So sind Sie bei der Auswahl von Projektmanagement-Software erfolgreich – und die User-Akzeptanz ist hoch!

In vielen Unternehmen kommen im Projektumfeld oft ausschließlich Office- oder Tabellen-Tools wie Excel zu Einsatz. Diese stoßen bei komplexen Projektlandschaften aber schnell an Grenzen. Wenn Sie dies auch erkannt haben und die Auswahl einer Projektmanagement-Software starten wollen, dann sind Sie hier richtig.

Oder Sie haben bereits ein Projektmanagement-Tool eingeführt, das aber nicht wirklich genutzt wird? Dann erwägen Sie einen Neuanfang und lesen Sie diesen Artikel, um beim nächsten Mal die Tool-Akzeptanz wirklich zu erreichen. Folgende Kapiteln warten auf Sie:

• Auswahl und Einführung einer PM-Software sind ein Projekt
• Schritt 1: Definition des Einführungsprojektes
• Schritt 2: Festhalten der Ausgangslage für die Tool-Auswahl
• Schritt 3: Den Anforderungskatalog zur Projektmanagement-Software festlegen
• Schritt 4: Longlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (ca. 10 Anbieter)
• Schritt 5: Shortlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (3-5 Anbieter)
• Schritt 6: Demo von PPM-Tool-Anbietern (3-5 Anbieter)
• Schritt 7: Teststellung der PPM-Software (1-2 Anbieter)
• Schritt 8: Entscheidung für die passende PPM-Software
• Schritt 9: Einführung der PPM-Software
• Zusammenfassung – Auswahl von Projektmanagement-Software

Wie gehen Sie beim Auswahlprozess für ein Projektmanagement-Tool richtig vor? Wie sichern Sie die Akzeptanz des Tools nach seiner Einführung? Lesen Sie im Folgenden viele praktische Tipps und Schritte zu einer erfolgreichen neuen PPM-Software.

Legen wir los!

Die Auswahl einer Projektmanagement-Software und deren Einführung sind ein Projekt

Beim Auswahlprozess einer Software für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) und bei deren Einführung gibt es diverse Beteiligte:

• Sponsoren bzw. Geldgeber
• die Nutzer:innen des Systems
• andere betroffene Stakeholder

Der Auswahlprozess eines Projektmanagement-Tools und die folgende Implementierung sind ein eigenes Projekt. Hierfür muss jemand den Hut aufhaben. Dafür nutzen Sie am besten ein Project Management Office (PMO) als zentrale Stelle.

Es geht darum, welche Methoden und Prozesse Sie mit der neuen Software umsetzen möchten. Beachten Sie dabei: Ein zentrales PPM-Tool schafft Transparenz, die vielleicht nicht jeder Beteiligte begrüßt. Es reicht also nicht, dass Sie sich nur auf das Tool konzentrieren. Vergessen Sie die Nutzerinnen und Nutzer nicht!

Folgend lesen Sie die neun Stufen des Auswahlprozesses eines Tools für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement – von der Erstellung der Anforderungen an die Projektmanagement-Software bis zu deren schrittweiser Implementierung.

1. Definition des Einführungsprojektes

Nutzen Sie diese Checkliste für den Projektstart:

Bei der Auswahl von Projektmanagement-Software ist zwischen der Neueinführung und der Ablösung eines bestehenden PPM-Systems zu unterscheiden.

Neueinführung von Projektmanagement-Software

Die folgende Grafik gibt einen Überblick über die einzelnen Themen für die Tool-Auswahl und Neueinführung. Initial sind neben dem Anforderungskatalog für die Projektmanagement-Software auch die Analyse der Ausgangslage sowie die Festlegung der Ziele und des Nutzens wichtig.

Machen Sie sich zudem Gedanken über die Prozesse und Methoden, die Sie damit schrittweise umsetzen wollen.

Sinnvoll ist auch ein begleitendes Training zu Projektmanagement-Grundlagen für Personen, die in Methoden noch nicht so fit sind. Das Wissen und Können von Projektleiterinnen und Projektleitern ist nach wie vor der Schlüssel zum Erfolg eines Projektes. Das PPM-Tool ist nur ein gutes Hilfsmittel.

Die Optimierung der User-Akzeptanz und Optimierung der Projekt-Performance stellen sicher, dass das Tool hinterher auch angenommen wird und den versprochenen Nutzen bringt.

Details zu den einzelnen Schritten lesen Sie unten.

Auch interessant: Projektmanagement-Tools – Aktuelle Software-Trends

Ablöse eines vorhandenen PPM-Tools

Ein wichtiger Punkt bei der Ablöse eines alten PPM-Tools ist das Thema Datenmigration. Was soll mit den bislang gesammelten Projektdaten passieren? Machen Sie einen klaren Cut und fangen Sie jetzt neu an? Das beeinflusst Ihr Reporting.

Unser Tipp: Berücksichtigen Sie die Datenmigration bei der Software-Auswahl. Die Tools unterscheiden sich ganz wesentlich bei den Möglichkeiten des Imports und auch der Integration mit dem Gesamtsystem.

2. Festhalten der Ausgangslage für die Tool-Auswahl

Schaffen Sie sich zu Beginn des Auswahlprozesses einen Überblick durch Beantworten der Fragen dieser Checkliste:

• Welche Projekte sind schiefgelaufen?
• Wie definieren Sie schiefgelaufen? (Terminverzögerungen, Kostenüberschreitungen, Qualitätsdefizite)
• Welche Probleme gab es mit:
  • Stakeholdermanagement
  • Risikoabschätzung
  • Abnahmekriterien
  • Änderungen
  • Machbarkeit
  • Ressourcenverfügbarkeit
  • Qualifikation der Teammitglieder
  • Qualifikation der Projektleitung
  • Priorisierung
  • Toolumgebung

Unser Tipp: Dokumentieren Sie die Ausgangslage als Begründung für die Ziele. Vergleichen Sie diese künftig mit den Verbesserungen, die durch das neue Tool erreicht wurden. Das hilft Ihnen bei der sicher aufkommenden Frage „Was ist wirklich besser geworden und ist das durch Messung nachweisbar?“

3. Den Anforderungskatalog zur Projektmanagement-Software festlegen

Budget
Überlegen Sie zu Beginn: Wie hoch ist das Budget für das Tool, das wir uns leisten können / wollen? Ein Beispiel dafür wäre eine Überschlagsrechnung: 40 User zu 25 € / Monat à 1.000 € / Monat à 12.000 € / Jahr.

Lizenz- und Betriebskosten sind unserer Erfahrung nach nicht die größten Kostenblöcke. Mehr ins Gewicht fallen beispielsweise:

• Bereitstellung (Installation / Konfiguration)
• Benutzerzugriff (AD-Synchronisation, Berechtigungen)
• Datenübernahme (Erstbefüllung / Migration)
• Training (Erstellen eigener Unterlagen, Train the Trainer, alle User aller Rollen)
• SLA-Support pro Jahr (Mindestvolumen für Reaktionszeiten, Zeitfenster, Zeitzonen, persönliche Ansprechpartner)

Funktionale Anforderungen
Im Multiprojektmanagement brauchen Sie als Mindestanforderung eine zentrale Projektliste mit einer einfachen Form von Statusberichten. Und Sie müssen festlegen, auf welchem Weg Projekte in diese Liste gelangen (darf das jeder oder soll es einen Prozess geben). Der kleinste Statusbericht für ein Einzelprojekt ist eine Ampel und ein Kommentarfeld.

Alle weiteren Module des „The PPM Paradise“ können Sie anschließend nach Bedarf hinzufügen. Das richtet sich nach den Schwerpunkten, die Sie im Projektmanagement haben: Portfoliomanagement, Ressourcenmanagement, Terminmanagement,…

Lesetipp: Projektmanagement Einführung – die 3 Wege zum passenden Einstieg (viele Praxis-Tipps)

Bei der Erstellung des Anforderungskatalogs sollten Sie unbedingt die Rollen miteinbeziehen, die später mit dem Tool arbeiten sollen. Die folgende Tabelle erleichtert Ihnen den groben Überblick über die Tätigkeiten der Rollen, die später das PPM-Tool nutzen sollen.

Unser Tipp: Involvieren Sie unbedingt repräsentative Vertreter der Rollen, die mit dem Tool arbeiten sollen, in die Erstellung des Anforderungskataloges. Machen Sie sich eine Liste, was Sie mit dem Tool in den kommenden sechs Monaten erreichen wollen, was in den sechs Monaten darauf etc. Aber gehen Sie kleine Schritte, überfordern Sie Ihre Organisation nicht – das würde die Akzeptanz gefährden.

Weitere generelle Anforderungspunkte, die Sie unbedingt vorab klären sollten, zeigt die folgende Grafik:

4. Longlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (ca. 10 Anbieter)

Derzeit gibt es etwa 300 Projektmanagement-Tools auf dem Markt – und ständig kommen weitere hinzu. Wenn Sie sich einen ersten Marktüberblick verschaffen wollen, ist für Ihre Longlist z.B. die Software-Übersicht des Projektmagazins eine gute Quelle.

Lesetipp: Microsoft Project Server / Project Online – Die Vorteile zur MS Project Einzelplatzlösung (PDF)

Wenn Sie wissen, dass Sie Tools auf Microsoft Technologie suchen, wäre auch die TPG Website zu Microsoft PPM ein guter Einstiegspunkt. 😊

Weitere Einschränkungen der Auswahl können Sie nach folgenden Kriterien vornehmen:

• Suchen Sie nach Empfehlung zu branchenbezogenen Tools (IT / Bau / Agile / PEP …)
• Passt das neue Tool in Ihre bestehende Infrastruktur (z.B. Microsoft Teams, Office, Outlook usw. sind schon im Einsatz)
• Wenden Sie sich an spezialisierte Berater wie z.B. Parameta oder Le Bihan.

Unser Tipp: Wählen Sie für Ihre Longlist max. 10 Kandidaten und kontaktieren Sie diese für weitere Informationen. Halten Sie sich beim Umfang des Anforderungskatalogs zurück – das kostet Sie viel Zeit und Anbieter können Anforderungskataloge immer „irgendwie“ ausfüllen. Machen Sie sich eine Übersicht, was Sie nicht haben wollen.

5. Shortlist für die Projektmanagement-Software-Auswahl (3-5 Anbieter)

Aus den Antworten der kontaktierten Tool-Anbieter stellen Sie jetzt Ihre Shortlist zusammen. Mit diesen wollen Sie später vielleicht in einen Test gehen.

Dazu nutzen Sie die sogenannten User Stories, d.h. verschiedene Rollen machen verschiedene Dinge in der Software (z.B. die Projektleitung möchte ein Projekt auswählen, ein Template selektieren und den Projektplan mit einem Startdatum versehen).

Überlegen Sie sich zum Beispiel für die Projektliste, was für Sie wichtig ist. Brauchen Sie Berechtigungen, Sortierung, Gruppierung, Filter? Wollen Sie eigene Felder einbringen? Brauchen Sie verschiedene Ansichten für diverse Stakeholder?

Die folgende Liste gibt Ihnen Ideen zu User Stories, die Sie für Ihre Tool-Demos und Tool-Tests bei der Projektmanagement-Software-Auswahl abfragen können.

6. Demo von PPM-Tool-Anbietern (3-5 Anbieter)

Wählen Sie vor der Tool-Demo anhand des Projektlebenszyklus aus, was Sie sich vom Anbieter zeigen lassen wollen. Wenn Sie hier keine Schwerpunkte setzen, wird Ihnen der Anbieter immer nur das zeigen, was er besonders gut kann.

Nehmen Sie Vertreter der Rollen, die mit dem Tool arbeiten sollen (und schon beim Anforderungskatalog mit dabei waren), mit in die Demo. Lassen Sie sich Ihre User Stories zeigen. Das dauert etwa 1-3 Stunden.

Unser Tipp: Machen Sie sich bei der Demo sofort Notizen zu dem, was Sie gesehen haben. Dies sind wichtige Entscheidungskriterien für den nächsten Schritt der Teststellung.

7. Teststellung der PPM-Software (1-2 Anbieter)

Wenn Sie einen passenden Anbieter identifiziert haben, dann gehen Sie zuerst mit diesem in eine Teststellung. Nur wenn Sie dabei negativen Erkenntnisse haben, wählen Sie den nächsten Anbieter. Mit drei oder mehr Teststellungen zu arbeiten, kostet Sie sehr viel Zeit. Wir empfehlen das nicht.

Im Testsystem lassen Sie sich bitte persönlich durch den jeweiligen Anbieter unterstützen. Mit seiner Hilfe gehen Sie den Projektlebenszyklus und die User Stories durch – gemeinsam mit den repräsentativen Personen pro Rolle aus Ihrem Unternehmen. Das dauert einen halben bis einen Tag und kann auch etwas kosten.

Klären Sie aufkommende Fragen direkt mit dem Anbieter und lassen Sie sich auch kleine Details zeigen.

Unser Tipp: Testen Sie nicht ohne Begleitung durch den Anbieter. Ohne Einführung und Erklärung kostet Sie das zu viel Zeit und schafft vielleicht einen falschen Eindruck. Nutzen Sie die begleitete Teststellung sofort für die aufkommenden Fragen aller teilnehmenden Personen aus den verschiedenen Rollen. Und dokumentieren Sie auch hier parallel alle Eindrücke als Basis für die folgende Tool-Entscheidung.

8. Entscheidung für die passende PPM-Software

Nach welchen Kriterien Sie letztendlich entscheiden, liegt bei Ihnen. Wie empfehlen aber: Begründen Sie Ihre Auswahl gut und die an der Auswahl beteiligten Personen müssen hinter der Entscheidung stehen.

Der Preis für das Tool ist zwar ein wichtiges Entscheidungskriterium. Aber er alleine darf nicht das einzige sein. Sie haben sich Mühe gegeben, Personen eingeladen, etwas zeigen lassen und die Personen testen lassen. Dann sollen diese Personen auch mitentscheiden dürfen.

Unser Tipp: Fällen Sie Ihre Entscheidung klar nachvollziehbar auf der Basis der Feedbacks aller Personen, die an den Tests beteiligt waren. Und wenn eine Person sagt, dieses Tool gefällt mir am besten, ist das auch eine valide Begründung.

9. Einführung der PPM-Software

Sie haben sich für ein Tool entschieden. Herzlichen Glückwunsch. Jetzt geht es an die Umsetzung und die Schaffung einer nachhaltigen User-Akzeptanz.

Idealerweise haben Sie Ihren gesamten Prozess der Projektmanagement-Software-Auswahl durch Change Management / User Adoption begleitet. Das ist auch bei der Implementierung absolut wesentlich!

Starten Sie in kleinen Stufen, z.B. in Stufe 1 mit der Einführung einer zentralen Projektliste. Bis diese gut angenommen ist, kann es schon ein paar Monate dauern.

Erst dann starten Sie mit der nächsten Stufe, z.B. dem Projektauftrag. Für jede Stufe durchlaufen Sie immer wieder diesen Implementierungsprozess.

So überfordern Sie Ihre User nicht und vermeiden das Risiko, dass diese das Tool ablehnen und wieder die alten Werkzeuge nutzen.

Unser Tipp: Versuchen Sie auf keinen Fall, eine neue umfangreiche PPM-Software in einem Schritt einzuführen. Damit scheitern Sie garantiert. Gehen Sie schrittweise vor und legen Sie besonders viel Wert auf gute Kommunikation im Rahmen von Change Management / User Adoption.

Beachten Sie weiterhin die folgenden Punkte zur aktiven Unterstützung bei der Umstellung auf eine neue PPM-Software.

Für die weitere Optimierung der Nutzung Ihres neuen PPM-Tools lässt sich der Nutzungsgrad heranziehen. Dabei können Sie Folgendes tun:

• Tägliches Auslesen der Anmeldung von Usern am System (letztes Anmeldedatum)
• Tägliches Auslesen der Aktualisierung von Projekten (letztes Speicherdatum)
• Auswerten der Nutzung pro Woche / Monat (% der Lizenzen / User, % der Projekte)
• Abfragen und Beheben der Probleme

Bieten Sie passende Trainings, Coaching und auch Anpassungen am System an, bis alles rund läuft.

Zusammenfassung – Auswahl von Projektmanagement-Software

Die Auswahl und Einführung einer neuen Projektmanagement-Software ist selbst ein Projekt. Dieses sollten Sie sorgfältig planen und durchführen. Dafür haben Sie in diesem Artikel die einzelnen Schritte kennengelernt.

Es ist entscheidend, dass Sie die Bedürfnisse der späteren Tool-User einbeziehen, intensiv kommunizieren und begleitend Change Management / User Adoption einsetzen. Nur so werden Sie die Akzeptanz sicherstellen und den versprochenen Nutzen realisieren können.

Verwenden Sie nicht zu viel Zeit auf den Anforderungskatalog für die Tool-Auswahl. Investieren Sie lieber etwas mehr Zeit in die Testphase des Tools. Und führen Sie die vom Anbieter initial begleitete Testphase gemeinsam mit Vertretern der verschiedenen Rollen durch, die später mit dem Tool arbeiten sollen.

Es ist wichtig, dass Sie die Bedenken und Vorbehalte der Beteiligten ernst nehmen und sie aktiv in den Prozess einbeziehen. Nur so werden Sie eine reibungslose Integration und Akzeptanz des neuen PPM-Tools erreichen. Viel Erfolg!

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare „The PPM Paradise“ kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Sie wollen Teile des hier Gelernten vertiefen, wichtige Tipps erfahren und Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig, z.B. beim TPG Change Management / User Adoption Seminar, der PMO Schulung oder dem Ressourcenplanung Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

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