PMO-Tools: Software und Empfehlungen für erfolgreiches Multiprojektmanagement

Erkennen Sie sich bei einigen dieser Fragen wieder?

1. Sie arbeiten im Multiprojektumfeld und suchen eine moderne Lösung mit leistungsfähigen PMO-Tools?
2. Ihnen fehlt der Überblick über das unternehmensweite Projektportfolio?
3. Die kurz- und langfristige Ressourcenauslastung ist Ihnen oft ein Rätsel?
4. Sie sind es leid, mit Excel-Tabellen zu jonglieren sowie viel Zeit mit manuellen Berichten zu verschwenden?

Vermutlich trifft hiervon der ein oder andere Painpoint auf Sie zu, denn sonst würden Sie diesen Artikel nicht lesen.

Am Anfang dieses Artikels finden Sie zuerst interessante Ergebnisse aus einer PMO-Tool-Umfrage von Ende 2021 (die vollständige Auswertung können Sie sich auch als PDF herunterladen).

Dann lesen Sie, wie eine optimale PMO-Tool-Umgebung für Multiprojekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement aussehen kann (wir nennen es „The PPM Paradise“). Dabei geht es nicht um die konkrete PMO-Software und Tools eines Herstellers – Sie erfahren, welche Bausteine dafür im Allgemeinen nötig sind und was diese können sollten.

Das erwartet Sie in den Kapiteln:

• Warum die richtigen PMO-Software Tools verwenden?
• Ergebnisse der PMO-Tools Umfrage
  • Eingesetzte Tools nach PMO-Tätigkeit
  • Zufriedenheit mit der PMO-Software Umgebung
  • Tool-Gap für die Aufgaben
  • Änderungswünsche der PMO-Tools Umgebung
• Die moderne PMO-Software Umgebung – „The PPM Paradise“
• Die Vorteile und der Nutzen von „The PPM Paradise“
• Von TPG empfohlene PMO-Software Tools
• Zusammenfassung

Legen wir los!

Warum die richtigen PMO-Software Tools verwenden?

Für die vielfältigen PMO-Aufgaben braucht es die richtigen Methoden, Prozesse und natürlich auch geeignete PMO-Software Tools. Letztere helfen dabei, dass alle PMO-Mitglieder, Entscheidende, Projektmanager:innen, Teamleite:innen etc. ihre Arbeit möglichst effizient und mit hoher Qualität erledigen.

Diese Arbeitserleichterung für alle Rollen kann z.B. durch Automatisierung, Workflows, Integration von Systemen und gute Visualisierung der richtigen Informationen erfolgen.

Passt dies alles, so können Sie mit PMO-Tools folgenden Nutzen realisieren:

• Sie sparen viel Zeit
• Sie gewinnen mehr Transparenz
• Sie setzen Ressourcen besser ein
• Sie steigern die Akzeptanz und Motivation des PMO allgemein
• Sie verbessern die Aktualität Ihrer Informationen
• Sie oder Ihre Entscheidenden treffen dadurch fundierte Entscheidungen
• Sie managen insgesamt Ihre Projekte und Portfolios erfolgreicher

Ergebnisse der PMO-Tools Umfrage

Im Dezember 2021 hat TPG The Project Group eine Umfrage zu PMO-Software Tools durchgeführt. Die Ergebnisse basieren auf 261 validen Feedbacks. Im Folgenden finden Sie einige der wichtigsten Ergebnisse der Auswertung. Die gesamte Auswertung können Sie sich am Ende des Kapitels kostenlos herunterladen.

Eingesetzte Tools nach PMO-Tätigkeit

Die folgende Grafik zeigt, wie enorm verbreitet Microsoft Office Tools (Excel, PowerPoint und Word) in fast allen Tätigkeitsbereichen nach wie vor sind.

Die folgende Tabelle zeigt die ins Verhältnis zur Teilnehmerzahl (261) gesetzte Anzahl der Tool-Nennungen.

Aus den beiden Grafiken geht hervor, dass in vielen Bereichen nicht die optimal geeigneten Tools verwendet werden. Office Tools wie Excel, PowerPoint und Word lassen sich zwar einfach bedienen, benötigen aber sehr viel mehr manuellen Pflegeaufwand als die jeweils passenden Tools für den Aufgabenbereich.

In vielen Bereichen wäre ein datenbankgestütztes Tool viel effizienter und würde auf Knopfdruck aktuelle Daten für die Steuerung und Entscheidungen liefern.

Zufriedenheit mit der PMO-Software Umgebung

Die Frage nach der Zufriedenheit mit der Software-Umgebung ergab das folgende Ergebnis:

• Nur 15 % der Befragten sind mit ihrer PMO-Tool-Umgebung zufrieden und sehen keinen Änderungsbedarf.
• 39 % sind zufrieden, würden aber was verändern wollen.
• Der größte Anteil in Höhe von 44 % ist unzufrieden mit der Tool-Umgebung.

Der Vergleich der drei PMO-Tools Zufriedenheitsstufen zeigt:

• Sehr Zufriedene setzen deutlich weniger Excel ein als Zufriedene und Unzufriedene.
• Sehr Zufriedenen nutzen deutlich weniger PowerPoint und Word.
• Sehr Zufriedene haben am häufigsten Tools mit zentraler Datenablage in Gebrauch, wie z.B. Project Server / Project Online, SharePoint, Power Platform, Confluence und Jira.
• Sehr Zufriedenen nutzen deutlich mehr Confluence und Jira.
• Die Zufriedenen haben eine breitere Verwendung von SAP als die sehr Zufriedenen.
• Der Anteil der Microsoft Power Platform-User ist noch sehr klein, da dies zum Zeitpunkt der Umfrage noch eine vergleichsweise neue Tool-Welt war. Aber deren User sind mehr bei den Zufriedenen zu finden als die Excel-User.
• Confluence ist überwiegend bei PM-Handbuch, Statusbericht und PM-Wissensaustausch im Einsatz, also bei textbasierten Informationen.
• Jira wird in dieser Umfrage im Vergleich zu Microsoft Project und Project Server häufiger eingesetzt.
• Die Unzufriedenen setzen Excel am häufigsten ein und am wenigsten Tools mit zentraler Datenablage. Es gibt aber auch einen kleinen Anteil von Personen, die mit Excel zufrieden sind.
• Die Unzufriedenen geben viel mehr „sonstige Tools“ an.

Die folgenden beiden Grafiken zeigen die obigen Ergebnisse für die „Sehr Zufriedenen ohne Änderungsbedarf“ und die „Unzufriedenen“ nochmals grafisch als prozentuale Anteile der Tools nach PMO-Tätigkeit.

Tool-Gap für die Aufgaben

Wenn für Aufgabenbereiche kein Tool angegeben wurde, ist davon auszugehen, dass dieser Tätigkeitsbereich beim Unternehmen der Befragten zumindest nicht toolseitig unterstützt wird. Die folgende Grafik zeigt diese nicht unterstützten Bereiche.

Dass 38 % der Teilnehmenden keine Kapazitätsplanung im Portfolio durchführen, bestätigt unsere Erfahrung, dass viele Unternehmen Probleme mit der strategischen Ressourcenplanung haben.

Eine Ressourcenplanung auf Teamebene führen über ein Fünftel (22 %) ohne Tool durch. Das ist immer noch viel, aber zumindest besser als auf der Portfolioebene.

Auf der anderen Seite haben fast alle Teilnehmenden eine Projektliste (97 %) und einen Projektstatusbericht (95 %).

Änderungswünsche für PMO-Tool-Umgebung

Die Antworten auf die Frage „Welche Änderungswünsche hätten Sie für Ihre PMO-Tool-Umgebung?“ lassen sich knapp zu folgenden Aussagen zusammenfassen:

• Viele wollen weg von Excel, einige auch von PowerPoint und Word.
• Viele haben den Wunsch nach einem zentralen PPM-Tool, das die Vielfalt der eingesetzten Tools reduziert.
• Etwa die Hälfte der Antworten beinhaltet den Wunsch nach einer integrierten Tool-Landschaft, in der die Daten über Schnittstellen in allen Tools zur Verfügung stehen. Vorteile einer solchen Lösung sehen sie  in der einfacheren Nutzung der Tool-Landschaft durch den Wegfall der doppelten Datenpflege, der damit verbundenen höheren Datenqualität und dem höheren Automatisierungsgrad.
• Viele wünschen sich zudem ein passendes Tool für die strategische Kapazitätsplanung und operative Ressourcenplanung.

Die Umfrageergebnisse erhalten noch viele weitere Informationen und Grafiken zu verschiedenen Bereichen der PMO-Tools. Folgend können Sie sich die PMO-Tools Auswertung kostenlos herunterladen.

Die moderne PMO-Software Umgebung – „The PPM Paradise“

Eine optimale Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) nennen wir „The PPM Paradise“. Diese PMO-Tools sind in ihrem Zusammenwirken natürlich angepasst an den individuellen Kundenbedarf.

„The PPM Paradise“ hilft Ihnen in Ihrer komplexen Multiprojektlandschaft schnell fundierte Entscheidungen zu treffen bzw. Ihren Entscheidern diese zu ermöglichen. Dabei geht es bei einer solchen Tool-Umgebung aber natürlich auch um die richtigen Prozesse und Methoden.

„The PPM Paradise“ gibt allen beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: PMO, Entscheidenden, Teamleitung, Projektleitung, Projektmitarbeitende und dem Controlling.

Die Module und der Nutzen von „The PPM Paradise“

Die einzelnen Module der Übersichtsgrafik mit ihrem jeweiligen Nutzen finden Sie folgend einzeln dargestellt.

Modul 1: Vollständiger Überblick über das Projektportfolio

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios
• Welche Projekte sind in der Pipeline?
• Welche Risiken gibt es?
• Wer ist wie ausgelastet?
• Wie steht es um das Gesamtbudget?
• Passt der Strategiebeitrag?
• Welche Entscheidungen sind zu treffen

Modul 2: Zentrale Projektliste

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Daten sind in der Datenbank statt in Files
• Nur eine richtige aktuelle Version
• Historisierung der Daten
• Individuelle Rechtevergabe
• Basis zur Integration in verschiedene Systeme

Modul 3: Standardisierte Projektinitiierung

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Zentrales Erfassen von Ideen und Projektanfragen
• Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
• Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
• Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten

Lesetipp: Ideenmanagement einführen – Vorteile und Erfolgsfaktoren

Modul 4: Realistische Szenarien-Planung

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
• Berücksichtigen der Prioritäten
• Erkennbarer Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
• Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen sichtbar
• Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills möglich 

Modul 5: Professionelle Projektsteuerung

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Alle Unterlagen an einem Ort
• Auftrag, Nachträge
• Stakeholder- und Risikomanagement
• Terminplan, Kostenplan, Ressourcenplan
• Statusberichte

Modul 6: Steuerung von Programmen

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Projektübergreifende Abhängigkeiten
• Zusammenfassung wichtiger Meilensteine in einer Übersicht
• Terminvorgaben aus einem Rahmenplan
• Weiche Abhängigkeiten nur zur Anzeige
• Direkte Abhängigkeiten zur Verschiebung

Modul 7: Teammanagement

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Beteiligung der Teamleitung am Planungsprozess
• Vollständige Planung aller Teammitglieder
• Planung von Abwesenheiten
• Erfassung aller Aktivitäten auch in der Linie
• Anfrage und Zusicherung von Personen

Modul 8: Aufgabenmanagement

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Beteiligung aller Personen am Planungsprozess
• Detailplanung aller Teammitglieder
• Schätzungen von Teammitgliedern selbst
• Zustandsmeldung der Aufgaben

Modul 9: Zeiterfassung

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Zentrale Vorgabe der Elemente aus der Planung
• Prozess zur Erinnerung
• Detaillierte Erfassung und richtige Zuordnung
• Übertragung in andere Systeme

Modul 10: Anbindung Controlling

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Zentrale Vorgaben für Kostenstrukturen
• Forecast aus den Projekten an Controlling
• Ist-Stunden aus den Projekten an Accounting
• Ist-Kosten vom Einkauf an die Projektleiter

Modul 11: Integration von IT-Systemen

Ihr Nutzen dieser Komponente:

• Jede Rolle arbeitet mit dem für sie optimalen Tool
• Aktuelle Daten aus anderen Systemen überall verfügbar
• Keine Fehler beim manuellen Übertragen von Daten
• Höhere Datenqualität
• Mehr Effizienz bei der täglichen Arbeit im Projektumfeld

Im folgenden Webinar wird Ihnen „The PPM Paradise“ nochmals ausführlicher erklärt:

---

Download (PDF): So führen Sie ein PMO schrittweise und erfolgreich ein

In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie schrittweise richtig Vorgehen bei einer erfolgreichen PMO-Einführung. Die vielen praktischen Tipps sorgen für Sicherheit bei Ihren Schritten.
* Pflichtfeld  |  Datenschutzhinweise

Dieses Formular wird durch Ihre Cookie-Einstellung zu unserer Website blockiert. Bitte klicken Sie hier und wählen Sie mindestens die Marketing-Cookies aus. Dann wird dieses Formular angezeigt. Vielen Dank.

Von TPG empfohlene PMO-Software

Die Auswahl an Software-Tools für Aufgaben im Projektmanagement ist immens. Viele davon sind auch noch spezialisiert auf Branchen. An dieser Stelle können wir keinen vollständigen Marktüberblick geben.

Als Microsoft Gold Certified Partner und Implementierungspartner von Planisware beschränken wir uns daher in der folgenden Übersicht und Tool-Empfehlung fast ausschließlich auf Software, die auf diesen Technologien basieren.

Zudem listen wir eigene TPG Tools auf, die die Möglichkeiten von Microsoft Lösungen gezielt erweitern und Ihnen damit die Arbeit noch weiter erleichtern (verbunden mit einer leistungsfähigen Integrations-Middleware für den Datenaustausch zwischen z.B. PPM-System, ERP- und Aufgabenmanagement-Tools).

Aufgabe	Tool-Empfehlung	Worauf Sie achten sollten
Projektliste	Microsoft Project Server Project Online Project 4 Web / Power Platform / TPG ProjectPowerPack SharePoint Planisware Jira	Zentrale Datenablage mit Berechtigungen und Basis für Multiprojektberichte (kein Excel!)
Multiprojektberichte	Power BI / Power Platform / TPG ProjectPowerPack Planisware	Berichte bauen auf der zentralen Datenablage der PPM-Lösungen auf, sollten Historisierung beinhalten
Ideenpipeline	Power Platform / TPG ProjectPowerPack SharePoint Planisware	Sollte Workflows mit Freigabeprozessen beinhalten
Projektanträge / -aufträge	Power Platform / TPG ProjectPowerPack SharePoint Planisware Microsoft Office	Flexible Formulare und Genehmigungsstatus
Change Requests	SharePoint Power Platform / TPG ProjectPowerPack Microsoft Office	Flexible Formulare und Genehmigungsstatus
Issue-Management	SharePoint Power Platform / TPG ProjectPowerPack Jira	Flexible Liste zur gemeinsamen Bearbeitung
Risikomanagement	SharePoint Power Platform / TPG ProjectPowerPack Microsoft Office (Excel)	Flexible Liste zur gemeinsamen Bearbeitung
Projektstatusberichte	Microsoft Project Server Project Online Power BI / Power Platform / TPG ProjectPowerPack SharePoint Planisware Microsoft Office Jira Confluence	Kombination aus der Datenbankabfrage, verschiedenen Listen und der Möglichkeit manueller Eingabe von Ampeln und Texten
Stakeholderanalyse	SharePoint Power Platform / TPG ProjectPowerPack Microsoft Office (Excel)	Flexible Liste zur gemeinsamen Bearbeitung
Terminplanung	Microsoft Project Server Project Online Power Platform / TPG ProjectPowerPack Planisware	Zentrale Datenablage, Strukturierung von Arbeitspaketen und Vorgangsbeziehungen, kritischer Pfad etc.
Ressourcenplanung Projekt	Microsoft Project Server Project Online Power Platform / TPG ProjectPowerPack Planisware TPG CoReSuite	Zentraler Ressourcenpool aus PPM-Tool. Grobe Ressourcenplanung entkoppelt von der detaillierten Terminplanung
Ressourcenplanung Team	Ressourcenplanung in Teams – TPG CoReSuite	Vollständige Planung, auch von nicht projektbezogenen Tätigkeiten und Abwesenheiten, durch die Teamleiter. Zusammenspiel von Projekt- und Teamleiter. Excel nur als Einstieg und bei kleinen Teams geeignet
Kapazitätsplanung Portfolio	Portfoliomanagement Software – TPG CoReSuite	Szenarien entsprechend den Prioritäten, basierend auf Ressourcenplanung von Projekten und Teams
Kostenplanung	Microsoft Project Server Project Online Power Platform / TPG ProjectPowerPack Planisware Excel TPG CoReSuite	Zeitphasenbezogene Planung, Mehrwährungsfähigkeit, Unterscheidung von Kostenarten
Ist-Stunden-Erfassung	Microsoft Project Server Project Online Planisware Jira	Auf einen Vorgang mehrere Einträge pro Tag buchbar und jeweils mit Kommentar
PM-Handbuch	SharePoint Confluence Microsoft Office	Webbasierte Dokumentation, einfache Versionierung
PM-Wissensaustausch	SharePoint Confluence Microsoft Office	Webbasiert, leistungsfähige Suchfunktion, Wiki, Blog

 

Zusammenfassung: Optimale PMO-Tools

Sie haben aus den Umfrageergebnissen zu PMO-Tools erfahren, dass Unternehmen, die nicht mit datenbankgestützten Tools für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) arbeiten, eher unzufrieden mit ihrer PMO-Tool-Umgebung sind.

Excel ist im PPM-Umfeld ein immer noch sehr häufig solitär eingesetztes Werkzeug, das aber bei vielen deutliche „Schmerzen erzeugt“ und von dem sie weg wollen. Integrierte, datenbankgestützte PPM-Lösungen wünschen sich hingegen über die Hälfte der Befragten.

Mit „The PPM Paradise“ haben Sie dann eine integrierte Umgebung für unternehmensweites und datenbankgestütztes PPM kennengelernt. Die Anwender:innen haben davon einen wichtigen Nutzen: Jede:r arbeitet mit den für seine/ihre Arbeit optimalen Tools, sodass die Effizienz steigt, die Daten eine bessere Qualität haben und Entscheidungen fundierter getroffen werden. Die Lösung ist auf die Prozesse Ihres Unternehmens individuell anpassbar und lässt sich schrittweise modular einführen.

Seit Jahren ist unsere TPG Mission, also das Ziel unserer PPM-Lösungen: Alle beteiligten Rollen haben das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: PMO, Entscheidende, Teamleitung, Projektleitung, Projektmitarbeitende und Controlling. So werden Ihre Projekte in Zukunft erfolgreicher sein und Ihre Investition zahlt sich aus. Interessiert an mehr Details? Kontaktieren Sie uns.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für ein höheres Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen Ihr Wissen zum Thema PMO-Aufbau / PMO-Optimierung vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO-Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

---

Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

ARTIKEL DRUCKEN