Agiles Projektmanagement Grundlagen – Definition, Vorteile und Methoden für Einsteiger

„Wir müssen agiler werden“ – das hören Sie derzeit sicher auch überall. Doch fragt man einmal nach, was das genauer bedeutet, sind sich viele unsicher. In diesem Artikel lernen Sie agile Projektmanagement Grundlagen kennen, etwa die Vorteile und Unterschiede zum klassischen Projektmanagement. Diese Kapitel warten auf Sie:

• Definition Agiles Projektmanagement
• Vorteile von agilem Projektmanagement
• Woher kommt agiles Projektmanagement?
• Das Agile Manifest von 2001
• Die 12 Agilen Prinzipien zusammengefasst
• Agiles vs klassisches Projektmanagement – wichtigste Unterschiede
• Welche agile Methoden gibt es?
• Wann agiles Projektmanagement – für welche Projekte?
• Zusammenfassung – Agiles Projektmanagement Grundlagen

Legen wir los mit der Definition von „agil“ und „Agiles Projektmanagement“.

Das Adjektiv „agil“ meint, dass Management und Steuerung von Projekten und Prozessen sehr dynamisch und flexibel erfolgen. Damit lassen sich etwa Änderungsanträge schnell umsetzen.

Definition Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement folgt einem iterativen Ansatz, bei dem in kurzen Abständen (Teil)-Ergebnisse geliefert werden und schnelles Feedback von Stakeholdern eingeholt wird. Im Gegensatz zum traditionellen Projektmanagement wird die Einhaltung von Terminen und Kosten oder die Erfüllung eines spezifizierten Leistungsumfangs weniger oder nicht berücksichtigt. Stattdessen steht das zu liefernde Werk und dessen Akzeptanz durch die Endanwender:innen im Fokus.

Die Vorteile von agilem Projektmanagement

Agiles Projektmanagement bietet viele Vorteile für Unternehmen, die sich in einem dynamischen und komplexen Umfeld bewegen. Einige sind etwa:

• Hohe Anpassungsfähigkeit: Agiles Projektmanagement hat den Vorteil, schnell auf geänderte Anforderungen, Kundenwünsche oder Marktsituationen reagieren zu können. Durch kurze Iterationen und regelmäßiges Feedback kann das Projektteam flexibel auf Veränderungen eingehen und das bestmögliche Ergebnis erzielen.
• Hohe Kundenzufriedenheit: Die Kunden werden beim agilen Vorgehen aktiv in den Entwicklungsprozess eingebunden. Sie können ihre Erwartungen und Bedürfnisse jederzeit äußern und erhalten laufend (Teil-)Ergebnisse, die sie bewerten und abnehmen können. So entsteht ein Produkt, das genau auf den jeweiligen Kundenwunsch zugeschnitten ist.
• Hohe Qualität: Agiles Projektmanagement legt großen Wert auf die Qualität des Produkts oder der Dienstleistung. Durch automatisierte Tests, ständige Optimierung und kontinuierliche Verbesserung wird sichergestellt, dass das Produkt fehlerfrei, funktional und benutzerfreundlich ist.
• Hohe Kreativität: Die Kreativität und Innovation des Projektteams wird durch agiles Projektmanagement gefördert. Durch offene Kommunikation, flache Hierarchie und hohe Eigenverantwortung können die Teammitglieder ihre Ideen einbringen und umsetzen. Das führt zu neuen Lösungen und Wettbewerbsvorteilen.

Doch zunächst die Antwort auf die Frage: Wie und warum sind agile Methoden eigentlich entstanden?

Woher kommt agiles Projektmanagement?

Grundsätzlich gehen viele agile Ideen zurück auf die Philosophie des Lean Manufacturing, auch bekannt als Toyota Production System.  Dabei hat man in Japan bereits kurz nach dem 2. Weltkrieg verstanden, dass es auf zwei Dinge in der Produktion ankommen sollte:

• Den menschlichen Faktor – wenn ein Problem auftrat, sollten Menschen in die automatisierten Prozesse eingreifen können, anstatt tatenlos zuzusehen, wie fehlerhafte Ergebnisse gefertigt werden.
• Schlanke Prozesse – Ergebnisse sollten „just in Time“ erzeugt werden. Das bedeutet, dass jeder Prozess nur das hervorbringt, was der nächste Prozess braucht. Und das zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge.

Diese Ideen wurden mit der Zeit auch in anderen Ländern bekannter. Sie waren schließlich auch eine wichtige Inspiration für 17 Männer, die in den 1990er-Jahren neue Management-Ansätze für die Softwareindustrie entwickelten – zuerst unabhängig voneinander.

Lesetipp: Agile Projektmanagement-Zertifizierungen im Vergleich – wie sollten Sie vorgehen?

Das Agile Manifest von 2001

2001 kamen diese Softwareexperten schließlich in einem Skiresort in Utah zusammen, um die Ideen festzuhalten, auf die sie sich alle als gemeinsame Grundlage einigen konnten. Sie unterschrieben das Agile Manifest, in dem einige Werte (linke Seite) definiert sind, die wichtiger sein sollten als andere (rechte Seite):

• Menschen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
• Funktionierende Software ist wichtiger als ausführliche Dokumentation
• Zusammenarbeit mit Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlungen
• Reaktion auf Veränderungen ist wichtiger als die Befolgung eines Plans

Ganz wichtig ist der Zusatz:

„Während die Dinge auf der rechten Seite durchaus einen Wert haben, schätzen wir die Dinge auf der linken Seite als wertvoller ein“.

Das wird oft übersehen.

Es ging den Autoren des agilen Manifests nicht darum, Prozesse, Dokumentation, Verträge und Pläne für überflüssig zu erklären. Vielmehr wollten sie, dass diese Dinge, so notwendig sie sein mögen, an die richtige Stelle rücken: An die hinter den Menschen, die im Projekt arbeiten und die Ergebnisse nutzen, und hinter die Ergebnisse der Arbeit.

Die 12 Agilen Prinzipien zusammengefasst

Da das agile Manifest eher kurz und knackig formuliert wurde, gibt es zum besseren Verständnis der Absichten dahinter noch 12 ergänzende Prinzipien. Diese finden Sie folgend zusammengefasst:

Qualität und Wert für den Kunden

Wert für den Kunden zu erzeugen, ist die höchste Maxime. Dies kam für die Autoren des agilen Manifests nicht von ungefähr: Die Standish-Group hatte 1996 in einer Studie festgestellt (Seite 15), dass 45 % aller Softwarefunktionen nicht verwendet wurden, 19 % selten.

Es ist zu hoffen, dass sich dieses Missverhältnis mittlerweile verbessert hat. Allerdings kennt wahrscheinlich jeder von uns Beispiele für teure und aufwändige Softwarefunktionen, die wir niemals nutzen. Deshalb helfen agile Projektmanagement-Methoden bei der Klärung der Frage, was der Kunde wirklich braucht und will.

Eins bedeutet Agilität nicht: Schnelle Ergebnisse um jeden Preis. Qualität und Wert für den Kunden stehen im Mittelpunkt und dürfen keinen zeitlichen oder monetären Zielen geopfert werden.

Mit Veränderungen umgehen und kontinuierlich besser werden

Agile Methoden bieten durch iterative und inkrementelle Vorgehensweisen Möglichkeiten, schnell auf Änderungen reagieren zu können.

Wer häufig in möglichst kurzen Entwicklungs- und Lieferzyklen (Iterationen) liefert, hat zwei Vorteile:

• Quick Wins: Frühe nutzbare Ergebnisse generieren bereits Einkommen
• Frühes Feedback: Die regelmäßige Präsentation und Übergabe von Ergebnissen ermöglicht, nah am Kunden zu sein und auf Wünsche und Anregungen besser eingehen zu können.

Wie kurz die Iterationen sein sollen, sieht jede agile Methode etwas anders vor. Es hängt auch von einigen projektspezifischen Faktoren ab wie Marktsituation und -fenster, Personalverfügbarkeit, vertragliche Vorgaben, Deadlines und vieles mehr.

Nicht nur das Ergebnis der Arbeit, sondern auch die Teamdynamik und die Prozesse selbst werden häufiger Prüfung unterzogen: In regelmäßigen Retrospektiven erörtern und diskutieren die Teammitglieder Probleme und finden Lösungen und Verbesserungsvorschläge.

Menschen im Mittelpunkt

• In agilem Projektmanagement geht es vor allem um Menschen und ihre Interaktionen (erster Wert des Manifests). Ohne enge Zusammenarbeit zwischen Projektteam und Stakeholdern keine brauchbaren Ergebnisse.
• Das “agile Mindset” beinhaltet den festen Glauben an das Gute im Menschen. Ein motiviertes Team, zum Beispiel dank einer guten Vision, mit der sich alle identifizieren können, hat bessere Chancen auf vorzeigbare Projektergebnisse, auf die alle stolz sein können. Interessant ist hier auch die genaue Formulierung: Der motivierte Mensch steht im Mittelpunkt des Projekts.
• Wenn wir gerade über Menschen sprechen, sollten wir nicht vergessen, dass Teammitglieder eine motivierende Umgebung, Unterstützung und Vertrauen brauchen. Wer all dies nicht bereitstellen will oder kann, braucht sich an agilen Methoden kaum zu versuchen.
• Agile Methoden sind für komplexe Umgebungen mit unsicheren Anforderungen gemacht. Es scheint fast so, als soll dazu ein Ausgleich gefunden werden, um in all der Hochtechnologie, die von agilen Teams entwickelt wird, den Menschen nicht aus dem Blick zu verlieren. Ein Credo aller agilen Methoden ist deshalb die Bevorzugung von direkter Kommunikation, Angesicht zu Angesicht – nicht etwa per E-Mail, die normalerweise sehr zeitverzögert ist und oft in einer Flut an Information untergeht. Das kommt Verschwendung gleich, die wir ja vermeiden wollen.

Funktionierende Software als wichtigste Basis für Fortschrittsmessung

Vorgesetzte oder Kundenkontakte fragen oft nach ausführlichen Berichten zum Projektfortschritt. Diese zu erstellen, kostet Sie oft mehr Zeit, als Sie möchten? Sie haben das Gefühl, Ihre berichteten Zahlen sind zum Versandzeitpunkt bereits nicht mehr aktuell? Mit diesem Problem sind Sie nicht alleine. Mit Sicherheit findet in diesem Bereich einiges an Verschwendung von Zeit und Ressourcen statt.

In agilen Methoden gibt es nach wie vor Fortschrittsmessungen und KPIs, allerdings verschlankter gegenüber klassischen Methoden. Und prinzipiell zeigen aktuelle Arbeitsergebnisse am besten, wo ein Team steht.

Nachhaltigkeit und Einfachheit

Nachhaltigkeit ist in Zeiten knapper Ressourcen oberstes Prinzip. Also: Nicht mit schwer aufrechtzuerhaltenden Billigprodukten Mittel und Zeit verschwenden.

Zu Nachhaltigkeit gehört es auch, keine Menschen auszubeuten. Die Vermeidung von dauerhaft vorkommenden Überstunden im Team gehört dazu.

KISS – “Keep it simple, stupid!” ist ein bekanntes Motto. Wer allerdings versucht, wirklich immer nur das gerade Notwendige zu tun und eigentlich überflüssige Prozesse abzubauen, weiß, dass das sehr herausfordernd sein kann.

Das zehnte Prinzip sagt: „Einfachheit – die Kunst, die Menge nicht erledigter Arbeit zu maximieren –  ist essentiell“. Damit ist nicht etwa gemeint, sich auf die faule Haut zu legen – sondern eigentlich überflüssige Tätigkeiten zu identifizieren und zu streichen. Damit am Ende der Aufwand in die Arbeit gesteckt wird, die sich tatsächlich lohnt.

Selbstorganisation und Moderation

Informationen über hierarchische Strukturen hinweg und Befehlsketten machen Agilität fast unmöglich. Selbstorganisierte Teams sind notwendig: Sie haben ein hohes Maß an Demokratie und Konsensfindungsprozessen.

Das erfordert eine gewisse Teamreife und kann auch mal müßig werden. Sie sind dabei aber nicht alleine. Agile Coaches oder bei Scrum auch Scrum Master helfen, unterstützen und beraten. Wenn es einmal nicht mehr weitergeht, hauen sie im Notfall auch mit der Faust auf den Tisch und treffen Entscheidungen.

All diese Werte und Prinzipien waren von Programmierern vorrangig für die IT-Branche gedacht. Aber natürlich sind sie auch für Projekte außerhalb von Softwarethemen wichtig. Und sie können dort genauso angewendet werden.

Agiles vs klassisches Projektmanagement – wichtigste Unterschiede

Die Unterschiede zwischen agilem und klassischem Projektmanagement lassen sich grob zusammenfassen wie folgt:

Steht beim klassischen Projektmanagement das Ziel fest und Termine wie Kosten sind veränderbar, so ist es im agilen Ansatz anders: Termine und Kosten werden soweit möglich fixiert und das Ergebnis ist am Ende ggf. völlig anders, als zu Projektbeginn avisiert – aber es schafft den geforderten Kundennutzen!

Lesetipp: Projektmanagement-Methoden Vergleich: Agil, klassisch oder hybrid?

Welche agilen Methoden gibt es?

Einige der Unterzeichner des agilen Manifests haben eigene Methoden und Frameworks entwickelt. Jede davon mit eigenen Lösungsvorschlägen, wie die Ideen aus dem Manifest konkret angewendet werden können. Einige lassen sich auch gut miteinander kombinieren.

Das bekannteste und meistbenutzte Framework ist Scrum.

Einige Organisationen bieten dazu auch Scrum Zertifizierungen an, etwa zum:

• Professional Scrum Master der Scrum.org – 80 Multiple-Choice-Fragen in einer Stunde, nicht ganz einfach zu knacken und deshalb anerkannt
• Certified Scrum Master der Scrum Alliance – eine der ersten und ältesten Zertifikate im Scrum-Bereich

Einige weitere agile Projektmanagement-Ansätze unter vielen sind:

Extreme Programming (XP) – vor allem basierend auf Werten und Prinzipien für Entwicklungsteams und ihre Kunden. Einige XP-Prinzipien sind weltweit anerkannt und werden häufig eingesetzt, wie etwa Pair Programming oder Continuous Integration.

Kanban – ein Werkzeug zur Aufgabenplanung, das aus Lean Manufacturing entstanden ist („Kanban“ ist japanisch für „Schautafel“). Selbst, wenn dieser Begriff unbekannt ist, kennt fast jeder Tabellen mit Aufgaben in Spalten namens „To Do“, „In Progress“ und „Done“. Das Team schiebt die Aufgaben selbst zwischen den Spalten hin- und her. Software wie Trello bildet das recht simpel ab.

Ein wichtiges Prinzip im Kanban ist die Begrenzung von gerade stattfindender Arbeit (Work in Progress oder kurz WIP Limit): Da Teams, die versuchen, immer mehr zu erledigen, paradoxerweise immer langsamer Ergebnisse liefern, darf nie mehr als eine bestimmte Anzahl Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sein.

• Test-Driven Development (TDD) – ein Ansatz der Softwareentwicklung, bei dem zuerst Test Cases geschrieben werden, „gegen“ die dann Code geschrieben wird. Zunächst schlagen deshalb alle Test Cases erst einmal fehl. Steht der Code, wird er gemäß den Test Cases getestet und dann für gut befunden, wenn dieser Test erfolgreich war. So soll vermieden werden, dass Dinge entwickelt werden, die überhaupt nicht angefordert sind.
• The Spotify Model – Die Firma Spotify hat ihren eigenen Weg zur agilen Organisation gefunden und diesen als Video auf Vimeo mit der Welt geteilt. In der Folge übernehmen nun viele Firmen diese Ansätze. Ein bisschen stellt sich dabei die Frage, wie erfolgversprechend es sein kann, auf andere Unternehmen zugeschnittene Lösungen für sich selbst zu kopieren.

Besonders geeignet, miteinander kombiniert zu werden, sind etwa:

• Scrum und XP, da Scrum das Prozess-Rahmenwerk liefert und XP Handlungsempfehlungen
• Scrum und Kanban (zu dieser Kombination bietet Scrum.org sogar eine eigene Zertifizierung)
• Zu einem gewissen Grad auch klassische und agile Methoden

Eine Zertifizierung, die deutlich mehr als nur Scrum abdeckt, sondern alle agile Methoden und die ihnen gemeinsamen Ideen dahinter unter einem Hut vereint, ist der Agile Certified Practitioner  des Project Management Institute (PMI®).

Die Vielfalt der Ansätze führt uns als Nächstes zur Frage: Welche Projekte und Umgebungen sind überhaupt für agile Methoden geeignet? Gibt es Faktoren, die eher dagegen sprechen?

Der Scrum Guide 2020

Zum 25. Geburtstag von Scrum, dem 18. November 2020, hat der Scrum Guide 2017 sein letztes Update bekommen. Im neuen Scrum Guide wird Scrum als Rahmenwerk beschrieben, das dabei hilft, durch adaptive Lösungen für komplexe Probleme Wert zu generieren. Dabei wurden aus der alten Version teilweise Passagen gekürzt oder sogar gestrichen.

Insgesamt beschreibt der Scrum Guide 2020 jetzt weniger, wie die Elemente von Scrum umgesetzt werden sollen. Das erleichtert das inhaltliche Verständnis beim Lesen.

Weitere Änderungen des Scrum Guides 2020 sind außerdem:

• Rollen: Statt „Development Team“ ist jetzt die Rede von „Developers“
• Es gibt drei Zielsetzungsebenen, denen das Team sich verschreiben soll: Das Product Goal für das Produkt, das Sprint Goal für den Sprint und die Definition of Done für das Inkrement
• Der Scrum Master ist nun offiziell verantwortlich für die Effektivität des Scrum Teams
• Statt „selbstorganisiert“ ist das Scrum-Team nun „self-managing“

Hier finden Sie den Scrum Guide 2020 zum Download.

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Wann agiles Projektmanagement – für welche Projekte?

Agiles Projektmanagement wurde für hochkomplexe Umgebungen wie in der Softwarebranche entwickelt. Dennoch erfreuen sie sich auch in anderen Bereichen steigender Beliebtheit.

Wann also passt agiles Projektmanagement? Agile Methoden passen für alle Projekte oder Projektumgebungen mit einem hohen Maß an Unsicherheit bei z.B.

• Anforderungen
• verwendeten Technologien
• Risiken
• Umgebungskomplexität

Und wenn das Ziel zu Beginn noch nicht klar definiert ist und häufige Änderungen zu erwarten sind, dann passen agile Methoden ebenfalls.

Zusammengefasst: Agile Methoden werden besonders in Projekten eingesetzt, die zu Anfang sehr unklare Anforderungen haben. Oft sind häufige Änderungen abzusehen. Meist gibt es sogar nicht mehr als nur eine Vision. Diese soll dann auf innovative Weise vom Team umgesetzt werden.

Knapp ein Drittel aller Projektmanagerinnen und Projektmanager leitet nach eigenen Angaben Projekte, bei denen die Identifizierung der Anforderungen Teil des Projekts ist – Tendenz steigend.

Für solche Situationen bieten agile Methoden Wege, mit denen Sie besser durch unsichere Gewässer navigieren. Vorteile ergeben sich unter anderem durch:

• Kurze Planungshorizonte, nur grobe langfristige Planung
• Kurze und häufige Iterationen als Liefer- und Feedbackzyklen mit inkrementeller Ergebniserzeugung
• Klare Taktung und Rhythmisierung der Arbeit durch die Iterationen
• Enge Einbindung der Stakeholder von Anfang an
• Selbstorganisierte Teams, Unterstützungsprozesse und Motivatoren
• Räumliche Zusammenführung von Teams und Fokussierung auf Ergebnisse
• Klar kommunizierte Visionen für das Produkt bzw. das Ergebnis
• Vermeidung von Verschwendung von Zeit und Ressourcen oder zu viel Verwaltungsaufwand
• Führungsstile mit positiver Grundhaltung sowie flache Hierarchien

Es stellt sich die Frage: Gibt es auch Projekte und Branchen, für die agiles Projektmanagement nicht so geeignet ist?

Hier ist vielleicht der Ansatz des Hybriden Projektmanagements der richtige. Lesen Sie dazu den folgenden Artikel.

Lesetipp: Hybrides Projektmanagement und Vorgehensmodell – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden

Zusammenfassung – Agiles Projektmanagement Grundlagen

In diesem Artikel haben Sie erfahren, was agiles Projektmanagement ausmacht und was seine Vorteile gegenüber der klassischen Herangehensweise sind. Sie haben die wichtigsten Werte und Prinzipien des Agilen Manifests kennengelernt und mehr über einige agilen Methoden erfahren. Außerdem kennen Sie jetzt die wichtigsten agilen Projektmanagement-Zertifizierungen. Und Sie wissen, für welche Projekte agile Methoden besonders geeignet sind.

Grundsätzlich gilt zum Schluss: Agilität und die Haltung dahinter können Sie nicht erzwingen. Sie sind am wirkungsvollsten, wenn die Vorzüge bei der Projektabwicklung im Team freiwillig zum Vorschein treten dürfen.

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Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

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Über die Autorin:
Antje Lehmann-Benz, PMP, PMI-ACP, PSM

Antje Lehmann-Benz, PMP, ist Trainerin für Projektmanagement mit einem besonderen Schwerpunkt auf agilen Themen und Scrum Seminaren. Außerdem hat sie Erfahrung in Software-Trainings (JIRA, Confluence) und -Beratung. Neben der Vermittlung von Frameworks und theoretischen Inhalten hat sie Erfahrung in der Anwendung von Agile Games und praktischen Übungen zur Vertiefung der gelernten Inhalte.

Mehr über Antje Lehmann-Benz auf Linkedin oder Xing.

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