Projektmanagement in der IT und Softwareentwicklung – bewährte Microsoft Lösungen

Das Geschäft der IT- und Softwareentwicklung kann entweder für das eigene Unternehmen erfolgen oder als externe Dienstleistung angeboten werden. An dieser Stelle liegt der Fokus mehr auf den internen IT-Projekten. Die passenden Projektmanagementlösungen für externe IT- / Software-Dienstleistungen sind unter „Projektmanagement-Lösungen für Auftragsprojekte“ beschrieben.

Die wesentlichen Themen für die internen IT-Dienste sind:

  • Portfoliomanagement basierend auf IT-Strategien und Verfügbarkeit von Ressourcen
  • Nutzung spezieller Methoden (wie Scrum)
  • Management von IT-Budgets
  • Verwaltung von IT-Programmen
  • Ressourcenmanagement 
  • Zusammenarbeit in verteilten Teams

Klappen Sie die folgenden Textbausteine auf und lesen Sie über die bewährten Komponenten von Lösungen für Projektmanagement in internen IT- und Softwareprojekten auf der Basis von Microsoft Technologien.

Microsoft Project Server und SharePoint sind eine beliebte Plattform für IT-Projekte. Oftmals sind IT-Abteilungen die ersten, die diese Systeme nutzen und sie später für andere Bereiche erweitern. Bezogen auf Portfoliomanagement hat die interne IT eine sehr eigene Rolle: Ihre Aufgabe ist es, IT-Anforderungen anderer Bereiche zu erfüllen, was deren Freiheitsgrade für Entscheidungen einschränkt, ob bestimmte Projekte gemacht werden sollen oder nicht. Andererseits müssen IT-Projekte in Einklang mit den IT-Strategien stehen und anhand der IT-Budgets geprüft werden, was zu größeren Anpassungen in den Anforderungen führen kann – bis hin zur Ablehnung, wenn sie mit den IT-Strategien nicht vereinbar sind.

Die Portfolio-Management-Anforderungen der IT haben zwei wesentliche Aspekte: Priorisierung von Projekten nach IT-strategischen Faktoren und Simulation anhand der Ressourcenverfügbarkeiten. Project Server kann den ersten Punkt sehr gut abbilden und darüber hinaus wertvolle Aussagen über zusätzlich benötigte Skills liefern, um die Projekte eines ausgewählten Portfolios durchführen zu können. Weitergehende Möglichkeiten der Simulation werden weiter unten beschrieben.

IT-Abteilungen sind bekanntlich innovativ – nicht nur in den Ergebnissen, die sie liefern, sondern auch in den eingesetzten Methoden. Ein weit verbreiteter Ansatz – vor allem, aber nicht nur in der Softwareentwicklung – ist Scrum.

Microsoft Project Sevrver / Project Online ist (Microsoft PPM) NICHT das richtige Tool für agiles Projektmanagement. Allerdings kann Microsoft PPM mit agilen Tools gut verbunden werden, wie etwa durch eine Jira Integration oder TFS Integration. Beispiel: Das Gesamtprojekt wird bis auf die Ebene der „Sprints“ im Project Server geplant, während die Detailplanung in dem speziellen Tool stattfindet. Mehr dazu weiter unten.

Ressourcenmanagement ist ein weiterer sehr wichtiger Aspekt in der IT. Microsoft Project Server kann dabei unterstützen: Generische Ressourcen können für die mittel- und langfristige Planung von Skills verwendet werden, um die Kapazitätsauslastung und den Kapazitätsbedarf zu ermitteln. Diese generischen Ressourcen werden durch Personenressourcen ersetzt, sobald die Zeit näher rückt. Projektübergreifende Nutzung und Verfügbarkeiten können jederzeit ausgewertet und bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden.

Zusammenarbeit ist auch in der IT sehr wichtig, besonders wenn mit geografisch verteilten Teams gearbeitet wird. Microsoft SharePoint ist eine bewährte Plattform für die Kommunikation sowie für das Problemmanagement und Dokumentenmanagement.

Mehr Details zu Microsoft Project Server oder Project Online.

Im Rahmen der Auswahl und Einlastung von IT-Projekten ist ein ressourcenorientiertes Portfoliomanagement besonders wichtig. Während dieser Phase müssen interne Terminzusicherungen auf Basis von verfügbaren Ressourcenkapazitäten und Projektprioritäten erfolgen.

Microsoft Project Server / Project Online kann in Verbindung mit bewährten Add-ons bei ressourcenbezogenen Portfolioentscheidungen und -simulationen auf transparente und komfortable Art und Weise helfen.

Details zu TPG PortfolioManager.

IT-Projekte haben einen zweifelhaften Ruf, wenn es um das Thema Kosten geht: Es sind Kostenstellen und niemand möchte gerne Geld für IT ausgeben. Unternehmen legen für gewöhnlich ein jährliches IT-Budget fest, welches auf IT-Programme und -Projekte verteilt wird. Diese Top-down-Budgetallokation wird üblicherweise von Bottom-up-Budgetanfragen seitens der Projekte unterstützt.

Die Integration der PPM-Lösung mit dem ERP-System hilft hierbei, den Prozess der Budgetanfrage und -zuteilung abzubilden. Sobald Projektportfolios ausgewählt und Budgets genehmigt wurden, hilft die Integration bei der regelmäßigen Überleitung der Plankosten aller Projekte an das ERP-System. Somit ermöglicht dies die Überwachung des gesamten IT-Budgets.

Um die IT-Kosten überwachenzu können, müssen die internen IT-Leistungen sinnvoll erfasst werden. Meistens findet die Stundenerfassung im PPM-System statt und wird in das ERP-System übertragen.

Ein anderer Integrationsbereich ist das oben erwähnte agile Projektmanagement. Eine häufige Anforderung ist, die „Sprint“-Tasks mit den „agilen Tools“ wie Microsoft TFS oder Jira zu verknüpfen und Daten aus diesen Tools in Project Server zu importieren. Projektleiter müssen auf einfache Art und Weise die Details ihrer Sprints sehen und aggregierte Werte in die entsprechenden Vorgänge importieren können.

Details zu TPG PSLink SAP
Details zu TPG PSLink Jira
Details zu TPG PSLink TFS / DevOps

In vielen Fällen sind die Komplexität und die gegenseitigen Abhängigkeiten von IT-Projekten so hoch, dass eine Programmplanung notwendig wird. Top-down- und Bottom-up-Kommunikation ist dabei unverzichtbar, um die Programmziele für die Einzelprojekte zu setzen, die Ecktermine und Ergebnisse der Einzelprojekte zu überwachen und Transparenz über das Gesamtprogramm zu erhalten.

Microsoft Project Server kann in Verbindung mit bewährten Add-ons bei der Multi-Projekt-Kommunikation sowie beim Programmmanagement unterstützen.

Details zu TPG ProjectLink und TPG MultiProject(QS).

IT-Organisationen sind üblicherweise in Kompetenzteams strukturiert. Matrix-Organisationen zwischen Projekten und solchen Kompetenzteams sind eine häufig anzutreffende Organisationsform. Die Teams arbeiten normalerweise für mehrere Projekte gleichzeitig und deren Teammitglieder müssen durch die Teamleiter den Projekten zugewiesen werden.

Projektleiter fragen Qualifikationen bei den Teamleitern an, die wiederum ihre Mitarbeiter auf allgemeine Aufgaben und auf Projekte verteilen. Die Teamleiter sichern dabei den Projekten für einen bestimmten Zeitraum Mitarbeiter zu.

Microsoft Project Server / Project Online kann in Verbindung mit bewährten Add-ons bei dem Prozess der Anfrage und Zusicherung von Mitarbeitern unterstützen.

Details zu TPG TeamManager.


Video: Lösungen für interne IT- & Software-Projekte

IT-Projekte haben einige Besonderheiten. Auf diese geht das folgende Video zuerst ein und zeigt die Nutzung spezieller Methoden. Dann sehen Sie Lösungen zu Projektmanagement- und Portfolio-Themen im Rahmen interner IT-Dienstleistungen:

  • Portfoliomanagement basierend auf IT-Strategien und der Verfügbarkeit von Ressourcen
  • Management von IT-Budgets im Austausch mit dem Controlling und die vollständige Ressourcenplanung in der Linie
  • Aufgabenplanung durch die IT-Mitarbeiter selbst und deren Einbinden in die Projektplanung

In diesem Video lernen Sie eine integrierte Lösung für interne IT-Projekte auf Basis von Microsoft Technologie kennen. Damit finden alle beteiligten Rollen ein optimales Arbeitsumfeld. Neben Erleichterungen bei der täglichen Arbeit steigern Sie damit auch Ihren Projekterfolg.

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KUNDEN-FEEDBACK

„Die Projektleiter arbeiten jetzt mit einem gemeinsamen Ressourcenpool für alle Projekte. Das bedeutet eine deutliche Erleichterung für die Projektplanung, denn nun müssen sie die Abgleiche nicht mehr manuell durchführen. Voneinander abweichende Listen gibt es nicht mehr.“

Volker Pellny, Referent Strategie- & Großprojekte, IT-Management, TUI Deutschland GmbH