Wie Sie eine Projektliste im Multiprojektmanagement erstellen und erfolgreich damit arbeiten

0

Mit einer zentralen Projektliste lässt sich bequem der Gesamtüberblick über den Stand eines Projektportfolios gewinnen. Sie liefert auch Daten für die Entscheidungsträger im Unternehmen. Aber: DIE perfekte Projektliste gibt es nicht, da jedes Unternehmen ein unterschiedliches Portfolio hat.

In diesem Artikel lernen Sie, wie Sie eine erfolgreiche Projektliste aufbauen und damit getaktet im gesamten Projektumfeld arbeiten. Diese Kapitel warten auf Sie:

Legen wir los!

Warum ist eine Projektliste so wichtig (Beispiele)?

Die Projektliste ist Dreh- und Angelpunkte für viele andere Bereiche im Projektumfeld, die sie „füttert“. Dazu gehören z.B. die Datenbereitstellung für Berichte und das Management von Szenarien im Portfolio. Auch von anderen Bereichen wird sie regelmäßig „gefüttert“, z.B. den Einzelprojekten und der Projektinitiierung.

Von der zentralen Projektliste aus können Sie gut in die Einzelprojekte „einsteigen“. Zu jedem Projekt können Sie von dort auf alle wichtigen Dokumente und Informationen zugreifen. Und bei kritischen Projekten lassen sich zudem Problematiken gezielt genauer analysieren.

Die zentrale Projektliste steht im Zentrum
Die zentrale Projektliste steht im Zentrum einer optimalen und erfolgreichen Multiprojekt-Umgebung
(Quelle: „The PPM Paradise“)
Projektliste in Microsoft Project Online
Exemplarische Projektliste in Microsoft Project Online, hier gruppiert nach Risiken

Nutzen Sie ein datenbankbasiertes PPM-Tool wie z.B. Project Online, so ist eine Projektliste schon in der Grundausstattung mit dabei. Diese können Sie beliebig gruppieren und verschiedene Ansichten definieren. So haben Sie einen schnellen Überblick über alle interessanten Informationen zu den Einzelprojekten, z.B. symbolisiert durch Ampeln.

Projektliste in Project Online, gefiltert
Projektliste in Project Online, gefiltert nach „Overall Status = rot“

Durch den Einblick in die Details eines Projekts erkennen Sie leicht, woher z.B. eine rote Ampel in der Projektliste kommt. Im folgenden Screenshot ist erkennbar, dass der Grund in der Zeitplanung zu finden ist, wo die fehlende Abnahme des Kunden noch verzögert wird.

Ampeldarstellung Einzelprojekt in Project Online
Ampeldarstellung eines Einzelprojekts in Project Online – die rote Ampel bei der Zeitplanung führt zu einer gelben im Gesamtstatus

Was sind die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektliste?

Wie bei jeder Neueinführung im Projektumfeld sind auch bei der Implementierung einer einfachen Projektliste die  Bereiche People + Process + Tools gemeinsam zu berücksichtigen. Denn diese soll ja aktuell und vollständig sein. Das macht klare Prozesse durch die betroffenen Rollen notwendig.

Die Umfrage in einem TPG Webinar von 2023 ergab, dass der Großteil (40 %) eine Projektliste in Excel pflegt und 13 % noch keine Projektliste im Einsatz haben. Zentrale Lösungen in SharePoint, einer eigenen Datenbank oder in einem Tool für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) haben jeweils 16 %.

Einsatz Projektliste Umfrage
Umfrage aus dem TPG Webinar 2023: der Großteil nutzt Excel für eine Projektliste (n=82)

Aufbau und Verwendung der Projektliste

Eine Projektliste kann nur so gut sein wie die Daten, die dort eingegeben werden. Excel ist, wie in der Umfrage gesehen, hierfür noch sehr häufig im Einsatz. Dieses Tool ist auf der einen Seite ein guter Start. Es ist für so eine flache Tabelle sehr einfach zu bedienen und Vielen vertraut.

Auf der anderen Seite aber hat eine Excel-Liste auch erhebliche Nachteile. Diese sind:

  • Meist mühsames manuelles Zusammenstellen der Daten aus unterschiedlichen Quellen
  • Es fehlt die Verbindung zu den Quellen dahinter, damit eine automatische Aktualisierung stattfinden kann.
  • Je nach Speicherort können nur eine oder mehrere Personen an der Excel-Liste arbeiten.
  • Gegebenenfalls gibt es im Dateisystem bei mehreren Versionen der Projektliste Verwirrung, welche gerade die aktuelle Datei ist.
  • Die Vergabe unterschiedlicher Lese- / Schreib-Rechte in einer Excel-Liste ist schwierig bzw. nur begrenzt möglich.

Download (PDF): 10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO, die Sie kennen sollten

Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 10 wichtigen Erfolgsfaktoren für ein leistungsfähiges und akzeptiertes PMO.
* Pflichtfeld  |  Datenschutzhinweise

Dieses Formular wird durch Ihre Cookie-Einstellung zu unserer Website blockiert. Bitte klicken Sie hier und wählen Sie mindestens die Marketing-Cookies aus. Dann wird dieses Formular angezeigt. Vielen Dank. ‘.

Was sind die Vorteile einer Projektliste?

Mit einer zentralen Projektliste gewinnen Sie die Übersicht für berechtigte Stakeholder. Diese beinhaltet:

  • alle Projekte im Verantwortungsbereich des PMO
  • vollständige, aktuelle und richtige Informationen zur Kennzeichnung
  • Kennzahlen, Ampeln und Kommentare
  • Navigation zu weiteren Dokumenten und Workspaces (in SharePoint, Confluence, …)

Auf der anderen Seite ist die zentrale Projektliste auch die Basis für die Multiprojektsteuerung. Aus der Liste lassen sich die Projekte auswählen, die z.B.:

  • in den Sitzungen des nächsten Steering Boards im Fokus stehen sollen
  • Unterstützung vom PMO benötigen
  • im Portfoliomeeting behandelt werden sollen
  • Ressourcenkonflikte haben

Welche Inhalte sollte eine Projektliste haben?

Sie möchten aus der Projektliste wichtige Informationen ziehen. Daher sollten Sie als Erstes definieren, was Sie z.B. an bildlich dargestellten Informationen für Ihre Berichte haben möchten. Die Voraussetzungen hierfür müssen dann in der Projektliste mit Spalten und Feldern geschaffen werden.

Projektliste-Daten befüllen Berichte
Die Daten hinter der zentralen Projektliste befüllen die gewünschten Berichte
(Quelle: „The PPM Paradise“)

Eine Projektliste mit allen notwendigen Zusatzfeldern für Berichte besteht aus vielen Zeilen und Spalten. Für die übersichtliche Darstellung empfiehlt sich daher ein Dashboard, in dem Sie Ihre Daten grafisch visualisieren und auf einer Bildschirmseite gut erkennen können.

Zudem sollten die Auswertungen Ihrer Liste zur einfachen Orientierung für die Stakeholder auch immer an demselben Platz erfolgen und über denselben Einstieg erreichbar sein. Genau das ermöglicht ein gutes Dashboard.

Projektliste Dashboard
Eine bessere Darstellung der vielen Projektdaten in der Tabelle ist im Dashboard möglich
(Quelle: „The PPM Paradise“)

Starten Sie bei der Idee für eine Projektliste am besten pragmatisch mit einer Skizze – die Projekte untereinander. In den Spalten arrangieren Sie anschließend weitere Informationen, die unterschiedliche Feldtypen umfassen werden (Datum, Freitext, Zahlen, Ampeln mit welcher Berechnungslogik, Symbole / Indikatoren wie Pfeile, Links zu weiteren Dokumenten oder Werkzeugen, …).

Auch Filtern, Gruppieren und Sortieren sind wichtige Möglichkeiten, die Aussagen der Daten leichter verständlich zu gestalten. Ihr Tool sollte diese Funktionen auf jeden Fall bereitstellen.

Unser Tipp: Die Anzahl der Spalten wird mit der Zeit wachsen. Achten Sie daher darauf, dass Sie bequem zwischen verschiedenen Ansichten umschalten können. Im Optimalfall sind die Ansichten auch mit Ihrem Berechtigungssystem gekoppelt.

Projektliste Felder
Projektliste und Felder im anfänglichen Skizzenmodus vor der Umsetzung im Tool

Die Voraussetzung für eine erfolgreiche Projektliste in der Übersicht:

  • Daten befinden sich in der Datenbank anstatt in verstreuten Dateien
  • Nur EINE richtige und aktuelle Version („single source of truth“)
  • Historisierung der Daten möglich
  • Individuelle Rechtevergabe möglich
  • Basis zur Integration von verschiedenen Systemen (kaufmännische Daten mit Projektdaten aus unterschiedlichen Tools)
Projektliste Integration aus Daten verschiedener Quellen
Die Basis für eine systemübergreifende Programmplanung ist die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen in EINER zentralen Projektliste (Integration via TPG PSLink)

Wie stellen Sie sicher, dass die Daten in der Liste „gut“ sind? Diese sollten auf jeden Fall vollständig, richtig und aktuell sein. Folgende weiteren Fragen sollten Sie mit Ihrer Liste der Projekte zudem mit JA beantworten können:

  • Sind wirklich ALLE Projekte in der Projektliste?
  • Projektauftrag von allen neuen Projekten vorhanden?
  • Workspace von allen Projekten eingerichtet?
  • Team in MS Teams für alle Projekte eingerichtet? Ist die Kommunikation zentral über dieses moderne Tool möglich?
  • Terminplan von allen Projekten vorhanden?
  • Basisplan in allen Projekten gesetzt? Wurde der Basisplan zu Beginn des Projekts gesetzt?
  • Alle Projekte rechtzeitig aktualisiert? Von wann stammt die Aussage zu diesem Projekt?
  • Statusbericht von allen laufenden Projekten vorhanden? Wann wurde er zuletzt geschrieben?
  • Abschlussbericht von allen abgeschlossenen Projekten vorhanden?

Wie kommen die Projekte in die Projektliste?

Projekt definieren: Wichtig ist, dass Sie Projekte von Linientätigkeiten getrennt halten. Nur die Projekte gehören in Ihre Projektliste! Als Entscheidungshilfe kann hier die Projektwürdigkeitsanalyse dienen. Sie gibt auch die Vorgaben, welche Informationen in einem Projekt gepflegt werden müssen (bei Kleinprojekt weniger Daten als bei Großprojekt).

Projektwürdigkeitsanalyse
Eine Projektwürdigkeitsanalyse hilft beim Bestimmen, welches neue Vorhaben welche Art von Projekt ist
Download: Anpassbare Vorlage einer Projektwürdigkeitsanalyse für Excel

Projekt anlegen: Das Anlegen eines neuen Projekts sollte nur von einer Stelle vorgenommen werden können. In der Regel ist dies die Aufgabe des Project Management Office (PMO). So verhindern Sie, dass Sie viele „Projektleichen“ in Form von Testsystemen etc. vorfinden.

Projekt sehen: Sollen nicht alle Projekte von jeder Person zu sehen sein, so ist dies mit dem Rechtesystem entsprechend einzurichten. Diese können z.B. bei internationalen Konzernen länderübergreifend unterschiedlich geregelt sein.

Projekte bearbeiten: Auch das Editieren der Projektinhalte ist über die Zugriffsrechte zu regeln.

Projekt archivieren: Ist ein Projekt abgeschlossen, so kann es noch für eine gewissen Zeit in der Liste verbleiben. So können Sie z.B. noch auf die Lessond Learned zugreifen. Hierfür ist eine Regel zu finden. Irgendwann sollte aber zwecks Übersichtlichkeit eine Bereinigung durch Archivierung stattfinden.

Kategorisieren von Eigenschaften: Unterschiedliche Projektarten (IT, Software, Bau, F&E, Organisation,…) haben unterschiedliche Eigenschaften und Informationen. Diese sollten daher gesondert betrachtet werden können, damit Sie nicht Äpfel mit Birnen vergleichen.

Unser Tipp: Legen Sie neben dem Produktivsystem immer auch ein Testsystem für Schulungen und Tests an. So sind Ihre Originaldaten geschützt und bleiben „sauber“.

Im folgenden Video von April 2024 erfahren Sie mehr zum Thema Projektliste. Es diente als Grundlage für diesen Artikel.


— Oops, hier fehlt ein Video —
Ihre Cookie-Einstellungen blockieren das Anzeigen von Videos of dieser Website. Bitte ⇒ klicken Sie hier und es erscheint die Cookie-Auswahl. Wählen Sie dort mindestens die Marketing-Cookies aus. Dann wird das Video sofort erscheinen. Vielen Dank.

Projektinitiierung: Prozess und seine Phasen

Definition Projektinitiierung

Die Projektinitiierung ist der erste Schritt, wenn ein neues Projekt gestartet werden soll. In dieser Phase definieren Sie genau, warum das Projekt durchgeführt werden soll. Sie ermöglicht einen strukturierten Ansatz, der den Business Case des Projekts verdeutlicht. Zusätzlich werden in dieser Phase wichtige Stakeholder frühzeitig einbezogen. Dadurch stellen Sie sicher, dass die notwendigen Ressourcen vorhanden sind, das Projekt im Unternehmen bekannt wird und potenzielle kostspielige Hindernisse vermieden werden.

In dieser Phase sichern Sie sich die Zustimmung wichtiger Beteiligter. Zudem zeigen Sie, dass Ihr Projekt durchführbar ist und demonstrieren seinen Mehrwert.

Erst nachdem diese Schritte abgeschlossen sind, geht das Projekt in die Phase der Projektplanung über.

Projektinitiierung und Projektliste
Eine strukturierte Projektinitiierung füllt die Projektliste

Um ein Projekt zu initiieren, gibt es zwei empfohlene Wege:

Weg 1: Anstoßen des Prozesses zur Projektinitiierung direkt im PPM-Tool. Die Projektinitiierung ist hier die Phase 1. Darin wird über einen Workflow top-down geprüft und entschieden, ob ein Projekt tatsächlich gestartet wird und somit in die nächste Stufe der Projektplanung übergeht. Ist dies nicht der Fall, so verschwindet die Projektidee wieder aus der Liste, das Projekt ist „gestorben“.

Projektlebenszyklus und Projektliste
Projektlebenszyklus: Projektinitiierung, Planung, Ausführung und Abschluss
(hier am Beispiel von Planisware Orchestra)

Weg 2: Beim Durchlaufen eines Prozesses für Ideenmanagement wird eine Projektidee nach verschiedenen Kriterien geprüft. Dies können z.B. strategische Überlegungen sein. Daraufhin wird entschieden, ob aus der Idee ein Projekt wird und, wenn ja, welche Art von Projekt.

Ideenmanagement-Prozess zur Auswahl von Projekten
Ideenmanagement-Prozess zur Auswahl von Projekten
(hier am Beispiel von Planisware Orchestra)

Empfohlene Felder in der Projektliste

Folgend sehen Sie eine Übersicht der Methoden, die in Projekten zum Einsatz kommen können. Diese sind abhängig von der Größe und der Laufzeit der Projekte.

Das PMO stellt die notwendigen Methoden im Rahmen eines geeigneten PPM-Systems zur Verfügung, das an das Unternehmen angepasst ist. Es entwickelt die dafür notwendigen passenden Prozesse, damit die Methoden auch richtig gelebt werden. Und es kümmert sich um die Schulungen bzw. unterstützt bei der Anwendung.

Methodenauswahl durch PMO
Methodenauswahl und die Aufgaben des PMO in dem Zusammenhang

Beachten Sie bitte: Alle Daten in der Projektliste müssen auch von den zuständigen Personen gepflegt werden. Je mehr Daten Sie erfassen möchten, desto mehr Zeit werden die Personen dafür aufwenden müssen. Und die Personen benötigen auch Zeit, dies alles zu verstehen. Hier ist das PMO gefordert durch Schulungen und Unterstützung. Aufwand und Nutzen der Datenerfassung sollten immer in einem gesunden Verhältnis stehen.

Die folgende Grafik zeigt mögliche Inhalte einer Projektliste. Zahlenfelder können natürlich berechnet werden, ggf. ist hier das genaue Vorgehen festzulegen.

Bei Ampeln vertreten wir die Meinung, dass diese immer manuell vom verantwortlichen Projektleitenden zu setzen und zu kommentieren sind. Er / Sie trägt die Verantwortung und soll dies durch das Setzen des Ampelstatus auch zum Ausdruck bringen.

Mögliche Felder in der Projektliste
Mögliche Felder in der Projektliste (blau, oben) und wo die Daten herkommen (rot, unten)

Download (PDF): Ergebnisse der Umfrage zu PMO-Tools

Eine Studie aus Ende 2021 zu eingesetzen Tools im PMO, der Zufriedenheit damit und Potenzialen zur Verbesserung der Tool-Landschaft.
* Pflichtfeld  |  Datenschutzhinweise

Dieses Formular wird durch Ihre Cookie-Einstellung zu unserer Website blockiert. Bitte klicken Sie hier und wählen Sie mindestens die Marketing-Cookies aus. Dann wird dieses Formular angezeigt. Vielen Dank.

Schrittweise Einführung einer Projektliste

Bevor Sie loslegen, sollten Sie Ihre Projektliste skizzieren, wie oben bereits beschrieben. Vielleicht starten Sie am einfachsten mit einer sehr abgespeckten Projektliste, bei der zu jedem Projekt nur eine Ampel und ein Kommentarfeld existieren.

Kommunizieren Sie allen Beteiligten bei der Einführung der neuen Liste den Nutzen ausführlich, damit die Akzeptanz auch wirklich gewährleistet ist. „Verkaufen“ Sie die neue Liste mit ihren Vorteilen!

Führen Sie Schulungen durch und stellen Sie eine Stelle zur Verfügung, die bei Fragen gleich helfen kann. In der Regel ist die das PMO.

Bitte beachten Sie: Nur bei hoher Akzeptanz und richtiger Dateneingabe erhalten Sie letztendlich die gute Datenqualität in Ihrer Liste und den damit verbundenen Nutzen.

Diesen Prozess von Change Management / User Adoption wiederholen Sie bei jeder Neuerung in der Liste, weil diese über die Zeit immer weiter ausgebaut wird.

Die folgende Grafik zeigt dies anhand der drei Ausbaustufen:

  1. Initiale Projektliste
  2. Einführung des Projektauftrags als neue Methode
  3. Detaillierterer Statusbericht
Einführung der Projektliste - Change Management / User Adoption Prozess
Einführung der Projektliste und weiterer Ausbaustufen in verkraftbaren Schritten, begleitet von einem Prozess für Change Management / User Adoption

Wesentlich ist, dass Sie jeden weiteren Ausbau der Projektliste über Ihre gesamte Projektlandschaft ausrollen. Kein Projekt darf davon ausgenommen sein. Nur so bekommen Sie die vollständige Übersicht.

Aktualisierung der Projektliste

Stellen Sie sicher, dass Ihre Projektliste anhand von Statusberichten aus den Einzelprojekten vor jedem Portfoliomeeting regelmäßig aktualisiert wird. Dafür muss ein Prozess definiert sein mit genügend Vorlaufzeit für die Prüfung der Daten. Dabei hilft ein Redaktionsschluss, der strikt einzuhalten ist.

Dies ist die Aufgabe des PMO, das für die Regelmäßigkeit sorgen muss. Der Rhythmus muss dabei zu den Arten und der Laufzeit der Projekte passen.

Datenqualität der Projektliste
Prozess, über den dem PMO die aktuellen Projektdaten bereitgestellt werden – für die Datenqualität der Projektliste

Aus den montlichen Daten können Sie interessante Berichte ziehen. Diese können Ihnen als Nachweis dienen, dass Ihr Projektmanagement schrittweise besser wird. Beispielsweise wären hierzu folgende Fragestellungen auswertbar:

  • Wie hat sich die Anzahl der kritischen Projekte verringert?
  • Sind die Projektmängel zurückgegangen?
  • Sind Projektverzögerungen seltener?
  • etc.
Messung des Projekterfolges durch Projektliste
Messung des Projekterfolges aus der Historie der Berichte Dank einer leistungsfähigen Projektliste

Zusammenfassung – Projektliste im Multiprojektmanagement

Eine zentrale Projektliste ist von entscheidender Bedeutung für das effektive Management eines Projektportfolios. Sie ermöglicht Ihnen nicht nur einen umfassenden Überblick über den Status der Projekte, sondern dient auch als wichtige Informationsquelle für Entscheidungsträger im Unternehmen.

Darüber hinaus erleichtert die Projektliste Ihnen den Zugriff auf wichtige Dokumente und Informationen zu einzelnen Projekten. Auch eine gezielte Analyse von Problemen in kritischen Projekten ist dadurch möglich. Sie bildet den Dreh- und Angelpunkt für viele Bereiche im Projektumfeld und ermöglicht eine erfolgreiche Multiprojekt-Umgebung. Anhand der erfassten Daten kann nachgewiesen werden, ob und wie Ihr Projektmanagement im Unternehmen schrittweise besser wird.

Durch den Einsatz datenbankbasierter Tools wie Project Online oder TPG ProjectPowerPack können Sie Projektlisten effizient erstellen, verwalten und verschiedenste Ansichten definieren. So lassen sich als Nutzen relevante Informationen für wichtige Entscheidungen schnell abrufen.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement-Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für einen höheren Reifengrad Ihres Projektmanagements!

Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Immer informiert sein: TPG MonatsInfos abonnieren (praxisstarke Tipps)

Jetz abonnieren und Sie verpassen keine neuen Experten-Tipps in Form von Blogartikeln, Webinaren, eBooks etc. Keine Kosten, kein Risiko, Abmeldung mit nur einem Klick.
* Pflichtfeld  |  Datenschutzhinweise

Dieses Formular wird durch Ihre Cookie-Einstellung zu unserer Website blockiert. Bitte klicken Sie hier und wählen Sie mindestens die Marketing-Cookies aus. Dann wird dieses Formular angezeigt. Vielen Dank.


Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Johann Strasser auf Linkedin und Xing.
Weitere TPG Blog-Artikel von Johann Strasser und Artikel im Projektmagazin

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

 

ARTIKEL DRUCKEN

Share.

Kommentar abschicken