Hybrides Projektmanagement – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden (mit PDF-Download)

Agil oder klassisch? Sollten Sie gerade die Vor- und Nachteile der beiden Projektmanagement-Methoden gegeneinander abwägen, haben wir eine gute Alternative: Arbeiten Sie mit beidem, indem Sie hybrides Projektmanagement nutzen!

In diesem Artikel erfahren Sie, wann und wie Sie diesen kombinierten Ansatz am besten nutzen können. Ein hybrides Projektmanagement-Beispiel zeigt zudem die Anwendung in der Praxis.

Folgende Kapitel warten auf Sie:

• Was ist hybrides Projektmanagement?
• Warum und wann hybrides Projektmanagement nutzen?
• Rollen und Prozesse im klassischen Projektlebenszyklus
• Methoden im agilen Projektmanagement
• Hybrides Projektmanagement: Die richtige Kombination der Methoden
• Hybrides Projektmanagement: Ein Beispiel
• Klassische und agile Methoden im Unternehmen: Der vermischte Einsatz
• Klassische Grobplanung und agile Detailplanung im Projekt
• Agil, klassisch oder hybrides Multiprojektmanagement?
• Hybrides Projektmanagement – Wichtiges im Video
• Zusammenfassung und Empfehlung

Was ist hybrides Projektmanagement?

Definition: Hybrides Projektmanagement kombiniert Methoden, indem es die exakten Planungsansätze aus der klassischen PM-Welt mit den flexiblen Reaktionsmöglichkeiten aus der agilen Welt verbindet.

Ein hybrides Vorgehen im Projektmanagement bedeutetet somit die Integration unterschiedlicher Methoden (z.B. PMI und Scrum) oder den Einsatz diverser Elemente unterschiedlicher Methoden.

Warum und wann hybrides Projektmanagement nutzen?

Viele Organisationen arbeiten in einem Umfeld mit klassisch gewachsenen Vorgehen, umfangreichen Nachweispflichten und einzuhaltenden Normen. Bei Projekten führt das zur Auswahl von Methoden, deren Fokus auf der klaren Planung und Festlegung der zu erreichenden Projektziele und der geforderten Erstellung von Dokumenten liegt. Oder Methoden sind, wie bei Behörden, sogar von außen vorgegeben.

Aber die Zeiten ändern sich. Mit der zunehmend wichtigen Rolle von Software in Hardware-Produkten sind seit Jahren jetzt agile Methoden mit ihrem iterativen Vorgehen und der flexiblen Zielgestaltung von Sprint zu Sprint auf dem Vormarsch.

Kombinieren Organisationen ihr klassisches Vorgehen bei einzelnen Teilbereichen der Projekte mit Bestandteilen des agilen Vorgehens, dann können sie, individuell angepasst auf ihre Bedürfnisse, die jeweils besten Aspekte aus beiden Welten nutzen. So lässt sich der Projektnutzen unter Umständen erhöhen, ein besseres Ergebnis erzielen und mit geringen Kosten schneller das Ziel erreichen.

Hinweis: Die Studie „The Drivers of Agility“ des PMI kommt zu dem Ergebnis, dass Unternehmen mit einer hohen Agilität deutlich mehr Projekte erfolgreich abschließen als andere. Auf die genutzte Projektmanagement-Methode bezogen sind das bei den Unternehmen mit hoher Agilität 68% mit Agile, 71% mit Predictive und 72% mit Hybrid. Bei Unternehmen mit einer niedrigen Agilität sind es nur 41% mit Agile, 45% mit Predictive und 51% mit Hybrid.

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Rollen und Prozesse im klassischen Projektlebenszyklus

Wer aus traditionellen PM-Umgebungen kommt, kennt die Rollen:

• Projektsponsoren
• einen Projektleiter
• diverse Teamleiter
• deren Mitarbeiter
• ein Project Management Office (PMO)

Ein oder mehrere Projektsponsoren definieren das Vorhaben, das zunächst grob geplant wird. Die Ziele sind dabei in der Regel eher eng gefasst und später gilt es diese auch so wie vorgegeben zu erreichen. Es muss geprüft werden, welche Fähigkeiten dafür wann benötigt werden und wann diese auch zur Verfügung stehen werden.

Das Projekt wird priorisiert und dementsprechend bei der Zuordnung der Ressourcen berücksichtigt. Dabei werden die Teammitglieder für jedes Projekt immer wieder neu zusammengestellt. Die Teamleiter der verschiedenen Fachbereiche müssen dazu auch ihre Grundlasten planen, um zu sehen, welche Verfügbarkeiten sich überhaupt ergeben.

Im Laufe der Umsetzung ergeben sich dann Verschiebungen und inhaltliche Änderungen, auf die in der Regel so reagiert wird, dass der geplante Endtermin mit den vorgegebenen Ergebnissen auch gehalten wird. Dazu werden Ressourcenzuordnungen angepasst, also Teammitglieder bei den vorrangigen Projekten hinzugenommen und dafür natürlich bei anderen Projekten abgezogen.

Klassischer Projektlebenszyklus: Verschiedene Berichte im Verlauf und die zuständigen Rollen

Dazu ist immer eine Gesamtsicht über alle laufenden und neuen Projekte samt deren Ressourcenauslastung nötig. Außerdem braucht man regelmäßige Abstimmungen, um die Ressourcenauslastung entsprechend der aktuellen Anforderungen und Gegebenheiten zu optimieren.

Die Änderungen in den Projekten werden penibel verfolgt und mit den Sponsoren bzw. Endkunden gegen die ursprüngliche Spezifikation bewertet und eingepreist. Außerdem werden Statusberichte geschrieben, aus denen hervorgehen soll, wie weit man mit den bestellten Lieferungen denn schon gekommen ist.

Dazu werden detaillierte Terminpläne in Gantt-Charts und Meilensteintrendanalysen erstellt. Dazu kommen eventuell Risikoeinschätzungen samt Vorschlägen, den Eintritt zu verhindern bzw. die Auswirkungen zu lindern.

Am Ende steht in der Regel irgendeine Form der Abnahme, in der das gelieferte Ergebnis mit der Beauftragung verglichen wird. Je nach Umstand werden Mängel aufgenommen und entsprechend nachgearbeitet. Manchmal kann man sich dabei mit weniger zufrieden geben, manchmal muss aber auch voll erfüllt werden, weil die Brücke nun mal halten oder der Crashtest bestanden werden muss.

Zuguterletzt gibt es eine Abschlusssitzung im Kreise der Teammitglieder, Projektleiter und Sponsoren, aus der die Lessons Learned für kommende Vorhaben dieser Art festgehalten werden sollen.

Vielleicht fragen Sie sich jetzt, was daran nun besser gemacht werden könnte. Ziele zu erreichen und entsprechend geeignete Ressourcen dafür einzuteilen ist doch ganz normal und auch so erforderlich. Stimmt schon, wenn die Ziele so klar sind und auch genau so erreicht werden müssen, dann ist das klassische Vorgehen genau richtig.

Was aber, wenn Sie Ergebnisse liefern müssen, die auf verschiedenen Wegen erreicht werden können? Was tun, wenn im Laufe der Zeit neue Erkenntnisse und Technologien verfügbar werden, die im Sinne einer besseren Lösung auch einfließen sollen?

Dann wäre es doch gut, im Einverständnis mit den Sponsoren, Kunden bzw. Nutzern darauf ohne Kampf gegen die Spezifikation eingehen zu können.

Vielleicht ist es ja sogar so, dass es gar nicht möglich ist, ein so genaues Bild der zu erbringenden Lieferung vorab zu spezifizieren, weil die Beteiligten dies nicht können. Dass sozusagen der Appetit erst beim Essen so richtig kommt.

Im Gegensatz dazu: agile Projektmanagement-Methoden

Vor allem auf der Produktentwicklungsebene in der Softwareentwicklung oder ähnlichen Bereichen sind die Ansätze heute meist agiler. Häufig ist das etwa bei Cloud-Lösungen der Fall, wo ein unterbrechungsfreier Service garantiert werden muss.

Immer mehr kommt dieser Ansatz aber auch in anderen hochtechnologischen und komplexen Umgebungen zum Einsatz: Die oben beschriebenen klassischen Ansätze greifen hier einfach nicht so gut.

Deshalb hat es sich durchgesetzt, dass im agilen Sinn ein festes Team z.B. nach und nach verschiedene Versionen eines Produkts entwickelt, während die Nutzer das Produkt schon täglich verwenden. Denn auch die Nutzer wollen regelmäßig einen Fortschritt sehen.

Häufig wird also ein Team nur einmal richtig zusammengestellt und lebt dann für und mit dieser Software, genauso wie andere Teams mit deren Produkten. Ein Wechsel zwischen Teams findet kaum statt.

Projektlebenszyklus agil: feste Teams pro Produkt

Wenn wir uns die Rollen ansehen, so gibt es bei Methoden im agilen Projektmanagement (wie etwa bei Scrum) die folgenden:

Der Product Owner

• entscheidet alles zum Produkt
• priorisiert und pflegt das Backlog
• ist permanent erreichbar

Der Scrum Master

• managt den Prozess
• räumt Hindernisse aus dem Weg

Generell gilt für die Ressourcenplanung: Die strategische und taktische Planung müssen Sie auch bei agilen Teams vornehmen. Laufende Projekte und neue Projekte müssen Sie besetzen, neue Leute einlernen etc.

Schließlich kann auch bei agilen Teams niemand 100 % permanent zur Verfügung stehen (Urlaub etc.). Aber wie können Ressourcen- und Kapazitätsplanungen aussehen?

Ressourcen- und Kapazitätsplanungen in agilen Projekten

Agile Methoden bieten bei der Planung von Ressourcen einen Vorteil: Durch ihre festen Produkt- und Projektteams sowie durch die feste Taktung vereinfachen sie die allgemeine Planung und den Mitarbeiterwechsel zwischen Projekten erheblich.

Unser Tipp: Achten Sie besonders auf die Harmonisierung und Findung eines gemeinsamen Rhythmus zwischen den Projekten. Das erleichtert Ihnen den Mitarbeiterwechsel zwischen Projekten.

Agile Teams sind so weit wie möglich selbst organisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf hinweg. Sie melden, wenn etwas fertiggestellt ist und geben Feedback in Reviews und Retrospektiven.

Gemeinsam mit dem Product Owner holen sie Stakeholder-Feedback in Review-Meetings ein.

Kick-off-Meetings gibt es in agilen Umgebungen nicht mehr zwingend.

Regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven sind aber Pflicht.

Außerdem bespricht sich das Entwicklungsteam täglich untereinander über den Fortschritt im Hinblick auf das Sprintziel.

Vorgaben gibt es nur noch im Product Backlog bzw. Sprint Backlog als Untermenge davon für jeden Sprint. Wenn etwas nicht im Backlog zu finden ist, wird es auch nicht behandelt.

Zur Kommunikation mit den Stakeholdern über die Reviews hinaus gibt es öffentliche Boards mit Backlog und Sprint- oder Produkt-Burndown-Charts. Berichte über Termine, Kosten und Status im klassischen Sinne werden deshalb bestenfalls überflüssig.

Oft gibt es allerdings ebenso wenig eine aussagekräftige Multiprojektübersicht.

Ablauf bei der klassischen Projektplanung

Ablauf bei der agilen Projektplanung

Hybrides Projektmanagement: Die richtige Kombination der Methoden

Wie können Sie diese unterschiedlichen Welten nun verbinden?

Es gibt mehrere Ansätze, hybride Herangehensweisen einzuführen:

1. Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden:

• Manche Bereiche eines Unternehmens arbeiten immer klassisch (z.B. die Berater), andere immer agil (z.B. Softwareentwicklung)
• Einige Projekte laufen klassisch ab, andere agil
• Einzelne Teile eines Projekts werden klassisch durchgeführt, andere Teile agil
• Die Grobplanung in Projekten findet klassisch statt und die Detailplanung dann agil

2. Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden:

• Klassische Projekte:

  • Engere Abstimmung mit Nutzern und häufigere, nutzbare Zwischenergebnisse
  • Regelmäßige Austauschmeetings zum Fortschritt (muss nicht täglich sein – jede Woche ist auch schon ein guter Anfang)
  • Retrospektiven (Lessons Learned) nach jedem Statusbericht-Meeting, und nicht erst am Ende
  • Es gibt ein fixes Team für die gesamte Laufzeit der Entwicklung

• Agile Projekte:

  • Scrum Master sind gleichzeitig auch Projektleiter im klassischeren Sinne
  • Ein Backlog wird für jede Projektphase angelegt statt als Spezifikation fürs Gesamtprodukt
  • Die Projektplanung wird mit den Sprintlängen synchronisiert
  • Man plant in Phasen und Meilensteinen – den Sprints übergeordnet und ergänzend dazu
  • Es gibt Statusberichte und Meilensteintrend-Analysen fürs Management und für die Stakeholder
  • (die beiden letzten Beispiele werden übrigens von vielen „Agilisten“ nicht so gerne gesehen, da sie die agilen Grundprinzipien verwässern können)

Als genereller Hinweis gilt: Sind die Anforderungen auf Kundenseite unklar und unsicher formuliert und außerdem der Lösungsansatz im Projekt noch unklar und neu? Dann sind agile Methoden besonders gut für Sie geeignet. Für solche Situationen wurden sie entwickelt.

Unser Tipp: Sehen Sie sich die erste Möglichkeit in der Liste oben an. Dass manche Bereiche eines Unternehmens klassisch und andere agil arbeiten, ist wohl eine der häufigsten und reibungslosesten Umsetzungen von hybridem Projektmanagement. Die Prozessstabilität ist dann normalerweise hoch. Mehr dazu lernen Sie in unserem Hybrides Projektmanagement Seminar für PMOs.

Hybrides Projektmanagement: Beispiel für die Umsetzung

Kundenberatungsprojekte werden immer klassisch durchgeführt, die reine Produktentwicklung aber agil. Zu beachten ist dann: Kundenwünsche müssen zwischen den Abteilungen abgestimmt werden.

Das heißt im Klartext, die Sales-Abteilung muss bei der Release Planung mitreden dürfen.

Hybride Abwicklung bei Projekten mit Kundenberatung und zugehöriger Produktentwicklung

Klassische und agile Methoden im Unternehmen: Der vermischte Einsatz

Bitte beachten Sie: Bei häufigen Wechseln zwischen klassischen und agilen Ansätzen von Projekt zu Projekt besteht die Gefahr, dass die Prozessstabilität wackelig werden kann.

Häufiges Wechseln zwischen klassischen und agilen Ansätzen kann sich negativ auf die Prozessstabilität auswirken

Eine weitere Möglichkeit ist es deshalb, in Projekten nicht zwischen Methoden hin- und herzuwechseln, sondern sie gleich sinnvoll zu kombinieren. Das kann zum Beispiel so aussehen:

• Konzept, Spezifikation und Umsetzung mit Hardware klassisch
• Softwareentwicklung agil
• Abnahme klassisch

Oder:

• Konzept und Spezifikation agil
• Umsetzung und Abnahme klassisch

Oder:

• Alles bis zur Integration am Schluss klassisch
• Integration agil

Unser Tipp: Bei Durchmischung innerhalb des gleichen Projekts hat es sich bewährt, unklare Teile des Projekts agil und klarere Teile klassisch zu planen.

Klassische Grobplanung und agile Detailplanung im Projekt

Bei hybriden Ansätzen in ein und demselben Projekt hat sich Folgendes ebenfalls bewährt:

• Planen Sie alles auf höherer Ebene grob klassisch als eine Art „Überbau“.
• Fügen Sie dann durch agile Arbeitsweisen das iterative Element im Nachhinein hinzu.

Auf diese Weise lassen sich etwa Meilensteine und Statusmeetings weiterhin einplanen. Aber die Vorteile agiler Arbeitsweisen kommen dennoch zum Tragen.

Die Meetingfrequenz zu rhythmisieren minimiert außerdem Reibungen und den allgemeinen Koordinationsaufwand – was am Ende zu mehr Produktivität führt:

Bild: Kombinieren Sie klassische und agile Methoden einfacher durch Gleichtakt

Ergebnisse einer Umfrage zum Thema Hybrides PM im Webinar (April 2018, n=256 Teilnehmer, Mehrfachnennung möglich):

• 11 % führen ihre Projekte nach festgelegten Methoden je nach Unternehmensbereich durch
• 41 % entscheiden pro Projekt über die Vorgehensweise
• 40 % entscheiden je nach Projektsituation
• 41 % machen ihre Grobplanung klassisch und ihre Detailplanung agil
• 18 % sind sich noch unsicher

Umfrageergebnis – Wie werden klassische und agile Methoden verbunden?

Unser Tipp: Trennen Sie die Methoden klar nach Bereichen. Das bringt die höchste Prozesssicherheit. Als erster Schritt ist das meist ein guter Einstieg.

Agil, klassisch oder hybrides Multiprojektmanagement?

In Umgebungen für Multiprojektmanagement sind folgende Übersichten immer erforderlich:

• Status
• notwendigen Entscheidungen
• Liefertermine

Probleme beim Projektstatus müssen schnell und klar sichtbar werden (etwa durch eine rote Ampel).

Hier ist auch ein Unterschied: In typischen (Multi-)Projektlandschaften werden Sie klassische Methoden immer brauchen. Bei laufenden Produktentwicklungen von Version zu Version als „Kleinprojekte“ ist das aber anders. Letztere können Sie generell etwas problemloser agil strukturieren.

Und da es im agilen Umfeld keine Methoden für Multiprojektmanagement gibt, erübrigt sich jede weitere Frage.

Unser Tipp: Im Hybrides Projektmanagement Seminar von TPG bekommen Sie ein Grundgerüst an die Hand, mit dem Sie richtig in ein erfolgreiches hybrides Multi-Projektumfeld starten können. Besonders interessant ist dies für Mitarbeitende in PMOs.

Hybrides Projektmanagement im Video

Unser Videotipp: Hybrides Projektmanagement – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden (Aufzeichnung des oben zitierten Webinars vom April 2018).

Zusammenfassung und Empfehlung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie hybrides Projektmanagement als Mischung von agilen und klassischen Ansätzen in der Praxis aussehen kann.

Sie haben gelesen, dass es von parallelen Einsätzen in verschiedenen Bereichen bis hin zu Mischungen im Projekt viele Anwendungsformen für hybride Ansätze geben kann.

Es gibt Situationen, in denen klassische Methoden auch bei wachsender Agilität weiterhin Sinn ergeben.

Unser Tipp: Wir empfehlen vor allem die Einführung verschiedener geeigneter Methoden nach Organisationsbereichen getrennt.

Außerdem ist bei agilen Projekten die enge Einbindung aller relevanten Abteilungen (wie z.B. Sales) von Anfang an extrem wichtig.

Versuchen Sie bei der Einführung von Methoden, Schritt für Schritt vorzugehen und einen guten Teamrhythmus fürs Projekt zu finden.

Außerdem gilt: Oft verlangen besondere Situationen oder Umgebungen nach speziellen Kombinationen von Methoden. Eine für jedes Projekt passgenaue Lösung (wie in unseren obigen Beispielen) ist immer besser, als ein einfach von außen übergestülptem Ansatz.

Mit welcher klassisch-agilen Mischform arbeiten Sie und hat sich Ihr Ansatz bewährt? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar! 

Über den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

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