Agiles Projektmanagement, klassisch oder hybrid? (ein Vergleich)

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+++ Warum agiles Projektmanagement so populär ist +++ Was Sie zum Unterschied zu klassischen und hybriden Methoden wissen sollten +++ Wann welche Methode passt +++

von Johann Strasser

Agiles Projektmanagement ist in aller Munde. Viele Projektmanager sollen agil arbeiten, sind jedoch oftmals nicht im Klaren, was das genau bedeutet. Dieser Artikel sorgt für mehr Klarheit im Umgang mit der Methodenwahl. Sie lesen,

  • was „agil“ genau bedeutet,
  • wann agiles Projektmanagement sinnvoll ist (und wann vielleicht nicht),
  • was unter hybriden Ansatzweisen zu verstehen ist und
  • welche Rolle das Project Management Office (PMO) eines Unternehmens dabei spielt.

Rückschau: Klassische Methoden im Projektmanagement

Beim Blick auf die Geschichte des Projektmanagements wird schnell klar, vor welchem Hintergrund klassische vorausplanende Methoden entstanden. Werkzeuge wie

  • Gantt-Charts für zeitliche Darstellungen (entstanden 1910) oder
  • PERT & CPM für Abhängigkeiten (entstanden 1958)

sowie Organisationen wie

  • PMI und IPMA (gegründet in den 1960er-Jahren) oder
  • Axelos/Prince2 (gegründet 1996)

kommen aus einer Zeit mit vielen Großprojekten von längerer Dauer. Zu der Zeit ging es vorrangig um Ingenieursprojekte mit hohem mechanischen Anteil.

Dabei waren die Ziele bis zum Ende zumindest theoretisch durchdacht und die Umsetzung von Änderungswünschen teuer. Insofern wurden Änderungen auch häufig als Störungen betrachtet. Die Zielerreichung stand unverrückbar im Mittelpunkt.

Klassische Projektmanagement-Herangehensweisen bieten also viele Methoden für Kontrolle und Steuerung. Auch heute noch sind sie gut für Branchen wie Bau, Anlagenbau, Pharma und einige andere.

Unser Tipp: Planen Sie ein Projekt, bei dem die Anforderungen von vornherein weitgehend feststehen und sich die Arbeit gut durchplanen lässt, oder auch in Umgebungen mit hohen gesetzlichen oder regulativen Vorgaben, werden sich klassische Projektmanagementansätze wahrscheinlich gut eignen.

Methoden des agilen Projektmanagements sind beliebt, aber was bedeutet agil?

Agile Arbeitsmethoden im Projektmanagement sind neuer und kommen aus der Softwareentwicklung (mit einiger Inspiration durch Ideen des Lean Manufacturing).

Agile Methoden haben folgende Eigenschaften:

  • Sie eigenen sich für Projekte mit kürzerer Laufzeit
  • Sie unterstützen die Flexibilität in der Zielerreichung
  • Der Kundennutzen steht stärker im Mittelpunkt als allzu starres Festhalten an Zielen
  • Änderungen sind in der Folge gewünscht, wenn sie sinnvolle Verbesserungen herbeiführen
  • Sie sind einfach anzuwenden und haben weniger Regeln als viele klassische
  • Außerdem bauen sie auf eine einfache Selbstorganisation von Teams und somit viel auf Vertrauen

Letzteres stellt auch das das Agile Manifest von 2001 klar:

1 agiles, klassisches oder hybrides Projektmanagement

Die aufgezählten agilen Prinzipien des Manifests setzen allesamt den Schwerpunkt auf Interaktion. Sie wollen etwas von starren Prozessabfolgen und Bürokratie wegkommen.

Kostenloser Download (PDF): PM-Methoden – agil, klassisch oder hybrid? (ein Vergleich)

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Scrum: Die am meisten verbreitete agile Methode

Bei Scrum wird anstelle von ausführlichen Produktspezifikationen ein Product Backlog mit User Stories erstellt. Diese beschreiben Wünsche aus Nutzersicht. Auch wird das Product Backlog im Laufe der Entwicklungsprozesse schrittweise weiter ausgearbeitet und ist dadurch ein „lebendiges“ Artefakt.

Die Planung der zu erledigenden Arbeit findet in Abstimmung mit Stakeholdern zu Beginn eines Sprints für den Zeitraum des jeweiligen Sprints statt. Danach erfolgt die Planung durch das Entwicklerteam auf täglicher Basis im Daily Scrum. Am Ende eines jeden Sprints wird dann zurückgeblickt:

  • Die Arbeitsergebnisse werden den Stakeholdern im Sprint Review vorgestellt,
  • Die teaminterne Überprüfung findet danach in der Sprint-Retrospektive als Teil der Selbstorganisation statt.

In der Retrospektive werden die eigenen Methoden und Prozesse sowie die Teamdynamik betrachtet und gegebenenfalls Verbesserungen für zukünftige Iterationen beschlossen.

Auch beim agilen Projektmanagement lässt man die Fortschrittsmessung nicht einfach außer Acht. Sie muss im Gegenteil sehr zeitnah erfolgen, um im Zweifelsfall schnell reagieren zu können.

Das geschieht zum Beispiel mithilfe von Burndown Charts. Aus diesen leitet sich die Geschwindigkeit des Teams ab. Daraus lassen sich wiederum Erkenntnisse darüber gewinnen, ob die Füllung des Sprint Backlogs angemessen war oder noch Verbesserungen nötig sind.

agiles Projektmanagement

Bild: Schematische Darstellung der Scrum-Methode im agilen Projektmanagement und eines Burndown Charts (rechts)

Neben dieser puren Form von Scrum gibt es noch weitere „Spielarten” wie etwa Reliable Scrum (mit Critical-Chain-Elementen), oder auch andere agile Werkzeuge. Dazu gehören z.B. Kanban-Boards, bei denen es keine Rollen gibt, da sie einfach nur der Visualisierung von Arbeitsabläufen dienen.

Unser Tipp: Ist Ihr Vorhaben ein Projekt, bei dem die Anforderungen zu Beginn weitgehend unklar, die Ziele insgesamt zu einem gewissen Grad flexibel und nur kurze Planungshorizonte möglich sind? Dann könnten agile Methoden ein gut geeigneter Ansatz für Sie sein. Scrum im Speziellen kann dann interessant für Sie sein, wenn Sie besonders schnell und flexibel auf Ihr Ziel hinarbeiten möchten. Um Regeln und eine regelmäßige Sprint-Taktung für Sie und Ihre Stakeholder leichter umzusetzen, ist ein Scrum Master zur Unterstützung des Prozesses zu empfehlen.

Motivation für und Bedeutung von agilen Methoden

Doch warum sind die Methoden für agiles Projektmanagement überhaupt entstanden, und wozu braucht man sie?

Der Grund liegt in neuen Rahmenbedingungen bei der Produktentwicklung. So haben heute sehr viele Produkte einen steigenden Anteil an Elektronik und an Software. Erkennen können Sie das z.B. selbst beim Autokauf: Wo Sie früher unter Umständen noch selbst Hand anlegen konnten, ist dies heute aufgrund immer komplexerer verbauter Systeme kaum noch möglich.

Und auch die Kosten für Softwareentwicklung sind gestiegen im Vergleich zum Bau mechanischer Komponenten: Bei der Gestaltung und Entwicklung ist mehr Vielfalt gefragt. Zudem darf der Kundennutzen in einer immer vernetzteren Welt auch nicht aus dem Blickfeld geraten. Dies war früher vielleicht noch fast folgenlos möglich – heutzutage gilt das nicht mehr.

Zudem wird Hardware immer standardisierter und dadurch günstiger. Software wird jedoch immer umfangreicher und teurer. Außerdem ist sie hochgradig flexibel gehalten, und Änderungen sind häufig bis kurz vor Entwicklungsschluss zugelassen.

 

Ziele im klassischen und agilen Projektmanagement

Folglich ist auch der Umgang mit Zielen beim klassischen Projektmanagement ein anderer als beim agilen. Während sie im klassischen Projektmanagement ein stabiles Element waren und Kosten und Termine sich diesen oft anpassen mussten, ist es in der agilen Welt genau umgekehrt.

Kosten und Zeitplan sind im agilen Umfeld fix. Und wenn der gewollte oder geplante Umfang in diesem Rahmen nicht machbar ist, muss dieser angepasst werden. Oder er kann im besten Fall sogar ausgebaut werden, wenn am Ende der Entwicklung noch Zeit und Geld da sind.

agile, klassische oder hybride Projektmanagement-Methoden 3

Bild: Der unterschiedliche Ansatz beim klassischen und agilen Projektmanagement

Klassisch gesehen liefern Ihnen das Konzept und die darauf basierende Spezifikation die Basis für die Umsetzung. Erst am Ende steht die Abnahme und Nutzung des erstellten Gesamtergebnisses.

In der agilen Welt arbeiten Sie hingegen eher produktversionsorientiert. In einer ersten frühen Version des Produkts kann ein Kunde sich bereits von Anfang an ein Ergebnis ansehen und dieses bewerten. Auf Basis seines Feedbacks ändern Sie den ursprünglichen Plan ab und entwickeln die darauffolgenden Versionen im regelmäßigen Dialog mit dem Kunden weiter.

In der Folge heißt das: Je intensiver Sie mit dem Kunden zusammenarbeiten, desto besser und kundennaher ist das Ergebnis Ihrer Arbeit.

Das Risiko, Überraschungen zu erleben, ist am Ende deutlich geringer als bei längerfristig vorausplanenden Methoden. Der Nutzen für den Kunden steigt pro Iteration stufenweise an.

Unser Tipp: Sprechen Sie von Beginn an mit Ihren Stakeholdern darüber, dass agile Methoden eine intensive Mitarbeit des Kunden erfordern, damit sie gut funktionieren. Machen Sie ihnen und auch Ihrem Team bewusst, dass diese Methoden mit einer gewissen Offenheit für neue Arbeitsweisen einhergehen sollten. Aber auch, dass es völlig normal ist, wenn sich diese Prozesse zunächst einmal etablieren müssen und der Reifegrad von Scrum-Teams erst mit zunehmender Erfahrung wächst.

agiles Projektmanagement im Vergleich zum klassischen

Bild: Vergleich von klassischen und agilen Projektmanagementmethoden

Die Frage, die Sie sich für die Methodenauswahl also stellen sollten, lautet: Kann ich es mir erlauben, meine Ziele flexibel zu gestalten?

Natürlich muss ein Produkt auch dazu geeignet sein, sich in bereits nutzbare Einzelteile zerlegen zu lassen. Bei einem Bauprojekt ist das oft schwieriger als bei Software, da erst das Gesamtergebnis überhaupt einen Zweck erfüllt.

MVP – Minimum Viable Product

Auf diesem Hintergrund basiert die Idee eines Minimum Viable Product (minimal nutzbaren Produkts) oder kurz MVP: Liefern Sie Ihrem Kunden einen ersten Prototyp des anvisierten Wunschprodukts – der vielleicht noch nicht besonders schön oder mit allen Funktionen ausgestattet ist, sich aber im Sinne des Stakeholders bereits nutzen lässt – dann ist dies ein MVP. Sie selbst erhalten neben einem frühen Gewinn aus der Nutzung bereits wertvolles Feedback zur Optimierung des finalen Produkts.

agile, klassisches oder hybrides Projektmanagement 6

Bild: Der Weg zum Minimum Viable Product (MVP): Es sollte bereits nutzbar und dem anvisierten Endprodukt ähnlich sein.

Klar aufgeteilt: Klassische und agile Rollen und Prozesse

Im klassischen Projektmanagement gibt es Rollen wie

  • Projektsponsoren
  • Projektmanager
  • Teammitglieder

Alle davon haben klare Verantwortlichkeiten.

In Scrum gibt es drei wichtige Rollen:

  • Product Owner
  • Scrum Master
  • Entwicklerteam
agiles Projektmanagement, klassisches oder hybrides

Bild: Rollen im Vergleich zwischen klassischem und agilem Projektmanagement (Beispiel Scrum)

Der Product Owner ist eine Person, die speziell für die Produktanforderungen zuständig ist und die Stakeholder repräsentiert.

Scrum Master sorgen für die Umsetzung des Scrum Prozesses. Sie unterstützen das Team und kümmern sich um die Beseitigung von Hindernissen.

Hinweis: Scrum Master können übrigens zur Unterstützung ihrer Arbeit und besseren Beherrschung der Theorie auch eine Zertifizierung erlangen. Eine Scrum Master Zertifizierung gilt als die inhaltlich grundlegendste der möglichen Ausbildungen. So kann sie auch für andere Scrum Teammitglieder hilfreich sein.

Das Entwicklerteam als dritte Rolle in Scrum hat viel Eigenverantwortung: Es

  • schätzt Arbeitsaufwände selbst ab,
  • wählt darauf basierend eigene Aufgaben aus und
  • gibt Bescheid, wenn diese erledigt sind (entsprechend einer vereinbarten Definition of Done).

Auch das Team gibt bei agilen Methoden wichtiges Feedback in Reviews und Retrospektiven, nicht nur die Stakeholder.

In Scrum sind die Rollen klar verteilt – jedoch legt Scrum (im Vergleich zu klassischen Methoden) andere Schwerpunkte, was die Projektverantwortung betrifft.

Unser Tipp: Machen Sie sich mit dem Scrum Guide vertraut, um mehr über die Rollen zu erfahren, bevor Mitarbeiter diese einnehmen. Selbstverständlich können Ihre Teammitglieder die bisherigen Berufsbezeichnungen behalten und dennoch in Scrum-Rollen agieren.

Kommunikation in klassischem und agilem Umfeld

Kommunikation ist der Schlüssel, wenn die Rollen interagieren. In klassischen Umgebungen geschieht das oft in Form von Statusberichten. Meetings können stattfinden in Form von

  • Kickoff zu Beginn,
  • Planungs- und Statustreffen während des Projektlebenszyklus und
  • einem Abschluss mit Lessons Learned zum Schluss.

Hinter den im Scrum Guide beschriebenen Meetings steht der Gedanke, dass möglichst wenige Besprechungen notwendig sein sollen. Durch die bereits genannten Meetings wie

  • Planung,
  • Daily,
  • Review und
  • Retrospektive

sollten Themen weitestgehend abgedeckt werden.

Wenn Stakeholder auf formaler Berichterstattung beharren, können Sie diese – zumindest laut Theorie – auf Scrum Boards und ähnliche Informationsmittel verweisen oder ihnen die Teilnahme an den Reviews anbieten.

Das Sprint Backlog gibt transparent wieder, woran momentan gearbeitet wird.

Produktdemonstrationen in den Reviews dienen ebenfalls der Transparenz.

Ressourcenmanagement im agilen Umfeld

Unabhängig von der Methode können Sie auf solides Ressourcenmanagement für Projektportfolios im Unternehmen nicht verzichten. Dafür benötigen Sie eine zentrale Datenbasis, die in ihrer Komplexität nur ein Project Management Office (PMO) koordinieren kann.

Agile Methoden arbeiten mit festen Produkt-/Projektteams. Dies erleichtert die Ressourcenplanung wesentlich.

Auf Projektleitungsebene reicht das aber nicht aus: Unabhängig von agilen oder klassischen Methoden müssen Sie zur Ermittlung der tatsächlichen Verfügbarkeit, Abwesenheiten und Linientätigkeiten berücksichtigen.

Durch die Zuweisung von Ressourcen auf einzelne Vorgänge in klassischen Projekten ergeben sich aufgrund der unterschiedlichen Endtermine Schwierigkeiten beim Wechsel zwischen Projekten. Das beeinflusst die Produktivität unter Umständen negativ (s. Bild unten, linke Seite).

Deutlich einfacher wird der Übergang eines Mitarbeiters von einem Projekt in ein anderes, wenn Sie die Zusammensetzung einzelner Teams mindestens über einen Sprint hinweg konstant lassen. Und stimmen Sie zudem in mehreren Projekten die Sprintlängen und -taktung aufeinander ab. So können Wechsel jeweils zum Sprintende reibungsloser erfolgen (siehe Bild rechts).

agiles Projektmanagement im Vergleich zum klassischen

Bild: Bei der klassischen Planung ist der Wechsel zwischen Projekten schwieriger als bei der gleichgetakteten agilen Planung

Unser Tipp: Versuchen Sie den gleichen Planungstakt über alle Projekte einzuhalten, damit der Wechsel von Teammitgliedern reibungslos erfolgen kann.

Hybrides Projektmanagement – klassisch und agil im Mix

Hybrides Projektmanagement ist im Grunde nichts anderes als eine Mischform der bislang beschriebenen Methoden. Dies kann verschiedene Formen annehmen – im Folgenden nur vier Beispiele für hybride Modelle:

  1. Konzeption und Spezifikation agil, Umsetzung klassisch
  2. Konzeption und Spezifikation klassisch, Umsetzung klassisch für die Hardware und agil für die Software (Abhängigkeiten zwischen beiden müssen im Blick gehalten werden)
  3. Konzept, Spezifikation und Umsetzung Hardware und Software klassisch, Integration agil
  4. Konzeption, Spezifikation, Umsetzung, Abnahme klassisch, aber in regelmäßig geplanten Zeitabschnitten (Iterationen) – also keine klassisch-agile, aber eine klassisch-iterative Mischform. Hierzu gilt: Wenn alle in ihrer Taktung harmonisieren, ist dies häufig ein Vorteil für alle.

Kostenloser Download (PDF): Hybrid – Wie Sie agile und klassische PM-Methoden verbinden

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Beispielhafte Software-Lösung: Kopplung Microsoft Project an Jira

Wie bildet man all diese Vorschläge nun mit Software ab?

Wenn in agilen Projekten zum Beispiel die Projektleiter mit Microsoft Project arbeiten und Mitarbeiter ihre Aufgaben mit Atlassian Jira nachverfolgen, macht die Integration von MS Project mit Jira Sinn.

Bei der Übertragung der Daten aus MS Project in Jira werden:

  • Phasen zu Versionen, sowie
  • Arbeitspakete zu Epics.

In Jira werden die aus Project übertragenen Epics mit Issues detailliert geplant und der Aufwand z.B. in Story Points ergänzt. Die Summe der Story Points wird pro Epic zurück nach MS Project übertragen. Das bringt dem Projektleiter Klarheit bei der Planung und später bei der Überwachung der Fertigstellung.

Auch tatsächliche Stundenangaben und Statusinformationen von Arbeitspaketen können Sie so synchronisieren.

Mit der richtigen Lösung für Detailinformationen in MS Project können Sie zudem auf einen Blick sehen, wie der Stand der Arbeit im Projekt steht:

agile, klassisches oder hybrides Projektmanagement 8

Bild: Das Produkt TPG ProjectDetails zeigt in MS Project, wie der Arbeitsstand je Vorgang ist. Durch Integration kommen diese Angaben direkt aus Jira.

Dieser Weg ist nur ein Beispiel für eine Möglichkeit, komplexe Projektplanung mithilfe gewählter Methoden in Software nachzuvollziehen und zu steuern.

Unser Tipp: Es gibt Möglichkeiten, bewährte und gewohnte Programme miteinander zu verbinden. Anstatt die Softwarelandschaft in Ihren Unternehmensbereichen auszutauschen, sollten Sie sich über die Möglichkeiten der Systemintegration informieren. Dann kann jeder mit dem für ihn gewohnten und vielleicht auch am besten geeigneten Tool weiterarbeiten bei deutlich besseren Daten für die Entscheider.


Eine Auswahl wichtiger Erfolgsfaktoren für agiles Projektmanagement

Wenn Sie agile Projektmanagement-Methoden in Betracht ziehen, dann sollten Sie einige wichtige Punkte beachten, die wir hier nochmals in einer Übersicht darstellen:

  • Das PMO in Ihrem Unternehmen braucht Methodenkompetenz: Es sollte entscheiden können zwischen klassischen oder agilen Vorgehensmodellen und sollte in jedem Fall die passenden Prozesse wählen können.
  • Ihr Unternehmen braucht ein System, das in der Gesamtheit wirklich zu ihm passt. Ihre Stakeholder sollten sich zu den gewählten Prozessen auch verpflichten.
  • Für eine solide Planung – auch in agilen Methoden – sollten Sie nur geschätzte Aufgaben in einen Sprint aufnehmen. Ihre Product Owner sollten Aufgaben entsprechend vorab priorisieren.
  • Die agile Arbeitsautonomie für Teams kann auch zu Überraschungen führen: Dieser Tatsache sollten Sie sich bewusst sein und gegebenenfalls steuernd eingreifen können.
  • Als erster Schritt zum agilen Projektmanagement ist zunächst wichtig, dass Sie für eine rhythmische zeitliche Taktung arbeiten. Richtig agiles Arbeiten können Sie dann als nächsten Schritt einführen.

Zusammenfassung und Empfehlung

Sie haben in diesem Artikel erfahren, warum agile Projektmanagement-Methoden derzeit so stark gefragt sind. Und Sie kennen jetzt die Unterschiede zu klassischen Planungsmethoden.

Außerdem konnten Sie lesen, wann welche Methode am besten geeignet ist:

  • Klassisches Projektmanagement passt zu vorausplanbaren Projekten mit von vornherein recht klaren Anforderungen. Änderungswünschen kann mit gutem Änderungsmanagement begegnet werden. Außerdem eignet es sich gut in Projektumgebungen, die beispielsweise durch Gesetze oder Vorschriften hochgradig reguliert sind.
  • Agile Methoden sind dann am besten, wenn zu Beginn des Projekts noch nicht genau feststeht, wohin die Reise gehen soll. Dies wird über Iterationen hinweg Schritt für Schritt mit dem Kunden zusammen herausgefunden.
  • Hybride Ansätze sind überall dort ratsam, wo sich ein Projekt in unterschiedlich gut planbare Teilprojekte zerlegen lässt.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Es gibt sie nicht, die „eine richtige Methode“, die für alle Projekte gilt. Die passende Methode müssen Sie jeweils für die gegebene Projektsituation auswählen.

Welche Methoden setzen Sie in Ihrem Unternehmen wann ein? Schreiben Sie jetzt einen kurzen Kommentar.

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