8 Projektmanagement-Trends in 2025 – wohin geht die Reise?

Welche Projektmanagement-Trends gibt es künftig in Bereichen wie Tools, Organisatorischem, und Ressourcenplanung? In diesem (Anfang 2025 aktualisierten) Artikel werfen wir einen Blick nach vorne auf die kommenden Jahre im agilen, klassischen und hybriden Projektumfeld.

Die Trends gelten aber nicht für alle Branchen und Arten von Projekten in gleicher Weise. Wir führen eigene Erfahrungen mit den Informationen aus öffentlichen Quellen zusammen und leiten daraus die wesentlichen Punkte ab. Auf der Basis dieser Einschätzungen und Prognosen können Sie selbst die passenden Weichenstellungen für Ihre Projektmanagement-Umgebung vornehmen.

Unser Ziel: Sie genießen das gute Gefühl, Ihre Projektwelt wirklich im Griff zu haben.

Diese Themen warten auf Sie:

• Einige passende Studien
• Trend 1: Mehr Künstliche Intelligenz im Projektmanagement
• Trend 2: PM-Tools und automatisierte Datenverwendung
• Trend 3: Persönliche Überforderung der Beteiligten
• Trend 4: Kommunikation wächst in die Projektpläne
• Trend 5: Änderungen bei der Projektplanung
• Trend 6: Change Management und Transparenz werden wichtiger
• Trend 7: Ressourcenplanung wird immer wichtiger
• Trend 8: Das PMO wird strategischer
• Zusammenfassung: Projektmanagement-Trends

Los geht’s mit ein paar passenden Studien zum Trends-Thema!

Einige passende Studien

Die Welt hat sich in den letzten Jahren stark verändert – nicht zuletzt durch die COVID-19-Pandemie, Digitalisierung oder den Klimawandel. Und das wirkt sich auch auf unsere Berufswelt aus.

So schreibt das Handelsblatt in seinem Beitrag vom 07.11.2024 „Deutschland fehlen in MINT-Berufen besonders viele Bewerber: Die deutsche Wirtschaft steckt in der Krise und steht unter erheblichem Innovations- und Transformationsdruck. Die nötigen Fachkräfte fehlen schon in der Ausbildung.“ Eine massive Lücke in der Zukunft, die die Arbeitswelt vor neue Herausforderungen stellt. Dieser Trend hat sich auch heute nicht geändert.

Das wirkt sich auch auf die Kompetenzen aus, die von Beschäftigten verlangt werden – die sogenannten „Future Skills“. Zu diesem Thema veröffentlichten der Stifterverband und McKinsey & Company das „Future Skills Framework 2021“. Demnach unterscheidet man hier vier Kategorien:

• Klassische Kompetenzen
• Digitale Schlüsselkompetenzen
• Technologische Kompetenzen
• Transformative Kompetenzen

Vor allem die Kompetenz Lösungsfähigkeit wurde von den Befragten als wichtig erachtet sowie  unternehmerisches Handeln und Eigeninitiative, Resilienz und Kreativität. Und genau diese Kompetenzen werden laut der Umfrage in den nächsten Jahren zunehmend an Wichtigkeit gewinnen.

Auch die digitalen Schlüsselkompetenzen wie digitale Kollaboration und agiles Arbeiten rücken mehr und mehr in den Fokus.

Doch welche Projektmanagement-Trends lassen sich aus diesen Entwicklungen ableiten? Steigen wir ein in unsere Prognosen.

Trend 1: Mehr künstliche Intelligenz im Projektmanagement

Künstliche Intelligenz (KI) ist nicht mehr nur ein aufkommender Trend im Projektmanagement, sondern ein feststehender Faktor. Auch 2025 wird KI tiefgreifende Veränderungen mit sich bringen. Was vor einigen Jahren noch Zukunftsmusik war, ist heute Realität: KI übernimmt immer mehr Routineaufgaben und unterstützt Projektmanagerinnen und Projektmanager bei komplexen Entscheidungen.

Was macht KI im Projektmanagement so relevant?

• Rasanter KI-Fortschritt: In den letzten Jahren hat die KI-Entwicklung enorme Sprünge gemacht, insbesondere im Bereich des Sprachverständnisses und der Datenanalyse.
• Zunehmend komplexe Projekte: Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von ständigen Veränderungen und neuen Herausforderungen. KI kann Projektmanagende dabei unterstützen, diese Komplexität zu bewältigen.
• Wunsch nach mehr Effizienz und Automatisierung: KI kann Routineaufgaben automatisieren und so Zeit und Ressourcen für strategisch wichtigere Aufgaben freigeben.

Konkrete Einsatzmöglichkeiten von KI im Projektmanagement:

• Bessere Planung: KI kann aus historischen Projektdaten lernen und so realistische Planungen für Dauer, Aufwand und Kosten erstellen.
• Automatisierung von Routineaufgaben: KI kann beispielsweise Einladungen zu Meetings mit relevanten Inhalten versenden, Statusberichte generieren, Risiken erkennen und Maßnahmen vorschlagen.
• Unterstützung bei Entscheidungen: KI kann große Datenmengen analysieren und so wertvolle Erkenntnisse liefern, die zu fundierteren Entscheidungen führen.

KI-Agenten: Die digitale Assistenz im Projektmanagement

Ein besonders spannender Aspekt der KI sind die derzeit überall thematisierten KI-Agenten. Diese können nicht nur auf Fragen antworten oder Texte zusammenfassen. Sie können auch komplexe Anweisungen ausführen und mit anderen Systemen interagieren. Als digitale Assistenten halten sie den Projektverantwortlichen den Rücken frei. Diese haben somit mehr Freiraum für strategische Aufgaben.

Beispiel KI-Agenten: Stellen Sie sich vor, jeden Montagmorgen um 10 Uhr findet ein Teammeeting statt, für das Sie verantwortlich sind. Ein KI-Agent könnte Ihnen automatisch die wichtigsten Informationen der letzten Woche aus E-Mails, Dokumenten und PM-Tools für Sie zusammenstellen und den Teilnehmenden rechtzeitig vor dem Meeting zur Verfügung stellen.

Herausforderungen und Chancen:

KI im Projektmanagement bietet ein enormes Potenzial. Auf der anderen Seite stehen aber auch Herausforderungen wie:

• Datenqualität: Die Qualität der KI-basierten Entscheidungen hängt stark von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab.
• Schulung und Akzeptanz: Die Mitarbeitenden müssen im Umgang mit KI-Tools geschult werden. Zudem müssen die Unternehmen eine Kultur der Offenheit gegenüber neuen Technologien fördern.

Die Chancen sind klar sichtbar: KI im Projektmanagement hilft Unternehmen effizienter, datengetriebener und flexibler zu arbeiten. Der Trend geht klar in Richtung einer stärkeren Integration von KI in alle Bereiche des Projektmanagements.

Die folgende Grafik zeigt die Ergebnisse einer Umfrage im Webinar von Januar 2025. Sie betrifft die Frage, was die Teilnehmenden sich von einer KI-Unterstützung im Projektmanagement wünschen würden.

Toolhersteller entwickeln immer mehr KI-Unterstützung, die über ein gutes Reporting aus den vorhandenen Projektedaten hinausgehen wird. Ziele sind etwa KI-unterstützte Hilfe bei:

• automatischem Ressourcenausgleich
• automatischer Aktualisierung des Projektplans
• Fragen wie „Was wäre, wenn sich dieser Projektvorgang verschiebt…“

Unser Tipp: Experimentieren Sie mit Tools wie Microsoft Copilot, ChatGPT oder anderen. Lernen Sie durch immer weiteres Verfeinern Ihrer Fragen an die Tools, wie Sie den meisten Nutzen daraus ziehen können. Und entdecken Sie aber auch, wo die derzeitigen Grenzen der Tools liegen.

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Ein passendes Webinar zum Thema Projektmanagement-Trends von Januar 2025.

Trend 2: PM-Tools und automatisierte Datenverwendung

Heute können Sie im Projektumfeld weitaus einfacher als früher mit PM-Tools starten. Möglich wird dies durch die sehr flexible Nutzung von Angeboten in der Cloud.

Die Tools:

• lassen sich einfacher nutzen, weil keine Installation erforderlich ist
• ermöglichen eine einfachere Abrechnung durch monatliche Lizenzierung pro Nutzer:in
• machen weniger Umstände mit firmenübergreifenden Zugängen
• ermöglichen ein besseres Zusammenarbeiten
• bieten die Möglichkeit, verschiedene Tools fallbezogen zu nutzen
• lassen sich einfacher starten und flexibler nutzen in der Cloud
• …

Lesetipp: Im Artikel „PMO-Tools: Software für Multiprojektmanagement“ geht es zuerst um Ergebnisse aus einer PMO-Tool-Umfrage. Anschließend lesen Sie, wie eine optimale PMO-Tool-Umgebung für Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement aussehen kann – „The PPM Paradise“. Dabei geht es nicht um die konkrete PMO-Software und Tools eines Herstellers – Sie erfahren, welche Bausteine dafür im Allgemeinen nötig sind und was diese können sollten.

Weitere Tool-Trends im Projektmanagement

Neben den oben genannten rasanten Entwicklungen bei den Tools im Bereich der KI gibt es noch weitere wichtige Trends, wie:

• Verschmelzung von klassisch und agil: Die Diskussion über die beste Vorgehensweise im Projektmanagement hat sich weitestgehend erledigt. Unternehmen nutzen heute eine Kombination aus klassischen und agilen Methoden, je nach Projekt und Bedarf.
• Integration in Microsoft Teams: Die meisten Projektmanagement-Tools bieten bereits Web-Frontends. Der Trend geht jedoch zu expliziten App-Funktionalitäten in Microsoft Teams, um die Nutzung im Arbeitsalltag zu vereinfachen.
• Mehrstufige Terminplanung: Die zunehmende Komplexität von Projekten (insbesondere im Bereich Infrastruktur und Großbau) erfordert wieder mehr Terminplanung in Programmen. Diese ermöglichen vernetzte Rahmen- und Detailterminpläne über verschiedene Ebenen.
• Datenbasierte Entscheidungen: Die Historie von Projekten und die Auswertung relevanter Daten werden immer wichtiger für das Treffen fundierter Entscheidungen.
• Low-Code-Plattformen: Für individuelle Anpassungen gewinnen Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Platform oder SmartSheet an Bedeutung. Diese ermöglichen das einfache Erstellen von Anwendungen und Erweiterungen ohne tiefgreifende Programmierkenntnisse.
• Agiles Mindset bei der Softwareauswahl: Anstatt lange Spezifikationen zu erstellen und dem perfekten PPM-Werkzeug zu suchen, sollten Unternehmen schnell mit einem Basisprodukt starten. Dieses sollte dann iterativ an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.

Lesetipp: 9 Schritte zur Auswahl von Projektmanagement-Software (mit PDF-Download)

Mehr Unterstützung durch Automatisierung

Auch wenn viele Anbieter mittlerweile agile und klassische Methoden in nur einem Tool unterstützen – die allseits überzeugende Kombination hat noch kein Hersteller gefunden. Werden aber verschiedene Tools genutzt (jedes als optimal akzeptiertes in seinem Anwendungsbereich), dann müssen Daten zwischen den Tools ausgetauscht werden. Dies erfolgt häufig noch manuell.

Das manuelle Zusammenstellen oder wiederholte Eingeben von Daten für Berichte wird von immer weniger Menschen akzeptiert. Die Zeiten, in denen man sich schon gefreut hat, wenn Daten zwischen Systemen überhaupt übertragen werden können, sind vorbei – es wird gefordert, dass vorhandene Daten automatisiert zusammenfließen.

Hierbei hilft eine leistungsfähige Integration Middleware. Anwendungsfälle sind z.B. der bidirektionale Datenaustausch zwischen Projektmanagement- und ERP-, CRM- und Aufgabenmanagement-Systemen. Projektberichte lassen sich damit auf Knopfdruck erstellen, ohne viel manuellen Aufwand.

Unser Tipp: Informieren Sie sich über geeignete cloudbasierte Tools für Ihr (Multi-)Projektmanagement, z.B. in Webinaren oder auf YouTube. Oft ist der Einstieg deutlich günstiger als gedacht, auch für sehr leistungsfähige Produkte. Und machen Sie sich vertraut mit z.B. den Microsoft Power Apps statt Excel und Word. Hier gibt es moderne und leistungsfähige Lösungen, die sich auch mit SAP Integration oder dem Datenaustausch mit Jira, DevOps und CRM-Systemen schnell erweitern lassen.

Der Podcast zu Projektmanagement-Trends 2025

Trend 3: Persönliche Überforderung der Beteiligten

Die persönliche Überforderung der Projektbeteiligten ist ein Trend, der in den letzten Jahren dramatisch zugenommen hat. Und er wird sich auch 2025 weiter verstärken. Globale Krisen, ständige Veränderungen in der Arbeitswelt und die zunehmende Komplexität von Projekten führen zu einem Gefühl der Überlastung und Angst vor neuen Herausforderungen.

Ein wichtiger Faktor ist die zunehmende Geschwindigkeit des Wandels. Neue Technologien, agile Methoden, Remote Work – die Projektbeteiligten müssen sich ständig an neue Arbeitsweisen und Tools anpassen. Das führt zu Stress und Unsicherheit.

Erschwerend kommt hinzu, dass viele Unternehmen den menschlichen Faktor im Projektmanagement vernachlässigen und nicht genügend Unterstützung bei der Bewältigung dieser Herausforderungen anbieten.

Der Report des Project Management Institute (PMI®) Annual Global Survey on Project Management (2023 / 2024) kommt zu folgenden Empfehlungen:

• Aufgrund der Komplexität von Projekten und der Unvorhersehbarkeit interner und externer Kräfte sollten sich Unternehmen darauf konzentrieren, die Power-Skills der Mitarbeitenden für die Anpassung an neue Arbeitsumgebungen zu verbessern.
• Wesentliche Voraussetzungen wie Mentoring, Ressourcen für die psychische Gesundheit und Communities of Practice sind positiv mit einer höheren Projektleistung korreliert.
• Projektprofis brauchen Unterstützung, um sich kontinuierlich an neue Arbeitsweisen anzupassen. Technische Fähigkeiten, KI zu nutzen, um Projekte effektiver zu verwalten, virtuelle Teams durch komplexe Projekte zu führen, müssen erlernt werden. Zudem ist auch der Geschäftssinn zu lehren, um mit den Unternehmenszielen übereinstimmende Ergebnisse zu erzielen.

Die folgende Grafik zeigt die Ergebnisse einer Umfrage im Webinar von Januar 2025, welche Unterstützung die Teilnehmenden von ihren Unternehmen erhalten, um einer Überforderung vorzubeugen.

Trend 4: Kommunikation wächst in die Projektpläne

Kommunikation im Projekt ist von jeher ein wichtiger Baustein für Projekterfolg. Microsoft Teams ist zum Beispiel kaum mehr wegzudenken und häufig ein zentrales Tool im Projektumfeld, das Outlook teilweise ersetzt.

Kommunikation wächst immer weiter in die Projektpläne hinein. Dadurch kann sich die Projektplanung verbessern. Wenn beispielsweise der Chat zu einem Vorgang im Projektplan direkt vom Vorgang aus aufrufbar ist, dann stehen alle Informationen schnell zur Verfügung. Diese können für künftige Projekte (via KI) als Lessons Learned ausgewertet werden. Wissen geht also nicht „verloren“.

Die Umfrage „Pulse of the Profession^{® 2023}“ des PMI^® zeigt, wie wichtig die sogenannten Power Skills sind. Auch hier steht die Fähigkeit der richtigen Kommunikation durch die Projektleitenden ganz oben.

Zudem ist eine wichtige Thematik, das im Unternehmen vorhandene Wissen nachhaltig möglichst allen zur Verfügung zu stellen („Wenn Unternehmen X wüsste, was Unternehmen X weiß“). Gelingt dies besser, so wird sich das Wissen ebenfalls positiv auf die künftigen Projektergebnisse auswirken. Auch hier wird KI in Zukunft ein sehr wichtiges Anwendungsgebiet sein.

Dazu gehört auch das Teilen von Wissen.

Das Teilen von Wissen durch Kommunikation nimmt zu

Sie kennen es sicher: „Gurus“, die als „Single Source“ wichtiges Wissen für sich behalten, produzieren Engpässe in der Ressourcenplanung.

Verfügen Sie über zu wenige geeignete Personen mit ähnlichem Wissen, die sich gleichzeitig einsetzen lassen, so führt dies zu Ressourcenkonflikten. Je ähnlicher die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Personen sind, desto einfacher ist es, sie einzuteilen. Konflikte reduzieren sich somit automatisch.

Das funktioniert allerdings nur, wenn das Wissen auch wirklich geteilt wird. Das Problem liegt daher nicht in der eigentlichen Zahl der Personen, sondern in den Engpässen für bestimmte Fähigkeiten.

Allein ist man zwar vorübergehend schneller, gemeinsam kommt man auf Dauer aber weiter. Diese Denkweise ist in agilen Umgebungen völlig normal. Für viele etablierte klassische Organisationsstrukturen ist das beschriebene Umdenken aber eine sehr große Herausforderung.

Diese Entwicklung bezüglich des Teilens von Wissen setzt sich branchenunabhängig immer weiter durch und wird als Projektmanagement-Trend zunehmend von den jüngeren Generationen vorgelebt.

Unser Tipp: Unterstützen Sie die verschiedenen Möglichkeiten der Kommunikation (z.B. durch Chat) und versuchen Sie, das darin gesammelte Wissen darin möglichst für künftige Projekte nutzbar zu machen (z.B. durch KI-Tools). Und stellen Sie sicher, dass das Wissen wichtiger Expert:innen auf mehrere Köpfe verteilt wird.

Trend 5: Änderungen bei der Projektplanung

Es reicht heute nicht mehr, dass etwas erledigt werden soll. Immer mehr wird die Frage gestellt: wie und warum? Drei wesentliche Trends prägen die Veränderungen:

• Steigende Komplexität der Inhalte und Rahmenbedingungen: Projekte werden immer komplexer und erfordern ein tieferes Verständnis der Inhalte. Die Zeiten standardisierter Terminpläne sind vorbei. Projektmanager:innen müssen eng mit den Teammitgliedern als fachlichen Expert:innen aus verschiedenen Wissensbereichen zusammenarbeiten und deren Know-how in die Planung einbeziehen.
• Verschmelzung von klassischer und agiler Projektplanung: Unternehmen erkennen zunehmend, dass weder rein klassische noch rein agile Methoden für alle Projekte die optimale Lösung darstellen. Stattdessen suchen sie nach einem individuellen Mix zur Kombination. Solche hybriden Ansätze ermöglichen es, flexibel auf neue Anforderungen zu reagieren und gleichzeitig die Strukturiertheit und Planungssicherheit klassischer Methoden zu bewahren.
• Multilevel Scheduling: Großprojekte, insbesondere im Bereich Infrastruktur und Energie, erfordern eine vernetzte Planung über verschiedene Ebenen. Rahmen-, Detail- und Ausführungspläne müssen nahtlos ineinandergreifen. Nur so lässt die komplexe Koordination der Abläufe sicherstellen. Dies bedeutet: die Nachfrage nach klassischen PM-Methoden und PPM-Tools wird weiterhin stark sein.
• Berücksichtigung von ESG-Themen: Die Bedeutung von ESG-Kriterien (Environmental, Social, Governance) nimmt im Projektmanagement stetig zu. Unternehmen müssen diese Kriterien sowohl bei der Auswahl und Priorisierung von Projekten (Portfoliomanagement) als auch bei der Planung und Durchführung der Projekte berücksichtigen. Für die Projektleitung und das Team bedeutet dies, neue Verantwortung zu übernehmen.

Diese Trends stellen die Projektplanung vor neue Herausforderungen, bieten aber auch Chancen für die Realisierung zukunftsfähiger und nachhaltiger Projekte.

Die Umfrage im Webinar 1/2025 ergab, dass nur ca. ein Viertel ESG-Richtlinien definiert hat und bei über zwei Dritteln ESG keine Rolle spielt.

Ausrichten auf den Projektnutzen

Ein Verfehlen von Zielen können sich Unternehmen immer weniger leisten. Daher sollte die Ausrichtung Ihres Portfolios immer stärker auf dem eigentlichen Nutzen der Ergebnisse Ihrer Projekte liegen. Wenn der Nutzen eines Projekts nicht mehr zu erreichen ist, dann ist der Projektabbruch eine gute Entscheidung. Dies ist besonders im Umfeld knapper Ressourcen wichtig.

Unser Tipp: Überlegen Sie, wie Sie eine dreiteilige Projektplanung umsetzen können, die ihren Fokus auf dem Projektnutzen hat (z.B. im Portfoliomanagement). Ein Vorschlag wäre:

1. Beschreibung der Ziele und des Nutzens
2. Roadmap mit Phasen, Meilensteinen und Liefergegenständen für die Empfänger der Leistung
3. Detailplanung mit den Tätigkeiten zur Erreichung der Liefergegenstände für (immer mehr selbstorganisierte) Teams intern

Trend 6: Change Management und Transparenz werden wichtiger

Change Management ist und bleibt ein zentraler Erfolgsfaktor im Projektmanagement. Denn die besten Tools und Methoden nützen nichts, wenn die Projektbeteiligten nicht mitgenommen werden und die Veränderungen ablehnen.

Die letzten Jahre haben gezeigt, dass viele Unternehmen Widerstände gegen Veränderungen zwar wahrnehmen, aber keine Maßnahmen ergreifen, um diesen entgegenzuwirken.

Hier liegt enormes Potenzial brach. Denn aktives Change Management, das die Betroffenen frühzeitig einbindet, transparent kommuniziert und ausreichend Unterstützung bietet, kann die Akzeptanz neuer Tools, Prozesse und Arbeitsweisen deutlich erhöhen.

Damit Projekte erfolgreich sein können, ist es unerlässlich, parallel zur inhaltlichen Umsetzung auch den Veränderungsprozess in der Organisation gebührend zu behandeln. Und das ist die Aufgabe von Change Management in Projekten.

Ob es auch eine Aufgabe für die Projektleitung ist, sich um den Change zu kümmern, hängt vom Umfang der Änderungen und von der Anzahl betroffener Personen ab. Vermutlich macht es aber bei solchen Vorhaben immer Sinn, Spezialist:innen für das Thema Change Management mit an Bord zu holen.

Diese Erkenntnis ist zwar nicht neu, aber in letzter Zeit wird nicht nur darüber geredet, sondern auch konkret gehandelt. Change Management ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Projekte in der Zukunft. Folgende Punkte sind dabei besonders zu beachten:

• Schaffung einer offenen Fehlerkultur: Projektbeteiligte müssen sich sicher fühlen, Fragen zu stellen und Probleme frühzeitig anzusprechen, ohne Angst vor negativen Konsequenzen.
• Kommunikation der Ziele und des Nutzens von Veränderungen: Die Betroffenen müssen verstehen, warum die Veränderung notwendig ist und welchen Vorteil sie bringt.
• Schulungen und Unterstützung zu neuen Arbeitsweisen: Insbesondere bei der Einführung neuer Tools oder agiler Methoden ist es wichtig, dass die Projektbeteiligten die notwendige Unterstützung erhalten.
• Frühzeitiges Einbinden der Betroffenen: Change Management sollte nicht erst dann starten, wenn die Entscheidungen bereits gefallen sind. Stattdessen sollten die Projektbeteiligten von Beginn an in den Veränderungsprozess eingebunden sein.

Mehr Transparenz wird mittlerweile unterstützt

Dazu gehört auch die steigende Bereitschaft für mehr Transparenz im Projektumfeld: rote Ampeln als Frühwarnsystem werden mittlerweile öfter bewusst gesetzt und sind kein „no go“ mehr, wie früher. Es steigt die Bereitschaft, wirklich etwas zum Besseren verändern zu wollen. Das frühere Wegducken bei schwierigen Situationen lässt weiter nach. Immer mehr Personen weisen auf Missstände hin und wollen dazu beitragen, diese zu verändern.

Die Umfrage im Webinar 1/2025 ergab, dass immer noch ein Viertel der Teilnehmenden sich um Widerstände bei Neuerungen nicht wirklich kümmert – ein betrüblicher Wert mit viel Potenzial für die betroffenen Firmen. Gleiches gilt für die Überprüfung von Ergebnissen aus Schulungen. Immerhin sieht eine Mehrheit Schulungen und Sponsoren im Zusammenhang mit Neuerungen als nötig.

Unser Tipp: Sorgen Sie bei Änderungsprojekten von Beginn an dafür, dass die von den Änderungen betroffenen Personen richtig vorbereitet und auch begleitet werden. Wie Sie bei der Einführung neuer PPM-Tools ganzheitlich vorgehen und erfolgreich sind, das können Sie im Change Management Seminar von TPG lernen. Bringen Sie Ihr eigenes Change-Projekt mit zum Seminar und kehren Sie mit einem klaren Konzept für die nächsten Schritte in Ihr Projektumfeld zurück.

Trend 7: Ressourcenplanung wird immer wichtiger

Die aktuellen Studien und Umfragen zeigen deutlich, dass Ressourcenplanung im Projektmanagement immer wichtiger wird. Hierbei handelt es sich nach landläufiger Meinung um den „schwierigsten Bereich“ im Projektmanagement. Daher haben sich viele Firmen bislang nicht damit beschäftigt.

Dabei ist der Einstieg in eine erfolgreiche Ressourcenplanung gar nicht so schwer. Wichtig ist aber die richtige Vorgehensweise, ausgehend von einer groben Planung, und dass alle Tätigkeiten der Ressourcen auf jeden Fall vollständig erfasst werden. Nur dann kann Ressourcenplanung im Team, Projekt und Unternehmen auf Portfolioebene auch wirklich funktionieren.

Zudem müssen alle Rollen eingebunden sein.

Project Management Office (PMO)

So übernimmt z.B. das PMO immer mehr die Koordination des Ressourcenmanagements neben Teamleitenden und Projektleitenden. Gemeinsam mit den Entscheidenden muss diese zentrale Stelle vorausschauend Kapazitäten mit den geeigneten Fähigkeiten bereitstellen.

Teamleitende

Die Teamleitenden kümmern sich vermehrt um eine permanente Weiterbildung. Wissen kann z.B. durch eine Umschulung des Personals stetig erweitert werden. Ziel sollte es sein, Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen zu binden. Ein Ausbau des eigenen Wissens stärkt dabei nicht nur die Bindung an das Unternehmen, sondern sorgt auch für Zufriedenheit der Mitarbeitenden – denn Zufriedenheit wird in Bezug auf den eigenen Job immer wichtiger im schnelllebigen Arbeitnehmermarkt.

Projektleitende

Die Projektleitenden kümmern sich immer mehr um eine Lösungsfindung für klare Ziele und soziale Kompetenzen. Klassischerweise konnte früher mit dem Projektauftrag ein klares Ziel definiert werden. Heutzutage lässt sich dieses allerdings oft nicht komplett definieren, was einen anderen Umgang mit der Thematik erfordert. Zudem steigt durch die stetig wachsende Anzahl von Projekten auch die Verantwortung der Projektleitenden, sich um alles ausreichend zu kümmern.

Teammitglieder

Um all dies zu meistern, ist ein ehrlicher Umgang der Teammitglieder mit Unklarheiten, Unwissenheit und Terminen gefordert (siehe auch „VUCA im Projektmanagement“). Schließlich ist der Hauptgrund für erfolglose Projekte, dass Ziele verfehlt bzw. nicht klar definiert wurden.

Unser Tipp: Gute Ressourcenplanung funktioniert nur gemeinsam – im Zusammenspiel zwischen Projektleitung, Teamleitung, Teammitgliedern und PMO. Schaffen Sie die Voraussetzungen bei Prozessen und Tools.

Die Prozesse zur Ressourcenplanung müssen die Einbindung der Teamleitenden in den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie unbedingt berücksichtigen. Nur wenn beide Perspektiven betrachtet werden, entsteht eine vollständige und somit auch belastbare Ressourcenplanung.

Dazu kommen in immer kürzeren Abständen neue Anforderungen für weitere Projekte und künftige Wissensgebiete. Diese sind noch flexibler in der strategischen Kapazitätsplanung zu berücksichtigen.

Lesetipp: Ressourcenmanagement einführen im Projektumfeld

PMOs und Portfoliomanager:innen wünschen sich daher eine noch bessere Unterstützung bei der variablen Planung von Szenarien. Sie müssen den Prioritäten und Verfügbarkeiten der nächsten Monate und Jahre entsprechend entscheiden, welche Projekte wann neu zu starten sind. Manche müssen auch sehr flexibel Projekte verschieben und sich den neuen äußeren Umständen beugen.

Dafür ist eine grobe, aber vollständige Ressourcenplanung besser als eine präzise Planung in nur manchen Projekten. Der Ansatz „Vollständig und gut genug“ wird immer öfter akzeptiert. Und immer mehr Unternehmen wenden sich im Zusammenhang mit der Ressourcenplanung von Excel ab, weil dieses Tool hier einfach zu unflexibel ist. Spezielle Tools zur Ressourcenplanung sind viel besser geeignet.

Unser Tipp: Planen Sie Ihre Ressourcen besser grob und vollständig (alle Linientätigkeiten, Abwesenheiten, Projekttätigkeiten) als detailliert in einigen Projekten, aber insgesamt unvollständig.

Social und Soft Skills für das Projektmanagement der Zukunft

Wenn Sie im Projektumfeld tätig sind, dann sollten Sie noch einige wichtige Hinweise zu Social und Soft Skills berücksichtigen. Damit sind Sie besser für die künftigen Trends im immer komplexeren Projektumfeld und anspruchsvoller werdenden Ressourcenmanagement gerüstet:

• Sehen Sie hinter dem Begriff „Ressourcen“ die Menschen, keine Dinge
• Fördern Sie die Kreativität in der Lösungsfindung
• Erlauben Sie Fehlversuche und kalkulieren Sie diese ein
• Schaffen Sie Vertrauen als Basis für die ehrliche Einschätzung der Umstände und Aufgaben
• Sorgen Sie für weniger Stress in Projekten, verursacht durch Unsicherheiten (ich kenne mich nicht aus, wir werden nicht fertig etc.)
• Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich die Teams wohlfühlen und nicht weglaufen wollen
• Insgesamt geht die Entwicklung immer mehr dahin, dass Projektmanager:innen zu Teamleiter:innen werden (müssen) – „You can manage things, but you have to lead people”. Und warum ist das so? Aus Unternehmenssicht gilt in der Zeit knapper werdender Fachkräfte immer mehr: „The most important things are no things”.

Die Umfrage im TPG Webinar in 1/2025 bestätigte die Wichtigkeit der Schmerzpunkte im Ressourcenmanagement: Probleme mit Personalmangel, Skills, Prozessen und Tools sind weitverbreitet.

Trend 8: Das PMO wird strategischer

Das PMO kommt immer stärker in die Verantwortung bei der Umsetzung strategischer Vorgaben. Dabei ist es organisatorisch im besten Fall als Stabsstelle mit direktem Zugang zur Unternehmensführung aufgehängt.

Für die erfolgreiche strategische Kapazitätsplanung sind in dem Zusammenhang eine unternehmensweite Ressourcenübersicht und ein gutes Skill-Management nötig. Geeignete Ressourcen gilt es zu finden oder auszubilden und sie sind künftig noch dynamischer den strategisch bewerteten Projekten zuzuordnen.

Beim Portfoliomanagement ist vom PMO künftig mehr auf den Abbruch von weniger sinnvollen Projekten hinzuwirken. Durch einen gezielten Projektabbruch werden Mitarbeitende rechtzeitig für höher priorisierte Projekte frei.

Der Begriff „fail cheap“ ist nicht neu, in diesem Zusammenhang aber besonders wichtig: Ein Scheitern früh zu erkennen und die Konsequenzen daraus zu ziehen, bevor der Schaden noch größer wird, unterstützt den künftig erforderlichen Kulturwandel für ein erfolgreiches Scheitern von Projekten.

Unser Tipp: Sorgen Sie von oben herab dafür, dass gescheiterte Projekte rechtzeitig erkannt und abgebrochen werden können. Das bedarf eines Kulturwandels im gesamten Unternehmen, der den Projektleitern die Angst vor dem Scheitern nimmt.

Die Umfrage im TPG Webinar 1/2024 ergab zu den künftig gewünschten Aufgaben des PMO die in der folgenden Grafik dargestellten Ergebnisse:

Unter den gewünschten Aufgaben führt die „Unterstützung der Projektleitung“ vor „Standardisierung und Berichten“, „Unterstützung beim Portfoliomanagement“ und „Koordination des Ressourcenmanagements“. Drei der vier Punkte wurden von über 50 % der 256 Teilnehmenden am Webinar gewünscht.

PMOs müssen sich künftig auf diese Änderungen einstellen:

• Stärkere Bindung an die Führungsetage / Geschäftsführung
• Nicht nur Standards schaffen und Berichte erstellen
• Mehr Koordination beim Ressourcenmanagement
• Stärkere Einbindung im Portfoliomanagement
• Flexibler Einsatz der PM-Methoden
• Individuelle Beratung und Unterstützung der Projektleitenden bei klassischen, agilen oder hybriden Prozessen und Methoden für den richtigen Mix
• Aus den Lessons Learned sollen Erfahrungen adaptiert und laufend Anpassungen in den PM-Guide übernommen werden

Zusammenfassung: Projektmanagement-Trends

In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Projektmanagement-Trends aus unserer Sicht derzeit abzusehen sind. Ein besonderes Augenmerk liegt auf Bereichen wie Ressourcenplanung, Kollaboration, Rollen, Methodik und Tools.

Zum Abschluss hier nochmals alle 8 Projektmanagement-Trends auf einen Blick:

• Trend 1: Mehr Künstliche Intelligenz im Projektmanagement
• Trend 2: PM-Tools und automatisierte Datenverwendung
• Trend 3: Persönliche Überforderung der Beteiligten
• Trend 4: Kommunikation wächst in die Projektpläne
• Trend 5: Änderungen bei der Projektplanung
• Trend 6: Change Management und Transparenz werden wichtiger
• Trend 7: Ressourcenplanung wird immer wichtiger
• Trend 8: Das PMO wird strategischer

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen Teile des hier Gelernten vertiefen, wichtige Tipps erfahren und Fragen stellen? Dann sind Sie bei uns genau richtig, z.B. beim TPG Change Management Seminar, der PMO Schulung oder dem Ressourcenplanung Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert

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