Agiles Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger

„Wir müssen agiler werden“ – das hören Sie derzeit sicher auch überall. Doch fragt man einmal nach, was das genauer bedeutet, sind sich viele unsicher.

• Was macht agiles Projektmanagement also aus?
• Worin unterscheidet es sich vom klassischen Projektmanagement?
• Können ganze Firmen einfach so „agiler werden“ oder steckt da vielleicht doch mehr dahinter?

In diesem Artikel erfahren Sie, was agiles Projektmanagement ist und wie es sich von klassischeren Methoden unterscheidet. Sie lernen mehr über die Hintergründe von Agilität in der Softwarebranche. Und Sie erfahren, wie Sie agiles Projektmanagement in Ihren Projekten effektiv anwenden können – egal, ob in der IT oder in anderen Bereichen.

Und mindestens genauso wichtig: Sie lesen auch, was Agilität nicht ist – obwohl es oft so missverstanden wird. Legen wir los!

Die Kapitel im Überblick:

• Was bedeutet „agil“?
• Woher kommt agiles Projektmanagement?
• Das Agile Manifest von 2001
• Die 12 Agilen Prinzipien
• Wichtige Unterschiede zwischen agilen und klassischen Methoden
• Welche agile Methoden gibt es?
• Für welche Projekte können agile Methoden vorteilhaft sein?

Was bedeutet „agil“?

Lassen Sie uns gemeinsam versuchen, den Begriff richtig zu verstehen.

• • • Agilität steht für Geschicklichkeit und eine hohe Anpassungsfähigkeit. Dass das beim Überleben helfen kann, zeigt die Natur: Dort setzen sich die Spezies durch, die am besten mit Veränderungen umgehen können.
    • Projekte sind temporäre, einmalige Unternehmungen. Das macht viele von ihnen für Ansätze geeignet, die mit Veränderungen gut umgehen können – wie agile Projektmanagement-Methoden.

Aber Achtung: Das heißt nicht, dass jedes Projekt gleichermaßen gut für agile Methoden geeignet ist. Was Sie bei der Methodenauswahl beachten sollten, lesen Sie weiter unten in diesem Artikel.

Doch zunächst die Antwort auf die Frage: Wie und warum sind agile Methoden eigentlich entstanden?

Woher kommt agiles Projektmanagement?

Grundsätzlich gehen viele agile Ideen zurück auf die Philosophie des Lean Manufacturing, auch bekannt als Toyota Production System.  Dabei hat man in Japan bereits kurz nach dem 2. Weltkrieg verstanden, dass es auf zwei Dinge in der Produktion ankommen sollte:

• Den menschlichen Faktor – wenn ein Problem auftrat, sollten Menschen in die automatisierten Prozesse eingreifen können, anstatt tatenlos zuzusehen, wie fehlerhafte Ergebnisse gefertigt werden.
• Schlanke Prozesse – Ergebnisse sollten „just in Time“ erzeugt werden. Das bedeutet, dass jeder Prozess nur das hervorbringt, was der nächste Prozess braucht. Und das zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge.

Diese Ideen wurden mit der Zeit auch in anderen Ländern bekannter. Sie waren schließlich auch eine wichtige Inspiration für 17 Männer, die in den 1990er-Jahren neue Management-Ansätze für die Softwareindustrie entwickelten – zuerst unabhängig voneinander.

Das Agile Manifest von 2001

2001 kamen diese Softwareexperten schließlich in einem Skiresort in Utah zusammen, um die Ideen festzuhalten, auf die sie sich alle als gemeinsame Grundlage einigen konnten. Sie unterschrieben das Agile Manifest, in dem einige Werte (linke Seite) definiert sind, die wichtiger sein sollten als andere (rechte Seite):

• Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software ist wichtiger als ausführliche Dokumentation
• Zusammenarbeit mit Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
• Reaktion auf Veränderungen ist wichtiger als die Befolgung eines Plans

Ganz wichtig ist der Zusatz:

„Während die Dinge auf der rechten Seite durchaus einen Wert haben, schätzen wir die Dinge auf der linken Seite als wertvoller ein“.

Das wird oft übersehen.

Es ging den Autoren des agilen Manifests nicht darum, Prozesse, Dokumentation, Verträge und Pläne für überflüssig zu erklären. Vielmehr wollten sie, dass diese Dinge, so notwendig sie sein mögen, an die richtige Stelle rücken: An die hinter den Menschen, die im Projekt arbeiten und die Ergebnisse nutzen, und hinter die Ergebnisse der Arbeit.

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Die 12 Agilen Prinzipien zusammengefasst

Da das agile Manifest eher kurz und knackig formuliert wurde, gibt es zum besseren Verständnis der Absichten dahinter noch 12 ergänzende Prinzipien. Diese finden Sie folgend zusammengefasst:

Qualität und Wert für den Kunden

Wert für den Kunden zu erzeugen, ist die höchste Maxime. Dies kam für die Autoren des agilen Manifests nicht von ungefähr: Die Standish-Group hatte 1996 in einer Studie festgestellt (Seite 15), dass 45 % aller Softwarefunktionen nicht verwendet wurden, 19 % selten.

Es ist zu hoffen, dass sich dieses Missverhältnis mittlerweile verbessert hat. Allerdings kennt wahrscheinlich jeder von uns Beispiele für teure und aufwändige Softwarefunktionen, die wir niemals nutzen. Deshalb helfen agile Projektmanagement-Methoden bei der Klärung der Frage, was der Kunde wirklich braucht und will.

Eins bedeutet Agilität nicht: Schnelle Ergebnisse um jeden Preis. Qualität und Wert für den Kunden stehen im Mittelpunkt und dürfen keinen zeitlichen oder monetären Zielen geopfert werden.

Mit Veränderungen umgehen und kontinuierlich besser werden

Agile Methoden bieten durch iterative und inkrementelle Vorgehensweisen Möglichkeiten, schnell auf Änderungen reagieren zu können.

Wer häufig in möglichst kurzen Entwicklungs- und Lieferzyklen (Iterationen) liefert, hat zwei Vorteile:

• Quick Wins: Frühe nutzbare Ergebnisse generieren bereits Einkommen
• Frühes Feedback: Die regelmäßige Präsentation und Übergabe von Ergebnissen ermöglicht, nah am Kunden zu sein und auf Wünsche und Anregungen besser eingehen zu können.

Wie kurz die Iterationen sein sollen, sieht jede agile Methode etwas anders vor. Es hängt auch von einigen projektspezifischen Faktoren ab wie Marktsituation und -fenster, Personalverfügbarkeit, vertragliche Vorgaben, Deadlines und vieles mehr.

Nicht nur das Ergebnis der Arbeit, sondern auch die Teamdynamik und die Prozesse selbst werden häufiger Prüfung unterzogen: In regelmäßigen Retrospektiven erörtern und diskutieren die Teammitglieder Probleme und finden Lösungen und Verbesserungsvorschläge.

Menschen im Mittelpunkt

• In agilem Projektmanagement geht es vor allem um Menschen und ihre Interaktionen (erster Wert des Manifests). Ohne enge Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Stakeholdern keine brauchbaren Ergebnisse.
• Das “agile Mindset” beinhaltet den festen Glauben an das Gute im Menschen. Ein motiviertes Team, zum Beispiel dank einer guten Vision, mit der sich alle identifizieren können, hat bessere Chancen auf vorzeigbare Projektergebnisse, auf die alle stolz sein können. Interessant ist hier auch die genaue Formulierung: Der motivierte Mensch steht im Mittelpunkt des Projekts.
• Wenn wir gerade über Menschen sprechen, sollten wir nicht vergessen, dass Teammitglieder eine motivierende Umgebung, Unterstützung und Vertrauen brauchen. Wer all dies nicht bereitstellen will oder kann, braucht sich an agilen Methoden kaum zu versuchen.
• Agile Methoden sind für komplexe Umgebungen mit unsicheren Anforderungen gemacht. Es scheint fast so, als soll dazu ein Ausgleich gefunden werden, um in all der Hochtechnologie, die von agilen Teams entwickelt wird, den Menschen nicht aus dem Blick zu verlieren. Ein Credo aller agilen Methoden ist deshalb die Bevorzugung von direkter Kommunikation, Angesicht zu Angesicht – nicht etwa per E-Mail, die normalerweise sehr zeitverzögert ist und oft in einer Flut an Information untergeht. Das kommt Verschwendung gleich, die wir ja vermeiden wollen.

Funktionierende Software als wichtigste Basis für Fortschrittsmessung

Vorgesetzte oder Kundenkontakte fragen Sie oft nach ausführlichen Berichten zum Projektfortschritt. Diese zu erstellen, kostet Sie oft mehr Zeit, als Sie möchten? Sie haben das Gefühl, Ihre berichteten Zahlen sind zum Versandzeitpunkt bereits nicht mehr aktuell? Mit diesem Problem sind Sie nicht alleine. Mit Sicherheit findet in diesem Bereich einiges an Verschwendung von Zeit und Ressourcen statt.

In agilen Methoden gibt es nach wie vor Fortschrittsmessungen und KPIs, allerdings verschlankter gegenüber klassischen Methoden. Und prinzipiell zeigen aktuelle Arbeitsergebnisse am besten, wo ein Team steht.

Nachhaltigkeit und Einfachheit

Nachhaltigkeit ist in Zeiten knapper Ressourcen oberstes Prinzip. Also: Nicht mit schwer aufrechtzuerhaltenden Billigprodukten Mittel und Zeit verschwenden.

Zu Nachhaltigkeit gehört es auch, keine Menschen auszubeuten. Die Vermeidung von dauerhaft vorkommenden Überstunden im Team gehört dazu.

KISS – “Keep it simple, stupid!” ist ein bekanntes Motto. Wer allerdings versucht, wirklich immer nur das gerade Notwendige zu tun und eigentlich überflüssige Prozesse abzubauen, weiß, dass das sehr herausfordernd sein kann.

Das zehnte Prinzip sagt: „Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht erledigter Arbeit zu maximieren –  ist essentiell“. Damit ist nicht etwa gemeint, sich auf die faule Haut zu legen – sondern eigentlich überflüssige Tätigkeiten zu identifizieren und zu streichen. Damit am Ende der Aufwand in die Arbeit gesteckt wird, die sich tatsächlich lohnt.

Selbstorganisation und Moderation

Informationen über hierarchische Strukturen hinweg und Befehlsketten machen Agilität fast unmöglich. Selbstorganisierte Teams sind notwendig: Sie haben ein hohes Maß an Demokratie und Konsensfindungsprozessen.

Das erfordert eine gewisse Teamreife und kann auch mal müßig werden. Sie sind dabei aber nicht alleine. Agile Coaches oder bei Scrum auch Scrum Master helfen, unterstützen und beraten. Wenn es einmal nicht mehr weitergeht, hauen sie im Notfall auch mit der Faust auf den Tisch und treffen Entscheidungen.

In agilen Projekten geht es unter anderem darum, schnell auf Veränderungen reagieren zu können.

All diese Werte und Prinzipien waren von Programmierern vorrangig für die IT-Branche gedacht. Aber natürlich sind sie auch für Projekte außerhalb von Softwarethemen wichtig. Und sie können dort genauso angewendet werden.

Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen agilen und klassischen Methoden?

Die Unterschiede zwischen traditionellem Projektmanagement und agilen Methoden lassen sich grob zusammenfassen:

Der unterschiedliche Ansatz beim klassischen und agilen Projektmanagement

Sie interessieren sich auch für die Mischung aus klassischem und agilen Projektmanagement? Lesen Sie hierzu unseren Blogbeitrag „Agil, klassisch oder hybrid?“

Welche agilen Methoden gibt es?

Einige der Unterzeichner des agilen Manifests haben eigene Methoden und Frameworks entwickelt. Jede davon mit eigenen Lösungsvorschlägen, wie die Ideen aus dem Manifest konkret angewendet werden können. Einige lassen sich auch gut miteinander kombinieren.

Das bekannteste und meistbenutzte Framework ist Scrum.

Einige Organisationen bieten dazu auch Scrum Zertifizierungen an, etwa zum:

• Professional Scrum Master der Scrum.org – 80 Multiple-Choice-Fragen in einer Stunde, nicht ganz einfach zu knacken und deshalb anerkannt
• Certified Scrum Master der Scrum Alliance – eine der ersten und ältesten Zertifikate im Scrum-Bereich

Weitere agile Projektmanagement-Ansätze unter vielen sind:

Extreme Programming (XP) – vor allem basierend auf Werten und Prinzipien für Entwicklungsteams und ihre Kunden. Einige XP-Prinzipien sind weltweit anerkannt und werden häufig eingesetzt, wie etwa Pair Programming oder Continuous Integration.

Kanban – ein Werkzeug zur Aufgabenplanung, das aus Lean Manufacturing entstanden ist („Kanban“ ist japanisch für „Schautafel“). Selbst, wenn dieser Begriff unbekannt ist, kennt fast jeder Tabellen mit Aufgaben in Spalten namens „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Das Team schiebt die Aufgaben selbst zwischen den Spalten hin- und her. Software wie Trello bildet das recht simpel ab.

Ein wichtiges Prinzip im Kanban ist die Begrenzung von gerade stattfindender Arbeit (Work in Progress oder kurz WIP Limit): Da Teams, die versuchen, immer mehr zu erledigen, paradoxerweise immer langsamer Ergebnisse liefern, darf nie mehr als eine bestimmte Anzahl Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sein.

Kanban Board

• Test-Driven Development (TDD) – ein Ansatz der Softwareentwicklung, bei dem zuerst Test Cases geschrieben werden, „gegen“ die dann Code geschrieben wird. Zunächst schlagen deshalb alle Test Cases erst einmal fehl. Steht der Code, wird er gemäß den Test Cases getestet und dann für gut befunden, wenn dieser Test erfolgreich war. So soll vermieden werden, dass Dinge entwickelt werden, die überhaupt nicht angefordert sind.
• The Spotify Model – Die Firma Spotify hat ihren eigenen Weg zur agilen Organisation gefunden und diesen auf Vimeo mit der Welt geteilt. In der Folge übernehmen nun viele Firmen diese Ansätze. Ein bisschen stellt sich dabei die Frage, wie erfolgsversprechend es sein kann, auf andere Unternehmen zugeschnittene Lösungen für sich selbst zu kopieren.

Besonders geeignet, miteinander kombiniert zu werden, sind etwa:

• Scrum und XP, da Scrum das Prozess-Rahmenwerk liefert und XP Handlungsempfehlungen
• Scrum und Kanban (zu dieser Kombination bietet Scrum.org sogar eine eigene Zertifizierung)
• Zu einem gewissen Grad auch klassische und agile Methoden

Eine Zertifizierung, die deutlich mehr als nur Scrum abdeckt, sondern alle agile Methoden und die ihnen gemeinsamen Ideen dahinter unter einem Hut vereint, ist der Agile Certified Practitioner  des Project Management Institute (PMI®).

Die Vielfalt der Ansätze führt uns als nächstes zur Frage: Welche Projekte und Umgebungen sind überhaupt für agile Methoden geeignet? Gibt es Faktoren, die eher dagegensprechen?

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Für welche Projekte können agile Methoden vorteilhaft sein?

Die kurze Antwort: Agile Methoden passen für alle Projekte oder Projektumgebungen mit einem hohen Maß an Unsicherheit bei z.B.

• Anforderungen
• verwendeten Technologien
• Risiken
• Umgebungskomplexität

Und wenn das Ziel zu Beginn noch nicht klar definiert ist und häufige Änderungen zu erwarten sind, dann passen agile Methoden ebenfalls.

Klar ist: Von diesen Projekten mit Unsicherheiten und häufigen Änderungen gibt es immer mehr.

Knapp ein Drittel aller Projektmanager leitet nach eigenen Angaben Projekte, bei denen die Identifizierung der Anforderungen Teil des Projekts ist – Tendenz steigend.

31 % aller Projektmanager leiten Projekte, für die agile Methoden besonders geeignet sind. Aus https://pmworldjournal.net/wp-content/uploads/2016/12/pmwj53-Dec2016-Lehmann-introduction-to-typology-of-projects-advances-series-article-1.pdf, Seite 10

Für solche Situationen bieten agile Methoden Wege, mit denen Sie besser durch unsichere Gewässer navigieren. Vorteile ergeben sich unter anderem durch:

• Kurze Planungshorizonte, nur grobe langfristige Planung
• Kurze und häufige Iterationen als Liefer- und Feedbackzyklen mit inkrementeller Ergebniserzeugung
• Klare Taktung und Rhythmisierung der Arbeit durch die Iterationen
• Enge Einbindung der Stakeholder von Anfang an
• Selbstorganisierte Teams, Unterstützungsprozesse und Motivatoren
• Räumliche Zusammenführung von Teams und Fokussierung auf Ergebnisse
• Klar kommunizierte Visionen für das Produkt bzw. das Ergebnis
• Vermeidung von Verschwendung von Zeit und Ressourcen oder zu viel Verwaltungsaufwand
• Führungsstile mit positiver Grundhaltung sowie flache Hierarchien

Es stellt sich die Frage: Gibt es auch Projekte und Branchen, für die agiles Projektmanagement nicht so geeignet ist?

Hierzu scheiden sich die Geister.

Klar ist, dass hochregulative Umgebungen, in denen etwa Banken, Versicherungen oder die Pharmabranche sich bewegen, Agilität erschweren können. Die in diesem Artikel beschriebenen Grundideen können aber auch für diese Branchen wertvolle Impulse liefern.

Grundsätzlich gilt aber: Agilität und die Haltung dahinter können und sollten nicht erzwungen werden. Sie sind am wirkungsvollsten, wenn die Vorzüge freiwillig zum Vorschein treten dürfen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren, was Agilität in Projekten bedeutet und ausmacht, und wie agiles Projektmanagement aussehen kann. Sie haben die wichtigsten Werte und Prinzipien des Agilen Manifests kennengelernt und mehr über einige agilen Methoden erfahren. Außerdem kennen Sie jetzt die wichtigsten agilen Projektmanagement-Zertifizierungen. Und Sie wissen, für welche Projekte agile Methoden besonders geeignet sind.

Ist Ihre Neugier geweckt?

Dann probieren sie agile Methoden mit Ihren Team und in Ihrem Projekt aus! Und wenn Sie Ihr Wissen ausbauen wollen, dann ziehen Sie doch eine Weiterbildung in Betracht –  etwa zum Professional Scrum Master (PSM I) oder zum PMI Agile Certified Practitioner (via PMI-ACP Training bei TPG).

Sind agile Methoden für Ihr Arbeitsumfeld geeignet? Scheiben Sie gerne einen Kommentar.

von Antje Lehmann-Benz, PMP

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