Projektmanagement Einführung (die 3 Wege zum Erfolg)

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Sie planen die Einführung von Projektmanagement und wollen in Zukunft vermutlich auch ein IT-System für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM) nutzen? Dann sind Sie hier genau richtig.

In diesem Artikel geht es um drei Wege für die erfolgreiche Einführung von Projektmanagement im Unternehmen: über die Termin-, Ressourcen- oder Portfolioplanung. Für welchen Weg Sie sich beim Aufbau Ihres Projektmanagements entscheiden, das hängt von dem Schwerpunkt ab, der für Ihre Anforderungen sinnvoll ist.

Dieser Artikel hilft Ihnen bei der Entscheidung und beschreibt die unterschiedlichen Vorgehensweisen anhand der drei Wege. Dabei finden Sie folgend jeweils Antworten auf diese Fragen:

  • Welcher Weg zum Projektmanagement ist für mich richtig?
  • Worauf sollte ich achten?
  • Welchen Nutzen bringt jeder der drei Wege?
  • Was könnten meine nächsten Schritte beim Erweitern des PPM-Systems sein?

Diese Kapitel warten auf Sie:

Nutzen Sie diesen Artikel als Checkliste. Somit vermeiden Sie unnötige Extra-Runden, die ärgerlich sind und Zeit kosten! Dann sind Sie auf dem richtigen Weg, ein „paradiesische“ Projektmanagement-Umfeld einzuführen. Wir nennen dieses „The PPM Paradise“.

 

„The PPM Paradise“ – die Perspektive für die Zukunft

Die folgende Grafik stellt eine integrierte Lösung für unternehmensweites Multiprojektmanagement grafisch dar. Dessen Einführung bringt Ihnen einen hohen Nutzen.

Projektmanagementr Einführung - The-PPM-Paradise LösungBild 1: „The PPM Paradise“ ist eine integrierte Lösung für unternehmensweites (Multi-)Projektmanagement, die alles Notwendige beinhaltet. (Mehr zu dieser individuellen PPM-Lösung.)

„The PPM Paradise“ ist die optimale Umgebung für unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement – angepasst an den individuellen Unternehmensbedarf – inklusive Prozesse, Methoden und Tools. Es ermöglicht in einer komplexen Multi-Projektlandschaft schnell fundierte Entscheidungen. „The PPM Paradise“ gibt allen beteiligten Rollen das gute Gefühl, im Projektumfeld immer alles im Griff zu haben: dem PMO, Entscheidern, Teamleitern, Projektleitern, Projektmitarbeitern und Controllern.

Kostenloser Download (PDF): 8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement

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Starten Sie mit einer zentralen Projektliste

Der erste Schritt – noch bevor Sie mit einem der drei möglichen Wegen der Projektmanagement-Einführung loslegen – ist auf jeden Fall: Schaffen Sie sich eine zentrale Projektliste in einem geeigneten datenbankgestützten PPM-Tool. Dies ist bei vielen Projekten deutlich besser als eine Excel-Liste, die ständig manuell nachgeführt werden muss. Sie werden im Multiprojektmanagement ohne die zentrale Übersicht über alle Projekte nicht erfolgreich sein. Hier finden Sie Argumente für ein PPM-Tool.

Projektmanagement-Einfuehrung-MinimalversionBild 2: Minimalversion als Ausgangslage für die Einführung von Projektmanagement – die zentrale Projektliste, minimale Terminplanung und Projektstatusberichte.

Zu der zentralen Projektliste brauchen Sie als Minimallösung für jedes einzelne Projekt

  • einen Projektauftrag
  • eine minimale Terminplanung
  • einen Projektstatusbericht mit Ampeln, der regelmäßig zu aktualisieren ist.

Unser Tipp: Achten Sie darauf, dass Ihre zentrale Projektliste wirklich alle Projekte beinhaltet. Was nicht in der List ist, das darf es im Unternehmen auch nicht geben.

Das folgende Video vom 23.02.2022 zeigt, wie Sie beim Einführen von Projektmanagement und der passenden PPM-Lösung vorgehen.


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Wenn Sie die oben beschriebene Minimalvoraussetzung erfüllt haben, dann können Sie einen der folgenden drei Wege gehen, um Ihr Projektmanagement weiter zu detaillieren und zu verbessern – passend zu dem für Sie richtigen Schwerpunkt: Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfolioplanung.

Diese drei Wege lernen Sie jetzt kennen.

 

Weg 1: Projektmanagement-Einführung via Terminplanung

Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern. Allerdings brauchen Sie länger, bis die Ressourcenplanung etabliert werden kann. Denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen.

Dies ist der richtige Weg für Sie, wenn:

  • Sie z.B. einzelne Projekte inhaltlich und terminlich steuern wollen
  • Sie eher Lieferungen und Leistungen von externen Projektbeteiligten koordinieren müssen, als den persönlichen Einsatz von eigenen Ressourcen
  • Sie eher Auftragsprojekte durchzuführen haben, als selbst initiierte Entwicklungsprojekte
  • Ihre Ressourcen relativ einfach zu beschaffen sind bzw. keinen wesentlichen Engpass
    darstellen (…)

 

Projektmanagement Einführung Meilensteindefinition

Bild 3: Meilensteindefinition zur Kontrolle des Leistungsstandes.

Darauf sollten Sie bei der PM-Einführung über die Terminplanung achten

  • Sorgen Sie für eine geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen, um
    auch bei großen Projekten mit vielen Hundert Vorgängen die Übersicht zu behalten.
  • Ergänzen Sie Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc., um
    den Terminplan aussagefähig zu gestalten sowie Berichte filtern und sortieren zu können.
  • Definieren Sie sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten, um die
    Projekte zeitlich gut steuern zu können.
  • Sorgen Sie für die vollständige Verknüpfung der Vorgänge und nutzen Sie die automatische
    Berechnung der Terminkette geeigneter PM-Werkzeuge.
  • Speichern Sie Basispläne, um Änderungen gegenüber dem letzten Status bzw. dem Ursprungsauftrag
    sichtbar zu machen.

 

Ihr Nutzen bei der PM-Einführung über die Terminplanung

  • Sie haben eine klare Übersicht auf der Terminschiene.
  • Sie kennen den Status jedes Vorgangs und können Probleme früh erkennen. Das kann
    z.B. über ein WBS-Chart mit Ampeln erfolgen.
  • Sie wissen, wer wann was an wen zu liefern hat.
  • Aktuelle Verzögerungen auf der Terminschiene erkennen Sie rechtzeitig. Weitere Trends
    lassen sich aus einer Meilenstein-Trendanalyse ablesen (kostenlose MTA für MS Project).
  • Sie haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche, weil Sie sich auch bei großen
    Terminplänen durch Filtern der Daten einfach auf die relevanten Bereiche fokussieren können.
  • etc.

 

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Terminplanung

  • Ergänzen von Kosten an Meilensteinen und Liefergegenständen
  • Erfassen des Status der Vorgänge durch das Projektteam selbst statt über den Projektleiter
  • Grobe Ressourcenplanung mit Skills auf Basis von Teams und externen Beteiligten
  • Zeitrückmeldung durch die eingesetzten Ressourcen selbst
  • Portfoliomanagement
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Lieferterminen,
    Materialbestellungen und Rechnungsinformationen.
  • etc.

 

Wenn dieser Weg nicht für Sie passt, dann ist es vielleicht der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Ressourcenplanung.

 

Weg 2: Projektmanagement-Einführung via Ressourcenplanung

Beim Fokus auf der Ressourcenplanung sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleiter gehen. Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn die Teamleiter alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeiter zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen.

Dies ist der richtige Weg, wenn:

  • die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen projektbestimmend ist
  • Sie eher die Auslastung Ihrer Ressourcen optimieren möchten, als der Termineinhaltung
    verpflichtet sind
  • es für Sie wichtig ist, schneller eine komplette Ressourcenplanung zu haben, als eine detaillierte
    Terminplanung

 

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger

Darauf sollten Sie beim Einstieg über Ressourcenplanung achten

  • Erfassen Sie die Ressourcen aller Teams mit deren Kapazitäten idealerweise in einem zentralen
    Ressourcenpool.
  • Finden Sie mit Ihrem Betriebsrat eine Einigung über die Berechtigungen für den Zugriff
    auf Ressourcendaten und die Granularität der Planung. Dies ist normalerweise gegeben,
    wenn die Teamleiter ihre Planung selbst erstellen.
  • Gewinnen Sie die Teamleiter für Ihr Vorhaben und überzeugen Sie diese vom Nutzen der
    gesteigerten Transparenz.
  • Geben Sie den Teamleitern ein speziell für sie geeignetes Ressourcenmanagement-Tool
    an die Hand – das sollte nicht das Tool der Projektleiter sein und muss aber mit diesem zusammenarbeiten können.
  • Teamleiter planen Abwesenheiten und alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in der Linie und in
    Projekten. Für Projekte reicht es hierbei aus, eine generelle Zusicherung zu planen, wobei
    die Detailplanung beim Projektleiter bleibt.

 

PPM Lösung einführen 1

Bild 4: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Projektzugehörigkeit und Projektverfügbarkeit in einer Übersicht (TPG TeamManager App für SharePoint)

Ihr Nutzen beim Einstieg über die Ressourcenplanung

  • Sie haben eine klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams.
  • Sie kennen den Status jedes Teammitglieds und können Über- und Unterlasten früh erkennen.
  • Sie wissen, wer wann woran und wieviel arbeitet.
  • Sie identifizieren schnell die Personen, denen Sie noch Arbeit übertragen können.
  • Die Projekt- und Teamleiter haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche.
  • Der Teamleiter kann seinem Vorgesetzten die Auslastung seines Teams fundiert veranschaulichen.

 

Kostenloser Download (PDF): Die jeweils richtige Software zur Ressourcenplanung für die beteiligten Rollen

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Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Ressourcenplanung

  • Ausweiten des Systems auf Unternehmensbereiche, bei denen Projektmanagement klassischerweise nicht vorkommt, Ressourcen aber trotzdem geplant werden müssen.
  • Aufbau eines abteilungsübergreifenden bzw. unternehmensweiten Berichtswesens über
    den Ressourceneinsatz.
  • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Projekt-System, wenn der weitere Fokus auf
    Terminmanagement liegt.
  • Anbinden des Ressourcen-Systems an das Portfolio-System, wenn der weitere Fokus auf
    Portfoliomanagement liegt.
  • Anbinden einer Ist-Zeitenerfassung.
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Kostenstellen,
    Leistungsarten, Urlauben
  • etc.

 

Wenn auch der Weg über die Ressourcenplanung nicht für Sie passt, dann ist es vermutlich der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Portfolioplanung.

 

Weg 3: Projektmanagement-Einführung via Portfoliomanagement

Beim Einstieg über das Projektportfoliomanagement regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen. Erst dann beschäftigen Sie sich mit der Optimierung der Durchführung.

Dies ist der richtige Weg, wenn für Sie zuerst Folgendes erreichen möchten: die gewünschten
Anforderungen aus der Unternehmensstrategie zusammenzuführen mit den tatsächlichen Möglichkeiten
Ergebnisse zu liefern.

Lesetipp: 7 Schritt zum optimalen Projektportfoliomanagement.

Darauf sollten Sie bei der PM-Einführung über Portfoliomanagement achten

  • Entwickeln Sie einen Prozess für die Projektinitiierung.
  • Definieren Sie Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss.
  • Definieren Sie strategische Treiber für die Priorisierung der Projekte im Portfolio.
  • Schaffen Sie eine vollständige Übersicht der laufenden Projekte zur Gegenüberstellung
    und Entscheidung über die neuen Projekte.
  • Prüfen Sie die Machbarkeit durch den Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung mit
    den verfügbaren Kapazitäten und Budgets.
  • Planen Sie dafür besser vollständig und grob, als unvollständig und zu detailliert.

 

PPM Lösung einführen 2

Bild 5: Portfoliomanagement stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte mit Priorität die nötigen Ressourcen erhalten.

Extra Download: So kommen Sie in 7 Schritten zum Projektportfoliomanagement (PDF)

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Ihr Nutzen beim Einstieg über Portfoliomanagement

  • Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig
    durchzuführen.
  • Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind Sie immer
    aktuell über das Portfolio informiert.
  • Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
  • Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend
    Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.
  • etc.

 

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über Portfoliomanagement

  • Ausbau der Terminplanung
  • Ausbau des Ressourcenmanagements
  • Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation mit Budgetinformationen

 

Bevor Sie mit dem Einführen von Projektmanagement beginnen

Unabhängig von Ihrem gewählten Lösungsweg sollten Sie für den Erfolg Ihrer PPM-Lösung auf jeden Fall die folgenden drei Punkte beachten:

  • Steigen Sie möglichst einfach ein. Ihr PPM-System kann später nach Bedarf weiter detailliert werden. Alles sollte in überschaubaren Schritten erfolgen, um die Akzeptanz und Machbarkeit jederzeit sicherzustellen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre PPM-Einführung an enttäuschten Erwartungen, unpassenden Methoden und / oder ungenutzten Werkzeugen scheitert.

Gehen Sie bei der Projektmanagement-Einführung von in kleinen Schritten voran. Später können Sie noch immer ausbauen, was von den Nutzern bereits akzeptiert wurde. Folgen Sie dem Motto: „Besser klein beginnen als groß scheitern!“

  • Beachten Sie die Bedürfnisse aller beteiligten Stakeholder, die später mit dem System arbeiten. Nur dann ist die Akzeptanz gesichert und Ihr PPM-System wird in Zukunft das Erreichen Ihrer Unternehmensziele noch besser unterstützen.
  • Sorgen Sie für gemeinsames Verständnis des Nutzens der Projektmanagement-Umgebung. Erwarten Sie nicht zu viel Nutzen durch das neue PPM-System in zu kurzer Zeit. Hier hilft ein gutes Change Management bei der Projektmanagement-Einführung.
  • Bauen Sie auf ein starkes PMO. Als verantwortliche zentrale Organisationseinheit hilft Ihnen das PMO, diesen Komplex aus anspruchsvollen Aufgaben, getakteten Prozessen und unterstützenden Werkzeugen zielgerichtet einzuführen und am Leben zu erhalten.

 

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie 3 Wege zum Einführen von Projektmanagement und einer PPM-Lösung kennengelernt. Starten sollten Sie auf jeden Fall mit einer zentralen Projektliste, minimaler Terminplanung und einfachen Statusberichten, die regelmäßig zu aktualisieren sind. Je nach Ihren Schwerpunkten können Sie anschließend aus diesen Herangehensweisen wählen – dem Einstieg über:

  • Terminmanagement,
  • Ressourcenmanagement oder
  • Portfoliomanagement.

 

Sie wissen, worauf Sie bei jedem Einstiegsweg achten sollten, welchen Nutzen er jeweils bringt und wie das anschließende Vorgehen zum weiteren Ausbau der Lösung aussehen könnte.

Egal welchen Weg Sie für Ihr Unternehmen wählen: Beachten Sie auf jedem Fall, dass Sie möglichst einfach einsteigen, die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen und ein starkes PMO für die Umsetzung nutzen.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits gemacht? Schreiben Sie uns! Wir freuen uns auf Ihre Antwort unten im Kommentarfeld.

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