TPG TeamManager App: Das Tool für Teamleitende zur vollständigen Übersicht der Auslastung ihrer Teammitglieder

TPG TeamManager App ist ein webbasiertes Werkzeug für Führungskräfte zur Ressourcenplanung. Es stellt die volle Auslastungsplanung jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters im Team dar. Diese ergibt sich aus Abwesenheitszeiten, Linientätigkeiten und Projekttätigkeiten. In Matrixorganisationen ist es wichtig, dass die Teamleitenden die freien Kapazitäten für Projekte gut erkennen können. So können sie schnell Zusagen auf Projektanfragen vergeben. TPG TeamManager App ist ein eigenständiges Werkzeug, das genau dazu dient und auf allen aktuellen Browsern läuft.


Die Grafik oben zeigt die Differenz der Projektverfügbarkeit nach Berechnung durch die Teamleitung (rechts) und den Anfragen aus Projekten (links). Das Ergebnis ist verschieden, sodass Projekt B und C nicht voll zugesichert werden können. Und so kommt man zu dem Ergebnis: Teamleitung und Projektleitung haben ihre eigene Planung, aber auf derselben Basis. Diese lassen sich dann mit TPG TeamManager vergleichen, um die Verfügbarkeit für Projekte zu ermitteln.

Die Teamleitung bestimmt die Projektverfügbarkeit ihres Teams. Diese errechnet sich so:

  • Ressourcenkapazität
  • abzüglich Abwesenheiten (Krankheiten, Urlaub oder Fortbildung)
  • abzüglich der allgemeinen und individuellen Linientätigkeiten
  • ergibt die Projektverfügbarkeit.
     

FAQ und Antworten zum TPG TeamManager App

Planungsansicht für die Teamleitung

Die Planungsansicht für die Teamleitung zeigt die Auslastung der Ressourcen im Team und angefragte Projekte in der Übersicht. Im Idealfall sind alle Felder für Projekte und Ressourcen grün – dann wären alle Ressourcen optimal ausgelastet und alle Projektanfragen zugesichert. Dieser Spagat ist in der Realität nur schwer vollständig zu erfüllen, aber die Teamleitung sieht sofort anhand der Felder, die nicht grün sind, wo Handlungsbedarf besteht.

Eine Beschreibung des Abstimmungsprozesses finden Sie hier: Ressourcenplanung mit SharePoint (PDF)

IHR NUTZEN

Ressourcenplanung mit TPG TeamManager App hat wichtige Vorteile

  • Unterstützt Projekt- und Teamleitung bei einer abgestimmten Ressourcenplanung.
  • Bearbeiten von Ressourcenanfragen aus Projekten und Zuweisungen im selben Tool.
  • Schafft Verlässlichkeit für die Projektleitenden bei der Projekt-Ressourcenplanung.
  • Vermindert Verzögerungen von Projekten und Überbuchen / Überlasten von Ressourcen.
  • Schafft Übersicht als Grundlage für Entscheidungen über zusätzlichen Ressourcenbedarf.

Die Verbindung zum Projekt

TPG TeamManager App vereint die Ressourcenanfragen aus dem Projekt und die zugehörigen Zusagen der Teamleitung. Die Zusagen aus der Linie können an die Projekte übergeben und als Abgleich mit den Projektanfragen grafisch dargestellt werden. Dies bietet eine optimale Basis für den Vergleich von Anfragen aus den Projekten und Zusicherungen aus der Linie. Projekt- und Teamleitung können sich so gut abstimmen und einigen.

Übersichtliche Diagramme zur Ressourcenauslastung

Die Säulengrafiken stellen die Gesamtauslastung gewählter Ressourcen und Tätigkeiten mit der Linie der Ressourcenkapazität dar. Die Höhe der Säulen und die Kapazitätslinie sind in beiden Grafiken immer gleich. Links können die Ressourcen selektiert werden, rechts die Tätigkeiten.

Hier finden Sie FAQ und Antworten zum TPG TeamManager.

Kunden-Feedback

„Mit der Lösung von TPG sind unsere Abteilungsleitenden in der Lage, den Einsatz der eigenen Mitarbeitenden besser zu planen. Sie können auf die Anfragen aus F&E-Projekten valides Feedback zur Ressourcenverfügbarkeit geben. Engpässe lassen sich gut erkennen und Überlastungen besser vermeiden.“

Detlef Teuteberg, Business Process Consultant R&D, Global IT, Otto Bock SE & Co. KGaA

Integration mit Microsoft Project Server / Project Online

An TPG TeamManager lässt sich bei Bedarf auch Project Server oder Project Online als Projektmanagement-Plattform ankoppeln. Das erlaubt folgenden Prozess:

1) Die TeamManager App lädt die Ressourcenkapazitäten aus dem Microsoft Project Server oder Project Online Resource Pool.
2) Die Teamleitung plant alle nicht projektbezogenen Tätigkeiten und Abwesenheitszeiten je Mitarbeitendem in TPG TeamManager.
3) Sie importiert alle Ressourcenanfragen aus dem Microsoft Project Server auf Projektebene in die App.
4) Schließlich sichert sie verfügbare Ressourcen an die Projekte zu oder verteilt Tätigkeiten so um, dass eine optimale Auslastung für das Team entsteht.

Kunden-Feedback

„Unser Ziel einer integrierten Multiprojektlandschaft haben wir mit der neuen Microsoft PPM-Lösung erreicht: Der Terminplan als zentrales Element ist nun mit der Ressourcenplanung im TPG TeamManager und mit dem Aufgabenmanagement in Jira verbunden. Daten müssen wir nur noch einmal eingeben und die vielen lokalen Excel-Listen sind Geschichte. Das macht vieles einfacher.“

Andreas Frühwirth, PMO, TGW Logistics Group


Die Besonderheiten

    • Grafische Ampeldarstellung der Auslastung jeder/jedes einzelnen Mitarbeitenden und der Teams.
    • Grafik der Ressourcenanfragen und -zusicherungen zu Projekten mit Aggregation nach oben.
    • Grad der Zusicherung von Linienressourcen für Projekte mit Ampelfunktion.
    • Optionale Anbindung von Microsoft Project Server / Project Online unter Berücksichtigung des Rechtekonzepts.

    Kompatibilität:

    • App zu SharePoint Online
    • App zu SharePoint 2019
    • App zu SharePoint 2016
    • Project Online
    • Microsoft Project Server 2019
    • Microsoft Project Server 2016

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    FAQ: Antworten auf häufige Fragen zu TPG TeamManager App

    1. Wie befülle ich den TPG TeamManager mit Ressourcen?

    TPG TeamManager lässt den Import von Ressourcen über eine Schnittstelle oder direkt aus dem Ressourcenpool eines Microsoft Project Server / Project Online (PPM) zu. Das macht bei einer großen Menge von Mitarbeitenden Sinn. Wir beraten Sie gerne, was die möglichen Datenformate betrifft.
    Natürlich können Sie die Mitarbeitenden aber auch manuell einpflegen.
     

    2. Kann ich auch die nicht projektbezogenen Tätigkeiten meines Teams mit TPG TeamManager planen (z.B. Linientätigkeiten und Abwesenheiten)?

    Ja, das geht. TPG TeamManager unterscheidet zwischen Linientätigkeiten, Abwesenheiten und Projekttätigkeiten.
     

    3. Unterstützt mich TPG TeamManager bei der Berechnung der Projektverfügbarkeit meines Teams?

    Ja, TPG TeamManager berechnet die Projektverfügbarkeit nach folgender Formel:
    Brutto Kapazität der Ressourcen
    - Linientätigkeiten
    - Abwesenheiten
    = Projektverfügbarkeit
     

    4. Kann ich sehen, woran meine Mitarbeitenden arbeiten?

    Ja, natürlich. Mit TPG TeamManager haben Sie die Übersicht über die geplanten Projekt- und Linientätigkeiten in Stunden je Team bzw. je Ressource.
     

    5. Kann ich sehen, wer von meinen Ressourcen in einem Zeitraum zur Verfügung steht, z.B. wenn eine Anfrage aus einem Projekt kommt?

    Ja, das können Sie einfach erkennen. TPG TeamManager ermöglicht dies durch eine übersichtliche grafische Darstellung im Look & Feel von Excel. Die Tabellenzellen sind je nach Auslastung der Person farblich gekennzeichnet.
    Die Farbe und ab welchem Wert ein Farbwechsel erfolgt, können Sie nach Ihren Wünschen konfigurieren.
     

    6. Kann ich sehen, wer wann und für wie lange in welchem Projekt verplant ist, wer Urlaub hat, abwesend oder auf Schulung ist?

    Ja, diese Übersicht haben Sie sehr einfach. TPG TeamManager differenziert zwischen Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekttätigkeiten. Diese bekommen Sie jeweils über die Zeitachse dargestellt.
     

    7. Kann ich die Einplanung meines Teams über die Zeitachse darstellen lassen?

    Ja, denn TPG TeamManager unterstützt Sie bei der Planung in folgenden Zeitintervallen: Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre.
     

    8. Kann ich mit dem Tool auch für externe Mitarbeitende planen?

    Ja, das ist möglich. TPG TeamManager behandelt externe und interne Ressourcen identisch. Beide tragen Sie einfach als Ressourcen ein.
     

    9. Wer kann auf die Planung im TPG TeamManager zugreifen und die Inhalte sehen?

    TPG TeamManager ist eine SharePoint App. Pro Team gibt es daher immer eine SharePoint Seite. Die Zugriffsrechte auf diese Seite (Lesen und / oder Schreiben) können Sie mittels SharePoint Berechtigungskonzept selbst festlegen.
     

    10. Sehen meine Teammitglieder im TPG TeamManager ihre eigene Auslastung und die ihrer Kolleginnen/Kollegen?

    Ja, das ist prinzipiell möglich. Aber nur, wenn diese Einsicht explizit gewünscht wird und die Leseberechtigung über das SharePoint Berechtigungskonzept entsprechend voreingestellt wurde, kann jedes Teammitglied seine eigene und auch die Auslastung aller Kolleginnen/Kollegen im Team sehen.
     

    11. Kann ich die aktuellen Stunden aus der Zeiterfassung in den TPG TeamManager importieren?

    Ja, das geht. Hierfür existiert eine Schnittstelle für den Import von z.B. Ist-Werten aus anderen Systemen oder direkt aus dem Microsoft Project Server / Project Online, wenn TPG TeamManager mit einem solchen verbunden ist. Wir beraten Sie gerne über die möglichen Datenformate.
     

    12. Kann ich die Grundverfügbarkeit meiner Mitarbeitenden abbilden, z.B. bei Teilzeit?

    Ja, das ist sogar empfehlenswert. Sie sollten die Verfügbarkeit jedes Mitarbeitenden individuell in Stunden / Tag, Stunden / Woche oder Stunden / Monat eingeben, damit die Berechnung der Projektverfügbarkeit richtig passt.
    Haben Sie Microsoft Project Server / Project Online im Einsatz und mit TPG TeamManager verbunden, werden diese Informationen dort gepflegt und automatisch in TPG TeamManager importiert.
     

    13. Ich arbeite ohne Microsoft Project Server oder Project Online. Kann ich TPG TeamManager trotzdem verwenden?

    Ja, natürlich, denn TPG TeamManager existiert in 2 Versionen:
    1) für die Zusammenarbeit mit Microsoft Project Server / Project Online – hier können Sie die Projektanfragen direkt in TPG TeamManager importieren. Die Projektleitung sieht Ihre Ressourcenzusagen in einer extra Ansicht im Webbrowser.

    2) als unabhängige SharePoint-Anwendung – hier ist der automatische Import der Projektanfragen aus Microsoft Project Server / Project Online nicht möglich. Diese müssen Sie manuell eingeben oder ggf. aus einer anderen Datenquelle beziehen. Aber alle anderen Vorteile des TPG TeamManagers stehen Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.
     

    14. Ich arbeite in einer Matrixorganisation mit getrennter Planung in Linie und Projekt. Kann mir TPG TeamManager hier bei der Ressourcenplanung helfen?

    Ja, denn genau für die Matrixorganisation wurde der TPG TeamManager entwickelt. Der Abstimmungsprozess zwischen Ressourcenbesitzenden in der Linie und Ressourcenanfragenden aus dem Projektumfeld wird optimal unterstützt.
     

    15. Kann ich sehen, ob die Kapazität in meinem Team für eine Projektanfrage ausreicht?

    Ja, das geht. Projekte werden erst einmal generisch als Anfrage in TPG TeamManager importiert (wenn die passende Schnittstelle eingerichtet ist) oder manuell angelegt. Die Zuordnung von Mitarbeitenden zum Projekt nehmen Sie als verantwortliche Teamleitung erst nach Ihrer Kontrolle manuell vor. So können Sie die Auslastung Ihres Teams optimieren und Überlastungen vermeiden.
     

    16. Kann ich Überlasten meiner Teams transparent nachvollziehen, um auf der Basis die richtigen Maßnahmen treffen zu können?

    Ja, natürlich. TPG TeamManager hat leistungsfähige Berichte zur Auslastung aus Projekt- und Ressourcensicht. Alle Plandaten können Sie auch exportieren, um die zusätzlichen Möglichkeiten von z.B. Excel oder Power BI voll auszunutzen.
     

    17. Unsere Bereichsleitung benötigt eine Übersicht über die Auslastung aller Teams. Unterstützt TPG TeamManager dabei?

    Ja, das Tool unterstützt hier hervorragend. TPG TeamManager bietet nicht nur personenbezogene Reports innerhalb eines Teams, sondern auch aggregierte Reports je Team auf Hauptabteilungs- oder Bereichsebene. Auch hier wird der Zugriff über das SharePoint Berechtigungskonzept gesteuert. Die Daten lassen sich außerdem exportieren zur Darstellung in beliebigen anderen Werkzeugen.
     

    18. Kann ich aus beliebigen Fremdsystemen Daten importieren?

    Ja, das geht. TPG TeamManager hat eine Importfunktion um Daten automatisiert zu übernehmen, wie z.B. Ressourcen-Stammdaten, Verfügbarkeiten, Ist-Werte oder auch Projektanfragen. Wir beraten Sie gerne über die möglichen Datenformate und notwendigen Aufwendungen.