PMO KPIs – Wie Sie mit Kennzahlen den PMO-Erfolg nachweisen

Wer Argumente sammelt zur Einführung eines Projektmanagement-Office (PMO), wird sich zunächst leicht tun: letztendlich geht es immer um Einsparungen durch eine effizientere und erfolgreichere Projektabwicklung. Komplizierter wird es, wenn Sie beweisen müssen, dass sich ein Projektmanagement-Office auch wirklich für das Unternehmen lohnt. Doch wie lassen sich Kennzahlen und Form von PMO KPIs (Key Performance Indicator) erstellen? Wie messen Sie den PMO-Nutzen, wie seine Akzeptanz?

In diesem Artikel finden Sie Anregungen, wie Sie beim Erstellen von PMO Kennzahlen vorgehen und auf was Sie achten sollten:

• PMO-Arten und mögliche Aufgabengebiete
• PMOs müssen nachweisbaren Nutzen stiften
• PMO KPIs – wie weisen Sie den Nutzen nach?
  • Die Arbeiten des PMO
  • Die Akzeptanz des PMO
  • Vom PMO beeinflusste Ergebnisse
• Das sollten Sie bei Messungen für PMO KPIs beachten
• So führen Sie Kennzahlen im Projektmanagement ein
• Zusammenfassung

Dazu werfen wir zunächst einen kurzen Blick auf die verschiedenen Arten von Projektmanagement-Offices und deren mögliche Aufgaben.

Der Grund: Projektmanagement-Offices sind je nach Erfordernis

• unterschiedlich aufgebaut,
• individuell in der Organisation verankert und
• nicht immer mit den gleichen Aufgaben betraut.

PMO ist nicht gleich PMO. Gerade deshalb ist es wichtig, individuelle Bewertungsverfahren zu seinem Mehrwert zusammenzustellen.

Deswegen ist auch der Nutzen nicht mit einer einzigen Methode zu messen. Vielmehr geht es darum, Überlegungen zur individuellen Messung des PMO-Mehrwertes in Ihrem Unternehmen anzustellen. Daraus können Sie ein Bewertungsverfahren passend zu Ihrer Umgebung zusammenstellen.

PMO-Arten und mögliche Aufgabengebiete

Wir unterscheiden die folgenden drei Arten von PMOs:

• Einzelprojekt Office für ein Großprojekt (PO, Projektbüro)
• zentrales Multi-Projektmanagement Office (PMO)
• strategisches Projektmanagement Office (SPMO)

Je nach Art Ihres Unternehmens und der Ausprägung Ihres Projektmanagement-Reifegrades kann ein Project Management Office mit unterschiedlichen PMO Aufgaben betraut sein.

Lesen Sie auch: Die Zukunft des PMO liegt im strategischen Projektmanagement

Die folgende Grafik unterscheidet 5 Aufgabengebiete.

Mögliche PMO-Aufgabengebiete in der Übersicht

Übersicht möglicher PMO-Aufgabengebiete

Strategische Unterstützung:
Dies bezieht sich auf die Aktivitäten des PMOs ins strategische Projektmanagement, z. B. das Aufsetzen und Durchführen von Projektauswahl- und Priorisierungsverfahren, das Durchführen von Nutzwertanalysen, das Festlegen von PM-Rahmenbedingungen.

Prozesse, Methoden, Tools:
Das PMO muss Prozesse, PM-Methoden und Tools festlegen und pflegen.

Ausbildung, Betreuung:
Die Implementierung von Personalentwicklungsmaßnahmen für Projektleiter und Teams ist eine weitere Säule der PMO-Aufgaben.

Projekt-Durchführung:
Eine weitere PMO-Aufgabe ist die operative Unterstützung in Projekten bei der Durchführung von PM-Aufgaben (z. B. Workshop-Moderation, temporäre Stellung eines Projektcontrollers).

Multi-Projekt-Management, Ressourcenmanagement:
Beispiele aus diesem Aufgabenbereich sind die Überwachung des Projektfortschritts und die Umsetzung von Steuerungsmaßnahmen, das Sammeln und Aufbereiten von Projektinformationen für Entscheidungsgremien, die strategische Kapazitätsplanung und das Ressourcenmanagement.

Die Umfrage der 215 Teilnehmer in einem unserer Webinare im März 2019 zur Frage „Was sind die Aufgaben Ihres PMO?“ ergab die folgende Gewichtung der Tätigkeitsfelder (Mehrfachauswahl war möglich):

• 80% = Methoden und Prozesse
• 65% = Projekt-Services
• 51% = Projektportfolio-Controlling
• 51% = Training und Coaching
• 41% = Strategisches Projektmanagement

PMOs müssen nachweisbaren Nutzen stiften

Oft wird der PMO-Anteil am Unternehmenserfolg weder gemessen noch ausreichend kommuniziert. Das kann zu der Wahrnehmung führen, dass Projektmanagement-Offices keinen oder einen nicht bemerkten Nutzen bringen.

Um uns ein Bild vom Allgemeinzustand des PMO zu machen, führten wir im Jahr 2020 in Deutschland, Österreich und Schweiz eine ausführliche PMO-Umfrage durch. Wir befragten 588 Personen von 450 verschiedenen Unternehmen, von denen 73 % bereits ein PMO hatten.

Wir baten sie, ihre Zufriedenheit mit dem PMO einzustufen. Nur 5% der Teilnehmenden war sehr zufrieden. Die Mehrheit von 63 % war zufrieden mit dem PMO, aber sah einen geringen Verbesserungsbedarf. Die übrigen 32 % waren unzufrieden und wünschten sich erhebliche Verbesserungen.

In unserer Studie teilten wir die Befragten in drei Gruppen nach Leistungsstufen, d.h. in Low-Performer, High-Performer und Top-Performer. Auf Basis ihrer Antworten auf Fragen zur Einhaltung der Endtermine und des Budgetrahmens sowie zur Lieferung der geforderten Qualität teilten wir die Firmen den einzelnen Gruppen zu.

Bei den Top-Perfomern war der Anteil der „sehr zufriedenen“ Teilnehmer sehr viel höher. Sie waren dreimal so zufrieden wie High-Performer und siebenmal so zufrieden wie Low-Performer.

Umfrageergebnisse zur Zufriedenheit mit dem PMO in der TPG PMO Studie 2020 (n=330)

Eine weitere wichtige Erkenntnis der Studie war, dass der positive Einfluss des PMO auf das Projektmanagement von Firmen mit zunehmendem Bestehen des PMO größer wird. PMOs, die es schon über fünf Jahre gab, hatten vor allem die Top-Performer.

Umfrageergebnisse zur Lebensdauer des PMO in der TPG PMO Studie 2020 (n=330)

Lässt sich dieses Empfinden, ein äußerst nützliches PMO zu haben, durch KPIs wirklich messen und der Nutzen nachweisen? Dieser Artikel zeigt, wie Sie den Nutzen Ihres PMOs mit KPIs untersuchen können. Die Ergebnisse sollten es Ihnen ermöglichen, die richtigen Verbesserungen umzusetzen und dadurch die Lebenszeit und Leistung Ihres PMO zu erhöhen.

„Die Zufriedenheit mit dem PMO steht im direkten Zusammenhang mit der Leistungsfähigkeit bei der Projektabwicklung, der Dauer der PMO-Existenz und der Anzahl der PMO-Mitarbeitenden.“
PMO Studie 2020, S. 21

PMO KPIs – wie weisen Sie den Nutzen nach?

Ein Key Performance Indicator (KPI) ist eine Kennzahl, die sich auf den Erfolg bzw. die Leistung, z.B. einer organisatorischen Einheit wie eines Projektmanagement-Office bezieht.

Zum Nachweis des Nutzens Ihres PMOs sollten Sie ein Set an Kennzahlen definieren (PMO KPIs) und mit Ihren Stakeholdern abstimmen. So erhöhen Sie für Ihr PMO die Wahrscheinlichkeit eines langfristigen Bestehens.

Im Folgenden finden Sie verschiedene qualitative und quantitative Themen zur Messung des Mehrwertes, die Sie als Basis für Ihr Bewertungsverfahren verwenden können. Im Wesentlichen lassen sich drei Bereiche für das Projektmanagement-Offfice unterscheiden:

1. seine Arbeiten
2. seine Akzeptanz
3. die Ergebnisse, die es beeinflusst

1) Die Arbeiten des PMO

Die folgende Grafik zeigt, wie Sie quantitative Messungen zur Arbeit und dem Reifegrad des PMOs Ihres Unternehmens durchführen könnten. Die Beispiele lassen sich alle messen – und die Entwicklung und der Erfolg damit nachweisen.

Bereiche für die messbaren Größen, aus denen sich PMO KPIs abbilden lassen, sind demnach:

• Vollständigkeit von Listen und Berichten etc. (Projekte und Berichte lückenlos verfügbar?)
• Aktualität von Daten und Berichte etc. (Alle Projekte innerhalb des Zeitfensters aktualisiert?)
• Ausbildungsstand der Mitarbeiter (alle geplanten Trainings durchgeführt?)
• Support durch das PMO (kein Ticket länger offen als vereinbart?)
• Akzeptanz des PMO bei den Stakeholdern (Gutes Ergebnis der Umfrage?)
• Festlegung und Dokumentation der Methodik (Dokumentation vollständig und verfügbar?)

Als Beispiel sei hier die Liste aktiver Projekte genannt: In Ihrem Unternehmen laufen 100 aktive Projekte, in der Projektliste sind aber nur 80 aufgeführt. Bei einigen sind nicht alle Werte für Ampeln, Kosten, etc. gesetzt. Zudem ist bei mehr als der Hälfte der letzte Statusbericht älter als 4 Wochen.

Hier haben Sie einen messbaren Verbesserungsbedarf.

Auswahl einfacher PMO Messgrößen

Die meisten Themen können mit Abfragen aus dem aktuellen Datenbestand beurteilt werden.

2) Die Akzeptanz des PMO

Die Akzeptanz allerdings, wie die Arbeit des PMOs tatsächlich gesehen wird, können Sie nur mit der wiederholten Befragung der Stakeholder ermitteln.

Hier könnten folgende Fragen gestellt werden:

• Sind Sie mit dem Service des PMO generell zufrieden?
• Nutzen Sie den angebotenen Services des PMO gerne?
• Ist die Antwortzeit des PMOs angemessen?
• Bringt das PMO eine Zeitersparnis für Sie?
• Bringt das PMO eine Arbeitserleichterung für Sie?
• Sind Sie über die Prioritäten im Portfolio informiert?
• Fühlen Sie sich bei Ressourcenkonflikten vom PMO unterstützt?
• Sind die vorgegebenen PM-Methoden für Sie nützlich?
• Ist die PM-Dokumentation ausreichend?
• Sind die angebotenen PMO Seminare und Coachings hilfreich?

3) Vom PMO beeinflusste Ergebnisse

Ist das Projectmanagement-Office in seiner Arbeit erfolgreich, so hat es auch einen Anteil am Unternehmenserfolg. Diesen Umstand können Sie allerdings nicht so einfach messen wie die oben dargestellten Themen. Hier geht es um die Bewertung der Auswirkungen, die oft nur indirekt spürbar sind.

Beispielsweise wäre die Erhöhung des Projektdurchsatzes ein wünschenswertes Ziel. Hierbei ist es einfach für Sie, die Anzahl der erfolgreich durchgeführten Projekte in einem Portfolio z. B. pro Jahr zu messen.

Allerdings hat diese Zahl aufgrund der Unterschiede zwischen den Projekten (Komplexität, Laufzeit, Aufwand, Kosten, …) nur eine bedingt verwertbare Aussage. Beachten Sie dies unbedingt!

In unsere oben erwähnten PMO Studie 2020 haben wier zwischen den quantitativen und qualitativen Messungen des PMO-Nutzens unterschieden.

Für die quantitative Nutzenmessung stellten wir die Frage „Welche der folgenden projektbezogenen Daten ermitteln Sie zum Nachweis des quantitativen Nutzens Ihres PMO?“

Möglichkeiten zur quantitativen Messung des PMO-Nutzens (und ob die Studienteilnehmer sie nutzen), Quelle: PMO-Studie 2020 (n=330)

Fragen, die Sie in diesem Zusammenhang stellen könnten, wären:

• Was ist die Anzahl der Projekte mit Status grün / gelb / rot?
• Wie sehr weichen die Projektkosten vom Projektbudget ab?
• Wie groß sind die Abweichungen der Endtermine von den Terminen im entsprechenden Basisplan?
• Bei wie vielen Projekten ist die Dokumentation korrekt?
• Wie war der Projekterfolg aus Projektgewinn/Projektumsatz?
• Wie hoch ist die Zahl der nicht abgerechneten Stunden bei Kundenprojekten?
• Was ware der Strategiebeitrag aus Projektabschlüssen?
• Wie hoch war die Summe der Strafzahlungen bei Kundenaufträgen?

Quantitative Messungen des PMO-Nutzens sind bei Firmen weiter verbreitet, da die Nutzenmessung hier einfacher ist als beim qualitativen Nachweis.

Dennoch sind qualitative Messungen wertvoll. Als Teil unserer PMO Studie 2020 wollten wir von den Teilnehmern wissen, ob sie ihre Stakeholder regelmäßig zu diesem Zweck befragten.

Möglichkeiten zur quantitativen Messung des PMO-Nutzens (und ob die Studienteilnehmer sie nutzen), Quelle: PMO-Studie 2020 (n=330)

Für die Umfrage bei den Stakeholdern, schlugen wir Fragen zu verschiedenen Themen vor. Zum Beispiel:

• Wie beurteilen Sie die Qualität der Informationen, die vom PMO zur Verfügung gestellt werden?
• Bietet das PMO hilfreiche Unterstützung in Projekten?
• Wie würden Sie Ihre generelle Zufriedenheit mit dem PMO einordnen?
• Ist die Nutzung der Toolumgebung anwenderfreundlich?
• Wie ist Ihr Eindruck von der Datenqualität in den Berichten?
• Wie empfinden Sie die allgemeine Erreichbarkeit des PMOs in Problemfällen?
• Sind Sie mit dem Angebot des PMO bei Ausbildung und Personalentwiclöungsmaßnahmen zufrieden?

Diese PMO Studie der GPM von 2013/2014 befasst sich mit der Betrachtung des PMO Erfolges. Sie gibt fünf Bereiche an, die Sie zur Bestimmung des Erfolgs eines PMOs messen können:

• Wie gut wird der definierte Projektmanagementprozess eingehalten?
• Wie gut ist der Zielerreichungsgrad der Projekte im Projektportfolio?
• Wie gut ist die Steuerbarkeit des Projektportfolios?
• Wie ist die Machbarkeit des geplanten Projektportfolios?
• Wie gut ist der Reifegrad der Projekte im geplanten Projektportfolio?

Das sollten Sie bei Messungen für PMO KPIs beachten

Beachten Sie, dass die wesentliche Voraussetzung für das Messen von Verbesserungen die Erfassung des Anfangszustandes ist. Halten Sie diesen unbedingt fest, um später vergleichen zu können.

Mit regelmäßigen Messungen können Sie darauf aufbauend die Veränderungen dokumentieren und die Entwicklungen entsprechen darstellen. Das ist außerdem eine wichtige Basis zur Ableitung eines Reifegrades.

Umfragen und Messungen können Sie entweder durch das PMO selbst durchführen lassen oder über externe PMO Beratung. Mit externer Unterstützung steigern Sie die Akzeptanz der Umfrageergebnisse innerhalb des Unternehmens, weil dadurch keine Eigenbewertung erfolgt.

So führen Sie Kennzahlen im Projektmanagement ein

Um den Erfolg in Ihrem PMO / Projektmanagement messen zu können, gehen Sie vor wie folgt:

Wählen sie aus der Liste oben die Kennzahlen aus, die Sie für Ihren Bedarf als relevant ansehen.

Anschließend sollten Sie diese Auswahl mit Ihren Stakeholdern abstimmen. Hierzu ist auch festzulegen, wie häufig Sie über die aktuellen Werte dieser Kennzahlen berichten.

Im Laufe der Zeit wird sich entsprechend dem Reifegrad und Ihren Zielen das Aufgabenfeld des PMO auch ändern. Stellen Sie sich also darauf ein, dass die Festlegung des Bewertungsverfahrens keine einmalige Angelegenheit ist.

Oftmals lässt sich durch Festlegen der zu bewertenden Themen im Umkehrschluss auch das Aufgabengebiet besser definieren.

Stellen Sie allen Mitarbeitern die Ergebnisse der Bewertung bzw. Umfragen – am besten im PMO-Portal – zur Verfügung. Machen Sie kein Geheimnis daraus.

Steuern Sie gegen, falls sich eine Entwicklung in die falsche Richtung abzeichnet.

Dokumentieren Sie die geplanten bzw. erfolgten Maßnahmen, sodass das PMO offensichtlich lebendig gestaltet wird.

Ihr Projektumfeld ist sicherlich dynamisch, das PMO darf hier nicht hinterherhinken. Sorgen Sie für die Bekanntheit des Nutzens, indem Sie darüber regelmäßig aktiv berichten.

Feiern Sie Projekterfolge und holen Sie sich positive Aussagen von Projektleitern und anderen Stakeholdern, wie Sie vom PMO profitiert haben.

Zusammenfassung – PMO KPIs

In diesem Artikel haben Sie erfahren, dass sich der Nutzen eines PMOs mit Kennzahlen nicht mit einer einzigen Methode bestimmen lässt. Vielmehr sind hierfür die individuellen PMO-Aufgaben in Ihrem Unternehmen mit zu berücksichtigen.

Dafür haben wir Anregungen aufgelistet, wie Sie den Mehrwert Ihres PMOs individuell messen können und was Sie dabei beachten sollten. Messen lassen sich dabei,

• die Arbeit,
• die Akzeptanz sowie
• die Ergebnisse, die das PMO beeinflusst.

Daraus sollten Sie dann Bewertungsverfahren passend zu Ihrer Umgebung zusammenzustellen.

Lassen Sie uns mit Ihrem Kommentar wissen: Welche PMO Kennzahlen nutzen Sie schon oder wollen Sie in Zukunft einführen?

Über den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing

ARTIKEL DRUCKEN