10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO

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Was liegt im Aufgabenbereich eines Project Management Office (PMO) und was nicht? Wie erreichen Sie mehr Akzeptanz und gleichzeitig Rückendeckung durch die Geschäftsführung?

Wenn Sie sich mit dem Thema PMO beschäftigen, suchen Sie sicher nach hilfreichen Antworten auf diese Fragen.

Und die finden Sie in diesem Artikel.

Ob und wie schnell Ihr PMO zum Erfolg wird, ist abhängig von seinen Aufgaben und Möglichkeiten. Diese müssen individuell zu Ihrem Unternehmen und dem Projektmanagement-Reifegrad passen (siehe dazu auch: Standards im PMO).

Die gute Nachricht: Trotz aller Unterschiede gibt es aber eine Reihe von allgemein gültigen Erfolgsfaktoren, die Sie aktiv für sich nutzen können. Hier lesen Sie die wichtigsten Punkte in Form einer Checkliste.

Sie erfahren jeweils Ziel und Nutzen der folgenden Erfolgsfaktoren:

  1. Unterstützung des Managements
  2. Organisatorische Einbindung
  3. Aufgaben- und Kompetenzbereiche
  4. Qualifikationen der PMO-Mitarbeiter
  5. Schnelle Erfolge vorweisen
  6. Fortschritte festhalten
  7. Transparenz im Unternehmen
  8. Richtige Kommunikation
  9. Vertrauen aufbauen
  10. Warum Sie in kleinen Schritten starten sollten

Ausblick auf ein erfolgreiches PMO – Lernen von den Top-Performern

Die kürzlich durchgeführten PMO-Umfrage 2020 lieferte wichtige Erkentnisse, die Sie bei der Vorgehensweise beeinflussen könnten.
TPG The Project Group befragte 120 Unternehmen, die den Aufbau eines PMOs planen, welches die Hauptaufgaben ihres Wunsch-PMOs sind. Die drei wichtigsten Bereiche, die genannt wurden, waren:

    • Methoden / Prozesse / Werkzeuge
    • Multiprojektmanagement
    • Durchführung von Projekten

„Strategische Unterstützung“ und „Ausbildung / Training / Coaching“ waren die Bereiche, die sie am meisten ausbauen wollten, während sie sich auch Verbesserungen im „Multiprojektmanagement“ und „Ressourcenmanagement“ wünschten, siehe unten.

PMO Aufgaben PMO Studie 2020

Gewünschte PMO-Aufgaben (jährlich in Prozent) von Unternehmen ohne PMO, Quelle: PMO-Umfrage 2020

In unserer Umfrage wurden auch 330 Unternehmen befragt, die bereits ein PMO haben. Wir haben sie gefragt, wie sie sich den Zeitaufwand ihres PMOs wünschen, d.h. welche Änderungen an der aktuellen Aufgabenverteilung ihres PMOs vorgenommen werden sollten.

PMO Aufgaben PMO Studie 2020

Gewünschte Veränderung der PMO-Aufgaben (jährlich in Prozent) von Unternehmen mit PMO, Quelle: PMO-Umfrage 2020

Unsere Analyse, was Unternehmen, die ein PMO einrichten wollen, von Unternehmen lernen können, die erfolgreich ein PMO betreiben, insbesondere von Top-Performern (die in mehr als 80% ihrer abgeschlossenen Projekte Termine, Budgets und Qualitätsanforderungen einhalten):

Empfehlungen zum PMO-Setup aus der PMO-Umfrage 2020″

Es zeigt sich, dass Unternehmen, die ein PMO einführen wollen, noch stärker auf Schulungen und strategische Unterstützung setzen sollten. Zumindest eine Basisschulung kann fast sofort nach etablierten Standards angeboten werden. Die strategische Unterstützung umfasst auch die Auswahl von Ideen und Projekten, was einer der wichtigsten Aspekte ist. Auch wenn dies erst später in den bestehenden PMOs etabliert wurde, ist das kein Grund, dies zu verzögern.

Die Transparenz im Ressourcenmanagement wurde oben als Hindernis für die Einführung eines PMOs genannt bzw. sollte in bestehenden PMOs erhöht werden, um den Nutzen zu steigern. Hier sehen wir die größte Lücke zwischen den Top-Performern und den Low-Performern: das strategische Ressourcenmanagement – die langfristige Kapazitätsplanung.“

Quelle: PMO Survey 2020, Teil 2, S.52

Wenn Sie sich für diese Themen interessieren, lesen Sie unsere Artikel über verbessertes Ressourcenmanagement und strategische Kapazitätsplanung.

Behalten Sie diese Gedanken im Hinterkopf, wenn Sie Ihr PMO einrichten. Lassen Sie uns nun zurück zu unserer Checkliste der Erfolgsfaktoren kommen.

1. Unterstützung des Managements

Jedes PMO benötigt einen Promoter. Nur mit der Rückendeckung aus dem Management und einem begleitenden Change Management können Sie ein PMO zielgerichtet einführen.

Das Top-Management muss das Vorhaben vollumfänglich verstanden haben, vom Nutzen überzeugt sein und die Einführung aktiv fördern. Mit diesem Rückhalt können Sie auch in kritischen Situationen unangenehme Dinge durchsetzen.

Ziel und Nutzen: Der Rückhalt des Managements ebnet den Weg bei der Einführung.

2. Organisatorisch sinnvoll einbinden

Das PMO ist ein Dienstleister, dessen Erfolg davon abhängt, wie zufrieden die Stakeholder als „Kunden“ sind. Dazu müssen Sie die Stakeholder mit ihren Erwartungen frühzeitig einbinden, um die richtigen Ziele definieren zu können.

Entsprechend diesen Zielen und den dafür erforderlichen Kompetenzen muss das PMO in der Organisation so angesiedelt sein, dass diese auch durchgesetzt werden können.

Das PMO muss organisatorisch an der passenden Stelle sitzen, je nach Aufgabenumfang (strategisch oder operativ)

Das bedeutet, wenn das PMO nur operative Aufgaben hat, ist die Einbindung direkt an der Abteilungsleitung passend. Bei strategischen Zielen sollte die Aufhängung aber als Stabsstelle der Unternehmensführung erfolgen.

Ziel und Nutzen: Richtiges Aufhängen sorgt für das notwendige Gewicht in der Wahrnehmung.

3. Klare Aufgaben- und Kompetenzzuordnung sicherstellen

Häufig tendieren Stakeholder dazu, ein PMO mit Aufgaben zu überfrachten. Eine praxisnahe und individuelle Mandatserklärung, die Sie mit allen Stakeholdern abgestimmt haben, macht die Aufgaben des PMO realistisch.

PMOs können und sollen es nicht allen recht machen. Es gibt einen festgelegten Auftrag.

Aufgabenfelder eines PMO

Die unterschiedlichen Aufgabenfelder eines PMO

Wichtig ist auch, dass Sie neben den Zielen und Tätigkeiten für das PMO klar festlegen, wofür das PMO nicht zuständig ist. Das schafft Klarheit und dient der Kompetenzabgrenzung gegenüber anderen Organisationseinheiten.

Wichtig: Kommunizieren Sie klar und deutlich, wo Ihr Zuständigkeitsbereich beginnt, aber auch was nicht mehr zu Ihren Aufgaben gehört!

Für die Zusammenarbeit mit den Projektleitern bedeutet das aber nicht, dass das PMO mit der Unterstützung auch deren Verantwortung übernimmt!

Ziel und Nutzen: Klar definierte Ziele, Aufgaben und Kompetenzen vermeiden Missverständnisse.

4. Nur qualifizierte PMO Mitarbeiter auswählen

Die Qualifikation und Motivation der PMO-Mitarbeiter sind von großer Bedeutung. So muss das Personal in Ihrem PMO auf der einen Seite eine gewisse Dienstleistungsmentalität mitbringen, anderseits aber auch „nein“ sagen können.

Die PMO-Leitung sollte mit einem Senior-Mitarbeiter besetzt werden, der sowohl über Organisations- als auch langjährige Kenntnisse im Projektmanagement verfügt.

Zudem ist eine hohe Sozialkompetenz der verantwortlichen Personen dringend anzuraten.

Sie müssen gestandenen Projektleitern, Teamleitern und Anderen im Unternehmen auf Augenhöhe entgegentreten können.

Ziel und Nutzen: Nur geeignete Personen erreichen die nötige Akzeptanz.

5. Schnelle Erfolge vorweisen

Das Etablieren eines Project Management Offices ist meist ein politisch heikles Thema. Daher brauchen Sie Meldungen zu positiven Veränderungen.

Gelingt es Ihrem PMO schon früh, „Quick Wins“ vorzuweisen, werden die Stakeholder froh sein, dass sich endlich jemand um die aufzuarbeitenden Themen kümmert.

Die Stakeholder stehen dem PMO dann aufgeschlossen gegenüber.

Lesen Sie auch: KPIs für’s PMO – Kennzahlen im Projektmanagement

Ein schneller Erfolg kann z.B. eine vollständige, aktuelle, aussagefähige und idealerweise auch priorisierte Projektliste sein. Diese zeigt allen beteiligten Stakeholdern, woran wirklich gearbeitet wird.

Ziel und Nutzen: Schnelle kleine Erfolge erhöhen die Akzeptanz und schaffen Vertrauen

6. Regelmäßig Fortschritte dokumentieren

Bestehende Prozesse im Projektmanagement Ihrer Organisation müssen Sie schon ganz zu Beginn kritisch unter die Lupe nehmen.

Auch sind die eingesetzten Tools und Methoden auf Effektivität und Effizienz zu prüfen.

Von Bedeutung sind dabei unter anderem die Organisationsform (Linie / Matrix) und auch der PM-Ausbildungs- bzw. Karrierebereich.

Damit lässt sich der anfängliche Reifegrad Ihres Projektmanagements im Unternehmen ermitteln, der unbedingt zu dokumentieren ist. Nur so lassen sich später die erreichten Verbesserungen klar darstellen.

Das sichert Ihnen wichtige Argumente gegenüber den Stakeholdern in schwierigen Phasen.

Ziel und Nutzen: Regelmäßiges Aufzeigen des Fortschritts weist den Mehrwert des PMOs nach.


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7. Transparenz im Unternehmen fördern

Eine wichtige Rolle für den Erfolg des neuen PMOs spielt die Unternehmenskultur.

Das PMO hat auf zur Aufgabe, in der Projektlandschaft aktiv für Transparenz zu sorgen.

Der Erfolg eines PMOs lässt sich auch daran messen, wie viel Transparenz im Unternehmen von allen Beteiligten tatsächlich gelebt wird. In der Regel heißt es „Transparenz ist schön – aber nur bei den anderen“.

Transparenz müssen Sie sich in Teilen auch erkämpfen. Denn die wenigsten Beteiligten warten darauf im eigenen Bereich Schwachstellen sichtbar zu machen.

Besonders beim Thema Ressourcenmanagement ist hier Widerstand zu erwarten.

Ziel und Nutzen: Mehr Transparenz deckt Schwachstellen auf

8. Für Kommunikation zwischen allen Parteien sorgen

Das PMO ist maßgeblich verantwortlich für das Fördern der Effizienz im Projektmanagement im Unternehmen.

Das können Sie beispielsweise durch die gute Vorbereitung von Regelmeetings erreichen. Achten Sie darauf, dass Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtigen Stellen kommunizieren.

Kommunizieren Sie den notwendigen Entscheidungsbedarf vorab an die richtigen Stellen. Und verteilen Sie anschließend die beschlossenen Ergebnisse.

Anschließend ist sicherzustellen, dass die Weiterleitung des Beschlossenen in alle Ebenen erfolgt. Jeder muss zeitnah erfahren, was entschieden wurde und wie sich dies auf seine Arbeit auswirkt.

Zudem ist es eine der wichtigsten Aufgaben des PMO, smartes Eigenmarketing zu praktizieren – „tu Gutes und rede darüber“.

Ziel und Nutzen: Gute Kommunikation sorgt für einheitliches Verständnis und klares Vorgehen.

9. Vertrauen der Projektmanager gewinnen

Zu Beginn werden Sie sich im PMO vermutlich mit einem gewissen Misstrauen der Projektmanager konfrontiert sehen. Diese befürchten eine neue Kontrollinstanz, die sie durch mehr administrative Aufgaben vom operativen Projektmanagement abhält.

Daher ist es wichtig, dass das PMO Vertrauen aufbaut und sich als Helfer positioniert. So wird bald klar, dass das PMO den Projektbeteiligten durch das Optimieren und vielleicht sogar das Abnehmen von Administrativem mehr Zeit für ihre tägliche operative Arbeit ermöglicht.

Zudem haben die Projektleiter nun eine zentrale Support-Stelle für alle PM-Fragen, Werkzeuge und Fortbildungsfragen.

Ziel und Nutzen: Richtiger Support schafft Vertrauen und Akzeptanz bei allen beteiligten Rollen.

10. Nicht mit zu vielen Aufgabenfeldern starten

Zuletzt: Damit die Aufgaben durch die neuen PMO Mitarbeiter auch verlässlich durchgeführt werden können, sollten Sie nicht mit zu vielen PMO-Aufgaben gleichzeitig starten.

Die Erwartungen der Stakeholder lassen sich bei weniger Aufgaben leichter erfüllen, was die Akzeptanz unterstützt.

Einführen eines PMOs

Die Akzeptanzkurve beim Einführen eines PMOs

Andererseits muss aber auch die Organisation die Änderungen verkraften. Hier unterstützt ein begleitendes Änderungsmanagement.

Gehen Sie kleine aber zielgerichtete und erfolgreiche Schritte in die richtige Richtung. Nehmen Sie nicht zu viel auf einmal in Angriff. 

Denn nur ein dauerhaft funktionierendes PMO bringt den erwünschten Erfolg.

Ziel und Nutzen: Schrittweises Erweitern der Aufgaben unterstützt die Akzeptanz.


Sehen Sie hier das Webinar, das als Grundlage für diesen Artikel diente.


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Hier finden Sie weitere kostenlose Videos, Fachartikel und Checklisten zum Thema PMO.


Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie zehn grundlegende Erfolgsfaktoren kennengelernt. 

10 wichtige Erfolgsfaktoren für ein PMO - Checkliste TPG The Project Group

Mit dieser Checkliste können Sie sich gut auf die Einführung Ihres eigenen PMOs vorbereiten. Ein interessanter Artikel für Sie in diesem Zusammenhang ist auch: > Wie Sie erfolgreich ein PMO einführen.

Oder aber Sie steigern Projektmanagement-Reifegrad Ihres Unternehmens durch Berücksichtigen des ein oder anderen Punktes.

Haben Sie Fragen oder haben wir einen Erfolgsfaktor vergessen? Nutzen Sie bitte jetzt die Kommentarfunktion unten. Vielen Dank.


Johann Strasser, The Project GroupÜber den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

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2 Kommentare

    • Hallo Herr Boll, die genannten Faktoren basieren auf unserer langjährigen Erfahrung und den im Artikel genannten Referenzen. Mit besten Grüßen, Tina Ciotola

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