Die 12 wichtigsten Projektmanagement-Trends 2021

1

Die Welt steckt mitten in einer Pandemie, die in verschiedenen Branchen sehr unterschiedliche Effekte ausgelöst hat. In manchen Branchen kämpfen Unternehmen ums Überleben in anderen boomt das Geschäft. Viele Unternehmen haben extreme Unsicherheiten bezüglich der weiteren Entwicklungen. Flexibilität und Resilienz sind hier wohl zwei der wichtigsten Eigenschaften, die Organisationen brauchen, um die Veränderungen zu treiben oder zu verkraften. Veränderungen werden mit Projekten realisiert, weshalb es derzeit so viele Projekte gibt wie nie zuvor. Die Themen Projektmanagement, Portfoliomanagement, Ressourcenmanagement und PMO sind also wichtiger denn je. Unternehmen, die Prozesse, Methoden und Tools dafür schon etabliert haben, können in Zeiten wie diesen die Vorteile davon nutzen, egal ob noch mehr Projekte gestartet werden müssen oder man sich zum Überleben nur noch auf die wesentlichen konzentrieren und alles Unwichtige rechtzeitig stoppen muss. Für beide Fälle haben wir aus unserer Sicht die 12 wichtigsten Projektmanagement-Trends zusammengestellt, die Ihnen helfen können, auch in 2021 Ihre Projektlandschaft im Griff zu behalten oder in den Griff zu bekommen.

Mit diesem Artikel wollen wir Sie an unseren aktuellen Ansichten und Erfahrungen teilhaben lassen. Diese basieren auf Kundenprojekten, Seminaren und Diskussionen zu aktuellen Entwicklungen und kommenden Trends.

Read article in English

 

Die 12 Projektmanagement-Trends 2021

Auf dieser Basis von Einschätzungen und Prognosen können Sie selbst die passenden Weichenstellungen für Ihr Umfeld ableiten. Vielleicht fühlen Sie sich beim Lesen aber auch einfach nur in Ihren Ansichten bestätigt, wie die Projektmanagement-Zukunft aussehen könnte. Falls Sie das Thema KI hier vermissen: wir sehen hier zwar diverse Experimente mit Chatbots, aber noch keine wirklich nützlichen Trends für die Praxis.

Trend 1) Vollständige Ressourcenplanung gewünscht

Das Wichtigste zuerst: Leider ist keine Entspannung bei der Ressourcensituation in Aussicht. Die einen haben immer noch zu wenig Mitarbeitende, die anderen plötzlich zu viele. So geht der Trend zur Optimierung der Auslastung vorhandener Mitarbeiter ungebrochen weiter. Die Verantwortlichen müssen versuchen, das Unplanbare planbar zu machen.

Dazu müssen sie mindestens wissen, womit die Mitarbeitenden derzeit beschäftigt sind – nicht nur in Projekten, sondern auch in der Linie. An der Einbindung der Teamleiter in den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie führt kein Weg vorbei. Nur wenn beide Perspektiven betrachtet werden, entsteht eine vollständige und somit auch belastbare Ressourcenplanung.

Dazu kommen in immer kürzeren Abständen neue Anforderungen für Projekte und Wissensgebiete. Diese sind noch flexibler in der strategischen Kapazitätsplanung zu berücksichtigen.

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Vorteile, Herausforderungen und das Geheimnis für die schnelle Einführung

PMO und Portfoliomanager wünschen daher noch bessere Unterstützung bei der variablen Planung von Szenarien. Sie müssen den Prioritäten und Verfügbarkeiten der nächsten Monate und Jahre entsprechend entscheiden, welche Projekte wann neu zu starten sind. Manche müssen auch sehr flexibel Projekte verschieben und sich den neuen äußeren Umständen beugen.

Dafür ist eine grobe, aber vollständige Ressourcenplanung besser als eine präzise Planung in nur manchen Projekten. Der Ansatz „Vollständig und gut genug“ wird immer öfter akzeptiert.

Trend 2) Wer Wissen teilt, kommt weiter

Verfügen Sie über zu wenige geeignete Personen, die sich gleichzeitig einsetzen lassen, so führt dies zu Ressourcenkonflikten. Je ähnlicher dabei die Fähigkeiten der zur Verfügung stehenden Personen sind, desto einfacher ist es, sie einzuteilen. Konflikte reduzieren sich damit automatisch.

Das Problem ist also nicht die eigentliche Zahl der Personen, sondern die Engpässe bei bestimmten Fähigkeiten. Um dem entgegenzuwirken, sollten Sie dafür sorgen, dass Wissensträger ihr Know-how zumindest innerhalb von Teams teilen. Alleine ist man zwar vorübergehend schneller, gemeinsam kommt man auf Dauer aber weiter.

Diese Denkweise ist in agilen Umgebungen völlig normal. Für viele etablierte klassische Organisationsstrukturen ist das beschriebene Umdenken aber eine sehr große Herausforderung. Diese Entwicklung setzt sich branchenunabhängig immer weiter durch und wird auch von jüngeren Generationen vorgelebt.

Lesen Sie hierzu auch: Skill-Management: Welche Fähigkeiten brauchen Ihre Ressourcen wann?

Trend 3) Feste Teams bringen bessere Ergebnisse

Agile Teams sind per Definition fix besetzt und arbeitet wirklich gemeinsam an nutzbaren Ergebnissen. Deren Machbarkeit und Umfang wurde vorher selbst geschätzt und in Sprints eingeteilt. So wird viel klarer, was sich wirklich erreichen lässt und was nicht. Jeder weiß, wer was kann, worauf man sich verlassen kann und was eher unsicher ist. Auch fällt den Teammitgliedern das Teilen von Wissen in einem gleichbleibenden vertrauten Team viel leichter.

Agil bedeutet, dass auf jeden Fall ein nutzbares Ergebnis entstehen muss. Allerdings darf dieses unter Einbezug der Auftraggeber auch vom ursprünglichen Plan abweichen. Hauptsache, es ist sinnvoll und erreichbar.

Verantwortliche müssen am Ende das Versprochene halten und nicht nur am Anfang das Unhaltbare versprechen. Die wesentlichen Schlüssel sind hier die konstante Teamzusammensetzung gepaart mit der Eigenverantwortung des Teams.

Dazu kommt noch die iterative Zusammenarbeit des Product Owners bzw. Projektleiters mit den Stakeholdern und regelmäßiges Feedback. Ob Sie das künftig auch immer agil nennen oder nicht, spielt keine Rolle. Nicht nur in unsicheren Zeiten ist Zuverlässigkeit ein wertvolles Gut. Die Erkenntnis, dass dies von fix zusammengesetzten Teams besser erreicht wird, setzt sich weiter durch.

Lesen Sie hier mehr: Ressourcenkonflikte in Projekten – kann agile Planung diese verringern?

Trend 4) Firmenübergreifende Projekte begünstigen Cloud-Lösungen

Ist aber gerade in Bereichen der allgegenwärtigen Digitalisierung das nötige Wissen in Ihrem Unternehmen gar nicht vorhanden? Dann lässt sich auch nichts teilen. Die Frage „make or buy“ wird daher künftig noch deutlich stärker in den Vordergrund treten.

Dazu steigt in vielen Branchen auch das Angebot an flexibel einsetzbaren Komponenten. Gemeinschaftliche Entwicklungen über Firmengrenzen hinweg werden damit immer selbstverständlicher.

Die firmenübergreifende Zusammenarbeit in Projekten wird unserer Meinung nach auch weiterhin immer mehr zunehmen.

Dies ist auch ein wichtiger Treiber für die weitere Intensivierung der Nutzung von Projekt- und Portfoliomanagement-Software in der Cloud. Damit ist genau diese Art der Zusammenarbeit zumindest aus Sicht der Technik sehr einfach zu bewerkstelligen. Auch im Sinne der Lizenzierung ist dies eine einfache Übung: Jedes beteiligte Unternehmen bezahlt einfach seine temporären Lizenzen selbst bzw. verrechnet sie transparent.

Wenn Sie auf der Suche nach einer leistungsfähigen und unternehmensübergreifenden Cloud-Lösung sind, lesen Sie hier die Argumente für Microsoft Project Online.

Trend 5) Mehr Kundenaufträge mit agiler Umsetzung

Bei den Auftraggebern herrscht viel Unsicherheit, was in der heutigen VUCA-World wie beauftragt werden soll. Und daher entwickelt sich der Trend zu immer mehr agilen und gemeinsamen Entwicklungsaufträgen.

Dabei geht es immer weniger um das Erfüllen einer festen Spezifikation. Diese gibt es nämlich zum Zeitpunkt der Beauftragung noch gar nicht. Vielmehr gilt es immer öfter den vom Auftraggeber formulierten Nutzen eines Liefergegenstandes mit agilen Methoden sicherzustellen.

Dieses Thema zieht sich quer durch viele Branchen, auch weit weg von Softwareprodukten. Aber der steigende Softwareanteil in den Produkten und Lösungen ist ein wesentlicher Treiber für die Verbreitung der agilen Methoden. Dieser Trend ist nicht neu, aber er ist noch weit von seinem Höhepunkt entfernt.

Lesen Sie hier zum Thema, wann Sie klassisch, agil oder hybrid planen sollten.

Trend 6) Klassische und agile Tools besser parallel betreiben

Bei den Software-Tools ist das Bemühen um eine Verschmelzung der klassischen und agilen Funktionen ein weiterer Trend für die nächsten Jahre. Hersteller klassischer Systeme versuchen, agile Funktionen wie Kanban-Boards, Sprints und Burn-Down Charts einzubauen.

Die Vertreter aus der agilen Welt ergänzen Balkendiagramme für eine übergeordnete Sprintplanung und versuchen, sich im Bereich des Portfolio- und Ressourcenmanagements. Allerdings ist diese Verschmelzung noch nirgends wirklich gut gelungen.

Wir treffen häufig auf den Wunsch, Projekte für die Außenwelt klassisch mit Phasen und Meilensteinen dazustellen, aber intern in Sprints zu arbeiten. Vor diesem Hintergrund wird es auch in Zukunft sinnvoller sein, Tools für Projektmanagement und Workmanagement parallel einzusetzen. Achten Sie aber darauf, diese Tools miteinander zu integrieren, sodass ein effizienter Datenaustausch möglich ist.

Aufgrund der verteilten Arbeitsplätze zwischen Home-Office und Büro sind Cloud-Lösungen klar im Aufschwung.

Möchten Sie z.B. Microsoft Project mit den bekannten Tools für Aufgabenmanagement wie Jira oder Microsoft Planner integrieren, so ist dies einfach möglich. Lesen Sie mehr zur Integration von Jira mit MS Project.

Trend 7) Ergebnisoffenheit soll höheren Nutzen bringen

Komplexe Projekte mit theoretisch klaren Vorgaben zu einem fixen Endtermin erfolgreich abzuschließen, ist schon oft gescheitert. Aus so einer teuren Erfahrung steigt das Verständnis für die viel diskutierte Ergebnisoffenheit. Bei agilen Ansätzen steht diese im Mittelpunkt, im Gegensatz zur klassisch fixen Zielerreichung.

Die Ergebnisoffenheit bei agilen Ansätzen kann am Ende ein allgemein akzeptiertes Ergebnis mit höherem Nutzen bringen, als es das ursprünglich angepeilte Ziel gebracht hätte. Die Basis dafür ist die regelmäßige enge Abstimmung zwischen Auftraggeber, Projektleiter und Projektteam. So herrscht immer Klarheit über die gewünschten und machbaren Ergebnisse.

Die regelmäßige Abstimmung wäre auch bei klassischen Projekten möglich, ist aber leider meist reine Theorie. In agilen Teams hingegen ist sie gelebte Praxis.

Bei klassischen Methoden, bei denen das einmal angepeilte Ziel am Ende eventuell nicht mehr den gewünschten Nutzen bringt, kann die Treffsicherheit bzw. Zufriedenheit demnach am Ende viel geringer ausfallen. Wir meinen, diese Erkenntnis wird sich weiter durchsetzen.

Setzen Sie sich also bei unsicherer Zielgestaltung in Projekten gleich für einen agilen Ansatz ein! Sie werden das vermeintlich klare Ziel am Ende nicht mit Mängeln verfehlen, sondern das gemeinsam veränderte Ziel genau treffen.

Lesen Sie hier mehr zu: Hybrides Projektmanagement

Trend 8) Projektleiter verantworten mehr als nur das Ergebnis

Aus dem vorherigen Trend ergibt sich logischerweise, dass der Projektleiter bei agilen Aufträgen einen höheren Einfluss auf das Endergebnis hat. Schließlich wird die Ausprägung der Ziele ja auch erst während des Projektes erarbeitet.

Und so kommt es, dass Projektleiter künftig nicht mehr nur die Verantwortung für die einzelnen Liefergegenstände haben werden. Sie werden auch für den Nutzen zur Rechenschaft gezogen, der mit diesen Liefergegenständen erzielt werden soll. Künftig müssen neben den ökonomischen Zielen auch ökologische und soziale Aspekte im Sinne einer nachhaltigen Nutzung mit einfließen.

Dies verlangt vom Projektleiter der Zukunft noch ganz andere Fähigkeiten als in der Vergangenheit. Besonders die kommunikativen Fähigkeiten werden immer wichtiger, um die vielen verschiedenen Wissensträger und Lieferanten zu motivieren in dieselbe Richtung zu arbeiten. Dass im Moment und wohl auch in Zukunft Teams räumlich verteilt arbeiten, anstatt in einem gemeinsamen Büro zu sitzen, macht die Führung für Projektleiter nicht einfacher.

Stellen Sie also sicher, dass diese Entwicklung in der künftigen Ausbildung Ihrer Projektleiter berücksichtigt wird.

Das könnte Sie auch interessieren:  „Warum die Agile Certified Practitioner Zertifizierung boomt“.

Trend 9) Changemanagement parallel zum Projektmanagement

Projektmanagement wurde in vergangenen Jahren in erster Linie bei der Entstehung von greifbaren Ergebnissen eingesetzt. Die Projekte waren erfolgreich, wenn die bestellten Liefergegenstände auch wirklich so geliefert wurden.

Im Rahmen der heutigen Digitalisierung werden aber auch sehr viele organisatorische Änderungen im Rahmen von Projekten erwirkt. Damit solche Projekte erfolgreich sein können, ist es unerlässlich, parallel zur inhaltlichen Umsetzung den Veränderungsprozess in der Organisation gebührend zu behandeln.

Sorgen Sie also dafür, dass die in ihrem Arbeitsalltag von Änderungen betroffenen Personen richtig vorbereitet und auch begleitet werden. Das muss im Rahmen der Projektplanung von Anfang an berücksichtigt werden.

Ob es auch eine Aufgabe für den Projektleiter ist, sich um den Change zu kümmern, hängt vom Umfang der Änderungen und der Anzahl der betroffenen Personen ab. Vermutlich macht es aber bei solchen Vorhaben immer Sinn, Spezialisten für das Thema Changemanagement mit an Bord zu holen. Diese Erkenntnis ist zwar auch nicht neu, aber in letzter Zeit wird nicht nur darüber geredet, sondern auch konkret gehandelt.

Lesen Sie hier mehr: Change Management – warum Projektmanager künftig auch Change Manager sein müssen

Trend 10) PMO Trend zu steigender Verantwortung

Ohne standardisierte Methoden, Prozesse und Tools gibt es weder klassisch noch agil Erfolg im Multi-Projektmanagement. Wenn Sie dazu auch noch die Organisation ändern, so müssen Sie diesen Wandel sorgfältig planen und führen. Das PMO wird hierfür noch deutlich stärker in die Verantwortung kommen, als dies bisher der Fall war.

Zudem entstehen durch die Digitalisierung Projekte in Bereichen, in denen bisher nur Linientätigkeiten verrichtet wurden, aber kein Projektmanagement erforderlich war. Lassen Sie das PMO die Basis schaffen, damit diese Einbindung möglichst reibungsfrei erfolgen kann.

Der Trend beim PMO geht dahin, dass das PMO abteilungsübergreifender Taktgeber für das Erbringen von Ergebnissen in und um Projekte wird – entlang der gesamten Wertschöpfungskette des Unternehmens. Dabei kommt auch dem Thema Ressourcenmanagement eine immer stärkere Bedeutung im PMO zu. Vielleicht gibt es neben CEOs, CTOs und CIOs bald auch CPOs, die auf oberster Ebene für das Projektmanagement verantwortlich sind.

Hier lesen Sie mehr zum Thema: Alles, was Sie zum PMO wissen müssen.

Trend 11) Kulturwandel zur Akzeptanz erfolgreichen Scheiterns

Damit erhält das PMO immer stärker die Verantwortung zur Umsetzung strategischer Vorgaben. Dies können Sie aber nur erreichen, wenn Ihre Ressourcensituation es auch erlaubt. Das PMO braucht also eine unternehmensweite Übersicht der verfügbaren Skills. Diese sind künftig noch dynamischer den strategisch bewerteten Projekten zuzuordnen.

Dabei ist allerdings auch der Abbruch von mittlerweile weniger sinnvollen Projekten gefragt. Denn durch gezielten Projektabbruch schaufeln Sie Mitarbeiter rechtzeitig für höher priorisierte Projekte frei. Das Schlagwort „Fail Cheap“ ist dabei nicht neu. Es trägt aber stark zum nötigen Kulturwandel bezüglich des erfolgreichen Scheiterns bei.

Wird in Ihrem Unternehmen der begründete Abbruch eines Projektes schon als positiv gesehen oder noch als ein Versagen des Projektleiters? Sorgen Sie für den nötigen Kulturwandel.

Vielleicht hilft Ihnen die Aussage von Peter Drucker „Culture eats strategy for breakfast“, die Bedeutung im Unternehmen entsprechend zu unterstreichen.

Lesen Sie hier mehr zum Thema: Wie Sie ein Projekt abbrechen – etablieren Sie eine Kultur des erfolgreichen Scheiterns! 

Trend 12) Veränderung ist akzeptabel, wenn man weiß warum

Neue Organisationsformen, Spaß an der Arbeit und Selbstbestimmung stehen derzeit bei vielen Mitarbeitern hoch im Kurs. Es gibt so viele Organisationen wie nie zuvor, die agil und modern arbeiten wollen.

Es gibt aber weiterhin viele Personen, die eine klassische Art der Führung bevorzugen und viele Projekte, die besser mit klassischen Methoden des Projektmanagements durchgeführt werden. Und das ist gut so. Schließlich sind auch in Zukunft nicht nur Pioniere, sondern auch noch Siedler gefragt.

Veränderungen wird es aber trotzdem immer und überall geben – mal mehr mal weniger. Hilfreich ist dabei, wenn man versteht, dass die meisten Menschen meist nur deshalb gegen Veränderungen sind, weil sie den Sinn nicht sehen. Wenn Sie also zu Beginn das Warum klären, dann kommen Sie viel einfacher zum Wie und Was.

Erklären statt Befehlen ist aus unserer Sicht der wichtigste Trend, der sich auch in der Projektmanagement-Zukunft rasant entwickelt.

Teilen Sie unsere Meinung? Welchen Trend des Projektmanagements sehen Sie anders? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar. Danke.


Johann Strasser, The Project GroupÜber den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

 

ARTIKEL DRUCKEN

Share.

1 Kommentar

  1. Jürgen Saeftel am

    Aus meiner Sicht sind drei Trends und Bedürfnisse aus dem Blickwinkel einer F&E-Abteilung im Maschinenbau-Mittelstand besonders wichtig:

    1) Vollständige Ressourcenplanung gewünscht – Beschränkung auf das Planen der Engpass-Ressourcen (einschließlich der wesentlichen Zuliefer-Ressourcen zum Engpass) erleichtert die Umsetzung

    2) Wer Wissen teilt, kommt weiter – Engpass-Ressourcen mehrfach vorzuhalten bleibt wichtig und zugleich ein besonders schwierig zu erreichendes Ziel, wenn (wie so oft) die bereits überlastete Engpass-Ressource zugleich die einzige Möglichkeit für Einarbeitung und Fortbildung beim Teilen des Wissens ist

    5) Mehr Kundenaufträge mit agiler Umsetzung – wenn man agil nicht allzu sehr an das „Agile Manifest“ anbindet, sondern Agilität in der Produktion durch TOC-Anwendung „Theory of Constraints“ bzw. in der Forschung und Entwicklung durch CCPM „Critical Chain Project Management“ anstrebt, dann wird das ursprüngliche Ziel erreichbar.
    Das vermeidet die als Trend 6) „Ergebnisoffenheit kann auch Treffsicherheit bedeuten“ formulierte Hilfskonstruktion. Eine solche, ergebnisoffene Arbeitsweise kann ich mir außerhalb von Universitäten nur als ökonomisch unbedeutende Nische vorstellen. Deshalb glaube ich persönlich nicht daran, dass sich Trend 6 längerfristig etablieren wird.

    Die Umformung von realen Firmen weg von klassischer Arbeitsweise hin zu „Agilen Teams mit flexiblem Zielen“ zu probieren, halte ich für schwieriger und mit einem höheren Risiko des Scheiterns verbunden, als es ein Wandel zu TOC / CCPM wäre. Die – von einem Physiker entwickelten – Methoden TOC und CCPM akzeptieren die vorgegebene Zieldefinition und lassen sie unverändert. Es werden reale Hürden adressiert, und dadurch kommt man zu agilen Ergebnissen: gleichbleibende Ressourcen beenden in gleicher Zeit erheblich mehr Projekte. Der daraus entstehende ökonomische Nutzen ist innerhalb von Firmen ein weithin akzeptierter Treiber für Veränderungen.

    Vielleicht wird ein Trend des kommenden Jahres lauten „TOC und CCPM sind auf dem Vormarsch“ und ein abgeleiteter Trend lautet „Hersteller von Projektmanagement-Tools unterstützen zunehmend die Abbildung der Kritischen Kette mit daraus abgeleiteter Multiprojektplanung“

Kommentar abschicken