Skill-Management: Definition, Vorteile und Herausforderungen

Ressourcenmanagement ist für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Welche Mitarbeitenden sollen wann für welches Projekt eingesetzt werden? Dabei geht es nicht nur um die Verfügbarkeiten sondern vor allem auch um die Fähigkeiten der Mitarbeitenden. Doch wie sorgen Sie dafür, dass die Nachfrage nach bestimmten Fähigkeiten (Skills) auch gedeckt ist? Kompetenz- bzw. Skill-Management ebnet Ihnen hier einen Weg. Und was sie dazu wissen sollten, darum geht es in diesem Artikel.

Definition Skill-Management

Kompetenz- bzw. Skill-Management stellt eine Verfeinerung des Ressourcenmanagements dar. Es erlaubt, den Ressourcenbedarf detailliert nach Fähigkeiten und ihren Ausprägungen zu benennen. Wenn die „Skills“ der Mitarbeitenden entsprechend erfasst sind, ist damit sogar eine automatische Ressourcenzuordnung möglich.

Sie erfahren auf dieser Seite:

• in welchen Bereichen Sie Kompetenz- bzw. Skill-Management einsetzen können
• welche Vorteile und Herausforderungen auf Sie warten
• wie Sie Kompetenz- bzw. Skill-Management in Ihrem Unternehmen einführen können

Die Themen in der Übersicht:

• Was ist Skill-Management / Kompetenzmanagement?
• Vorteile von Skill-Management
• Voraussetzungen für erfolgeiches Skill-Management
• Wie Sie Skill-Management einführen
  • Skill-Management in der taktischen Ressourcenplanung
  • Zuweisen von Ressourcen mit langfristigem Fokus
  • Organisatorische Änderungen nach der Einführung
• Strategischer Nutzen von Skill- / Kompetenzmanagement
• Zusammenfassung

Los geht’s!

Was ist Skill-Management / Kompetenzmanagement?

Skill-Management ist ein mächtiges Instrument zum effizienten Einsatz von Ressourcen in Projekten. Es hat einen strategischen, taktischen und operativen Aspekt.

• Strategisch: Strategisch gesehen handelt es sich bei Skill-Management um eine Kombination aus Wissens- und Personalmanagement. Es gilt, die unterschiedlichen benötigten Fähigkeiten und den entsprechenden Kapazitätsbedarf festzustellen. Dies muss auf der strategischen Ausrichtung basieren. Hier lassen sich rechtzeitig Schwerpunkte setzen, um den Personalbestand langfristig richtig zu entwickeln.
• Taktisch: Anders sieht es beim taktischen Skill-Management aus. Teamleitende müssen genügend geeignete Personen zu den geforderten Zeitpunkten bereitstellen. Sie müssen sich in Absprache mit der Personalabteilung um deren Ausbildung und Einarbeitung kümmern.
• Operativ: Einzelne Personen werden im Rahmen ihrer Karriereplanung entsprechend den Erfordernissen des Teams aus- und weitergebildet.

Unterschied von Skill- und Kompetenzmanagement
Skill Management unterstütz operative Geschäftsprozesse, Kompetenzmanagement unterstützt strategische. Die Begriffe werden jedoch oftmals synonym verwendet. (Quelle: skilltree.at)

Vorteile von Skill-Management

Skills sind Fähigkeiten, die ein Teammitglied im Unternehmen besitzt. In der Regel verfügt jedes Teammitglied über mehrere. Das sind z. B. Softwarekenntnisse, produktspezifisches Wissen, Zertifizierungen (z. B. als Projektleiter:in) oder Sprachen.

Aus der Projektsicht stellt Skill-Management ein flexibleres Management von Ressourcen dar. Dadurch wird es nämlich möglich, den Bedarf an Ressourcen für die Projekte nicht über Einzelpersonen, sondern generisch nach Fähigkeiten zu benennen.

So kann vor Projektbeginn schneller geklärt werden, ob ein Projekt mit den verfügbaren Kapazitäten und Kompetenzen prinzipiell leistbar ist. Die generischen Ressourcen werden dann nach und nach für die kommenden Wochen / Monate gegen Personen ausgetauscht.

Ein Vorteil von Skill-Management ist also, dass Sie mit generischen Ressourcen weniger Aufwand in die Umplanung von Projekten stecken müssen. So sind für zukünftige Aktivitäten keine Personen verplant, deren individuelle Verfügbarkeit sich zwischenzeitlich ändern könnte.

Wenn die Skills der Mitarbeitenden entsprechend erfasst sind, ist sogar eine toolbasierte automatische Ressourcenzuordnung möglich. Beachten Sie aber, dass hier meist keine sozialen Aspekte und andere weiche Faktoren berücksichtigt werden können, da diese in der Software meist nicht abbildbar sind.

Deswegen sind die Ergebnisse solcher Methoden oft nicht optimal. Software kann zwar Vorschläge machen. Vollständig ersetzen kann sie die gute Zusammenarbeit von Projekt- und Teamleitenden aber nicht.

Ein weiterer Vorteil von Skill-Management ist, dass Defizite sichtbar werden. So können Sie diese als Unternehmen gezielt angehen. Ihr Ziel: Ein Team mit möglichst gleich verteiltem Wissen zu haben.

So lassen sich die angefragten Fähigkeiten einfacher auf alle Teammitglieder verteilen. Je weniger Unterschiede zwischen den Kompetenzen der Teammitglieder existieren, desto unkomplizierter wird die Planung und Umverteilung.

Der flexible Personaleinsatz ist zudem ein wesentlicher Faktor zur Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit.

Unser Tipp: Versuchen Sie das Wissen in den Teams so weit wie möglich gleich zu verteilen. Je weniger Unterschiede zwischen den Kompetenzen der Teammitglieder existieren, desto unkomplizierter ist das Planen und Umverteilen der angefragten Tätigkeiten.

Voraussetzungen für erfolgeiches Skill-Management

Die wichtigste Voraussetzung für ein funktionierendes Skill-Management ist das möglichst vollständige Dokumentieren der Fähigkeiten der Mitarbeitenden.

In größeren Unternehmen ist hierfür die Zustimmung der Personalvertretung erforderlich.

Das Erfassen dieser mitarbeiterbezogenen Daten ist eine der größten Herausforderungen. Denn wenn ihre Fähigkeiten transparent werden, dann befürchten Mitarbeitende häufig, im Vergleich mit anderen Kolleg:innen Nachteile zu haben. Dies betrifft z. B. Personalentscheidungen wie Beförderungen oder Entlassungen.

Diese Befürchtungen der Mitarbeitenden können Sie nur entkräften, wenn beide Seiten einen echten Nutzen aus dem Skill-Management ziehen. So sollten Sie auf jeden Fall dafür sorgen, dass die Erfassung von Fähigkeiten in ein konsistentes Personalentwicklungskonzept eingebunden ist. Dies kann z. B. Fortbildungen, Anreizsysteme oder Ähnliches beinhalten.

So können alle Mitarbeitende einen Nutzen für sich selbst sehen. Denn sie haben bessere Möglichkeiten, ihre eigenen Fähigkeiten weiter auszubauen und ihren firmeninternen Wert zu erhöhen. Wenn Mitarbeitende mehr Vorteile als Nachteile sehen, werden Sie die nötige Akzeptanz für Skill-Management eher erhalten.

Unser Tipp: Entkräften Sie die Befürchtungen der Mitarbeitenden. Stärken Sie die Akzeptanz des Skill-Managements durch ein konsistentes Personalentwicklungskonzept. Unabdingbare Voraussetzung dafür ist die Zusammenarbeit mit den verantwortlichen Stellen.

Wie Sie Skill-Management einführen

Schritt 1: Erfassung der Skills

• Variante A

Ein erster Schritt zur Einführung von Skill-Management ist beispielsweise, wenn Sie die Kompetenzen nicht personenbezogen, sondern teambezogen erfassen. Dafür benennt der/die Teamleitende die Fähigkeiten seines/ihres Teams pauschal.

Der Nachteil: Nur der/die Teamleiter:in kann Personen aus dem Team entsprechend ihrer Fähigkeiten auswählen. Eine Automatisierung der Auswahl scheidet damit weitgehend aus.

Durch diese Anonymisierung der Skills können Sie auf der einen Seite zwar die oben genannten Befürchtungen der Mitarbeitenden reduzieren. Auf der anderen Seite kann dadurch die Motivation in den Teams sinken.

• Variante B

Anders gehen Sie vor, wenn Sie die Planung der individuellen Skills je Person vornehmen möchten. Dann sollte jede:r Mitarbeitende in bestimmten Abständen aufgefordert werden, seine/ihre Daten selbst zu aktualisieren und mit dem/der zuständigen Teamleiter:in abzustimmen.

• Variante C

Ein noch besseres System für Skill-Management erreichen Sie, wenn auch die Ausprägung der Fähigkeiten dokumentiert wird. Dann haben Sie die Angaben, wie gut bestimmte Fähigkeiten von dem jeweiligen Teammitglied beherrscht werden. Schließlich ist es essenziell zu wissen, ob ein:e Einsteiger:in für eine Aufgabe eingesetzt werden kann oder ob dafür ein:e Expert:in erforderlich ist.

Dies ist allerdings auch die heikelste Stufe für die Vereinbarung mit der Personalvertretung. Solange die Mitarbeitenden dies aber selbst angeben oder es ein für alle gleiches Qualifikationssystem gibt, sollten Sie auch diese Hürde bewältigen können.

Lesetipp: Kapazitätsplanung im Projektmanagement – 4 wichtige Erfolgsfaktoren

Schritt 2: Umgang mit Skills und Kapazitäten

Jedes Teammitglied hat einen Arbeitsvertrag. Aus der Kapazität von wöchentlichen oder monatlichen Arbeitsstunden lässt sich nach Abzug von Urlaub und Linientätigkeiten die Projektverfügbarkeit errechnen.

Idealerweise hat man in einem Team mehrere Personen mit den gleichen Fähigkeiten. Deren Verfügbarkeiten sind dann addierbar. Wenn also Anfragen nach drei Personen kommen, von denen es in Ihrem Team zehn gibt, ist das einfach über deren Restverfügbarkeit zu beantworten.

Was aber, wenn Ihre Teammitglieder unterschiedliche Skills haben?

Ihre zehn Ingenieure können mit fünf verschiedenen Technologien umgehen, aber eben nicht jeder mit allen. Manche nur mit einer, manche mit allen fünf. Die Kapazitäten bzw. Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden mit mehreren Skills sind auf jeden Fall unabhängig von der Anzahl der Skills zu betrachten.

Ein Beispiel: Wenn eine Teamressource also Projektleiter:in, Softwareentwickler:in und Datenbankadministrator:in sein kann, dann haben Sie immer noch eine:n Mitarbeiter:in mit drei Fähigkeiten und nicht drei Mitarbeitende mit je einer Fähigkeit. Sie können in diesem Fall also nicht Kapazitäten pro Mitarbeiter:in und Skill angeben, sondern nur pro Mitarbeiter:in.

Wenn demnach die Frage gestellt wird, wie viel Kapazität an Softwareentwickler:innen zur Verfügung steht, wäre die Antwort vielleicht acht. Bei der Frage nach Datenbankadministrator:innen fünf. Sie haben aber nur zehn Personen im Team und trotzdem wäre die Antwort nicht falsch, solange die Fragen nicht gleichzeitig gestellt werden. Ihre einzelnen Teammitglieder können schließlich nicht alles gleichzeitig machen, sondern teilweise nur das eine oder das andere.

Eine Lösung für das Dilemma mit den mehrfachen Skills wäre: Sie ordnen den Personen die halbe Kapazität für die eine Fähigkeit und die andere Hälfte für eine andere Fähigkeit zu.

Aber Achtung: Das würde dazu führen, dass die Person bei einer Beschäftigung von mehr als 50 Prozent immer überlastet erscheint, obwohl sie noch Verfügbarkeit hat. Dies gilt es zu beachten.

Wir empfehlen daher die normale Zuordnung der Kapazität zu den Personen, unabhängig von deren Skills. Die Skill-Zuordnung je Person erfolgt dann stufenweise.

Unser Tipp: Ordnen Sie die Kapazitäten zu den Personen zuerst unabhängig von deren Skills zu. Dann nehmen Sie die Skill-Zuordnung je Person vor.

Skill-Management in der taktischen Ressourcenplanung

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen und Bereiche für Einsteiger:innen

Bei der taktischen Ressourcenplanung gestaltet sich das Skill-Management anders – je nachdem, ob es sich um eine Linien- oder Matrixorganisation handelt:

Skill-Management in der Linienorganisation

In der Linienorganisation ist das Skill-Management auf taktischer Ebene wenig herausfordernd. Der/die Projektleiter:in übermittelt die benötigten Arbeitspakete an die Teamleitung. Diese kennt innerhalb ihres Teams die Fähigkeiten und kann diese dann optimal einteilen.

Skill-Management in der Matrixorganisation

Bei der Matrixorganisation muss der/die Projektleiter:in die Anforderungen für die gewünschten Projektmitarbeitenden definieren. Diese können mit den zur Verfügung stehenden Fähigkeiten in den verschiedenen Teams auf Übereinstimmung und Verfügbarkeit geprüft werden.

Ein gutes Skill-Management kann dieses Vorgehen erheblich beschleunigen und auch verbessern. Denn damit ist schneller klar, welche Kompetenzen benötigt werden, wer diese an welchem Standort wie passend erfüllt und auch noch verfügbar ist.

Mit zunehmender Anzahl der zu verplanenden Personen und deren Verteilung auf verschiedene Standorte geht automatisch eine gewisse Anonymisierung einher. Diese kann aber durchaus von Vorteil sein. Projektleitende werden somit stärker gezwungen, direkt Skills statt Personen anzufragen, weil sie die Personen gar nicht kennen.

Doch warum ist dies von Vorteil? Ohne Skill-Management werden immer nur die bekannten Ressourcen angefragt. So etabliert sich schleichend ein Spezialistentum, das doppelt riskant ist. Die Spezialisten werden ständig gebucht und auch überbucht, weil alternative Personen für die Aufgaben „unbekannt“ sind.

Damit haben die bekannten Personen aber weder Zeit, ihr Wissen weiterzugeben, noch fördert dies deren Gesundheit. Und wenn ohnehin knappe Ressourcen unangekündigt ganz ausfallen, ist das deutlich schmerzhafter als die Pflege eines Systems für Skill-Management.

Außerdem bringt die Anfrage von Skills statt Personen für die Projektleitung die Verpflichtung mit sich, die Anforderungen genauer zu formulieren. Und so kann die Aufteilung der Arbeit durch die Teamleitenden auf alle geeigneten Personen gleichmäßiger erfolgen.

Unser Tipp: Setzen Sie im Unternehmen auf die Anfrage von Skills statt Personen. Damit können die Teamleitenden die Aufteilung der Arbeit auf alle geeigneten Personen gleichmäßiger verteilen.

Zuweisen von Ressourcen mit langfristigem Fokus

Wollen Sie die Ressourcen Projekten zuweisen, dann gibt es zwei unterschiedliche Vorgehensweisen:

• Sie setzen auf die Vorteile für das Projekt: Als Planer:in verwenden Sie überwiegend die Teammitglieder, die die Anforderungen am besten erfüllen. Die Mitarbeitenden werden die Aufgaben am schnellsten und mit hoher Qualität durchführen.
• Sie haben die Vorteile für Ihr Unternehmen im Fokus: Sie setzen stärker auf Mitarbeitende, die noch nicht (vollständig) über die benötigten Fähigkeiten verfügen. Diese werden sich im Rahmen des Projektes weiterentwickeln und das geforderte Know-how erwerben. Zwar braucht das länger, der Profit ist ggf. geringer, aber es wird Wissen aufgebaut. Das Projekt hat zwar Nachteile, aber das Unternehmen profitiert.

Versuchen Sie, wann immer möglich, die beschriebene zweite Vorgehensweise. Da hierdurch mehr Personen mit häufig benötigten Skills zur Verfügung stehen, ist die künftige Personalplanung flexibler.

Zudem ist damit die Gefahr von exklusivem Wissen reduziert. So sinkt die Abhängigkeit Ihres Unternehmens von einzelnen Personen.

Auch kann die Motivation dieser Know-how-Träger steigen, wenn sie lernen dürfen, wichtiger werden und mehr leisten können als nur Routinearbeiten.

Unser Tipp: Setzen Sie als Teamleiter:in stärker auf Mitarbeitende, die noch nicht (vollständig) über die benötigten Fähigkeiten verfügen. Das macht Ihre künftige Personalplanung flexibler, da so Know-how aufgebaut wird.

Organisatorische Änderungen nach der Einführung

Wenn Sie mit Kompetenzen der Mitarbeitenden planen, dann ist es für die Projektleitenden unwichtig, in welcher Organisationseinheit eine Ressource angesiedelt ist. Es reicht ein Hinweis darauf, ob zum geforderten Zeitpunkt ausreichend Kapazitäten mit den gewünschten Skills verfügbar sind.

Optimalerweise schlägt eine Skill-Management-Software vor

• welche Ressourcen im Unternehmen über die geforderten Skills verfügen und
• ob diese im gewünschten Zeitraum zur Verfügung stehen.

Bei konsequent verfolgtem Skill-Management richtet sich die Anfrage aus den Projekten nicht mehr direkt an die Teamleitenden. Der Abstimmungsvorgang der taktischen Ressourcenplanung kann künftig z. B. über zentrale Ressourcenmanager:innen oder ein Project Management Office (PMO) erfolgen.

Das wird möglich, weil sich die Aufbauorganisation des Unternehmens ändert. Bestimmte Ressourcen könnten so aus einem zentralen und standortunabhängigen Pool vergeben werden.

Idealerweise gibt es:

• Mitarbeitende, die nur in Projekten eingesetzt werden und die außer Teammeetings keine Linientätigkeiten erledigen
• Mitarbeitende, die nur Linientätigkeiten verrichten, aber nicht in Projekten eingesetzt werden

Der Vorteil: Schaffen Sie so eine weitere Steigerung der Planbarkeit im Team. Vorraussetzung: Dies ist nur möglich, wenn sich:

• die Aufgaben auch deutlich trennen lassen (d.h. die Auslastung auf beiden Seiten, also bei Projekt- und Linientätigkeiten, muss dafür so stabil sein, dass nicht doch immer wieder gewechselt wird.)
• die oft übergreifend erforderliche Wissensbildung auf beiden Seiten beachten lässt.

Strategischer Nutzen von Skill- / Kompetenzmanagement

Blicken wir nochmals kurz auf den strategischen Aspekt des Skill-Managements bzw. Kompetenzmanagements. Diese Vorteile haben Sie:

• In Projektportfolios wird Ihnen durch Skill-Management klar, ob und wann Engpässe bei Kapazitäten von Kompetenzen zu erwarten sind
• Frühzeitiges Gegensteuern wird Ihnen möglich und kann z.B. durch gezielte Weiterbildung, Einstellungen oder Kooperationen erfolgen
• Sie erfahren frühzeitig, wann Sie welches Wissen nicht mehr benötigen

Strategisch ist es von grundlegender Bedeutung, dass Sie die Verfahren kombinieren. So können Sie Personen mit Skills, die in Zukunft weniger benötigt werden, rechtzeitig gezielt auf neue Anforderungen hin qualifizieren.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren, dass Skill-Management bzw. Kompetenzmanagement eine sehr fortgeschrittene Art des Ressourcenmanagements ist. Sie kennen nun die wichtigen Vorteile aus strategischer und taktisch-operativer Sicht.

Aber dieser Ansatz ist nicht leicht einzuführen. Schnell kommt es zu Vorbehalten seitens der Mitarbeitenden, die Nachteile für sich befürchten. Diese lassen sich ggf. beseitigen, wenn der hohe Aufwand zum Erfassen der Kompetenzen mit Konzepten für die Personalentwicklung einhergeht.

Und Sie wissen jetzt, dass Sie im Unternehmen auf die Anfrage von Skills setzen sollten, statt direkt Personen anzufragen. Damit können die Teamleitenden oder Ressourcenmanager:innen die Aufteilung der Arbeit auf alle geeigneten Personen gleichmäßiger verteilen.

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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