Die 12 wichtigsten Projektmanagement-Trends 2020

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+++ Ressourcen- und Projektmanagement Entwicklung +++ Die wichtigsten PMO Trends 2020 +++ Das Projektmanagement der Zukunft +++

Von Johann Strasser (LinkedIn Profil)

Starten wir mit der Einleitung zur aktuellen Projektmanagement-Entwicklung: Viele reden vom wirtschaftlichen Abschwung und in einigen deutschen Branchen ist dieser auch schon deutlich zu spüren. Wird das Auswirkungen auf das Projektmanagement haben? Wir sind der Meinung: nein.

Diese Einschätzung liegt daran, dass mittlerweile speziell das Portfolio- und Multiprojektmanagement bei sehr vielen Unternehmen stark verzahnt ist mit der Unternehmensführung, -kultur und -strategie. Etablierte Prozesse sorgen dafür, dass im zunehmend komplexen Umfeld des Multiprojektmanagements der Überblick erhalten bleibt. So lassen sich Schieflagen frühzeitig erkennen – besonders wichtig in wirtschaftlich schwierigeren Zeiten. Wir sind also der Meinung: Alles rund um das Multiprojektmanagement wird auch in diesen Zeiten eher wichtiger, als dass es gefährdet ist.

Auf dieser Basis finden Sie folgend die aus unserer Sicht zwölf wichtigsten Trends im Projektmanagement 2020. Mit diesem Artikel wollen wir Sie an unseren aktuellen Ansichten und Erfahrungen teilhaben lassen. Diese basieren auf Kundenprojekten, Seminaren und Diskussionen zu aktuellen Entwicklungen und kommenden Trends.

Auf dieser Basis von Einschätzungen und Prognosen können Sie selbst die passenden Weichenstellungen für Ihr Umfeld ableiten. Vielleicht fühlen Sie sich beim Lesen aber auch einfach nur in Ihren Ansichten bestätigt, wie die Projektmanagement-Zukunft aussehen könnte.

Jedenfalls freuen wir uns, wenn Sie am Ende des Artikels einen Kommentar hinterlassen. Egal wie Ihre Einschätzung zum einen oder anderen Punkt lautet – Zustimmung oder gegensätzliche Meinung – alles Feedback ist wichtig! Vielen Dank schon mal im Voraus.

 Trend 1)  Vollständige Ressourcenplanung gewünscht

Das Wichtigste zuerst: Leider ist keine Entspannung bei der Ressourcensituation in Aussicht. So geht der Trend zur Optimierung der Auslastung vorhandener Mitarbeiter ungebrochen weiter. Die Verantwortlichen müssen auch in der Zukunft weiterhin versuchen, das Unplanbare planbar zu machen.

Dazu müssen sie mindestens wissen, woran die Mitarbeitenden derzeit arbeiten – nicht nur in Projekten, sondern auch in der Linie. An der Einbindung der Teamleiter in den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie führt künftig kein Weg vorbei. Nur wenn beide Perspektiven zusammengeführt sind, entsteht eine vollständige und somit auch belastbare Ressourcenplanung.

Dazu kommen in immer kürzeren Abständen neue Anforderungen für Projekte und Wissensgebiete. Diese sind noch flexibler in der strategischen Kapazitätsplanung zu berücksichtigen.

PMO und Portfoliomanager wünschen daher noch bessere Unterstützung bei der variablen Planung von Szenarien. Sie müssen entsprechend der Prioritäten und Verfügbarkeiten der nächsten Monate und Jahre entscheiden, welche Projekte wann neu zu starten sind.

Langsam aber sicher verbreitet sich die Erkenntnis, dass dafür eine grobe, aber vollständige Ressourcenplanung besser ist als eine präzise Planung in nur manchen Projekten. Der Ansatz „Vollständig und gut genug“ wird immer öfter akzeptiert.

Wenn Sie mit Ihrer Ressourcenplanung nicht zufrieden sind, dann lesen Sie hier mehr zum Thema Ressourcenplanung einführen und verbessern.

Trend 2)  Wer Wissen teilt, kommt weiter

Verfügen Sie über zu wenige geeignete Personen, die sich gleichzeitig einsetzen lassen, so führt dies zu Ressourcenkonflikten. Je ähnlicher dabei die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Personen sind, desto einfacher ist es, sie einzuteilen. Konflikte reduzieren sich damit automatisch.

Das Problem ist also nicht die eigentliche Zahl der Personen, sondern die Engpässe bei bestimmten Fähigkeiten. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie dafür sorgen, dass Wissensträger ihr Know-how zumindest innerhalb von Teams teilen. Alleine ist man zwar vorübergehend schneller, gemeinsam kommt man auf Dauer aber weiter.

Diese Denkweise ist in agilen Umgebungen völlig normal. Für viele etablierte klassische Organisationsstrukturen ist das beschriebene Umdenken aber eine sehr große Herausforderung. Diese Entwicklung setzt sich immer stärker durch und wird auch von jüngeren Generationen vorgelebt.

Lesen Sie hierzu auch: Skill-Management: Welche Fähigkeiten brauchen Ihre Ressourcen wann?

Trend 3) Fixe Teams bringen bessere Ergebnisse

Agile Teams sind per Definition fix besetzt und arbeitet wirklich gemeinsam an nutzbaren Ergebnissen. Deren Machbarkeit und Umfang wurde vorher selbst geschätzt und in Sprints eingeteilt. So wird viel klarer, was sich wirklich erreichen lässt und was nicht. Jeder weiß, wer was kann, worauf man sich verlassen kann und was eher unsicher ist. Auch fällt den Teammitgliedern das Teilen von Wissen in einem gleichbleibenden vertrauten Team viel leichter.

Agil bedeutet, dass auf jeden Fall ein nutzbares Ergebnis entstehen muss. Allerdings darf dieses unter Einbezug der Auftraggeber auch vom ursprünglichen Plan abweichen. Hauptsache, es ist sinnvoll und erreichbar.

Verantwortliche müssen am Ende das Versprochene halten und nicht nur am Anfang das Unhaltbare versprechen. Die wesentlichen Schlüssel sind hier die konstante Teamzusammensetzung gepaart mit der Eigenverantwortung des Teams.

Dazu kommt noch die iterative Zusammenarbeit des Product Owners bzw. Projektleiters mit den Stakeholdern und regelmäßiges Feedback. Ob Sie das künftig auch immer agil nennen oder nicht, spielt keine Rolle.

Lesen Sie hier mehr zu Ressourcenkonflikte in Projekten – kann agile Planung diese verringern?

Trend 4) Firmenübergreifende Projekte begünstigen Cloud-Lösungen

Ist aber gerade in Bereichen der allgegenwärtigen Digitalisierung das nötige Wissen in Ihrem Unternehmen gar nicht vorhanden? Dann lässt sich auch nichts teilen. Die Frage „make or buy“ wird daher künftig noch deutlich stärker in den Vordergrund treten.

Dazu steigt in vielen Branchen auch das Angebot an flexibel einsetzbaren Komponenten. Gemeinschaftliche Entwicklungen über Firmengrenzen hinweg werden damit immer selbstverständlicher. Die firmenübergreifende Zusammenarbeit in Projekten wird unserer Meinung nach auch weiterhin immer mehr zunehmen.

Dies ist auch ein wichtiger Treiber für die weitere Intensivierung der Nutzung von Projekt- und Portfoliomanagement Software in der Cloud. Damit ist genau diese Art der Zusammenarbeit zumindest aus Sicht der Technik sehr einfach zu bewerkstelligen. Auch im Sinne der Lizenzierung ist dies eine einfache Übung: Jedes beteiligte Unternehmen bezahlt einfach seine temporären Lizenzen selbst bzw. verrechnet sie transparent.

Wenn Sie auf der Suche nach einer leistungsfähigen und unternehmensübergreifenden Cloud-Lösung sind, dann lesen Sie hier die Argumente für Microsoft Project Online.

Trend 5)  Mehr Kundenaufträge mit agiler Umsetzung

Bei den Auftraggebern herrscht viel Unsicherheit, was in der heutigen VUCA-World wie beauftragt werden soll. Und daher entwickelt sich der Trend zu immer mehr agilen und gemeinsamen Entwicklungsaufträgen.

Dabei geht es immer weniger um das Erfüllen einer festen Spezifikation. Diese gibt es nämlich zum Zeitpunkt der Beauftragung noch gar nicht. Vielmehr gilt es immer öfter den vom Auftraggeber formulierten Nutzen eines Liefergegenstandes mit agilen Methoden sicherzustellen.

Dieses Thema zieht sich quer durch viele Branchen, auch weit weg von Softwareprodukten. Aber der steigende Softwareanteil in den Produkten und Lösungen ist ein wesentlicher Treiber für die Verbreitung der agilen Methoden. Dieser Trend ist nicht neu, aber er ist noch weit von seinem Höhepunkt entfernt.

Lesen Sie hier zum Thema, wann Sie klassisch, agil oder hybrid planen sollten.

Trend 6)  Klassische und agile Tools besser parallel betreiben

Bei den Software-Tools ist das Bemühen um eine Verschmelzung der klassischen und agilen Funktionen ein weiterer Trend für die nächsten Jahre. Hersteller klassischer Systeme versuchen agile Funktionen wie Kanban-Boards, Sprints und Burn-Down Charts einzubauen.

Die Vertreter aus der agilen Welt ergänzen Balkendiagramme für eine übergeordnete Sprintplanung und versuchen sich im Bereich des Portfolio- und Ressourcenmanagements. Allerdings ist diese Verschmelzung noch nirgends wirklich gut gelungen.

Wir treffen häufig auf den Wunsch Projekte für die Außenwelt klassisch mit Phasen und Meilensteinen dazustellen, aber intern in Sprints zu arbeiten. Vor diesem Hintergrund wird es auch in Zukunft sinnvoller sein, Tools für Projektmanagement und Workmanagement parallel einzusetzen. Achte Sie aber darauf, diese Tools miteinander zu integrieren, sodass für einen effizienten Datenaustausch zwischen den IT-Welten möglich ist.

Möchten Sie z.B. Microsoft Project mit den bekannten Tools für Aufgabenmanagement wie Jira oder Microsoft Planner integrieren, so ist dies einfach möglich. Lesen Sie mehr zur Integration von Jira mit MS Project.

Kostenloser Download (PDF): Hybrid – Wie Sie agile und klassische PM-Methoden verbinden

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Trend 7) Ergebnisoffenheit soll höheren Nutzen bringen

Komplexe Projekte mit theoretisch klaren Vorgaben zu einem fixen Endtermin erfolgreich abzuschließen – dies ist schon oft gescheitert. Aus so einer teuren Erfahrung steigt das Verständnis für die viel diskutierte Ergebnisoffenheit. Bei agilen Ansätzen steht diese im Mittelpunkt, im Gegensatz zur klassisch fixen Zielerreichung.

Die Ergebnisoffenheit bei agilen Ansätzen kann am Ende ein allgemein akzeptiertes Ergebnis mit höherem Nutzen bringen, als es das ursprünglich angepeilte Ziel gebracht hätte. Die Basis dafür ist die regelmäßige enge Abstimmung zwischen Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam. So herrscht immer Klarheit über die gewünschten und machbaren Ergebnisse.

Die regelmäßige Abstimmung wäre auch bei klassischen Projekten möglich, ist aber leider meist reine Theorie. In agilen Teams hingegen ist dies gelebte Praxis.

Bei klassischen Methoden, bei denen das einmal angepeilte Ziel am Ende eventuell nicht mehr den gewünschten Nutzen bringt, kann die Treffsicherheit bzw. Zufriedenheit demnach am Ende viel geringer ausfallen. Wir meinen, diese Erkenntnis wird sich weiter durchsetzen.

Setzen Sie sich also bei unsicherer Zielgestaltung in Projekten gleich für einen agilen Ansatz ein! Sie werden das vermeintlich klare Ziel am Ende nicht mit Mängeln verfehlen, sondern das gemeinsam veränderte Ziel genau treffen.

Lesen Sie hier mehr zu „Hybrides Projektmanagement – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden“.

Trend 8) Projektleiter als Kommunikationsexperten verantworten den Nutzen

Aus dem vorherigen Trend ergibt sich logischerweise, dass der Projektleiter bei agilen Aufträgen einen höheren Einfluss auf das Endergebnis hat. Schließlich wird die Ausprägung der Ziele ja auch erst während des Projektes erarbeitet.

Und so kommt es, dass Projektleiter künftig nicht mehr nur die Verantwortung für die Liefergegenstände haben werden. Künftig werden Projektleiter auch für den Nutzen zur Rechenschaft gezogen, der mit diesen Liefergegenständen erzielt werden soll.

Der Trend geht zudem zu immer mehr internationaler Bezug von fertigen Hardware-Komponenten aus externen Quellen, die intern per Software angepasst werden. Dies verlangt vom Projektleiter der Zukunft ganz andere Fähigkeiten, als in der Vergangenheit. Besonders die Kommunikativen Fähigkeiten werden immer wichtiger. Die Fachexpertise findet sich mehr im Team.

All dies zieht eine neuerliche Erweiterung der von Projektleitern geforderten Fähigkeiten nach sich. Stellen Sie also sicher, dass diese Entwicklung in der künftigen Ausbildung Ihrer Projektleiter berücksichtigt wird.

Lesen Sie hier mehr zu „Warum die Agile Certified Practitioner Zertifizierung boomt“.

Trend 9) Changemanagement parallel zum Projektmanagement

Projektmanagement wurde in vergangenen Jahren in erster Linie bei der Entstehung von greifbaren Ergebnissen eingesetzt. Die Projekte waren erfolgreich, wenn die bestellten Liefergegenstände auch wirklich so geliefert wurden.

Im Rahmen der heutigen Digitalisierung werden aber auch sehr viele organisatorische Änderungen im Rahmen von Projekten erwirkt. Damit solche Projekte erfolgreich sein können, ist es unerlässlich, parallel zur inhaltlichen Umsetzung den Veränderungsprozess in der Organisation gebührend zu behandeln.

Sorgen Sie also dafür, dass die in ihrem Arbeitsalltag von Änderungen betroffenen Personen richtig vorbereitet und auch begleitet werden. Das muss im Rahmen der Projektplanung von Anfang an berücksichtigt werden.

Ob es auch eine Aufgabe für den Projektleiter ist, sich um den Change zu kümmern, hängt vom Umfang der Änderungen und der Anzahl der betroffenen Personen ab. Vermutlich macht es aber bei solchen Vorhaben immer Sinn, Spezialisten für das Thema Changemanagement mit an Bord zu holen. Diese Erkenntnis ist zwar auch nicht neu, aber in letzter Zeit wird nicht nur darüber geredet, sondern auch konkret gehandelt.

Lesen Sie hier mehr: Change Management – warum Projektmanager künftig auch Change Manager sein müssen

Trend 10) PMO Trend zu steigender Verantwortung

Ohne standardisierte Methoden, Prozesse und Tools gibt es weder klassisch noch agil Erfolg im Multi-Projektmanagement. Wenn Sie dazu auch noch die Organisation ändern, so müssen Sie diesen Wandel sorgfältig planen und führen. Das PMO wird hierfür noch deutlich stärker in die Verantwortung kommen, als dies bisher der Fall war.

Zudem entstehen durch die Digitalisierung Projekte in Bereichen, in denen bisher nur Linientätigkeiten verrichtet wurden, aber kein Projektmanagement erforderlich war. Lassen Sie das PMO die Basis schaffen, damit diese Einbindung möglichst reibungsfrei erfolgen kann.

Der Trend beim PMO geht dahin, dass das PMO abteilungsübergreifender Taktgeber für das Erbringen von Ergebnissen in und um Projekte wird – entlang der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens. Dabei kommt auch dem Thema Ressourcenmanagement eine immer stärkere Bedeutung im PMO zu.

Hier lesen Sie mehr zum Thema: Alles was Sie zum PMO wissen müssen.

Trend 11)  Kulturwandel zur Akzeptanz erfolgreichen Scheiterns

Damit bekommt das PMO immer stärker die Verantwortung zur Umsetzung strategischer Vorgaben. Dies können Sie aber nur erreichen, wenn Ihre Ressourcensituation es auch erlaubt. Das PMO braucht also eine unternehmensweite Übersicht der verfügbaren Skills. Diese sind künftig noch dynamischer den strategisch bewerteten Projekten zuzuordnen.

Dabei ist allerdings auch der Abbruch von mittlerweile weniger sinnvollen Projekten gefragt. Denn durch gezielten Projektabbruch schaufeln Sie Mitarbeiter rechtzeitig für höher priorisierte Projekte frei. Das Schlagwort „Fail Cheap“ ist dabei nicht neu. Es trägt aber stark zum nötigen Kulturwandel bezüglich des erfolgreichen Scheiterns bei.

Wird in Ihrem Unternehmen der begründete Abbruch eines Projektes schon als positiv gesehen, oder noch als ein Versagen des Projektleiters? Sorgen Sie für den nötigen Kulturwandel.

Vielleicht hilft Ihnen die Aussage von Peter Drucker „Culture eats strategy for breakfast“, die Bedeutung im Unternehmen entsprechend zu unterstreichen.

Lesen Sie hier mehr zum Thema: Wie Sie ein Projekt abbrechen – etablieren Sie eine Kultur des erfolgreichen Scheiterns! 

Trend 12) Veränderung ist akzeptabel, wenn man weiß warum

Neue Organisationsformen, Spaß an der Arbeit und Selbstbestimmung stehen derzeit bei vielen Mitarbeitern hoch im Kurs. Es gibt so viele Organisationen wie nie zuvor, die agil und modern arbeiten wollen.

Es gibt aber weiterhin viele Personen, die eine klassische Art der Führung bevorzugen und viele Projekte, die besser mit klassischen Methoden des Projektmanagements erledigt werden. Und das ist gut so. Schließlich sind auch in Zukunft nicht nur Pioniere, sondern auch noch Siedler gefragt.

Veränderungen wird es aber trotzdem immer und überall geben – mal mehr mal weniger. Hilfreich ist dabei, wenn man versteht, dass die meisten Menschen meist nur deshalb gegen Veränderungen sind, weil sie den Sinn nicht sehen. Wenn Sie also zu Beginn das Warum klären wird, dann kommen Sie viel einfacher zum Wie und Was.

Erklären statt befehlen ist aus unserer Sicht der wichtigste Trend, der sich auch in der Projektmanagment Zukunft rasant entwickelt.

Haben wir einen wichtigen Trend übersehen? Teilen Sie unsere Meinung oder bei welchem Trend des Projektmanagements sind Sie anderer Meinung? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar. Danke.

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1 Kommentar

  1. Jürgen Saeftel am

    Aus meiner Sicht sind drei Trends und Bedürfnisse aus dem Blickwinkel einer F&E-Abteilung im Maschinenbau-Mittelstand besonders wichtig:

    1) Vollständige Ressourcenplanung gewünscht – Beschränkung auf das Planen der Engpass-Ressourcen (einschließlich der wesentlichen Zuliefer-Ressourcen zum Engpass) erleichtert die Umsetzung

    2) Wer Wissen teilt, kommt weiter – Engpass-Ressourcen mehrfach vorzuhalten bleibt wichtig und zugleich ein besonders schwierig zu erreichendes Ziel, wenn (wie so oft) die bereits überlastete Engpass-Ressource zugleich die einzige Möglichkeit für Einarbeitung und Fortbildung beim Teilen des Wissens ist

    5) Mehr Kundenaufträge mit agiler Umsetzung – wenn man agil nicht allzu sehr an das „Agile Manifest“ anbindet, sondern Agilität in der Produktion durch TOC-Anwendung „Theory of Constraints“ bzw. in der Forschung und Entwicklung durch CCPM „Critical Chain Project Management“ anstrebt, dann wird das ursprüngliche Ziel erreichbar.
    Das vermeidet die als Trend 6) „Ergebnisoffenheit kann auch Treffsicherheit bedeuten“ formulierte Hilfskonstruktion. Eine solche, ergebnisoffene Arbeitsweise kann ich mir außerhalb von Universitäten nur als ökonomisch unbedeutende Nische vorstellen. Deshalb glaube ich persönlich nicht daran, dass sich Trend 6 längerfristig etablieren wird.

    Die Umformung von realen Firmen weg von klassischer Arbeitsweise hin zu „Agilen Teams mit flexiblem Zielen“ zu probieren, halte ich für schwieriger und mit einem höheren Risiko des Scheiterns verbunden, als es ein Wandel zu TOC / CCPM wäre. Die – von einem Physiker entwickelten – Methoden TOC und CCPM akzeptieren die vorgegebene Zieldefinition und lassen sie unverändert. Es werden reale Hürden adressiert, und dadurch kommt man zu agilen Ergebnissen: gleichbleibende Ressourcen beenden in gleicher Zeit erheblich mehr Projekte. Der daraus entstehende ökonomische Nutzen ist innerhalb von Firmen ein weithin akzeptierter Treiber für Veränderungen.

    Vielleicht wird ein Trend des kommenden Jahres lauten „TOC und CCPM sind auf dem Vormarsch“ und ein abgeleiteter Trend lautet „Hersteller von Projektmanagement-Tools unterstützen zunehmend die Abbildung der Kritischen Kette mit daraus abgeleiteter Multiprojektplanung“

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