Ein wirklich gutes PMO-Reporting lässt die Zielgruppen mit den richtigen Projektmanagement-Berichten den aktuellen Stand im Projektumfeld schnell erkennen. Und Ihre Entscheidenden sehen sofort, was sie entscheiden müssen. Das spart kostbare Zeit und Aufwand.
In diesem Artikel lernen Sie die Anforderungen an Berichte im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement kennen. Sie erfahren, welche Informationen für die Stakeholder relevant sind und wie Berichte zu schnellen Entscheidungen beitragen. Außerdem finden Sie hier Tipps zur effizienten Datenerfassung und Prüfung der Datenqualität. Zum Abschluss gibt es eine Checkliste mit den zehn wichtigsten Fragen, die Sie beim Aufbau Ihres Berichtswesens unterstützen.
Diese Kapitel warten auf Sie:
- Warum Projektmanagement-Berichte am Anfang stehen sollten
- Anforderungen an ein Berichtswesen im Projektmanagement
- PMO-Berichte für unterschiedliche Stakeholder im Unternehmen
- Berichtsperioden im Projektumfeld
- Welche Berichte machen Sinn?
- Selektion im Multiprojekt-Umfeld
- Mögliche Inhalte von Berichten einzelner Projekte
- Effiziente Datenerfassung als Berichtsgrundlage
- Sicherstellen der Datenqualität
- Checkliste Berichtswesen und Rahmenbedingungen
- Zusammenfassung: PMO-Reporting
Außerdem erhalten Sie eine Checkliste zum Berichtswesen und Beispiele zu Berichten mit möglichen Inhalten einzelner Berichte, die Sie im PMO nutzen können.
Legen wir los!
Warum Projektmanagement-Berichte am Anfang stehen sollten
Verantwortlich für das Thema Reports / Berichte im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPRM) ist das Project Management Office (PMO).
Diese Aufgabe umfasst nicht nur den Aufbau und die Auswahl der dargestellten Informationen. Auch die Qualität der Projektberichte im Hinblick auf Aktualität, Richtigkeit der Daten und Bedarf der Zielgruppen gehört zu den wichtigen und nicht immer einfachen PMO-Aufgaben.
Gartner kommt in einer Studie zu folgender Erkenntnis:
PMOs liefern oft nicht die Daten, die Senior Manager brauchen. So entsteht eine Lücke zwischen Erwartung und Realität. Mehr Details sind nicht automatisch besser. PMOs sollten ihre Berichte schrittweise so anpassen, dass sie Führungskräfte wirklich unterstützen. Senior Manager haben wenig Zeit. Sie brauchen kurze, präzise und klare Informationen. Das PMO soll mit ihnen zusammenarbeiten und genau diese liefern.
Quelle: „Seven Best Practices for an Effective Project Management Office“, Gartner, 2016
Das Problem: Beim Einführen von Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen (PPRM) wird das Thema Berichtswesen oft zu spät betrachtet.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Optimal wäre, wenn Ihr PMO-Reporting ganz am Anfang stünde und das PPRM-System um die Berichte und die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer herum geplant werden.
Denn nur wirklich gute Projektmanagement-Berichte lassen erkennen, was tatsächlich los ist und was mehr oder weniger dringend entschieden werden muss. Nur wenn Sie sich auf das Wesentliche fokussieren und das berücksichtigen, was die Adressaten der Berichte erwarten, dann erreichen Sie den maximalen Nutzen Ihres PPRM-Systems.
Doch das ist nur die „halbe Miete“. Damit Sie wirklich schnell auf die Entwicklung der Projektlandschaft reagieren können, müssen Ihre Projektmanagement-Berichte außerdem aktuell und flexibel sein.
Im Folgenden lesen Sie über die Anforderungen an ein Berichtswesen im Projektmanagement und einzelne Berichte im Projektumfeld.
Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten
Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 10 wichtigen Erfolgsfaktoren für ein leistungsfähiges und akzeptiertes PMO.
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Anforderungen an ein Berichtswesen im Projektmanagement
Dank IT-Lösungen können Sie heute Berichte im Projektmanagement schnell, bunt und in beliebigem Detaillierungsgrad auf dem Bildschirm präsentieren. Geht es darum, welche Informationen sich z.B. ein PMO für das Unternehmen vorstellt, so kennen wir aus unseren Beratungstätigkeiten klassische Wunschvorstellungen zu Projektmanagement-Berichten. Diese sollten sein:
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Diese Wünsche sind nicht einfach unter einen Hut zu bringen. Realistischer sind die tatsächlichen Anforderungen an Berichte im Projektumfeld. Sie lassen sich in einem Satz zusammenfassen:
Tatsächliche Berichtsanforderungen auf den Punkt gebracht: Sie müssen relevante Informationen für die richtigen Personen aussagekräftig und effizient bereitstellen, um Projekte optimal steuern zu können.
Beim Aufbau eines Berichtswesens sollten Sie sich demnach immer die Frage stellen:
- Was will ich planen und steuern?
- Welche Informationen brauche ich mindestens dafür?
- Welcher Detaillierungsgrad ist sinnvoll?
- Was will ich mit welchem Bericht erreichen?
- Wer arbeitet anschließend mit den Berichten?
- Versteht die Zielgruppe den Inhalt richtig?
Unser Tipp: Ehrliche Antworten auf die vorgenannten Fragen sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Ihre Berichte künftig effizient und ohne Datenballast sind. Eine vorherige Stakeholder-Analyse zum Abfragen der Bedürfnisse der verschiedenen Rollen ist auf jeden Fall anzuraten.
PMO-Berichte für unterschiedliche Stakeholder im Unternehmen
Im Unternehmen gibt es in der Regel verschiedene Ebenen, die unterschiedliche Berichte benötigen. Je höher in der Pyramide, desto stärker verdichtet müssen die Informationen sein.
Allerdings muss bei Bedarf auch ein „Drill-Down“ in Details möglich ist. Damit lassen sich konsolidierte Berichtsinformationen bei Nachfragen schnell nachvollziehen.
- Geschäftsleitung
- Die Geschäftsleitung benötigt regelmäßig konsolidierte Informationen zur Unternehmenssteuerung, wie z.B. die Einhaltung der strategischen Ausrichtung, Risiken oder Investitionsrisiken.
- PMO
- Ein PMO bereitet oft auf Portfolioebene die Berichte zu Projekten und Ressourcen für die Geschäftsleitung vor. Es benötigt eine Projektliste mit Status, um gezielt bei Projektleitenden nachzufragen, wenn dies geboten erscheint. Festgestellte Eskalationen werden nach oben zur Entscheidung getragen.
- Teamleitung
- Die Teamleitenden verantworten jeweils ihre Ressourcen. Dafür benötigen sie entsprechende Übersichten zur Auslastung und Verfügbarkeit ihrer eigenen Mannschaft. Sie müssen zudem den Projektleitenden gegenüber verlässliche Ressourcenzusicherungen für die Projekte geben können.
- Projektleitung
- Die Projektleitenden setzen bei ihrer Einzelprojektplanung z.B. Statusbericht für Projekte, Projektstrukturplan, Meilensteinübersicht oder auch eine Meilenstein-Trendanalyse ein.
- Projektmitarbeitende
- Projektmitarbeitende wollen ihre Arbeitspakete sehen. Sie interessiert zudem, wer noch im Projekt arbeitet, sowie ihre Stundenrückmeldung. Hier geht es weniger um klassische Berichte, sondern mehr um sofort verfügbare Informationen.
Hinweis: Zum Nachweis des Nutzens Ihres PMO sollten Sie ein Set an Kennzahlen definieren und mit Ihren Stakeholdern abstimmen. Hierzu dienen passende PMO KPIs.
Berichtsperioden im Projektumfeld
Berichte sind die Grundlage für Abstimmungstermine. Sie dienen dem Verständnis, was im Unternehmen gerade passiert und wo in diesem Moment Entscheidungen notwendig sind.
Je höher in der Hierarchie, desto dichter sind die Informationen und desto seltener ist die Berichterstattung.
Folgende Grafik verdeutlicht, wie sich aus den einzelnen Terminen die Berichtsperioden auf den einzelnen Ebenen ergeben. Dabei verdichten sich die Informationen in Abhängigkeit von der Höhe der Hierarchie immer weiter und die Frequenz der Berichtserstattung wird immer geringer.
Welche Entscheidungen dürfen bzw. müssen wo getroffen werden? In Abhängigkeit davon müssen Sie sicherstellen, dass die benötigten Informationen in Form von aussagekräftigen Berichten bereitstehen.
Dabei ist auch zu entscheiden, was als Bestandteil welches Berichts sinnvoll ist. Nicht die Fülle der Daten ist wichtig, sondern die leichte Verständlichkeit von deren Botschaft. Das bedeutet, die Übersicht und Verständlichkeit in Berichten muss maximal sein.
Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
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Welche Berichte machen Sinn?
Die Frage, welche PMO-Berichte sinnvoll sind, ist nur sehr individuell zu beantworten. Die folgende Grafik gibt eine Übersicht, welche Berichte über die Hierarchien sinnvoll sein könnten. Natürlich ist das stark abhängig von der Größe, den Prozessen und der Branche Ihres Unternehmens.
DEN für alle passenden Bericht gibt es leider nicht. Zwar sehen Berichte immer ähnlich aus, aber Sie müssen diese immer an die jeweiligen Prozesse und Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen. Dies ist jeweils abhängig vom gewünschten Einsatz und Empfängerkreis.
Eventuell hilft es Ihnen, wenn Sie mit Unterstützung eines erfahrenen PMO-Consultants im Workshop mit wichtigen Stakeholdern die Berichtsanforderungen und deren mögliche Umsetzung erarbeiten.
Folgend nun ein paar beispielhafte Berichte aus dem PMO-Umfeld.
Bericht für ein Portfolio Dashboard (Beispiel)
Projektpipeline-Bericht (Beispiel)
Bericht für Ressourcenauslastung und Roadmap (Beispiel)
Projektstatusbericht (Beispiel)
Bericht für Teamplanung und Auslastung (Beispiel)
Unser Tipp: Behalten Sie als PMO die Anzahl der Berichte im Auge. Mit der Zeit steigt diese nämlich gerne an, weil immer neue hinzukommen. Eine regelmäßige Konsolidierung sorgt dafür, dass das Berichtswesen als Ganzes seine Effizienz behält.
Selektion im Multiprojekt-Umfeld
Das PMO ist oft für die Vorbereitung des Portfoliomeetings verantwortlich. Im Multiprojekt-Umfeld und Projektportfoliomanagement ist dann besonders die Auswahl der Projekte eine Herausforderung. Aus dem oft sehr umfangreichen Projektportfolio sollten Sie demnach gezielt die Projekte wählen, die in der verfügbaren Zeit des Portfoliomeetings besprochen werden sollen.
Auch interessant: Wirtschaftliche Steuerung durch Multiprojektmanagement-KPIs
Durch den richtigen Auswahlprozess stellen Sie sicher, dass der Entscheidungsbedarf frühzeitig erkannt wird und notwendige Entscheidungen in der verfügbaren Zeit auch möglich sind.
In der folgenden Liste finden Sie Kriterien, nach denen Sie im PMO eine Projektauswahl für die Portfoliomeetings treffen können:
- Angemeldeter Entscheidungsbedarf (manuelles Setzen eines Kennzeichens)
- Alle mit Status ROT (Gesamt, Ressourcen, Termine, …) + 3 GELB + 3 GRÜN
- Alle in den Top 3 Risikoklassen
- Top 10 der Abweichungen (Kosten, Termine, Arbeit)
- Top 10 Strategiebeitrag / Priorität
- Alle über Schwellwert (Auftrags- / Investitionsvolumen, Pönale, …)
- Problemzonen (Technologie, Regionen, Projektleitung, Produktgruppen, …)
Lesetipp: So geht Reporting im Projektmanagement (10 Berichte im Multiprojektumfeld)
Mögliche Inhalte von Berichten einzelner Projekte
Welche Informationen sollten Sie in Berichten zu einzelnen Projekten bereitstellen? Vorschläge zu Ergebnissen, Lieferungen und Zuständen sind:
- Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine)
- Abschluss von Phasen (Phasenmodell)
- Geplante / erfolgte Abnahme von Lieferungen (Zahlungsmeilensteine)
- Fertigstellung von Arbeitspaketen / Lieferungen (Definition von „fertig“)
- Erledigung von Vorgängen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet)
- Liste offener Punkte (offen / begonnen / erledigt)
- Earned Value Analyse (Basisplan und %inhaltlich abgeschlossen)
- %abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100 % … 99 %-Syndrom)
Zur Qualitätssicherung sollten Prüfungen der Plausibilität im Bericht beinhaltet sein, wie:
- Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad
- Vergleich %Kosten / %Arbeit / %Zeit / %Inhalt (Verhältnis der Werte zueinander)
Zur Feststellung der Soll-Ist-Abweichung empfehlen sich diese Informationen:
- Lieferungen: Soll / Ist von Qualität, Terminen, Aufwand, Kosten
- Restleistung: Klarheit von Machbarkeit, Arbeit / Budget, Kosten / Budget, Termine / Plan
- Ressourcen: zuordnen, austauschen, abziehen
Geht es um Entscheidungen über das weitere Vorgehen bieten sich diese Informationen an:
- Auftrag / Nachtrag: erteilt oder nicht (trotzdem weiter?)
- Budget: vorhanden oder zu gering (weiter nur nach Aufstockung ?)
- Ressourcen: zugesichert oder zu wenig (Eskalation oder Verschiebung?)
- Risikosituation: tragbar oder ungünstig (Alternativen bekannt?)
- Inhaltliche Variante: Weg A oder B (Dokumentation der Entscheidung mit Begründung)
Nach guter Vorbereitung des Meetings durch Ihr PMO müssen Sie während des Meetings die notwendigen Daten für Antworten auf Fragen der Entscheidenden am besten per Knopfdruck verfügbar haben.
Unser Tipp: Auch der Bericht nach einer Sitzung ist ein wichtiges Medium. Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Sitzung an alle betroffenen Personen. Nur so können diese ihr weiteres Handeln schnell an den Gesprächsergebnissen ausrichten.
Effiziente Datenerfassung als Berichtsgrundlage
In vielen Unternehmen dauert das Einsammeln der Daten für Berichte länger als die Analyse und Aufbereitung. Bei Ihnen auch?
Dies können Sie viel effizienter gestalten, wenn Sie nicht erst verschiedene Excel-Dateien einsammeln und konsolidieren müssen.
Am besten arbeiten Sie gleich in einer geeigneten Datenbank, die Ihnen durch Integration Middleware mit anderen Systemen eine zentrale Datenauswertung für Berichte ermöglicht. Damit bleibt Ihnen mehr Zeit für die Analyse der Berichte. Die Analyse wiederum ermöglicht den relevanten Personen dann fundierte und schnelle Entscheidungen auf Basis sehr aktueller Daten.
Download (PDF): Ergebnisse zur PMO- / PPM-Tools-Umfrage 2024
Eine Studie aus Ende 2024 zu eingesetzen PPM-Tools im PMO, der Zufriedenheit damit und Potenzialen zur Verbesserung der Tool-Landschaft.
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Sicherstellen der Datenqualität
Das PMO ist auch verantwortlich für die Sicherstellung der Datenqualität in Berichten. Woran lässt sich aber erkennen, ob die Daten eines Projektberichtes vollständig, richtig und aktuell sind?
Die Herausforderung ist, z.B. mittels Plausibilitätschecks zu erkennen, welche der Projekte vom Plan abweichen. Stimmt der von der Projektleitung angegebene Fertigstellungsgrad im Projektbericht auch wirklich?
Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität können Sie u.a. mit folgenden Informationen abprüfen:
1. Vollständig
- Alle Projekte (vs. Linientätigkeiten)
- Alle Liefergegenstände pro Projekt
- Alle relevanten Ressourcen mit allen Tätigkeiten (Projektverfügbarkeit)
2. Richtig
- Prüfung auf Plausibilität der Planung
- Lückenlose Erfassung aller Kostenarten und Arbeitsaufwände
- Grad der tatsächlichen Fertigstellung
3. Aktuell
- Wann wurden die Daten eingegeben?
- Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen übernommen?
- Wann wurden die Berichte erstellt?
Unser Tipp: Nutzen Sie Stichproben zum Verbessern der Datenqualität. Projektleitende neigen häufig dazu, ihre Berichte möglichst unauffällig zu „gestalten“. Picken Sie als PMO neben den Projekten mit rotem und gelbem Ampelstatus auch zufällig ein paar mit grünem Status heraus. Dies nimmt den Projektleitenden die Sicherheit, durch eine grüne Ampel „unter dem Radar“ zu bleiben.
Checkliste Berichtswesen und Rahmenbedingungen
Sie wollen Ihr PMO-Reporting modernisieren? Diese Checkliste mit den zehn wichtigsten Fragen kann Ihnen eine Hilfe sein, um in die richtige Richtung zu denken:
Checkliste: Die 10 wichtigsten Fragen zum PMO-Reporting
1. Wer soll welche Berechtigung haben?
2. Wie häufig sollen die Daten aktualisiert werden?
3. Wie häufig sollen die Berichte ausgegeben werden?
4. Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen?
5. Brauchten Sie Ad-hoc-Auswertungen?
6. Müssen die Berichte gedruckt werden?
7. Sollen Berichte kommentiert werden können?
8. Müssen die Daten historisiert werden?
9. Müssen Berichte archiviert werden?
10. Wollen Sie Berichte selbst ändern können?
Folgend noch ein paar Erläuterungen zu einigen wichtigen Punkten der Liste.
Berechtigungen regeln, wer was sehen darf. Wählen Sie hier zu viel Komplexität, dann kann es bei der Änderung von Rollen bestimmter Personen in der Anpassung sehr aufwändig werden. Wichtig ist hierbei auch, dass Sie für interne Ressourcendaten den Betriebsrat mit einbeziehen.
In Berichten sollte anhand von Kommentaren klar zu sehen sein, auf was besonders zu achten ist. So können die Leserinnen und Leser schnell die kritischen Punkte erfassen. Auch Begründungen für die dargestellten Zustände sind hier angebracht, z.B. warum eine Ampel rot ist.
Historisierbar bedeutet, dass der Stand des Berichts zu einem bestimmten Datum wieder hervorholbar ist. Einerseits müssen die zugrundeliegenden Daten zu dem Zeitpunkt verfügbar sein und auf der anderen Seite aber auch das ursprüngliche Layout pixelgleich wiederherzustellen sein. Das Archivieren realisieren Sie am besten über das Erstellen von PDFs. Diese lassen sich automatisiert in einer Datenbank ablegen und können so auch nach langer Zeit wieder gezielt in Originalfassung hervorgeholt werden.
Unser Tipp: Nutzen Sie Standardwerkzeuge! Wenn Sie im PMO Berichte selbst ändern können, dann haben Sie mehr Flexibilität. Daher sollten Sie soweit wie möglich Standardwerkzeuge nutzen. Anpassungen können Sie bei Bedarf schnell selbst und ohne Externe vornehmen.
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Zusammenfassung: PMO-Reporting
In diesem Artikel haben Sie erfahren, welchen Anforderungen Berichte im Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement genügen sollten. Sie haben gelernt,
- dass Sie für die unterschiedlichen Stakeholder im Unternehmen unterschiedliche Informationstiefen und Abstimmungsfrequenzen benötigen
- welche Kriterien für eine Projektauswahl als Vorbereitung auf Ihre nächstes Portfoliomeeting wichtig sind
- welche Informationen in Berichten zu finden sein sollten
- wie Sie für Qualitätssicherung sorgen, Soll-Ist-Abweichungen festhalten und Entscheidungen für weitere Vorgehen vorbereiten.
Außerdem wissen Sie,
- dass eine effiziente Datenerfassung die Grundlage für ein schnelles und zuverlässiges Berichtswesen ist und
- wie Sie die Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität Ihrer Daten prüfen können.
Zuletzt haben Sie als Leitfaden für Ihre nächsten Schritte eine Checkliste mit den 10 wichtigsten Fragen zum PMO-Reporting erhalten.
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).
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Über den AutorJohann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den AutorAchim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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