Projektmanagement-Methoden Vergleich: Agil, klassisch oder hybrid?

Wann Agile Projektmanagement-Methoden?

Agiles Projektmanagement mit seinen Methoden ist neuer und kommt aus der Softwareentwicklung (mit einiger Inspiration durch Ideen des Lean Manufacturing).

Agile Projektmanagement-Methoden zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:

• Sie eigenen sich für Projekte mit kürzerer Laufzeit
• Der Kundennutzen steht stärker im Mittelpunkt als allzu starres Festhalten an Zielen
• Sie unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung
• Änderungen sind in der Folge gewünscht, wenn sie sinnvolle Verbesserungen herbeiführen
• Sie sind einfach anzuwenden und haben weniger Regeln als viele klassische
• Außerdem bauen sie auf eine einfache Selbstorganisation von Teams und somit viel auf Vertrauen

Letzteres stellt auch das das Agile Manifest von 2001 klar mit folgenden Leitsätzen:

• Funktionierende Software ist wichtiger als umfassende Dokumentation
• Individuen und Interaktionen sind wichtiger als Prozesse und Werkzeuge
• Zusammenarbeit mit dem Kunden ist wichtiger als Vertragsverhandlung
• Reagieren auf Veränderung ist wichtiger als das Befolgen eines Plans

Die aufgezählten agilen Prinzipien des Manifests setzen allesamt den Schwerpunkt auf Interaktion. Sie wollen etwas von starren Prozessabfolgen und Bürokratie wegkommen.

Scrum: Die am meisten verbreitete agile Methode

Bei Scrum wird anstelle von ausführlichen Produktspezifikationen ein Product Backlog mit User Stories erstellt. Diese beschreiben Wünsche aus User-Sicht. Auch wird das Product Backlog im Laufe der Entwicklungsprozesse schrittweise weiter ausgearbeitet und ist dadurch ein „lebendiges“ Artefakt.

Die Planung der zu erledigenden Arbeit findet in Abstimmung mit Stakeholdern zu Beginn eines Sprints für den Zeitraum des jeweiligen Sprints statt. Danach erfolgt die Planung durch das Entwicklerteam auf täglicher Basis im Daily Scrum.

Am Ende eines jeden Sprints wird dann zurückgeblickt:

• Die Arbeitsergebnisse werden den Stakeholdern im Sprint Review vorgestellt.
• Die teaminterne Überprüfung findet danach in der Sprint-Retrospektive als Teil der Selbstorganisation statt.
• In der Retrospektive werden die eigenen Methoden und Prozesse, sowie Teamdynamik betrachtet und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Iterationen beschlossen.

Neben dieser puren Form von Scrum gibt es noch weitere „Spielarten” wie etwa Reliable Scrum (mit Critical-Chain-Elementen), oder auch andere agile Werkzeuge. Dazu gehören z.B. Kanban-Boards, bei denen es keine Rollen gibt, da sie einfach nur der Visualisierung von Arbeitsabläufen dienen.

Unser Tipp: Sind bei Ihrem Projekt die Anforderungen zu Beginn weitgehend unklar, die Ziele zu einem gewissen Grad flexibel und nur kurze Planungshorizonte möglich, dann könnten hier agile Projektmanagement-Methoden passen. Scrum im Speziellen kann dann interessant für Sie sein, wenn Sie besonders schnell und flexibel auf Ihr Ziel hinarbeiten möchten. Um Regeln und eine regelmäßige Sprint-Taktung für Sie und Ihre Stakeholder leichter umzusetzen, ist ein Scrum Master zur Unterstützung des Prozesses zu empfehlen.

Projektmanagement-Methoden Vergleich: klassisch – agil

Klassisch

Bei klassischen Projektmanagement-Methoden liefern Ihnen das Konzept und die darauf basierende Spezifikation die Basis für die Umsetzung. Erst am Ende geht es um die Abnahme und die Nutzung des erstellten Gesamtergebnisses. Die Ziele sind über die Projektlaufzeit weitestgehend stabil, während Termine und Kosten flexibel sind.

Im klassischen Projektmanagement gibt es die folgenden Rollen:

• Projekt Sponsor
  • Beauftragt das Projekt
  • Sitzt im Lenkungsausschuss
  • Entscheidet bei Bedarf

• Projektleiter:in
  • Kümmert sich um Stakeholder
  • Plant und steuert
  • Berichtet und kommuniziert

• Teammitglieder
  • AP Verantwortung
  • Inhaltliche Mitarbeit
  • Zeitrückmeldung

Kommunikation ist der Schlüssel, wenn die Rollen interagieren. In klassischen Umgebungen geschieht das oft mit einem regelmäßigen Projektstatusbericht. Meetings können in folgenden Formen stattfinden:

• Kickoff zu Beginn
• Planungs- und Status-Treffen während des Projektlebenszyklus
• Abschluss mit Lessons Learned zum Schluss

Agil via Scrum

Beim agilen Projektmanagement arbeiten Sie hingegen eher produktversionsorientiert. Die Termine und Kosten sind stabil, aber das Ziel ist flexibel (siehe grafik oben).

In einer ersten frühen Version des Produkts kann ein Kunde sich bereits von Anfang an ein Ergebnis ansehen und dieses bewerten. Auf Basis seines Feedbacks ändern Sie den ursprünglichen Plan ab und entwickeln die darauffolgenden Versionen im regelmäßigen Dialog mit dem Kunden weiter.

In der Folge heißt das: Je intensiver Sie mit dem Kunden zusammenarbeiten, desto besser und kundennaher ist das Ergebnis Ihrer Arbeit.

Das Risiko, Überraschungen zu erleben, ist am Ende deutlich geringer als bei längerfristig vorausplanenden Methoden. Der Nutzen für den Kunden steigt pro Iteration stufenweise an.

Alle davon haben klare Verantwortlichkeiten.

Unser Tipp: Sprechen Sie von Beginn an mit Ihren Stakeholdern darüber, dass agile Projektmanagement-Methoden eine intensive Mitarbeit des Kunden erfordern. Nur so funktionieren sie gut. Machen Sie ihnen und auch Ihrem Team bewusst, dass diese mit einer gewissen Offenheit für neue Arbeitsweisen einhergehen sollten. Aber auch, dass es völlig normal ist, wenn sich diese Prozesse zunächst einmal etablieren müssen und der Reifegrad von Scrum-Teams erst mit zunehmender Erfahrung wächst.

Die Frage, die Sie sich für die Auswahl der richtigen Projektmanagement-Methode stellen sollten, lautet: Kann ich es mir erlauben, meine Ziele flexibel zu gestalten?

Natürlich muss ein Produkt auch dazu geeignet sein, sich in bereits nutzbare Einzelteile zerlegen zu lassen. Bei einem Bauprojekt ist das oft schwieriger als bei Software, da erst das Gesamtergebnis überhaupt einen Zweck erfüllt.

In Scrum gibt es drei wichtige Rollen:

• Product Owner
  • Single Source of requirements
  • Pflegt und priorisiert das Backog
  • Steht mit den Stakeholdern im Kontakt
  • Ist permanent für das Team erreichbar

• Scrum Master
  • Führt den Scrum Prozess
  • Befähigt Team für den Prozess
  • Räumt Hindernisse aus dem Weg

• Team
  • Schätzt Backlog Items
  • Weist sich selbst Aufgaben zu
  • Meldet FERTIG
  • Gibt Feedback in Reviews und Retrospektiven

Der Product Owner ist eine Person, die speziell für die Produktanforderungen zuständig ist und die Stakeholder repräsentiert.

Scrum Master sorgen für die Umsetzung des Scrum Prozesses. Sie unterstützen das Team und kümmern sich um die Beseitigung von Hindernissen.

Hinweis: Scrum Master können übrigens zur Unterstützung ihrer Arbeit und besseren Beherrschung der Theorie auch eine Zertifizierung erlangen. Ein Scrum Seminar mit Scrum Master Zertifizierung gilt als die inhaltlich grundlegendste der möglichen Ausbildungen. So kann sie auch für andere Scrum Teammitglieder hilfreich sein.

Das Entwicklerteam als dritte Rolle in Scrum hat viel Eigenverantwortung, es:

• schätzt Arbeitsaufwände selbst ab
• wählt darauf basierend eigene Aufgaben aus
• gibt Bescheid, wenn diese erledigt sind (entsprechend einer vereinbarten Definition of Done)

Auch das Team gibt bei agilen Projektmanagement-Methoden wichtiges Feedback in Reviews und Retrospektiven, nicht nur die Stakeholder.

In Scrum sind die Rollen klar verteilt – jedoch legt Scrum (im Projektmanagement-Methoden Vergleich mit klassischem PM) andere Schwerpunkte, was die Projektverantwortung betrifft.

Unser Tipp: Machen Sie sich mit dem Scrum Guide vertraut, um mehr über die Rollen zu erfahren, bevor Mitarbeitende diese einnehmen. Selbstverständlich können Ihre Teammitglieder die bisherigen Berufsbezeichnungen behalten und dennoch in Scrum-Rollen agieren.

Kommunikation: Hinter den im Scrum Guide beschriebenen Meetings steht der Gedanke, dass möglichst wenige Besprechungen notwendig sein sollen. Durch die bereits genannten Meetings wie

• Planung
• Daily
• Review
• Retrospektive

sollten Themen weitestgehend abgedeckt werden.

Wenn Stakeholder auf formaler Berichterstattung beharren, können Sie diese – zumindest laut Theorie – auf Scrum Boards und ähnliche Informationsmittel verweisen oder ihnen die Teilnahme an den Reviews anbieten. Das Sprint Backlog gibt transparent wieder, woran momentan gearbeitet wird. Produktdemonstrationen in den Reviews dienen ebenfalls der Transparenz.

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Ressourcenmanagement im agilen Umfeld

Unabhängig von der Methode können Sie auf solides Ressourcenmanagement für Projektportfolios im Unternehmen nicht verzichten. Dafür benötigen Sie eine zentrale Datenbasis, die in ihrer Komplexität nur ein Project Management Office koordinieren kann.

Agile Methoden arbeiten mit festen Produkt-/Projektteams. Dadurch erleichtert sich die Ressourcenplanung wesentlich.

Auf Projektleitungsebene reicht das aber nicht aus: Unabhängig von agilen oder klassischen Projektmanagement-Methoden müssen Sie zur Ermittlung der tatsächlichen Verfügbarkeit, Abwesenheiten und Linientätigkeiten berücksichtigen.

Durch die Zuweisung von Ressourcen auf einzelne Vorgänge in klassischen Projekten ergeben sich aufgrund der unterschiedlichen Endtermine Schwierigkeiten beim Wechsel zwischen Projekten. Die Produktivität wird unter Umständen negativ beeinflusst (s. Bild unten, linke Seite).

Deutlich einfacher wird der Übergang von Mitarbeitenden von einem Projekt in ein anderes, wenn Sie die Zusammensetzung einzelner Teams mindestens über einen Sprint hinweg konstant lassen. Und stimmen Sie zudem in mehreren Projekten die Sprintlängen und -taktung aufeinander ab. So können Wechsel jeweils zum Sprintende reibungsloser erfolgen (siehe Bild rechts).

 

 

 

 

 

 

 

 

Unser Tipp: Versuchen Sie den gleichen Planungstakt über alle Projekte einzuhalten, damit der Wechsel von Teammitgliedern reibungslos erfolgen kann.

Lesetipp: Ressourcenkonflikte in Projekten – kann agile Planung diese verringern?

Erfolgsfaktoren für agiles Projektmanagement (eine Auswahl)

Wenn Sie agile Projektmanagement-Methoden in Betracht ziehen, dann sollten Sie einige wichtige Punkte beachten:

• Das PMO in Ihrem Unternehmen braucht Methodenkompetenz: Es sollte entscheiden können zwischen klassischen oder agilen Vorgehensmodellen und sollte in jedem Fall die passenden Prozesse wählen können.
• Ihr Unternehmen braucht ein System, das in der Gesamtheit wirklich zu ihm passt. Ihre Stakeholder sollten sich zu den gewählten Prozessen auch verpflichten.
• Für eine solide Planung – auch in agilen Methoden – sollten Sie nur geschätzte Aufgaben in einen Sprint aufnehmen. Ihre Product Owner sollten Aufgaben entsprechend vorab priorisieren.
• Die agile Arbeitsautonomie für Teams kann auch zu Überraschungen führen: Dieser Tatsache sollten Sie sich bewusst sein und gegebenenfalls steuernd eingreifen können.
• Als erster Schritt zum agilen Projektmanagement ist zunächst wichtig, dass Sie für eine rhythmische zeitliche Taktung arbeiten. Richtig agiles Arbeiten können Sie dann als nächsten Schritt einführen.

Wann Hybride Projektmanagement-Methode?

Hybrides Projektmanagement ist im Grunde nichts anderes als eine Mischform der oben beschriebenen Projektmanagement-Methoden. Diees kann verschiedene Formen annehmen – im folgenden nur vier Beispiele für hybride Modelle:

1. Konzeption und Spezifikation agil, Umsetzung klassisch
2. Konzeption und Spezifikation klassisch, Umsetzung klassisch für die Hardware und agil für die Software (Abhängigkeiten zwischen beiden müssen im Blick gehalten werden)
3. Konzept, Spezifikation und Umsetzung Hardware und Software klassisch, Integration agil
4. Konzeption, Spezifikation, Umsetzung, Abnahme klassisch, aber in regelmäßig geplanten Zeitabschnitten (Iterationen) – also keine klassisch-agile, aber eine klassisch-iterative Mischform. Hierzu gilt: Wenn alle in ihrer Taktung harmonisieren, ist dies häufig ein Vorteil für alle.

Unser Tipp: Im Hybrides Projektmanagement Seminar von TPG bekommen Sie ein Grundgerüst an die Hand, mit dem Sie richtig in ein erfolgreiches hybrides Multi-Projektumfeld starten können. Besonders interessant ist dies für Mitarbeitende in PMOs.

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Download (PDF): Hybrid – Wie Sie agile und klassische PM-Methoden verbinden

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Software-Lösung für hybrides Projektmanagement: MS Project + Jira Integration

Wie können Sie klassische, agile und hybride Projektmanagement-Methoden nun mit Software abbilden?

Wenn in agilen Projekten zum Beispiel die Projektleitenden mit Microsoft Project bzw. MS Project Server arbeiten und Mitarbeitende ihre Aufgaben mit Atlassian Jira nachverfolgen, macht die MS Project  Jira Integration Sinn.

Bei der Übertragung der Daten durch die Integration der beiden Systeme werden

• Phasen zu Versionen
• Arbeitspakete zu Epics

In Jira werden die aus Microsoft Project übertragenen Epics mit Issues detailliert geplant und der Aufwand z.B. in Story Points ergänzt. Die Summe der Story Points wird pro Epic zurück nach Microsoft Project übertragen. Das bringt den Projektleitnden Klarheit bei der Planung und später bei der Überwachung der Fertigstellung.

Übrigens: Auch tatsächliche Stundenangaben und Statusinformationen von Arbeitspaketen können Sie so synchronisieren.

Die Integration von MS Project mit Jira ist nur ein Beispiel für eine Möglichkeit, komplexe Projektplanung mithilfe gewählter Methoden in Software nachzuvollziehen und zu steuern.

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Unser Tipp: Weiterhin gibt es Möglichkeiten, bewährte und gewohnte Programme miteinander zu verbinden. Anstatt die Softwarelandschaft in Ihren Unternehmensbereichen auszutauschen, sollten Sie sich über die Möglichkeiten von Integration Middleware informieren. Dann kann jede:r mit dem für ih/sie gewohnten und vielleicht auch am besten geeigneten Tool weiterarbeiten – bei deutlich besseren Daten als Grundlage für das Unternehmensmanagement.

Zusammenfassung Projektmanagement-Methoden Vergleich

Sie haben in diesem Artikel erfahren, warum agile Projektmanagement-Methoden derzeit so stark gefragt sind. Und Sie kennen jetzt die Unterschiede zu klassischen und hybriden Planungsmethoden.

Außerdem konnten Sie lesen, wann welche Methode am besten geeignet ist:

• Klassisches Projektmanagement passt zu vorausplanbaren Projekten mit von vornherein recht klaren Anforderungen. Änderungswünschen kann mit gutem Änderungsmanagement begegnet werden. Außerdem eignet es sich gut in Projektumgebungen, die beispielsweise durch Gesetze oder Vorschriften hochgradig reguliert sind.
• Agiles Projektmanagement ist dann am besten, wenn zu Beginn des Projekts noch nicht genau feststeht, wohin die Reise gehen soll. Dies wird über Iterationen hinweg Schritt für Schritt mit dem Kunden zusammen herausgefunden.
• Hybride Ansätze sind überall dort ratsam, wo sich ein Projekt in unterschiedlich gut planbare Teilprojekte zerlegen lässt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt sie nicht, die „eine richtige Methode“, die für alle Projekte gilt. Die passende Methode müssen Sie jeweils für die gegebene Projektsituation auswählen.

 

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Sie wollen das Gelernte zu hybridem Multi-Projektmanagement vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Seminar Hybrides Projektmanagement.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

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Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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