PMO KPIs – Wie Sie mit Kennzahlen den PMO-Erfolg nachweisen

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+++ Kennzahlen im Projektmanagement +++ Beispiele für PMO KPIs: So bewerten Sie Nutzen und Akzeptanz für Ihr PMO +++

Von Johann Strasser

Wer Argumente sammelt zur Einführung eines Projektmanagement-Office (PMO), wird sich zunächst leicht tun: letztendlich geht es immer um Einsparungen durch eine effizientere und erfolgreichere Projektabwicklung. Komplizierter wird es, wenn Sie beweisen müssen, dass sich ein Projektmanagement-Office auch wirklich für das Unternehmen lohnt.

Doch wie lassen sich Kennzahlen und Form von PMO KPIs erstellen? Wie messen Sie den PMO-Nutzen, wie seine Akzeptanz?

In diesem Artikel finden Sie Anregungen, wie Sie beim Erstellen von PMO Kennzahlen vorgehen und auf was Sie achten sollten.

Dazu werfen wir zunächst einen kurzen Blick auf die verschiedenen Arten von Projektmanagement-Offices und deren mögliche Aufgaben.

Der Grund: Projektmanagement-Offices sind je nach Erfordernis

  • unterschiedlich aufgebaut,
  • individuell in der Organisation verankert und
  • nicht immer mit den gleichen Aufgaben betraut.

PMO ist nicht gleich PMO. Gerade deshalb ist es wichtig, individuelle Bewertungsverfahren zu seinem Mehrwert zusammenzustellen.

Deswegen ist auch der Nutzen nicht mit einer einzigen Methode zu messen. Vielmehr geht es darum, Überlegungen zur individuellen Messung des PMO-Mehrwertes in Ihrem Unternehmen anzustellen. Daraus können Sie ein Bewertungsverfahren passend zu Ihrer Umgebung zusammenstellen.

Extra Download (als PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten

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PMO-Arten und mögliche Aufgabengebiete

Wir unterscheiden die folgenden drei Arten:

  • Einzelprojekt Office für ein Großprojekt (PO, Projektbüro)
  • zentrales Multi-Projektmanagement Office (PMO)
  • strategisches Projektmanagement Office (SPMO)

Je nach Art Ihres Unternehmens und der Ausprägung Ihres Projektmanagement-Reifegrades kann ein PMO mit unterschiedlichen Aufgaben betraut sein.

Lesen Sie auch: Die Zukunft des PMO liegt im strategischen Projektmanagement

Die folgende Grafik unterscheidet 5 Aufgabengebiete.

KPIs für's PMO

Bild 1: Mögliche PMO-Aufgabengebiete in der Übersicht

Die Umfrage in einem unserer Webinare im Februar 2016 zum Thema „Warum ist ein PMO wichtig?“ ergab die folgende Gewichtung der Tätigkeitsfelder (Mehrfachauswahl war möglich):

  • 77% = Methoden und Prozesse
  • 68% = Projekt-Services
  • 55% = Projektportfolio-Controlling
  • 47% = Training und Coaching
  • 26% = Strategisches Projektmanagement
KPIs für's PMO

Bild 2: Umfrageergebnis aus einem Webinar zu PMO Hauptaufgaben (85 Teilnehmer)

PMOs müssen nachweisbaren Nutzen stiften

Oft wird der PMO-Anteil am Unternehmenserfolg weder gemessen noch ausreichend kommuniziert. Das kann zu der Wahrnehmung führen, dass Projektmanagement-Offices keinen oder einen nicht bemerkten Nutzen bringen.

Einer Erhebung der amerikanischen PMO Beratung Project Management Solutions zufolge, setzten im Jahr 2000 lediglich 48 Prozent der Firmen PMOs in der Projektarbeit ein. 14 Jahre später sind es nach dieser Umfrage bereits 80 Prozent.

Seit dem Höchststand im Jahr 2012 (87 Prozent) haben einige kleinere Firmen ihre PMOs wieder aufgelöst, da der Aufwand dafür als zu hoch und der Nutzen als zu gering empfunden wurde.

Lässt sich dieses Empfinden durch KPIs wirklich messen und der Nutzen nachweisen?

KPIs für's PMO

Bild 3: Ein Großteil an Unternehmen besitzt ein PMO

PMO KPIs – wie weisen Sie den Nutzen nach?

Ein Key Performance Indicator (KPI) ist eine Kennzahl, die sich auf den Erfolg bzw. die Leistung, z.B. einer organisatorischen Einheit wie eines Projektmanagement-Office bezieht.

Zum Nachweis des Nutzens Ihres PMOs sollten Sie ein Set an Kennzahlen definieren und mit Ihren Stakeholdern abstimmen. So erhöhen Sie für Ihr PMO die Wahrscheinlichkeit eines langfristigen Bestehens.

Im Folgenden finden Sie verschiedene qualitative und quantitative Themen zur Messung des Mehrwertes, die Sie als Basis für Ihr Bewertungsverfahren verwenden können. Im Wesentlichen lassen sich drei Bereiche für das Projektmanagement-Offfice unterscheiden:

  1. seine Arbeiten
  2. seine Akzeptanz
  3. die Ergebnisse, die es beeinflusst

1) Die Arbeiten

Die folgende Grafik zeigt, wie Sie quantitative Messungen zur Arbeit und dem Reifegrad des PMOs Ihres Unternehmens durchführen könnten. Die Beispiele lassen sich alle messen – und die Entwicklung und der Erfolg damit nachweisen.

Bereiche für die messbaren Größen, aus denen sich PMO KPIs abbilden lassen, sind demnach:

  • Vollständigkeit von Listen und Berichten etc. (Projekte und Berichte lückenlos verfügbar?)
  • Aktualität von Daten und Berichte etc. (Alle Projekte innerhalb des Zeitfensters aktualisiert?)
  • Ausbildungsstand der Mitarbeiter (alle geplanten Trainings durchgeführt?)
  • Support durch das PMO (kein Ticket länger offen als vereinbart?)
  • Akzeptanz des PMO bei den Stakeholdern (Gutes Ergebnis der Umfrage?)
  • Festlegung und Dokumentation der Methodik (Dokumentation vollständig und verfügbar?)

Als Beispiel sei hier die Liste aktiver Projekte genannt: In Ihrem Unternehmen laufen 100 aktive Projekte, in der Projektliste sind aber nur 80 aufgeführt. Bei einigen sind nicht alle Werte für Ampeln, Kosten, etc. gesetzt. Zudem ist bei mehr als der Hälfte der letzte Statusbericht älter als 4 Wochen.

Hier haben Sie einen messbaren Verbesserungsbedarf.

KPIs für's PMO

Bild 4: Auswahl einfacher PMO Messgrößen

Die meisten Themen können mit Abfragen aus dem aktuellen Datenbestand beurteilt werden.

2) Die Akzeptanz

Die Akzeptanz allerdings, wie die Arbeit des PMOs tatsächlich gesehen wird, können Sie nur mit der wiederholten Befragung der Stakeholder ermitteln.

Hier könnten folgende Fragen gestellt werden:

  • Sind Sie mit dem Service des PMO generell zufrieden?
  • Nutzen Sie den angebotenen Services des PMO gerne?
  • Ist die Antwortzeit des PMOs angemessen?
  • Bringt das PMO eine Zeitersparnis für Sie?
  • Bringt das PMO eine Arbeitserleichterung für Sie?
  • Sind Sie über die Prioritäten im Portfolio informiert?
  • Fühlen Sie sich bei Ressourcenkonflikten vom PMO unterstützt?
  • Sind die vorgegebenen PM-Methoden für Sie nützlich?
  • Ist die PM-Dokumentation ausreichend?
  • Sind die angebotenen PMO Seminare und Coachings hilfreich?

3) Beeinflusste Ergebnisse

Ist das Projectmanagement-Office in seiner Arbeit erfolgreich, so hat es auch einen Anteil am Unternehmenserfolg. Diesen Umstand können Sie allerdings nicht so einfach messen wie die oben dargestellten Themen. Hier geht es um die Bewertung der Auswirkungen, die oft nur indirekt spürbar sind.

Beispielsweise wäre die Erhöhung des Projektdurchsatzes ein wünschenswertes Ziel. Hierbei ist es einfach für Sie, die Anzahl der erfolgreich durchgeführten Projekte in einem Portfolio z.B. pro Jahr zu messen.

Allerdings hat diese Zahl aufgrund der Unterschiede zwischen den Projekten (Komplexität, Laufzeit, Aufwand, Kosten, …) nur eine bedingt verwertbare Aussage. Beachten Sie dies unbedingt!

Diese PMO Studie der GPM von 2013/2014 befasst sich mit der Betrachtung des PMO Erfolges. Sie gibt fünf Bereiche an, die Sie zur Bestimmung des Erfolgs eines PMOs messen können:

  • Wie gut wird der definierte Projektmanagementprozess eingehalten?
  • Wie gut ist der Zielerreichungsgrad der Projekte im Projektportfolio?
  • Wie gut ist die Steuerbarkeit des Projektportfolios?
  • Wie ist die Machbarkeit des geplanten Projektportfolios?
  • Wie gut ist der Reifegrad der Projekte im geplanten Projektportfolio?

Das sollten Sie bei Messungen für PMO KPIs beachten

Beachten Sie, dass die wesentliche Voraussetzung für das Messen von Verbesserungen die Erfassung des Anfangszustandes ist. Halten Sie diesen unbedingt fest, um später vergleichen zu können.

Mit regelmäßigen Messungen können Sie darauf aufbauend die Veränderungen dokumentieren und die Entwicklungen entsprechen darstellen. Das ist außerdem eine wichtige Basis zur Ableitung eines Reifegrades.

Umfragen und Messungen können Sie entweder durch das PMO selbst durchführen lassen oder über externe PMO Berater. Mit externer Unterstützung steigern Sie die Akzeptanz der Umfrageergebnisse innerhalb des Unternehmens, weil dadurch keine Eigenbewertung erfolgt.

So führen Sie Kennzahlen im Projektmanagement ein

Um den Erfolg in Ihrem PMO / Projektmanagement messen zu können, gehen Sie vor wie folgt:

Wählen sie aus der Liste oben die Kennzahlen aus, die Sie für Ihren Bedarf als relevant ansehen.

Anschließend sollten Sie diese Auswahl mit Ihren Stakeholdern abstimmen. Hierzu ist auch festzulegen, wie häufig Sie über die aktuellen Werte dieser Kennzahlen berichten.

Im Laufe der Zeit wird sich entsprechend dem Reifegrad und Ihren Zielen das Aufgabenfeld des PMO auch ändern. Stellen Sie sich also darauf ein, dass die Festlegung des Bewertungsverfahrens keine einmalige Angelegenheit ist.

Oftmals lässt sich durch Festlegen der zu bewertenden Themen im Umkehrschluss auch das Aufgabengebiet besser definieren.

Stellen Sie allen Mitarbeitern die Ergebnisse der Bewertung bzw. Umfragen – am besten im PMO-Portal – zur Verfügung. Machen Sie kein Geheimnis daraus.

Steuern Sie gegen, falls sich eine Entwicklung in die falsche Richtung abzeichnet.

Dokumentieren Sie die geplanten bzw. erfolgten Maßnahmen, sodass das PMO offensichtlich lebendig gestaltet wird.

Ihr Projektumfeld ist sicherlich dynamisch, das PMO darf hier nicht hinterherhinken. Sorgen Sie für die Bekanntheit des Nutzens, indem Sie darüber regelmäßig aktiv berichten.

Feiern Sie Projekterfolge und holen Sie sich positive Aussagen von Projektleitern und anderen Stakeholdern, wie Sie vom PMO profitiert haben.

Zusammenfassung – PMO KPIs

In diesem Artikel haben Sie erfahren, dass sich der Nutzen eines PMOs mit Kennzahlen nicht mit einer einzigen Methode bestimmen lässt. Vielmehr sind hierfür die individuellen PMO-Aufgaben in Ihrem Unternehmen mit zu berücksichtigen.

Dafür haben wir Anregungen aufgelistet, wie Sie den Mehrwert Ihres PMOs individuell messen können und was Sie dabei beachten sollten. Messen lassen sich dabei,

  • die Arbeit,
  • die Akzeptanz sowie
  • die Ergebnisse, die das PMO beeinflusst.

Daraus sollten Sie dann Bewertungsverfahren passend zu Ihrer Umgebung zusammenzustellen.

Lassen Sie uns mit Ihrem Kommentar wissen: Welche PMO Kennzahlen nutzen SIe schon oder wollen SIe in Zukunft einführen?

 

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