11 Trends in Projektmanagement und Ressourcenplanung in 2019

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++++ Wie entwickelt sich Projektmanagement und Ressourcenplanung in 2019 +++ Die wichtigsten Trends im Überblick +++

Von Johann Strasser

Dieser Beitrag gibt Ihnen einen Überblick unserer Einschätzungen zu Trends im Projektmanagement und Ressourcenumfeld für 2019. Eingeflossen sind all die Erfahrungen aus unseren Kundenprojekten, Trainings und internen Diskussionen.

Wir hoffen, Sie können aus den folgenden Einschätzungen und Prognosen passende Weichenstellungen für Ihr Umfeld ableiten. Vielleicht fühlen Sie sich aber beim Lesen auch einfach in Ihren Ansichten bestätigt.

Auf jeden Fall wäre es schön, wenn Sie uns am Ende des Artikels einen kurzen Kommentar hinterlassen, wie Ihre Einschätzung zum ein oder anderen Punkt lautet – Zustimmung oder gegensätzliche Meinung. Vielen Dank hierfür schon mal im Voraus.

 1)  Vollständige Ressourcenplanung gewünscht

Das Wichtigste zuerst: Nachdem leider keine Entspannung bei der Ressourcensituation in Aussicht ist, geht der Trend zur Optimierung der Auslastung ungebrochen weiter. Die Verantwortlichen müssen auch in der Zukunft weiterhin versuchen, das Unplanbare planbar zu machen.

Dazu müssen sie mindestens wissen, woran die Mitarbeitenden derzeit arbeiten – nicht nur in Projekten, sondern auch in der Linie. An der Einbindung der Teamleiter in den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie führt künftig kein Weg vorbei. Nur wenn beide Perspektiven zusammengeführt sind, entsteht eine vollständige und somit auch belastbare Ressourcenplanung.

Dazu kommen in immer kürzeren Abständen neue Anforderungen für Projekte und Wissensgebiete. Diese sind noch flexibler in der strategischen Kapazitätsplanung zu berücksichtigen.

PMO und Portfoliomanager wünschen daher noch bessere Unterstützung bei der variablen Planung von Szenarien. Sie müssen entsprechend der Prioritäten und Verfügbarkeiten der nächsten Monate und Jahre entscheiden, welche Projekte wann neu zu starten sind.

Langsam aber sicher verbreitet sich die Erkenntnis, dass dafür eine grobe, aber vollständige Ressourcenplanung besser ist als eine präzise Planung in nur manchen Projekten.

Wenn Sie mit Ihrer Ressourcenplanung nicht zufrieden sind, dann lesen Sie hier mehr zum Thema Ressourcenplanung einführen und verbessern.

2)  Wer Wissen teilt, kommt weiter

Zu wenig geeignete Personen, die sich gleichzeitig einsetzen lassen, führt zu Ressourcenkonflikten. Je ähnlicher dabei die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Personen sind, desto einfacher ist es, sie einzuteilen. Konflikte reduzieren sich damit automatisch.

Das Problem ist also nicht die eigentliche Zahl der Personen, sondern die Engpässe bei bestimmten Fähigkeiten. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie dafür sorgen, dass Wissensträger ihr Know-how zumindest innerhalb von Teams teilen. Alleine ist man zwar vorübergehend schneller, gemeinsam kommt man auf Dauer aber weiter.

Diese Denkweise ist in agilen Umgebungen völlig normal. Für viele etablierte klassische Organisationsstrukturen ist das beschriebene Umdenken aber eine sehr große Herausforderung. Diese Entwicklung wird sich weiter durchsetzen müssen.

Lesen Sie hierzu auch: Skill-Management: Welche Fähigkeiten brauchen Ihre Ressourcen wann?

3)  Firmenübergreifende Projekte begünstigen Cloud-Lösungen

Ist aber gerade in Bereichen der allgegenwärtigen Digitalisierung das nötige Wissen in Ihrem Unternehmen gar nicht vorhanden? Dann lässt sich auch nichts teilen. Die Frage „make or buy“ wird daher künftig noch deutlich stärker in den Vordergrund treten.

Dazu steigt in vielen Branchen auch das Angebot an flexibel einsetzbaren Komponenten. Gemeinschaftliche Entwicklungen über Firmengrenzen hinweg werden damit immer selbstverständlicher. Die firmenübergreifende Zusammenarbeit in Projekten wird unserer Meinung nach auch weiterhin immer mehr zunehmen.

Dies ist auch ein wichtiger Treiber für die weitere Intensivierung der Nutzung von PPM-Software in der Cloud. Damit ist genau diese Art der Zusammenarbeit zumindest aus Sicht der Technik sehr einfach zu bewerkstelligen. Auch im Sinne der Lizenzierung ist dies eine einfache Übung: Jedes beteiligte Unternehmen bezahlt einfach seine temporären Lizenzen selbst bzw. verrechnet sie transparent.

Wenn Sie auf der Suche nach einer leistungsfähigen und unternehmensübergreifenden Cloud-Lösung sind, dann lesen Sie hier die Argumente für Microsoft Project Online.

4)  Klassische und agile Tools besser parallel betreiben

Bei den Software-Tools ist das Bemühen um eine Verschmelzung der klassischen und agilen Funktionen ein weiterer Trend für die nächsten Jahre. Hersteller klassischer Systeme versuchen agile Funktionen wie Kanban-Boards, Sprints und Burn-Down Charts einzubauen.

Die Vertreter aus der agilen Welt ergänzen Balkendiagramme für eine übergeordnete Sprintplanung und versuchen sich im Bereich des Portfolio- und Ressourcenmanagements. Allerdings ist diese Verschmelzung noch nirgends wirklich gut gelungen.

Vor diesem Hintergrund wird es auch in Zukunft sinnvoller sein, Tools für Projektmanagement und Workmanagement parallel aber gut integriert einzusetzen. Klassisch mit Phasen und Meilensteinen nach außen und im Innenleben immer agiler.

Möchten Sie z.B. Microsoft Project mit den bekannten Tools für Aufgabenmanagement wie Jira oder Microsoft Planner integrieren, so ist dies einfach möglich. Lesen Sie mehr zur Integration von Jira mit MS Project.

Kostenloser Download (PDF): Hybrid – Wie Sie agile und klassische PM-Methoden verbinden

* Pflichtfeld  |  Datenschutzhinweise

5)  Mehr Kundenaufträge mit agiler Umsetzung

Bei den Auftraggebern herrscht viel Unsicherheit, was in der heutigen VUCA-World wie beauftragt werden soll. Und daher entwickelt sich der Trend zu immer mehr agilen und gemeinsamen Entwicklungsaufträgen.

Dabei geht es immer weniger um das Erfüllen einer festen Spezifikation. Diese gibt es nämlich zum Zeitpunkt der Beauftragung noch gar nicht. Vielmehr gilt es immer öfter den vom Auftraggeber formulierten Nutzen eines Liefergegenstandes mit agilen Methoden sicherzustellen.

Dieses Thema zieht sich quer durch viele Branchen, auch weit weg von Softwareprodukten. Aber der steigende Softwareanteil in den Produkten und Lösungen ist ein wesentlicher Treiber für die Verbreitung der agilen Methoden. Dieser Trend ist nicht neu, aber er ist noch weit von seinem Höhepunkt entfernt.

Lesen Sie hier zum Thema, wann Sie klassisch, agil oder hybrid planen sollten.

6)  Ergebnisoffenheit kann auch Treffsicherheit bedeuten

Oft schon ist der Versuch gescheitert, komplexe Projekte mit theoretisch klaren Vorgaben zu einem fixen Endtermin erfolgreich abzuschließen. Aus dieser teuren Erfahrung steigt das Verständnis für die viel diskutierte Ergebnisoffenheit bei agilen Ansätzen im Gegensatz zur klassisch angestrebten Zielerreichung.

Die Ergebnisoffenheit bei agilen Ansätzen kann am Ende ein allgemein akzeptiertes Ergebnis mit höherem Nutzen bringen, als es das ursprünglich angepeilte Ziel gebracht hätte. Die Basis dafür ist die regelmäßige enge Abstimmung zwischen Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam. So herrscht immer Klarheit über die gewünschten und machbaren Ergebnisse.

Die regelmäßige Abstimmung wäre auch bei klassischen Projekten möglich, ist aber leider meist reine Theorie. In agilen Teams hingegen ist dies gelebte Praxis.

Bei klassischen Methoden, bei denen das einmal angepeilte Ziel am Ende eventuell nicht mehr den gewünschten Nutzen bringt, kann die Treffsicherheit demnach viel geringer ausfallen. Wir meinen, diese Erkenntnis wird sich weiter durchsetzen.

Setzen Sie sich also bei unsicherer Zielgestaltung in Projekten gleich für einen agilen Ansatz ein! Sie werden das vermeintlich klare Ziel am Ende nicht mit Mängeln verfehlen, sondern das gemeinsam veränderte Ziel genau treffen.

Lesen Sie hier mehr zu „Hybrides Projektmanagement – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden“.

7)  Projektleiter verantworten den Nutzen

Aus dem vorherigen Trend ergibt sich logischerweise, dass der Projektleiter bei agilen Aufträgen einen höheren Einfluss auf das Endergebnis hat. Schließlich wird die Ausprägung der Ziele ja auch erst während des Projektes erarbeitet.

Und so kommt es, dass Projektleiter künftig nicht mehr nur die Verantwortung für die Liefergegenstände haben werden. Künftig werden Projektleiter auch für den Nutzen zur Rechenschaft gezogen, der mit diesen Liefergegenständen erzielt werden soll.

Das zieht eine neuerliche Erweiterung der von Projektleitern geforderten Fähigkeiten nach sich. Stellen Sie also sicher, dass diese Entwicklung in der künftigen Ausbildung Ihrer Projektleiter berücksichtigt wird.

Lesen Sie hier mehr zu „Warum die Agile Certified Practitioner Zertifizierung boomt“.

8)  Fixe Teams bringen bessere Ergebnisse

Das agile Team ist fix besetzt und arbeitet wirklich gemeinsam an nutzbaren Ergebnissen. Deren Machbarkeit und Umfang wurde vorher selbst geschätzt und in Sprints eingeteilt. So wird viel klarer, was sich wirklich erreichen lässt und was nicht.

Agil bedeutet, dass auf jeden Fall ein nutzbares Ergebnis entstehen muss. Allerdings darf dieses unter Einbezug der Auftraggeber auch vom ursprünglichen Plan abweichen. Hauptsache, es ist sinnvoll und erreichbar.

Verantwortliche müssen am Ende das Versprochene halten und nicht nur am Anfang das Unhaltbare versprechen. Die wesentlichen Schlüssel sind hier die konstante Teamzusammensetzung gepaart mit der Eigenverantwortung des Teams.

Dazu kommt noch die iterative Zusammenarbeit des Product Owners bzw. Projektleiters mit den Stakeholdern und regelmäßiges Feedback. Ob Sie das künftig auch immer agil nennen oder nicht, spielt keine Rolle.

Lesen Sie hier mehr zu Ressourcenkonflikte in Projekten – kann agile Planung diese verringern?

9)  Verantwortung des PMO steigt

Wir sind davon überzeugt, dass sich diese iterative Gestaltung der Arbeitsumgebung weiter auf die Ausgestaltung von PMOs auswirken wird.

Ohne standardisierte Methoden, Prozesse und Tools gibt es weder klassisch noch agil Erfolg im Multi-Projektmanagement. Wenn Sie dazu auch noch die Organisation ändern, so müssen Sie diesen Wandel sorgfältig planen und führen. Das PMO wird hierfür noch deutlich stärker in die Verantwortung kommen, als dies bisher der Fall war.

Zudem entstehen durch die Digitalisierung Projekte in Bereichen, in denen bisher nur Linientätigkeiten verrichtet wurden, aber kein Projektmanagement erforderlich war. Lassen Sie das PMO die Basis schaffen, damit diese Einbindung möglichst reibungsfrei erfolgen kann.

Der Trend geht dahin, dass das PMO abteilungsübergreifender Taktgeber für das Erbringen von Ergebnissen in und um Projekte wird – entlang der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens.

Hier lesen Sie mehr zum Thema: Alles was Sie zum PMO wissen müssen.

10)  Kulturwandel zur Akzeptanz erfolgreichen Scheiterns

Der Trend beim PMO geht immer weiter in Richtung Umsetzung strategischer Vorgaben. Dies können Sie aber nur erreichen, wenn Ihre Ressourcensituation es auch erlaubt. Das PMO braucht also eine unternehmensweite Übersicht der verfügbaren Skills. Diese sind künftig noch dynamischer den strategisch bewerteten Projekten zuzuordnen.

Dabei ist allerdings auch der Abbruch von mittlerweile weniger sinnvollen Projekten gefragt. Denn durch gezielten Projektabbruch schaufeln Sie Mitarbeiter rechtzeitig für höher priorisierte Projekte frei. Das Schlagwort „Fail Cheap“ ist dabei nicht neu. Es trägt aber stark zum nötigen Kulturwandel bezüglich des erfolgreichen Scheiterns bei.

Wird in Ihrem Unternehmen der begründete Abbruch eines Projektes schon als positiv gesehen, oder noch als ein Versagen des Projektleiters? Sorgen Sie für einen Kulturwandel.

Lesen Sie hier mehr zum Thema: Wie Sie ein Projekt abbrechen – etablieren Sie eine Kultur des erfolgreichen Scheiterns! 

11)  Wir brauchen beide – Siedler und Pioniere

Neue Organisationsformen, Spaß an der Arbeit und Selbstbestimmung stehen derzeit bei vielen Mitarbeiter hoch im Kurs. Es gibt aber weiterhin viele Personen, die eine klassische Art der Führung bevorzugen.

Und das ist gut so. Schließlich sind auch in Zukunft nicht nur Pioniere, sondern auch jede Menge Siedler gefragt. In Zukunft wird die Vielfalt dabei aber sicher noch größer – und das Projektmanagement wird noch bunter.

Welche der 11 dargestellten Trends finden Sie am wichtigsten? Sagen Sie gerne Ihre Meinung mit einem kurzen Kommentar unten.

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1 Kommentar

  1. Jürgen Saeftel am

    Aus meiner Sicht sind drei Trends und Bedürfnisse aus dem Blickwinkel einer F&E-Abteilung im Maschinenbau-Mittelstand besonders wichtig:

    1) Vollständige Ressourcenplanung gewünscht – Beschränkung auf das Planen der Engpass-Ressourcen (einschließlich der wesentlichen Zuliefer-Ressourcen zum Engpass) erleichtert die Umsetzung

    2) Wer Wissen teilt, kommt weiter – Engpass-Ressourcen mehrfach vorzuhalten bleibt wichtig und zugleich ein besonders schwierig zu erreichendes Ziel, wenn (wie so oft) die bereits überlastete Engpass-Ressource zugleich die einzige Möglichkeit für Einarbeitung und Fortbildung beim Teilen des Wissens ist

    5) Mehr Kundenaufträge mit agiler Umsetzung – wenn man agil nicht allzu sehr an das „Agile Manifest“ anbindet, sondern Agilität in der Produktion durch TOC-Anwendung „Theory of Constraints“ bzw. in der Forschung und Entwicklung durch CCPM „Critical Chain Project Management“ anstrebt, dann wird das ursprüngliche Ziel erreichbar.
    Das vermeidet die als Trend 6) „Ergebnisoffenheit kann auch Treffsicherheit bedeuten“ formulierte Hilfskonstruktion. Eine solche, ergebnisoffene Arbeitsweise kann ich mir außerhalb von Universitäten nur als ökonomisch unbedeutende Nische vorstellen. Deshalb glaube ich persönlich nicht daran, dass sich Trend 6 längerfristig etablieren wird.

    Die Umformung von realen Firmen weg von klassischer Arbeitsweise hin zu „Agilen Teams mit flexiblem Zielen“ zu probieren, halte ich für schwieriger und mit einem höheren Risiko des Scheiterns verbunden, als es ein Wandel zu TOC / CCPM wäre. Die – von einem Physiker entwickelten – Methoden TOC und CCPM akzeptieren die vorgegebene Zieldefinition und lassen sie unverändert. Es werden reale Hürden adressiert, und dadurch kommt man zu agilen Ergebnissen: gleichbleibende Ressourcen beenden in gleicher Zeit erheblich mehr Projekte. Der daraus entstehende ökonomische Nutzen ist innerhalb von Firmen ein weithin akzeptierter Treiber für Veränderungen.

    Vielleicht wird ein Trend des kommenden Jahres lauten „TOC und CCPM sind auf dem Vormarsch“ und ein abgeleiteter Trend lautet „Hersteller von Projektmanagement-Tools unterstützen zunehmend die Abbildung der Kritischen Kette mit daraus abgeleiteter Multiprojektplanung“

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