Projektmanagement-Methoden im Vergleich: Agil, klassisch oder hybrid? (Update 2020)

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 +++ Was ist der Unterschied zwischen agilen, klassischen und hybriden Methoden? +++ Wann Sie welche Projektmanagement-Methode nutzen +++

von Johann Strasser                                                                                                                     read article in English

Agiles Projektmanagement ist in aller Munde. Viele Projektmanager sollen heute agil arbeiten – doch was bedeutet das eigentlich? Was sind die Unterschiede zu klassischen Projektmanagement-Methoden und wie funktioniert die hybride Vorgehensweise? Dieser Artikel sorgt für mehr Klarheit im Umgang mit der Wahl der richtigen Methode.

Und um diese Punkte geht es im Einzelnen:

  1. Klassische Projektmanagement-Methoden
  2. Agile Projektmanagement-Methoden
  3. Klassisches und agiles Projektmanagement: Die Ziele
  4. MVP – Minimum Viable Product
  5. Klar aufgeteilt: Klassische und agile Rollen und Prozesse
  6. Hybrides Projektmanagement – klassisch und agil im Mix
  7. Beispielhafte Software-Lösung: Microsoft Project + Jira Integration
  8. Wichtige Erfolgsfaktoren für agiles Projektmanagement
  9. Zusammenfassung und Empfehlung

Klassische Projektmanagement-Methoden

Beim Blick auf die Geschichte des Projektmanagements wird schnell klar, vor welchem Hintergrund klassische vorausplanende Methoden entstanden. Werkzeuge wie

  • Gantt-Charts für zeitliche Darstellungen (entstanden 1910) oder
  • PERT & CPM für Abhängigkeiten (entstanden 1958)

sowie Organisationen wie

  • PMI und IPMA (gegründet in den 1960er-Jahren) oder
  • Axelos/Prince2 (gegründet 1996)

kommen aus einer Zeit mit vielen Großprojekten von längerer Dauer. Zu der Zeit ging es vorrangig um Ingenieursprojekte mit hohem mechanischem Anteil.

Dabei waren die Ziele bis zum Ende zumindest theoretisch durchdacht und die Umsetzung von Änderungswünschen teuer. Insofern wurden Änderungen auch häufig als Störungen betrachtet. Die Zielerreichung stand unverrückbar im Mittelpunkt.

Klassische Projektmanagement-Methoden bieten also viele Vorgehensweisen für Kontrolle und Steuerung. Auch heute noch sind sie gut für Branchen wie Bau, Anlagenbau, Pharma und einige andere.

Unser Tipp: Planen Sie ein Projekt, bei dem die Anforderungen von vornherein weitgehend feststehen und sich die Arbeit gut durchplanen lässt, so sind klassische PM-Ansätze gut für Sie geeignet. Auch in Umgebungen mit hohen gesetzlichen oder regulativen Vorgaben werden sich klassische Projektmanagement-Methoden voraussichtlich bewähren.

Agile Projektmanagement-Methoden

Agile Methoden sind neuer und kommen aus der Softwareentwicklung (mit einiger Inspiration durch Ideen des Lean Manufacturing).

Sie haben folgende Eigenschaften:

  • Sie eigenen sich für Projekte mit kürzerer Laufzeit
  • Der Kundennutzen steht stärker im Mittelpunkt als allzu starres Festhalten an Zielen
  • Sie unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung
  • Änderungen sind in der Folge gewünscht, wenn sie sinnvolle Verbesserungen herbeiführen
  • Sie sind einfach anzuwenden und haben weniger Regeln als viele klassische
  • Außerdem bauen sie auf eine einfache Selbstorganisation von Teams und somit viel auf Vertrauen

Letzteres stellt auch das das Agile Manifest von 2001 klar:

Agiles Manifest Projektmanagement-Methoden

2001 formulierten 17 renommierte Software-Entwickler das agile Manifest (“Manifesto for Agile Software Development” bzw. “Agile Manifesto”). Darunter waren unter anderem auch Jeff Sutherland oder Ken Schwaber, Begründer des Scrum Frameworks. Das Manifest ist heute ein wichtiger Grundpfeiler der agilen Bewegung.

Die aufgezählten agilen Prinzipien des Manifests setzen allesamt den Schwerpunkt auf Interaktion. Sie wollen etwas von starren Prozessabfolgen und Bürokratie wegkommen.

Scrum: Die am meisten verbreitete agile Methode

Bei Scrum wird anstelle von ausführlichen Produktspezifikationen ein Product Backlog mit User Stories erstellt. Diese beschreiben Wünsche aus Nutzersicht. Auch wird das Product Backlog im Laufe der Entwicklungsprozesse schrittweise weiter ausgearbeitet und ist dadurch ein „lebendiges“ Artefakt.

Die Planung der zu erledigenden Arbeit findet in Abstimmung mit Stakeholdern zu Beginn eines Sprints für den Zeitraum des jeweiligen Sprints statt. Danach erfolgt die Planung durch das Entwicklerteam auf täglicher Basis im Daily Scrum.

Am Ende eines jeden Sprints wird dann zurückgeblickt:

  • Die Arbeitsergebnisse werden den Stakeholdern im Sprint Review vorgestellt.
  • Die teaminterne Überprüfung findet danach in der Sprint-Retrospektive als Teil der Selbstorganisation statt.
  • In der Retrospektive werden die eigenen Methoden und Prozesse, sowie Teamdynamik betrachtet und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Iterationen beschlossen.
Projektmanagement-Methoden, Scrum im agilen Projektmanagement

Schematische Darstellung der Scrum-Methode im agilen Projektmanagement und eines Burndown Charts (rechts)

Neben dieser puren Form von Scrum gibt es noch weitere „Spielarten” wie etwa Reliable Scrum (mit Critical-Chain-Elementen), oder auch andere agile Werkzeuge. Dazu gehören z.B. Kanban-Boards, bei denen es keine Rollen gibt, da sie einfach nur der Visualisierung von Arbeitsabläufen dienen.

Unser Tipp: Ist Ihr Vorhaben ein Projekt, bei dem die Anforderungen zu Beginn weitgehend unklar, die Ziele insgesamt zu einem gewissen Grad flexibel und nur kurze Planungshorizonte möglich sind? Dann könnten agile Projektmanagement-Methoden für sie passen. Scrum im Speziellen kann dann interessant für Sie sein, wenn Sie besonders schnell und flexibel auf Ihr Ziel hinarbeiten möchten. Um Regeln und eine regelmäßige Sprint-Taktung für Sie und Ihre Stakeholder leichter umzusetzen, ist ein Scrum Master zur Unterstützung des Prozesses zu empfehlen.

Klassisches- & agiles Projektmanagement: Die Ziele

Ansatz beim klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden

Der unterschiedliche Ansatz beim klassischen und agilen Projektmanagement

Bei klassischer Herangehensweise liefern Ihnen das Konzept und die darauf basierende Spezifikation die Basis für die Umsetzung. Erst am Ende geht es um die Abnahme und die Nutzung des erstellten Gesamtergebnisses.

Beim agilen Projektmanagement arbeiten Sie hingegen eher produktversionsorientiert. In einer ersten frühen Version des Produkts kann ein Kunde sich bereits von Anfang an ein Ergebnis ansehen und dieses bewerten. Auf Basis seines Feedbacks ändern Sie den ursprünglichen Plan ab und entwickeln die darauffolgenden Versionen im regelmäßigen Dialog mit dem Kunden weiter.

In der Folge heißt das: Je intensiver Sie mit dem Kunden zusammenarbeiten, desto besser und kundennaher ist das Ergebnis Ihrer Arbeit.

Das Risiko, Überraschungen zu erleben, ist am Ende deutlich geringer als bei längerfristig vorausplanenden Methoden. Der Nutzen für den Kunden steigt pro Iteration stufenweise an.

Unser Tipp: Sprechen Sie von Beginn an mit Ihren Stakeholdern darüber, dass agile Projektmanagement-Methoden eine intensive Mitarbeit des Kunden erfordern. Nur so funktionieren sie gut. Machen Sie ihnen und auch Ihrem Team bewusst, dass diese mit einer gewissen Offenheit für neue Arbeitsweisen einhergehen sollten. Aber auch, dass es völlig normal ist, wenn sich diese Prozesse zunächst einmal etablieren müssen und der Reifegrad von Scrum-Teams erst mit zunehmender Erfahrung wächst.

Vergleich von klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden

Vergleich von klassischen und agilen Projektmanagement-Methoden

Die Frage, die Sie sich für die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methode stellen sollten, lautet: Kann ich es mir erlauben, meine Ziele flexibel zu gestalten?

Natürlich muss ein Produkt auch dazu geeignet sein, sich in bereits nutzbare Einzelteile zerlegen zu lassen. Bei einem Bauprojekt ist das oft schwieriger als bei Software, da erst das Gesamtergebnis überhaupt einen Zweck erfüllt.

Alle 14 Tage – der TPG Projektmanagement Podcast für Unternehmen. Schicken Sie uns doch gerne Ihre Themenwünsche und Feedbacks an podcast@theprojectgroup.com.

MVP – Minimum Viable Product

Auf diesem Hintergrund basiert die Idee eines Minimum Viable Product (minimal nutzbaren Produkts) oder kurz MVP: Wenn Sie Ihrem Kunden einen ersten Prototyp des anvisierten Wunschprodukts liefern – der vielleicht noch nicht besonders schön oder mit allen Funktionen ausgestattet ist, sich aber im Sinne des Stakeholders bereits nutzen lässt – dann ist dies ein MVP. Sie selbst erhalten neben einem frühen Gewinn aus der Nutzung bereits wertvolles Feedback zur Optimierung des finalen Produkts.

 Minimum Viable Product (MVP

Der Weg zum Minimum Viable Product (MVP): Es sollte bereits nutzbar und dem anvisierten Endprodukt ähnlich sein.

Klar aufgeteilt: Klassische und agile Rollen und Prozesse

Im klassischen Projektmanagement gibt es Rollen wie

  • Projektsponsoren
  • Projektmanager
  • Teammitglieder

Alle davon haben klare Verantwortlichkeiten.

In Scrum gibt es drei wichtige Rollen:

  • Product Owner
  • Scrum Master
  • Entwicklerteam
Rollen im Vergleich zwischen klassischem und agilem Projektmanagement-Methoden (Beispiel Scrum)

Rollen im Vergleich zwischen klassischem und agilem Projektmanagement (Beispiel Scrum)

Der Product Owner ist eine Person, die speziell für die Produktanforderungen zuständig ist und die Stakeholder repräsentiert.

Scrum Master sorgen für die Umsetzung des Scrum Prozesses. Sie unterstützen das Team und kümmern sich um die Beseitigung von Hindernissen.

Hinweis: Scrum Master können übrigens zur Unterstützung ihrer Arbeit und besseren Beherrschung der Theorie auch eine Zertifizierung erlangen. Eine Scrum Master Zertifizierung gilt als die inhaltlich grundlegendste der möglichen Ausbildungen. So kann sie auch für andere Scrum Teammitglieder hilfreich sein.

Das Entwicklerteam als dritte Rolle in Scrum hat viel Eigenverantwortung, es:

  • schätzt Arbeitsaufwände selbst ab
  • wählt darauf basierend eigene Aufgaben aus
  • gibt Bescheid, wenn diese erledigt sind (entsprechend einer vereinbarten Definition of Done)

Auch das Team gibt bei agilen Projektmanagement-Methoden wichtiges Feedback in Reviews und Retrospektiven, nicht nur die Stakeholder.

In Scrum sind die Rollen klar verteilt – jedoch legt Scrum (im Vergleich zu klassischen Projektmanagement-Methoden) andere Schwerpunkte, was die Projektverantwortung betrifft.

Unser Tipp: Machen Sie sich mit dem Scrum Guide vertraut, um mehr über die Rollen zu erfahren, bevor Mitarbeiter diese einnehmen. Selbstverständlich können Ihre Teammitglieder die bisherigen Berufsbezeichnungen behalten und dennoch in Scrum-Rollen agieren.

Kommunikation in klassischem und agilem Umfeld

Kommunikation ist der Schlüssel, wenn die Rollen interagieren. In klassischen Umgebungen geschieht das oft in Form von Statusberichten. Meetings können in folgenden Formen stattfinden:

  • Kickoff zu Beginn
  • Planungs- und Status-Treffen während des Projektlebenszyklus
  • Abschluss mit Lessons Learned zum Schluss

Hinter den im Scrum Guide beschriebenen Meetings steht der Gedanke, dass möglichst wenige Besprechungen notwendig sein sollen. Durch die bereits genannten Meetings wie

  • Planung
  • Daily
  • Review
  • Retrospektive

sollten Themen weitestgehend abgedeckt werden.

Wenn Stakeholder auf formaler Berichterstattung beharren, können Sie diese – zumindest laut Theorie – auf Scrum Boards und ähnliche Informationsmittel verweisen oder ihnen die Teilnahme an den Reviews anbieten.

Das Sprint Backlog gibt transparent wieder, woran momentan gearbeitet wird.

Produktdemonstrationen in den Reviews dienen ebenfalls der Transparenz.

Ressourcenmanagement im agilen Umfeld

Unabhängig von der Methode können Sie auf solides Ressourcenmanagement für Projektportfolios im Unternehmen nicht verzichten. Dafür benötigen Sie eine zentrale Datenbasis, die in ihrer Komplexität nur ein Project Management Office (PMO) koordinieren kann.

Agile Methoden arbeiten mit festen Produkt-/Projektteams. Dadurch erleichtert sich die Ressourcenplanung wesentlich.

Auf Projektleitungsebene reicht das aber nicht aus: Unabhängig von agilen oder klassischen Projektmanagement-Methoden müssen Sie zur Ermittlung der tatsächlichen Verfügbarkeit, Abwesenheiten und Linientätigkeiten berücksichtigen.

Durch die Zuweisung von Ressourcen auf einzelne Vorgänge in klassischen Projekten ergeben sich aufgrund der unterschiedlichen Endtermine Schwierigkeiten beim Wechsel zwischen Projekten. Die Produktivität wird unter Umständen negativ beeinflusst (s. Bild unten, linke Seite).

Deutlich einfacher wird der Übergang eines Mitarbeiters von einem Projekt in ein anderes, wenn Sie die Zusammensetzung einzelner Teams mindestens über einen Sprint hinweg konstant lassen. Und stimmen Sie zudem in mehreren Projekten die Sprintlängen und -taktung aufeinander ab. So können Wechsel jeweils zum Sprintende reibungsloser erfolgen (siehe Bild rechts).

Projektmanagement-Methoden

Bei der klassischen Planung ist der Wechsel zwischen Projekten schwieriger als bei der gleichgetakteten agilen Planung

Unser Tipp: Versuchen Sie den gleichen Planungstakt über alle Projekte einzuhalten, damit der Wechsel von Teammitgliedern reibungslos erfolgen kann.

Hybrides Projektmanagement – klassisch und agil im Mix

Hybrides Projektmanagement ist im Grunde nichts anderes als eine Mischform der bislang beschriebenen Methoden. Dies kann verschiedene Formen annehmen – im Folgenden nur vier Beispiele für hybride Modelle:

  1. Konzeption und Spezifikation agil, Umsetzung klassisch
  2. Konzeption und Spezifikation klassisch, Umsetzung klassisch für die Hardware und agil für die Software (Abhängigkeiten zwischen beiden müssen im Blick gehalten werden)
  3. Konzept, Spezifikation und Umsetzung Hardware und Software klassisch, Integration agil
  4. Konzeption, Spezifikation, Umsetzung, Abnahme klassisch, aber in regelmäßig geplanten Zeitabschnitten (Iterationen) – also keine klassisch-agile, aber eine klassisch-iterative Mischform. Hierzu gilt: Wenn alle in ihrer Taktung harmonisieren, ist dies häufig ein Vorteil für alle.

Kostenloser Download (PDF): Hybrid – Wie Sie agile und klassische PM-Methoden verbinden

* Pflichtfeld  |  Datenschutzhinweise

Beispielhafte Software-Lösung: Microsoft Project + Jira Integration

Wie können Sie all diese Vorschläge nun mit Software abbilden?

Wenn in agilen Projekten zum Beispiel die Projektleiter mit Microsoft Project arbeiten und Mitarbeiter ihre Aufgaben mit Atlassian Jira nachverfolgen, macht die MS Project  Jira Integration Sinn.

Bei der Übertragung der Daten durch die Integration der beiden Systeme werden

  • Phasen zu Versionen
  • Arbeitspakete zu Epics

In Jira werden die aus Microsoft Project übertragenen Epics mit Issues detailliert geplant und der Aufwand z.B. in Story Points ergänzt. Die Summe der Story Points wird pro Epic zurück nach Microsoft Project übertragen. Das bringt dem Projektleiter Klarheit bei der Planung und später bei der Überwachung der Fertigstellung.

Übrigens: Auch tatsächliche Stundenangaben und Statusinformationen von Arbeitspaketen können Sie so synchronisieren.

Integration von Microsoft Project mit Jira

Die Integration von Microsoft Project mit Jira ermöglicht den Austausch von Daten in beide Richtungen

Die Integration von MS Project mit Jira ist nur ein Beispiel für eine Möglichkeit, komplexe Projektplanung mithilfe gewählter Methoden in Software nachzuvollziehen und zu steuern.

Unser Tipp: Weiterhin gibt Möglichkeiten, bewährte und gewohnte Programme miteinander zu verbinden. Anstatt die Softwarelandschaft in Ihren Unternehmensbereichen auszutauschen, sollten Sie sich über die Möglichkeiten von Integrations-Middleware informieren. Dann kann jeder mit dem für ihn gewohnten und vielleicht auch am besten geeigneten Tool weiterarbeiten – bei deutlich besseren Daten als Grundlage für die Entscheider.

Wichtige Erfolgsfaktoren für agiles Projektmanagement (eine Auswahl)

Wenn Sie agile Projektmanagement-Methoden in Betracht ziehen, dann sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:

  • Das PMO in Ihrem Unternehmen braucht Methodenkompetenz: Es sollte entscheiden können zwischen klassischen oder agilen Vorgehensmodellen und sollte in jedem Fall die passenden Prozesse wählen können.
  • Ihr Unternehmen braucht ein System, das in der Gesamtheit wirklich zu ihm passt. Ihre Stakeholder sollten sich zu den gewählten Prozessen auch verpflichten.
  • Für eine solide Planung – auch in agilen Methoden – sollten Sie nur geschätzte Aufgaben in einen Sprint aufnehmen. Ihre Product Owner sollten Aufgaben entsprechend vorab priorisieren.
  • Die agile Arbeitsautonomie für Teams kann auch zu Überraschungen führen: Dieser Tatsache sollten Sie sich bewusst sein und gegebenenfalls steuernd eingreifen können.
  • Als erster Schritt zum agilen Projektmanagement ist zunächst wichtig, dass Sie für eine rhythmische zeitliche Taktung arbeiten. Richtig agiles Arbeiten können Sie dann als nächsten Schritt einführen.
Agil – klassisch – hybrid? Mit welcher Methode Sie Projekte optimal steuern

Zusammenfassung und Empfehlung

Sie haben in diesem Artikel erfahren, warum agile Projektmanagement-Methoden derzeit so stark gefragt sind. Und Sie kennen jetzt die Unterschiede zu klassischen und hybriden Planungsmethoden.

Außerdem konnten Sie lesen, wann welche Methode am besten geeignet ist:

  • Klassisches Projektmanagement passt zu vorausplanbaren Projekten mit von vornherein recht klaren Anforderungen. Änderungswünschen kann mit gutem Änderungsmanagement begegnet werden. Außerdem eignet es sich gut in Projektumgebungen, die beispielsweise durch Gesetze oder Vorschriften hochgradig reguliert sind.
  • Agile Methoden sind dann am besten, wenn zu Beginn des Projekts noch nicht genau feststeht, wohin die Reise gehen soll. Dies wird über Iterationen hinweg Schritt für Schritt mit dem Kunden zusammen herausgefunden.
  • Hybride Ansätze sind überall dort ratsam, wo sich ein Projekt in unterschiedlich gut planbare Teilprojekte zerlegen lässt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt sie nicht, die „eine richtige Methode“, die für alle Projekte gilt. Die passende Methode müssen Sie jeweils für die gegebene Projektsituation auswählen.

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Johann Strasser, The Project GroupÜber den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

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