Ressourcenplanung mit Excel – was Sie wissen sollten (mit Gratis-Excel-Vorlage zum Download)

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Eine gute Ressourcenplanung stellt sicher, dass die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit an den richtigen Projekten arbeiten. Die Teammitglieder sollen möglichst gut ausgelastet, aber nicht überlastet sein. Viele Unternehmen versuchen zu Beginn, ihre Ressourcenplanung mit Excel in den Griff zu bekommen. Das ist ein guter Anfang für einzelne Teams, aber nur selten eine erfolgreiche unternehmensweite Lösung.

Daher finden Sie in diesem Artikel gleich am Anfang eine praktische Gratis-Vorlage für die Ressourcenplanung mit Excel zum Download. Mit dieser können Sie beginnen, Ihre Ressourcen für einzelne Teams strukturiert und vollständig zu planen. Das erleichtert Ihnen den Einstieg in das Thema. Im Weiteren lesen Sie aber auch über die Grenzen einer solchen Excel-Lösung und warum Sie besser auf eine professionelle Ressourcenplanung-Software mit zentraler Datenbank umsteigen sollten.

Diese Kapitel warten hier auf Sie:

Legen wir los!

Warum die Ressourcenplanung oft in Excel begonnen wird

Bei Tools für Projekt- und Portfoliomanagement (PPM) haben Unternehmen eine große Auswahl. Für die Ressourcenplanung sind diese PPM-Tools i.d.R. jedoch nicht optimal – denn sie sind für die Projekt-, aber nicht für die Teamleitung gedacht.

In einer Linienorganisation können die Teamleitenden mit einer PPM-Software arbeiten, denn hier planen Sie die Tasks selbst. Aber in einer Matrixorganisation müssen sich die Teamleitenden (Ressourcengeber) und Projektleitenden (Ressourcenanforderer) über den Bedarf und die Verfügbarkeit von Ressourcen abstimmen. Diesen Prozess können PPM-Tools selten unterstützen.

Daher starten viele Teamleitende mit der Ressourcenplanung in Excel. Nachvollziehbar, denn das Tool ist meist vorhanden, sehr flexibel und viele können gut damit umgehen.

Wir sind der Meinung: Das ist ein guter erster Schritt, wenn Ihre Excel-Tabelle richtig angelegt ist. Aber Excel stößt bei der Anwendung schnell an Grenzen. Mehr dazu erfahren Sie weiter unten.

Ressourcenplanung in Excel – Die Vorlage (gratis) zum Download

Folgend finden Sie eine einfache Excel-Vorlage zur Ressourcenplanung zum Download. Damit können Teamleitende Ihre Planung strukturiert und vollständig durchführen.

Die TPG Ressourcenplanung-Vorlage in Excel sieht aus wie folgt. Sie beinhaltet die Kapazitäten, Abwesenheiten, Linientätigkeiten (Grundlast) und Projekttätigkeiten in vier verschiedenen Varianten.

Vollständige Ressourcenplanung in Excel
Vollständige Ressourcenplanung in Excel – mit Abwesenheiten, Linientätigkeiten (Grundlast) und Projekttätigkeiten (Darstellung der Variante 4 mit Anfrage und Zusage für Projekte)

Hier herunterladen: Sie können die Datei sehr einfach auf Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Eine Beschreibung zur Anwendung finden Sie auch in der Datei.

Kostenloser Download: Excel-Vorlage für die Team-Ressourcenplanung

In dieser Excel-Vorlage finden Sie vier Varianten für die Ressourcenplanung im Team, mit Erklärung zur Anwendung und vollständig anpassbar. Zum Download jetzt Formular ausfüllen.
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Erklärung der TPG Excel-Vorlage für die Team-Ressourcenplanung

Diese Excel-Vorlage ist für die Planung eines Teams mit mehreren Mitgliedern gedacht. Damit erhalten Sie in der Teamleitung eine vollständige Übersicht aller Aktivitäten der Personen im Team. Fragen zu Urlauben, Urlaubsvertretungen und Grundlasten lassen sich damit beantworten. Auch können Sie realistische Projekteinsätze planen und Konflikte auf einer soliden Basis diskutieren.

Beachten Sie: Diese Vorlage ist nicht für die detaillierte Planung von Projekten gedacht.

Excel-Vorlage mit 4 Varianten

Sie finden in der Vorlage 4 Varianten mit denselben Beispieldaten. Diese haben einen unterschiedlichen Detailgrad für die Blöcke Abwesenheit, Grundlast und Projekte. Daraus können Sie wählen, welche Variante am besten zu Ihrem Bedarf passt.

Es ist eine Kapazität von 160 Stunden pro Monat eingegeben. Sie können aber einfach auf Wochen umstellen, indem Sie die Überschriften ändern und die Spalten weiter kopieren. Von der Kapazität werden die Abwesenheiten, Grundlasten und Projekte abgezogen. Die Differenz wird in der ersten Zeile einer Ressource berechnet und je nach Ergebnis farblich unterschieden.

  • Variante 1 ist aus unserer Sicht die Minimalform – noch weniger geht nicht.
  • Die Varianten 2 und 3 beinhalten eine einfache Struktur und etwas mehr Details bei Abwesenheiten und Grundlasten.
  • Die Variante 4 zeigt die Möglichkeit, Anfragen aus Projekten mit den gegebenen Zusagen der Teamleitung zu vergleichen.

Details zur Variante 4

In der Zeile Anfrage der Variante 4 werden die von der jeweiligen Projektleitung gewünschten Stunden für die jeweilige Ressource eingetragen. Dies wird nicht in die Summe der Auslastung aggregiert, sondern nur mit der Zusage verglichen.

In der Zeile Zusage werden die von der Teamleitung getroffenen Entscheidungen als Antwort für die Projektleitung eingetragen. Dies wird in die Summe der Auslastung aggregiert und mit der Anfrage verglichen.

Es entstehen also zwei Farbbänder für das jeweilige Teammitglied: einerseits für die Gesamtbelastung und andererseits für die Erfüllung der einzelnen Projektanfragen.

Erklärung der Farbcodes: Die Farben sind mit Abweichungen in Stufen von 10 Stunden definiert (dies können Sie bei Bedarf auch ändern):

  • Überschreitungen bis 10 Stunden bleiben grün, bis 20 Stunden gelb, darüber rot
  • Unterschreitungen bis 10 Stunden bleiben grün, darunter blau

So arbeiten Sie mit der Vorlage

Kopieren Sie für jede Ressource die gewünschte Variante aus der Excel-Vorlage. Ergänzen Sie dann Ihre Themen und Projekte und passen Sie die Summenformel entsprechend an.

Planen Sie regelmäßige Meetings mit den Beteiligten und überarbeiten Sie die Daten den neuen Erkenntnissen entsprechend. Eine Stunde pro Woche sollte reichen.

Vermutlich wird Ihre Tabelle am Ende wohl nie ganz grün werden. Lösen Sie die Konflikte der roten Zellen und behalten Sie die gelben und blauen Zellen in Zukunft unter Kontrolle.

Hinweis zu Fragen: Wenn Sie Fragen haben zum Template, dann schreiben Sie diese gerne in einen Kommentar am Ende dieser Seite. Wir antworten schnell!

Hier können Sie sich diese Excel-Vorlage zur Ressourcenplanung gratis herunterladen.

Im Internet finden Sie diverse weitere Excel-Tools für die Ressourcenplanung zum Download. Diese Tools sind aber meist für die Planung einzelner Projekte gedacht und nicht für die vollständige Planung von Teams durch die Teamleitung.

Hier eine kleine Auswahl anderer Excel-Downloads zum Ressourcenthema, ohne eine Empfehlung:

Jetzt weiter mit wichtigen Zusatzinformationen zur Ressourcenplanung.

Nicht Perfektion ist wichtig, sondern Vollständigkeit!

Ihre Ressourcenplanung von Teammitgliedern ist nur dann wirklich wertvoll, wenn Sie die Tätigkeiten Ihrer Mitarbeitenden vollständig erfassen – das heißt:

  • Abwesenheiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung etc.)
  • Projekttätigkeiten UND
  • Linientätigkeiten

Warum?

Ein Grund: Wenn Sie als Teamleitung die Arbeitskapazität eines Ihrer Teammitglieder nehmen und davon Linientätigkeiten und Abwesenheiten abziehen, dann bleibt im besten Falle die Ressourcenverfügbarkeit für Projekte. Diese können Sie dann auf die Anfragen der Projektleitenden verteilen (siehe folgende Grafik).

Ermittlung der Projektverfügbarkeit durch die Teamleitung
Ermittlung der Projektverfügbarkeit durch die Teamleitung (Kapazität abzüglich Abwesenheiten und Linientätigkeiten ergibt Projektverfügbarkeit)

Wenn nicht ausreichend Zeit für Projekte übrigbleibt, können Sie dies mit einer vollständigen Planung aller Tätigkeiten den Projektleitenden gegenüber gut verargumentieren.

Genau dies ist oft der Hauptgrund, warum Ressourcenplanung überhaupt eingeführt werden soll – damit die Projekte aus Ressourcensicht besser planbar sind.

Dazu macht es aber mehr Sinn, in die Vollständigkeit Ihrer Planung zu investieren als in die Genauigkeit. Ihre Ressourcenplanung wird nicht wesentlich besser, wenn Sie auf der einen Seite in den Projekten über hunderte Zeilen Details von Vorgängen planen und auf der anderen Seite nicht klar ist, wie die geforderten Ressourcen überhaupt verfügbar sind.

An welchen Tätigkeiten in den Projekten gearbeitet werden soll, ist für die Auswahl der geeigneten Personen natürlich wichtig. Für eine erfolgreiche Ressourcenplanung ist es aber notwendig, dass Sie den Überblick behalten. Dafür ist es ausreichend, wenn Sie eine Zusage auf Projektebene geben.

Download (PDF): Einfachere Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Lesen Sie praktische Tipps und eine umfangreiche Beschreibung von 3 wichtigen Erfolgsfaktoren, mit denen Ihre taktische Ressourcenplanung reibungslos klappt.
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Teamleitende verteilen die tatsächliche Verfügbarkeit ihrer Ressourcen auf die anfragenden Projekte entsprechend den Prioritäten. Zuerst bekommen die wichtigsten Projekte eine Zusage, dann wird der Rest unter den anderen Projekten verteilt. Woran die Ressourcen in den Projekten im Detail arbeiten, ist dafür unwichtig. Es geht bei der Konfliktlösung nur darum, wer in welchem Projekt in welcher Woche oder welchem Monat wie viele Stunden oder Tage zugeteilt werden kann.

Im Endeffekt müssen entweder die Projektleitenden mit der Zuteilung zurechtkommen oder die Teamleitenden müssen mehr Teammitglieder für die Verteilung bekommen. Sie können nun einmal nicht mehr verteilen, als Sie zur Verfügung haben.

Ihr Ressourcenmanagement kann ganz einfach werden, wenn Sie sich auf die vollständige Teamplanung und die Verteilung der Personen fokussieren, anstatt auf die Detailplanung in den Projekten. Planen Sie besser vollständig und ungefähr richtig auf Projektebene als unvollständig und exakt falsch auf Vorgangsebene.

Unser Tipp: Was Sie zuerst benötigen, ist eine vollständige Ressourcenplanung, keine perfekte. Eine vollständige Planung ist bereits äußerst nützlich, denn damit können Sie als Teamleitung bereits die Fragen der Projektleitung zu Verfügbarkeiten schnell und valide beantworten. Mit dem o.g. Excel-Template Download lässt sich das bereits gut erreichen.

Ein häufiger Fehler in der Ressourcenplanung

Ein häufiger und vermeidbarer Fehler ist es, Zusagen zu machen, die später nicht eingehalten werden können. Dies passiert oft, weil manche Aufgaben bei der Auslastungsplanung übersehen wurden.

Natürlich sind die Planungen der Projektleitenden und Teamleitenden – abgesehen von Urlaub und regelmäßigen Meetings – meist schwankend, da sie auf Schätzungen beruhen. Daher macht es Sinn, Anfragen aus Projekten erst einmal aufzunehmen und die möglichen Zusagen pro Woche oder Monat zu ergänzen. Die Unterschiede werden in der Variante 4 der Excel-Vorlage sichtbar.

Wenn Sie also nicht nur die Einplanung für ein Projekt eintragen, sondern die Anfrage und Zusage in getrennten Zeilen führen, haben Sie eine sehr gute Grundlage für die Konfliktlösung zwischen Teamauslastung und Projektversorgung. Es werden sich immer Änderungen auf beiden Seiten ergeben, die immer wieder ausgeglichen werden müssen.

Machen Sie also nicht den Fehler, sich in Diskussionen zu verstricken, wer schon wieder was geändert hat. Lernen Sie damit zu leben und führen Sie einen regelmäßigen Aktualisierungsprozess ein. Führen Sie zudem die angefragten Projektaufwände und die gegebenen Zusicherungen in zwei getrennten Zeilen wie in Variante 4 der Vorlage.

Unser Lesetipp: Ressourcenmanagement richtig einführen – so geht’s schnell und erfolgreich in 6 klaren Schritten.



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Die Vorteile und Nachteile von Excel in der Ressourcenplanung

Für kleinere Teams ist die Planung von Ressourcen mit einer geeigneten Excel-Vorlage gut machbar. Der Einsatz dieses Tools hat folgende Vorteile:

  • Excel ist in den meisten Unternehmen bereits vorhanden
  • Keine zusätzlichen Lizenzkosten
  • Schneller Aufbau von einfachen Übersichten / Tabellen
  • Flexible grafische Auswertungen
  • Einfache Bedienung – nahezu jeder „kann“ Excel bedienen
  • Anfänglich hohe Akzeptanz
  • Offline verwendbar
  • Druckbar
  • Programmierbar

Die Nachteile von Excel bei der Ressourcenplanung sind aber wiederum:

  • Versionsprobleme: Die Nutzung einzelner Dateien führt fast immer zu Versionskonflikten
  • Unbequeme Zusammenarbeit: Gemeinsames Arbeiten an denselben Daten in derselben Datei ist meist nicht möglich (je nach Excel-Version und Speicherort)
  • Fehlender Standard: Die freien Änderungsmöglichkeiten erschweren ein einheitliches Vorgehen über mehrere Teams hinweg
  • Vergleichbarkeit: Individuelle Anpassungen in den Tabellenstrukturen machen den Vergleich zwischen Teams schwierig
  • Fehleranfälligkeit: Herausforderungen bei der Datenvalidierung und -konsistenz, Formelfehler
  • Hoher Pflegeaufwand: Programmierungen in Excel erfordern erheblichen Aufwand, um aktuell zu bleiben
  • Berechtigungen: Zugriffsberechtigungen durchzusetzen, ist kompliziert oder im Detail nicht möglich
  • Übersichtsprobleme: Eine Zusammenfassung von Teams in einer Übersicht ist nur möglich, wenn alle Tabellen identisch aufgebaut sind
  • Komplexität bei der Integration: Daten aus unterschiedlich formatierten Tabellen lassen sich u.U. schwer korrekt auslesen für die Integration mit anderen Systemen
  • Schwierige Historisierung: Probleme bei der Nachverfolgung von Änderungen und Versionen

Download (PDF): Für jede Rolle die richtige Software zur Ressourcenplanung

Lesen Sie hier die Anforderungen an eine leistungsfähige Ressourcenplanungs-Software für alle beteiligten Rollen im Projektumfeld.
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Warum sind Datenbank-Tools für Ressourcenplanung besser als Excel?

Wie schon gesagt, bei kleinen Teams ist die oben zum Download angebotene Excel-Vorlage, die auch etwas Rechenlogik enthält, ein guter Start. Irgendwann werden Sie aber feststellen, dass die Nachteile überwiegen. Dann ist Ihr Unternehmen aus der Excel-Lösung herausgewachsen.

Wenn dem so ist, lässt sich Ihre gut strukturierte Ressourcenplanung mit Excel aber hervorragend als Basis für eine datenbankgestützte Lösung verwenden. So können Sie Ihr Ressourcenmanagement recht einfach auf die nächste Stufe heben.

Eine wirklich auf die Belange der Teamleitenden abgestimmte Ressourcenplanung-Software beseitigt die oben genannten Nachteile einer Excel-Lösung.

Der Nutzen eines Datenbank-Tools ist:

  • Zusammenarbeit von Projektleitung und Teamleitung auf demselben Datenbestand
  • Keine Versionsprobleme, weil nur ein zentraler Datenbestand
  • Vergabe von passenden Zugriffsrechten
  • Optimierte Darstellung und Funktionen für die verschiedenen Perspektiven der Teamleitung und Projektleitung
  • Automatisierte Datenübertragung zur Abstimmung zwischen Projekt und Linie
  • Einheitliche teamübergreifende Strukturen zur unternehmensweiten Aggregation
  • Zentrale Historisierung der Datenstände
  • Beliebige Auswertungen aus der Datenbank
  • Automatisierte Synchronisation mit anderen Tools wie z.B. SAP, Jira, DevOps, Zeiterfassung, etc.
  • Außerdem sind alle anderen Nachteile einer Excel-Lösung, wie sie oben beschrieben wurden, behoben

Ganzheitliche Ressourcenplanung mit der TPG CoReSuite

Die TPG CoReSuite ist ein datenbankbasiertes Werkzeug für die Ressourcen- und Kapazitätsplanung. Unterschiedliche Apps decken die Arbeit der Aufgabenbereiche im Projektmanagement, Teammanagement und Portfoliomanagement ab. Die zentrale Datenhaltung unterstützt die Abstimmungsprozesse der Rollen und ermöglicht so eine ganzheitliche Ressourcenplanung im Unternehmen.

Alternative zu Ressourcenmanagement mit Excel - TPG CoReSuite
Die drei Apps in TPG CoReSuite spielen für die ganzheitliche Ressourcenplanung zusammen

TPG CoReSuite ermöglicht Ihnen den Überblick über die Auslastung der vorhandenen Teammitglieder (= Ressourcen) und den Vergleich mit den vorhandenen Kapazitäten. Durch das Testen von Szenarien finden Sie die optimale Ressourcenauslastung im Unternehmen. So können Sie Ihre strategischen Unternehmensziele besser einhalten.

Alternative zu Ressourcenplanung mit Excel: TPG CoReSuite
TPG CoReSuite TeamManager App: Optimale Unterstützung bei der Teamauslastung und der taktischen Ressourcenplanung bei der Abstimmung zwischen Projekt und Linie
Besser als Ressourcenplanung mit Excel – TPG CoReSuite
TPG CoReSuite PortfolioManager App: Mit Szenarien die Ressourcenauslastung im gesamten Unternehmen optimieren, Ressourcenkonflikte vor dem Start von Projekten erkennen und gezielt lösen

Unser Tipp: TPG CoReSuite näher kennenlernen und selbst testen? Dann hier klicken.

Fallbeispiel NATS

National Air Traffic Services (NATS) ist der führende Anbieter von Flugsicherungsdiensten (ATC) in Großbritannien, die von zwei Hauptbetreibern erbracht werden. Das Unternehmen wickelt über 2,5 Millionen Flüge und 250 Millionen Passagiere ab, die über Großbritannien und den Nordatlantik reisen. Das entspricht 6000-7000 Flügen pro Tag.

Die Herausforderung bei NATS war, dass die Arbeitsbereichsleiter ihre Ressourcen in individuellen Excel-Tabellen planten. Dadurch gab es immer mehrere „Versionen der Wahrheit“. Die Folge war ein erheblicher Mangel an Transparenz, welche Ressourcen über- oder unterlastet waren. Dies wiederum führte zu Engpässen und mangelnder Transparenz bei der Planung neuer Projekte. Das sollte sich mit einer datenbankbasierten Lösung ändern.

Chris Coombs, Principal PMO Manager bei NATS, erklärte die Wünsche für die neue Lösung, wie folgt:

„Die erste Anforderung war, dass unsere Stakeholder alles auf einen Blick sehen wollten – also alle Ressourcenanfragen und -verfügbarkeiten über alle Projekte hinweg. Die zweite Anforderung war eine intuitive Benutzeroberfläche, um Benutzerakzeptanz zu erleichtern.“

NATS durchlief eine zweimonatige PoC-Phase mit der TPG CoReSuite TeamManager App. So stellten sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder Zeit hatten, das Tool zu testen. Das überzeugte.

Der offensichtlichste Vorteil der neuen Lösung für NATS ist die enorme Steigerung der Transparenz bei den Ressourcendaten für Arbeitsbereichsleitende und Mitarbeitende. Diese Transparenz:

  • führt zu weniger Über- oder Unterlastung von Ressourcen
  • schafft Klarheit und
  • bringt alle Arbeitsbereichsleitenden und Teams auf den gleichen Stand.

Für mehr Details: Hier NATS Case Study herunterladen (PDF)

Zusammenfassung – Ressourcenplanung mit Excel

Insbesondere in Matrixorganisationen erweisen sich Tools für Projekt- und Portfoliomanagement als unzureichend für die Ressourcenplanung. Daher greifen Teamleitende häufig auf Excel zurück. Excel bietet Flexibilität und einfache Bedienung. Für die Ressourcenplanung kleinerer Unternehmen ist es ein guter Einstieg, wenn die Planung vollständig erfolgt.

Aber schnell stößt Excel auch an seine Grenzen. Ein direkt für die unternehmensweite Ressourcen- und Kapazitätsplanung entwickeltes und datenbankgestütztes Tool bietet viele Vorteile für alle beteiligten Rollen: Teamleitung, Projektleitung und Portfoliomanagement. Das kann Excel nie erreichen. Aber die Daten aus einer geeigneten Excel-Lösung können ggf. einfach in die leistungsfähige Datenbank-Lösung importiert werden.

Laden Sie jetzt unsere Excel-Vorlage zur Ressourcenplanung gratis herunter und starten Sie Ihre Planung effizient und vollständig. Und wenn Sie entdecken wollen, wie Sie mit einem datenbankgestützten Tool Ihre Ressourcenplanung auf das nächste Level heben können, dann lernen Sie hier die TPG CoReSuite kennen.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG Ressourcenplanung Seminar.

Haben Sie noch Fragen zur Excel-Vorlage oder Ressourcenplanungsprozess? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

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Über den Autor
Johann Strasser

Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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