Meilensteintrendanalyse-Tool: kostenlose MTA für Microsoft Project

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+++ So einfach überwachen Sie Ihren Projektfortschritt mit der Meilensteintrendanalyse für MS Project +++

Von Steffen Reister

In diesem Artikel erfahren Sie, was eine Meilensteintrendanalyse (MTA) als Tool abbildet, wie die Grafik zu lesen ist und welchen Nutzen Sie daraus ziehen. Zudem beschreiben wir, wo Sie eine kostenlose MTA für Microsoft Project finden, wie Sie diese installieren und Schritt für Schritt nutzen.

Kombination aus Historie und Prognose

Die Meilensteintrendanalyse ist eine übersichtliche Kombination aus Historie und Prognose ausgewählter Meilensteine eines Projekts. Sie dient der grafischen Darstellung von zeitlichen Abweichungen und wird von Projektleitern zur Steuerung des Projekts eingesetzt.

Die MTA unterstützt den Projektleiter bei der Steuerung, weil:

  • mit übersichtlichen Grafiken einfache Berichte bereitgestellt werden
  • schon in frühen Projektphasen Terminengpässe durch eine klare Trendübersicht zu erkennen sind
  • der Projektablauf recht realistisch zu prognostizieren ist.

Erklärung der Meilensteintrendanalyse-Grafik

In einer MTA Grafik wird der Projektzeitraum auf der vertikalen Achse abgebildet, der Berichtszeitraum wird auf der horizontalen Achse dargestellt. Jeder Meilenstein wird zu Projektbeginn auf der vertikalen Achse dargestellt. Je früher ein Meilenstein geplant ist, desto tiefer steht er auf der vertikalen Achse.

Wenn der Projektplan regelmäßig aktualisiert und dabei auch der nächste Meilensteinstatus gespeichert wird, ergeben sich durch Meilensteinverschiebungen im Projektverlauf die bekannten MTA-Kurven. Dabei bedeutet

  • eine horizontale Linie, dass ein Meilensteintermin sich im Vergleich zum vorhergehenden Berichtszeitraum nicht verändert hat
  • eine fallende Linie, dass ein Meilenstein vorgezogen wurde und nun früher geplant ist
  • eine steigende Linie bedeutet eine Verschiebung nach hinten und stellt einen Terminverzug dar
Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 1

Bild 1: Grafische Ansicht der MTA

Hier finden Sie die Schritt-für-Schritt-Erklärung der Funktionsweise einer Meilensteintrendanalyse im Video.

Die MTA stellt lediglich eine Historie über die vergangenen Berichtszeiträume dar. Die Ableitung der Prognose für die Zukunft der Meilensteintrendentwicklung liegt ausschließlich im Ermessen des Betrachters.

Bitte beachten Sie, dass die MTA lediglich eine Historie über die vergangenen Berichtszeiträume darstellt. Die Ableitung der Prognose für die Zukunft der Meilensteintrendentwicklung liegt ausschließlich im Ermessen des Betrachters.

Doch auch die Analyse der Vergangenheit ist sehr hilfreich, um sofort zu erkennen, wenn Meilensteine sehr häufig verschoben werden. Diese Verschiebungen wirken sich irgendwann auf das Projektende aus, wenn Sie als Projektleiter nicht rechtzeitig Maßnahmen zum Ausgleich des Terminverzugs ergreifen.

Sie können die MTA somit perfekt als Frühwarnsystem für die Terminplanung einsetzen.

So nutzen Sie eine Meilensteintrendanalyse für MS Project

TPG The Project Group stellt eine Meilensteintrendanalyse für MS Project (Standard / Professional Client) als kostenloses Addin zur Verfügung. Sie können die TPG MTA Client unter www.free-mta.de herunterladen.

Bitte achten Sie darauf, dass Sie die passende bit-Version herunterladen. Ihre MS Project bit-Version ist dafür entscheidend (nicht die Windows Version!): wählen Sie z.B. TPG MTA Client in 64 bit, wenn Sie Ihr MS Project mit 64 bit installiert haben.

Hinweis: Für den MS Project Server (Version 2013 / 2016) oder Project Online finden Sie hier die günstige TPG MTA Chart App.

Wenn Sie die kostenlose TPG MTA Client Datei heruntergeladen haben, starten Sie die Installation.

Sobald Sie nach Abschluss der Installation Ihren MS Project Client starten, sehen Sie eine neue Registerkarte. (Falls dies nicht der Fall ist, so prüfen Sie bitte, ob Sie die richtige bit-Version abhängig von Ihrem MS Project installiert haben.)

Und so einfach erstellen Sie den ersten Schnappschuss von Ihrem Projekt:

  1. Klicken Sie im Menüband THE PROJECT GROUP auf die Schaltfläche Anzeigen.
  2. Klicken Sie im Dialogfenster TPG MTA 2013 auf die Schaltfläche Speichern. 
  3. Bestätigen Sie die Erstellung eines Berichtsdatensatzes durch Klick auf OK.
Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 2

Bild 2: Registerkarte THE PROJECT GROUP

Anschließend wird der gespeicherte Datensatz angezeigt.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 3

Bild 3: Gespeicherter Datensatz zu Projektstart

Mit Klick auf die Schaltfläche Diagramm können Sie die MTA-Grafik anzeigen. Alle Meilensteine werden zu Projektbeginn auf der vertikalen Achse dargestellt.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 4

Bild 4: MTA-Grafik zu Projektstart

Folgend führen wir das angefangene Beispiel weiter:

Zwei Wochen später wird der Projektplan geändert und der aktuelle Planungszustand erneut in die MTA gespeichert. Während des Berichtszeitraums gab es Änderungen am Terminplan, doch wurden keine Meilensteine verschoben. Erkennbar ist das an den horizontalen Linien für den letzten Berichtszeitraum.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 5

Bild 5: Berichtszeitraum ohne Meilensteinverschiebungen

Zwei Wochen später wird der Projektplan erneut aktualisiert und der aktuelle Planungszustand in das Meilensteintrendanalyse-Tool gespeichert. Während des Berichtszeitraums gab es Änderungen am Terminplan, die sich auf einen Meilenstein ausgewirkt haben.

Erkennbar ist das an der steigenden Linie für den Meilenstein Phase 1 abgeschlossen für den letzten Berichtszeitraum. Zudem ist dieser Meilenstein abgeschlossen, so dass er auf der 45° Gradlinie angezeigt wird.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 6

Bild 6: Berichtszeitraum mit Verzögerung

Zum Zeitpunkt der nächsten Speicherung von MTA-Daten gab es eine weitere Verschiebung der nicht abgeschlossenen Meilensteine. Zu diesem Zeitpunkt wurde auch das Projektende verschoben.

Spätestens jetzt sollen Maßnahmen gesetzt werden, um das Risiko für weitere Verzögerungen zu verringern und das Projekt nicht zu gefährden.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 7

Bild 7: Berichtszeitraum mit Verzögerung des Projektendtermins

Zwei Wochen später wurde ein Meilenstein nach vorne verschoben, erkennbar an der fallenden Linie. Zudem ist er abgeschlossen, so dass die Verbindungslinie in die 45°-Linie mündet.

Der Projektendtermin wurde weiter nach hinten verschoben.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 8

Bild 8: Vorgezogener Meilenstein

Bei der letzten Speicherung von MTA-Daten führen alle Verbindungslinien des letzten Berichtszeitraums in die 45°-Linie. Somit wird deutlich, dass alle Meilensteine abgeschlossen sind.

Zum Projektende ist es gelungen, einen Teil der Verzögerung wieder aufzuholen. Damit ist im letzten Berichtszeitraum eine fallende Linie für den Projektendmeilenstein erkennbar.

Meilensteintrendanalyse für MS Project Bild 9

Bild 9: Abgeschlossenes Projekt

Voraussetzung für aussagekräftige Ergebnisse der MTA

Bitte beachten Sie, dass die MTA nur aussagekräftige Informationen liefern kann, wenn die Daten immer aktuell sind. Das ist nur dann der Fall, wenn vor dem regelmäßigen Erstellen eines Snapshots die Terminplanung für alle Vorgänge und im Speziellen der Meilensteine aktualisiert wurde.

So kann die MTA auch zur Verbesserung des Terminbewusstseins bei den Projektbeteiligten führen.

Eine Meilensteintrendanalyse kann zur Verbesserung des Terminbewusstseins bei den Projektbeteiligten führen.

Meilensteintrendanalyse erstellen – Einsatz mit Project Server

Setzen Sie die TPG MTA Chart App für den Microsoft Project Server (Version 2013, 2016 oder Project Online) ein, um das Terminbewusstsein unternehmensweit zu verstärken. Beachten Sie auch in diesem Fall, dass nur regelmäßig aktualisierte Projektpläne und darauf basierende erstellte Meilensteintrendanalysen aussagekräftige Informationen liefern.

Zusammenfassung: Meilensteintrendanalyse für Microsoft Project

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie Sie die Meilensteintrendanalyse zur Projektsteuerung einsetzen, um potentielle Verzögerungen rechtzeitig zu erkennen und Maßnahmen ergreifen zu können.

Am Beispiel der kostenlosen TPG MTA Client für Microsoft Project haben Sie gelernt, wie Sie die Daten für die MTA-Grafik sammeln und wie diese zu lesen sind.

Nutzen Sie eine MTA und was sind Ihre Erfahrungen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar unten.

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