Getrieben vom technologischen Fortschritt sind auch die Projektmanagement-Tools betroffen. Das aktuell neueste Thema ist künstliche Intelligenz (KI) oder Artificial Intelligence (AI).
In diesem Artikel führen wir eigene Erfahrungen zu Trends bei Projektmanagement-Software mit den Informationen aus öffentlichen Quellen zusammen. Daraus leiten wir dann die wesentlichen Trends für 2024 ab. Auf der Basis dieser Einschätzungen und Prognosen können Sie selbst die passenden Weichenstellungen für Ihre Projektmanagement-Umgebung vornehmen.
Diese Themen warten auf Sie:
- Einige Fakten und Studien
- KI und Routinetätigkeiten im Projektmanagement
- KI und Mustererkennung in Daten
- Herausforderung automatischer Ressourcenausgleich
- Ethik und Datenschutz bei KI im Projektmanagement
- Intelligente Integration am Beispiel von Microsoft Teams
- Herausforderungen im Bereich Scheduling
- Ein neues Verständnis von Zusammenarbeit
- Change-Management und Nutzerakzeptanz von Tools
- Fazit: integrierte und flexible Zukunft der Projektmanagement-Tools
Legen wir los!
Einige Fakten und Studien
- Bis 2027 wird der weltweite KI-Markt laut einer Studie von MarketsandMarkets auf 407 Milliarden US-Dollar Umsatz steigen.
- Laut einer Forbes-Advisor-Umfrage sind 64 % der Unternehmen überzeugt davon, dass KI die Produktivität steigert.
- Der IBM-Bericht 2022 ermittelte, dass der Arbeitskräftemangel bei einem Viertel der Unternehmen der Grund ist, KI einzusetzen.
- Der McKinsey-Bericht aus dem Jahr 2018 prognostiziert, dass durch die KI-Fortschritte bis 2030 etwa 15 % der weltweiten Arbeitskräfte entlassen werden könnten.
- Dahingegen könnten nach einer Studie des Weltwirtschaftsforums von 2020 rund 97 Millionen neue Arbeitsplätze weltweit neu geschaffen werden.
- Unternehmen setzen vermehrt KI ein. Das ergab die Bitkom Research 2023 bei 605 Unternehmen in Deutschland (mit mind. 20 Beschäftigten) 2023. Demnach steigt die Zahl auf 15 % (2022 noch 9 %). Bei 28 % der Unternehmen war das Thema KI bereits ein Thema oder die Nutzung befindet sich sogar schon in der Planung. 52 % gaben dagegen an, dass KI derzeit noch keine Rolle spiele. Die Umfrage ergab auch, dass das Thema Datenschutz beim KI-Einsatz die meisten Sorgen bereitet. 4 von 10 Unternehmen sehen sich schon jetzt abgehängt beim Thema künstliche Intelligenz.
Der Podcast zum Thema Tool-Trends 2024
KI und Routinetätigkeiten im Projektmanagement
Welchen Einfluss wird KI zukünftig auf die Tool-Landschaft im Projektmanagement haben?
Fakt ist: KI wird bereits in einigen Toolsets eingesetzt. ChatGPT hatte innerhalb der ersten fünf Tage nach seinem Start Ende 2022 bereits über 1 Million Nutzer.
Jedoch wird KI noch nicht allgemein als wichtiges Element in Projektmanagement-Tools wahrgenommen. Aber große Unternehmen wie Microsoft integrieren KI in ihre Tools (z.B. Microsoft Copilot). Damit soll sich künftig eine Vielzahl von Routinetätigkeiten automatisieren lassen und die Arbeit effizienter werden. (Mehr dazu auch weiter unten.)
Es deutet vieles darauf hin, dass KI in der Zukunft vermehrt Aufgaben des Projektmanagements übernehmen könnte, die bisher manuell erledigt wurden.
Lesetipp: 7 Projektmanagement-Trends in 2024 – wohin geht die Reise?
Beispiel: Auswerten transkribierter Meetings
Routinetätigkeiten, wie das Schreiben von Protokollen, die Vorbereitung von Präsentationen für den Lenkungsausschuss und ähnliche administrative Aufgaben, werden wahrscheinlich dazugehören. Außerdem lassen sich z.B. MS Teams Meetings aufzeichnen und transkribieren. Aus dem so erzeugten Text kann MS Copilot in wenigen Sekunden:
- Abschnitte für das Protokoll oder auch das ganze Protokoll erstellen oder
- unterstützen mit Befehlen bzw. Fragen wie:
- „Erstelle ein strukturiertes Protokoll“
- „Erstelle eine kurze Zusammenfassung“
- „Welche Aufgaben wurden vergeben?“
- „Wie war die Stimmung in dem Meeting?“
- „Welche Risiken wurden besprochen?“
- „Erstelle eine Tabelle mit den besprochenen Themen mit Pros und Cons“ etc.
Voraussetzung dafür ist, dass das Gesprochene richtig in Text überführt werden konnte. Derzeit stellen Dialekte bzw. Mundart jedoch noch ein Problem dar. Deshalb sollten Sie das Transkript unbedingt kontrollieren, da sonst ggf. falsche Aussagen stehen bleiben könnten.
Entlastung von Routinetätigkeiten
KI kann Ihnen schon sehr gut aus einem gegebenen Text bzw. auch nur aus wenigen Stichpunkten einen neuen Text erstellen – in der gewünschten Form bzw. im gewünschten Ton. „Erstelle eine Mail an den Stakeholder X mit der deutlichen Erinnerung an seine Pflichten bezüglich Thema Y mit Frist bis Ende des Monats“ ergibt innerhalb von Sekunden einen scharfen, aber dennoch sachlich formulierten Text. Damit sparen Sie sich 15 Minuten Grübeln mit ggf. zu emotionalem Ausgang.
Wenn Sie als Projektleiter:in eine Situation entschuldigen oder entschärfen wollen, klappt das ebenfalls in angemessenem Ton. Copilot und ChatGPT können hier, bis hin zu wirklich geschwollenen Romanen, überraschende Ergebnisse liefern. Nochmals drüberzulesen ist aber immer wichtig!
KI kann auch sehr gut helfen, Listen zu verschiedenen Themen zu erstellen. Für Einsteiger kann das eine tolle Unterstützung sein, für Profis vielleicht ein Check zur Sicherheit.
Dies alles verspricht prinzipiell eine Entlastung für Projektteams. Es soll den menschlichen Teammitgliedern ermöglichen, sich auf strategische und komplexe Aufgaben zu konzentrieren.
Ob KI aber jemals in der Lage sein wird, hochkomplexe Projekte verlässlich zu planen, bleibt derzeit fraglich.
Unser Tipp: Betrachten Sie KI-Tools immer als unterstützende Werkzeuge und nicht als Lösung. Sie können Ihnen dabei helfen, den Einstieg in ein neues Thema und eine grobe Richtung zu finden. Doch sollten Sie die Ergebnisse immer kritisch hinterfragen und nicht ungeprüft übernehmen.
KI und Mustererkennung in Daten
Ein weiterer vielversprechender Aspekt von KI im Projektmanagement ist die Mustererkennung in großen Datenmengen. Hierbei geht es darum, aus vergangenen Projekten Muster abzuleiten und diese zur Verbesserung von Ressourceneinsatz, Planung und Steuerung zu nutzen.
Das frühzeitige Hinweisen auf Verhaltensmuster im Team und Projektverlauf könnte zu einer effektiveren Risikobewertung und proaktiven Entscheidungsfindung führen. Mit Hilfe der KI können Sie künftig vermutlich frühzeitig vorsorgend agieren, anstatt später nur auf bereits eingetroffene Entwicklungen zu reagieren.
Voraussetzung hierfür ist allerdings, dass Sie historische Daten besitzen, aus denen Ihr System lernen kann. Nur so lässt sich der Traum von Hilfe in der konkreten eigenen Situation mit dem eigenen Plan und den firmeninternen Erfahrungen verwirklichen.
Auch interessant: Unser Artikel über PMO Tools – Software und Empfehlungen
Herausforderung automatischer Ressourcenausgleich
Ein langjähriges Versprechen von Tool-Herstellern im Projektmanagement ist der automatische Ressourcenausgleich – also das automatische Anpassen von Start- und Endtermin oder auch die Verteilung der Arbeit über die Zeit auf Basis tatsächlicher Ressourcenverfügbarkeit. In komplexen Projekten war das bislang nicht richtig möglich.
Hier könnte KI jetzt einen entscheidenden Fortschritt bringen. Durch schnelle Datenverarbeitung und maschinelles Lernen könnten intelligentere und präzisere Vorschläge für den Ressourcenausgleich gemacht werden. Dazu könnten abgschlossene Projekte hinsichtlich der Ressourcenzuordnung für das aktuelle Thema analysiert werden, woraus neue Vorschläge für die Umverteilung von Aufgaben entstehen könnten.
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Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 3 wichtigen Erfolgsfaktoren, mit denen Ihre taktische Ressourcenplanung reibungslos klappt.
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In kleinen Teams, in denen sich alle kennen, wird das keinen Nutzen bringen. Aber bei 50 oder 100 Teams mit jeweils 10-20 Personen kann KI möglicherweise sehr gute Vorschläge machen, auf die die Verantwortlichen selbst nicht gekommen wären.
Die KI könnte also aus vergangenen Daten lernen und schneller auf Veränderungen reagieren. Jedoch bleibt der Mensch beim Thema Ressourcenmanagement bis auf Weiteres unverzichtbar. Denn Menschen haben Wünsche bezüglich ihres weiteren Einsatzes und ihrer weiteren Lernkurve, die in den Daten der Vergangenheit nicht zu finden sind.
Es lassen sich auch Retrospektiven auswerten, um herauszufinden, wer mit wem zumindest theoretisch zusammenarbeiten kann. Möglichkeiten, Daten zu analysieren, wird es viele geben – aber bezüglich individueller Rechte und Wünsche wird das Grenzen haben.
Ethik und Datenschutz bei KI im Projektmanagement
Datenschutz im Zusammenhang mit KI im Projektmanagement ist besonders dann wichtig, wenn es um Leistungsdaten der einzelnen Mitarbeitenden geht. Große Unternehmen, die in der Regel Betriebsräte haben, müssen personenbezogene Daten sorgfältig verwalten.
Die Herausforderung besteht künftig darin, den Datenschutz und ethische Aspekte zu respektieren – gleichzeitig aber die Vorteile von KI voll auszuschöpfen.
Generische Ressourcen und Skills könnten ein Lösungsansatz für das Problem sein. Durch die Reduzierung auf die Fähigkeiten und Fertigkeiten der Mitarbeitenden ohne direkte Verbindung zu individuellen Leistungen sind organisationsweite Analysen möglich. Dies geschieht dann, ohne die Privatsphäre der Menschen zu verletzen.
Intelligente Integration am Beispiel von Microsoft Teams
Ein weiterer bedeutender Trend ist die verstärkte Integration von Projektmanagement-Tools in unternehmensweite Kommunikationsplattformen wie z.B. Microsoft Teams. Ende 2023 kündigte Microsoft an, den Fokus auf die Verwaltung von Aufgaben und Projekten in MS Teams zu legen.
Die Integration von Aufgaben und Projekten in die MS Teams Umgebung eröffnet neue Möglichkeiten, die Arbeit effizienter zu organisieren und zu koordinieren. Nach und nach wird der Microsoft Copilot in MS Teams verfügbar sein.
In die MS Teams Umgebung integrierbare Tools werden einen Vorteil haben. Für alle anderen wird es voraussichtlich zunehmend schwerer, sich großflächig am Markt zu behaupten. Nischenlösungen werden bestehen bleiben, wenn sie entsprechende Spezialitäten zu bieten haben. Eine echte MS Teams Integration erfordert aber mehr als nur die Anzeige von Informationen. Es geht darum, Aufgaben zu koordinieren und eine nahtlose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Die Herausforderung für Organisationen – nicht nur im Projektmanagement – besteht darin, Abläufe und Tools intelligent in die sich schnell entwickelnde digitale Welt einzufügen. Die Integration von verschiedenen Tools spielt hier eine wichtige Rolle.
Durch Integration Middleware lässt sich etwa der folgende Nutzen erreichen:
- Vereinfachen vieler Arbeitsschritte wegen durchgängiger Projektmanagement-Prozesse
- Integrieren von Projektplanung, Controlling, Kollaboration und Dokumenten-Management
- Doppelpflege von Daten entfällt
- Bessere Datenqualität und Entscheidungsgrundlagen für Projektleitung, Controlling und Management
- Schnellere Verfügbarkeit von Daten für ein wirklich aktuelles Bild der Situation
Herausforderungen im Bereich Scheduling
Trotz aller technischen Fortschritte ist die Terminplanung bzw. das Scheduling oft sehr herausfordernd. Dies gilt z.B. für Großprojekte, denn diese erfordern für die Koordination komplexer Abläufe meist ein Multi-Level-Scheduling. Hier gibt es Rahmenterminpläne, die mit Komponentenplänen, Gewerkeplänen und Detailplänen zusammenspielen müssen.
Die Notwendigkeit, Meilensteine, Abhängigkeiten, Puffer und Basispläne effektiv auch über Projektgrenzen hinweg zu managen, bleibt eine kritische Anforderung. Viele neue Projektmanagement-Tools unterstützen das nicht so, wie manch etablierter Anbieter es schon länger kann. Das ist auch der Grund, warum einige ältere Projektmanagement-Tools noch länger fortbestehen werden – auch wenn deren Oberflächen im Vergleich nicht so modern wirken.
Es gibt heutzutage aber auch sehr viele mittlere und kleinere Projekte, die Scheduling in nur einfacher Form von Abhängigkeiten brauchen. Dafür ist aber eine bessere Verwaltung von Aufgaben nötig und die Oberfläche soll von vielen Benutzerinnen und Benutzern einfach und schnell erlernbar sein.
Der Trend geht schon seit ein paar Jahren dahin, dass die Anbieter ausgereifter Gantt-Charts auch Kanban-Boards einbauen und die Anbieter ausgereifter Kanban-Boards nun auch Gantt-Charts anbieten. Es wird also die Brücke geschlagen, damit die Tools für große, komplexe Terminpläne wie auch für kleinere Projekte zur Anwendung kommen können.
Download (PDF): 8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement
Lesen Sie praktische Tipps, die Ihnen beim Aufbau und der Verbesserung Ihrer Multiprojekt-/Programmmanagement-Umgebung nützlich sein werden.
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Die Darstellung von Balken und Boards alleine macht jedoch nicht den Unterschied. Hier müssen Sie bei der Beurteilung sehr genau auf die Details achten. Nur so können Sie sehen, ob eine Software zu Ihren eigenen Anforderungen passt oder nicht. Von außen ist dies nicht immer gleich zu erkennen. Arbeiten Sie im besten Fall mit Testversionen, für fundiertere Erkenntnise zum Tool.
Ein neues Verständnis von Zusammenarbeit
Ein wichtiger und schon länger anhaltender Trend ist die Verschmelzung von Work-Management und Projektmanagement. Moderne Tools müssen nicht nur für umfangreiche Planungen auf Ebene von Projekten, Phasen und Meilensteinen geeignet sein, sondern auch die Zusammenarbeit auf der Ebene von Aufgaben und To-Dos unterstützen.
Dazu müssen Sie nicht immer ein neues Tool anschaffen. Sie können mittlerweile auch bestehende Tools aus der klassischen und der agilen Welt immer besser miteinander kombinieren. Phasen und Vorgänge lassen sich sinnvoll mit Features, Requirements und Issues synchronisieren. Am Ende kann dann jede Rolle das Tool verwenden, das für sie am besten geeignet ist – und trotzdem arbeiten alle perfekt zusammen.
Die Atlassian Jira Integration oder die Microsoft Azure DevOps Integration sowie die notwendige Flexibilität für agil arbeitende Teams stehen immer mehr im Vordergrund.
Change-Management und die Nutzerakzeptanz
Die Einführung neuer Projektmanagement-Tools und Technologien erfordert das Verständnis für die Veränderungen in der Arbeitsweise und die Bereitschaft der Nutzerinnen und Nutzer, diese anzunehmen.
Transparenz und Akzeptanz haben eine entscheidende Rolle für die erfolgreiche Implementierung von Tools – nicht nur von Projektmanagement-Software.
Nachdem heutzutage im Rahmen der Digitalisierung aber sehr viele Tools eingeführt werden, spielen Change-Management und User Adoption eine immer wichtigere Rolle, um Benutzer:innen nicht zu überfordern.
Am Ende soll das eingeführte PPM-System ein Frühwarnsystem sein. Es soll helfen, von Anfang an richtig zu planen und während der Durchführung richtig zu steuern. Eine wesentliche Voraussetzung dafür ist die Kenntnis der tatsächlichen Umstände in den Projekten. Diese müssen auch im Tool abgebildet werden – z.B. in Form einer roten Ampel, die eben wirklich rot und nicht gelb eingegeben wurde. Nur so können Sie die richtigen Entscheidungen treffen.
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Das sollte eine optimale und anpassbare Lösung für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) können – Tipps und wichtige Argumente für Ihre Entscheider. > Download eBook (PDF) „The PPM Paradise“.
Das alles ist an sich nichts Neues. Bei den Projektmanagement-Tools ist aber der deutliche Trend zu sehen, dass die User-Akzeptanz mehr im Fokus steht. Nur dadurch kommen richtige und verlässliche Daten ins System.
Lesen Sie hier mehr zu Change Management in Projekten.
Für die erfolgreiche Einführung eines neuen Projektmanagement-Tools müssen Sie Benutzer:innen und Stakeholder:innen umfangreich abholen und einführen. Zudem müssen Sie diesen auch erklären, was folgend mit all den gesammelten Daten passiert.
Unser Tipp: Die Systeme und Zusammenhänge werden komplexer und es muss auch immer alles noch schneller gehen als gestern. Kümmern Sie sich daher noch intensiver darum, dass aus Betroffenen motivierte Beteiligte werden.
Fazit: Integrierte und flexible Zukunft der Projektmanagement-Tools
Die Trends im Bereich Projektmanagement-Tools zeigen eine klare Ausrichtung auf KI, Integration und neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Von der Automatisierung der Routinetätigkeiten bis zur Mustererkennung in Daten verspricht KI in den Tools, die Effizienz und Effektivität im Projektmanagement erheblich zu steigern.
Ethische und datenschutzrechtliche Aspekte müssen aber im Blick behalten werden. Insgesamt sollte die Nutzung von KI-Lösungen durch alle Benutzerinnen und Benutzer verantwortungsbewusst und prüfend erfolgen.
Unternehmen brauchen künftig die Bereitschaft, sich auf die schnellen digitalen Veränderungen einzulassen. Auch die wachsende Komplexität von Projekten zwingt sie dazu. Parallel eingesetzte Tools für einzelne Aufgaben werden immer mehr zu einer integrierten Projektmanagement-Umgebung zusammengefasst.
Damit die Systeme am Ende auch zum Fliegen kommen, müssen alle Stakeholderinnen und Stakeholder rechtzeitig auf den Wandel vorbereitet und ordentlich mitgenommen werden.
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Über den AutorJohann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den AutorAchim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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