Wenn Sie als IT-Leiter:in oder Projektleiter:in tätig sind, wissen Sie: Im Vergleich zu Projekten anderer Unternehmensbereiche haben interne IT-Projekte diverse Besonderheiten. Eine der wichtigsten Rahmenbedingungen für IT-Abteilungen ist, dass der Betrieb jederzeit aufrechterhalten werden muss.
Nachdem wir auf die Besonderheiten interner IT-Projekte eingegangen sind und einige allgemeine Tipps gegeben haben, lesen Sie in diesem Artikel über die folgenden Punkte:
Im IT-Bereich werden viele kleine Aufgaben für den IT-Betrieb ergänzt durch parallele Projekte
Projekte zur Veränderung der IT-Umgebung sind in der Regel überwiegend mit denselben Mitarbeitenden zusätzlich zu deren täglichen Betriebsaufgaben durchzuführen.
Weitere Besonderheiten für den/die IT-Teamleiter:in und seine/ihre Mitarbeitenden sind:
- Das IT-Umfeld zeichnet sich durch hohe Dynamik und sehr kurz getaktete Prozesse aus.
- Es werden in sehr kurzer Zeit immer wieder neue Qualifikationen erforderlich.
- Es sind in der Regel viele eher kleine und wenige große Projekte im Portfolio.
- Die Unterscheidung von Linientätigkeiten und Projekten wird oft nicht klar vollzogen.
- IT-Aufgaben werden sehr häufig mit agilen Methoden gesteuert, was die Projektdurchführung massiv beeinflusst.
- IT ist kein Selbstzweck, die IT-Kosten sind daher weitestgehend auf die nutznießenden Abteilungen zu verrechnen.
- IT-Mitarbeitende nutzen meist schon ein aufgabenorientiertes Planungstool bzw. ein Ticketsystem, das zwecks Effizienz mit dem Projektmanagement-Tool integriert werden muss.
Bevor wir nun auf ausgewählte Lösungen hierfür eingehen, wollen wir Ihnen noch zwei wichtige Tipps geben.
Setzen Sie klare Kriterien für Projekte
Im IT-Bereich ist oft noch die Einstellung vertreten, dass viele auch größere Aufgaben mal „eben so nebenher“ erledigt werden können. Das birgt die große Gefahr, nicht oder nicht rechtzeitig fertig zu werden.
Sie sollten daher jedes Mal entscheiden, ob es sich hier um eine Linientätigkeit handelt oder vielleicht doch um ein Projekt, mit allen damit verbundenen Prozessen.
Unser Tipp: Setzen Sie eine Projektwürdigkeitsanalyse ein, um genau festzulegen, wann ein IT-Vorhaben als Projekt abgewickelt werden soll und welche Arten von Projekten es gibt. Damit steigern Sie die Erfolgswahrscheinlichkeit, denn die Aufgaben werden nicht „mal eben so nebenher“ mitgemacht. Projekte haben Vorteile: Das Ziel und der Zeitplan sind klarer im Fokus und Sie bekommen eher die benötigten Ressourcen sowie nötige Entscheidungen.
Kostenloser Download:
Laden Sie sich diese Excel-Datei als Vorlage für Ihre Projektwürdigkeitsanalyse kostenlos herunter. Passen Sie die Vorlage einfach an Ihren individuellen Bedarf an.
Arbeiten Sie alle im selben Takt
Agiles Arbeiten ist in der IT sehr beliebt. Dieses Vorgehen unterscheidet sich von einer normalen Projektplanung mit Vorgängen unterschiedlicher Länge. Hier ist die Ressourcenplanung durch die unterschiedliche Dauer der Vorgänge kompliziert. Daher empfehlen wir Ihnen, die folgende Anregung zu testen.
Unser Tipp: Versuchen Sie, die Vorgänge aus Projekten in Ihrem IT-Umfeld so in Arbeitspakete zu unterteilen, dass diese in einem festen Takt durchgeführt werden können. Wenn Sie dazu pro Takt eine konstante Ressourcenzuordnung sicherstellen, wird es möglich, dass Teammitglieder immer nur im Takt gleichzeitig zwischen Projekten und Tätigkeiten wechseln. Der Koordinationsaufwand in der Ressourcenplanung ist damit deutlich reduziert.
Planung mit taktweiser und konstanter Ressourcenzuordnung
Kostenloser Download (PDF): PM-Methoden – agil, klassisch oder hybrid? (ein Vergleich)
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4 Lösungsansätze für mehr Erfolg bei IT-Projekten
Im Folgenden stellen wir Ihnen Lösungsansätze für vier ausgewählte Bereiche vor, die für IT-Verantwortliche besonders wichtig sind. Diese sind:
- das IT-Projektportfoliomanagement
- die interne Kostenverrechnung
- die vollständige Teamplanung und
- die persönliche Aufgabenplanung.
Tipp 1: IT-Projektportfoliomanagement
Portfoliomanagement ist im IT-Umfeld besonders wichtig. Nicht selten sollen hier viele Hundert Projekte in einem Jahr erledigt werden. Das geht nur über eine klare Strategie und entsprechende Priorisierung der Projekte.
Nutzen: Die wichtigsten Punkte, die für Projektportfoliomanagement sprechen, sind:
- Prioritäten: Sie stellen sicher, dass Sie primär an den richtigen und wichtigen Projekten arbeiten.
- Vollständige Übersicht: Sie sind immer über alle geplanten und laufenden Projekte im Portfolio informiert.
- Freie Kapazitäten: Sie erkennen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann.
- Strategische Voraussicht: Sie erkennen frühzeitig, welche nötigen Fähigkeiten / Skills im Unternehmen noch nicht oder nicht ausreichend zur Verfügung stehen und daher aufgebaut werden müssen.
- Frühwarnsystem: Sie erkennen Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren.
Ziel: Stellen Sie als Ergebnis sicher, dass Sie eine priorisierte Projektliste erhalten und dass die meisten Ressourcen an den wichtigsten Projekten arbeiten. Hierfür gibt es verschiedene Ansätze und Werkzeuge. Lesen Sie dazu auch „7 Schritte zum optimalen Projektportfoliomanagement“.
Ein Lösungsansatz: Eine Lösung für das Eintakten neuer Projekte in ein Portfolio aus Ressourcensicht ist in der folgenden Grafik dargestellt. Mit dieser Lösung auf Basis von Microsoft Technologie lässt sich jedes Projekt als ein Balken auf der Zeitachse verschieben.
Die Ressourcenhistogramme je Abteilung zeigen dann die Auslastung und ob das Projekt zu dieser Zeit aus Ressourcensicht durchführbar ist, ob es verschoben werden sollte oder ob Kapazitäten anzupassen sind. Auch Szenarien lassen sich hiermit bestens planen und vergleichen.
Portfolioplanung aus der Sicht der optimalen Ressourcenauslastung (via TPG PortfolioPlanner)
Tipp 2: Integrierte Kostenverrechnung
Die tatsächlichen Kosten für IT-Dienstleistungen sollten Sie genau erfassen und weitestgehend auf die Kostenstellen der nutznießenden Abteilungen verrechnen. Viele kleinere Unternehmen wissen oft nicht genau, was interne IT-Dienstleistungen wirklich kosten. Bei größeren Firmen ist das meist anders.
Nutzen: Die Integration von Projektmanagement- und ERP-System kann hier gute Arbeit leisten. Sie hat folgenden Nutzen:
- Strukturabgleich zwischen PM-System und ERP-System
- Unterstützung der Planung und Überwachung des IT-Budgets
- Verrechnung von Leistungen zwischen den Kostenstellen
- Keine doppelten Dateneingaben
- Zeitgerechte Bereitstellung der Daten und damit bessere Steuerungsfähigkeit der IT-Projekt
- Hohe Datenqualität
Ziel: Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre wichtigsten Systeme integrieren und damit Prozesse so weit wie möglich automatisieren.
Lösungsansatz: Wichtige Anwendungsfälle einer Integration von PPM- mit ERP- und weiteren Systemen im IT-Umfeld könnten sein:
- Anlegen ausgewählter Projekte im ERP-System (z.B. SAP), z.B. aus einer SharePoint-Liste, und die daraus resultierende Erzeugung einer Projektstruktur im PPM-System (z.B. Microsoft Project) anhand einer dem Projekttyp entsprechenden Vorlage
- Übertragen der Projektstruktur aus dem PPM- in das ERP-System
- Übertragen der Planung von Arbeit und Kosten aus dem PPM- in das ERP-System
- Übertragen von Ist-Arbeit nach Kostenstellen und Leistungsarten aus dem PPM- in das ERP-System für interne Weiterverrechnung
- Übertragen der Ist-Kosten aus dem ERP- in das PPM-System für die Rückmeldung an den Projektleiter
Beispiel des Transfers von Arbeit und Kosten aus dem PPM- in das ERP-System (via das Integrationsprodukt TPG PSLink)
Unser Tipp: Nutzen Sie kurz getaktete Prozesse zum Erfassen des Aufwands für die IT-Dienstleistungen. Stellen Sie sicher, dass dieser Aufwand auf die richtigen Kostenstellen verrechnet wird. Die Anzahl der Projekte beeinflusst die Datenqualität sehr. Daher ist ab einer gewissen Größe zum Beherrschen der Menge die Koordinationsfunktion eines PMO wichtig für den Projekterfolg.
Tipp 3: Vollständige Teamplanung
Gerade in der IT ist es eine große Herausforderung die vielen Linientätigkeiten für den Betrieb und die zusätzlichen Projekte mit derselben Mannschaft zu bewältigen. Das geht nur mit Hilfe einer vollständigen Gesamtauslastung des Teams. PPM-Tools sind für die Planung des Betriebs nicht geeignet und mit Excel ist das nur sehr begrenzt möglich.
Nutzen: Die Vorteile vollständiger Teamplanung sind:
- Klare Übersicht der Ressourcenauslastung in den Teams
- Projekt- und Teamleitende haben eine Grundlage zur Koordination
- Teamleitende können Vorgesetzten die Auslastung des Teams erklären, wie etwa den Status für jedes Teammitglied: Wer arbeitet wann, woran und wieviel, wer kann noch Aufgaben übernehmen und wer muss Aufgaben abgeben?
Ziel: Stellen Sie Ihren Teamleitenden ein passendes Werkzeug zur Verfügung, das ihnen durch vollständige Planung die nötige Sicherheit in der Entscheidung gibt, wenn Sie Projektleitenden Ressourcen aus ihrem Team zusichern. Das unten zum Download angebotene Dokument bietet genauere Informationen zum Thema.
Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie
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Lösungsansatz: Damit Sie in der Matrix-Organisation eine vollständige Planung erreichen, sollten Sie diese Punkte beachten:
- Vollständig ist die Planung nur dann, wenn Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekteinsätze für jedes Teammitglied erfasst werden.
- Nur Teamleitende sind in der Lage, eine vollständige Planung ihrer Teammitglieder zu erstellen, Projektleitende haben diesen Einblick nicht.
- Die Projektverfügbarkeit ergibt sich ausgehend von der Kapazität, verringert um die Abwesenheiten und Linientätigkeiten.
- Projektleitende und Teamleitende brauchen jeweils ihren eigenen Planungsstand. Dieser sollte sich vom Anderen je nach Berechtigung einsehen, aber nicht verändern lassen. So können beide Rollen technisch unabhängig voneinander arbeiten.
- Setzen Sie sich für ein zentrales, datenbankgestütztes Tool zur Ressourcenplanung ein. Damit können Projekt- wie auch Teamleitende sehr effizient arbeiten.
Anfrage und Zusicherung von Ressourcen über ein Tool zur vollständigen Teamplanung (TPG TeamManager)
Tipp 4: Persönliche Aufgabenplanung
Haben Sie schon einmal überlegt, ob Sie nicht die Mitarbeitenden schon in der Planung eines IT-Projekts mit einbeziehen sollten? Schließlich sind sie es ja, die die Arbeitspakete umsetzen. Projektleitende sind oft nicht in der Lage, die Zeiten richtig zu schätzen, und kennen die Aufgaben der IT-Spezialisten nicht im Detail.
Nutzen: Die persönliche Aufgabenplanung durch die Mitarbeitenden hat folgenden Nutzen:
- Der/die Projektleiter:in plant die Projektstruktur mit Arbeitspakten, das ausführende Team plant die Aufgaben in den Arbeitspaketen in einem für sie geeigneten Tool.
- Daraus ergibt sich keine grobe Schätzung, sondern eine realistische Planung für das Projekt.
- Der/die Projektleiter:in hat schließlich weniger Zeilen im Terminplan, die Details stehen in den Aufgabenlisten der Arbeitspakete.
Ziel: Die Mitarbeitenden arbeiten im Rahmen der IT-Projekte mit verschiedenen Tools. Ziel für die persönliche Aufgabenplanung muss es nun sein, diese Systeme zusammenzufassen. Jeder sollte möglichst nur mit EINEM Tool arbeiten. Dies lässt sich durch die Integration des Workmanagement-Tools des Mitarbeiters (z.B. Jira) mit dem PPM-Tool des/der Projektleiter:in (z.B. Microsoft Project und SharePoint) erreichen. Lesen Sie dazu auch diesen Artikel über die Integration PPM mit Jira.
Lösungsansatz: Mögliche Anwendungsfälle für die Integration von Microsoft Project und SharePoint im Rahmen der Aufgabenplanung (in diesem Fall Jira) sind:
- Synchronisation von Strukturen aus Microsoft Project zu Jira
- Eingeben von Issues und deren Schätzungen in Jira
- Import von Standard-Issues aus SharePoint in Jira
- Synchronisation des Fortschritts aus Jira in Microsoft Project
Übertragen der Punkte, der Ist-Zeiten und des Status von Jira in Microsoft Project (via TPG PSLink)
Zusammenfassung und Empfehlung
IT-Projekte unterscheiden sich von Projekten in anderen Unternehmensbereichen durch diverse Besonderheiten. Einige haben Sie in diesem Artikel kennengelernt.
Zudem haben wir Ihnen Lösungsansätze gezeigt, mit denen Sie die Bereiche des Projektportfoliomanagements, der internen Kostenverrechnung, der vollständigen Teamplanung und der persönlichen Aufgabenplanung meistern können.
Wenn Sie mehr zu den Lösungsansätzen lesen und sehen möchten, dann besuchen Sie das „The PPM Paradise“. Hier finden Sie viele verschiedene Dokumente und aufgezeichnete Webinare mit Live-Präsentationen der Lösungen. Sehr gerne stehen wir aber auch für Ihre individuelle Live-Präsentation der Lösungskomponenten zur Verfügung.
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Über den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
