VUCA im Projektmanagement – Tipps zum Umgang mit den heutigen Herausforderungen im Projektumfeld

Der Begriff VUCA kommt ursprünglich aus dem amerikanischen Militär. Er breitete sich von dort in andere Bereiche strategischer Führung in Organisationen aus. Projektmanagement ist ein wichtiges Vorgehen, um mit den Herausforderungen der VUCA-Welt im Unternehmensumfeld besser zurechtzukommen. Allerdings muss sich das Vorgehen beim Projektmanagement gegenüber früher stark ändern, um hier auch wirklich erfolgreich zu sein. Was Sie hier zu beachten haben, das erfahren Sie in diesem Artikel.

Und um diese Themen geht es:

• VUCA Definition
• Was hat VUCA mit Projektmanagement zu tun?
• Wie begegnen Sie VUCA am besten?
• Im Detail: VUCA im Projektmanagement
• Welche Kompetenzen brauchen Sie in der VUCA-Welt?
• Fazit

VUCA Definition

VUCA ist ein englisches Akronym und steht für Volatility (Volatilität), Uncertainty (Unsicherheit), Complexity (Komplexität) und Ambiguity (Mehrdeutigkeit).

Diese vier Dimensionen beschreiben die Herausforderungen, mit denen Unternehmen und Organisationen heutzutage konfrontiert sind. Führungskräfte, Projektmanager:innen und überhaupt alle Mitarbeitenden müssen sich in diesen stark geänderten Rahmenbedingungen ihres Unternehmens zurechtfinden.

Bevor es um die Herausforderungen von VUCA im Detail geht, klären wir zunächst die Frage, was VUCA mit Projektmanagement zu tun hat.

Was hat VUCA mit Projektmanagement zu tun?

Projektmanagement ist nicht mehr das, was es vor 20 Jahren war. Der Druck der VUCA-Welt hat zugenommen – auf uns alle. Im heutigen digitalen Zeitalter sind wir ständig mit Veränderungen konfrontiert. Viele Unternehmen stehen beispielsweise unter ständigem Innovationsdruck. Zudem gilt:

• Der Wettbewerb wird immer härter
• Die Ressourcen sind knapper als früher
• Die Stakeholder / Kundschaft sind anspruchsvoller

Die Art und Weise, wie die Welt ist – unbeständig, unsicher, komplex und mehrdeutig – hat auch Auswirkungen darauf, wie Projekte unter diesen Rahmenbedingungen durchgeführt werden. Die Verantwortlichen für Projekte müssen in diesen schwierig gewordenen Zeiten immer alle Fäden in der Hand behalten, um ihre Projekte auch bei sich ändernden Bedingungen ins Ziel zu führen. Dafür ist Projektmanagement nötig – ohne VUCA bräuchten Sie wohl auch kein Projektmanagement :-).

Wie begegnen Sie VUCA am besten?

Die Wahrscheinlichkeit einer Überforderung einzelner Personen oder auch ganzer Unternehmen in der VUCA-Welt ist sehr hoch geworden. Wir können nicht mehr „Business as Usual“ machen wie früher, denn VUCA ist „usual“ geworden. Die vier Dimensionen von VUCA sollen darstellen, was nicht mehr „normal“ ist. Dazu kommen wir gleich.

Jetzt aber schon mal eine Empfehlung, wie Sie mit der VUCA-Welt am besten umgehen:

• Die VUCA-Welt ist Realität!
• Jede:r muss dies für sich selbst akzeptieren
• Resignieren hilft nicht, jede:r muss sich dem Thema aktiv stellen
• Wie Sie sich dieser Welt stellen? Seien Sie ehrlich im Umgang mit anderen Personen. Es ist keine Schande für irgendjemanden, wenn sie/er Nichtwissen zugibt. Niemand kann in dieser Zeit alles wissen.

Um mit der VUCA-Welt besser zurechtzukommen, ist eine Änderung der Kultur in den Unternehmen nötig. Es muss erlaubt sein, nicht mehr alles zu wissen.

Gemäß dem „Fail Cheap“-Prinzip sind Mitarbeitende von ihren Führungskräften zu ermuntern, früh zu sagen, dass sie etwas nicht wissen. Dies reduziert die Projektkosten, weil Fehler frühzeitiger erkannt werden und darauf reagiert werden kann.

Und es reduziert den Stress für jede einzelne Person („die meint, eigentlich immer alles wissen zu sollen, aber nicht zu können“), weil offen kommuniziert wird.

Die Folgen der Kulturänderung:

• Der Erwartungsdruck wird geringer
• Die Mitarbeitenden bleiben gesünder
• Sie bleiben länger im Unternehmen
• Die Projektkosten sind geringer

Im Detail: VUCA um Projektmanagement

Volatilität

In Projekten gibt es heute viel mehr Änderungen als früher. Das Umfeld ändert sich schneller – es ist volatiler. Gründe dafür sind beispielsweise:

• die Trends und Fülle neuer Technologien
• das dynamischere Wettbewerbs- oder Marktumfeld
• die Fluktuation von Mitarbeitenden, gepaart mit dem damit verbundenen Wissensverlust

Als Effekt der Globalisierung (Stichwort: globale Zulieferer) und der Digitalisierung (Software kann schneller entwickelt werden als Hardware) wird die Priorisierung in (langlaufenden) Projekten immer schwieriger.

Volatilität führt dazu, dass das Unterscheiden zwischen Dringlichem und Wichtigem immer schwerer wird.

Beispiel für Volatilität in der VUCA-Welt

Die globale Vernetzung bringt Volatilität mit sich. Volatile Märkte verändern sich unvorhersehbar und schnell. Eines der VUCA-Beispiele, das zunehmend für Volatilität sorgt, ist der technologische Fortschritt. So sind immer mehr Produkte geprägt durch ihre Software, die sich viel schneller entwickeln lässt als Hardware. Dies ist z.B. bei Autos zu beobachten, die heute via Funk neue Funktionen zur Fahrzeugsteuerung eingespielt bekommen können.

Unser Tipp: Als Projektleiter:in sind sie gezwungen, mit immer mehr Änderungen umzugehen. Diese sollten Sie transparent kommunizieren und im Rahmen des Nachtrags-Managements die Veränderungen gegenüber dem ursprünglichen Auftrag sauber dokumentieren. Das ist heutzutage wichtiger als früher. Und: Agiles Mindset und Methoden gewinnen immer mehr an Bedeutung in diesem Umfeld. Machen Sie sich hierin fit.

Unsicherheit

Bisher konnte man mit viel Erfahrung die Zukunft besser „vorhersagen“, d.h. Projektpläne hinsichtlich Vorgangsdauer, Aufwand und Kosten sehr treffend anlegen. Das Problem heute ist aber, dass die Umstände, auf deren Basis früher Erfahrungen gewonnen wurden, für die Zukunft oft nicht mehr gegeben sind (z.B. durch Änderung des technologischen Umfeldes). Daher sind die alten Erfahrungswerte nur noch bedingt als Entscheidungsgrundlagen nutzbar – das führt zu viel mehr Unsicherheit.

Niemand weiß, wann Veränderungen oder Herausforderungen eintreten werden. Je höher der Mangel an Wissen oder Informationen ist, desto höher ist auch die Unsicherheit. Sie steht in Zusammenhang mit schwieriger Entscheidungsfindung und Planbarkeit. Dagegen hilft ein gutes Risikomanagement. Es wird immer wichtiger, sich damit auseinanderzusetzen.

Beispiel für Unsicherheit in der VUCA-Welt

Es gibt sehr viele Dinge, die aufgrund des schnellen Wandels im globalen Umfeld heute das erste Mal gemacht werden – weil sie neu sind. Wenn Sie z.B. in den letzten zehn Jahren fünf ähnliche Entwicklungsprojekte durchgeführt haben, dann kann das heute startende sechste Projekt oft nur mit einer höheren Unsicherheit angegangen werden als dies früher der Fall gewesen wäre. Einflussfaktoren sind z.B. verfügbare Ressourcen, gerissene Lieferketten oder veränderte Technologien. Ein gutes Risikomanagement ist heute essenziell.

Unser Tipp: Pflegen Sie ein gutes Risikomanagement, bei dem Sie immer einen Plan B in der Rückhand haben. Damit Sie wissen, was auf Sie zukommt, sollten Sie mit offenen Augen und transparenter Kommunikation mit Ihrem informierten Umfeld versuchen, Risiken frühzeitig selbst zu erkennen oder in Erfahrung zu bringen.

Und noch ein Tipp: Berücksichtigen Sie die Neuartigkeit vor dem Projektstart mittels:

• der Projektklassifizierung (welche Art von Projekt?)
• der Auswahl der Projektleitung (Erfahrung mit ähnlichen Projekten / Technologien)
• der Zusammenstellung des Projekt-Teams (Offenheit für Neues)
• bei der Einschätzung der Planungsqualität (mittels Planungskategorien)

Die Vorhersagbarkeit der Projektergebnisse ist trotz bester Planung heute eine niedrigere als früher. Damit müssen Sie offen umgehen. Daher sollten Sie bei jeder Planung differenzieren:

• Genau das habe ich schon mal gemacht
• Das habe ich noch nicht gemacht, aber weiß, wen ich fragen kann
• Das habe ich noch nie gemacht und bin unsicher, ob es überhaupt machbar ist

Komplexität

Die Anzahl der beeinflussenden Faktoren im Projektumfeld hat stark zugenommen. Der Anteil von Elektronik und Software steigt in einer unfassbaren Geschwindigkeit. Viele mechanische Dinge lassen sich sehen und begreifen, was aber für viele Softwarelösungen nicht zutrifft – sie sind für viele Personen eine „Black Box“. Zusammenhänge lassen sich dadurch oft nicht erkennen und dementsprechend ist die Planung schwierig. Probleme werden dann erst erkannt, wenn sie auftreten, nicht schon in der Planung.

Beispiel für Komplexität in der VUCA-Welt

Technologie und Software wird in vielen Bereichen immer wichtiger. Unternehmen stellen dafür viele neue Fachleute ein, die aber oft nur kleine technische Bereiche abdecken. Von den Führungskräften wird verlangt, dass sie die immer weiterwachsende Menge an „Puzzlestücken“ in Projekten koordinieren. Das führt zu Komplexität in der Lösung, der Anzahl der Beteiligten im Projekt und damit zu höheren Anforderungen in der Kommunikation. Das Ergebnis: Es gibt immer weniger Personen, die das Ganze tatsächlich überblicken.

Unser Tipp: Weil das Projektumfeld immer komplexer wird, brauchen Sie Experten. Aber sorgen Sie auch dafür, dass Sie zusätzlich besonders fähige Personen haben, die diese Experten an einen Tisch bringen. Dort sind gegenseitige Abhängigkeiten zu besprechen und Machbarkeiten von Lösungen im Team auszuarbeiten. Damit verhindern Sie, dass Dinge übersehen werden und Projekte sehr stark verzögert werden oder gar scheitern. Stellen Sie sicher, dass trotz der komplexen technischen Details das „große Ganze“ im Auge behalten wird – indem Sie fragen, fragen, fragen.

Mehrdeutigkeit

Situationen, Informationen und Ereignisse wie z.B. Projektergebnisse können auf viele verschiedene Arten interpretiert werden. Was heißt „fertig“ in einer digitalen Welt? Das „fertig“ ist nicht sofort sichtbar, weil die Hardware zwar fertig aussieht, aber die Software dazu ggf. noch nicht voll funktionstüchtig ist. Daher müssen die Bedingungen über Zustände klarer definiert werden als in der Vergangenheit.

Beispiel für Mehrdeutigkeit in der VUCA-Welt

Heutzutage ist es im komplexen Projektumfeld schwieriger, eine eindeutige Aussage zu einfachen Fragen bekommen. „Wie weit seid ihr?“ „Wann seid ihr fertig?“ „Was kostet das?“, sind alles Fragen, die schwieriger zu beantworten sind als früher. Verschiedene Personen antworten aus ihrer jeweiligen Perspektive unterschiedlich, weil die Dinge so komplex sind (viel mehr Einflussfaktoren) und kaum jemand einen vollständigen Überblick hat. Auch Widersprüche gehören dazu. Zu jeder aus Erfahrung gesicherten Meinung findet man heutzutage oft auch ein valide Gegenmeinung.

Unser Tipp: Aufgrund der Gefahr von Mehrdeutigkeit müssen Sie als Projektmanager:in Ihre Entscheidungen und die Rahmenbedingungen für Ihre Entscheidungen besser dokumentieren als früher. So können Sie nachweisen, dass Ihre Entscheidung zu dem Zeitpunkt nachvollziehbar ist, an dem Sie diese getroffen haben. Stellen Sie zudem sicher, dass Sie im Sinne der „Definition of Done“ klar festgelegt haben, wann eine Lösung oder ein Teil davon tatsächlich fertig ist.

Welche Kompetenzen brauchen Sie in der VUCA-Welt?

Agiles Mindset

Sind Sie im Projektverlauf mit Veränderungen des Rahmenumfeldes und Scope konfrontiert, dann bedarf es der Anpassungsfähigkeit. Agile oder hybride Methoden des Projektmanagements haben sich hier in den vergangenen Jahren immer stärker etabliert. Dazu gehört auch ein sorgfältiges Stakeholdermanagement, damit sich ändernde Anforderungen der Kunden ausreichend berücksichtigt werden können. Kommunikation bekommt hier einen viel höheren Stellenwert.

Change Management

Menschen tun sich schwer mit Veränderung, besonders dann, wenn sie den Grund dafür nicht verstehen. Hier kommen die Methoden des Change Managements zum Tragen. Richtig eingesetzt, führt dies zu mehr Verständnis und nachhaltiger Akzeptanz bei den Mitarbeitenden – im Projekt, wie auch im Unternehmen insgesamt.

Daher müssen Projektmanager:innen Fähigkeiten im Change Management in Projekten mitbringen. Manchmal geht es dabei nicht um die Veränderung an sich, sondern nur um die zu hohe Geschwindigkeit der Änderung, die eine Abwehrhaltung verursacht. Darauf muss man sich einstellen.

Tipp für die Praxis: Wenn Sie im Projektumfeld Ihres Unternehmens Änderungen nachhaltig einführen wollen, dann werfen Sie einen Blick auf dieses Change Management Seminar.

Kultureller Wandel im Unternehmen

In einem VUCA-Umfeld lassen sich Teams unter Umständen nicht mehr effizient von oben führen. Daher ist bei den Führungskräften und im Unternehmen allgemein ein kultureller Wandel nötig. Dazu gehört für Führungskräfte, Mitarbeitende gemäß dem „Fail Cheap“-Prinzip zu ermuntern, früh zu sagen, dass sie etwas nicht wissen.

Förderlich sind auch flache Hierarchien sowie die Fähigkeit der Führungskräfte, die agilen Teams selbstbestimmt entscheiden und Verantwortung übernehmen zu lassen. Mehr Verantwortung wollen aber auch nicht alle Teammitglieder übernehmen. Also Vorsicht beim Gewähren von Selbstbestimmung – damit können und wollen nicht alle gut umgehen. Mit Begleitung geht das sicher besser als im Alleingang.

Projekt-Vision

Was ist das Ziel Ihres Projekts und was wollen Sie mit dem Projekt auf lange Sicht erreichen? Hierfür sollten die Projektmanagerinnen und Projektmanager in Ihrem Unternehmen eine Vision entwickeln und an die Mitarbeitenden im Projektumfeld kommunizieren.

Hier ist nicht die detaillierte Spezifikation gemeint, sondern eher eine Beschreibung des Nutzens, den die Ergebnisse des Projekts stiften sollen (siehe auch Artikel zur Bedeutung von Projekterfolg). Dies unterstützt die Motivation, auch bei sich immer wieder ändernden Rahmenbedingungen den Kurs zu halten.

Fazit: VUCA im Projektmanagement

In diesem Artikel haben Sie erfahren, was VUCA im Projektmanagement bedeutet und wie diese neue VUCA-Welt das Projektmanagement beeinflusst. Wir können nicht mehr „Business as usual“ machen wie früher, denn VUCA ist „usual“ geworden.

Projektmanagement wird in der VUCA-Welt immer wichtiger. Aber die Projektmanager:innen müssen ihre Arbeitsweisen gegenüber früher deutlich ändern, denn ein alter Erfahrungsschatz ist auf das neue Umfeld oft nicht mehr anwendbar.

Es gilt, flexibel zu bleiben. Jede:r muss für sich selbst akzeptieren, dass wir in der geänderten VUCA-Welt leben, und sich dem Thema aktiv stellen. Das bedingt eine Änderung der Kultur in den Unternehmen. Es muss erlaubt sein, nicht mehr alles zu wissen.

Projektmanager:innen müssen dafür sorgen, dass die Experten in ihren jeweiligen Bereichen ständig kommunizieren, um „das große Ganze“ so weit wie möglich im Auge zu behalten. Und dafür ist eines wichtig im Umgang miteinander: fragen, fragen, fragen.

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