Viele Unternehmen haben bei der Ressourcenplanung im Projektmanagement mit großen Herausforderungen zu kämpfen. Gehören Sie auch dazu? Projekte fordern von den Verantwortlichen ausreichend Mitarbeitende für die Durchführung. Diese sind meist aber nicht in der nötigen Menge oder Qualifikation zum gewünschten Zeitraum verfügbar. Zudem beschweren sich die Teamleiter bzw. Chefs dieser Mitarbeitenden über ständig neue Anforderungen aus Linientätigkeiten und den Projekten.
Beide Arbeitsbereiche – Linienarbeiten und Projektarbeiten – bedienen zu können, ist die Herausforderung für die Teamleiter und ihre Ressourcen.
- Herausforderungen der strategischen Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung
- Herausforderungen bei der taktischen Ressourcenplanung: Abstimmung Projekt / Linie
- Herausforderungen bei der operativen Ressourcenplanung / Aufgabenplanung
- Ergebnisse zur Ressourcenplanung aus der PMO Studie 2020
- Zusammenfassung
Herausforderungen der strategischen Ressourcenplanung / Kapazitätsplanung
Die Aufgabe der strategischen Ressourcenplanung bzw. Kapazitätsplanung ist es, auf Basis der strategischen Unternehmensziele und des Produktportfolios für die optimale Auslastung der Ressourcen zu sorgen. Zudem gilt es zu klären:
- Welche und wie viele Ressourcen sind für kommende Projekte und Linientätigkeiten nötig?
- Welche Skills müssen ggf. beschafft bzw. ausgebildet werden?
- Welche Priorisierung im Projektportfolio ist bei Ressourcenmangel vorzunehmen?
Bei unzureichender strategischer Ressourcenplanung gehen Sie folgende Risiken ein:
- Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich abgeschlossen
- Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind
- Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft wurden
- Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten
Wie flexibel die Ressourcenplanung bei Ihnen gehandhabt werden kann, hängt von den Projektarten in Ihrem Unternehmen ab. Hier ist die Priorisierung im Rahmen des Portfoliomanagements der Projekte eine wichtige Aufgabe.
Kostenloser Download (PDF): 4 Erfolgsfaktoren für Kapazitätsplanung
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Es gibt drei Projektarten, zwischen denen unterschieden wird:
- Eigenentwicklungen
- Auftragsprojekte
- Organisationsprojekte
Die drei Projektarten mit der Priorisierung und Planbarkeit von Ressourcen (Quelle: TPG The Project Group)
Wie unterscheiden sich die drei Projektarten nun bei der Priorisierung und damit bei den Auswirkungen auf die nötigen Ressourcen?
- Priorisierung bei Eigenentwicklungen
Bei einem Portfolio von Entwicklungsprojekten sind Sie in einer relativ komfortablen Ausgangslage. Die Entscheider bestimmen selbst, wann die Projekte beginnen. Hier können Sie Ihr Ressourcengebirge in der Regel selbst formen. Es liegt an Ihnen, bei der Priorisierung auf Rationalität und Nachvollziehbarkeit zu achten.
- Priorisierung bei Auftragsprojekten
Anfragen, Absagen und Zusagen kommen bei Auftragsprojekten durch die Kunden zeitlich eher ungeplant. Hier müssen Sie mit vagen Prognosen arbeiten. Jeder Kunde will der König sein. Wenn Sie eine solche Sales-Pipeline verantworten, müssen Sie mit Wahrscheinlichkeiten umgehen. Zudem sollten Sie die zeitliche Planung Ihrer Ressourcen immer wieder der Auftragslage anpassen.
- Priorisierung bei Unternehmensprojekten
Interne Unternehmensprojekte sind wie jeder andere Kundenauftrag zu behandeln. Erleichternd ist, dass weniger Beteiligte an der Priorisierung mitwirken. Erschwerend ist hingegen, dass diese internen Projekte tendenziell die ersten sind, die bei Ressourcenknappheit verschoben werden.
Unser Tipp: Machen Sie sich frühzeitig klar, mit welcher der genannten Projektarten Sie es zu tun haben. Identifizieren Sie so früh wie möglich, mit welchen typischen Herausforderungen Ihre Ressourcenplanung im Projektmanagement verbunden ist und entwickeln Sie passende Prozesse. Ein Project Management Office ist hierfür genau das richtige Organ.
Herausforderungen bei der taktischen Ressourcenplanung: Abstimmung Projekt / Linie
Die Teamleiter haben in der Regel die Hoheit über die in Projekten benötigten Ressourcen. Projektleiter erwarten die Ressourcenzusagen durch die Teamleiter möglichst schnell. So können sie die Personen in ihren Projekten auch zeitlich einplanen. Aber diese Zusagen sollen natürlich auch verlässlich sein. Nur so können spätere Planungsänderungen möglichst gering gehalten werden.
Das führt allerdings zu folgenden Problemen für den Teamleiter:
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- Von mehreren Projektleitern kommen zu unterschiedlichen Zeiten immer wieder Anfragen an dieselben Teamleiter.
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- Daher haben die Teamleiter kaum eine stabile Basis für ihre Entscheidungen.
- Die Abstimmung von gestern ist vielleicht mit einer Anfrage von heute bereits überholt.
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- Teammitgliedern werden häufig Aufgaben außerhalb von Projekten zugeteilt (z.B. Linientätigkeiten) – das beeinträchtigt die Produktivität in den Projekten.
Teamleiter haben oft mit unterschiedlichen Projektleitern Absprachen zu treffen. Die Anfragen aus den Projekten sollten sie also keinesfalls unstrukturiert erreichen. Vereinbarte, verlässliche Prozesse und eine Taktung bei der Zusage der Ressourcen sind für alle Beteiligten unverzichtbar.
Unser Tipp: Vereinbaren Sie mit allen Beteiligten einen Takt für die Ressourcenplanung. Dieser Takt sollte ausschließlich in Notfällen geändert werden dürfen. Das schafft Verlässlichkeit und ermöglicht eine bessere Übersicht der Auslastung für die nächsten 1-2 Takte. Auch hier kann ein zentrales PMO optimal für die Prozesse der Ressourcenplanung sorgen.
Mehr zum Thema: Prozesse zur Ressourcenplanung richtig aufsetzen.
Herausforderungen bei der operativen Ressourcenplanung / Aufgabenplanung
Die Projektleiter benötigen in der Regel Zusagen für qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von den zuständigen Teamleitern. Das kennen Sie aus dem vorherigen Kapitel. Nun geht es an die Aufgabenplanung – wer macht was wann?
In der Matrixorganisation kann der Projektleiter in der vereinbarten Zeit über die überlassenen Ressourcen verfügen. Für ihn gilt es nun, die nötigen Aufgaben zu planen oder – noch sinnvoller und damit besser – von den Teammitgliedern selbst planen zu lassen.
Anschließend ist die Herausforderung, den Stand regelmäßig zu erfassen. So können Sie als Projektleiter den Fortschritt und Restaufwand erkennen. Das geht aber nur mit passenden und richtig eingesetzten Tools. Dabei kann z.B. eine Atlassian Jira Schulung helfen.
Unser Tipp: Schaffen Sie eine IT-Umgebung, bei der die Tools zur Terminplanung des Projektleiters und zur Aufgabenplanung der Teammitglieder integriert sind. So haben Sie die Möglichkeit, rechtzeitig vor anstehenden Statusmeetings die Planwerte und Ist-Werte „auf Knopfdruck“ zu vergleichen. Eine Möglichkeit für den Datenaustausch bietet z.B. eine leistungsfähige Integrations-Middleware.
Ergebnisse zur Ressourcenplanung aus der PMO Studie 2020
Die umfangreiche PMO Studie 2020 untersuchte bei 330 Unternehmen mit PMO die wichtigsten Aufgabenbereiche. Der Bereich Ressourcenmanagement ist bei den teilnehmenden Unternehmen im Vergleich zu anderen PMO-Aufgaben am wenigsten etabliert.
Aktivitäten und Zufriedenheit mit der Unterstützung beim Ressourcenmanagement durch das PMO (Quelle: PMO-Studie 2020 von TPG, n=330)
PMOs mit weniger als 3 Mitarbeitenden sind den Ergebnissen der Studie nach deutlich schlechter für Ressourcenmanagement aufgestellt als PMOs mit mehr Mitarbeitenden. Die Antworten mit „Verbesserung geplant“ sind zwar nur etwas höher mit mehr Mitarbeitenden, aber die Anteile bei „gut etabliert“ sind mindestens drei- bis viermal so hoch.
Das Skillmanagement und die strategische Kapazitätsplanung sind die Bereiche mit besonders hohen Herausforderungen für die Ressourcenplanung. Sie sind der Umfrage nach am wenigsten etabliert. Allerdings gibt es genau hier die größten Unterschiede zwischen Top-, High- und Low-Performern. Die ersten beiden sind beim Skillmanagement und der strategischen Kapazitätsplanung sehr viel besser aufgestellt als die Low-Performer.
Skillmanagement ist bei Top-Performer-Unternehmen viel öfter eingeführt als bei den anderen beiden Stufen (Quelle: PMO Studie 2020)
Zusammenfassung: Herausforderungen der Ressourcenplanung
Sie haben die Herausforderungen bei den drei Ebenen der Ressourcenplanung im Projektumfeld, der strategischen Kapazitätsplanung, der taktischen Ressourcenabstimmung zwischen Projekt und Line sowie bei der Aufgabenplanung kennengelernt. Gänzlich auflösen können Sie Ressourcenkonflikte nie. Doch es gibt Möglichkeiten, die hier skizziert wurden. Insbesondere ein starkes Project Management Office, das Rückendeckung vom Management hat, gehört zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren.
Die umfangreiche PMO-Studie von TPG The Project Group kam zu dem Ergebnis, dass die Unterstützung durch das PMO bei der Ressourcenplanung in Projekten offensichtlich große Auswirkungen auf den Projekterfolg hat. Insgesamt ist dieser Aufgabenbereich aber am wenigsten ausgebildet, weil er die größten Herausforderungen birgt.
Lassen Sie uns mit Ihrem Kommentar wissen: Welchen Herausforderungen sind Sie bei der Ressourcenplanung bereits begegnet?
Über den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
