei Bedarf in der Zukunft immer wieder einsehen.

Die Historisierung der Daten für das Projektportfolio-Meeting sichert den Stand zu Dokumentationszwecken

   Unser Tipp:

Nutzen Sie Lösungen, mit denen Sie Ihre Berichte in Excel, PowerPoint oder Word automatisch in Ihrem Unternehmensdesign erstellen lassen können. So stellen Sie sicher, dass z.B. das Logo immer an derselben Stelle steht und die Farben immer stimmen. Zudem sind die Berichte sehr gut präsentier- und druckbar und lassen sich gut historisieren. All dies geht bei Online-Tools in der Regel nicht zuverlässig. Hier finden Sie Beispiele für PMO-Berichte.

Was sind Kriterien für Projekte, die im Meeting zu behandeln sind?

Es gibt keine allgemeingültigen Kriterien für die Wichtigkeit von Projekten. Möglichkeiten für die Auswahl wären beispielsweise:

• Die Entscheider können bestimmte Projekte unabhängig von messbaren Kriterien auf „wichtig“ setzen und somit immer im Portfolio-Meeting behandelt sehen wollen.
• Immer alle „Rote Ampel“-Projekte und vielleicht auch zufällig ausgewählte mit grüner Farbe, damit sich die Projektleiter nicht so einfach hinter der Ampelfarbe „verstecken“ können.
• Projekte mit Arbeit oder Budget über einem Schwellwert oder Top 10
• Top 10 und weitere 3-5 von jeder Farbe (auch als Belohnung für Projektleiter einsetzbar, wenn diese ihr Projekt vor dem Gremium präsentieren dürfen)
• Projekte mit hoher Risikobewertung
• Projekte mit Entscheidungsbedarf
• Projekt von bestimmten Projektleitern, Technologien, Standorten, …
• …

Interessantes aus Kunden-Auftragsprojekten könnte etwa sein:

Neue Projekte

• Sales – Stage 50% (Angebot versendet) -> Wer wird PL, generische Ressourceneinlastung
• Sales – Stage 75% (Auftrag erwartet) -> Einplanung der generischen Ressourcen
• Sales – Stage 90% (Auftrag unterwegs) -> Einplanung der Personen, Planung Kick-off

Laufende Projekte

• Erreichung von inhaltlichen Hauptmeilensteinen (Prototyp geliefert, UAT, Go Live, …)
• Einhaltung von Zahlungsmeilensteinen, Prognose Zahlungspläne
• Geplante Fertigstellung wegen Wechsel der Personen in andere Projekte
• Informationen über Auftragserweiterungen
• Weitreichende technologische Entscheidungen

Abgeschlossene Projekte

• Lessons Learned (Erfahrungen Team, Kunde, Partner, Technologien, Produkte, …)

Interessantes aus Produkt-Entwicklungsprojekten könnte sein:

Neue Entwicklungen

• Neue Ideen -> Sichtung der interessanten Ideen über Strategiebeitrag / Kosten / Nutzen
• in Prüfung -> weitere Ausarbeitung von Inhalten, Kosten und Nutzen
• Genehmigt -> weitere Schritte beschlossen
• Abgelehnt -> keine weiteren Aktivitäten
• Zurückgestellt -> vorerst keine weiteren Aktivitäten

Laufende Entwicklungen

• Prüfung von Forschungsbudgets
• Einhaltung von Terminen und Kosten zu den aktuellen Stage Gates
• Einhaltung von Terminen zum Produktionsstart
• Prüfung technologischer Probleme und Risiken
• Prüfung von marktbedingten Abbruchkriterien

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, was Sie für ein erfolgreiches und regelmäßiges Projektportfolio-Meeting beachten sollten. Als PMO habe Sie dann Erfolg damit, wenn dieses Meeting von Ihnen für alle Teilnehmenden als sehr wertvoll empfunden wird. Dazu gehört z.B.:

• Projektportfolio-Meetings müssen regelmäßig stattfinden und sind Pflichtmeetings.
• Halten Sie den Teilnehmerkreis eher klein, nicht mehr als 5 bis maximal 10 Personen.
• Verweisen Sie bei außertaktmäßigen Anfragen zu Ressourcen unbedingt auf den Meeting-Takt.
• Setzen Sie auf jeden Fall einen frühen Termin für einen Redaktionsschluss zur Vorbereitung des Meetings.
• Informieren Sie mindestens die Projektleiter und ggf. auch die Teamleiter über Erfolge und wichtige Entscheidungen aus dem Meeting

Und noch ein Tipp zum Schluss:

Stellen Sie zum Abschluss Ihres Projektportfolio-Meetings sicher, dass Ihnen die Teilnehmer Feedback geben. Das geht am einfachsten mit einer Sternebewertung. Alles was unter 4 Sternen ist muss begründet werden. Mit so einer Bewertung haben Sie auf der einen Seite die Möglichkeit gezielt besser zu werden. Auf der anderen Seite sammeln Sie mit guten Feedbacks über die Zeit aber auch eine wichtige Grundlage für den Nutzennachweis Ihres PMO. Wenn also jemand nach der Sinnhaftigkeit Ihres PMO fragen sollte, so können Sie durch viele gute Bewertungen zeigen, wie zufrieden die Stakeholder mit Ihrer Arbeit bislang waren. Dann kann das PMO nicht sinnlos sein.

Das Projektportfolio-Meeting ist Ihr Auftritt als PMO, mit dem Sie viel für Ihre Akzeptanz gewinnen können. Viel Erfolg!

Was sind Ihre Tipps für bessere Portfolio-Meetings? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar!

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