Portfolio- und Projektmanagement in F&E – bewährte Microsoft Lösungen

Im Kontext von Portfolio- und Projektmanagement umfassen Forschung und Entwicklung den gesamten Prozess: von der Ideengenerierung und Forschung an neuen Technologien, über Methoden und Produkte bis hin zur Entwicklung neuer Produkte für den Massenmarkt.

Im Gegensatz zur klassischen Produktentwicklung, bei der die Entwicklung und Serienfertigung auf Basis konkreter Kundenanfragen stattfinden, sind F&E-Projekte in der Regel mit erheblichen Marktrisiken und hohem Kapitalbedarf verbunden.

Die wesentlichen Herausforderungen bei dieser Art von F&E-Projekten sind:

  • umfangreiches Portfoliomanagement für die Projektpriorisierung auf Basis von Geschäftsstrategien
  • Planung und Controlling von Budgets
  • Risikomanagement
  • Verwaltung von F&E-Programmen
  • Zusammenarbeit verteilter Teams
  • Anfrage und Zusicherung von Ressourcen

Klappen Sie die folgenden Textbausteine auf und lesen Sie über die bewährten Komponenten von Lösungen für Portfolio- und Projektmanagement im F&E-Bereich auf der Basis von Microsoft Technologien.

Microsoft Project Server / Project Online (Microsoft PPM) ist eine für das Projektmanagement in F&E gut geeignete und weit verbreitete, zentrale Lösung. Sie unterstützt bei Projekt-, Portfolio-, Risiko- und Ressourcenmanagement sowie der Team-Zusammenarbeit.

In Bezug auf das Portfoliomanagement sind Markttrends und strategische Ziele für die Auswahl von F&E-Projekten entscheidend. Microsoft PPM hilft bei der Bewertung von Projekten gemäß Geschäftszielen und der Ermittlung zusätzlich benötigter Qualifikationen zur Durchführung des ausgewählten Portfolios.

Mit SharePoint können Risiken verwaltet und Workflows abgebildet werden. In den letzten Jahren haben Funktionen für die Team-Zusammenarbeit an Wichtigkeit gewonnen, weil F&E-Projekte immer mehr in geografisch verteilten Teams abgewickelt werden.

Details zu Microsoft Project Server oder Project Online.

Das F&E-Geschäft erfordert hohe Investitionen. Unternehmen vergeben Finanzmittel an die entsprechenden F&E-Bereiche, die wiederum Budgets an F&E-Programme und -Projekte verteilen. Diese Top-down-Budgetallokation wird üblicherweise von Bottom-up-Budgetanfragen seitens der Projekte unterstützt.

Die Integration der PPM-Lösung mit dem ERP-System hilft hierbei, den Prozess der Budgetanfrage und -zuteilung abzubilden. Sobald Projektportfolios ausgewählt und Budgets genehmigt wurden, hilft die Integration bei der regelmäßigen Überleitung der Plankosten über alle Projekte an das ERP-System. Das ermöglicht somit die zuverlässige Überwachung des gesamten F&E-Budgets.

Interne Kosten stellen in den meisten Fällen einen hohen Anteil der Projektgesamtkosten dar, sodass die Leistungserfassung für Projekte von Bedeutung für das Controlling ist. Meistens findet die Stundenerfassung im PPM-System statt und wird in das ERP-System übertragen.

Middleware-Produkte ermöglichen die nahtlose und preiswerte Integration von Microsoft Project Server / Project Online, SharePoint und anderen mit ERP-Systemen.

Details zu TPG PSLink®.

In vielen F&E-Projekten sind die Komplexität der Ergebnisse und deren Zusammenhänge untereinander so hoch, dass eine Programmplanung notwendig wird.

Top-down- und Bottom-up-Kommunikation sind dabei unverzichtbar, um die Programmziele für die Einzelprojekte zu setzen, die Ecktermine und Ergebnisse der Einzelprojekte zu überwachen und Transparenz über das Gesamtprogramm zu erlangen.

Microsoft Project Server / Project Online kann in Verbindung mit bewährten Add-Ons bei der Multiprojekt-Kommunikation sowie beim Programmmanagement unterstützen.

Details zu TPG ProjectLink oder TPG MultiProject(QS).

Aufgaben in F&E werden häufig in speziellen Fach-Teams, Labors oder ähnlichen „Wissens-Gruppen“ bearbeitet. Diese Teams arbeiten normalerweise für mehrere Projekte gleichzeitig und deren Teammitglieder müssen durch die Teamleiter den Projekten zugewiesen werden.

Projektleiter fragen Qualifikationen bei den Teamleitern an, die wiederum ihre Mitarbeiter auf allgemeine Aufgaben und an Projekte verteilen. Die Teamleiter sichern dabei den Projekten für einen bestimmten Zeitraum ihre Mitarbeiter zu.

Microsoft Project Server / Project Online kann in Verbindung mit bewährten Add-ons bei dem Prozess der Anfrage und Zusicherung von Mitarbeitern unterstützen.

Details zu TPG TeamManager.


Video: Lösungen für Projektmanagement in F&E

Das parallele Durchführen vieler Forschungs- und Entwicklungsprojekte führt oft zu ineffizienter Terminplanung, Überlastung der Mitarbeiter und zu unnötigen Kostensteigerungen. Das passende Umfeld für Portfolio- und Multiprojektmanagement ist ein wichtiger Beitrag zum Beseitigen dieser Missstände. Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren im Multiprojektmanagement gehören beispielsweise:

  • Ausrichten der Projekte an der Unternehmensstrategie durch Portfoliomanagement
  • übergreifendes Management verschiedener Projekte mit demselben Ressourcenpool
  • Beherrschen inhaltlich zusammenhängender Projekte und Programme

Wie das erfolgen kann, erfahren Sie im folgenden Video. Dort lernen Sie zudem auch Best-Practice-Ansätze zu Prozessen, Methoden, Organisationsformen und Tools für erfolgreiches Management von Projekten im F&E-Umfeld kennen.

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Eine Lösung für (öffentliche) Forschungsprojekte

Projekte in der Forschung sind befristet. In der Regel beschäftigt sich eine Gruppe von Forschern in einer interdisziplinären Arbeitsgruppe mit dem Forschungsziel. Oft erfolgt dies auch international stark verwoben.

Forschungsprojekte weisen meist die folgenden Merkmale auf:

  • Die Dokumentation von Wissen und Ergebnissen ist sehr wichtig
    Hier besteht oft das Problem, dass viele Informationen nicht in Dateien stehen, die strukturiert abgelegt sind. Vielmehr finden sich viele wichtige Infos auch in E-Mails oder sind über verschiedene andere Orte verteilt.

    Eine zentrale Ablage aller wichtigen Dokumente und Informationen wäre hier wünschenswert. (Wie das geht sehen Sie im Video unten).
  • Forschungsprojekte sind oft auch firmenübergreifend und international
    Hier gibt es meist Probleme mit der gemeinsam zu nutzenden Infrastruktur. Das Verbinden der Infrastruktur verschiedener Firmen und das Einrichten bzw. managen der Zugriffsrechte ist schwierig.

    Eine einfach zu realisierende Lösung zur Kollaboration und zum Datenaustausch wäre hier eine große Hilfe. (Wie das geht sehen Sie im Video unten).
  • Projekte in der Forschung haben eine lange Laufzeit mit Top-Down Terminplanung
    Bei komplexen Projekten mit vielen Abhängigkeiten, wie es im Multiprojektmanagement von Forschungsvorhaben meist der Fall ist, fehlt oft die Übersicht. Verantwortliche benötigen aktuelle Daten für fundierte Entscheidungen. Aktuelle Daten sind oft aber, wenn überhaupt, nur sehr aufwändig zu erhalten.

    Hier würde eine ausgefeilte Lösung für terminliche Top-down Planung deutlich zur Transparenz und gemeinsamen Verständlichkeit für die Rollen beitragen. (Wie das geht sehen Sie im Video unten).
  • Kostenplanung und Verfolgung mit verschiedenen Budget-Töpfen
    Bei großen Projekten stehen die Unternehmen immer wieder vor der Schwierigkeit, die Projektstruktur (Projektsicht) im PM-Tool mit der Kostenstruktur (Controlling-Sicht) im ERP System zusammenzuführen.

    Hier wäre eine Lösung gut, die eine Integration der beiden Welten ermöglicht. Damit arbeitet jeder Rolle mit dem für sie optimalen Tool. Auch die Daten liegen jederzeit aktuell in beiden Systemen vor. Übersichtliche Berichte auf aktuellen Daten helfen bei der richtigen Entscheidung. (Wie das geht sehen Sie im Video unten).
  • Projektübergreifendes Berichtswesen für verschiedene Gremien
    Die Sponsoren eines Forschungsprojektes, oft sind es verschiedene Töpfe mit unterschiedlichen Anforderungen, fordern regelmäßig Berichte über die Mittelverwendung. So ist eine flexible Berichtsgestaltung gefordert. Diese ist sehr zeitaufwändig.

    Schön wäre hier eine Lösung, die auf Knopfdruck aus den verschiedensten Systemen die Daten zu diversen Berichten formt. (Wie das geht sehen Sie im Video unten).


Folgend finden Sie Videos, Präsentationen und Dokumente zu einer IT-Lösung für (öffentliche) Forschungsprojekte. Für eine Live-Präsentation kontaktieren Sie uns bitte.

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KUNDEN-FEEDBACK

„Jetzt können wir voraussehen, ob eine Verzögerung oder ein Engpass drohen und schnell präventive Gegenmaßnahmen treffen. So stellen wir sicher, dass auch sehr komplexe internationale F&E-Projekte im vorgegebenen Zeit- und Kostenrahmen durchzuführen sind.“

Jörn Fritsche, Project Manager, Vaillant Group R&D Support