TPG TeamManager ist ein webbasiertes Werkzeug für Führungskräfte zur Ressourcenplanung. Es stellt die volle Auslastungsplanung jeder Mitarbeiterin und jedes Mitarbeiters im Team dar. Diese ergibt sich aus Abwesenheitszeiten, Linientätigkeiten und Projekttätigkeiten. In Matrixorganisationen ist es wichtig, dass die Teamleitenden die freien Kapazitäten für Projekte gut erkennen können. So können sie schnell Zusagen auf Projektanfragen vergeben. TPG TeamManager ist ein eigenständiges Werkzeug, das genau dazu dient und auf allen aktuellen Browsern läuft.
Die Grafik oben zeigt die Differenz der Projektverfügbarkeit nach Berechnung durch die Teamleitung (rechts) und den Anfragen aus Projekten (links). Das Ergebnis ist verschieden, sodass Projekt B und C nicht voll zugesichert werden können. Und so kommt man zu dem Ergebnis: Teamleitung und Projektleitung haben ihre eigene Planung, aber auf derselben Basis. Diese lassen sich dann mit TPG TeamManager vergleichen, um die Verfügbarkeit für Projekte zu ermitteln.
Die Teamleitung bestimmt die Projektverfügbarkeit ihres Teams. Diese errechnet sich so:
Die Planungsansicht für die Teamleitung zeigt die Auslastung der Ressourcen im Team und angefragte Projekte in der Übersicht. Im Idealfall sind alle Felder für Projekte und Ressourcen grün – dann wären alle Ressourcen optimal ausgelastet und alle Projektanfragen zugesichert. Dieser Spagat ist in der Realität nur schwer vollständig zu erfüllen, aber die Teamleitung sieht sofort anhand der Felder, die nicht grün sind, wo Handlungsbedarf besteht.
Eine genaue Beschreibung der Vorgehensweise des Abstimmungsprozesses finden Sie hier: Ressourcenplanung mit SharePoint
Ressourcenplanung mit TPG TeamManager hat wichtige Vorteile
TPG TeamManager vereint die Ressourcenanfragen aus dem Projekt und die zugehörigen Zusagen der Teamleitung. Die Zusagen aus der Linie können an die Projekte übergeben und als Abgleich mit den Projektanfragen grafisch dargestellt werden. Dies bietet eine optimale Basis für den Vergleich von Anfragen aus den Projekten und Zusicherungen aus der Linie. Projekt- und Teamleitung können sich so gut abstimmen und einigen.
Die Säulengrafiken stellen die Gesamtauslastung gewählter Ressourcen und Tätigkeiten mit der Linie der Ressourcenkapazität dar. Die Höhe der Säulen und die Kapazitätslinie sind in beiden Grafiken immer gleich. Links können die Ressourcen selektiert werden, rechts die Tätigkeiten.
Hier finden Sie FAQ und Antworten zum TPG TeamManager.
„Mit der Lösung von TPG sind unsere Abteilungsleitenden in der Lage, den Einsatz der eigenen Mitarbeitenden besser zu planen. Sie können auf die Anfragen aus F&E-Projekten valides Feedback zur Ressourcenverfügbarkeit geben. Engpässe lassen sich gut erkennen und Überlastungen besser vermeiden.“
Detlef Teuteberg, Business Process Consultant R&D, Global IT, Otto Bock SE & Co. KGaA
An TPG TeamManager lässt sich bei Bedarf auch Project Server oder Project Online als Projektmanagement-Plattform ankoppeln. Das erlaubt folgenden Prozess:
1) Die TeamManager App lädt die Ressourcenkapazitäten aus dem Microsoft Project Server oder Project Online Resource Pool.
2) Die Teamleitung plant alle nicht projektbezogenen Tätigkeiten und Abwesenheitszeiten je Mitarbeitendem in TPG TeamManager.
3) Sie importiert alle Ressourcenanfragen aus dem Microsoft Project Server auf Projektebene in die App.
4) Schließlich sichert sie verfügbare Ressourcen an die Projekte zu oder verteilt Tätigkeiten so um, dass eine optimale Auslastung für das Team entsteht.
„Unser Ziel einer integrierten Multiprojektlandschaft haben wir mit der neuen Microsoft PPM-Lösung erreicht: Der Terminplan als zentrales Element ist nun mit der Ressourcenplanung im TPG TeamManager und mit dem Aufgabenmanagement in Jira verbunden. Daten müssen wir nur noch einmal eingeben und die vielen lokalen Excel-Listen sind Geschichte. Das macht vieles einfacher.“
Andreas Frühwirth, PMO, TGW Logistics Group
Im folgenden Video sehen Sie, was das Ressourceneinsatz-Feature in Microsoft Project 2016 kann. Sie lernen dessen Möglichkeiten und Grenzen kennen sowie die Unterschiede zum TPG TeamManager.
Kompatibilität:
TPG TeamManager lässt den Import von Ressourcen über eine Schnittstelle oder direkt aus dem Ressourcenpool eines Microsoft Project Server / Project Online (PPM) zu. Das macht bei einer großen Menge von Mitarbeitenden Sinn. Wir beraten Sie gerne, was die möglichen Datenformate betrifft.
Natürlich können Sie die Mitarbeitenden aber auch manuell einpflegen.
Ja, das geht. TPG TeamManager unterscheidet zwischen Linientätigkeiten, Abwesenheiten und Projekttätigkeiten.
Ja, TPG TeamManager berechnet die Projektverfügbarkeit nach folgender Formel:
Brutto Kapazität der Ressourcen
- Linientätigkeiten
- Abwesenheiten
= Projektverfügbarkeit
Ja, natürlich. Mit TPG TeamManager haben Sie die Übersicht über die geplanten Projekt- und Linientätigkeiten in Stunden je Team bzw. je Ressource.
Ja, das können Sie einfach erkennen. TPG TeamManager ermöglicht dies durch eine übersichtliche grafische Darstellung im Look & Feel von Excel. Die Tabellenzellen sind je nach Auslastung der Person farblich gekennzeichnet.
Die Farbe und ab welchem Wert ein Farbwechsel erfolgt, können Sie nach Ihren Wünschen konfigurieren.
Ja, diese Übersicht haben Sie sehr einfach. TPG TeamManager differenziert zwischen Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekttätigkeiten. Diese bekommen Sie jeweils über die Zeitachse dargestellt.
Ja, denn TPG TeamManager unterstützt Sie bei der Planung in folgenden Zeitintervallen: Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre.
Ja, das ist möglich. TPG TeamManager behandelt externe und interne Ressourcen identisch. Beide tragen Sie einfach als Ressourcen ein.
TPG TeamManager ist eine SharePoint App. Pro Team gibt es daher immer eine SharePoint Seite. Die Zugriffsrechte auf diese Seite (Lesen und / oder Schreiben) können Sie mittels SharePoint Berechtigungskonzept selbst festlegen.
Ja, das ist prinzipiell möglich. Aber nur, wenn diese Einsicht explizit gewünscht wird und die Leseberechtigung über das SharePoint Berechtigungskonzept entsprechend voreingestellt wurde, kann jedes Teammitglied seine eigene und auch die Auslastung aller Kolleginnen/Kollegen im Team sehen.
Ja, das geht. Hierfür existiert eine Schnittstelle für den Import von z.B. Ist-Werten aus anderen Systemen oder direkt aus dem Microsoft Project Server / Project Online, wenn TPG TeamManager mit einem solchen verbunden ist. Wir beraten Sie gerne über die möglichen Datenformate.
Ja, das ist sogar empfehlenswert. Sie sollten die Verfügbarkeit jedes Mitarbeitenden individuell in Stunden / Tag, Stunden / Woche oder Stunden / Monat eingeben, damit die Berechnung der Projektverfügbarkeit richtig passt.
Haben Sie Microsoft Project Server / Project Online im Einsatz und mit TPG TeamManager verbunden, werden diese Informationen dort gepflegt und automatisch in TPG TeamManager importiert.
Ja, natürlich, denn TPG TeamManager existiert in 2 Versionen:
1) für die Zusammenarbeit mit Microsoft Project Server / Project Online – hier können Sie die Projektanfragen direkt in TPG TeamManager importieren. Die Projektleitung sieht Ihre Ressourcenzusagen in einer extra Ansicht im Webbrowser.
2) als unabhängige SharePoint-Anwendung – hier ist der automatische Import der Projektanfragen aus Microsoft Project Server / Project Online nicht möglich. Diese müssen Sie manuell eingeben oder ggf. aus einer anderen Datenquelle beziehen. Aber alle anderen Vorteile des TPG TeamManagers stehen Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.
Ja, denn genau für die Matrixorganisation wurde der TPG TeamManager entwickelt. Der Abstimmungsprozess zwischen Ressourcenbesitzenden in der Linie und Ressourcenanfragenden aus dem Projektumfeld wird optimal unterstützt.
Ja, das geht. Projekte werden erst einmal generisch als Anfrage in TPG TeamManager importiert (wenn die passende Schnittstelle eingerichtet ist) oder manuell angelegt. Die Zuordnung von Mitarbeitenden zum Projekt nehmen Sie als verantwortliche Teamleitung erst nach Ihrer Kontrolle manuell vor. So können Sie die Auslastung Ihres Teams optimieren und Überlastungen vermeiden.
Ja, natürlich. TPG TeamManager hat leistungsfähige Berichte zur Auslastung aus Projekt- und Ressourcensicht. Alle Plandaten können Sie auch exportieren, um die zusätzlichen Möglichkeiten von z.B. Excel oder Power BI voll auszunutzen.
Ja, das Tool unterstützt hier hervorragend. TPG TeamManager bietet nicht nur personenbezogene Reports innerhalb eines Teams, sondern auch aggregierte Reports je Team auf Hauptabteilungs- oder Bereichsebene. Auch hier wird der Zugriff über das SharePoint Berechtigungskonzept gesteuert. Die Daten lassen sich außerdem exportieren zur Darstellung in beliebigen anderen Werkzeugen.
Ja, das geht. TPG TeamManager hat eine Importfunktion um Daten automatisiert zu übernehmen, wie z.B. Ressourcen-Stammdaten, Verfügbarkeiten, Ist-Werte oder auch Projektanfragen. Wir beraten Sie gerne über die möglichen Datenformate und notwendigen Aufwendungen.
