9 Projektmanagement-Trends in 2023 – wohin geht die Reise?

Welche Projektmanagement-Trends gibt es künftig in Bereichen wie Ressourcenplanung, Kollaboration, Methodik und Tools? Wie werden sich die Rollen der Beteiligten im Projektumfeld ändern? Und was kommt auf das PMO an neuen Herausforderungen zu?

In diesem (Anfang 2023 aktualisierten) Artikel werfen wir einen Blick nach vorne auf die kommenden Jahre im agilen, klassischen und hybriden Projektumfeld. Die Trends gelten aber nicht für alle Branchen und Arten von Projekten in gleicher Weise. Wir führen eigene Erfahrungen mit den Informationen aus öffentlichen Quellen zusammen und leiten daraus die wesentlichen Punkte ab. Auf der Basis dieser Einschätzungen und Prognosen können Sie selbst die passenden Weichenstellungen für Ihre Projektmanagement-Umgebung vornehmen.

Unser Ziel: Sie genießen das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.

Diese Themen warten auf Sie:

• Einige aktuelle Studien
• Trend 1: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement nimmt zu
• Trend 2: Selbstbestimmtes Arbeiten in flexiblen Umgebungen
• Trend 3: Ressourcenplanung wird immer wichtiger
• Trend 4: Mehr Fokus auf dem Nutzen von Ergebnissen
• Trend 5: Das Teilen von Wissen nimmt weiter zu
• Trend 6: Agile und hybride Methoden gewinnen weiter an Bedeutung
• Trend 7: Change Management wird wichtiger
• Trend 8: Das PMO wird strategischer
• Trend 9: PM-Tools und automatisierte Datenverwendung
• Zusammenfassung: Projektmanagement-Trends

Los geht’s!

Einige passende Studien

Fehlende Fachkräfte in den MINT- Berufen (Handelsblatt: MINT-Report 2021)

Die Welt hat sich in den letzten Jahren stark verändert – nicht zuletzt durch die COVID-19-Pandemie, Digitalisierung oder den Klimawandel. Und das wirkt sich auch auf unsere Berufswelt aus.

So betitelte das Handelsblatt seinen Bericht zum MINT-Reporting mit den Worten: „Mehr als 275.000 fehlende Fachkräfte – Mangel an Experten schon jetzt größer als vor Corona“. Eine massive Lücke in der Zukunft, die die Arbeitswelt vor neue Herausforderungen stellt. Dieser Trend hat sich auch heute nicht geändert.

Die vier Kategorien der Future Skills (Quelle: Stifterverband / McKinsey: Future Skills 2021)

Das wirkt sich auch auf die Kompetenzen aus, die von Beschäftigten verlangt werden – die sogenannten „Future Skills“. Zu diesem Thema veröffentlichten der Stifterverband und McKinsey & Company das „Future Skills Framework 2021“. Demnach unterscheidet man hier vier Kategorien:

• Klassische Kompetenzen
• Digitale Schlüsselkompetenzen
• Technologische Kompetenzen
• Transformative Kompetenzen

Klassische, transformative und digitale Schlüsselkompetenzen geordnet nach dem Anteil der Befragten, die diese heute / in fünf Jahren als wichtig erachten, in Prozent / Prozentpunkten (Quelle: Stifterverband / McKinsey: Future Skills 2021)

Die Umfrage unter 500 Unternehmen und Behörden des öffentlichen Sektors in Deutschland zeigt, dass die Befragten die Wichtigkeit der einzelnen Kompetenzen heute anders bewerten als in der Zukunft.

Vor allem die Kompetenz Lösungsfähigkeit wurde von den Befragten als wichtig erachtet sowie  unternehmerisches Handeln und Eigeninitiative, Resilienz und Kreativität. Und genau diese Kompetenzen werden laut der Umfrage in den nächsten Jahren zunehmend an Wichtigkeit gewinnen.

Auch die digitalen Schlüsselkompetenzen rücken mehr und mehr in den Fokus sowie agiles Arbeiten.

Doch welche Projektmanagement-Trends lassen sich aus diesen Entwicklungen ableiten? Steigen wir ein in unsere Prognosen.

Trend 1: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement nimmt zu

Seit Ende 2022 schlägt der Chatbot ChatGPT in der Presse große Wellen. Dieser Bot erstellt Antworten aus allgemein verfügbaren Daten und dies meist erstaunlich gut. Trainiert wurde das Tool bislang mit Informationen aus dem Internet bis einschließlich 2021.

Als Trend sehen wir, dass KI im Berufsleben immer weiter Einzug hält. Tools wie ChatGPT sind für allgemeine Fragen schon jetzt häufig gut zu verwenden. Dies gilt allerdings nicht für Antworten auf Fragestellungen innerhalb z.B. eines eigenen Projekts, weil dem Bot hier die individuellen Daten fehlen.

Die folgende Grafik zeigt die Ergebnisse eine Umfrage im Webinar aus Januar 2023, was die Teilnehmenden sich von einer KI-Unterstützung im Projektmanagement wünschen würden.

Toolhersteller versprechen derzeit unter dem Etikett primär KI-Unterstützung, die auch mit einem guten Reporting aus den vorhandenen Projektedaten zu erreichen sind. Zusätzliche Informationen mit Mehrwert, von der KI generiert, gibt es bislang noch nicht. KI-unterstütze Hilfe bei

• automatischem Ressourcenausgleich
• automatischer Aktualisierung des Projektplans
• Fragen wie „Was wäre, wenn sich dieser Projektvorgang verschiebt…“

ist derzeit noch nicht in Sicht, aber es wird sicherlich daran gearbeitet.

Unser Tipp: Spielen Sie mit Tools wie ChatGPT einmal herum. Lernen Sie durch immer weiteres Verfeinern Ihrer Fragen an den Bot, wie Sie den meisten Nutzen daraus ziehen können und entdecken Sie aber auch, wo die derzeitigen Grenzen des Tools sind.

Trend 2: Selbstbestimmtes Arbeiten in flexiblen Umgebungen

Microsoft veröffentlicht einen jährlichen Work Trend Index. Dieser gibt Einblicke in das Wohlbefinden von Beschäftigten in einer Remote-Arbeitswelt und zeigt, worauf Führungskräfte jetzt besonders achten sollten.

Arbeitnehmer fordern auch künftig das Beste aus beiden Welten des Arbeitens im Office und Homeoffice (Quelle: The Work Trend Index, Microsoft, 2022)

Es zeichnet sich ein deutlicher Trend auch für das Projektumfeld der Zukunft ab: Immer mehr Beteiligte wollen ihren Arbeitsrhythmus selbst bestimmen: wann, wo und wie sie ihre Aufgaben erledigen. Es geht um

• selbstorganisiertes Arbeiten
• mit Trennung des Arbeitsplatzes zwischen Büro und Homeoffice
• innerhalb von Teams, bekannt aus den agilen Methoden.

Aus vorgegebenen Prozessen und Methoden werden künftig oft nur Richtlinien, die nicht immer verpflichtend sind.

Jüngere Teammitglieder sind das meist schon gewohnt (z.B. arbeiten sie via Chat im Team, weniger mit offiziellen E-Mails). Wissen wird kombiniert und geteilt. Die Unterstützung dieses Vorgehens wird von einer modernen Projektmanagement-Lösung erwartet.

Wie in der agilen Welt kann dies dazu führen, dass die Ergebnisse im Projekt teilweise von einem Team verantwortet werden, nicht mehr von den Projektleitenden. Deren Aufgaben, u.a. als Koordinatoren und Mittler zwischen den Stakeholdern, wird sich immer mehr ändern in Richtung Sprecherin bzw. Sprecher des Teams. Die nicht delegierbare Verantwortung für z.B. das Projektbudget bleibt aber sicher erhalten.

Unser Tipp: Halten Sie bei Homeoffice-Arbeit Regelmeetings für inhaltliche Themen öfter und kürzer ab. Persönliche Calls helfen Ihnen dabei zu spüren, wie es dem Team geht. Und beschäftigen Sie sich damit, wie die Projektleitenden ihre Rolle ändern können. Das kann zu einem besseren Zusammenhalt innerhalb des Teams führen, das an der Umsetzung beteiligt ist.

Trend 3: Ressourcenplanung wird immer wichtiger

Die aktuellen Studien und Umfragen zeigen deutlich, dass Ressourcenplanung im Projektmanagement immer wichtiger wird – auch in den obersten Etagen. Alle Rollen müssen eingebunden werden.

Die drei Ebenen der unternehmensweiten Ressourcenplanung (strategisch, taktisch, operativ) und die Aufgaben der beteiligten Rollen

Project Management Office (PMO)

So übernimmt z.B. das PMO immer mehr die Koordination des Ressourcenmanagements neben Teamleitenden und Projektleitenden. Gemeinsam mit den Entscheidern muss diese zentrale Stelle vorausschauend Kapazitäten mit den geeigneten Fähigkeiten bereitstellen.

Teamleitende

Die Teamleitenden kümmern sich vermehrt um eine permanente Weiterbildung. Wissen kann z.B. durch eine Umschulung des Personals stetig erweitert werden. Ziel sollte es sein, Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen zu binden. Ein Ausbau des eigenen Wissens stärkt dabei nicht nur die Bindung zum Unternehmen, sondern sorgt zudem für Zufriedenheit der Mitarbeitenden – denn auch Zufriedenheit wird in Bezug auf den eigenen Job immer wichtiger im schnelllebigen Arbeitnehmermarkt.

Projektleitende

Die Projektleitenden kümmern sich immer mehr um eine Lösungsfindung für klare Ziele und soziale Kompetenzen. Klassischerweise konnte früher mit dem Projektauftrag ein klares Ziel definiert werden. Heutzutage lässt sich dieses allerdings oft nicht komplett definieren, was einen anderen Umgang mit der Thematik erfordert. Zudem steigt durch die stetig wachsende Anzahl von Projekten auch die Verantwortung der Projektleitenden, sich um alles ausreichend zu kümmern.

Teammitglieder

Um all dies zu meistern, ist ein ehrlicher Umgang der Teammitglieder mit Unklarheiten, Unwissenheit und Terminen gefordert (siehe auch „VUCA im Projektmanagement“). Schließlich ist der Hauptgrund für erfolglose Projekte das Verfehlen von Zielen oder dass diese nicht klar definiert wurden.

Unser Tipp: Gute Ressourcenplanung funktioniert nur gemeinsam – im Zusammenspiel zwischen Projektleitung, Teamleitung, Teammitgliedern und PMO. Schaffen Sie die Voraussetzungen bei Prozessen und Tools.

Ressourcenplanung muss vollständig und gut genug sein

Leider ist in den meisten Branchen und Unternehmen keine Entspannung bei der Ressourcensituation in Sicht. Die einen haben immer noch zu wenig Mitarbeitende, die anderen plötzlich zu viele. So geht der Trend zur Optimierung der Auslastung vorhandener Mitarbeitender ungebrochen weiter. Die Verantwortlichen müssen versuchen, das Unplanbare planbar zu machen.

Dazu müssen sie mindestens wissen, womit die Mitarbeitenden derzeit beschäftigt sind – nicht nur in Projekten, sondern auch in der Linie.

Die Prozesse zur Ressourcenplanung müssen die Einbindung der Teamleitenden in den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie unbedingt berücksichtigen. Nur wenn beide Perspektiven betrachtet werden, entsteht eine vollständige und somit auch belastbare Ressourcenplanung.

Dazu kommen in immer kürzeren Abständen neue Anforderungen für weitere Projekte und künftige Wissensgebiete. Diese sind noch flexibler in der strategischen Kapazitätsplanung zu berücksichtigen.

Lesetipp: Ressourcenplanung einführen im Projektumfeld

PMOs und Portfoliomanagende wünschen sich daher eine noch bessere Unterstützung bei der variablen Planung von Szenarien. Sie müssen den Prioritäten und Verfügbarkeiten der nächsten Monate und Jahre entsprechend entscheiden, welche Projekte wann neu zu starten sind. Manche müssen auch sehr flexibel Projekte verschieben und sich den neuen äußeren Umständen beugen.

Dafür ist eine grobe, aber vollständige Ressourcenplanung besser als eine präzise Planung in nur manchen Projekten. Der Ansatz „Vollständig und gut genug“ wird immer öfter akzeptiert. Und immer mehr Unternehmen wenden sich im Zusammenhang mit der Ressourcenplanung von Excel ab, weil dieses Tool hier einfach zu unflexibel ist. Spezielle Tools zur Ressourcenplanung sind hier viel besser geeignet.

Unser Tipp: Planen Sie Ihre Ressourcen besser grob und vollständig (alle Linientätigkeiten, Abwesenheiten, Projekttätigkeiten) als detailliert in einigen Projekten, aber insgesamt unvollständig.

Vollständige Ressourcenplanung im Team mit Linien- und Projekttätigkeiten sowie Abwesenheiten für jedes Teammitglied (am Beispiel von TPG TeamManager)

Professionelle Ressourcenplanung im gesamten Unternehmen im Zusammenspiel aller beteiligten Rollen (am Beispiel der TPG Tools)

Ungestörtes Arbeiten schafft Effizienz

Wenn die Mitarbeitenden schon überall knapp sind, dann sollten diese zumindest ungestört arbeiten können. Sorgen Die daher dafür, dass Ihre Mitarbeiter:innen:

• nicht rund um die Uhr durch Team Meetings von der Arbeit abgehalten werden
• weniger fremdgesteuerte Tage haben und sich die Zeit so selbst besser einteilen können
• für mehr ungestörtes Arbeiten nicht jederzeit erreichbar sein müssen (auch im Home Office)

Social und Soft Skills für das Projektmanagement der Zukunft

Wenn Sie im Projektumfeld tätig sind, dann sollten Sie noch einige wichtige Hinweise zu Social und Soft Skills berücksichtigen. Damit sind Sie besser für die künftigen Trends im immer komplexeren Projektumfeld und anspruchsvoller werdenden Ressourcenmanagement gerüstet:

• Sehen Sie hinter dem Begriff „Ressourcen“ die Menschen, keine Dinge
• Fördern Sie die Kreativität in der Lösungsfindung
• Erlauben Sie Fehlversuche und kalkulieren Sie diese ein
• Schaffen Sie Vertrauen als Basis für die ehrliche Einschätzung der Umstände und Aufgaben
• Sorgen Sie für weniger Stress in Projekten, verursacht durch Unsicherheiten (ich kenne mich nicht aus, wir werden nicht fertig etc.)
• Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich die Teams wohlfühlen und nicht weglaufen wollen
• Insgesamt geht die Entwicklung immer mehr dahin, dass Projektmanager:innen zu Teamleiter:innen werden (müssen) – „You can manage things, but you have to lead people”. Und warum ist das so? Aus Unternehmenssicht gilt in der Zeit knapper werdender Fachkräfte immer mehr: „The most important things are no things”.

Die Umfrage im TPG Webinar am 26. Januar 2022 bestätigte die Wichtigkeit der Schmerzpunkte im Ressourcenmanagement: Probleme bei Prozessen, Personal, Skills und Tools sind weit verbreitet.

Trend 4: Mehr Fokus auf dem Nutzen von Ergebnissen

Es reicht heute in der Regel nicht mehr, dass etwas erledigt werden soll. Immer mehr wird die Frage gestellt: wie und warum? Die Mitarbeitenden wollen sehr häufig wissen, wozu sie mit dem Projekt beitragen.

Projekte im Bereich Organisation und Software unterliegen einem sehr schnellen Wandel der Umgebung und müssen sich noch stärker am angestrebten Nutzen orientieren, der sich schon während der Laufzeit des Projektes ändern kann.

Die Umfrage im Webinar 1/2023 ergab, dass jeweils über die Hälfte der Teilnehmenden den Projektnutzen zu Beginn festlegt und während des Projekts überprüft.

Ein Verfehlen von Zielen kann man sich immer weniger leisten. Daher sollte die Ausrichtung Ihres Portfolios immer stärker auf dem eigentlichen Nutzen der Ergebnisse Ihrer Projekte liegen. Wenn der Nutzen eines Projekts nicht mehr zu erreichen ist, dann ist der Abbruch des Projekts eine gute Entscheidung. Dies ist besonders im Umfeld knapper Ressourcen wichtig.

Unser Tipp: Überlegen Sie, wie Sie eine dreiteilige Projektplanung umsetzen können, die ihren Fokus auf dem Projektnutzen hat (z.B. im Portfoliomanagement). Ein Vorschlag wäre:

1. Beschreibung der Ziele und des Nutzens
2. Roadmap mit Phasen, Meilensteinen und Liefergegenständen für die Empfänger der Leistung
3. Detailplanung mit den Tätigkeiten zur Erreichung der Liefergegenstände für (immer mehr selbstorganisierte) Teams intern

Trend 5: Das Teilen von Wissen nimmt weiter zu

Sie kennen es sicher: „Gurus“, die als „Single Source“ wichtiges Wissen für sich behalten, produzieren Engpässe in der Ressourcenplanung.

Feste Teams und Stellvertreter unterstützen das Verteilen von Wissen

Verfügen Sie über zu wenige geeignete Personen mit ähnlichem Wissen, die sich gleichzeitig einsetzen lassen, so führt dies zu Ressourcenkonflikten. Je ähnlicher die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Personen sind, desto einfacher ist es, sie einzuteilen. Konflikte reduzieren sich somit automatisch.

Das funktioniert allerdings nur, wenn das Wissen auch wirklich geteilt wird. Das Problem ist also nicht die eigentliche Zahl der Personen, sondern die Engpässe bei bestimmten Fähigkeiten.

Allein ist man zwar vorübergehend schneller, gemeinsam kommt man auf Dauer aber weiter. Diese Denkweise ist in agilen Umgebungen völlig normal. Für viele etablierte klassische Organisationsstrukturen ist das beschriebene Umdenken aber eine sehr große Herausforderung.

Diese Entwicklung bezüglich des Teilens von Wissen setzt sich branchenunabhängig immer weiter durch und wird als Projektmanagement-Trend zunehmend von den jüngeren Generationen vorgelebt.

Unser Tipp: Stellen Sie sicher, dass das Wissen wichtiger Expert:innen auf mehrere Köpfe verteilt wird.

Trend 6: Agile und hybride Methoden gewinnen weiter an Bedeutung

In der klassischen Projektmanagementwelt erfolgte bisher eine wechselnde Zuordnung zu Projekten in verschiedenen Teams. Diese Vorgehensweise gestaltet sich jedoch immer problematischer. In der agilen Welt hingegen bleiben Teams für möglichst viele Iterationen konstant. Sie arbeiten wirklich gemeinsam an nutzbaren Ergebnissen.

Bei der klassischen Planung ist der Wechsel zwischen Projekten schwieriger als bei der gleichgetakteten agilen Planung

Die Machbarkeit und der Umfang der angestrebten Ergebnisse wurde von den agilen Teams vorher selbst geschätzt und in Sprints eingeteilt. So wird viel klarer, was sich wirklich erreichen lässt und was nicht. Jeder weiß, wer was kann, worauf man sich verlassen kann und was eher unsicher ist. Auch fällt den Teammitgliedern das Teilen von Wissen in einem gleichbleibenden vertrauten Team viel leichter.

Immer mehr Unternehmen übernehmen diese Vorgehensweise mit Erfolg. Agile Methoden gewinnen also auch in Zukunft immer mehr an Bedeutung.

Unser Tipp: Beschäftigen Sie sich mit agilen Methoden und überlegen Sie, was Sie davon in Ihr Unternehmen übernehmen können – z.B. eine getaktete Planung von Teams.

Hybride Ansätze in der Projektdurchführung

In unserer schnelllebigen Welt ist es wichtiger denn je, auf den Nutzen zu schauen und nicht auf eine Spezifikation. Bei agilen Methoden steht das Endprodukt von Beginn an im Fokus. Jedoch herrscht Ergebnisoffenheit und der Nutzen wird regelmäßig hinterfragt. Dies kann schließlich zu einem anderen Endprodukt führen als geplant, mit dem aber alle zufrieden sind.

Dieses agile Vorgehen verhindert bei dafür geeigneten Projekten (ein Staudamm wäre hier nicht geeignet), dass am geänderten Bedarf „vorbeientwickelt“ wird. Dies kann beim klassischen Projektmanagement passieren, falls sich die Rahmenbedingungen während der Projektlaufzeit ändern.

Ergebnisoffenheit kann bei dafür geeigneten Projekten höheren Nutzen bringen

Die Projektleitung verantwortet den Nutzen des Projektergebnisses. Der Trend geht klar in die Richtung, besser früher zu erkennen, wenn man daneben liegt („fail cheap“) oder schon früher einen Nutzen zu stiften.

Oft sind hybride Ansätze, die die Vorteile der agilen mit der klassischen Welt verbinden, die richtige Lösung für geeignete Projekte. Die folgende Grafik zeigt die Kombination einer klassischen Meilenstein-Planung mit einer regelmäßig getakteten Sprint-Planung. Die Sprints müssen dabei immer die Ergebnisse für den nächstgelegenen Meilenstein liefern.

Kombination von klassischen und agilen Methoden bei geeigneten Projekten

Unser Tipp: Machen Sie sich schlau, welche Ihrer Projekte für hybride Ansätze geeignet wären und wie diese Kombination bei Ihnen genau aussehen könnte. Für Ideen, wie Sie hierbei effizient und erfolgreich vorgehen, besuchen Sie unser kompaktes hybrides Projektmanagement Seminar bei TPG.

Lesetipp:  Hybrides Projektmanagement – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden (mit PDF-Download)

Trend 7: Change Management wird wichtiger

Der Unterschied zwischen Projekt- und Change Management

Im Rahmen der Digitalisierung werden organisatorische Änderungen oft als Projekte durchgeführt. Dabei läuft gerne etwas falsch. Das Einführen eines neuen Software-Tools bringt z.B. oft nicht den gewünschten Nutzen, weil die späteren User nicht gebührend abgeholt, vorbereitet und mitgenommen wurden.

Damit Projekte erfolgreich sein können, ist es unerlässlich, parallel zur inhaltlichen Umsetzung auch den Veränderungsprozess in der Organisation gebührend zu behandeln. Und das ist die Aufgabe von Change Management in Projekten.

Change Management dient u.a. der besseren Akzeptanz des Projektergebnisses

Ob es auch eine Aufgabe für die Projektleitung ist, sich um den Change zu kümmern, hängt vom Umfang der Änderungen und der Anzahl der betroffenen Personen ab. Vermutlich macht es aber bei solchen Vorhaben immer Sinn, Spezialisten für das Thema Change Management mit an Bord zu holen.

Diese Erkenntnis ist zwar nicht neu, aber in letzter Zeit wird nicht nur darüber geredet, sondern auch konkret gehandelt. Change Management ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Projekte in der Zukunft.

Die Umfrage im Webinar 1/2023 ergab, dass immer noch ein Drittel der Teilnehmenden sich um Widerstände bei Neuerungen nicht wirklich kümmert – ein betrüblicher Wert mir viel Potenzial für die betroffenen Firmen. Gleiches gilt für die Überprüfung von Ergebnissen aus Schulungen. Immerhin sieht eine Mehrheit Schulungen und Sponsoren im Zusammenhang mit Neuerungen als nötig.

Unser Tipp: Sorgen Sie bei Änderungsprojekten von Beginn an dafür, dass die von den Änderungen betroffenen Personen richtig vorbereitet und auch begleitet werden. Wie Sie hierbei ganzheitlich vorgehen und erfolgreich sind, das können Sie im Change Management Seminar von TPG lernen. Bringen Sie Ihr eigenes Change-Projekt mit zum Seminar und kehren Sie mit einem klaren Konzept für die nächsten Schritte in Ihr Projektumfeld zurück.

Trend 8: Das PMO wird strategischer

Das PMO kommt immer stärker in die Verantwortung bei der Umsetzung strategischer Vorgaben. Dabei ist es organisatorisch im besten Fall als Stabsstelle mit direktem Zugang zur Unternehmensführung aufgehängt.

Für die erfolgreiche strategische Kapazitätsplanung sind in dem Zusammenhang eine unternehmensweite Ressourcenübersicht und ein gutes Skill-Management nötig. Geeignete Ressourcen gilt es, zu finden oder auszubilden und sie sind künftig noch dynamischer den strategisch bewerteten Projekten zuzuordnen.

Zunehmende Verantwortung des PMO bei der strategischen Kapazitätsplanung und dem Portfoliomanagement (hier am Beispiel von TPG PortfolioManager)

Beim Portfoliomanagement ist vom PMO künftig mehr auf den Abbruch von weniger sinnvollen Projekten hinzuwirken. Durch einen gezielten Projektabbruch werden Mitarbeitende rechtzeitig für höher priorisierte Projekte frei.

Der Begriff „fail cheap“ ist nicht neu, in diesem Zusammenhang aber besonders wichtig: Ein Scheitern früh zu erkennen und die Konsequenzen daraus zu ziehen, bevor der Schaden noch größer wird, unterstützt den künftig erforderlichen Kulturwandel für ein erfolgreiches Scheitern von Projekten.

Unser Tipp: Sorgen Sie von oben herab dafür, dass gescheiterte Projekte rechtzeitig erkannt und abgebrochen werden können. Das bedarf eines Kulturwandels im gesamten Unternehmen, der den Projektleitern die Angst vor dem Scheitern nimmt.

Eine Umfrage im TPG Webinar ergab zu den künftig gewünschten Aufgaben des PMO die Ergebnisse, die in der folgenden Grafik dargestellt werden:

Unter den gewünschten Aufgaben führt die „Unterstützung der Projektleitung“ vor „Standardisierung und Berichten“, „Mitwirkung beim Portfoliomanagement“ und „Koordination des Ressourcenmanagements“. Alle vier Punkte wurden von über 50 % der 270 Teilnehmenden am Webinar gewünscht.

PMOs müssen sich künftig auf diese Änderungen einstellen:

• Stärkere Bindung an die Führungsetage / Geschäftsführung
• Nicht nur Standards schaffen und Berichte erstellen
• Mehr Koordination beim Ressourcenmanagement
• Stärkere Einbindung im Portfoliomanagement
• Flexibler Einsatz der PM-Methoden
• Individuelle Beratung und Unterstützung der Projektleiter bei klassischen, agilen oder hybriden Prozessen und Methoden für den richtigen Mix
• Aus den Lessons Learned sollen Erfahrungen adaptiert und laufend Anpassungen in den PM-Guide übernommen werden

Trend 9: PM-Tools und automatisierte Datenverwendung

Schon jetzt können Sie im Projektumfeld weitaus einfacher als früher mit PM-Tools starten. Möglich wird dies durch die sehr flexible Nutzung von Angeboten in der Cloud.

Die Tools:

• lassen sich einfacher nutzen, weil keine Installation erforderlich ist
• ermöglichen eine einfachere Abrechnung durch monatliche Lizenzierung pro Nutzer
• machen weniger Umstände mit firmenübergreifenden Zugängen
• ermöglichen ein besseres Zusammenarbeiten
• bieten die Möglichkeit, verschiedene Tools fallbezogen zu nutzen
• lassen sich einfacher starten und flexibler nutzen in der Cloud
• …

Unser Lesetipp: Im Artikel „PMO-Tools: Software für Multiprojektmanagement“ geht es zuerst um Ergebnisse aus einer PMO-Tool-Umfrage. Anschließend lesen Sie, wie eine optimale PMO-Tool-Umgebung für Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement aussehen kann – „The PPM Paradise“. Dabei geht es nicht um die konkrete PMO-Software und Tools eines Herstellers – Sie erfahren, welche Bausteine dafür im Allgemeinen nötig sind und was diese können sollten.

Mehr Unterstützung durch Automatisierung

Das manuelle Zusammenstellen oder wiederholte Eingeben von Daten für Berichte wird von immer weniger Menschen akzeptiert. Die Zeiten, in denen man sich schon gefreut hat, wenn Daten zwischen Systemen überhaupt übertragen werden können, sind vorbei – es wird gefordert, dass vorhandene Daten automatisiert zusammenfließen.

Hierbei hilft eine leistungsfähige Integration Middleware. Anwendungsfälle sind z.B. der bidirektionale Datenaustausch zwischen Projektmanagement- und ERP-, CRM- und Aufgabenmanagement-Systemen. Projektberichte lassen sich damit auf Knopfdruck erstellen, ohne viel manuellen Aufwand.

Die Umfrage im Webinar 1/2023 ergab, das immer noch über 60 % der Teilnehmenden viele Daten manuell zusammentragen. Das mag aus der Historie und dem nötigen Anpassen der Prozesse resultieren. Den Trend sehen wir aber auf jeden Fall Richtung Automatisierung, denn dies hebt ein großes Effizienzpotenzial im Projektumfeld. Das zeigen auch die Antworten unten: es besteht der Wunsch, Daten in zentrale formularbasierte Systeme und Datenbanken einzutragen – anstatt Texte in Dateien zu erfassen, die nur schwer weiterverwendet werden können.

Unser Tipp: Informieren Sie sich über geeignete cloudbasierte Tools für Ihr (Multi-)Projektmanagement, z.B. in Webinaren oder auf YouTube. Oft ist der Einstieg deutlich günstiger als gedacht, auch für sehr leistungsfähige Produkte. Und machen Sie sich vertraut mit z.B. den Microsoft Power Apps statt Excel und Word. Hier gibt es moderne und leistungsfähige Lösungen, die sich auch mit SAP-Integration oder dem Datenaustausch mit Jira, DevOps und CRM-Systemen schnell erweitern lassen.

Zusammenfassung: Projektmanagement-Trends

In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Projektmanagement-Trends aus unserer Sicht derzeit abzusehen sind. Ein besonderes Augenmerk liegt auf Bereichen wie Ressourcenplanung, Kollaboration, Rollen, Methodik und Tools.

Zum Abschluss hier nochmals alle Projektmanagement-Trends auf einen Blick:

• Einige aktuelle Studien
• Trend 1: Künstliche Intelligenz im Projektmanagement nimmt zu
• Trend 2: Selbstbestimmtes Arbeiten in flexiblen Umgebungen
• Trend 3: Ressourcenplanung wird immer wichtiger
• Trend 4: Mehr Fokus auf dem Nutzen von Ergebnissen
• Trend 5: Das Teilen von Wissen nimmt weiter zu
• Trend 6: Agile und hybride Methoden gewinnen weiter an Bedeutung
• Trend 7: Change Management wird wichtiger
• Trend 8: Das PMO wird strategischer
• Trend 9: PM-Tools und automatisierte Datenverwendung
• Zusammenfassung: Projektmanagement-Trends

Sehen Sie hier ein passendes Webinar zum Thema Projektmanagement-Trends.

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