Automatisiert wichtige Informationen zu Projekten aus großen Datenmengen extrahieren mit modernen Berichten

Der Berichtsprozess ist das Rückgrat der Projektsteuerung. Er systematisiert die regelmäßige Kommunikation im Projekt. Automatisierte Projektmanagement-Berichte ermöglichen ein wiederholbares Format, um Berichte auf Knopfdruck mit Daten zu füllen. Damit lassen sich der gesamte Projektlebenszyklus effizient unterstützen und Projekte optimal steuern.

Standards in den Berichten schaffen zudem die Voraussetzungen für einen Überblick der historischen Entwicklung der Berichtsdaten.

Das Berichtswesen muss zu den Prozessen und der Organisation im Unternehmen passen: Für das Projektteam sind andere Berichte nötig als für Projektleiter, Ressourcengeber / Abteilungsleiter, Portfolioentscheider und letztlich die Geschäftsleitung. Microsoft Technologie stellt hier einige wichtige Tools für das Projektumfeld zur Verfügung.

Die Cloud-Version von Microsoft Project Server – Project Online – stellt „aus der Box“ nur zwei Berichte in Excel zur Verfügung:

  • die Liste aller Projekte und
  • die Liste der Ressourcen.

Der Projekt- und Ressourcenbericht sind beide nicht filter- oder sortierbar. Auch fehlt die Darstellung über die Zeit. Die Arbeit damit ist somit sehr unkomfortabel.

Beide Berichte sind nicht sehr aussagekräftig und für die meisten Unternehmen nicht ausreichend.

Daher gibt es von Microsoft weitere Berichte auf der Basis von Power BI.

Power BI ermöglicht die Verbindung und Visualisierung von beliebigen Datenquellen mit Hilfe eines Microsoft Cloud-Sevice. Die Berichte sind modern und leicht zu verwenden. Auf dieser Basis bietet Microsoft ein kostenfreies Report Pack mit 13 Einzelberichten zu Project Online aus den Bereichen Portfolio, Ressource und Projekt.

Beispielhaft sind folgend zwei der Berichte dargestellt.

Wichtig zu wissen ist: Diese kostenlosen Power BI Berichte beruhen nur auf den Standardfeldern einer leeren Project Online Umgebung (PWA).

Sie enthalten also keine kundenspezifischen Enterprise Felder für Projekte oder Ressourcen.

Nicht vorhanden sind zudem wichtige Bericht aus dem Projektlebenszyklus wie:

  • Projektantrag
  • Projektstatusbericht
  • kumulierte Kostendarstellungen
  • Timesheet-Berichte

Das folgend dargestellte Angebot von TPG beseitigt diese Einschränkungen.

TPG Power BI ReportPack: Vielfältige PM-Berichte

TPG The Project Group ergänzt die beim Kunden vorhandene Project Online / Project Server Umgebung. Dadurch lassen sich die Einschränkungen aufheben und die zusätzlichen Berichte des TPG Power BI ReportPack ermöglichen. Zu den Ergänzungen gehören:

  • Enterprise Felder mit Wertelisten für Projekte und Ressourcen
  • Zuweisen der Projekte zu einem Programm und einem Portfolio
  • Funktionale Erweiterung mit einer SharePoint Liste für Projektanträge mit dediziertem Bericht.

Hinweis für Bestandskunden: Kunden mit TPG QuickStart – der schlüsselfertigen Lösung zur Einführung von Project Online / Project Server – können das TPG ReportPack mit einem Upgrade-Package erwerben. Bitte melden Sie sich bei Bedarf bei uns.

IHR NUTZEN

Umfangreich erweiterte Berichte für Project Online und Project Server bieten:

  • Hohe Zeitersparnis durch Automatisieren der Berichterstellung „auf Knopfdruck“
  • Nachvollziehbarer und verlässlicher Berichtsprozess
  • Optimale Übersicht durch Filter und „Drill-Down“ von der Übersicht in die Details
  • Beliebig filterbar, sowohl auf Feldebene als auch durch Klicken im Bericht
  • Jeder Bericht kann als PPT und als PDF ausgegeben werden
  • Kürzere Berichtszyklen durch automatische Berichtserstellung
  • Fundierte Entscheidungen auf aktueller Datengrundlage aus diversen Systemen
  • Höhere Reaktionsgeschwindigkeit bei Fehlentwicklungen im Projekt

TPG Power BI ReportPack „Professional“ und „Enterprise“

TPG Power BI ReportPack gibt es in zwei Versionen: „Professional“ und „Enterprise“. Die Versionen unterscheiden sich im Umfang der dargestellten Daten.

  • TPG Power BI ReportPack Professional: nutzt alle Daten von Projekten, Programmen und Ressourcen sowie den Standardinhalten „Risiken“ und „Probleme“ aus der Project Website in SharePoint.
  • TPG Power BI ReportPack Enterprise: Diese Version enthält zusätzliche 25 Berichte. Dafür werden viele weitere Daten aus der Project Website verwendet für beispielsweise folgende Berichte, die es jeweils auf Projekt- und auf Portfolioebene gibt *:
    • Priorisierung der Projektanträge
    • Kommentare für Statusberichte (Historie der Berichte)
    • Stakeholder-Analyse
    • Projektnutzen
    • Projektziele
    • Anforderungen
    • Projekt-Lebenszyklus-Bericht
    • Lessons learned
    • Change Requests / Änderungsanträge
    • Maßnahmen
    • Entscheidungen

Power BI Berichte exportieren in PowerPoint und PDF

Alle Berichte des TPG Power BI ReportPack Professional und Enterprise lassen sich per Knopfdruck einfach in PowerPoint oder als PDF exportieren. Für Präsentationen ist dies ein besonders wichtiges Feature.

TPG Power BI ReportPack Professional

Folgend finden Sie einige Beispiele der Berichte des TPG Power BI ReportPacks in der Professional-Version.

KUNDEN-FEEDBACK

„Für unsere Mitarbeiter im PMO sind die detaillierteren Möglichkeiten der neuen Microsoft Project Reports-Lösung ein effizientes Hilfsmittel – insbesondere die Auswertbarkeit bis auf Vorgangsebene.“

Katharina Fiedler, PMO, Münchener Verein Versicherungsgruppe

TPG Power BI ReportPack Enterprise

Wie oben bereits erläutert umfasst das TPG ReportPack in der Enterprise-Version viele zusätzliche Berichte im Vergleich zum Professional-Paket.

* Um die Daten für die Berichte auszulesen und auszuwerten erhält der Kunde eine Laufzeitversion der Integrations-Middleware TPG PSLink (on premise oder in der Cloud). TPG PSLink kann auf die notwendigen Daten in SharePoint zugreifen und bereitet diese für das TPG Power BI Enterprise ReportPack auf.

Hinweis: Für eine spätere Integration von weiteren Datenquellen aus anderen Systemen kann die Lizenz von TPG PSLink erweitert werden.

Folgend finden Sie einige Beispiele der Berichte des TPG Power BI ReportPacks in der Enterprise-Version.


TPG Stärken in Business Intelligence und Berichten

TPG ist Microsoft Gold Certified Partner. Seit vielen Jahren haben wir wertvolles Know-how zu Berichtswesen im Allgemeinen und mit Microsoft Project Server / Project Online sowie Excel im Besonderen. Unsere drei besonderen Stärken sind:
 

1. Daten aus PM- und ERP-Systemen in einem Bericht

Die besondere Stärke von TPG liegt seit Jahren in der Integration von ERP-Systemen (z.B. SAP) mit Projektmanagement-Systemen. Dadurch können Sie auf Knopfdruck Berichte erstellen. Diese enthalten die gewünschten Informationen aus beiden Welten in einem Report aufbereitet und im gewünschten Format (z.B. PowerPoint oder PDF).
 

2. Dynamisches Erstellen von PowerPoint Präsentationen

Erstellen Sie auf Knopfdruck dynamische Berichte im Original PowerPoint Template Ihres Unternehmens. Die benötigten Daten werden automatisch aus dem Microsoft Project Server / Project Online, Primavera, ERP-System oder anderen Datenbanken gezogen. Möglich sind sogar interaktive PowerPoint Folien.
 

3. Datenhistorisierung für bessere Analysen

Durch das Historisieren ihrer Planungsdaten haben Sie auch in der Zukunft jederzeit auf Knopfdruck die Möglichkeit, aktuelle mit älteren Reports zu vergleichen. Auch lassen sich Trendanalysen für Kosten, Termine und Ressourcenauslastung visualisieren.

Viel Erfahrung in Berichten für Projektmanagement

In der Regel haben neue Kunden schon gewohnte Berichte im Einsatz. Diese sollen oft nicht verändert werden. Die Aufgabenstellung an TPG lautet daher meist, die Informationen aus dem neu eingeführten Projektmanagement-Werkzeug wie z.B. Microsoft Project Server / Project Online oder Planisware in die bestehenden Berichte mit zu integrieren. Bei dieser Aufgabenstellung bringen wir viel Erfahrung in Beratung und technischer Umsetzung mit.

Sie benötigen Hilfe bei Berichten? Nutzen Sie das Kontaktformular und wir melden uns bei Ihnen.
 

So werden Sie selbst zum Experten für Berichte

  1. Lernen Sie selbst, wie Sie Datenquellen aufbereiten und in Dashboards präsentieren im Firmenseminar „Business Intelligence für Project Online“.
  2. Nutzen Sie die Beratung der TPG Reporting-Experten in Form eines Workshops zur Optimierung von Prozessen und Berichten. Gemeinsam lässt sich so Ihr Berichtswesen noch aussagekräftiger gestalten.

Sie haben Fragen? Nutzen Sie das Kontaktformular und wir melden uns bei Ihnen.