Ideenmanagement im Unternehmen – Vorteile und Erfolgsfaktoren bei der Einführung

In unserer schnelllebigen Welt haben Unternehmen mit den richtigen Ideen zur richtigen Zeit einen wichtigen Vorteil. Dieses „Gold in den Köpfen der Mitarbeitenden“ lässt sich mit professionellen Ideenmanagement-Methoden nutzen.

Seit den 90er Jahren ist Ideenmanagement im Unternehmen ein bewährtes Konzept für die kontinuierliche Verbesserung unter Einbeziehung der Mitarbeitenden. Dies wird genutzt zur Anregung von Ideen, etwa für Innovationen, Verbesserungen und Kosteneinsparungen.

Ideen für Verbesserungen im Unternehmen haben aber eine Voraussetzung: eine Unternehmenskultur, die geprägt ist von der Bereitschaft zum Wandel wie auch der Zusammenarbeit und Kommunikation über Hierarchien hinweg. Wenn Ihr Unternehmen hier erfolgreich sein möchte, dann ist dieser Artikel genau richtig für Sie.

Lesen Sie in diesen Kapiteln, wie Sie erfolgreich Ideenmanagement einführen.

• Was ist Ideenmanagement?
• Warum ist Ideenmanagement im Unternehmen wichtig?
• Was sind die Herausforderungen beim Ideenmanagement?
• Ideenmanagement-Prozess definieren
• Mitarbeitende für Ideenmanagement gewinnen
• Ideenmanager als Verantwortliche definieren
• Zentrale Ideenmanagement-Software nutzen
• Zusammenfassung

Starten wir jetzt mit der Frage: Was ist Ideenmanagement?

Was ist Ideenmanagement?

Ideenmanagement (oft synonym zu betrieblichem Vorschlagswesen) besteht als Prozess aus dem Anregen, Sammeln, Bewerten und Umsetzen von geeigneten Ideen, die Verbesserungen, Neuerungen und Kosteneinsparungen im Unternehmen zum Ziel haben. Primär geht es dabei um unternehmensinterne Verbesserungen wie Prozesse, Ausstattung etc. Dabei werden alle Mitarbeitenden teilweise aktiv angesprochen und einbezogen sowie deren Ideen incentiviert (monetär und / oder anders).

Im Gegensatz dazu zielt Innovationsmanagement auf die Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen für den Markt. Hier ist in der Regel auch nicht die gesamte Belegschaft angesprochen. Diese Definitionen sind oft nicht scharf und einheitlich.

Warum ist Ideenmanagement im Unternehmen wichtig?

Ist Ihre Unternehmenskultur auf ein erfolgreiches Sammeln und Umsetzen von Ideen vorbereitet, so lassen sich wichtige Ideenmanagement Vorteile nutzen. Dieses Vorgehen betrachtet mögliche Verbesserungen nicht nur aus dem Blickwinkel des Managements, sondern auch aus dem aller Mitarbeitenden des Unternehmens. Die Chance auf vielversprechende Ideen und Erfolge vervielfacht sich somit.

Unterschieden wird zwischen harten und weichen Vorteilen bzw. Faktoren, die Sie durch Ideenmanagement-Methoden erreichen können. Die harten Ideenmanagement-Vorteile / -Faktoren sind:

• Kostensenkungen (z.B. durch Optimieren von Prozessen)
• Optimieren der Produktpalette
• Verbessern der Qualität
• Vorschläge für neue Produkte

Weiche Ideenmanagement-Vorteile / -Faktoren sind:

• Steigende Zufriedenheit der Mitarbeitenden (durch Wertschätzung und Umsetzen ihrer guten Ideen)
• Binden der Mitarbeitenden an das Unternehmen (durch Beitragen zur Entwicklung des Unternehmens)

Was sind die Herausforderungen beim Ideenmanagement?

Im Folgenden lernen Sie vier wichtige Herausforderungen kennen, die Sie beim Einführen von Ideenmanagement im Unternehmen zu meistern haben werden. Mit praktischen Tipps sollten Sie die Stolpersteine aber erfolgreich vermeiden können.

1. Ideenmanagement-Prozess definieren

Wollen Sie ein Ideenmanagement einführen, so sollte Ihr erster Schritt die Definition eines passenden Ideenmanagement-Prozesses sein. Wichtig ist es hier zu wissen: Es gibt keinen allgemeingültigen Prozess – Sie müssen ihn individuell für Ihren Bedarf aufsetzen.

Das Wichtigste ist, dass Sie unter Einbeziehung der betroffenen Gruppen gemeinsam einen Prozess erarbeiten, der transparent ist, und diesen leben.

Beim Definieren des Prozesses können fundiertes Know-how und geeignete Ideenmanagement-Best-Practices – auch aus anderen Unternehmen und Branchen – positiv unterstützen. Dies erreichen Sie beispielsweise mit einer neutralen Workshop-Moderation.

Empfehlenswert ist auch, wenn Sie im Rahmen des Prozesses den Mut für Neues fördern und in kleinen Schritten neue Formen des Ideenmanagements testen.

Unser Tipp: Nehmen Sie sich genug Zeit für die Konzeption des Ideenmanagement-Prozesses, aber verschwenden Sie keine Zeit mit der Suche nach dem zu großen Optimum. So starten Sie schneller. Starten Sie bei Unsicherheiten mit einem kleineren Prozess und bauen Sie diesen später aus. Hier sollten Sie dann auch Experimente ermöglichen.

2. Mitarbeitende für Ideenmanagement gewinnen

Wie bei allen Änderungen im Unternehmen wird auch der neue Prozess der Ideengenerierung nur erfolgreich sein, wenn die Mitarbeitenden diesen akzeptieren und leben. Sie müssen einen Vorteil für sich darin erkennen. Ist dies nicht der Fall, so ist die Akzeptanz bei Mitarbeitenden und Management gefährdet.

Problematisch ist z.B., wenn die Ideengeber keine Rückmeldung über den Status ihrer eingegebenen Ideen erhalten und Ideen „verloren gehen“. Das führt zu sinkender Motivation, neue Ideen einzugeben und das System verwaist.

Aber auch Vorgesetzte, die Ideen „blockieren“ oder nicht zulassen, stellen eine Gefahr für das Ideenmanagement dar. Gründe hierfür wären etwa:

• fehlende Zeit
• nicht erkannter Sinn der Idee oder
• keine Kompetenz im Umgang mit den Ideen

Auch fehlende Anreize sind problematisch für die Akzeptanz. Stellen Sie daher sicher, dass Sie monetäre oder nicht monetäre Incentives ausweisen, die die Mitarbeitenden und Manager motivieren, Ideen einzubringen. Dabei ist es wichtig, dass Sie die Grundlagen für die Bemessung des Erfolges von Ideen klar festlegen. Das ist bei harten Faktoren etwa durch eine Berechnung des ROI einfacher als bei den weichen Faktoren – aber auch hier muss der Wert der Idee für den Ideengeber nachvollziehbar bewertet werden können.

Wie kann ein Prämiensystem aussehen?

Das Prämiensystem für die Incentivierung ist oft in der Betriebsvereinbarung festgelegt. Es richtet sich am wirtschaftlichen Wert der Idee aus. Die Ideengeber erhalten einen Teil der Summe, die das Unternehmen durch die Idee spart oder gewinnt. Wie schon erwähnt sind aber nicht nur monetäre, sondern auch Sachwerte möglich ggf. als Ergänzung zu monetären. Stellen Sie sich die Frage: Was könnte die jeweilige Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter motivieren?

Kampagnen zur Kommunikation erfolgreicher Ideen im Intranet, durch Rundmails oder in Veranstaltungen können zudem den ein oder anderen Mitarbeitenden motivieren, die / der auf öffentliche Wahrnehmung aus ist.

Ideen mit unternehmensweiten Aktionen generieren (am Beispiel von edison 365 ideas)

Eine weitere Möglichkeit sind etwa spielerisch gehaltene und offiziell angekündigte Ideenwettbewerbe, die den Ehrgeiz und die Fantasie der Belegschaft anregen. Einige Anbieter von Ideenmanagement-Tools bieten diese Möglichkeiten.

Und zuletzt: Sorgen Sie dafür, dass das Management mitmacht und Kapazitäten oder Budgets für das Ideenmanagement bereithält.

Unser Tipp: Akzeptanz erreichen Sie am besten, wenn Sie die betroffenen Mitarbeitenden und das Management von Beginn an in die Entwicklung des Ideenmanagements einbeziehen. Setzen Sie daher auf ein gezieltes Change-Management, das den gesamten Prozess begleitet und den Nutzen ausgiebig kommuniziert.

3. Ideenmanager als Verantwortliche definieren

Ein wesentlicher Erfolgspunkt für Ihr Ideenmanagement ist die klare Definition und Besetzung der Rolle eines Ideenmanagers.

Was ist ein Ideenmanager?

Der Ideenmanager spielt eine wesentliche Rolle bei der Organisation, Strukturierung und Überwachung des Ideenmanagement-Prozesses. Er ist ein Treiber des Ideenprozesses. Kurz gesagt, er sorgt dafür, dass das Ideenmanagement die positiven Ergebnisse bringt, die für den wirtschaftlichen Erfolg gewünscht sind.

Vor allem bei größeren mittelständischen Unternehmen und in Konzernen ist der Ideenmanager Teil einer eigenen Abteilung. In kleineren Unternehmen ist er oft nur eine Person.

Ideenmanager-Aufgaben können sein:

• Motivieren der Belegschaft (z.B. durch regelmäßiges Planen und Durchführen von Kampagnen und Ideenwettbewerben)
• Organisation des Ideenfindungsprozesses und der Ideenbewertung (z.B. durch Ermöglichen der niedrigschwelligen Erfassung von Ideen mit dem passenden Tool)
• Sicherstellen und Überwachen eines funktionierenden Prämiensystems
• Ansprechpartner bei Fragen und Pflegen des Kontakts zu den Entscheidern für schnelle Entscheidungen
• Kontinuierliches Nachweisen des wirtschaftlichen Nutzens des Ideenmanagements gegenüber dem Topmanagement mittels KPIs wie Beteiligungsquote, Durchschnittswert von Ideen, Umsetzungsquote etc.

Unser Tipp: Definieren Sie klar, wer im Prozess des Ideenmanagements welche Rolle und Aufgaben hat. Der Ideenmanager als zentral verantwortliche Position sollte dies überwachen und den gesamten Prozess der Ideengenerierung ständig am Laufen halten. Erst durch den messbaren Nutzen wird das Ideenmanagement aus betriebswirtschaftlicher Sicht für das Unternehmen relevant.

4. Zentrale Ideenmanagement-Software nutzen

Erst nach dem Festlegen des Prozesses und der Zuständigkeiten ist die Suche nach einem passenden Ideenmanagement-Tool sinnvoll. Das Erfassen von Ideen durch die Mitarbeitenden sollten Sie dabei so niedrigschwellig wie möglich gestalten. Ideen entstehen oft nicht am Arbeitsplatz, sondern schießen einem z.B. auch plötzlich im Urlaub in den Kopf. Diese gilt es dann sofort und einfach zu erfassen.

Für Ihr Anliegen sollten Sie daher ein einheitliches und zentrales Ideenmanagement-Tool nutzen, das mindestens Folgendes kann:

• Jederzeitiges strukturiertes Erfassen in EINER Oberfläche auf ALLEN Endgeräten (vor allem mobilen) ermöglichen
• Prüfen und ggf. Nachfragen für Klarstellungen, Freigeben oder Ablehnen durch z.B. den Ideenmanager
• Detailliertere Beschreibung der Idee und Entwicklung eines Konzeptes durch den betroffenen Fachbereich
• Ablehnen oder Genehmigen durch die Entscheider mit Umwandlung in Projekte
• Erfolgsmonitoring ggf. für Verbesserung des Prozesses in der Zukunft
• Archivieren derzeit nicht relevanter Ideen, um diese nicht zu verlieren und ggf. in der Zukunft nutzen zu können

Nicht jede Idee ist so gut oder momentan so priorisiert, dass sie umgesetzt werden kann. Stellen Sie im Fall einer Absage sicher, dass die Ideengeber über die Gründe der Entscheidung informiert werden. Das hält die Motivation hoch, weil die Idee aus der Sicht des Ideengebers nicht „verloren“ geht.

Gut wäre auch, wenn der Ideengeber im Tool selbst sehen kann, wo im Prozess sich seine Idee gerade befindet.

Der Ideenmanagement Prozess am Beispiel einer Lösung mit Microsoft Komponenten (TPG IdeaManagement)

Lesetipp: Ideenmanagement mit MS Project: Von der Projektidee zum Projekt

Unnötig komplex und ineffektiv ist der Prozess des Ideenmanagements, wenn Sie keine zentrale Ideenmanagement-Software nutzen und die Ideen über folgende Kanäle erfassen:

• Excel-Listen
• Telefon
• E-Mails
• Briefkästen
• …

Bei diesem „alten Vorgehen“ verzichten Sie auch auf die im digitalen Wandel wichtige Kollaboration zwischen den Mitarbeitenden im Unternehmen.

Unser Tipp: Wenn das kollaborative Ideen-Thema neu ist für Sie, dann suchen Sie sich einen erfahrenen Dienstleister. Dieser unterstützt Sie bei der Prozessdefinition, dem Testsystem samt Optimierung mittels Testgruppe sowie ggf. dem nötigen Change-Management. Das minimiert Ihr Risiko durch fehlende Akzeptanz des neuen Systems zu scheitern.

Im folgenden Video sehen Sie Details zu den Rahmenbedingungen und möglichen Software-Lösungen für Ideen- und Innovationsmanagement auf Basis von cloudbasierter Microsoft Technologie.

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