Optimale Aufgabenplanung im Microsoft Project Umfeld (Tools)

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+++ Wie Sie als Projektleiter besser mit Ihrem Team zusammenarbeiten +++ Tools und Möglichkeiten im Microsoft Project Umfeld +++

von Johann Strasser

Vermutlich geht es Ihnen wie den meisten unter uns: Sie planen diverse Projekte in Microsoft Project mit vielen Aufgaben. Natürlich haben Sie diese Aufgaben auch verschiedenen Personen zugeordnet und müssen jetzt die Gratwanderung schaffen: die oft umfangfreiche Projektplanung neben der detaillierten Aufgabenplanung aus den Teams zu koordinieren.

Sie erfahren hier:

  • welche Tools Ihnen zur Verfügung stehen, wenn Sie mit mit Microsoft Project arbeiten
  • Was die Tools leisten (und was nicht) und
  • wie Sie diese Tools optimal integrieren können, um Ihre Aufgabenplanung und die Zusammenarbeit mit Ihren Projektteams zu optimieren.

Aufgabenplanung im MS Project Umfeld – typische Herausforderungen

Parallelplanung auf Projektleiter und Teamseite

Natürlich haben Sie den Wunsch, die Planung möglichst exakt vorzunehmen. Das macht den Projektplan oft größer, als Ihnen das eigentlich recht ist. Außerdem wollen Sie, dass die Mitglieder Ihrer Projektteams auch selbst Details planen können. Das darf aber auf keinen Fall in Ihrem Plan erfolgen, schließlich haben Sie die Projektleitung und müssen die Planung sicher im Griff behalten. Den Plan gemeinsam zu bearbeiten scheidet also sicher aus.

Unterschiedliche Ansprüche an die Planungstiefe

Dann müssen Sie Ihren Plan sauber mit Phasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen strukturieren und auch präsentieren. Zu viele Details sind dabei weder für die Bearbeitung noch für die Präsentation förderlich. Andererseits brauchen Sie eine detaillierte Planung für eine präzise Aufwandsplanung und auch für die inhaltliche Rückmeldung des Fortschrittes. Diese beiden Punkte sollen aber von den Teammitgliedern kommen, die Ihren Plan aber nicht editieren sollen.

Die Lösung: Grob- und Detailplanung clever kombinieren 

Die Lösung kann die Kombination einer eher groben Projektplanung mit der detaillierten Aufgabenplanung sein. Die Projektplanung erfolgt durch die Projektleitung in Microsoft Project, die detaillierte Aufgabenplanung erfolgt in einem Tool zur Aufgabenplanung durch die Teammitglieder. Beide Datenstände werden in geeigneter Ebene so miteinander verbunden, dass alle Beteiligten gut damit arbeiten können und ihren eigenen Nutzen daraus ziehen.

Aufgabenplanung Projektmanagement 1

Bild 1: Kombination von strukturierter Projektplanung mit detaillierter Aufgabenplanung

Microsoft stellt neben MS Project mehrere Tools zur Aufgabenplanung zur Verfügung, deren Kombination wir in diesem Beitrag beleuchten werden. Allerdings macht es auch Sinn, einen Blick auf den Marktführer der Aufgabenplanung zu werfen – Jira von Atlassian.

MicrosoftTools zur Aufgabenplanung

Bild 2: MicrosoftTools zur Aufgabenplanung

Outlook

Die Aufgabenplanung in Outlook gibt es schon sehr lange und erfreut sich auch großer Beliebtheit, allerdings meist nur im persönlichen Bereich. Es ist zwar möglich, Aufgaben auch anderen Personen zuzuweisen, aber es gibt keine Verbindung zu MS Project.

Die Aufgaben aus Outlook werden auch nicht in den Outlook Apps für Android und iOS angeboten. Dort gibt es nur Mails, Kalender und Kontakte, aber eben keine Aufgaben. Allerdings werden Aufgaben aus Outlook mit Microsoft To-Do synchronisiert, sofern Sie O365 nutzen. Und auch Aufgabenlisten aus SharePoint können mit Aufgaben in Outlook synchronisiert werden – aber leider keine Vorgänge aus MS Project.

Das können Sie mit Outlook:

  • Aufgaben anderen Personen zuweisen
  • Anzeige von Mails, Kalender und Kontakte in Outlook Apps für Android und iOS
  • Synchronisation der Aufgabenlisten aus SharePoint (O365)
  • Synchronisation der Aufgabenlisten mit Microsoft To-Do (O365)

 

Das können Sie mit Outlook nicht:

  • keine Verbindung zu MS Project – daher keine Aufgabensynchronisation möglich
  • keine Darstellung der Aufgaben in Outlook Apps für Android und iOS

 

SharePoint

In SharePoint gibt es auch die Möglichkeit Aufgaben zu planen. Project Server/Online führt zu jedem Projekt einen eigenen Arbeitsbereich in SharePoint – eine Project Site. Dort wird eine Aufgabenliste automatisch mit den Vorgängen aus dem Projektplan synchronisiert. Mit dieser Liste können Sie Dokumente, Risiken, Probleme und andere Listen verbinden.

Doch wie lassen sich hier die Teammitglieder einbinden, um Details dazu zu planen?  Dazu müssten Sie eine weitere Aufgabenliste erzeugen und deren Aufgaben mit der Vorgangsliste aus Project verbinden. Das Problem:

  • Die Oberfläche ist nicht einfach zu bedienen,
  • die Aufgabenlisten können nicht editiert oder untergliedert werden, noch können
  • Aufgaben aus verschiedenen Project- / SharePoint-Sites in der MySite zusammengeführt werden.

Das heißt: die Teammitglieder müssten alle Sites der Projekte nach ihren Aufgaben durchsuchen oder die jeweiligen Listen selbst in Outlook synchronisieren.

Der Grund? Microsoft verfolgt verschiedene neue Konzepte für die Aufgabenplanung, in denen SharePoint zumindest im Bereich Projektplanung keine weitere Rolle mehr spielt. Sollten Sie dennoch Interesse an der Verbindung von Aufgabenlisten in SharePoint mit Vorgängen aus MS Project haben, lassen sich dazu Lösungen programmieren /  konfigurieren, die praxistauglich sind – z.B. in O365 mit Microsoft Flow oder mit TPG PSLink.

Wunderlist und Microsoft To-Do

Microsoft hat vor ein paar Jahren das Tool Wunderlist erworben und bietet seit einiger Zeit zusätzlich Microsoft To-Do über O365 an. Beides sind Tools zur Aufgabenplanung in der Cloud. Wie es mit Wunderlist weitergehen soll, ist eher ungewiss. Es steht aber fest, dass To-Do die neue Zentrale für persönliche Aufgaben in der Microsoft-Welt werden soll.

Aufgaben aus To-Do werden automatisch mit Aufgaben aus Outlook in beiden Richtungen synchronisiert und es werden auf Wunsch auch Aufgaben aus Microsoft Planner angezeigt. Eine direkte Schnittstelle zu MS Project gibt es allerdings auch hier nicht.

Wie Sie trotzdem zum Ziel kommen

Sie können in O365 einen Flow entwerfen, der eine neue Aufgabe zu jedem neuen Vorgang aus Project Online erzeugt. Hier muss man zwar etwas tiefer in die Programmierung einsteigen, um eine wirklich nützliche Lösung daraus zu bauen. Aber es ist möglich.

Die Vorteile von Microsoft To-Do

To-Do hat auf jeden Fall das Potenzial für eine Lösung zur Zusammenarbeit zwischen Projektleiter und Teammitgliedern. Man kann Aufgaben:

  • in Schritten untergliedern und in gruppierbaren Listen organisieren,
  • sie anderen Personen zuweisen,
  • ein Fälligkeitsdatum eingeben,
  • Dokumente anhängen und
  • die Fertigstellung melden.

Microsoft arbeitet aktiv am Ausbau dieses Tools, lassen wir uns also überraschen, was noch an Funktionen für die Zusammenarbeit mit Projektleitern angeboten wird, die mit MS Project arbeiten. Für den persönlichen Einsatz ist es schon heute sehr gut nutzbar.

Microsoft Planner

In der Toolsammlung in O365 gibt es seit einiger Zeit auch den Planner, der für die Zusammenarbeit in Teams geschaffen wurde. Er ist also unter Project Server/Online anzusiedeln und über To-Do. Scheint so, als wäre dies das richtige Tool, um Projektleiter mit ihrem Team besser zusammenarbeiten zu lassen. Es gibt sogar eine Verbindung zu Project Online.

Die Einschränkung hier: die Verbindung beinhaltet nur einen Link je Vorgang. Das heißt:

  • Sie können jeden einzelnen Projekt-Vorgang mit EINEM bestimmten Plan im MS Planner verbinden. Aber eben nicht einen Vorgang mit mehreren Plänen.
  • Und: die Verbindung ist wirklich nur ein Link um den Plan aufzurufen. Es werden mit der eingebauten Funktion keine Daten synchronisiert.

Um der wachsenden Beliebtheit des Microsoft Planner gerecht zu werden, haben wir mit TPG PSLink eine passende Lösung entwickelt. Damit können Sie Ihre Daten so austauschen, dass eine brauchbare Zusammenarbeit zwischen Projektleitern und Teammitgliedern ermöglicht wird.

Aufgabenplanung MS Planner

Bild 3: Synchronisation von Buckets und Tasks zwischen Project und Planner

  • Plan wählen: Als Projektleiter können Sie zu einem Vorgang aus einer Liste existierender Pläne einen Plan auswählen. In diesem Plan wird der aktuelle Vorgang entweder als Bucket oder als Task erzeugt.
  • Details planen: Buckets können in Planner zur Detailplanung durch die Teammitglieder mit Tasks und Checklisten innerhalb der Tasks ergänzt werden. Damit lässt sich also eine grobe Projektplanung der Projektleiter gut durch das Team verfeinern.
  • Project synchronisieren: Die offenen wie abgeschlossenen Tasks eines Buckets inklusive Checklisteneinträge können zurück an den jeweils verbundenen Vorgang in MS Project synchronisiert werden. Damit weiß die Projektleitung, was im Detail geplant ist und wie der Fortschritt dazu aussieht.

Wichtig zu wissen: MS Planner hat keine Felder, die eine Eingabe für Arbeit, Storypoints oder der gleichen erlaubt. Es kann also nur die Anzahl und der Zustand der verbundenen Elemente ausgewertet werden, nicht der Aufwand, der dabei geleistet wird.

Warum integrierte Systeme? Mit einer geeigneten Synchronisation können beide Rollen gleichzeitig in den Tools arbeiten, die für sie am besten geeignet sind – ohne Daten doppelt erfassen zu müssen. Damit lassen sich deutlich bessere Projektergebnisse erzielen.

Microsoft TFS / Azure Boards

Der Team Foundation Server ist schon seit vielen Jahren verfügbar und heißt in der Online-Variante Azure Boards. Das ist ein vollumfängliches Tool zur Planung und Verfolgung von Softwareprojekten. Hier können verschiedene Strukturen von Projekten, Funktionen, Anforderungen, Aufgaben und Komponenten samt Angaben zu Aufwand, Satus usw. verwaltet werden.

Aufgabenplanung im Projektmanagement

Bild 4: Synchronisation von beliebigen Strukturen zwischen Project und TFS

Der Vorteil einer Anbindung an MS Project für Ihr Aufgabenmanagement

Als Projektleiter können Sie hier beliebige Teile der Struktur aus TFS mit dem eigenen Projektplan synchronisieren. Sie entscheiden über die Konfiguration von TPG PSLink wie der Austausch vorgenommen werden soll. Oft treffen wir auf die Anforderung, einen Projektplan komplett mit TFS zu synchronisieren, weil die Struktur in TFS bereits existiert und Project als Terminplanungsinstrument verwenden werden soll.

Atlassian Jira

Jira kommt zwar aus dem Bereich der Softwareentwicklung, wird aber mittlerweile in Unternehmen aller Branchen zur Aufgabenplanung eingesetzt. Hier können Typen von Issues mit möglichen Zuständen und Workflows in verschiedenen Strukturen definiert werden, sodass ein sehr weites Spektrum an Anwendungsfällen abgedeckt werden kann.

Für die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung und Projektteam eröffnen sich damit alle gewünschten Möglichkeiten. Eine mit TPG PSLink häufig umgesetzte Variante ist die Synchronisation von Phasen als Versions und Vorgänge als Epics.

Bild 5: Synchronisation von beliebigen Strukturen zwischen Project und Jira . Aufgabenplanung im MS Project Umfeld

Bild 5: Synchronisation von beliebigen Strukturen zwischen Project und Jira

Unterhalb der Epics plant das Team Issues mit den zugehörigen Aufwänden in Form von z.B. Storypoints.

Aufgabenplanung im Detail mit Issues - Aufgabenplanung im MS Project Umfeld

Bild 6: Aufgabenplanung im Detail mit Issues

Nach getaner Arbeit werden die Stunden ins Log eingetragen, die Zustände der Issues und Epics aktualisiert und alles zurück nach MS Project synchronisiert.

Synchronisation der Aktualisierung zurück zu MS Project - Aufgabenplanung im MS Project Umfeld

Bild 7: Synchronisation der Aktualisierung zurück zu MS Project

Zusammenfassung

Mit der Kombination von MS Project und adäquaten Tools zur Aufgabenplanung erreichen Sie nicht nur eine höhere Planungsqualität durch die Teammitglieder. Sie sorgen auch dafür, dass der Projektplan übersichtlich bleibt und damit besser zu handhaben. In dem Artikel haben Sie diese Tools nun kennengelernt:

  • Outlook – als umfassendes Kommunikations- und Kollaborationstool – ohne direkte Anbindung an MS Project
  • SharePoint – als geeignetes Tool zur Projektdokumentation und Listenverwaltung, aber ohne komfortable Aufgabenplanungfunktionalitäten
  • Wunderlist und Microsoft To-Do – optimal geeignet für den persönlichen Einsatz
  • Microsoft Planner – das komfortables Aufgabenmanagement-Tool für Projektteams und direkter Anbindung an MS Project
  • Microsoft TFS / Azure Boards – besonders geeignet zur Planung und Verfolgung von Softwareprojekten – mit Anbindungsmöglichkeiten zu MS Project
  • Atlassian Jira – flexible Aufgabemenmanagementlösung für ein weites Spektrum an Anwendungsfällen – mit Anbindungsmöglichkeiten zu MS Project

Sehen Sie auch das passende Video zum Thema Aufgabenmanagement:

Haben Sie noch Fragen oder Anmerkungen? Wir freuen uns auf Ihre Kommentar unten!

 

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