Projektmanagement Einführung – 3 Wege zum Erfolg

Wenn Sie die oben beschriebene Minimalvoraussetzung erfüllt haben, dann können Sie einen der folgenden drei Wege gehen, um Ihr Projektmanagement weiter zu detaillieren und zu verbessern – passend zu dem für Sie richtigen Schwerpunkt: Terminplanung, Ressourcenplanung oder Portfolioplanung.

Diese drei Wege lernen Sie jetzt kennen.

Weg 1: Projektmanagement-Einführung via Terminplanung

Beim Fokus auf der Terminplanung kennen Sie die Struktur, haben die terminliche Übersicht und können aus dieser Sicht die Projekte gut steuern. Allerdings brauchen Sie länger, bis die Ressourcenplanung etabliert werden kann. Denn diese benötigt erst die Vollständigkeit aller terminlichen Planungen.

Dies ist der richtige Weg für Sie, wenn:

• Sie z.B. einzelne Projekte inhaltlich und terminlich steuern wollen
• Sie eher Lieferungen und Leistungen von externen Projektbeteiligten koordinieren müssen, als den persönlichen Einsatz von eigenen Ressourcen
• Sie eher Auftragsprojekte durchzuführen haben, als selbst initiierte Entwicklungsprojekte
• Ihre Ressourcen relativ einfach zu beschaffen sind bzw. keinen wesentlichen Engpass
  darstellen (…)

Bild 3: Meilensteindefinition zur Kontrolle des Leistungsstandes.

Darauf sollten Sie bei der PM-Einführung über die Terminplanung achten

• Sorgen Sie für eine geeignete Projektstruktur mit Phasen und Liefergegenständen, um
  auch bei großen Projekten mit vielen Hundert Vorgängen die Übersicht zu behalten.
• Ergänzen Sie Vorgangsinformationen wie Orte, beteiligte Firmen, Komponenten etc., um
  den Terminplan aussagefähig zu gestalten sowie Berichte filtern und sortieren zu können.
• Definieren Sie sinnvolle Meilensteine an Übergabe- und Koordinationspunkten, um die
  Projekte zeitlich gut steuern zu können.
• Sorgen Sie für die vollständige Verknüpfung der Vorgänge und nutzen Sie die automatische
  Berechnung der Terminkette geeigneter PM-Werkzeuge.
• Speichern Sie Basispläne, um Änderungen gegenüber dem letzten Status bzw. dem Ursprungsauftrag
  sichtbar zu machen.

Ihr Nutzen bei der PM-Einführung über die Terminplanung

• Sie haben eine klare Übersicht auf der Terminschiene.
• Sie kennen den Status jedes Vorgangs und können Probleme früh erkennen. Das kann
  z.B. über ein WBS-Chart mit Ampeln erfolgen.
• Sie wissen, wer wann was an wen zu liefern hat.
• Aktuelle Verzögerungen auf der Terminschiene erkennen Sie rechtzeitig. Weitere Trends
  lassen sich aus einer Meilenstein-Trendanalyse ablesen (kostenlose MTA für MS Project).
• Sie haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche, weil Sie sich auch bei großen
  Terminplänen durch Filtern der Daten einfach auf die relevanten Bereiche fokussieren können.
• etc.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Terminplanung

• Ergänzen von Kosten an Meilensteinen und Liefergegenständen
• Erfassen des Status der Vorgänge durch das Projektteam selbst statt über den Projektleiter
• Grobe Ressourcenplanung mit Skills auf Basis von Teams und externen Beteiligten
• Zeitrückmeldung durch die eingesetzten Ressourcen selbst
• Portfoliomanagement
• Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Lieferterminen, Materialbestellungen und Rechnungsinformationen via Integration Middleware,.
• etc.

Wenn dieser Weg nicht für Sie passt, dann ist es vielleicht der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Ressourcenplanung.

Weg 2: Projektmanagement-Einführung via Ressourcenplanung

Beim Fokus auf der Ressourcenplanung sollten Sie nicht den Umweg über die detaillierte Terminplanung durch die Projektleiter gehen. Sie kommen schneller zu einer verwertbaren Ressourcenübersicht, wenn die Teamleiter alle Aktivitäten und Projekte ihrer Mitarbeiter zumindest grob, aber dafür wirklich vollständig, planen.

Dies ist der richtige Weg, wenn:

• die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen projektbestimmend ist
• Sie eher die Auslastung Ihrer Ressourcen optimieren möchten, als der Termineinhaltung
  verpflichtet sind
• es für Sie wichtig ist, schneller eine komplette Ressourcenplanung zu haben, als eine detaillierte
  Terminplanung

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Grundlagen und Methoden für Einsteiger

Darauf sollten Sie beim Einstieg über Ressourcenplanung achten

• Erfassen Sie die Ressourcen aller Teams mit deren Kapazitäten idealerweise in einem zentralen
  Ressourcenpool.
• Finden Sie mit Ihrem Betriebsrat eine Einigung über die Berechtigungen für den Zugriff
  auf Ressourcendaten und die Granularität der Planung. Dies ist normalerweise gegeben,
  wenn die Teamleiter ihre Planung selbst erstellen.
• Gewinnen Sie die Teamleiter für Ihr Vorhaben und überzeugen Sie diese vom Nutzen der
  gesteigerten Transparenz.
• Geben Sie den Teamleitern ein speziell für sie geeignetes Ressourcenmanagement-Tool
  an die Hand – das sollte nicht das Tool der Projektleiter sein und muss aber mit diesem zusammenarbeiten können.
• Teamleiter planen Abwesenheiten und alle Aktivitäten ihrer Mitarbeiter in der Linie und in
  Projekten. Für Projekte reicht es hierbei aus, eine generelle Zusicherung zu planen, wobei
  die Detailplanung beim Projektleiter bleibt.

Bild 4: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Projektzugehörigkeit und Projektverfügbarkeit in einer Übersicht (TPG TeamManager App für SharePoint)

Ihr Nutzen beim Einstieg über die Ressourcenplanung

• Sie haben eine klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams.
• Sie kennen den Status jedes Teammitglieds und können Über- und Unterlasten früh erkennen.
• Sie wissen, wer wann woran und wieviel arbeitet.
• Sie identifizieren schnell die Personen, denen Sie noch Arbeit übertragen können.
• Die Projekt- und Teamleiter haben eine perfekte Grundlage für Koordinationsgespräche.
• Der Teamleiter kann seinem Vorgesetzten die Auslastung seines Teams fundiert veranschaulichen.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über die Ressourcenplanung

• Ausweiten des Systems auf Unternehmensbereiche, bei denen Projektmanagement klassischerweise nicht vorkommt, Ressourcen aber trotzdem geplant werden müssen.
• Aufbau eines abteilungsübergreifenden bzw. unternehmensweiten Berichtswesens über
  den Ressourceneinsatz.
• Anbinden des Ressourcen-Systems an das Projekt-System, wenn der weitere Fokus auf
  Terminmanagement liegt.
• Anbinden des Ressourcen-Systems an das Portfolio-System, wenn der weitere Fokus auf
  Portfoliomanagement liegt.
• Anbinden einer Ist-Zeitenerfassung.
• Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation von Kostenstellen,
  Leistungsarten, Urlauben
• etc.

Wenn auch der Weg über die Ressourcenplanung nicht für Sie passt, dann ist es vermutlich der folgende mit dem Schwerpunkt auf der Portfolioplanung.

Weg 3: Projektmanagement-Einführung via Portfoliomanagement

Beim Einstieg über das Projektportfoliomanagement regeln Sie zuerst, welche Projekte tatsächlich begonnen werden sollen. Erst dann beschäftigen Sie sich mit der Optimierung der Durchführung.

Dies ist der richtige Weg, wenn für Sie zuerst Folgendes erreichen möchten: die gewünschten
Anforderungen aus der Unternehmensstrategie zusammenzuführen mit den tatsächlichen Möglichkeiten
Ergebnisse zu liefern.

Lesetipp: 7 Schritt zum optimalen Projektportfoliomanagement.

Darauf sollten Sie bei der PM-Einführung über Portfoliomanagement achten

• Entwickeln Sie einen Prozess für die Projektinitiierung.
• Definieren Sie Kriterien, welches Vorhaben als Projekt behandelt werden muss.
• Definieren Sie strategische Treiber für die Priorisierung der Projekte im Portfolio.
• Schaffen Sie eine vollständige Übersicht der laufenden Projekte zur Gegenüberstellung
  und Entscheidung über die neuen Projekte.
• Prüfen Sie die Machbarkeit durch den Vergleich der Aufwands- und Kostenplanung mit
  den verfügbaren Kapazitäten und Budgets.
• Planen Sie dafür besser vollständig und grob, als unvollständig und zu detailliert.

Bild 5: Portfoliomanagement stellt sicher, dass die wichtigsten Projekte mit Priorität die nötigen Ressourcen erhalten.

Ihr Nutzen beim Einstieg über Portfoliomanagement

• Sie stellen sicher, an den richtigen Projekten zu arbeiten, anstatt unwichtige Projekte richtig
  durchzuführen.
• Durch eine vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind Sie immer
  aktuell über das Portfolio informiert.
• Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
• Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend
  Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.
• etc.

Mögliche Schritte nach dem Einstieg über Portfoliomanagement

• Ausbau der Terminplanung
• Ausbau des Ressourcenmanagements
• Schnittstellen zu ERP-Systemen zur automatischen Synchronisation mit Budgetinformationen

Bevor Sie mit dem Einführen von Projektmanagement beginnen

Unabhängig von Ihrem gewählten Lösungsweg sollten Sie für den Erfolg Ihrer PPM-Lösung auf jeden Fall die folgenden drei Punkte beachten:

• Steigen Sie möglichst einfach ein. Ihr PPM-System kann später nach Bedarf weiter detailliert werden. Alles sollte in überschaubaren Schritten erfolgen, um die Akzeptanz und Machbarkeit jederzeit sicherzustellen. Das reduziert die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre PPM-Einführung an enttäuschten Erwartungen, unpassenden Methoden und / oder ungenutzten Werkzeugen scheitert.

Gehen Sie bei der Projektmanagement-Einführung von in kleinen Schritten voran. Später können Sie noch immer ausbauen, was von den Nutzern bereits akzeptiert wurde. Folgen Sie dem Motto: „Besser klein beginnen als groß scheitern!“

• Beachten Sie die Bedürfnisse aller beteiligten Stakeholder, die später mit dem System arbeiten. Nur dann ist die Akzeptanz gesichert und Ihr PPM-System wird in Zukunft das Erreichen Ihrer Unternehmensziele noch besser unterstützen.
• Sorgen Sie für gemeinsames Verständnis des Nutzens der Projektmanagement-Umgebung. Erwarten Sie nicht zu viel Nutzen durch das neue PPM-System in zu kurzer Zeit. Hier hilft ein gutes Change Management bei der Projektmanagement-Einführung.
• Bauen Sie auf ein starkes PMO. Als verantwortliche zentrale Organisationseinheit hilft Ihnen das PMO, diesen Komplex aus anspruchsvollen Aufgaben, getakteten Prozessen und unterstützenden Werkzeugen zielgerichtet einzuführen und am Leben zu erhalten.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie 3 Wege zum Einführen von Projektmanagement und einer PPM-Lösung kennengelernt. Starten sollten Sie auf jeden Fall mit einer zentralen Projektliste, minimaler Terminplanung und einfachen Statusberichten, die regelmäßig zu aktualisieren sind. Je nach Ihren Schwerpunkten können Sie anschließend aus diesen Herangehensweisen wählen – dem Einstieg über:

• Terminmanagement,
• Ressourcenmanagement oder
• Portfoliomanagement.

Sie wissen, worauf Sie bei jedem Einstiegsweg achten sollten, welchen Nutzen er jeweils bringt und wie das anschließende Vorgehen zum weiteren Ausbau der Lösung aussehen könnte.

Egal welchen Weg Sie für Ihr Unternehmen wählen: Beachten Sie auf jedem Fall, dass Sie möglichst einfach einsteigen, die Bedürfnisse aller Stakeholder berücksichtigen und ein starkes PMO für die Umsetzung nutzen.

Welche Erfahrungen haben Sie bereits gemacht? Schreiben Sie uns! Wir freuen uns auf Ihre Antwort unten im Kommentarfeld.